Manual de Controles Internos

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1 APRESENTAÇÃO Este Manual de Sistema de Controles Internos trata-se de um documento estabelecido pelo Conselho Monetário Nacional que reúne as políticas e os procedimentos institucionais da Corretora, serve como base e orienta a maneira como a Elite Corretora de Câmbio e Valores Mobiliários conduz suas atividades. Diante da importância deste documento uma das responsabilidades dos colaboradores da ELITE é agir de acordo com este Manual. O Manual representa uma chance renovada de familiarizar com os padrões de conduta que são esperados de todos na Corretora. Trata-se de um conjunto de políticas de conduta a respeito de questões-chave relacionadas à integridade para orientar na manutenção do compromisso ético da Corretora. Todos os Colaboradores devem se assegurar do completo conhecimento deste Manual do Sistema de Controles Internos e de todas as normas e regulamentações as quais a ELITE estará sujeita. Os procedimentos mencionados neste Manual do Sistema de Controles Internos fazem referências à normativa regulamentada pelos órgãos reguladores e fiscalizadores a que a Elite está inserida. Portanto, trata-se de um trabalho com o qual todos nós, Diretoria e Colaboradores deverão estar comprometidos e constantemente, aprimorando-os de modo que seja garantida a aplicação em sua plenitude. A Diretoria

2 INDICE HISTORICO DA ELITE 02 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES BASICAS 05 AUDITORIA 11 CANAIS DE COMUNICAÇÃO 13 ATUAÇÃO E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 15 REGISTRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS 17 RECURSOS HUMANOS 20 TERMO DE ETICA E RESPONSABILIDADE DE FUNCIONÁRIO 23 ETICA, CONDUTA E RELACIONAMENTO 26 CONTRATAÇÃO DE CLIENTES 29 PROCEDIMENTOS PARA ATUALIZAÇÃO CADASTRAL 35 PROCEDIMENTOS PARA CONTRATAÇÃO DE AAI 36 CÓDIGO DE ÉTICA E RESPONSABILIDADE AAI 37 GESTÃO FINANCEIRA TESOURARIA 39 CUSTODIA E LIQUIDAÇÃO OPERACIONAL EM BOLSAS 40 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 45 OUVIDORIA 49 PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO 58 LIMITES OPERACIONAIS 67 OPERAÇÕES NA BM&F 68 OPERAÇÕES NA BOVESPA 70 OPERAÇÕES EM CLUBES 72 OPERAÇÕES EM FUNDOS 74 OPERAÇÕES EM RENDA FIXA 76 OPERAÇÕES EM TESOURO DIRETO 78 IDENTIFICAÇÃO E GERENCIAMENTO DE RISCO 79 GERENCIAMENTO DE RISCO DE CREDITO 83 GERENCIAMENTO DE RISCO DE MERCADO 86 GERENCIAMENTO DE RISCO OPERACIONAL 89 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DE RISCO OPERACIONAL 94 MONITORAÇÃO E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 99 SUITABILITY 101 TERMO DE OCORRÊNCIA 104 ORGANOGRAMA 105 2

3 Nome da Instituição HISTORICO DA ELITE ELITE Corretora de Câmbio e Valores Mobiliários Ltda. Data da Fundação 28/05/83 Sede Social PRAÇA PIO X N.º 55 11º ANDAR RIO DE JANEIRO RJ. Composição Societária Atual FLÁVIO SNELL MARCELO MASSUD ELITE Assessoria e Consultoria Ltda. OTTO DOS SANTOS SÉRGIO MOREIRA FRANCO LEONARDO DE AQUINO LEITE A Sociedade será gerida e administrada, independente da prestação da caução, pelos Senhores: Otto dos Santos - Diretor; Nelson Medaber - Diretor; Data de Ingresso na Bolsa de Valores 28/05/83 Capital Social Constante nos Balanços Semestrais Vinculações com a Bovespa CORRETORA REGIONAL Participação em Associações de Classe SINDICOR (SINDICATO DAS CORRETORAS). 3

4 ANBIMA Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais. ANCORD Associação Nacional das Corretoras e Distribuidoras de Títulos e Valores Mobiliários, Câmbio e Mercadorias REPRESENTAÇÃO JUNTO AO MERCADO Diretor Responsável pelo Mercado de Ações: Otto dos Santos 4

5 Do Grupo Diretivo ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES BÁSICAS Administração das atividades da Elite CCVM, orientando-as para consecução dos objetivos e metas estabelecidas. Definição de Políticas de relacionamento com o mercado, que evidenciem a efetividade dos padrões éticos. Estabelecimento da Política comercial das operações da Elite CCVM, em conjunto com os Diretores responsáveis pelas operações de São Paulo e do Rio de Janeiro. Estabelecimento dos limites de risco das operações dos clientes, em conjunto com os demais Diretores. Gestão do Sistema de Controles Internos, no que tange a: Manutenção de uma estrutura de controles internos que propicie a melhoria contínua dos processos; Incentivo da promoção junto aos funcionários, de uma cultura organizacional que demonstre a importância da adoção do Sistema de Controles Internos; Designação de Auditores Internos para o SCI; Definir, a seu critério, auditorias internas adicionais em processos específicos, independente dos prazos normais previstos para sua execução; Acompanhamento da execução de auditorias internas; Adoção das providências decorrentes dos Relatórios dessas auditorias; Designação do Gestor responsável por Controles Internos. Da Auditoria Interna (Terceirizada) Execução de auditoria no Sistema de Controles Internos da Elite CCVM, com emissão de relatórios, no mínimo semestrais, verificando: A eficácia dos controles; A efetividade dos pontos de controle; Nível de aderência entre o praticado e o oficializado através de Instrumentos Normativos; Cumprimento de: Limites estabelecidos; Leis e regulamentos aplicáveis; A efetividade das soluções adotadas para correção de desvios. Recomendação de pontos de controles mais eficazes. Reporte e verificação da eficácia das ações corretivas decorrentes dos problemas verificados em seus trabalhos ao Grupo Diretivo. 5

6 Da Assessoria Jurídica Representação da Elite CCVM junto às entidades da Administração Pública ou de Empresas privadas, autarquias e fundações, para resolução de questões jurídicas que afetam ou possam afetar os interesses da Instituição. Avaliação técnica de minutas de contratos de diversas modalidades, sugeridas pelas áreas da Elite CCVM, efetuando ajustes em seus conteúdos, para que possam garantir os interesses da Instituição. Acompanhamento e defesa de processos, em benefício da Elite CCVM, nas Juntas de Conciliação e Julgamento, Varas Federais, Estaduais e Tribunais existentes, elaborando petições, memoriais e sustentações orais, perante órgãos do Poder Judiciário. Elaboração das convocações de Assembléia dos acionistas, sua secretaria e elaboração das respectivas Atas. Divulgação das informações que afetam as atividades da Elite CCVM, fazendo com estas sejam recebidas pelas respectivas áreas / colaboradores. Da Gestão de Controles Internos Acompanhamento do Sistema de Controles Internos, avaliando e promovendo ações para corrigir os eventuais desvios, de forma a manter a sua aderência às normas e regras. Administração do Sistema Normativo, no que tange a: Análise das alterações, incluindo as que envolvam a Estrutura Organizacional da Elite CCVM, verificando e planejando as ações provenientes dos eventuais impactos no Sistema de Controles Internos; Administração do processo de apreciação de documentos; Distribuição e arquivamento dos Instrumentos Normativos. Da Diretoria de Gestão de Recursos de Terceiros Estabelecimento da Política comercial dos investimentos relativos à Administração de Carteiras (Administradas e Individuais) e aos Fundos e Clubes de Investimento, em conjunto com o Grupo Diretivo. Execução das operações conforme parâmetros definidos. Manutenção dos investimentos, de acordo com os parâmetros contratados com os clientes das Carteiras Individuais. Da Área Tecnologia da Informação Avaliação, homologação e instalação de hardware e de software. 6

7 Desenvolvimento, implantação, manutenção, documentação e processamento de sistemas. Administração e suporte técnico de hardware e de software. Administração da biblioteca de fontes. Garantia de conformidade dos serviços de informática aos padrões estabelecidos. Acompanhamento da implantação e implementação de ações que visam melhorar a segurança dos bens de informação. Elaboração e execução do Plano de Contingência Operacional. Administração de serviços / recursos humanos de informática terceirizados. Da Tesouraria Efetivação de Depósitos, DOCs, TEDs, Ordens de Pagamento e Transferência de Numerário envolvendo direitos e obrigações da Elite CCVM. Elaboração e divulgação à Gerência Financeira, do Fluxo de Caixa e demais informações adicionais. Disponibilização das sobras de Caixa para aplicação. Disponibilização para a área de Operações RJ/SP, de informações para captação e/ou aplicação de recursos financeiros próprios. Controle e Pagamento de todos os compromissos da Elite CCVM. Registro de todas as operações da Elite CCVM na CETIP ou SELIC. Acompanhamento da efetivação dos débitos e créditos das operações efetuadas. Liquidação financeira de todas as operações da Elite CCVM. Controle financeiro dos Fundos e Clubes de Investimentos da Elite CCVM. Da Contabilidade Contabilização das operações, preparação de Demonstrações Financeiras e recolhimento das obrigações fiscais. Controle e contabilização de todas as obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Revisão mensal da adequação do resultado das operações. Disponibilização ao Banco Central, dos dados e relatórios estabelecidos em normativos. 7

8 Arquivo de toda documentação envolvida com estas obrigações. Realização e manutenção do inventário de bens, inclusive os de informação. Da Gerência Administrativa Administração das atividades relacionadas à contabilização dos eventos, recursos humanos e demais serviços administrativos da Elite CCVM. Elaboração relatórios gerenciais relativos às operações efetuadas. Recrutamento e seleção de pessoal. Registro e envio das informações para processamento na área de Recursos Humanos, das movimentações e ocorrências de pessoal da Elite CCVM relativo aos colaboradores do Rio de Janeiro e São Paulo (transferências, demissões, férias, promoções, alterações de salário etc.). Dos Recursos Humanos Efetivação de processos de recrutamento e seleção de pessoal, adequados ao nível do cargo requerido. Levantamento das informações pessoais dos candidatos, dentro do processo seletivo. Controle e registro de todas as movimentações da vida profissional do colaborador que resultem em alterações contratuais. Cumprimento de todos os encargos trabalhistas em dia. Do CPD Processamento Manutenção da confiabilidade da posição do cliente. Especificação do comitente nos sistemas internos. Emissão de Notas de Corretagem. Controle dos Mapas e Relatórios. Emissão de relatórios contábeis. Dos Serviços Gerais Responsável pelas compras de papelaria, suprimentos para informática, telecomunicações, limpeza, descartáveis, materiais de manutenção em geral. Responsável pela supervisão de todos os trabalhos que envolvam mão de obra terceirizada, tais como elétrica, hidráulica, etc. 8

9 Da Diretoria Comercial Captação de novos clientes. Dos Agentes Autônomos RJ/SP Fomento dos negócios da ELITE CCVM, através de contatos com clientes. Efetivação das operações de prestação de serviços do mercado financeiro, dentro dos limites estabelecidos e de acordo com a orientação de sua respectiva Diretoria. Solicitação aos clientes, da documentação necessária às operações, esclarecendo dúvidas e prazos. Da Diretoria Operacional Estabelecimento da Política comercial das operações da Elite CCVM, exceto para Fundos de Investimento, em conjunto com o Grupo Diretivo. Estabelecimento dos limites de risco das operações dos clientes, em conjunto com os demais Diretores. Das Gerências de Operações RJ/SP Coordenar as atividades da Mesa de Operações, de acordo com as orientações recebidas da sua Diretoria. Coordenação dos Operadores na mesa. Definição das prioridades para as operações dentro dos padrões estabelecidos. Acompanhamento da vida da operação. Do Departamento Técnico Acompanhamento gráfico e de dados (balanços, planos disponibilizados pelas Empresas, notícias de imprensa etc.) das Empresas cotadas em Bolsa ou em vias de abertura de capital. Avaliação econômico-financeira de Empresas e estudos de viabilidade de negócios. Análise técnica, econômica e de oportunidades de investimentos. Da Gerência de Custódia Movimentação da Custódia dos clientes. Realização do fechamento e abertura da custódia no Sistema Sinacor. Acompanhamento e conferência da movimentação dos títulos e ativos depositados como garantia. 9

10 Acompanhamento e conferência da movimentação dos títulos e ativos depositados como garantia. Realização dos trâmites junto aos Custodiantes e Bolsa de Valores. Da Área de Ouvidoria Recepção das informações relativas a eventuais não conformidades na adequada prestação de serviços da ELITE e na Transferência de suas tecnologias, produtos e processos; Apurar a sua fundamentação e buscar solução, caso necessário, garantindo o direito de resposta ao cliente. Coleta, análise e interpretação dos dados necessários ao processamento das informações recebidas. Acompanhamento até a solução final das informações (denúncias, reclamações, sugestões, opiniões, perguntas ou elogios) consideradas pertinentes. Registrar e repasse, a quem de direito, das informações recebidas dos clientes. 10

11 CRITÉRIOS BÁSICOS Do Planejamento e escopo AUDITORIA O Planejamento da Auditoria é feito entre a Empresa de Auditoria Independente, e o Gestor do Sistema de Controles Internos da Sociedade Corretora, estabelecendo: a) áreas a serem auditadas; b) objetivo e finalidade da auditoria; c) designação do auditor; d) elementos aplicáveis do SCI; e) períodos previstos para realização da auditoria. A auditoria interna do SCI, terá como escopo: a) verificar a adequação e conformidade ao Sistema Normativo implementado; b) determinar a eficácia do SCI implementado, em alcançar os objetivos de Controle Interno especificados; c) propiciar oportunidades de melhorias para o SCI. Da Periodicidade Por determinação do Conselho Monetário Nacional as auditorias serão realizadas semestralmente, sendo que os processos de maior risco, a critério da Diretoria, poderão ser auditados em menor prazo. Do Acompanhamento Deverão ser realizadas atividades de acompanhamento das auditorias pelo Diretor com responsabilidade pelos Controles Internos e pela Diretoria, contemplando: a) a análise do Relatório de Auditoria; b) a manifestação dos responsáveis pelas áreas, a respeito de deficiências constatadas, acompanhadas de cronograma para saneamento; c) a eficácia das medidas adotadas em relação às atividades que apresentaram deficiências. Da Designação do Auditor A auditoria é realizada por empresa de Auditoria Independente contratada pela diretoria da Corretora. Da Preparação da Auditoria Caberá ao Gestor com responsabilidade pelos Controles Internos, sob orientação da Diretoria, preparar reunião com o auditor, para a discussão / elaboração do plano de auditoria, considerando aspectos relativos a: a) atividades/áreas a serem auditadas; 11

12 b) notificação às áreas afetadas; c) estudo da documentação aplicável; d) cronograma; e) logística; f) preparação de lista de verificação, a critério do auditor responsável. Da Condução da Auditoria No início dos trabalhos, o auditor preparará e conduzirá uma reunião de préauditoria juntamente com a equipe responsável pela execução da atividade ou operação a ser auditada. Deverá, também, entregar solicitação de documentos necessária ao desenvolvimento dos trabalhos. Na execução dos trabalhos, o auditor assegurará que as circunstâncias que envolvem qualquer constatação serão levadas ao conhecimento do auditado. Todas as constatações serão claramente relacionadas aos requisitos estabelecidos pelo SCI e normas aplicáveis. As não conformidades e observações de auditoria estabelecerão: Requisito do SCI afetado; Qual a violação constatada; Ao final dos trabalhos, em reunião de encerramento, serão expostas as constatações e esclarecidas as dúvidas que possam comprometer o tratamento das exceções e os problemas constatados durante a auditoria interna. Relatório Final de Auditoria Será apresentado aos envolvidos os resultados da auditoria com conhecimento formal, mediante emissão do Relatório de Auditoria do SCI. Nesse relatório serão registrados os resultados obtidos pela condução das auditorias dos controles na organização. O Diretor de Risco e Controles Internos deverá distribuir o Relatório de Auditoria para: os responsáveis das áreas afetadas; a Diretoria. Esse relatório deverá ficar à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo de 5(cinco) anos, juntamente com as manifestações a respeito feitas pela Diretoria previstas no item acima. PONTOS DE CONTROLE Das Atividades Planejamento das atividades de auditoria interna. Relatório de Auditoria. Acompanhamento das ocorrências apontadas. Manifestação dos gestores das áreas quanto às providências adotadas. 12

13 CRITÉRIOS BÁSICOS CANAIS DE COMUNICAÇÃO Da Recepção, Análise e Distribuição das Informações Ao receber a informação divulgada por qualquer órgão, seja ele regulador ou não, as áreas listadas ao final terão a incumbência de centralizar o recebimento dessas informações, analisar o seu conteúdo, no sentido de identificar os impactos nas atividades da ELITE. Destacarão os assuntos e providenciarão cópias ou enviarão via do material analisado, às áreas/colaboradores envolvidos no assunto. Se houver ações da ELITE para atender alguma Norma / Regulamentação externa, datas previstas para sua implementação serão negociadas entre os envolvidos. As informações externas (Internet, redes públicas e/ou privadas), serão acessadas pelo receptor da informação, com o objetivo de capturar aquelas relevantes para a ELITE. Os mesmos critérios serão adotados para as informações internas da ELITE, ou seja, a área receptora enviará o material diretamente para os envolvidos, preferencialmente por meio eletrônico. Ouvidoria A Ouvidoria constitui um canal de mediação eficaz e imparcial, entre o nosso Cliente e a Corretora. A Ouvidoria não substitui nossos canais de comunicação existentes, que permanecem ativos e disponíveis aos nossos Clientes. A Ouvidoria foi criada especificamente para atendimento de reclamações formais sobre problemas com nossos serviços e atendimento. Podendo ser contatar diretamente através do nosso , somente para registros de reclamações. Através deste atendimento, será aberto um numero de protocolo, e retornando com o esclarecimento da reclamação dentro do menor prazo possível. O andamento da reclamação poderá ser consultado, a qualquer momento, com o numero do protocolo entregue. Das Responsabilidades Específicas As seguintes áreas são as responsáveis pelo tratamento das informações específicas: Origem / Destino BM&FBovespa Área Responsável Diretoria Comercial/Jurídico/Contabilidade 13

14 Bacen/Unicad Diretoria Administrativa Financeira /Jurídico CVM/ Legislação Diretoria Comercial/Jurídico Sisbacen/Oficios Judiciais e Legislação Diretoria Administrativa Financeira/Jurídico Sisbacen/Correio e Legislação Diretoria Administrativa Financeira/Jurídico Secretaria da Receita Federal Diretoria Adm Fin/Jurídico/Contabilidade Correspondência Gerencia administrativa/cpd Correspondência Física Gerencia administrativa Ancord Diretoria Comercial/Jurídico 14

15 OBJETIVOS E METAS ATUAÇÃO E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A ELITE tem como meta principal, o assessoramento personalizado e eficiente com ênfase na segmentação de Pessoas Físicas e Jurídicas, Instituições Financeiras, Clientes Institucionais e clientes não residentes, estando na segmentação de Pessoas Físicas e Jurídicas a maior concentração de seus clientes. Para que isso seja possível, conta com quadro de pessoal estável, treinado e altamente capacitado para proporcionar sempre um melhor atendimento, tendo como objetivo a satisfação de seus clientes, em conformidade com a evolução do mercado. Atuando como membro na BM&FBOVESPA e por intermédio de Correspondentes, a ELITE através de seus profissionais certificados e integrados às operações da corretora, proporciona a seus clientes a eficiência, qualidade e confiabilidade indispensáveis ao mercado acionário em todos os seus segmentos. A definição e divulgação dos objetivos e metas dão o foco que os controladores/administradores desejam que seja observado para toda a Instituição. Os objetivos e metas e o papel de cada um deve ser conhecido, permitindo que a estrutura organizacional adequada seja alcançada com sinergia entre todos colaboradores na busca dos resultados esperados. Trabalhar em conformidade com normativos internos e com regulamentações externas, melhorar continuamente os processos realizados na ELITE de modo a garantir a manutenção das parcerias de negócios com os Clientes, o retorno adequado aos Acionistas e a satisfação dos Colaboradores. Em um mercado altamente competitivo, a velocidade na mudança da economia e da tecnologia representa desafios permanentes para o desempenho das organizações. O sucesso do passado não garante a sobrevivência do presente e muito menos do futuro. São divulgados informalmente a todos os colaboradores da Instituição, informando-os quanto à sua importância e necessidade de torná-los efetivos, levando ao alcance e a condução das atividades na busca dos objetivos e metas, buscando de todos os colaboradores melhor definição de conceitos e valores que possibilitem parâmetros para o desenvolvimento de sua Cultura Organizacional. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A Elite ao longo de 2013, deve buscar contratar colaboradores para as áreas que julgamos carentes e estes profissionais devem estar em linha com as premissas a serem adotadas. 15

16 Sendo assim, para perseguirmos os objetivos descritos, julgamos que as áreas Comercial, Produtos Estruturados e Tecnologia da Informação podem receber novos profissionais. Crescendo a equipe, adotando a nova postura internamente, esperamos nos primeiros 12 meses seguintes a tudo implantado, crescer 50% o número de clientes ativos. Reavaliaremos todas as medidas adotas e seus respectivos resultados após este prazo. A área de Produtos Estruturados, em parceria com a área Comercial, deverá desenvolver amplo leque de oportunidades de investimentos: em renda variável (segmentos Bovespa e BM&F), em renda fixa (Tesouro Direto, BTC, fundos próprios e de terceiros), em produtos imobiliários (FIIs, CRIs, LCIs), em câmbio (Travel Money para PF), através de parcerias com terceiros e/ou com equipe interna. A ideia é atender de forma personalizada nossos clientes, graças não só aos produtos que teremos mas, principalmente, aos profissionais que pretendemos ter: certificados e treinados para oferecer os produtos adequados ao perfil de investimento de nossos clientes. O Plano Elite 100, devido ao advento do PQO Programa de Qualificação Profissional, admite termos novas filiais e até mesmo, eventualmente, escritórios de Agentes Autônomos de Investimentos em determinadas regiões de nosso país. Isto desde que os Agentes Autônomos tenham reputação comprovadamente ilibada e que as instalações estejam de acordo com o descrito no PQO - Roteiro Básico. Em 2013 proporemos, inclusive, a outras corretoras com atuação regional fora do eixo RJ-SP, onde não temos presença relevante, o modelo de partnership. Uma vez que haja resultados concretos para os desafios propostos, ofereceremos aos talentos, com o intuito de retê-los, a oportunidade de serem sócios de nosso negócio. Como dito, sempre levando em conta a meritocracia. Avaliaremos constantemente como melhor divulgar o nome da Elite, e seus projetos, junto aos veículos de comunicação e aos nossos clientes e colaboradores. 16

17 CRITÉRIOS BÁSICOS Da Contabilização REGISTRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS A escrituração obedece ao regime de competência, sendo realizada mediante a utilização de documentos hábeis. A Contabilidade efetua os registros dos fatos contábeis da Corretora ELITE, com a observância da legislação atual, e de acordo com os critérios do Plano Contábil das Instituições Financeiras COSIF e do Manual de Normas e Instruções MNI. No Sistema Financeiro brasileiro, além das normas e princípios técnicos de contabilidade, devem-se observar as normas de funcionamento editadas pelo Banco Central e Comissão de Valores Mobiliários. A escrituração deverá ser completa, mantendo-se em registros permanentes todos os atos e fatos administrativos que modifiquem ou venham a modificar sua composição patrimonial. O simples registro contábil não constitui elemento suficientemente comprobatório, devendo a escrituração ser fundamentada em comprovantes hábeis para a perfeita validade dos atos e fatos administrativos. Da Contabilidade A par das disposições legais e das exigências regulamentares especificas a escrituração, deve-se observar ainda, os princípios fundamentais de contabilidade, cabendo a Instituição: Adotar métodos e critérios uniformes no tempo, sendo que as modificações relevantes devem ser evidenciadas em notas explicativas, quantificando, quando aplicável, os efeitos nas demonstrações financeiras; Registrar as receitas e despesas no período em que elas ocorram e não na data do efetivo ingresso ou desembolso, em respeito ao regime de competência; A Contabilidade é responsável junto à Lei das S/As, ao Conselho Regional de Contabilidade e ao Banco Central etc., pela fidedignidade das Demonstrações Financeiras, cujo descumprimento sujeitará a sanções legais. É responsável por conciliar, entre outras, as seguintes contas ou grupos contábeis: Bancos; Contas a receber; Outros Valores e Bens; Contas do Ativo Imobilizado; Contas de Investimentos Permanentes; Contas do Diferido; Fornecedores; Contas a Pagar em Geral; 17

18 Impostos todos (IR, CS, IRRF, PIS, COFINS, etc.); Resultado de Exercícios Futuros; Contas do Patrimônio Líquido; Contas de Resultado. Das Atividades Dentre as atividades, destacamos as seguintes: Lançamento e conferência de todos os documentos relativos ao funcionamento da Corretora. Controle e recolhimento dos impostos, contribuições e encargos previdenciários, preparando os documentos e ordens de emissão de pagamentos, observando os vencimentos dessas obrigações. Após o pagamento os mesmos são arquivados. Fechamento do Balancete Mensal, após efetuadas as devidas conciliações em todas as contas ativas e passivas. Conciliação das Contas Correntes dos Clientes que permanecerem com saldos em aberto no último dia de cada mês, verificando a veracidade dos saldos e confirmando se estão de acordo com os valores correspondentes nas áreas de Liquidação de Bolsas e Custódia. Apuração e recolhimento do Imposto de Renda e da Contribuição Social (os quais são sempre devidamente conferidos pela empresa de auditoria Independente) Apuração da Receita que servirá de Base de Cálculo (conforme planilha emitida pelo Banco Central do Brasil) para recolhimento do Programa de Integração Social - PIS e Contribuição ao Finsocial COFINS. Registro na Junta Comercial do Livro Diário. Realização mensal das Provisões de Férias e Décimo Terceiro Salário do pessoal, bem como os devidos encargos sociais correspondentes. Elaboração e encaminhamento à Receita Federal da D.C.T.F. (Declaração de Créditos Tributários Federais) e do DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais). Preparação e envio das Informações Financeiras Trimestrais IFT ao Banco Central do Brasil, a qual deve ser devidamente revisada por Auditoria Independente. Realização do encerramento do Balanço Semestral e Anual, com as efetivas transferências das contas de Resultado. Preenchimento e entrega a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ); Preenchimento e entrega a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF); 18

19 Analise das alterações da legislação tributária, em constante mutação, com o objetivo da correta apuração do Lucro Real e a conseqüente carga de impostos e contribuições, evitando-se dessa forma o recolhimento indevido ou a autuação fiscal; Estudo a melhor forma de tributação do Imposto de Renda, verificando com antecedência a legislação pertinente. Da Segregação de Funções As atividades de registros, análises e verificações contábeis serão executadas por colaboradores diferentes daqueles envolvidos nos negócios e no relacionamento com clientes.. 19

20 RECURSOS HUMANOS CRITÉRIOS BÁSICOS Do Planejamento da Contratação Toda necessidade de contratação será criteriosamente analisada, no sentido de verificar se não há possibilidade de aproveitamento interno de recursos. Esgotada essa possibilidade, a área solicitante definirá os dados relativos ao cargo solicitado, quanto a: Requisitos técnicos; Perfil desejado do colaborador a ser contratado. Definirá também, o tipo de vínculo que o mesmo terá com a ELITE, podendo ser: Com vínculo empregatício (empregados); Sem vínculo empregatício (terceiros): - Temporário; - Autônomo; - Contratado. Não serão terceirizados os serviços relacionados aos cargos de confiança da ELITE. Do Recrutamento e Seleção Os candidatos, cujos currículos foram selecionados em primeira instância, serão chamados para darem início ao processo de seleção. Os candidatos serão encaminhados para as entrevistas, cabendo ao responsável pela solicitação do recurso, a palavra final sobre a aprovação ou não do candidato. O candidato selecionado será encaminhado para as seguintes providências: Exame médico (para os colaboradores com vínculo empregatício); Obtenção da documentação necessária para a contratação. Da Contratação De posse do exame médico e de toda documentação solicitada pela ELITE, será feita a devida formalização da contratação com o respectivo colaborador. Após a devida formalização da contratação, ou seja, apto clinicamente e registro em carteira (com vínculo empregatício) e assinatura do Termo de Responsabilidade, ou contrato assinado (sem vínculo empregatício) o colaborador será liberado a assumir suas atividades dentro da ELITE. Deverão, ainda, serem rigorosamente atendidas às normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho e do Emprego. 20

21 Do Controle das Movimentações Toda alteração na vida profissional do colaborador dentro da ELITE será controlada, de forma a manter adequado o contrato entre as partes, firmados com empregados ou com prestadores de serviço. Os controles e registros serão efetuados pelas áreas responsáveis pela administração do contrato, dependendo do processo envolvido: Responsável por Recursos Humanos: Admissão; Transferência de área; Alterações abrangendo cargo, remuneração e benefícios; Férias; Afastamento (por licenças médicas/maternidade etc.); Desligamento. Essa documentação será arquivada junto com o respectivo contrato com do colaborador. Área de Contabilidade: Comunicações das admissões e desligamentos ao Ministério do Trabalho e Emprego; Cálculos das obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias envolvidas. Treinamento Da Identificação da Necessidade As necessidades de treinamento serão identificadas quando a ELITE julgar conveniente preparar o colaborador para desempenhar adequadamente as atividades a ele confiadas. A identificação da necessidade de treinamento poderá ocorrer quando: Da admissão do empregado; Da alteração do cargo (ex: promoção) e das funções do empregado; Na implantação e implementação de novas sistemáticas de trabalho; Na informação ao colaborador das regras e princípios da ELITE. Será dada preferência para que o treinamento seja ministrado por Instrutor Interno. PONTOS DE CONTROLE Das Atividades Formalização da contratação de colaboradores (registro em carteira e contratos assinados). 21