1.1. INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA

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1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS C I C SUMÁRIO 1.1. Introdução à Arquivologia; Evolução da comunicação e suportes da informação; Arquivo; Conceitos; Finalidade e função do arquivo; Características do arquivo; Arquivos Públicos; Arquivos Privados 1.2. Princípios arquivísticos 1.3. Terminologia arquivística 1.4. Ciclo Vital dos documentos; Conceituação, evolução e relação com outras ciências 1.5. Teoria das Três Idades; Arquivo Corrente (1ª idade ou setorial); Atividades do Arquivo Corrente; Arquivo Intermediário (2ª idade ou pré-arquivo); Arquivo Permanente (3ª idade ou histórico) 1.6. Paleografia, Diplomática e outras disciplinas auxiliares; Paleografia; Diplomática; Outras disciplinas auxiliares INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a Arquivologia, também chamada de arquivística, é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. A Arquivologia trabalha com o documento que, na descrição da terminologia arquivística, nada mais é do que a informação registrada, independente do suporte que a contém. Já informação vem a ser o conhecimento extraído dos dados para a formação de um juízo de valor. Costumeiramente estamos habituados a ouvir a palavra documento relacionada a um registro oficial de: identificação, habilitação, certidão, diplomação, etc., ou seja, àquilo que nos remete a um documento elaborado, quase sempre, pelo governo, e, quase sempre, em um suporte de papel. De agora em diante saberemos que qualquer informação registrada, em qualquer que seja o suporte ou formato, sempre será um documento, e, a sua importância será determinada pelo conteúdo das informações como pelo seu contexto naquele momento, por exemplo: um anel achado em um determinado local com algumas iniciais de um nome pode, para algumas pessoas, não ser nada mais que um metal que pode ser facilmente descartado, mas, para uma investigação criminal, pode ser um documento (nesse caso com o juízo de valor de prova ) de suma importância (uma pista) para elucidação de um fato; uma fotografia 21

2 GEORGE MELO RODRIGUES de uma cratera causada pela queda de um meteoro pode, para determinado indivíduo, não ser nada mais que uma fotografia, mas, para um geólogo, representa um registro documental que transmite diversas informações Evolução da comunicação e suportes da informação A informação pode ser encontrada sob diversas formas, entre elas: a escrita, os desenhos, os símbolos, os gestos, os sons, as imagens (fixas ou em movimento), etc. Há muito tempo era comum a figura do mensageiro que transmitia a informação, percorrendo longas distâncias, passando-a de pessoa para pessoa (quem já não ouviu falar na atualidade do chamado telefone sem fio ou rádio corredor ). Ocorre que esse tipo de transmissão possibilitava o ruído na comunicação, provocando perdas e desvios na mensagem, de tal forma, que o seu conteúdo final diferia quase que totalmente do conteúdo inicial. Na antiguidade a comunicação era feita através de gestos, evoluindo depois para a forma oral/emissão de sons e, por fim, para a escrita. O surgimento da escrita: pictorial (desenhos em pedras); logográfica (símbolos); alfabeto (letras), alterou significativamente essa realidade, pois o registro da informação em um suporte tornou muito mais confiável o conteúdo daquilo que se queria transmitir. Os suportes mais comuns da época eram o mármore, o marfim, o cobre, as tábuas, os tabletes de argila, etc. Em tempos recentes temos o papiro, o pergaminho e o papel, e, na atualidade encontramos suportes como fita magnética (VHS, K7), filme de nitrato (películas ou filmes), discos óticos (CD, DVD, blu-ray, etc.), chip ou circuito integrado (pen drive ou memória USB Flash Drive), papel, disco magnético (HD), etc. Obs.: Na atualidade vivemos a realidade do documento virtual, novo recurso utilizado por conta da economia de recursos naturais (principalmente a madeira utilizada na fabricação do papel), tendo em vista a escassez de matéria prima. Em diversos órgãos governamentais como: Senado, Câmara dos Deputados, CNJ, STF, STJ, TST, TSE, STM, TRT, TRE, TRF, Tribunais de Justiça, entre outros; os registros processuais, os procedimentos administrativos, as comunicações internas, contestações, etc., são atualmente efetuados em ambiente virtual, descartando o uso indiscriminado de papel, o que, sem sombra de dúvida, contribui para a diminuição de acúmulo de documentos, redução do espaço físico para o armazenamento, economia de gastos com pessoal, etc. 22

3 CONCEITOS FUNDAMENTAIS A informação registrada, como já vista anteriormente, deu origem ao documento propriamente dito, e esse documento juntamente com tantos outros que foram sendo criados ou recebidos, precisavam ser guardados em algum lugar, surgindo daí o arquivo (local de guarda, depósito, etc.) Arquivo Segundo estudiosos, a origem da palavra arquivo tem duas vertentes: a primeira diz que é originária do grego arché (palácio dos magistrados), passando depois a se chamar archeion (local utilizado para guardar e depositar documentos); e a segunda, que é originária do latim, archivum, quer dizer: local de guarda de documentos e outros títulos Conceitos Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (art. 2º da Lei nº 8.159/91) designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação (CONARQ). É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros, Solon Buck (Souza, 1950) (citado por PAES, Marilena Leite, 1986). é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (PAES, Marilena Leite, 1986). Obs.: O termo arquivo, em suas várias acepções, também é usado para designar: entidade, mobiliário, setor, repartição, conjunto documental, local físico designado para conservar o acervo, órgão do governo, título de periódicos, etc. No arquivo Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais, São produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias, Há uma significação orgânica entre os documentos e Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e funcionamento dos órgãos. (PAES, Marilena Leite, 1986) 23

4 GEORGE MELO RODRIGUES Documento de arquivo Documento de arquivo é àquele que tem sua origem tanto no âmbito das relações internas e externas das instituições/organizações (pessoa jurídica), públicas ou privadas, quanto nas atividades desempenhadas por uma pessoa física; é produzido ou recebido para atender a determinada finalidade específica, servindo futuramente como elemento probatório, testemunhal e informativo. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Seu conjunto tem de retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Reflete, em outras palavras, suas atividades-meio e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de fundos. Ela é que preside a organização dos arquivos permanentes. (BELLOTTO, Heloísa Liberalli, 2006) Finalidade e função do Arquivo A principal finalidade do arquivo é servir como fonte de consulta à administração, pois, constitui-se, em sua essência, de documentos produzidos e/ou recebidos pela entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar do tempo, servir de base para o conhecimento da história. O arquivo tem como função principal: tornar acessível/disponível a informação contida no acervo documental sob sua guarda aos diversos consulentes e, como função básica: armazenar, guardar e conservar os documentos Características do arquivo a) o arquivo possui essência funcional/administrativa, constituindo-se na maioria das vezes de um único exemplar ou de um limitado número de cópias; b) conteúdo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa, organismo ou instituição; c) tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de prova) e; d) possui caráter orgânico, ou seja, relação entre documentos de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor quando está integrado ao conjunto a que pertence do que quando está desagregado dele). Obs.: Segundo PAES, não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 24

5 CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivo, biblioteca e museu, respectivamente vinculados à Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia, embora sejam ramificações da Ciência da Informação, distinguem-se basicamente pelos seguintes aspectos: OBJETIVO FINALIDADE ORIGEM/TIPO DE EN- TRADA DO MATERIAL CONSTITUIÇÃO ARQUIVO Provar, Testemunhar, Informar. Funcional, Jurídica, Administrativa, Cultural (apenas para o conhecimento da história). Criação e/ou recepção de documentos no curso natural das atividades particulares, organizacionais e familiares. Único exemplar ou limitado número de documentos (na maioria textuais). BIBLIOTECA Instruir, Educar, Subsidiar a pesquisa. Didática, Cultural, Técnica, Científica. Compra, Permuta, Doação. Vários exemplares (na maioria impressos). MUSEU Preservar, Conservar, Entreter. Didática, Cultural, Técnica, Científica. Exploração científica, Doação, Coleção. Peças e objetos históricos, Coleções diversas, Legado artístico e familiar. O boom da informação, conseqüência do progresso científico e tecnológico (século XIX), possibilitou o surgimento de diversas profissões, especializações, descobertas, invenções etc., resultando na criação/produção de novos documentos e seus variados suportes. Originou-se a partir daí os chamados Centros de Documentação ou Centros de Informação (órgãos responsáveis pela reunião, análise, tratamento técnico, classificação, seleção, armazenamento e disseminação de todo e qualquer tipo de documento e informação). Neles se reúnem documentos de arquivo, biblioteca e museu, ou seja, são centros, colecionadores ou de referência, formados por elementos pertencentes as três entidades citadas Arquivos Públicos Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 25

6 GEORGE MELO RODRIGUES Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo diz: 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Atenção! Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou entidades privadas revestidas de caráter público (mediante delegação de serviços públicos) são considerados arquivos públicos, independentemente da esfera de governo. Ex: Arquivos Públicos das esferas: federal, estadual, do distrito federal e municipal. Obs.: Conforme o art. 175 inserido na Constituição da República Federativa do Brasil de 1988: Incumbe ao Poder Público, na forma da lei, diretamente ou sob regime de concessão ou permissão, sempre através de licitação, a prestação de serviços públicos, ou seja, a titularidade dos serviços públicos é do poder público, mas, esses serviços, poderão ser exercidos indiretamente pelo particular (entidades privadas) mediante concessão ou permissão Arquivos Privados Segundo o art. 11 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Obs.: A Administração Pública pode submeter-se a regime jurídico de direito privado ou regime jurídico de direito público, sendo assim, há arquivos de pessoas jurídicas de direito privado que são arquivos públicos e não arquivos privados, como é o caso dos arquivos das sociedades de economia mista (Banco do Brasil, Petrobrás, etc., cujas ações com direito a voto pertencem em sua maioria à União ou a entidade da Administração Indireta) e das empresas públicas (Caixa Econômica Federal-CEF, Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos-ECT, as subsidiárias da Petrobrás, etc., que são administradas unicamente pelo Poder Público, visto que há participação exclusiva do capital público na sua constituição, seja somente da União ou da União com outros entes governamentais.) 26

7 CONCEITOS FUNDAMENTAIS Exemplos: Institucional: Igrejas, clubes, associações, etc. Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc. Comercial: companhias, empresas, etc PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS A disciplina de Arquivologia engloba uma série de princípios, quais sejam: I) Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds): segundo esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não devendo, portanto, ser misturados aos de outras fontes; II) Princípio da cumulatividade: diz respeito à acumulação natural, progressiva e orgânica dos arquivos; III) Princípio da organicidade ou do respeito pela estrutura: os arquivos refletem a estrutura, atividades e funções do organismo (entidade coletiva, pessoa ou família) que os criou, em suas relações internas ou externas; IV) Princípio da pertinência ou temático: conceito que não leva em consideração a organização original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto); V) Princípio da territorialidade: segundo esse princípio os arquivos públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo, portanto, a ele pertencer; VI. Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva: a organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados; VII. Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os documentos ou fundos arquivísticos devem ser conservados sem dispersão, subtração, mutilação, danos ou qualquer tipo de acréscimo/inserção indevida; VII. Princípio do inter-relacionamento: segundo o qual os documentos de arquivo são conexos, ou seja, estabelecem relações entre si; IX) Princípio da unicidade: cada documento conserva seu caráter único e exclusivo, pois foi criado para atender determinada necessidade específica na estrutura organizacional/institucional; X) Princípio da autenticidade: os documentos devem ser criados, guardados e conservados segundo normas, técnicas e processos regulares que garantam a sua verossimilidade e confiabilidade; XI) Princípio da reversibilidade: princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. 27

8 GEORGE MELO RODRIGUES 1.3. TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA Acervo Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. Acesso Possibilidade de consulta a documentos e informações. Acessibilidade Condição ou possibilidade de acesso a serviços de referência, informação, documentação e comunicação. Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. Acumulação Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família. Aditamento Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo. Alienação Transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou arquivos. Anexação Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Anopistógrafo Documento escrito ou impresso de um único lado. Apensação Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. Apócrifo Documento de autenticidade não reconhecida. Apógrafo Cópia manuscrita, de época, realizada por outro que não o autor. Autógrafo 1. Manuscrito do próprio punho do autor, assinado ou não. 2. Original. Avaliação Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Arquivamento 1 Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. 2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação. Braquigrafia Área da paleografia que estuda a origem, tipos e evolução das abreviaturas. Cartão-janela Cartão contendo abertura retangular destinada a receber fotograma 28

9 CONCEITOS FUNDAMENTAIS Classe Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação. Classificação: 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. 2. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. 3. Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança. Códice 1. Livro de registro. 2. Conjunto encadernado de manuscritos avulsos. Contencioso arquivístico Litígio quanto à propriedade, à custódia legal e ao acesso a arquivos, decorrente, sobretudo, de mudanças de soberania, reorganização territorial, conflitos bélicos ou questionamentos quanto à jurisdição arquivística. Custódia Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade. Data assunto Elemento de identificação cronológica do assunto de um documento. Data crônica Elemento de identificação cronológica que tem por referencial um calendário, independentemente da sua data de produção. Data de acumulação Elemento de identificação cronológica que leva em consideração variantes da história de formação do acervo como herança de fundos, sucessão arquivística e aquisições por compra ou doação. Data de produção Elemento de identificação cronológica pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido. Data limite Elemento de identificação cronológica, em que são indicadas as datas do início e do término do período abrangido por uma unidade de descrição. Data tópica Elemento de identificação do local de produção de um documento. Depósito 1. Local de guarda de documentos. 2. Entrada de documentos sob custódia temporária, sem a cessão da propriedade. Desacidificação Processo pelo qual o valor do ph do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação. Desclassificação Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. 29

10 GEORGE MELO RODRIGUES Descrição multinível Descrição que, levando em consideração a estrutura de organização de um acervo, permite a recuperação das informações dos documentos que o integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais específico, estabelecendo relações verticais e horizontais entre eles. Dossiê Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Emenda Adendo, supressão, aglutinação, substituição ou modificação feita em documento. Entrada Ponto de acesso de uma unidade de descrição em um índice. Foliação Numeração do anverso das folhas de um documento. Grupo Num plano de classificação ou código de classificação é a subdivisão da subclasse. Heráldica Disciplina que estuda os brasões e emblemas. Indexação Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação. Instrumento de pesquisa Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes. Inventário topográfico Instrumento de controle ou gestão de depósito destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nos depósitos. Também chamado topográfico. Item documental (peça documental) Menor unidade documental, intelectualmente e fisicamente indivisível, integrante de dossiês ou processos. Juntada Apensação ou anexação de um processo a outro. Listagem de eliminação Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação. Marginalia Conjunto de anotações à margem de um documento. Nível de arranjo Posição dos documentos em uma estrutura hierarquizada de arranjo. Nível de descrição Posição da unidade de descrição na hierarquia do fundo ou coleção. Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Numismática Disciplina que tem por objeto o estudo de moedas e medalhas. 30

11 CONCEITOS FUNDAMENTAIS Opistógrafo Documento escrito ou impresso de ambos os lados. Patrimônio arquivístico comum Arquivo que constitui o patrimônio arquivístico de duas ou mais unidades territoriais, não podendo ser dividido sob pena de perda de sua integridade. Planificação Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados. Prazo de guarda (período de retenção ou prazo de retenção) Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Prescrição Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. Quantificação Aferição da quantidade de documentos, de suas unidades de instalação ou do mobiliário e equipamentos utilizados no armazenamento dos mesmos. Recolhimento 1. Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Restrição de acesso Limitação do acesso em virtude do estado de conservação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo. Sucessão arquivística Transferência da propriedade legal de arquivos, resultante de mudanças da soberania territorial, da divisão administrativa de estados e municípios ou do direito de sucessão, próprio das pessoas físicas ou jurídicas. Sigilografia Disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e carimbos. Também chamada esfragística. Tabela de equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. Transferência Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Transliteração Ação de representar os caracteres, letras ou sinais de um alfabeto pelos de outro alfabeto. Unidade de arquivamento Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação. 31

12 GEORGE MELO RODRIGUES Velino Pergaminho fino, preparado com a pele de animais recém-nascidos ou natimortos. Verbete Num instrumento de pesquisa, resumo de uma unidade de descrição. Obs. 1: Desentranhar retirar de processo judicial ou administrativo, peça ou documento constante dos autos. Obs. 2: O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística possui atualmente mais de 450 termos CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Conceituação, evolução e relação com outras ciências São os estágios, fases ou ciclos pelos quais passam os documentos desde a sua criação até o descarte/eliminação ou guarda permanente. Em regra, o ciclo vital dos documentos de arquivo percorre três estágios de evolução ( amadurecimento, grau de importância ), são eles: o arquivo corrente (uso freqüente), o arquivo intermediário (uso não freqüente) e por fim, o arquivo permanente (em desuso). A freqüência com que documentos vão ser utilizados (pela entidade produtora) é que vai determinar a sua permanência em cada um desses arquivos e, em certos casos, alguns deles são descartados mesmo na fase corrente, sem ter que, obrigatoriamente, passar pelo arquivo intermediário. Obs.: O documento de arquivo que evolui até a 3ª idade (permanente), ali permanece dado a sua importância histórica/probatória/informacional, vale salientar que, se ele não fosse imprescindível para a entidade poderia ser descartado tanto na fase corrente quanto na intermediária. Vejamos como exemplo a publicação de uma C. I. (comunicação interna) com o objetivo de orientar funcionários de um determinado setor de uma empresa sobre a utilização de um novo programa de cadastro de clientes. De início teríamos uma utilização freqüente (corrente) desta comunicação interna até que todos os funcionários tomassem conhecimento do seu teor, com o passar do tempo um ou outro funcionário ainda a utilizaria com menos freqüência (intermediário) para sanar algumas dúvidas. Por fim, ninguém mais a consultaria (em desuso), não tendo, portanto, necessidade da sua permanência no setor, ou seja, seria descartada ou arquivada definitivamente (permanente), caso fosse necessário. 32

13 CAPÍTULOS I E II Q C I II SUMÁRIO 1. Questões de concursos com gabarito comentado 2. Questões de concursos 3. Questões elaboradas pelo autor; 3.1 Simulado; 3.2. Exercícios de memorização 4. Gabarito; 4.1. Questões de concursos; 4.2. Questões elaboradas pelo autor; Simulado; Exercícios de memorização. 1. QUESTÕES DE CONCURSOS COM GABARITO COMENTADO 01. (FCC Técnico Judiciário Área Administrativa - TRE-CE/ 2012) Relatórios, programas e projetos são exemplos de (A) suportes físicos. (B) fundos arquivísticos. (C) espécies documentais. (D) técnicas de registro. (E) gêneros documentais. Alternativa correta: c. Na doutrina e no Dicionário brasileiro de Terminologia Arquivística D.T.A., 2005, encontramos a definição do termo apresentado para a resolução da questão. Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Bellotto, (FCC/Analista Judiciário Arquivologia/TRT 11ª/2012) Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princípio da (A) integridade. (B) inalienabilidade. (C) proveniência. (D) autonomia. (E) reintegração. Alternativa correta: c. Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds) é o princípio segundo o qual, os arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não devendo, portanto, ser misturados aos de outras fontes. 63

14 GEORGE MELO RODRIGUES 03. (FCC/Analista Judiciário Arquivologia/TRT 11ª/2012) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por (A) contar com maiores recursos de automação. (B) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição. (C) ficar sob o controle da alta cúpula administrativa. (D) dispor de documentos em melhor estado de conservação. (E) desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional. Alternativa correta: b. No Arquivo Corrente os documentos são consultados frequentemente, pois possuem pleno valor funcional/administrativo. No Arquivo Intermediário, embora sejam, ainda, objeto de consulta, a mesma não ocorre com tanta freqüência. Já no Arquivo Permanente, encontram-se documentos que possuem valor secundário, ou seja, não são utilizados para a finalidade para qual foram criados. 04. (CONSULPLAN/Analista Judiciário Arquivologia/TSE/2012) O conjunto de documentos que pertence a duas ou mais unidades territoriais, não podendo ser dividido sob pena da perda de sua integridade física e orgânica, denomina-se patrimônio (A) aquivístico. (B) aquivístico comum. (C) aquivístico coletivo. (D) aquivístico compartilhado. Alternativa correta: b. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, patrimônio arquivístico comum, é o arquivo que constitui o patrimônio arquivístico de duas ou mais unidades territoriais, não podendo ser dividido sob pena de perda de sua integridade. 05. (FCC/Analista Judiciário Arquivologia/TRT 1ª Região/2011) A correspondência entre diferentes notações dos mesmos documentos é feita por meio (A) do quadro de arranjo. (B) do termo de eliminação. (C) da relação de comparação. (D) da tabela de equivalência. (E) do registro de autoridade. Alternativa correta: d. Conforme o D.T.A., a tabela de equivalência é um instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. Ela reflete a relação de igual valor entre as antigas e as novas notações, tendo em vista, alterações no sistema de arranjo. É também conhecida como tabela de concordância. 64

15 CAPÍTULOS I E II 06. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência. GAB: Certo Errado Correta: Segundo a doutrina, o princípio da pertinência não leva em consideração a organização original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto/tema). 07. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental. GAB: Certo Errado Errada: Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, destinação, são atividades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que são movimentados/consultados frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcional/administrativo. 08. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Os arquivos permanentes dos órgãos públicos devem atender, especialmente, às necessidades das administrações a que estão associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional. GAB: Certo Errado Correta: Não só os arquivos permanentes dos órgãos públicos como também dos órgãos particulares, devem atender às necessidades das respectivas administrações, dado o valor histórico, probatório e testemunhal das informações dos documentos que neles se encontram. Tratam-se, portanto, de documentos indispensáveis para os respectivos órgãos, pois se não assim não fosse, seriam descartados ou eliminados. 09. (CESPE/Analista Administrativo Arquivologia/Antaq/2011) O fundo fechado não pode, em nenhuma hipótese, receber documentos após a extinção da pessoa jurídica ou o falecimento da pessoa física. GAB: Certo Errado Errada: Documentos pertencentes a um órgão/empresa extinta ou a uma pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivístico a ela relacionada caso a produção de tais documentos tenha ocorrido durante o período de sua existência (quando se encontravam em plena atividade). 65

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Conceitos fundamentais CAPÍTULO I Conceitos fundamentais Sumário 1.1. Introdução à arquivologia; 1.1.1. Evolução da comunicação e suportes da informação; 1.1.2. Arquivo; 1.1.2.1. Conceitos; 1.1.2.2. Finalidade e função do arquivo;

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