Sistema de Gerenciamento de Projetos V 1.01 MANUAL DO ADMINISTRADOR DO SISTEMA

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1 Roteiro para customização do GEP Versão de referência: GEP V1.00 Para acessar o GEP pela primeira vez use o login ADMIN e a senha KLC. Recomendamos que após o primeiro acesso você altere a senha do administrador, Este conjunto de definições só será acessível ao administrador do sistema, o qual, não terá acesso aos serviços de produção etc, Para isto ele deverá ter um login pessoal. Índice Analítico: I Inserir os dados relativos à empresa:... 2 II Para trocar a sua senha:... 2 III Limpar a senha de um usuário... 2 IV Definir Grupos de usuários e seus direitos... 3 IV.1 Criando um grupo de usuários... 3 IV.2 Alterar permissões de acesso para grupos... 5 V Cadastrando salários e contratos de trabalho... 5 V.1 Cadastrando os tipos de contrato:... 6 V.2 Cadastrando os encargos V.3 Cadastrando níveis... 7 V.4 Cadastrando as categorias e níveis de colaboradores... 7 V.5 Vinculando os encargos às categorias e definindo seus valores percentuais V.6 Vinculando os níveis e definindo seus percentuais de valores... 8 VI Cadastro de projetos: fases e especialidades... 8 VII Cadastro de usuários... 9 VII.1 Criando um novo usuário... 9 VII.2 Definindo e alterando os direitos de acesso de um usuário Pág.: 1/ 10

2 I Inserir os dados relativos à empresa: 1. Clique em Sistema no menu e depois em Identificação da Firma 2. Complete os dados solicitados e clique em OK II Para trocar a sua senha: Clique em Segurança no menu e selecione Alterar Senha Digite a senha atual e a nova senha, confirme e clique em OK. No caso de alteração da senha do administrador, guarde-a cuidadosamente pois, por segurança, não existe recurso para recuperá-la, salvo via assistência técnica. III Limpar a senha de um usuário Caso seja necessário redefinir a senha de um usuário, o administrador deve limpar a senha, acessando o menu segurança/contas de usuários: Após isto, clicar no botão limpar senha. O sistema pedirá uma confirmação e gera de novo a senha padrão ( GEP ). No seu próximo acesso este usuário será solicitado a trocar de senha. Pág.: 2/ 10

3 IV Definir Grupos de usuários e seus direitos O passo seguinte é definir os padrões de acesso às diferentes partes do sistema. Para facilitar esta tarefa os usuários serão agrupados conforme seu perfil de acesso. Três grupos comuns já estão configurados: Produção, Secretaria e Coordenação. O Administrador do sistema (login ADMIN) não se inclui em nenhum grupo, tendo acesso apenas às funções administrativas do sistema. IV.1 Criando um grupo de usuários Em primeiro lugar crie os grupos de direitos, através do menu Segurança e selecione Grupos disponíveis. Clique em novo e digite o nome do grupo a ser criado. Após criar os grupos é preciso definir os direitos do grupo, clicando em Permissões para grupos. Cada empresa deve definir seus grupos e padrões de acesso conforme seu porte, tipos de funcionários e relações internas. Apenas como um guia inicial, inserimos os seguintes grupos: Produção, onde devem ser incluída a equipe diretamente voltada à produção, com direitos restritos à parte de lançamentos da árvore Produção, Clientes e alterar sua senha. Recomendamos também que eles tenham acesso aos relatórios de controle mensal, mas isto varia conforme a política da empresa. Pág.: 3/ 10

4 Coordenação, com direitos completos sobre Projetos, Produção, Clientes, Contratos e colaboradores,. Eventualmente ele poderá ter controle sobre Pessoal, salários e encargos, mas em geral isto é atribuído à Secretaria. Pág.: 4/ 10

5 Secretaria, com direitos sobre Contabilidade, Contratos, Pessoal, Sistema, Clientes e Colaboradores IV.2 Alterar permissões de acesso para grupos Clique em Segurança e selecione Permissões para grupos. Os direitos estão agrupados em árvores, de modo a direcionar sua atribuição, mas é possível selecionar cada um deles individualmente. Só é possível atribuir um direito específico se antes selecionar o principal. Após realizar as alterações clique em OK para gravá-las. V Cadastrando salários e contratos de trabalho. Antes de cadastrar os usuários é necessário cadastrar os tipos de contrato de trabalho e respectivos salários e encargos correntes. Etapas: 1. No formulário de Cadastro de Categorias (menu Pessoal, submenu Categoria) deve ser feita a associação dos encargos e níveis às categorias. 2. No formulário de Cadastro de Salários devem ser definidos os salários e custos relativos a cada categoria + nível + tipo de contrato. 3. A partir daí podem ser cadastrados os usuários Pág.: 5/ 10

6 V.1 Cadastrando os tipos de contrato: Selecione Pessoal e Tipos de contrato no menu. Abrirá a tela de tipos de contrato utilizados pelo pessoal que colabora com o escritório. Já estão inseridos os modelos de contratação mais usuais: Autônomo, Funcionário CLT, Pessoas jurídicas e sócios da empresa, mas é possível criar novos tipos, clicando em INCLUIR. Os novos tipos podem ser variantes deste, por exemplo Autônomo B, em função da variação de encargos por algum motivo contratual, ou da forma de remuneração. V.2 Cadastrando os encargos. Aqui devem ser cadastrados todos os tipos de encargos que podem incidir sobre os contratos, ainda sem a preocupação de valores. Já foram cadastrados os encargos mais usuais, mas é possível editar, incluir ou excluir através dos botões. Pág.: 6/ 10

7 V.3 Cadastrando níveis O sistema prevê que haja diferentes níveis para as categorias, de modo a termos salários e encargos diferenciados, se for o caso. Foram préinseridos quatro níveis, numéricos, mas eles podem ser editados ou incluir novos, por exemplo, senior e junior. V.4 Cadastrando as categorias e níveis de colaboradores Já estão pré-inseridas algumas categorias. Elas podem ser editadas através do botão Editar. V.5 Vinculando os encargos às categorias e definindo seus valores percentuais. Para cada categoria devem ser vinculados os valores de encargos específicos, pois há casos em que eles flutuam. Por exemplo, o valor de retenção de aviso prévio pode variar entre os arquitetos e administrativos. É necessário definir um valor padrão e o adotado e seus valores devem ser calculados caso a caso, conforme a política do escritório. Consulte seu contador em caso de dúvidas. Através das setas adicione ou remova Pág.: 7/ 10

8 os encargos da categoria. Clique em Editar para lançar seus respectivos valores e depois em Salvar, antes de Voltar. V.6 Vinculando os níveis e definindo seus percentuais de valores Para cada nível de cada categoria devem ser definidos o percentual de aplicação de encargos da categoria sobre esse nível, sendo usual 100%. È possível personalizar um nível, em decorrência de um modo de pagamento específico, por exemplo. VI Cadastro de projetos: fases e especialidades Este cadastro permite definir fases e especialidades de projeto a serem acompanhadas. No caso das fases administrativas estão pré-cadastradas situações comuns. Note-se que as fases são as unidades de controle de custo mais detalhadas. Cada uma tem um campo descritivo para melhor situar sua aplicação. Pág.: 8/ 10

9 VII Cadastro de usuários Uma vez finalizada esta etapa inicial de customização devem ser inseridos os usuários. VII.1 Criando um novo usuário Novos usuários devem ser inseridos no sistema através do menu segurança ; Contas de usuários. Ao clicar no botão NOVO, uma tela onde devemos atribuir um login. Será associado a este login a senha provisória GEP, e no seu primeiro acesso o usuário deverá trocar de senha. Este procedimento abre a tela com os dados cadastrais do usuário, onde estão sublinhados os campos obrigatórios. Uma vez preenchidos os dados, clique no botão GRAVAR. Note que é necessário que estejam previamente definidas as categorias, níveis, encargos e salários que serão atribuídos a este usuário. Esta tela será acessível para edição posterior. Pág.: 9/ 10

10 VII.2 Definindo e alterando os direitos de acesso de um usuário Ao criarmos o novo usuário ele deve ser associado, através do botão ADICIONAR a um dos grupos disponíveis, para ter seus direitos de acesso definidos. Um usuário pode ser associado a mais de um grupo. Através do botão REMOVER podemos alterar a associação de um usuárioa a um grupo e, conseqüentemente, seus direitos de acesso. Pág.: 10/ 10

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