REGRAS, PROCEDIMENTOS E CONTROLES INTERNOS

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1 REGRAS, PROCEDIMENTOS E CONTROLES INTERNOS Banco Sumitomo Mitsui Brasileiro S.A 1

2 1. SUMÁRIO Em atendimento a Instrução CVM nº 558, o Banco Sumitomo Mitsui Brasileiro S.A. (doravante denominado simplesmente SMBCB ) estabelece neste documento, regras, procedimentos e controles internos adequados, consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações realizadas, que garante à atividade de administração de carteira, o permanente atendimento às normas, políticas e regulamentações vigentes, e aos padrões ético e profissional. 2. RESPONSABILIDADES A implementação e cumprimento do presente documento estão sob a responsabilidade do Diretor estatutário responsável pelo Corporate Affairs & Compliance Dept., o qual, dentre outras atribuições, é o responsável por: I. Assegurar que os funcionários atuem com imparcialidade na condução de suas atividades, em linha com o código de ética, normas aplicáveis, políticas e controles internos vigentes; II. Zelar pelo cumprimento da lei e de todas as normas e regulamentos que pautam a atividade do SMBCB; III. Assegurar a adequação das normas e regulamentos internos às alterações da legislação aplicável em vigor; e Incumbe à Diretoria do SMBCB a aprovação desta Política e a promoção de elevados padrões éticos, de integridade e de uma cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os funcionários, a importância dos controles internos e o papel de cada um no processo. É dever de todos os funcionários, contribuir para a adequação, fortalecimento e o funcionamento do Sistema de Controles Internos do SMBCB, buscando mitigar os riscos, disseminar a cultura de controles e a manutenção da conformidade dos processos. 3. APLICABILIDADE DAS REGRAS, PROCEDIMENTOS E CONTROLES INTERNOS Este documento aplica-se a todos os funcionários do SMBCB, especialmente, mas não limitadamente, àqueles que, por meio de suas relações ou funções ligadas à administração de carteiras de valores mobiliários, tenham ou possam vir a ter acesso a Informações Confidenciais ou Informações Privilegiadas de natureza financeira, técnica, comercial, estratégica, negocial ou econômica, dentre outras. Todos os funcionários do SMBCB que desempenhem funções ligadas à administração de carteiras de valores mobiliários devem estar cientes de que qualquer violação dos teores deste documento pode resultar em ação disciplinar. 2

3 É dever de todo funcionário do SMBCB, informar sobre violações ou possíveis violações dos princípios, normas e políticas do SMBCB, de maneira a preservar os interesses dos clientes, bem como zelar pela reputação do SMBCB. OBJETIVO A finalidade desse documento é: Estabelecer orientações e procedimentos para adequar as condutas dos funcionários no desempenho de funções ligadas direta e indiretamente à administração de carteiras de valores mobiliários para cumprimento da Instrução CVM nº 558; Zelar pela implantação de um sistema de controles internos adequados aos riscos de negócio do SMBCB, a fim de proporcionar segurança razoável na administração de valores mobiliários e maior confiabilidade aos acionistas e clientes. Prevenir, disciplinar, administrar conflito de interesses e reprimir violações às regras; Certificar de que as operações, procedimentos e sistema de controles internos estejam em acordo com as normas vigentes, evitando a exposição do SMBCB aos riscos legais; Manter a Diretoria do SMBCB ciente a respeito da aderência das regras, procedimentos e controles internos na prestação de serviço de administração de recursos e valores mobiliários, e em caso de eventuais deficiências identificadas, informar a respeito dos planos de ação e cronogramas de saneamento, através de relatório específico elaborado pelo Corporate Affairs & Compliance Dept. SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS O sistema de Controles Internos do SMBCB abrange: I. A estrutura organizacional do SMBCB está devidamente estabelecida garantindo de forma apropriada a segregação de funções, de modo a mitigar atribuições de responsabilidades conflitantes e monitorar adequadamente áreas identificadas como de potencial conflito; II. Procedimentos de duplo controle, onde nenhum funcionário, independente da posição, título ou função pode processar individualmente uma transação do seu início à conclusão; bem como, quando da condução das atividades devem ser observadas a necessidade de dupla checagem; III. Meios de identificar e avaliar fatores internos e externos que possam afetar adversamente a realização dos objetivos da Instituição; IV. A existência de processos que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso a confiáveis, tempestivas e compreensíveis informações consideradas relevantes para suas tarefas e responsabilidades; V. A contínua avaliação dos diversos riscos associados às atividades do SMBCB; e VI. O acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a que se possa avaliar se os objetivos do SMBCB estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como a assegurar que quaisquer desvios possam ser prontamente corrigidos; 3

4 Realização de testes de aderência no sistema de controles internos da administração de carteiras, em conformidade com as politicas do SMBCB, para averiguar se os procedimentos estão aderentes à regulamentação da CVM e alinhados as melhores práticas de Governança Corporativa; Procedimentos para assegurar o cumprimento dos requerimentos regulatórios por todos os departamentos responsáveis, dentro dos seus respectivos prazos; Procedimentos para assegurar que as reclamações dos clientes, recebidas por meio do canal da Ouvidoria, no que tange a administração de carteiras de valores mobiliários, são devidamente tratadas de acordo com as normas vigentes; Procedimentos que conferem aos processos a mitigação de riscos que envolvem a administração e gestão de recursos de valores mobiliários devidamente identificados, avaliados, mitigados, monitorados e reportados. Processos para identificar, mensurar, monitorar, controlar, mitigar e reportar exposições a risco de segurança da informação; Controles para assegurar a existência de atribuição de responsabilidade no direcionamento de demandas, observada a estrutura hierárquica estabelecida pelo SMBCB, garantindo a apropriada segregação de funções, na administração de perfis e usuários de sistemas, de modo a eliminar atribuições de responsabilidades conflitantes; Plano de contingência e continuidade de negócio, bem como plano de abandono e segurança física e do ambiente, em linha com a estratégia de negócio; Norma de uso e monitoramento de , internet, garantindo a confidencialidade, integridade e segurança, sigilo de informações trocadas internamente no SMBCB e com terceiros; Treinamentos e informações suficientes de forma a garantir a boa prática de segurança da informação, bem como treinamentos necessários à disseminação da cultura de contingência no SMBCB com testes periódicos para avaliação da eficácia do Plano de Continuidade dos Negócios no SMBCB; Gerenciamento do fluxo de mudanças no ambiente de Tecnologia de Informação, bem como processos de avaliação de requisitos de segurança; e Controles e processos que garantem que os telefones das áreas de negócio, onde são realizadas operações nos mercados financeiros e ligações para clientes, sejam realizadas através de ramais gravados; Estrutura de auditoria interna que proporciona análises, recomendações e comentários objetivos acerca das atividades examinadas na prestação de serviço de administração de recursos de carteiras de valores mobiliários, certificando de que as responsabilidades pela administração de carteiras de valores mobiliários, pela distribuição de cotas de fundos, pela atividade de administração fiduciária, pelo cumprimento e regras, procedimentos e controles internos, pela gestão de risco foram devidamente atribuídos em conformidade com a legislação vigente; Estrutura para verificação independente de forma a assegurar que a prestação de serviço de administração de carteiras de valores mobiliários mantém recursos humanos e computacionais adequados ao porte e à área de atuação do SMBCB; Estrutura para verificação independente de forma a assegurar que os sistemas de controle utilizados na administração de carteiras de valores mobiliários estão em 4

5 conformidade com o disposto neste documento, aderentes às normas e políticas do SMBCB e em conformidade com a regulamentação vigente; Verificação independente do regulamento do fundo de investimento de forma a assegurar que está sendo cumprido fielmente pela gestão e administração de carteira de valores mobiliários do SMBCB; Estrutura de Risco, o Risk Management Dept., com políticas, procedimentos e sistemas para o monitoramento e controle de risco de crédito, de liquidez e de mercado dos fundos de investimento consistentes ao regulamento do fundo e regulamentação vigente; Processos que garante que eventual ocorrência de violação do regulamento do fundo de investimento é reportada para a CVM, conforme legislação vigente; Processos que garantem que a Política de Rateio e Divisão de Ordens está sendo observada na sua integra pelos funcionários do SMBCB que direta ou indiretamente exerçam atividades voltadas à administração de valores; Testes periódicos que garantem a segurança dos sistemas de contabilidade e gerenciamento de riscos; Procedimentos que asseguram que o perfil de investidor, o cadastro, os documentos de adesão e a ciência de risco de clientes investidores dos fundos de investimento administrados pelo SMBCB estão em conformidade com a legislação em vigor; Controles e verificações independentes periódicas que garante que a confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação estão em conformidade com as políticas do SMBCB; Controles e testes periódicos de aderência de que os informativos definidos nos regulamentos dos fundos de investimento estão sendo encaminhados aos clientes, em conformidade com a regulamentação em vigor; Verificações independentes que garantem que os documentos disponibilizados na página de internet do SMBCB estão devidamente atualizados e em conformidade com a Instrução CVM 555 e 558; Verificações independentes de que as informações requeridas nas instruções CVM 555 e 558 são enviadas conforme requerido, dentro do prazo determinado; e Revisões independentes que asseguram que o departamento de gestão de recursos de terceiros, Asset Management Dept, e departamento operacional responsável pela administração fiduciária, Back Office Dept, exercem suas atividades em aderência com os manuais de procedimentos em vigor. ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO DAS ATIVIDADES DE CONTROLES INTERNOS Anualmente, o Relatório de Controles Internos é submetido à apreciação e conhecimento da Diretoria do SMBCB, realizadas pelos departamentos operacionais, inclusive auditoria, controles de risco e outros departamentos responsáveis por atividades de controles internos e gestão de riscos, no período de Janeiro a Dezembro de cada ano fiscal brasileiro, juntamente com o acompanhamento sistemático das atividades relacionadas, até o último dia útil do mês de janeiro de cada ano, relativo ao ano civil imediatamente anterior à data da contendo: I. As conclusões dos exames efetuados; 5

6 II. As recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de cronograma de saneamento das mesmas, quando aplicável; e III. A manifestação do Diretor responsável pela administração de carteiras de valores mobiliários ou, quando for o caso, pelo diretor responsável pela gestão de risco a respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores e das medidas planejadas, de acordo com cronograma específico, ou efetivamente adotadas para sanálas. O relatório deverá ficar arquivado pelo período mínimo de 5 (cinco) anos, conforme regulamentação vigente. VIGÊNCIA Os procedimentos definidos neste documento entrarão em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria do SMBCB e serão revisados anualmente. 6

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