Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão

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1 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Segunda Edição International Federation of Accountants 545 Fifth Avenue, 14 th Floor, New York, NY USA

2 MENSAGEM DO BASTONÁRIO Desde há vários anos que a Ordem tem vindo a afectar importantes recursos e a fazer esforços significativos no sentido de promover a melhoria da qualidade do trabalho dos Revisores Oficiais de Contas. Pese, embora, o importante contributo que tem vindo a ser dado pela Comissão de Controlo de Qualidade e pelos seus Controladores sempre considerei que se justificava promover uma acção sistematizada dirigida aos membros da Ordem no sentido de os apoiar na implementação de um Sistema de Controlo de Qualidade. A qualidade dos trabalhos efectuados pelos Revisores Oficiais de Contas é essencial para reforçar a credibilidade dos documentos de prestação de contas postos à disposição dos accionistas, financiadores, potenciais investidores e demais utentes interessados. Esta nobre missão de interesse público implica que a actuação dos Revisores Oficiais de Contas deve ter como principal preocupação a manutenção de um elevado nível da qualidade dos serviços que presta aos seus clientes, sem a qual não se respeitam suficientemente os princípios fundamentais da ética que norteiam a nossa profissão. Nos últimos anos temos assistido a alterações significativas nos mercados onde estamos envolvidos, no espectro de serviços que prestamos, nas relações profissionais com os nossos clientes, na regulação da actividade e na forma como executamos e documentamos os nossos trabalhos e reportamos as nossas conclusões. As crescentes solicitações que nos são dirigidas no dia a dia não podem, porém, condicionar a qualidade que devemos imprimir na execução dos trabalhos realizados e no adequado relato das conclusões extraídas. É da responsabilidade de cada Revisor Oficial de Contas o estabelecimento de sistemas de controlo de qualidade que proporcionem garantia razoável de que todo o pessoal da firma ou estrutura profissional cumpre com as normas de auditoria e com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis e que os relatórios que produzem são apropriados nas circunstâncias. Tais sistemas de controlo de qualidade são necessariamente diferentes consoante o tipo de estrutura e devem ser ajustados à realidade de cada Revisor Oficial de Contas, à dimensão da sua firma e dos seus clientes e aos recursos materiais e humanos de que dispõe. Ciente da importância dos sistemas internos de controlo de qualidade e do seu importante contributo para se alcançar níveis de excelência, sobretudo por parte das estruturas de pequena e média dimensão, a OROC decidiu traduzir e colocar à disposição dos Revisores Oficiais de Contas este Guia de Controlo de Qualidade emitido pela IFAC que, estou certo, ajudará a estabelecer e a melhorar as práticas profissionais adoptadas, constituindo um contributo efectivo para a melhoria do sistema do controlo de qualidade que se pretende mais efectivo e mais abrangente. Lisboa, Março de 2011 António Monteiro Bastonário

3 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Small and Medium Practices Committee International Federation of Accountants 545 Fifth Avenue, 14th Floor New York, NY USA Este Guia de Implementação foi preparado pelo Small and Medium Practices Committee da International Federation of Accountants (IFAC). Este Comité representa os interesses dos auditores profissionais que trabalham em firmas de auditoria de pequena e média dimensão e outros profissionais de auditoria que prestam serviços a pequenas e médias empresas, a normalizadores internacionais de auditoria, comités e conselhos da IFAC, e outras organizações internacionais. Esta publicação pode ser obtida gratuitamente através do sítio da IFAC: O texto aprovado é o publicado em língua inglesa. A missão da IFAC é servir o interesse público, reforçar a profissão de auditor a nível mundial e contribuir para o desenvolvimento de economias internacionais fortes estabelecendo e promovendo a aderência a normas profissionais de alta qualidade, aprofundando a convergência internacional de tais normas e intervindo publicamente sobre matérias de interesse público onde a perícia da profissão é mais relevante. Para informação adicional, podem contactar July 2010 by the International Federation of Accountants (IFAC). All rights reserved. Permission is granted to make copies of this work provided that such copies are for use in academic classrooms or for personal use and are not sold or disseminated and provided that each copy bears the following credit line: Copyright July 2010 by the International Federation of Accountants. All rights reserved. Used with permission. Otherwise, written permission from IFAC is required to reproduce, store, or transmit this document, except as permitted by law. Contact

4 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Este Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão, Segunda Edição do Small and Medium Practices Committee, publicado pela International Federation of Accountants (IFAC) em Julho de 2010 em língua inglesa, foi traduzido pela Ordem dos Revisores Oficiais de Contas em Fevereiro de 2011 e é utilizado com a permissão da IFAC. A IFAC não assume qualquer responsabilidade pela exactidão e plenitude da tradução ou por qualquer acção que possa ocorrer em resultado da sua utilização. O texto aprovado de todas as publicações da IFAC é o publicado pela IFAC em língua inglesa. Texto em língua inglesa do Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão, Segunda Edição 2010 pela International Federation of Accountants (IFAC). Todos os direitos reservados. Texto em língua portuguesa do Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão, Segunda Edição 2011 pela International Federation of Accountants (IFAC). Todos os direitos reservados. Título original: Guide to Quality Control for Small- and Medium-Sized Practices, Second Edition. ISBN: Depósito Legal /11

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6 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Índice Prefácio... iii Pedido de Comentários... iv Observaç ão... v Como Usar o Guia... vi Reprodução, Tradução e Adaptação do Guia... vi Conteúdo e Organização...vii Siglas Usadas no Guia... ix Objectivo... ix Adaptação dos Exemplos de Manuais... x Introdução... x Introdução ao Caso Prático... xi Glossário de Termos... xiv Norma Política Geral... 1 Resumo...1 Funções e Responsabilidades Gerais de Todos os Sócios e Pessoal Técnico Responsabilidades da Liderança da Firma pela Qualidade Resumo Atitude da Chefia...5 Caso Prático Atitude da Chefia Requisitos Éticos Relevantes Resumo Independência Conflito de Interesses Confidencialidade Caso Prático Requisitos Éticos Aceitação e Continuação de Relacionamentos com Clientes e de Trabalhos Específicos Resumo Aceitação e Continuação Propostas a Novos Clientes Cessação de um Relacionamento com um Cliente Caso Prático Aceitação e Continuação Recursos Humanos Resumo Recrutamento e Retenção Desenvolvimento Profissional Contínuo Designação de Equipas de Trabalho i

7 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão 4.5 Imposição de Políticas de Controlo de Qualidade (Disciplina) Compensação pelo Cumprimento Caso Prático Recursos Humanos Execução do Trabalho Resumo Funções do Sócio Responsável pelo Trabalho Planeamento, Supervisão e Revisão Consultas Diferenças de Opinião Revisão do Controlo de Qualidade do Trabalho (RCQT) Caso Prático Revisão do Controlo de Qualidade do Trabalho Monitorização Resumo Programa de Monitorização Procedimentos de Inspecção Relatório sobre os Resultados da Monitorização Avaliação, Comunicação e Correcção de Deficiências Caso Prático Monitorização Reclamações e Alegações Caso Prático Reclamações e Alegações Documentação Resumo Documentação das Políticas e Procedimentos da Firma Documentação do Trabalho Documentação da Revisão do Controlo de Qualidade do Trabalho Acesso e Conservação de Arquivos Apêndices Apêndice A Reconhecimento da Independência do Sócio e do Pessoal Apêndice B Declaração de Confidencialidade Apêndice C Aceitação do Cliente (sugestão de matérias a considerar) Apêndice D Afectação do Pessoal aos Trabalhos (sugestão de passos de planeamento) Apêndice E Consultas Apêndice F Revisão do Controlo de Qualidade do Trabalho (sugestão de procedimentos) Apêndice G Processo de Monitorização do Sistema de Controlo de Qualidade (sugestão de considerações) Apêndice H Relatório do Monitor (sugestão de conteúdo) Exemplo de Manual de Controlo de Qualidade: Profissional Individual Exemplo de Manual de Controlo de Qualidade: Firma de Auditoria com Dois a Cinco Sócios ii

8 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Prefácio A segunda edição deste Guia foi autorizada pelo IFAC Small and Medium Practices (SMP) Committee para promover a aplicação consistente da Norma Internacional de Controlo de Qualidade (ISQC) 1, Controlo de Qualidade para Firmas que Executem Auditorias e Revisões de Demonstrações Financeiras, e Outros Trabalhos de Garantia de Fiabilidade e de Serviços Relacionados. Embora o Guia tenha sido desenvolvido pelo Certified General Accountants Association of Canada (CGA Canada), é da inteira responsabilidade do IFAC SMP Committee. O pessoal do International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) e um painel de aconselhamento global, com membros de um conjunto alargado de organismos membros da IFAC, ajudaram na revisão do Guia. O Guia dá orientação sobre a aplicação da ISQC 1 mas não deve ser utilizado como um substituto da leitura da ISQC 1. É um suplemento para auxiliar os profissionais a compreender e implementar de forma consistente esta Norma nas suas firmas quando desenvolvem um sistema de controlo de qualidade para auditorias e revisões de informação financeira e outros trabalhos de garantia de fiabilidade e de serviços relacionados. A intenção deste Guia é explicar e ilustrar esta matéria para se atingir um conhecimento mais profundo dos requisitos necessários cumprir as normas sobre controlo de qualidade do ISQC 1. Oferece uma abordagem prática que os profissionais podem utilizar para o estabelecimento de um sistema de controlo de qualidade nas suas firmas. Em última instância, deve ajudar as firmas de auditoria de pequena e media dimensão a prestar um serviço de alta qualidade aos seus clientes e, assim, possibilitar-lhes que sirvam melhor o interesse público. Espera-se que o Guia seja utilizado por organismos membros, firmas e outros como uma base para formar e treinar auditores profissionais e estagiários. Os membros da IFAC e as firmas podem utilizar o Guia tanto como está ou adaptá-lo às suas necessidades ou jurisdição. O Guia fornece uma base a partir da qual os organismos membros e outros podem desenvolver produtos dele derivados tais como materiais de formação, questionários e formulários. O IFAC SMP Committee convida os leitores a visitarem o seu International Center for Small and Medium Practices (www.ifac.org/smp), o qual possui uma colecção de outras publicações e recursos gratuitos. Sylvie Voghel Chair, IFAC SMP Committee July 2010 iii

9 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Pedido de Comentários Esta é a segunda edição do Guia. Embora consideremos o Guia como de alta qualidade e útil na sua forma actual, ela pode ser melhorada como qualquer outra publicação. Por isso, estamos empenhados na actualização do Guia numa base regular para assegurar que este reflecte as normas actuais e que é tão útil quanto possível. Agradecemos comentários de normalizadores nacionais, organismos membros da IFAC, profissionais e outros. Esses comentários serão utilizados para avaliar a utilidade do Guia e para o melhorar antes da publicação da terceira edição. Em particular, agradecemos opiniões sobre as seguintes questões. 1. Como utiliza o Guia? Por exemplo, utiliza-o como uma base para formação e/ou como um guia de referência prático, ou de uma outra forma? 2. Considera que o Guia responde ao nível da firma às matérias chave de controlo de qualidade para firmas de pequena e média dimensão? 3. Considera que o Guia é de fácil navegação? Se não, o que sugere para que essa navegação possa ser melhorada? 4. Em que outros modos pensa que este Guia pode ser elaborado de forma mais útil? 5. Conhece outros produtos derivados tais como materiais de formação, formulários, questionários e programas que tenham sido desenvolvidos com base neste Guia? Se sim, agradecemos que nos facultem detalhes. Por favor submeta os seus comentários a Paul Thompson, Senior Technical Manager através de: Fax: Correio: Small and Medium Practices Committee International Federation of Accountants 545 Fifth Avenue, 14th Floor New York, New York 10017, USA iv

10 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Observação O Guia está elaborado no sentido de auxiliar os profissionais na implementação da Norma Internacional de Controlo de Qualidade (ISQC) 1 Controlo de Qualidade para Firmas que Executem Auditorias e Revisões de Demonstrações Financeiras, e Outros Trabalhos de Garantia de Fiabilidade e de Serviços Relacionados nas firmas de auditoria de pequena e média dimensão, mas não pretende ser um substituto da ISQC 1. Adicionalmente, um profissional deve utilizar este Guia à luz do seu julgamento professional e dos factos e circunstâncias que envolvem a sua firma e cada trabalho em particular. A IFAC rejeita qualquer responsabilidade que possa ocorrer, directa ou indirectamente, como consequência da utilização e aplicação deste Guia. v

11 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Como Usar o Guia A finalidade do Guia é proporcionar orientação prática na implementação de um sistema de controlo de qualidade para firmas de auditoria de pequena e média dimensão (PMF). Porém, nenhum material do Guia deve ser usado como substituto: Da Leitura d a ISQC 1 Presume-se que os profissionais têm já conhecimento da Norma Internacional sobre Controlo de Qualidade (ISQC) 1 Controlo de Qualidade para Firmas que Executem Auditorias e Revisões de Demonstrações Financeiras e Outros Trabalhos de Garantia de Fiabilidade e Serviços Relacionados. Esta norma, revista recentemente no âmbito do projecto de Clareza das ISA, está incluída no Manual das Normas Internacionais de Controlo de Qualidade, Auditoria, Revisão, Outros Trabalhos de Garantia de Fiabilidade e Serviços Relacionados de 2010 da IFAC já traduzido pela Ordem dos Revisores Oficiais de Contas. Os textos originais destas normas em língua inglesa podem ser acedidos através do sítio da IFAC Publications and resources em ou a partir do Clarity Center da IFAC em Do Uso do Julgamento Profissional É necessário julgamento profissional com base nos factos e circunstâncias específicos que envolvem a firma e cada trabalho em particular e quando é exigida interpretação de uma dada norma. Embora se espere que as PMF sejam o principal grupo utilizador, o Guia pode auxiliar outros profissionais a implementar os requisitos para controlo de qualidade de auditorias e revisões de demonstrações financeiras e outros trabalhos de garantia de fiabilidade e serviços relacionados. O Guia pode ser utilisado para: Auxiliar uma firma a desenvolver um sistema de controlo de qualidade; Promover a aplicação consistente dos requisitos de controlo de qualidade na auditoria, revisão e outros trabalhos de garantia de fiabilidade e serviços relacionados, e Ser um documento de referência para formação na firma. O Guia refere-se muitas vezes a uma equipa de trabalho o que implica que mais do que uma pessoa está envolvida na execução do trabalho. Porém, os mesmos princípios gerais também se aplicam a trabalhos executados exclusivamente por uma pessoa (o auditor individual). Reprodução, Tradução e Adaptação do Guia A IFAC encoraja e facilita a reprodução, tradução e adaptação das suas publicações. Informações podem ser obtidas através do endereço vi

12 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Conteúdo e Organização Resumo do Conteúdo O quadro seguinte resume o conteúdo de cada parte do Guia. Capítulo Título Finalidade 1 Responsabilidades da Liderança da Firma pela Qualidade Descrever as responsabilidades da firma para promover uma cultura interna focada no controlo de qualidade 2 Requisitos Éticos Relevantes Proporcionar orientação sobre os princípios fundamentais que definem a ética profissional 3 Aceitação e Continuação de Relacionamentos com Clientes e de Trabalhos Específicos Proporcionar orientação para o estabelecimento de políticas e procedimentos apropriados de aceitação e continuação de clientes 4 Recursos Humanos Proporcionar orientação sobre os componentes de recursos humanos para a existência de políticas e procedimentos do controlo de qualidade eficazes 5 Execução do Trabalho Proporcionar orientação sobre os elementos envolvidos no desempenho do trabalho, evidenciando a função do sócio responsável pelo trabalho, o planeamento, supervisão e revisão, consultas, resolução de diferenças de opinião, e a execução da revisão do controlo de qualidade do trabalho 6 Monitorização Proporcionar orientação sobre a monitorização das políticas e procedimentos da firma relativos ao sistema de controlo de qualidade, incluindo o seu programa de monitorização, os procedimentos de inspecção, o relatório do monitor, o tratamento e eliminação de deficiências e a resposta a reclamações e alegações 7 Documentação Proporcionar orientação sobre os requisitos da firma quanto a documentação, quer ao nível do trabalho (incluindo a revisão do controlo de qualidade do trabalho) quer ao nível do sistema de controlo de qualidade da firma vii

13 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Apêndices Os apêndices ao Guia incluem oito recursos adicionais: Apêndice A Reconhecimento da Independência do Sócio e do Pessoal Apêndice B Declaração de Confidencialidade Apêndice C Aceitação do Cliente (sugestão de matérias a considerar) Apêndice D Afectação de Pessoal aos Trabalhos (sugestão de passos de planeamento) Apêndice E Consultas Apêndice F Revisão do Controlo de Qualidade do Trabalho (sugestão de procedimentos) Apêndice G Processo de Monitorização do Sistema de Controlo de Qualidade (sugestão de considerações) Apêndice H Relatório do Monitor (sugestão de conteúdo) Estes apêndices são apresentados como ajudas práticas às firmas que escolherem usá-los. Podem ser adaptados conforme necessário, dependendo dos requisitos regulamentares e profissionais aplicáveis no país, e podem ser adaptados conforme apropriado com base nas políticas e procedimentos da firma. Resumo da Organização Cada capítulo do Guia foi organizado no seguinte formato: Título do Capítulo Finalidade do Capítulo Indica o conteúdo e finalidade do capítulo. Referências Principais As referências indicadas no início de cada capítulo referem-se aos parágrafos da ISQC 1 que são mais aplicáveis à matéria em causa tratada nesse capítulo. Daqui não se deve inferir que outras referências não são aplicáveis ou não necessitam de ser consideradas. Resumo e Material do Capítulo A secção do resumo contém: O texto dos requisitos aplicáveis da ISQC 1; e Um resumo do que é tratado no capítulo. Ao resumo segue-se uma discussão mais pormenorizada da matéria em causa e metodologia/orientação prática passo a passo sobre a forma como implementar os requisitos. Tal inclui referências para outro material relevante, muito especialmente a Norma Internacional de Auditoria (ISA) 220, Controlo de Qualidade para uma Auditoria de Demonstrações Financeiras. viii

14 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Siglas Usadas no Guia IAASB IES IFAC Código do IESBA Manual da IFAC IFRS ISA ISAE ISQC ISRE ISRS PME PMF International Auditing and Assurance Standards Board International Education Standard International Federation of Accountants Código de Ética para Contabilistas e Auditores Profissionais do International Ethics Standards Board for Accountants Manual das Normas Internacionais de Controlo de Qualidade, Auditoria, Revisão, Outros Trabalhos de Garantia de Fiabilidade e Serviços Relacionados da IFAC Norma Internacional de Relato Financeiro Norma Internacional de Auditoria Norma Internacional sobre Trabalhos de Garantia de Fiabilidade Norma Internacional sobre Controlo de Qualidade Norma Internacional sobre Trabalhos de Revisão Norma Internacional sobre Serviços Relacionados Pequena e Média Empresa Firma de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Objectivo O objectivo do Guia é manter e elevar a qualidade do desempenho relativo à conduta de uma firma como um todo. Assim, o Guia combina tanto requisitos como material de aplicação para proporcionar uma cobertura integral da ISQC 1. À medida que os profissionais implementem as sugestões do Guia, devem assegurar que as comunicações com o pessoal descrevem detalhadamente as políticas e procedimentos de controlo de qualidade, para além dos objectivos que a concepção de tais políticas e procedimentos visam atingir. Deve também enfatizar que cada indivíduo tem uma responsabilidade pessoal pela qualidade e que se espera dele o cumprimento das políticas e procedimentos da firma. A ISQC 1 trata das responsabilidades de uma firma pelo seu sistema de controlo de qualidade relativamente a auditorias e revisões de demonstrações financeiras e a outros trabalhos de garantia de fiabilidade e serviços relacionados. ix

15 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Adaptação dos Exemplos de Manuais As firmas desejarão adaptar os exemplos de manuais apresentados para servirem a sua realidade específica. Consequentemente, será necessário lê-los em detalhe e adaptá-los especificamente a cada firma. Os textos que sugerem boas práticas, e não requisitos, são apresentados em itálico. As firmas podem optar por eliminar estas partes do texto do exemplo de manual. As áreas que se seguem devem ser modificadas para adaptar o uso do manual a cada firma: Seleccionar as referências a posições dentro da firma que se aplicam (foram dadas ao longo dos exemplos de manuais sugestões de posições dentro da firma a página cinco em ambos os manuais apresenta as sugestões de posições na firma). Atribuir responsabilidade a todas as principais funções do controlo de qualidade aplicáveis à firma. Escolher as políticas (quando apresentadas) ou modificar as políticas conforme apropriado. Assegurar que os modelos de trabalho são actualizados para reflectir as políticas existentes no manual. Assegurar o acordo de todos os sócios (se for uma sociedade). Apresentar o manual a todos os sócios e pessoal técnico, preferivelmente em seminário. Alterar os cabeçalhos e rodapés para inserir o nome da firma e a data da conclusão do manual. (Esta data deve ser alterada em cada futura actualização). Como parte da formação do novo pessoal da firma, oferecer o manual e fazer uma entrevista a seguir para assegurar que foi bem lido e compreendido. Rever e actualizar o manual logo que novas normas ou novas politicas da firma sejam desenvolvidas (sugere-se que esta tarefa seja executada pelo menos anualmente). De referir que no caso do exemplo de manual para um profissional que exerce a título individual, o termo pessoal significa pessoal que executa tarefas técnicas em apoio ao profissional individual. Isto exclui pessoal que só executa tarefas não técnicas e administrativas. Introdução A natureza, extensão e documentação das políticas e procedimentos de controlo de qualidade que as firmas desenvolvem variam e dependem de muitos factores, incluíndo a dimensão e natureza da firma e as suas características operacionais. As políticas e procedimentos eficazes não necessitam de ser consumidoras de tempo ou complexas. Numa firma pequena, uma única pessoa pode ter de realizar a maior parte das funções necessárias para implementar um sistema de controlo de qualidade, ou uma firma pode decidir procurar os serviços de uma pessoa qualificada fora da firma para prestar este serviço. O Guia inclui um caso prático que pode ser usado como base de formação e material de discussão. x

16 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Introdução ao Caso Prático Foi desenvolvido um caso prático para acompanhar o Guia com o objectivo de ilustrar a forma como certos elementos de um sistema de controlo de qualidade podem ser aplicados na prática. A descrição que se segue dá informação de base sobre o profissional individual fictício, M.M.. Os capítulos seguintes incluem comentários sobre o caso prático para ilustrar os conceitos na prática. Previnem-se os leitores que este caso prático é meramente ilustrativo. Os elementos, as análises e os comentários não representam todas as circunstâncias e considerações que a firma tem de avaliar numa dada circunstância. Como sempre, os sócios e o pessoal têm de exercer julgamento profissional. M.M. Geral M.M. é uma firma de auditoria de um profissional individual, Marcel Mooney, que tem cinco empregados. A firma executa um grande número de trabalhos de revisão (alguns dos quais para membros da família ou amigos), várias auditorias pequenas e três auditorias de média dimensão. Os clientes mais importantes de auditoria incluem um lar de reformados, uma agência governamental local e o maior vendedor de motociclos da cidade. A agência governamental local teve ultimamente muita publicidade negativa com alegações de corrupção contra os principais directores. Marcel conhece os directores há muitos anos e acha que estas acusações são infundadas. O lar de reformados está atrasado um ano no pagamento dos honorários relativos à última auditoria, e a firma precisa de começar a programar o seu trabalho de campo em breve. Marcel, de 48 anos, fundou a sua firma em 1990 sem pessoal. A firma cresceu gradualmente ao longo dos últimos 18 anos. Marcel é um indivíduo dinâmico e mantém a vida do escritório com interesse. Se existe alguma coisa divertida, Marcel está geralmente a par disso. É um excelente negociador e promove a firma para onde quer que vá. Marcel goza de uma boa vida e não tem planos para se reformar. M.M. emprega Deborah d`alessandro, que tem três anos de experiência na firma e espera qualificar-se como auditora no próximo ano, Bob Morton, um técnico de contabilidade, e dois estudantes recentemente inscritos num programa de estudos profissionais de contabilidade, que são novos na firma. Bob tem um ano de experiência e integrou a firma há quatro meses. O seu entusiasmo compensa a falta de experiência. Deborah está constantemente a lembrar a Bob para fazer mais perguntas ao cliente e documentar melhor o seu trabalho. Em vários casos, Bob esqueceu-se de matérias importantes do dossier e Deborah teve de voltar ao cliente para obter mais informações. Marcel, tal como outros profissionais, está sempre relutante em recusar novos clientes, mesmo algumas vezes os que têm má reputação. Ele defende que todos têm direito a serviços profissionais. Recentemente, Marcel aceitou Mark Spitzer como cliente de auditoria. Mark possui o restaurante local, que tem ligações a membros da comunidade com reputação duvidosa. Mark também teve problemas com as autoridades fiscais que resultaram em multas, penalidades e, num caso, a uma pena de prisão suspensa. Deborah não vê com prazer esta auditoria e o ambiente de trabalho que vai ter que tolerar para executar o trabalho. Apesar da pequena dimensão da firma, e da atitude algo desprendida de Marcel quanto ao desenvolvimento de políticas, a firma não tem um historial de queixas ou alegações, e a maioria dos clientes refere que estão satisfeitos com os seus serviços. xi

17 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Processo de Planeamento da Firma O processo de planeamento da firma consiste em Marcel gastar um dia a reflectir sobre o ano anterior e a preparar um orçamento simples. O orçamento é geralmente baseado nos números do ano anterior ajustado dos ganhos e perdas conhecidos de clientes, e inclui também necessidades de capital, gastos com o pessoal e gastos de escritório. Uma vez que os concorrentes na cidade parecem estar a realizar menos trabalhos de auditoria e de revisão, Marcel vê isso como uma oportunidade de aumentar a sua quota do mercado de garantia de fiabilidade. Pensou registar-se no organismo regulador a fim de estar em condições de executar auditorias de entidades admitidas à cotação. Marcel geralmente discute o seu orçamento com Deborah e juntos planeiam os recursos humanos e outros recursos, tais como necessidades de equipamento e de mobiliário para o próximo ano. Recursos Humanos O processo de contratação é informal. Quando um dos membros do pessoal anuncia que vai deixar a firma, Marcel põe um anúncio no jornal local ou revê os currículos recentemente recebidos de pessoas à procura de emprego. Quando encontra um candidato, Marcel entrevista o indivíduo e depois toma uma decisão. Marcel tenta verificar as referências ou as qualificações dos candidatos, mas algumas vezes não conclui o processo devido a pressões de reuniões com clientes e dos trabalhos. Deborah auxilia Marcel na gestão do planeamento do pessoal quando surge um conflito e arranja trabalho para pessoal que não esteja ocupado. Uma vez que o pessoal júnior nunca fica na firma muito tempo, Marcel é relutante em gastar tempo e dinheiro na sua formação. Além disso, ele crê que o treino no terreno é o melhor treino. Adicionalmente, não executa com muita frequência avaliações de desempenho, e apenas retém breves notas em ficheiro para cada elemento do pessoal, com excepção da informação pessoal oficial necessária para preparar as declarações anuais de rendimento. Normas Profissionais Marcel está preocupado acerca das novas regras de independência. Ele receia que possam excluí-lo de executar alguns trabalhos de garantia de fiabilidade. Por exemplo, quando Deborah pôs em causa a independência da firma num novo trabalho de auditoria, Magnificent Dollar Stores (um negócio detido em parte pela cunhada de Marcel) ele respondeu Eu mal conheço a mulher. Não há qualquer ameaça. Marcel gasta o seu tempo gerindo ou atraindo clientes e, por isso, não se manteve actualizado com as novas normas profissionais tanto como gostaria. Ele acha que as novas normas são demasiado complicadas e consumidoras de tempo para os profissionais e os seus clientes compreenderem. Ele só a muito custo está actualizado em relação às alterações fiscais. Marcel confia plenamente em Deborah para assegurar que os dossiers dos trabalhos satisfazem as normas profissionais. Marcel tem resistido às novas tecnologias, mas após alguma pressão comprou recentemente computadores portáteis para Deborah e Bob que queriam começar a usar software de papéis de trabalho electrónicos. Os estudantes partilham um computador portátil. Marcel considerou tornar-se membro de uma associação local de pequenas firmas de auditoria que proporciona formação sobre as novas normas, mas ainda não teve tempo de a contactar e avaliar as vantagens e os custos associados à sua filiação. xii

18 Guia de Controlo de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequena e Média Dimensão Em resultado dos comentários recebidos durante a última inspecção à firma há dois anos, a M.M. comprou uma assinatura para acesso a materiais de uma biblioteca, incluindo um manual de auditoria e revisão que inclui exemplos de modelos normalizados. Apesar dos comentários negativos, a atitude de Marcel face à inspecção da firma é obter um suficiente para passar sem ter de realizar procedimentos adicionais que ele acha que só consumiriam o tempo limitado do seu pessoal que não resultaria na geração de honorários para a firma. Planeamento e Revisão dos Trabalhos Uma vez que Marcel conhece bem os clientes, entende que raramente são precisas reuniões de planeamento. A abordagem mais comummente usada na firma é simplesmente fazer o que foi feito no ano anterior. Marcel faz as revisões dos seus próprios trabalhos. A equipa de trabalho reúne com Marcel antes de começar o trabalho de campo. São obtidas cartas de compromisso, mas para os clientes existentes isso é feito geralmente depois do trabalho estar concluído. Na maioria das vezes são usados modelos normalizados. Espera-se que o pessoal faça o seu melhor para concluir o dossier e entregá-lo depois para revisão. Deborah revê o seu próprio trabalho, o de Bob e dos estudantes, antes de dar o dossier a Marcel para assinar. Marcel não está naturalmente inclinado para o trabalho paciente de rever dossiers e fica frustrado quando há demasiado papel no dossier. Ele gostaria de ter tempo para fazer revisões cuidadosas, mas algumas vezes o volume de papel que o pessoal coloca no dossier tornam essa tarefa demasiado consumidora de tempo. Após Marcel ter ouvido falar das novas normas de controlo de qualidade, pediu a Deborah para as estudar e fizesse um relatório com recomendações acerca do que a firma devia fazer. A única condição que lhe deu foi que as alterações deviam ser o mínimo necessário porque tendem a cortar as horas facturáveis. Deborah sente-se desconfortável com esta abordagem. Ela também sabe que a firma não tem um processo formal para determinar se, e quando, deve ser feita uma revisão do controlo de qualidade de um trabalho, mas está consciente que isso constitui apenas um componente dos requisitos das normas. xiii

19 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Glossário de Termos As definições apresentadas no Guia são as usadas no Código do IESBA, no Glossário de Termos e na ISQC 1 (incluídas no Manual das Normas Internacionais de Controlo de Qualidade, Auditoria, Revisão, Outros Trabalhos de Garantia de Fiabilidade e Serviços Relacionados de 2010 da IFAC). Tanto os sócios como o pessoal têm de conhecer estas definições. Data do relatório (em relação ao controlo de qualidade) A data escolhida pelo profissional para datar o relatório. Demonstrações financeiras 1 Uma representação estruturada da informação financeira histórica, incluindo notas relacionadas, destinada a comunicar os recursos económicos ou as obrigações de uma entidade numa determinada data ou as alterações neles ocorridas durante um período de tempo de acordo com um referencial de relato financeiro. As notas relacionadas compreendem geralmente um resumo das políticas contabilísticas significativas e outra informação explicativa. O termo demonstrações financeiras refere-se geralmente a um conjunto completo de demonstrações financeiras conforme determinado pelos requisitos do referencial de relato financeiro aplicável, mas também se pode referir a uma única demonstração financeira. Documentação do trabalho O registo do trabalho executado, dos resultados obtidos, e das conclusões a que o profissional chegou (algumas vezes é usado o termo papéis de trabalho ). Encarregados da governação A(s) pessoa(s) ou organização(ões) (por exemplo, um trustee empresarial) com funções de supervisão da direcção estratégica da entidade e pelas obrigações relacionadas com a responsabilidade da entidade em prestar contas pelos seus actos. Tal inclui a supervisão do processo de relato financeiro. Para algumas entidades em algumas jurisdições, os encarregados da governação podem incluir pessoal da gerência como, por exemplo, membros executivos de um órgão de gestão de uma entidade do sector privado ou público, ou um sócio-gerente. Entidade admitida à cotação Uma entidade cujas partes de capital ou instrumentos de dívida estão cotados ou admitidos à cotação numa bolsa de valores reconhecida, ou são transaccionados segundo os regulamentos de uma bolsa de valores reconhecida ou outro organismo equivalente. Entidade de interesse público (a) (b) Uma entidade admitida à cotação; e Uma entidade (i) definida por regulamento ou legislação como uma entidade de interesse público ou (ii) relativamente à qual é exigida por regulamento ou legislação que a auditoria seja conduzida cumprindo os mesmos requisitos de independência que se aplicam a auditorias de entidades admitidas à cotação. Tal regulamento pode ser promulgado por qualquer regulador relevante, incluindo um regulador de auditoria. 1 DefiniçãonoCódigodoIESBA:Umarepresentaçãoestruturadadainformaçãofinanceirahistórica,incluindonotasrelacionadas,destinadaa comunicarosrecursoseconómicosouasobrigaçõesdeumaentidadenumadeterminadadataouasalteraçõesnelesocorridasduranteumperíodode tempodeacordocomumreferencialderelatofinanceiro.asnotasrelacionadascompreendemgeralmenteumresumodaspolíticascontabilísticas significativaseoutrainformaçãoexplicativa.otermopodereferirseaumconjuntocompletodedemonstraçõesfinanceiras,mastambémsepode referiraumaúnicademonstraçãofinanceiracomoporexemploumbalanço,ouumademonstraçãoderendimentosegastos,easnotasexplicativas. xiv

20 GuiadeControlodeQualidadeparaFirmasdeAuditoriadePequenaeMédiaDimensão Equipa de garantia de fiabilidade (a) (b) Todos os membros da equipa de um trabalho de garantia de fiabilidade; Todos os outros que dentro da firma possam directamente influenciar o desfecho do trabalho de garantia de fiabilidade, incluindo: (i) Os que propõe a remuneração ou que fazem a supervisão, gestão ou qualquer outra fiscalização directa ao sócio responsável pelo trabalho de garantia de fiabilidade em conexão com o desempenho do trabalho de garantia de fiabilidade; (ii) Os que prestam consultoria para o trabalho de garantia de fiabilidade respeitante a assuntos técnicos, a transacções ou acontecimentos específicos ou do sector; e (iii) Os que fazem controlo de qualidade do trabalho de garantia de fiabilidade, incluindo os que realizam a revisão do controlo de qualidade do trabalho. Equipa de trabalho Todos os sócios e pessoal técnico que executem o trabalho, incluindo quaisquer indivíduos designados pela firma ou por uma firma da rede para executar procedimentos de auditoria nesse trabalho. Isto exclui um perito externo do auditor contratado por uma firma ou por uma firma da rede. Firma Um profissional individual, uma parceria ou sociedade ou outra entidade de auditores profissionais. Firma da rede Uma firma ou uma entidade que pertence a uma rede. Garantia razoável de fiabilidade (no contexto de trabalhos de garantia de fiabilidade, incluindo trabalhos de auditoria, e de controlo de qualidade) Um nível de garantia de fiabilidade alto, mas não absoluto. Independência (a) (b) Independência da mente o estado mental que permite a elaboração de uma opinião sem ser afectada por influências que comprometam o julgamento profissional, permitindo a um indivíduo actuar com integridade e ter objectividade e cepticismo profissional; e Independência na aparência o evitar factos e circunstâncias que sejam tão significativos que um terceiro razoável e informado, tendo conhecimento de toda a informação relevante, incluindo quaisquer salvaguardas aplicáveis, concluiria de forma razoável que foram comprometidas a integridade, a objectividade ou o cepticismo profissional da firma, ou de um membro da equipa de auditoria. Informação sobre o assunto em causa O desfecho da avaliação ou mensuração de um assunto em causa. É a informação sobre o assunto em causa acerca da qual o profissional recolhe prova apropriada e suficiente para proporcionar uma base razoável para expressar uma conclusão num relatório de garantia de fiabilidade. Inspecção (em relação ao controlo de qualidade) Em relação a trabalhos concluídos, procedimentos concebidos para proporcionar evidência do cumprimento pelas equipas de trabalho das políticas e procedimentos de controlo de qualidade da firma. xv

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