13 erros comuns de ERP e como evitá-los

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1 13 erros comuns de ERP e como evitá-los A intenção é ajudá-lo a garantir que a sua implementação de ERP seja um sucesso, ou que você, ao menos, possa minimizar os problemas potenciais. Jennifer Lonoff Schiff, CIO/EUA Em qualquer lugar do mundo eles custam entre centenas de milhares de dólares a milhões de dólares, e exigem centenas de horas de trabalho para implementar. Os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) são investimentos que dispendem muito dinheiro, tempo e recursos. E, enquanto uma implementação de ERP bem sucedida pode ajudar sua organização a racionalizar os custos de fluxo de trabalho, uma implementação mal planejada e realizada pode levar a perdas de produtividade e atrasos. Para ajudar a garantir que a sua implementação de ERP seja um sucesso, ou pelo menos minimizar os problemas potenciais, a CIO.com ouviu dezenas de especialistas de ERP (executivos de TI, consultores e fornecedores de ERP), e pediu a cada um deles para descrever os erros mais comuns e como fazer para evitá-los ou resolvê-los. Erro # 1:: Falta de planejamento O planejamento é absolutamente necessário se você quiser que o projeto de ERP seja um sucesso. Kevin Beasley, CIO da VAI, fornecedora de software ERP, concorda. "Muitas organizações não fazem planejamento prévio antes de começarem uma avaliação das soluções de ERP", diz ele. "Isso muitas vezes leva à confusão, porque não entendem plenamente os seus processos atuais e como eles deverão evoluir para maximizar os benefícios de negócios." Para resolver este problema, as organizações devem realizar uma auditoria interna de todos os seus processos e políticas antes de escolher um sistema de ERP. Além disso, Beasley recomenda montar uma equipe de avaliação do sistema de ERP composta por todos os interessados em seu uso, também nas áreas de negócios. E, se você sente que não tem capacidade in-house para avaliar adequadamente os sistemas de ERP, considere a contratação de um terceiro, mais experiente na implementação de soluções de ERP em empresas do seu setor. 1

2 Erro # 2:: Não habilitar adequadamente os fornecedores de ERP "Muitos dos meus melhores clientes compram o que a equipe de marketing do fornecedor vende, mas uma terminada a implementação, eles são surpreendidos por restrições de funcionalidade dos sistemas, falta de recursos, bem como o impacto negativo sobre as melhores práticas internas", diz Shawn Casemore, presidente da Casemore & Co., que ajuda os clientes a melhorarem seu desempenho operacional. Seu conselho: sempre pedir referências. Solicitar os nomes de pelo menos três empresas "que estão em setores de negócios com as mesmas características que o seu", que você possa entrar em contato e discutir o uso do software e, em seguida, discutir características, funcionalidades e desafios com o próprio fornecedor escolhido", diz ele. E se o fornecedor não puder fornecer pelo menos três nomes? "Caia fora", a menos que você queira ser uma cobaia. Erro # 3:: Não entender ou não usar os recursos-chave "Na nossa avaliação sobre o ERP anual, apenas 46% dos usuários entrevistados relataram ter uma boa compreensão de quais recursos estavam usando", diz John Hoebler, diretor-gerente da empresa de consultoria MorganFranklin Corp. "Isto é chocante, considerando que as empresas investem milhões em seus sistemas de ERP. Sem saber características, as empresas perdem oportunidades para automatizar processos de negócios", diz ele. Além disso, "atualizações, melhorias e manutenção são mais caros, e têm menor probabilidade de sucesso." Para resolver este problema, Hoebler sugere a criação de uma lista com todos os principais recursos do sistema, e análises periódicas do uso para rever essa lista e determinar quais recursos não estão sendo usados e que são os mais úteis. "Este conhecimento pode ser usado para treinar os novos funcionários, escrever scripts de teste, e ajudar com os requisitos de auditoria, conformidade e geração de relatórios", diz ele. Erro # 4:: Subestimar o tempo e os recursos necessários "Todas as empresas subestimam o tempo e os recursos necessários para a implementação de um novo sistema de ERP", argumenta James Mallory, diretor de marketing da E2B. Como você pode calcular o tempo necessário? "Dividindo o custo do software por 100", explica ele. "Por exemplo, um sistema de ERP de 20 mil dólares exigirá aproximadamente 200 horas-homem ou cinco semanas para ser implementado usando um consultor certificado. Duas vezes esse número, se você pretende implantá-lo com ajuda mínima de um profissional externo, mais experiente no sistema." 2

3 Erro # 5:: Não ter as pessoas certas na equipe desde o início "Muitas vezes, as organizações não envolvem as pessoas certas para a implementação do ERP, desde o início", diz Beasley. "A implementação de um ERP é um dos maiores projetos que uma organização pode realizar e, conseqüentemente, erros podem ocorrer e planos podem sair dos trilhos se os recursos corretos não estiverem envolvidos em todos os aspectos do processo de tomada de decisões", ressalta. Por exemplo, muitas organizações se concentram em obter a aprovação do executivo, em vez de reunir os participantes-chave de toda a organização, além da TI, no processo de implementação. O benefício: os funcionários que estão ativamente envolvidos com a implementação do ERP, ajudam a especificá-lo direito, desde o início. Erro # 6:: Não estabelecer prioridades Ao implementar um sistema ERP, a coisa mais importante que podemos fazer para minimizar os atrasos e acelerar o tempo de conclusão é reduzir a multitarefa. "As pessoas são muito mais lentas no trabalho quando precisam fazer malabarismos entre múltiplas tarefas e engrenagens em constante mudança", argumenta ele. Portanto, criar um sistema de prioridades deve ser uma prioridade para os gerentes de TI. "O sistema de prioridade não deve apenas indicar quando fazer as tarefas, mas deve também fornecer aos gestores as questões que precisam ser resolvidas primeiro", diz ele. Além disso, "os gerentes de implementação de ERP necessidade implementar um rigoroso processo de resolução de problema para agir sobre esses sinais e remover os problemas o quanto antes, a fim de evitar atrasos." Erro # 7:: Não investir em formação e gestão da mudança "A falta de formação adequada é uma das razões mais comuns para o fracasso dos projetos de ERP, e isso também pode resultar em funcionários ressentidos, porque eles não entendem isso", explica Kaas. "Certificar-se de que os funcionários estejam confortáveis com o novo sistema antes de implantá-lo aumenta suas chances de sucesso", afirma Kaas. Kevin Herrig, presidente e CEO da GSI, um especialista em software ERP acrescenta: "Se você não fizer do treinamento freqüente dos usuários uma prioridade, você vai acabar possuindo uma versão muito cara de Excel." Erro # 8:: Subestimar a importância de dados precisos O sistema ERP é apenas tão bom quanto os dados que estão nele. Então, se você quiser que a sua implementação seja um sucesso ", é imperativo que a programação adequada e os parâmetros processuais sejam postos em prática 3

4 [desde o início] para minimizar a probabilidade de erros", argumenta Martin Levesque, diretor de Serviços Profissionais da idatix. Erro # 9:: Adotar a abordagem "pia da cozinha" "Não importa o quão poderoso ou flexível um sistema ERP é, ele não será capaz de absorver toda a lógica de negócios", explica Iza Akan, arquiteto de software, NetFoliage, uma empresa de desenvolvimento de sites. "Um dos erros mais comuns cometidos durante implementações de ERP é assumir que o ERP pode ser usado para executar um negócio fim a fim", ressalta. "Para evitar este erro caro, as empresas devem se concentrar na implementação de ERP para otimizar a cadeia de valor e para rastrear os custos. Todo o resto deve ser um objetivo secundário." Erro # 10:: Não desativar as aplicações legadas "Se as organizações não trabalharem ativamente para desativar aplicações durante a implementação, o resultado final será um ERP com todos os aplicativos legados originais pendurados fora dele", argumenta João Picciotto, da Accenture. "O resultado final é um outro pedaço de software para o qual você pagará por manutenção e suporte, por hardware e upgrades, e pelas interfaces com o ERP", quando o objetivo de ter um sistema de ERP era agilizar o fluxo de trabalho e reduzir custos e desperdícios. ERP Erro # 11:: Não ter um ambiente de teste de carga "Você não será capaz de ver os verdadeiros resultados das suas alterações com base em um casal de usuários de teste", ressalta Herrig. "Você deve ser capaz de simular a sua carga de usuários, a fim de ver os efeitos reais das mudanças e evitar paradas caras, não planejadas." Erro # 12:: Ignorar alternativas de suporte de terceiros "Muitas empresas insistem no suporte premium do fornecedor, apesar do fato de que as taxas de manutenção não garantirem um nível de serviço superior ao que pode ser obtido através da contratação de um provedor de suporte terceirizado", diz Jon Winsett, CEO da NPI. "As empresas devem explorar todas as opções de suporte, que vão desde serviços de suporte híbridos prestados diretamente pelo seu fornecedor, bem como aqueles de prestadores de serviços independentes", diz ele. "Uma alternativa de suporte de terceiros podem facilmente reduzir os custos de suporte em 30% a 50%." 4

5 Erro # 13:: Não ter uma estratégia de manutenção "Os clientes que não realizam manutenção preventiva não estão tirando proveito do investimento feito no ERP e nos dólares gastos com manutenção", afirma Marco Valencia, vice-presidente da Office Upgrade. "Ao não aplicar a manutenção, os seus sistemas se tornarão obsoletos rapidamente (a partir de uma perspectiva técnica) assim como seus processos de negócios." Fonte: Acesso em 24/05/12 5