16 CUIDADOS PARA LIBERAÇÃO DE PAGAMENTOS 17 PRAZO PARA ENCAMINHA- MENTO DE PAGAMENTOS À ADMINISTRADORA

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2 SUMÁRIO 4 INTRODUÇÃO 5 CONDOMÍNIO 5 REPRESENTAÇÕES E ATRI- BUIÇÕES 7 CONVENÇÃO DO CONDO- MÍNIO 8 REGULAMENTO INTERNO 8 MEMBROS DO CONSELHO FISCAL / CONSULTIVO 9 ASSEMBLEIAS 13 RECEITAS E DESPESAS DO CONDOMÍNIO 14 PRAZO PARA ENCA- MINHAMENTO DAS COTAS CONDOMINIAIS ORDINÁ- RIAS E EXTRAORDINÁRIAS 15 PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS E CONTRATA- ÇÕES 16 INADIMPLÊNCIA 16 CUIDADOS PARA LIBERAÇÃO DE PAGAMENTOS 17 PRAZO PARA ENCAMINHA- MENTO DE PAGAMENTOS À ADMINISTRADORA 17 PROTOCÓLO DE DOCUMENTOS E REMESSA DE NUMERÁRIOS 18 LEGISLAÇÃO, IMPOSTOS E TAXAS 19 PAGAMENTOS DE SERVIÇOS PRESTADOS PESSOA JURÍDICA ( CUIDADOS NECESSÁRIOS COM A COBRANÇA, MENSAL, JUNTO ÀS NOTAS FISCAIS DE PAGAMENTO DOS IMPOSTOS E FOLHA DE PAGAMENTO DOS TERCEIRIZADOS) 21 NORMAS PARA PAGAMENTOS A PRESTADORES DE SERVIÇOS PESSOA FISÍCA 23 IMPOSTOS, CONTRIBUIÇÕES MENSAIS E OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA DOS CONDOMÍ- NIOS EDILÍCIOS 24 FLUXO DE CAIXA DOCONDO- MÍNIO E CUIDADOS PARA LI- BERAÇÃO DOS PAGAMENTOS 26 PRESTAÇÃO DE CONTAS BALANCETES 27 CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO DE 2014 / BRIGADA DE INCÊNDIO 40 COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES 41 UTILIZAÇÃO DOS FOR- MULÁRIOS MP (MOVI- MENTAÇÃO DE PESSO- AL)E PRAZOS PARA RE- MESSA DAS INFORMA- ÇÕES À PROTEL. 43 CONTRATAÇÕES E DEMIS- SÕES DE FUNCIONÁRIOS 43 FOLHA DE PAGAMENTO 43 FÉRIAS DOS FUNCIONÁ- RIOS 45 PROGRAMAS OCUPACIO- NAIS TRABALHISTAS 47 QUADRO DE AVISO NA ADMINISTRAÇÃO INTER- NA

3 SUMÁRIO 47 KIT DE PRIMEIROS SOCORROS 47 AUDIÊNCIAS TRABALHISTAS 51 SEGUROS 56 ELEVADORES 60 PISCINAS 62 AR CONDICIONADO 63 ACADEMIA 64 CORRIMÃO NAS ESCADAS 64 FEZES DE ANIMAIS 64 CALÇADAS 65 FACHADAS 65 SENSORES 66 MANUTENÇÃO DE CAIXAS D ÁGUA 66 DESINSETIZAÇÃO E DESRA- TIZAÇÃO DAS ÁREAS CO- MUNS 68 SINALIZAÇÃO NAS VITRINES E PORTAS DE VIDROS TRANSLÚCIDOS 69 LEIANTIFUMO 71 ATO DECLARATÓRIO 72 VARANDAS 72 AR CONDICIONADO 73 POLUIÇÃO SONORA 73 LIMPEZA 76 MANUTENÇÃO DAS CAI- XAS DE GORDURA 77 CUIDADOS NO RECEBI- MENTO DE CORRESPON- DÊNCIAS 77 VASOSCOMPLANTASNAS CALÇADAS 78 ETE ESTAÇÃO DE TRATA MENTO DE ESGOTO 79 CADASTROS ATUALIZADO DOS MORADORES, VISI- TANTES, PRESTADORES DE SERVIÇOS E FUNCIONÁRIOS 79 ACESSO DE VISITANTES 79 CADASTRO DOS FUNCIO- NÁRIOS 81 EMPRESAS EM RESIDÊN- CIAS 81 IDENTIFICAÇÃO DA LOCA- LIZAÇÃO DO CONDOMÍ- NIO 82 FIXAÇÃODENÚMERODE TELEFONE PARA DENÚN- CIA CONTRA VIOLÊNCIA 82 SHOPPING CENTERS - POSTOS MÉDICOS 83 OBRAS NAS UNIDADES AUTÔNOMAS 84 MANUAL DOS FUNCIO- NÁRIOS GERAL 100 AUTOVISTORIA PREDIAL 111 NBR 1680: REFORMA NAS EDIFICAÇÕES 113 LEI MUNICIPAL Nº OBRIGATORIEDADE DA CÓPIA DA PLANTA BAIXA DAS AREAS COMUNS EM CADA ANDAR

4 4 INTRODUÇÃO A tarefa de assumir a responsabilidade pela representação e o gerenciamento do condomínio requer bom senso, disponibilidade e planejamento. O síndico precisa conhecer e avaliar as necessidades do condomínio e do conjunto de moradores. Não é saudável que o mandato do síndico se transforme em uma ditadura. O síndico não é o dono do prédio. É apenas aquele que, durante um determinado tempo, representa uma comunidade que deverá procurar manter a harmonia da coletividade e fazer cumprir a convenção, o regulamento interno do condomínio, mantendo o cumprimento das rotinas burocráticas, a manutenção predial e a segurança do condomínio. No intuito de esclarecer ao síndico suas dúvidas em relação à administração condominial elaboramos um guia prático, de linguagem simples, no qual resumimos diversos assuntos importantes do dia a dia do condomínio. O objetivo deste Manual é servir de roteiro, esclarecer dúvidas, orientar o síndico e informar a legislação vigente com as questões pertinentes a um condomínio. São abordados assuntos que, na prática, mostram-se mais frequentes. Procuramos nos expressar de maneira clara e objetiva, com dicas e subsídios, para efetuar uma boa administração condominial, pois entendemos que desta forma alcançamos a excelência na administração do condomínio.

5 5 CONDOMÍNIO O condomínio ocorre quando existe um domínio de mais de uma pessoa simultaneamente sobre um determinado bem. O condomínio não tem caráter empresarial, portanto não desenvolve atividade econômica. Suas despesas são custeadas pelos próprios condôminos, normalmente em rateio proporcional à fração ideal que titulam em relação ao todo ou outro critério que estabeleça a convenção. Sendo assim, o poder jurídico atribuído a todos na sua integralidade. Cada condômino tem assegurada uma fração, ou quota da coisa. REPRESENTAÇÃO E ATRIBUIÇÕES O condomínio é administrado pela figura do síndico, pessoa física ou jurídica, que pode(ou não) ser um condômino eleito pela maioria numérica dos presentes na assembleia geral ordinária (AGO), em mandatos de até dois anos, podendo ser reeleito, sempre de acordo com o estabelecido na Convenção do condomínio. O Síndico é o representante legal do condomínio, responsável por toda a documentação do condomínio, e por representá-lo em juízo, quando solicitado. É o poder executivo do condomínio. As atribuições do síndico são as seguintes:

6 6 1. Exercer a gestão interna do condomínio referente à vigilância, moralidade e segurança, podendo contratar uma administradora para auxiliá-lo nessa função; 2. Selecionar, admitir e demitir funcionários, fixando-lhes os salários de acordo com a verba do orçamento do ano, respeitando o piso salarial da categoria, com data-base em outubro de cada ano; 3. Escolher empresas prestadoras de serviços ou terceiros para execução das obras que interessem ao condomínio; 4. Convocar as assembleias gerais dos condôminos; 5. Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns; 6. Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio; 7. Cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regimento Interno e as determinações das assembleias; 8. Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns, além de zelar pela prestação dos serviços que interessem ao Condomínio; 9. Elaborar a previsão orçamentária de cada período; 10. Cobrar e arrecadar dos condôminos as suas contribuições (quotas partes, despesas ordinárias, extraordinárias e fundos); 11. Prestar contas na assembleia geral ordinária do condomínio;

7 7 12. Guardar toda documentação administrativa, bancária, técnica, fiscal, previdenciária e trabalhista; 13. Contratar seguro de toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição total ou parcial; 14. Aplicar e cobrar as multas estabelecidas na lei, na Convenção ou Regimento Interno. CONVENÇÃO DO CONDOMÍNIO A convenção do condomínio é um conjunto de normas internas, que esclarece sobre a estrutura do condomínio e os direitos fundamentais do condômino, para garantir o bem estar da comunidade. A convenção apresenta caráter estatutário ou institucional, sendo, portanto, um ato-norma. Assim, não é um contrato. Por tal razão, alcança não só os seus signatários, mas também todos os que ingressarem nos limites do condomínio (art , caput, do Código Civil). O registro da convenção no Registro de Imóveis é necessário apenas para tornála válida perante terceiros, já que a convenção de condomínio aprovada, ainda que sem registro, é eficaz para regular as relações entre os seus condôminos, como afirmado pela Súmula n 260 do Superior Tribunal de Justiça.

8 8 REGULAMENTO INTERNO O Regimento Interno de um condomínio é um conjunto de normas que visam principalmente regrar o comportamento e a conduta dos moradores do prédio, tendo por objetivo reger a convivência entre os condôminos, assim como de seus frequentadores. O Regimento Interno normalmente faz parte da Convenção do Condomínio; todavia, não devemos confundi-los, pois cada um deles tem sua finalidade. O Regimento não pode contrariar a Convenção, sob pena de nulidade. MEMBROS DO CONSELHO FISCAL/CONSULTIVO DeacordocomoArtigo1356 donovocódigocivil,poderáhavernocondomínioumconselho Fiscal/Consultivo, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete conferir e emitir parecer sobre as contas do condomínio, opinando pela aprovação ou não das mesmas na assembleia geral ordinária anual. De idêntica sorte, é papel do conselho alertar o síndico sobre eventuais irregularidades, dar pareceres, aconselhar na assinatura de contratos, na escolha da agência bancária do condomínio, na empresa seguradora do condomínio e outras matérias mencionadas na Convenção do condomínio. A Interação entre o Síndico e os Membros do Conselho é fundamental para uma boa administração do condomínio, devendo, para tanto, o Síndico e Membros do Conselho reunirem-se periodicamente para discutir e decidir os assuntos do Condomínio.

9 9 ASSEMBLEIAS ASSEMBLEIA É a reunião na qual os moradores tomam decisões a respeito do condomínio. Tais decisões, desde que não contrariem a convenção do condomínio e as leis em vigor, tornam-se as regras do condomínio, obrigando moradores e visitantes a respeitá-las, só podendo ser anuladas judicialmente ou por deliberação em outra assembleia. Existem três tipos de assembleias para deliberações sobre a edificação. Todos os prazos para convocação e distribuição do edital, itens de pauta, critérios estabelecidos de votação, quórum necessário e apresentação de relatório, constam na Convenção do condomínio, sendo seu cumprimento obrigatório. O edital de convocação deverá ser encaminhado aos condôminos nos endereços respectivamente cadastrados, através de carta registrada com aviso de recebimento, exatificando-se que, nos casos em que o condômino resida no próprio condomínio, o edital de convocação deverá ser entregue pela administração interna do condomínio, por protocolo, obedecendo o prazo de antecedência mínima determinado em Convenção. ASSEMBLEIA GERAL DE INSTALAÇÃO É aquela que constitui o condomínio. ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA É realizada sempre que os interesses do condomínio exigirem, convocada pelo síndico ou por no mínimo ¼ dos condôminos. Geralmente, as deliberações são aprovadas pela maioria dos presentes, com direito a voto.

10 10 ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA É realizada uma vez por ano. Tem como principal finalidade a aprovação de verbas para as despesas de condomínio do próximo exercício, eleger o síndico, os membros do conselho, bem como apresentar e aprovar a prestação de contas do exercício que se encerrou e abordar assuntos gerais. Salientamos a importância da obtenção dos pareceres dos conselheiros consultivos fiscais nos balancetes mensais do condomínio, na medida em que compete aos mesmos. A recomendação à assembleia é relativa à aprovação das contas do exercício passado, cujo item de pauta é igualmente obrigatório nesta AGO. A administração interna do condomínio deverá manter em seus arquivos pasta própria com a cópia dos pareceres assinados pelos membros do Conselho Consultivo Fiscal, com vistas à sua apresentação na AGO em causa, exatificando-se que qualquer questionamento efetivado pelos conselheiros sobre as contas do condomínio deverá ser pelo(a) síndico(a) respondido, sob a forma de relatório com a brevidade que se impõe, assim dirimindo eventuais controvérsias em caráter prévio à realização da AGO. Sugerimos, igualmente, que a previsão orçamentária a ser apresentada para o exercício seguinte seja analisada previamente pelo(a) Síndico(a) em conjunto com os membros do Conselho Consultivo Fiscal, sendo a mesma anexada ao Edital de Convocação assemblar, na hipótese de que a Convenção assim determine. QUÓRUM É o número mínimo de condôminos, estipulado na lei ou na convenção de condomínio, que devem estar presentes e votar em uma Assembleia para que as deliberações tomadas tenham validade. Os Artigos 1352 e 1353 do Código Civil estabelecem que, salvo quando exigido quórum especial pela lei ou pela convenção, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais. Em segunda convocação, será decidido pela maioria dos votos dos presentes. Os votos são proporcionais às frações ideais de cada condômino, salvo disposição diversa da convenção do condomínio.

11 11 Os principais quóruns são: Para deliberação das matérias das assembleias gerais ordinárias: normalmente maioria simples dos presentes com direito a voto, salvo estipulação diversa em convenção; Para aprovação da convenção: votos dos proprietários que representem, no mínimo, 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio; Para alteração da convenção: votos de condôminos que representem no mínimo 2/3 dos condôminos(art.1351 do Código Civil); Para deliberação sobre reconstrução ou venda do terreno ou materiais, se a edificação for total ou consideravelmente destruída, ou ameace ruína: mínimo de votos que representem a metade mais um das frações ideais(art.1357 do Código Civil); Para convocação de assembleia geral extraordinária: 1/4, no mínimo, dos condôminos; Para destituição do síndico: A assembleia, especialmente convocada para esse fim, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio; Para os casos de alienação, concessão a terceiros de parte de uso comum, alteração do destino de parte do terreno ou coisa de uso comum: totalidade de votos representativos do condomínio.

12 12 PROCURAÇÃO É um instrumento por meio do qual uma pessoa recebe poderes de outra para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. Normalmente, é escrita, podendo ser feita por instrumento público (tabelião) ou particular. O condômino, salvo vedações estabelecidas na convenção, pode ser representado nas Assembleias por uma outra pessoa, condômino ou não, devendo, para tanto, estar de posse da procuração escrita. Geralmente nos instrumentos de Convenção, encontram-se exigências de reconhecimento de firma. Caso o proprietário do imóvel não compareça às assembleias, o inquilino, mesmo sem procuração, poderá votar questões envolvendo despesas ordinárias de condomínio, apresentando cópia do contrato de locação. VOTO O direito de votar na Assembleia do condomínio, ordinária ou extraordinária, é exercido livremente pelo condômino proprietário que assim manifesta sua posição quanto a matéria em discussão. Para cada unidade corresponde um voto, sendo peso do voto estabelecido na convenção. Pessoa estranha ao condomínio, ou mesmo outros condôminos, podem representar o condômino ausente desde que esteja munido de procuração com poderes especiais para discutir a matéria, e votar. O instrumento de mandato pode perfeitamente ser outorgado na sua forma particular, dispensando portanto, sua elaboração em Tabelionato, desde que fique perfeitamente demonstrado o credenciamento pelo mandante. A limitação de várias procurações a um só condômino somente sofrerá restrição se a Convenção assim estabelecer, caso contrário não haverá qualquer impedimento que alguém receba uma, duas, três ou mais instrumentos para votar e decidir naquela determinada assembleia. O inquilino pode votar na ausência do condômino locador. Porém, este seu direito é restrito nas decisões que envolvam despesas ordinárias do condomínio, unicamente, e dispensa a autorização por escrito do proprietário. Caso a Assembleia tenha outras matérias a serem votadas, além de questões referentes às despesas ordinárias, no momento específico que definirá essa última, o inquilino consigna seu voto, omitindo-se quanto às demais. Votando em assuntos fora deste limite, a decisão da Assembleia poderá ser anulada caso este voto seja decisivo. Esta matéria, especificamente quanto à possibilidade do voto do inquilino, encontra-se inserido no artigo 24 da lei 5.591, de 16 de dezembro de 1964, acrescido pelo artigo 83 da lei do inquilinato, Lei 8.245/91.

13 13 RECEITAS E DESPESAS DO CONDOMÍNIO PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA É uma previsão de quanto e como o condomínio gastará e arrecadará. O ideal é que se faça a previsão orçamentária uma vez por ano. É recomendado que se utilize as despesas do ano anterior para uma previsão mais realista. Divide-se (provisionar) despesas sazonais (Ex. Décimo Terceiro) em todos os meses, bem como se aplica os reajustes contratuais e as médias dos aumentos das contas públicas e dissídios coletivos. É necessário prever nas despesas uma margem para imprevistos, além do fundo de reserva. A Previsão Orçamentária é aprovada em assembleia. RATEIO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA O condômino concorrerá nas despesas de condomínio, recolhendo nos prazos previstos na Convenção e de acordo com os critérios estabelecidos na mesma. DESPESAS EXTRAORDINÁRIAS As despesas extraordinárias são aquelas, como o próprio nome diz, que saem do comum, que ultrapassam a habitualidade mensal. No caso, podemos considerar despesas extraordinárias como benfeitorias úteis (aquelas que aumentam a utilidade do bem, como, por exemplo, a instalação de sistemas de segurança) ou como benfeitorias voluptuárias (aquelas que agregam luxo ao condomínio, por exemplo, obras de arte, granitos importados, etc.). Convencionalmente, os proprietários são os responsáveis por estas despesas. As despesas extraordinárias deverão ser aprovadas em assembléia geral, ou de acordo com o disposto na Convenção do condomínio.

14 14 FUNDO DE RESERVA Muitos condomínios arrecadam, além da cota normal, um valor referente ao fundo de reserva. Tal fundo é, geralmente, definido como um percentual da cota normal, e pode estar previsto na convenção. O objetivo do fundo é reservar um valor para que o condomínio não seja surpreendido com alguma despesa inesperada, podendo ser utilizado de acordo com o disposto na Convenção do condomínio ou determinado em assembleia. Observar na Convenção se existe algum limite de valor para cessar a cobrança. PRAZO PARA ENCAMINHAMENTO DAS COTAS CONDOMINIAIS ORDINÁRIAS E EXTRAORDINÁRIAS A LEI ESTADUAL Nº 5190, DE 14 DEJANEIRO DE 2008, determinaque, o enviodos boletosde cobrança das cotas condominiais, para os condôminos, deve obrigatoriamente ser feito com antecedênciamínimadeaté10 (dez)diasdadatadeseuvencimento,sobpenadeincidência demultanovalorde100(cem)unidadesfiscaisdoriodejaneiro. Para cumprirmos a lei, e por via de consequência evitar qualquer penalidade para os Condomínios por nós administrados, é necessário o síndico encaminhar à PROTEL ADMINISTRAÇÃO HOTELEIRA LTDA toda e qualquer instrução, dado e/ou elemento necessário para elaboração e confecção dos boletos de cobrança de cotas condominiais, com antecedência mínima de 20(vinte) dias da data de seus vencimentos. A inobservância de tais atitudes pelos Condomínios, isentará nossa empresa de qualquer responsabilidade frente aos ditames e penalidades da Lei Estadual nº 5190, de 14/01/2008, sendo pelos mesmos suportados.

15 15 PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS, CONTRATAÇÕES E CONTROLE As compras de materiais, contratação de empresas, contratação de seguros e outras ações que necessitem de verbas do condomínio, deverão ser realizadas conforme previsão orçamentária, ou com verbas específicas aprovadas em assembleia. Sempre, mediante avaliação de no mínimo três propostas de preço, obtidas com empresas de comprovada idoneidade e/ou conceito no mercado, evitando assim possíveis questionamentos a respeito de compras e contratações efetivadas. Desta forma, aconselhamos que todas as escolhas realizadas sejam compartilhadas e aprovadas, por escrito, pelos membros do conselho. O Controle financeiro do condomínio é um fator muito importante. Todas as compras e contratações deverão ser realizadas através de contratos e cotação de preços. Os pagamentos deverão ser feitos através de notas fiscais e ter seus vencimentos de acordo com o fluxo de caixa do Condomínio. Ou seja, deverão ser feitos após a data da arrecadação das cotas condominiais ordinárias e/ ou extraordinárias, bem como a análise da inadimplência para evitarmos déficits. O saldo do Condomínio deverá ser acompanhado diariamente. As despesas devem estar contempladas no orçamento ordinário e a inadimplência controlada. No caso de déficit, o mesmo deverá ser regularizado mediante cota extra ou outra providência, conforme definido em Convenção, ou deliberado em assembleia, evitando despesas financeiras. Mencionamos que a centralização dos vencimentos dos pagamentos do condomínio em datas fixas mensais, também contribui para uma organização no fluxo de caixa. Lembramos que os impostos e taxas deverão ser respeitados conforme prazos estipulados. As contas de concessionárias poderão ter seus vencimentos alterados, conforme opções apresentadas pelas respectivas concessionárias, bastando somente comunicação por escrito, formalizando o pedido de alteração.

16 INADIMPLÊNCIA A inadimplência deverá ser controlada e analisada mensalmente, evitando-se possíveis déficits. Os débitos deverão ser encaminhados para cobrança judicial de acordo com os prazos determinados na Convenção, Assembleia ou no silêncio destas sobre a matéria, de acordo com asinstruçõesdosíndico,aquemcompete,porlei,aadoçãodasmedidasdecobrança.éatravés do índice de inadimplência que se mede a saúde financeira do condomínio. CUIDADOS PARA LIBERAÇÃO DE PAGAMENTOS Todos documentos encaminhados à administradora para pagamento deverão conter a assinatura do Síndico ou de preposto indicado pelo mesmo e por escrito, indicando data de vencimento e forma de pagamento. As notas fiscais relativas aos contratos assinados deverão ser conferidas, através de um controle interno na administração do prédio (denominado controle de contratos), onde deverão ser apontados todos os valores, prazos de pagamentos e outros, para evitar pagamentos e cobranças indevidas. As contas de concessionárias também deverão ser conferidas com o controle existente, para que os valores, consumos e datas de vencimentos sejam controlados, evitando-se risco de cortes por falta de pagamento das referidas contas por extravio das mesmas pelo correio. Desta forma, o síndico poderá tirar a 2ª via das contas no site das concessionárias, evitando-se inclusive a cobrança de encargos por atraso de pagamento. Em qualquer contratação de empresas com cessão de mão de obra, o Condomínio torna-se solidário no cumprimento das obrigações trabalhistas. Portanto, deve exigir da empresa, junto à nota fiscal, a apresentação dos comprovantes de pagamento de todos os direitos trabalhistas a que fizerem jus seus funcionários alocados em serviço no Condomínio. Necessita-se também recolher a guia de FGTS e demais comprovantes de recolhimento dos encargos previdenciários, sociaisefiscaisqueincidiremsobreafolhadepagamento,sobpenade,nahipótesedequetais encargos não se verifiquem recolhidos pela mesma, responder o Condomínio subsidiariamente por tal falta. O contrato deverá possuir cláusula onde conste que: caso não sejam apresentados os documentos mencionados, o condomínio poderá glosar o pagamento, bem como proibir expressamente, o desconto ou negociação de duplicatas ou quaisquer outros títulos, sem que ocorra a prévia e expressa autorização do Condomínio, sendo lícito a este último recusar o pagamento a terceiros, havendo violação do acima convencionado. 16

17 17 PRAZO PARA ENCAMINHAMENTO DE PAGAMENTOS À ADMINISTRADORA Pedimos a colaboração do síndico para que sejam encaminhadas as solicitações de pagamentos, com antecedência mínima de 72 (setenta e duas) horas do seu vencimento, a fim de que possamos proceder às conferências necessárias e o cumprimento do horário bancário. PROTOCOLO DE DOCUMENTOS E REMESSA DE NUMERÁRIOS Para melhor organizarmos a tramitação de documentos entre nossa empresa e seu condomínio, pedimos que os mesmos sejam devidamente protocolados no impresso Capa de Lote. Os documentos deverão ser encaminhados ao Gerente de Contas responsável pelo atendimento do seu condomínio, exceto os recibos com seus respectivos cheques de pagamentos de cotas condominiais, que devem ser encaminhados ao caixa da empresa, devidamente protocolado. Com este procedimento, caso ocorra qualquer extravio de documento ou cheque, poderemos apurar responsabilidades. Lembramos que é proibido o envio de numerários em espécie. Os pagamentos deverão ser realizados através de cheques nominais e não nos responsabilizaremos por procedimentos contrários.

18 18 LEGISLAÇÃO, IMPOSTOS E TAXAS PIS e COFINS -Lei de 29/12/2003 Informamos que a Lei n.º de 29/12/2003, em seu inciso IV do parágrafo 1º do artigo 30º, obriga os condomínios edilícios a praticarem a retenção e o respectivo recolhimento de 4,65% sobre os pagamentos efetuados à pessoa jurídica prestadora de serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão de obra, pela prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e risco, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela prestação de serviços profissionais. Esta retenção na fonte refere-se a: CSLL Contribuição Social sobre o LucroLíquido-1%;COFINS-3%ePIS/PASEP0,65%. É dispensada a retenção para pagamentos de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo mês à mesma pessoa jurídica, deverá ser efetuada a soma de todos os valores pagos no mês para efeito de cálculo do limite de retenção previsto, compensando-se o valor retido anteriormente(incluído pela Lei nº , de2004). As empresas inscritas no Regime Simplificado de Tributação Federal (Simples) estão isentas daretençãodequetrataoartigo30dalei10833de2003. Os valores retidos na quinzena, na forma do artigo 3º desta Lei, deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica (condomínio), até o último dia útil da quinzena subsequente àquela quinzena em que tiver ocorrido o pagamento à pessoa jurídica prestadora dos serviços. (Fundamentação Legal: Lei de 21/11/2005).

19 19 Os valores retidos poderão ser compensados pelos prestadores de serviços na ocasião do pagamento de suas respectivas contribuições mensais. Em função das modificações impostas por estas Leis, informamos que todos os pagamentos à pessoa jurídica deverão ser feitos pela Protel, para que possamos fazer as devidas retenções, o controle e os respectivos recolhimentos dos impostos retidos. PAGAMENTOS DE SERVIÇOS PRESTADOS PESSOA JURÍDICA CUIDADOS NECESSÁRIOS COM A COBRANÇA, MENSAL, JUNTO ÀS NOTAS FISCAIS DO PAGAMENTO DOS IMPOSTOS E FOLHA DE PAGAMENTO DOS TERCEIRIZADOS Desde 01/02/99, a Ordem de Serviço 209/INSS-DAF, publicada no DOU de 28/05/99, estabelece os cuidados a serem tomados no pagamento de fatura referente à prestação de serviços. A retenção das contribuições relativas à contratação de serviços por cessão de mão-deobra ou empreitada de mão-de-obra, será obrigatória pela empresa contratante, no percentual de 11% (onze por cento) do valor total da nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços. Deverá ser recolhida a importância retida até o dia 10 (dez) do mês subsequente ao da emissão do respectivo documento, em nome da empresa cedente da mão-de-obra. Quanto à emissão da Nota Fiscal, fatura ou recibo, a empresa cedente deverá destacar o valor da retenção, a título de RETENÇÃO PARA A SEGURIDADE SOCIAL. O disposto na referida Ordem de Serviço aplica-se a todas as empresas contratantes de serviços, executados através da empreitada ou cessão de mão-de-obra de limpeza, conservação, zeladoria, vigilância e segurança; ou por intermédio de contrato de trabalho temporário ou de cooperativa de trabalho.

20 20 Entende-se por CESSÃO DE MÃO-DE-OBRA a colocação à disposição do contratante, em suas dependências ou nas de terceiros, de segurados que realizem serviços contínuos relacionados ou não com a atividade-fim da empresa tomadora, quaisquer que sejam a natureza e a forma de contratação (segundo a supramencionada OS/INSS 209, para os efeitos do artigo 31 da Lei 8.212/91, com redação dada pela Lei 9.711/98). Entende-se por empreitada de mão-de-obra a contratação de empresa prestadora de serviço para executar serviços, relacionados ou não, com a atividade-fim da empresa contratante, nas dependências desta ou nas de terceiros. Estas disposições constantes também se aplicam à empreitada de mão-de-obra na atividade de construção civil, exceto ao disposto no item 4.3 da Ordem de Serviço da Previdência que ora anexamos. Quando tratar-se de empreitada que envolver fornecimento de material e mão-de-obra, a contratada deverá destacar na Nota Fiscal/Fatura os respectivos valores. A Fiscalização poderá exigir comprovação do fornecimento do material, bem como dos respectivos valores. Se não constar em destaque na Nota Fiscal/Fatura o valor correspondente ao material empregado, a retenção deverá incidir sobre o seu valor bruto. Haverá colocação nas dependências de terceiros quando a empresa cedente, inclusive a empresa de trabalho temporário e a cooperativa de trabalho, alocar o pessoal cedido em dependências determinadas pela empresa tomadora, que não sejam pertencentes àquelas ou a esta.

21 21 Consideram-se serviços contínuos, habituais ou necessários, aqueles relacionados ou não a atividade-fim da empresa tomadora, quaisquer que sejam a natureza e a forma de contratação. Para os efeitos deste ato, considera-se Empresa a firma individual ou a sociedade que assume o risco da atividade econômica urbana ou rural, com fins lucrativos ou não, bem como os órgãos e entidades da administração pública direta, indireta e fundacional, o autônomo ou equiparado em relação a segurado que lhe presta serviço, a cooperativa, a associação ou entidade de qualquer natureza ou finalidade, a missão diplomática e a repartição consular de carreira estrangeira (conforme definido no inciso I e parágrafo único, do artigo 15 da Lei 8.212/91). É indispensável para o recolhimento da contribuição previdenciária, consignar o CGC/CNPJ da empresa cedente. NORMAS PARA OS PAGAMENTOS AOS PRESTADORES DE SERVIÇOS PESSOA FISÍCA Com o intuito de evitar prejuízos financeiros ao condomínio pelo descumprimento das novas normas do INSS, informamos que todos os pagamentos aos prestadores de serviços só poderão ser efetuados nos caixas da Protel, para facilitar o controle sobre as retenções e recolhimento àquele instituto. Tendo em vista as novas exigências legais para o Recibo de Pagamento de Autônomos (RPA/ Recibo),observa-sesempreseconstanoreciboonúmerodeinscriçãonoINSSounúmerodo PIS, além do número do CPF (devidamente comprovados) do emitente. Para evitarmos possíveis multas, somente emitiremos cheques após solicitação do condomínio, desde que nos recibos constem estes dados.