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1 5 IETEC INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PÓS-GRADUAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS Compra Eletrônica Mediante Leilão Reverso IETEC INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA

2 6 PÓS-GRADUAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS Compra Eletrônica Mediante Leilão Reverso OLIVEIRA, Alex Ribeiro. Compra Eletrônica Mediante Leilão Reverso Artigo Técnico Pós Graduação em Administração de Compras IETEC, Belo Horizonte. Belo Horizonte 10, agosto de 2006

3 7 RESUMO A compra é vista hoje pela organização empresarial como uma atividade de importância estratégica, e para isto deve abordar meios para alavancar vantagens competitivas na administração de materiais e para isto a utilização de ferramentas como compras eletrônicas mediante leilão reverso traz redução de gastos no processo de compra e venda, uma melhor oferta de preço e evita desgaste de negociações. Porém a busca da eficiência deve estar acompanhada de preliminares de estruturação que permitirão uma segurança maior sem trazer surpresas e gastos desnecessários.

4 8 ABSTRACT The purchase is seen today by the enterprise organization as an activity of strategically importance, and for this it must approach ways to improve competitive advantages in the administration of materials and for this the use of tools as electronic purchases by means of auction reverse bring reduction of expenses in the purchase process and sale, the one best one offers of price and prevents consuming of negotiations. However the search of the efficiency must be followed of structure preliminary that will allow a bigger security without bringing surprises and unnecessary expenses.

5 9 Sumário 1 Introdução OBJETIVO leilão reverso regras do leilão QUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES CARACTERIÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS ESTABELECIMENTO DE PRAZOS o evento benefícios conclusão bibliografia... 17

6 10 1 INTRODUÇÃO Nos últimos anos, a internet é a tecnologia que mais tem se sobressaído, pelo seu impacto na condução de negócios e como um novo rentável canal para o desenvolvimento de relações de trocas, promovendo amplo acesso a serviços, informações e recursos (KALAKOTA & WHISTON, 1997). As empresas hoje estão cada vez mais complexas, o meio empresarial está mais dinâmico e competitivo, e cada vez mais passa a fazer parte do passado o cenário de um mundo estável. A economia globalizada impõe desafios às organizações tradicionais, diretamente afetadas pelas mudanças da chamada sociedade da informação. (FREITAS et al., 2003) Dentro da teoria econômica, um ramo relativamente novo trata do estudo de leilões e suas aplicações. Tal ramo, denominado Teoria de Leilões (KLEMPERER, 1999), tem ganhado uma importância crescente devido a razões práticas, empíricas e teóricas. O leilão reverso trata-se de uma versão da Web, que auxilia as empresas na etapa negocial dos processos com a possibilidade de definir regras transparentes em um ambiente eletrônico que permite agilidade, segurança e igualdade de comunicação para os fornecedores, sendo uma poderosa ferramenta de negociação para a conquista da melhor oferta do mercado. Na perspectiva de diminuição dos gastos no processo de compra e propriamente na compra de produtos e de serviços, as empresa vem buscando ferramentas de negociação eletrônica que cada vez mais abriga um parque de crescimento para este segmento onde o comprador denota sua intenção aos fornecedores e efetua sua compra com obtenção de menor valor com condições favoráveis de pagamento.

7 OBJETIVO O presente artigo tem como objetivo demonstrar os benefícios do leilão reverso no processo de venda e compra, permitindo que os participantes envolvidos possam manifestar seus interesses de oferta ou intenção de compra, e que por fim somente uma empresa se disponha a fornecer uma condição mínima possível, trazendo benefícios tanto para o comprador quanto ao fornecedor. 2 LEILÃO REVERSO Trata-se de um processo de aquisição de materiais e serviços onde além de buscar um comprador para um bem, promove disputa entre vários interessados a fim de selecionar um fornecedor e colocar os interessados em confronto permanente, até que somente uma empresa se disponha a fornecer naquela que será a condição mínima possível. Segundo Nader, presidente do Mercado Eletrônico, site que oferece esse tipo de serviço, diz que dobrou o número de leilões reversos por ele realizado do início de 2004 para cá. Passou de uma média de 50 mensais para 100. Ele afirma também que, só no Mercado Eletrônico o novo filão do chamado mercado de business to business movimentou algo em torno de R$ 3 bilhões, no ano passado. Em relação a 2003, isso representou um aumento de 160%, que transacionou, em 2004, um total de R$ 16 bilhões em negócios realizados entre 38 mil compradores e fornecedores do porte de grupos como a Ambev, Brasil Telecom, Souza Cruz, Philips, Accor, Braskem, Alcan, Martins, Telemar, Sul América, Ultragaz e Saint-Gobain. Segundo Rogovschi, gerente executivo de Logística e Suprimentos da Bandeirantes Energia, explica que o seu departamento de compras gasta cerca de R$ 230 milhões por ano. Cerca de 50% desse valor são transacionados pelo mercado eletrônico. "O leilão reverso já concentra 5% das nossas compras pelo mercado eletrônico".

8 12 3 REGRAS DO LEILÃO Um evento de leilão reverso é capaz de promover a concentração de esforços em etapas estratégicas como à qualificação dos fornecedores, caracterização dos produtos e serviços e o estabelecimento de prazos. Para isso é necessário que previamente sejam esclarecidos para ambos os envolvidos, todas as informações que serão de extrema importância para o sucesso do leilão. Contudo pode ser necessária a formatação de um edital para formalizar as intenções. Para a continuidade do leilão a confirmação da participação dos envolvidos é etapa determinante, da mesma forma, a permissão deverá ser confirmada com antecedência, sendo atribuído a cada um, acesso com registro eletrônico. O processo de realização do leilão deve acontecer com horários de início e término bem definidos, podendo ser prorrogado dependendo das regras anteriormente estabelecidas, ou para a conveniência do resultado do leilão. 3.1 QUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES Nesta modalidade somente os fornecedores previamente selecionados devem ser admitidos como participantes (DIAS & COSTA, 2003). O administrador do leilão deve prevenir-se para que todos os fornecedores sejam idôneos comercialmente. Isso faz com que o vencedor possa assumir integralmente as responsabilidades pelo fornecimento, tanto qualitativa como quantitativamente.

9 CARACTERIÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS A caracterização dos produtos e serviços é essencial não só para a realização do leilão reverso, mas para qualquer processo de compra, onde a conseqüência incorreta dessa caracterização poderá acarretar prejuízos nos resultados. As codificações comerciais disponíveis devem ser informadas a todos os envolvidos. Caso existam produtos similares no mercado, definir quais serão aceitos, para permitir aos participantes prepararem diferentes estratégias de cotação, se possível. (DIAS & COSTA, 2003) 3.3 ESTABELECIMENTO DE PRAZOS No processo de compra o prazo entende-se como a entrega de material ou prestação de serviço e que já está mecanizado no decorrer das atividades, porém não se deve simplificar o entendimento e sim dar ênfase ao denominado prazo estabelecido por etapas que devem ter início e fim. Deve ser estabelecido um cronograma com as datas, iniciando-se pela entrega dos documentos solicitados para a participação e habilitação dos fornecedores, o período de avaliação dos participantes e até previsão de prorrogação para os que não se habilitaram corrigirem se caso for. Quando aos prazos de pagamento deve ser informado pelo comprador evitando futuras alterações nos valores negociados, da mesma forma estabelecer punições contratuais pelo não cumprimento dos prazos de forma antecipada e clara evitando quaisquer discussões sobre o não cumprimento.

10 14 4 O EVENTO O evento inicia-se na data e horários estabelecidos, com a confirmação dos participantes, onde a principal meta do leilão é exposta demonstrando a pretensão do comprador. Do ponto de partida os fornecedores irão utilizar de sua estratégia para ofertar os lances, o preço mínimo é a procura condicional do comprador. O comprador deve ser capaz de avaliar as propostas ofertadas de forma que ao final do prazo estabelecido já saiba de antemão se o objetivo alcançado está dentro de suas expectativas. Ao participante do leilão reverso será informado todas as vezes que houver uma melhor classificação, porém não será informado sobre a identificação do fornecedor classificado naquele instante. O tempo determinado é um adicional como poder do comprador sobre os participantes, estabelecendo um tempo máximo entre os próximos lances. Assim faz com que haja uma dinâmica de pressão obtendo uma nova oferta, e caso não aconteça automaticamente o perdedor não poderá fornecer. Contudo, alcançada a fase final do leilão, fica a cargo do comprador a permissão de uma possível prorrogação, caso ele perceba que este ato seja favorável para o negócio.

11 15 5 BENEFÍCIOS O leilão reverso proporciona benefícios para os compradores como: Redução do prazo / tempo de negociação e fechamento do processo; Aumento da transparência interna quanto aos critérios de decisão e processo de tomada de preços e condições comerciais; Aumento da transparência externa quanto aos critérios de seleção dos vendedores; Redução do custo do item comprado devido ao aumento da competição e mudança do formato de negociação; Redução do custo operacional eliminação de fax, telefonemas, almoços, viagens e etc.); Redução do nível de desgaste negocial, devido à mudança do formato da negociação; O leilão reverso também proporciona benefícios para os fornecedores como: Maior velocidade no fechamento de contratos de fornecimento; Maior eficiência e objetividade na seleção do fornecedor vencedor Maior transparência nas variáveis do processo decisório; Facilidade para participar de negociação eletrônicas. Redução de custos de venda custo com viagens; Melhora significativa no processo de compra, resultando em mais transações através desta ferramenta; Acesso a novos clientes, devido a maior visibilidade para o mercado.

12 16 6 CONCLUSÃO Diante do exposto artigo, pode-se concluir que, a busca do desenvolvimento em compras é necessário utilizar meios que reflitam no aumento percentual de ganhos na efetivação de uma compra de produtos ou contratação de serviços. As tecnologias atuais como a internet abre a janela para o mundo, permitindo interações com maior aproximação e diante deste cenário efetuar compra com o uso de leilão reverso é uma ampliação nos recursos do departamento de compras. Com a utilização do leilão reverso como ferramenta eletrônica que incorpora para o comprador um meio eficaz de efetuar compra com intuito de redução do valor, uma redução maior do que uma compra convencional e consequentemente redução considerável dos gastos efetuados no processo de compra. Leilão reverso além de ágil é um processo transparente para o comprador e vendedor trazendo grandes vantagens para ambas as partes, diminuindo as distâncias entres os envolvidos e abrindo portas para fornecedores que anteriormente não participavam dos processo de concorrência.

13 17 7 BIBLIOGRAFIA BAILY, Peter, et al.. Compras: princípios e Administração. Tradução Ailton Bomfim Brandão. São Paulo: Atlas, BARBOSA, Eduardo Magalhães. Apostila MBA Gestão de Negócios. módulo eletivo em administração de compras. Belo Horizonte, IETEC, DIAS, Mário e COSTA, Roberto Figueiredo. Manual do Comprador: conceitos, técnicas e práticas indispensáveis em um departamento de compras. 3.ed.São Paulo: Edicta, p FREITAS, H., LUCIANO, E. M. e TESTA, M. G.. As tendências em comércio eletrônico com base em recentes congressos. XXXVIII CLADEA, Lima/Peru, KALAKOTA, R., WHINSTON, A. B. Eletronic Commerce: a manager s guide. Addison Wesley INC, KLEMPERER, P. Auction Theory: A Guide to the Literature V.13, N.3, p , Mercado Eletrônico: Soluções Tecnológicas. Leilão Reverso. São Paulo, Disponível em: Acesso em 17 jun

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