Excel Avançado. Informática. Escola Virtual

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1 Excel Avançado Informática Escola Virtual

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3 Informática Excel Avançado

4 Ficha técnica Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: AUTORIA InfoSERVER S.A. Departamento de Treinamento COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010

5 APRESENTAÇÃO Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Office 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet. Na sequência, apresentamos definições, orientações técnicas, procedimentos e exercícios práticos, fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional. Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informação, a comunicação, a globalização, a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às profissões. Diante desse contexto, a informática é parte fundamental dessa transformação, visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio, na indústria, na saúde, na educação etc. Enfim, as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualificação de Operador de Microcomputador. 3

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7 SUMÁRIO 1. TRABALHANDO COM NOMES O que é um nome? ORGANIZANDO DADOS Classificação de dados Subtotais Criando subtotais Removendo subtotais Filtros Utilizando filtro com critérios avançados Vários critérios em uma coluna Vários critérios em várias colunas em que todos os critérios devem ser verdadeiros Vários critérios em várias colunas em que qualquer critério pode ser verdadeiro Vários conjuntos de critérios em que cada conjunto inclui critérios para várias colunas Vários conjuntos de critérios em que cada conjunto inclui critérios para uma coluna Critérios para localizar valores de texto que compartilhem alguns caracteres mas não outros TABELA DINÂMICA Criar um relatório de tabela dinâmica ou gráfico dinâmico IMPORTAÇÃO DE DADOS Arquivo de texto Importando arquivo de texto e abrindo-o Importando arquivo de texto como intervalo de dados externos Importando dados do Access Importando dados de uma página Web Atualizando dados importados CENÁRIOS Editando um cenário Criando um relatório de cenário Excluindo um cenário SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES Protegendo toda a planilha Protegendo partes da planilha Protegendo uma pasta de trabalho Desprotegendo células e planilhas

8 7. VALIDAÇÃO Criando uma validação de dados Inserindo uma mensagem de entrada Inserindo um alerta de erro USANDO AUDITORIA EM CÉLULAS Janela de inspeção Adicionando células à janela de inspeção Realizando auditoria em planilha Rastreando células precedentes ou dependentes Removendo o rastreamento PERSONALIZANDO A ÁREA DE TRABALHO Criando barra de ferramentas Excluindo barra de ferramentas Criando menu de comandos CONSTRUINDO UM GRUPO DE TRABALHO Salvando um grupo de pastas de trabalho personalizadas SOLUCIONADO PROBLEMAS Problemas com uma variável Problemas com mais de uma variável Problemas sem solução FUNÇÕES Funções detexto Função ESQUERDA Função DIREITA Função MAIÚSCULA Função MINÚSCULA Função PRI.MAIÚSCULA Função LOCALIZAR Função EXT.TEXTO Função CONCATENAR Funções Matemáticas e Trigonométricas Função ARRED Função ARREDONDAR.PARA.CIMA Função ARREDONDAR.PARA.BAIXO Função INT Função SOMASE Funções Estatísticas Função CONT.NÚM Função CONT.VALORES Função CONTAR.VAZIO Função CONT.SE

9 12.4 Funções de Pesquisa e Referência Função PROCH Função PROCV Função ÍNDICE Função CORRESP Funções de Banco de Dados Função BDMÉDIA Função BDCONTAR Função BDMÍN Função BDMÁX Função BDMULTIPL Função BDSOMA Funções de Informações Função ÉERROS Funções Financeiras Função VF Função NPER Função PGTO Função VP Função TAXA TABELA DE DADOS Tabela de dados com uma variável de entrada Tabela de dados com duas variáveis de entrada FORMULÁRIOS PERSONALIZADOS Criando formulário EXERCÍCIOS

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11 INTRODUÇÃO Seja bem-vindo ao Excel 2007 Avançado! No curso de Excel Avançado, você aprenderá como organizar um banco de dados utilizando o conceito de relacionamento entre tabelas. Além disso, serão abordados recursos como o uso da importação de dados, cenários, segurança das informações, validação de dados, auditoria em células, funções, formulários personalizados etc. 9

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13 1. Trabalhando com nomes 1.1 O que é um nome? Nome é uma referência que fazemos a uma célula ou intervalo de células. Esse nome pode ser utilizado em uma fórmula ou função, dentro de qualquer planilha da pasta de trabalho. Usando nomes, você pode facilitar muito o entendimento e a manutenção das fórmulas. Depois de adotar a prática do uso de nomes, você poderá atualizá-los, auditá-los e gerenciá-los facilmente. Exemplo Tipo Exemplo sem nome Exemplo com nome Referência =SOMA(C20:C30) =SOMA(TOTALFINAL) Constante =PRODUTO(A5,8.3) =PRODUTO(PRECO;QUANT) Fórmula =SOMA(PROCV(A1,B1:F20,5,FALSO), G5) =SOMA(PROCURA) Tabela =C4:G36 =TABELAPRINCIPAL Para nomear uma célula ou região, faça o seguinte: 1. Abra a pasta de trabalho Exemplos e selecione a planilha Nomes. 2. Clique na célula B12. 11

14 Figura 1 3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique em Definir Nome. 4. Na caixa de diálogo Novo Nome, digite o nome desejado no campo Nome e clique em OK. Figura 2 Para criar um nome, algumas regras devem ser obedecidas: O primeiro caractere do nome deve ser letra ou underline. O nome pode ter até 255 caracteres. Não pode haver espaços. 12

15 Ao definirmos um nome para uma célula ou região, ele passa a ser exclusivo da pasta de trabalho, ou seja, em qualquer planilha, podemos fazer referência a ele. Por exemplo, em qualquer célula de qualquer planilha da pasta de trabalho em que você digite =Dólar, aparecerá o valor digitado para o dólar. Agora, vamos utilizar esse nome no cálculo da célula C5. 5. Posicione o cursor na célula C5 e digite a fórmula =B5*Dólar. Figura 3 6. Em seguida, é só copiar a fórmula para as demais células. Observe que não foi necessário fixar o endereço ao utilizar um nome. Dica Você pode nomear uma célula ou região rapidamente. Basta selecionar a célula ou região, clicar na caixa Nome na barra de fórmulas, digitar o nome e pressionar Enter. 13

16 Para visualizar todos os nomes atribuídos a células ou regiões nas planilhas, basta clicar na seta Drop Down, na caixa Nome, à esquerda na barra de fórmulas. Figura 4 Observação A caixa Nome, na barra de fórmulas, só pode ser utilizada para criar ou exibir nomes. Para excluir um nome, faça o seguinte: 1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes. 2. Na caixa Gerenciador de Nomes, selecione o nome desejado e clique no botão Excluir. 14

17 Figura 5 3. Caso esse nome tenha sido utilizado em alguma fórmula ou função, aparecerá a seguinte mensagem de erro: #NOME? Vamos praticar! Exercício 1 2. Organizando dados Ao inserir dados em uma planilha, eles podem não se apresentar ordenados da maneira que você deseja visualizá-los. Com os recursos de classificação e a aplicação de filtros, são criadas novas perspectivas para ajustar os dados às suas necessidades. 2.1 Classificação de dados 1. Abra a pasta de trabalho Exemplos e selecione planilha Subtotais. 2. Selecione o rótulo de uma coluna. 15

18 Figura 6 3. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique em Classificar. 4. Na caixa de diálogo Classificar, selecione a coluna desejada, valores e ordem. Figura 7 Figura 8 16

19 Você pode adicionar até 64 níveis de classificação por meio do botão Adicionar Nível. Veja detalhes na figura 9. Figura 9 No botão Opções de classificação, você pode definir outras orientações de classificação. Figura 10 17

20 2.2 Subtotais Automaticamente, você pode calcular os subtotais e os totais gerais para uma coluna, usando o comando Subtotal, grupo Estrutura de Tópicos, guia Dados. Figura 11 Os subtotais são calculados com uma função de resumo, como SOMA ou MÉDIA. Você pode exibir mais de um tipo de função de resumo para cada coluna. Os totais gerais são derivados de dados de detalhes, e não dos valores nos subtotais. Por exemplo, se você usar a função de resumo MÉDIA, a linha de total geral exibirá uma média de todas as linhas de detalhes, e não uma média dos valores das linhas de subtotal. Área de detalhes Para subtotais automáticos e estruturas de tópicos de planilha, as linhas ou colunas de subtotal são totalizadas pelos dados de resumo. Em geral, os dados de detalhes estão, imediatamente, acima ou à esquerda dos dados de resumo. 18

21 2.2.1 Criando subtotais 1. Selecione o intervalo de células desejado. Certifique-se de que as colunas tenham um rótulo, contenham dados relacionados e que o intervalo selecionado não tenha linhas ou colunas em branco. 2. Classifique a coluna que servirá de base para gerar o subtotal. Figura Na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, clique em Subtotal. 4. Na caixa de diálogo Subtotais, campo A cada alteração em, selecione a coluna a ser subtotalizada. Em nosso exemplo, é Produto. 5. No campo Usar função, clique na função que você deseja utilizar para calcular os subtotais. Em nosso exemplo, é SOMA. 6. Na caixa Adicionar subtotal a, marque a caixa de seleção de cada coluna que contenha valores a serem subtotalizados. Em nosso exemplo, é Total. 19

22 Figura 13 Veja o resultado. Figura 14 20

23 7. Se você desejar uma quebra de página automática após cada subtotal, marque a caixa de seleção Quebra de página entre grupos (figura 15). 8. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de seleção Resumir abaixo dos dados (figura 15). 9. Como opção, você poderá usar o comando Subtotais novamente, repetindo as etapas de 1 a 6 para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para impedir que os subtotais existentes sejam sobrescritos, desmarque a caixa de seleção Substituir subtotais atuais (figura 15). Figura 15 Dica Para exibir um resumo somente dos subtotais e totais gerais, clique nos símbolos de estrutura de tópicos, ao lado dos números de linha. Use os símbolos e para exibir ou ocultar as linhas de detalhes dos subtotais individuais. 21

24 2.2.2 Removendo subtotais Quando você remove subtotais, o Excel remove também a estrutura de tópicos e as quebras de página que você inseriu na lista juntamente com os subtotais. 1. Clique em uma célula na lista que contém um subtotal. 2. Na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, clique em Subtotal. A caixa de diálogo Subtotal é exibida. 3. Clique em Remover todos. Figura 16 Vamos praticar! Exercício 2 22

25 2.3 Filtros Os dados filtrados exibem somente as linhas que atendem aos critérios especificados e ocultam as demais. Depois de filtrar os dados, você pode copiá-los, editá-los, formatá-los, fazer gráfico e imprimir o subconjunto de dados filtrados, sem reorganizá-los nem movê-los. Você também pode filtrar dados por mais de uma coluna. Os filtros são aditivos, o que significa que cada filtro adicional baseia-se no filtro atual e ainda reduz o subconjunto de dados Utilizando filtro com critérios avançados A opção Avançado trabalha de forma diferente da opção Filtro (ambas na guia Dados, grupo Classificar e filtrar) em vários aspectos: Exibe a caixa de diálogo Filtro Avançado em vez do menu AutoFiltro. Requer critérios avançados em um intervalo de critérios separados na planilha e acima do intervalo de células ou da tabela que se deseja filtrar. O Excel usa o intervalo de critérios separados na caixa de diálogo Filtro Avançado como fonte dos critérios avançados. Ao criar o intervalo para o critério, devem-se adicionar pelo menos três linhas em branco acima do intervalo a ter os dados filtrados, sendo que este deve ter rótulos de coluna. Segue exemplo de planilha estruturada com intervalo de critérios e de dados a serem filtrados. Figura 17 23

26 1. Abra a pasta de trabalho Exemplos e selecione a planilha FILTROS_AVANC. Figura Na célula B2, digite Flauta para selecionar esse instrumento. 3. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Avançado. 4. Para filtrar o intervalo ocultando as linhas que não obedecem aos critérios, clique em Filtrar a lista no local. Figura 19 24

27 5. Para filtrar o intervalo para outra área da planilha, copiando as linhas que obedecem aos critérios, clique em Copiar para outro local. E, na caixa Copiar para, indique a célula a partir da qual você deseja colar as linhas. Figura Na caixa Intervalo da lista, insira a referência do intervalo em que os dados serão filtrados, inclusive os rótulos. Figura Na caixa Intervalo de critérios, insira a referência do intervalo de critérios, inclusive os rótulos. Figura Clique em OK e observe o resultado. 25

28 Figura Para filtrar novos dados, altere o valor no intervalo de critérios e filtre os dados novamente. 10. Para visualizar todas as linhas, clique no botão Limpar. Ao denominar um intervalo de células como Critérios, a referência para o intervalo aparecerá na caixa Intervalo de critérios automaticamente. Você também pode definir o nome Banco de dados para o intervalo de dados a ser filtrado e o nome Extração para a área onde você deseja colar as linhas. Esses intervalos aparecerão, automática e respectivamente, nas caixas Intervalo da lista e Copiar para. Ao copiar linhas filtradas para outro local, você pode especificar que colunas incluir na operação de cópia. Antes de filtrar, copie os rótulos das colunas desejadas para a primeira linha da área onde planeja colar as linhas filtradas. Ao filtrar, insira uma referência nos rótulos das colunas copiadas na caixa Copiar para. As linhas copiadas incluirão somente as colunas para as quais você copiou os rótulos Vários critérios em uma coluna Lógica booleana: (Região = Norte OU Região = Nordeste) Para localizar linhas que atendam a vários critérios para uma coluna, digite os critérios diretamente um após o outro, em linhas separadas. 26

29 No exemplo da figura 24, o intervalo de critérios filtrará as linhas que contêm Norte ou Nordeste na coluna Região. Figura Vários critérios em várias colunas em que todos os critérios devem ser verdadeiros Lógica booleana: (SIGLA UF = SP E POPULAÇÃO > 10000) Para localizar linhas que atendam a critérios em várias colunas, digite todos os critérios na mesma linha do intervalo de critérios. No exemplo da figura 25, o intervalo de critérios filtrará as linhas que contêm SP na coluna SIGLA UF e população maior que na coluna POPULAÇÃO. Figura 25 27

30 2.3.4 Vários critérios em várias colunas em que qualquer critério pode ser verdadeiro Lógica booleana: (SIGLA UF = AC OU REGIÃO = Sudeste) Para localizar linhas que atendam a critérios em várias colunas, em que qualquer um pode ser verdadeiro, digite os critérios em linhas diferentes do intervalo de critérios. No exemplo da figura 26, o intervalo de critérios filtrará as linhas que contêm AC na coluna SIGLA UF ou SUDESTE na coluna REGIÃO. Figura Vários conjuntos de critérios em que cada conjunto inclui critérios para várias colunas Lógica booleana: ((SIGLA UF = MG E POPULAÇÃO >=300000) OU (SIGLA UF = RN E POPULAÇÃO <=250000)) Para localizar linhas que atendam a vários conjuntos de critérios, em que cada conjunto inclui critérios para várias colunas, digite cada conjunto de critérios em linhas separadas. No exemplo da figura 27, o intervalo de critérios filtrará as linhas que contêm MG na coluna SIGLA UF e o número de população maior ou igual que na coluna POPULAÇÃO; ou exibirá as linhas que contêm RN na coluna SIGLA UF e um valor menor ou igual a na coluna POPULAÇÃO. 28

31 Figura Vários conjuntos de critérios em que cada conjunto inclui critérios para uma coluna Lógica booleana: ((POPULAÇÃO > E < ) OU (POPULAÇÃO < )) Para localizar linhas que correspondam a vários conjuntos de critérios, em que cada conjunto inclui critérios para uma coluna, inclua várias colunas para o mesmo título da coluna. No exemplo da figura 28, o intervalo de critérios filtrará as linhas que contêm POPULAÇÃO entre e , bem como valores menores que na coluna POPULAÇÃO. Figura 28 29

32 2.3.7 Critérios para localizar valores de texto que compartilhem alguns caracteres, mas não outros Para localizar valores de texto que compartilhem alguns caracteres, mas não outros, siga um ou mais destes procedimentos: Digite um ou mais caracteres para localizar linhas com valor de texto em uma coluna que inicie com tais caracteres. Por exemplo, se você digitar o texto São como critério, o Excel irá localizar São Paulo, São Sebastião e São Pedro. Os seguintes caracteres curinga podem ser utilizados como critérios de comparação. Use? (ponto de interrogação) * (asterisco) ~ (til) seguido de?, * ou ~ Para localizar Qualquer caractere único Por exemplo: antoni? Localiza: antonio e antonia Qualquer número de caracteres Por exemplo: *este Localiza: Nordeste e Sudeste Um ponto de interrogação, asterisco ou til Por exemplo: fy91~? Localiza: fy91? No seguinte intervalo de dados, o intervalo de critérios exibe as linhas que se iniciem com São* na coluna MUNICÍPIOS. Figura 29 Vamos praticar! Exercício 3 30

33 3. Tabela dinâmica Um relatório de tabela dinâmica é utilizado para resumir, analisar, explorar e apresentar dados de resumo e para ver comparações, padrões e tendências facilmente. O relatório de tabela dinâmica permite tomar decisões corretas sobre dados críticos. 3.1 Criar um relatório de tabela dinâmica ou gráfico dinâmico Para criar um relatório de tabela dinâmica ou gráfico dinâmico, você deve se conectar à fonte de dados e inserir o local do relatório. Essa fonte não deve conter colunas ou linhas vazias. Por exemplo, linhas ou colunas em branco que são usadas para separar um bloco de dados de outro devem ser removidas. 1. Abra a pasta de trabalho Exemplos e selecione a planilha Tabela-Dinâmica. 2. Selecione uma célula em um intervalo de células ou coloque o ponto de inserção dentro da planilha. Figura 30 31

34 3. Certifique-se de que o intervalo de células tenha títulos de coluna, que, na tabela dinâmica, são chamados de campos. Figura Para criar um relatório de tabela dinâmica, na guia Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica. 5. Em seguida, clique em Tabela Dinâmica. Figura 32 A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica é exibida. 6. Clique em Selecionar uma tabela ou intervalo. 7. Digite o intervalo de células ou a referência do nome da tabela e clique em OK Figura 33 32

35 Se você selecionou uma célula em um intervalo de células, ou se o ponto de inserção estava em uma tabela antes de iniciar o assistente, o intervalo de células ou a referência do nome da tabelas é exibido na caixa Tabela/Intervalo. Como alternativa, para selecionar um intervalo de células ou uma tabela, clique em Recolher Caixa de Diálogo para ocultar a caixa de diálogo temporariamente. Selecione o intervalo na planilha e pressione Expandir Caixa de Diálogo. 8. Um relatório de tabela dinâmica vazio é criado em uma nova planilha e a caixa de diálogo Lista de campos da tabela dinâmica é aberta. Figura 34 1 Área de layout do relatório de tabela dinâmica. 2 Lista de campos de tabela dinâmica. 33

36 Agora, você está pronto para criar o relatório de tabela dinâmica. Os campos selecionados para o relatório dependem do que você deseja saber. Por exemplo, valor total por produto. Para obter a resposta, você precisa de dados sobre os produtos e seus preços. 9. Selecione os campos Produto e Preço na caixa de seleção, na Lista de campos da tabela dinâmica. Figura 35 Observe que você não precisa usar todos os campos da lista de campos para criar um relatório. Quando você seleciona um campo, o Excel coloca-o em uma área padrão do layout para você. Os dados do campo Produto, que não contêm números, são exibidos como linhas no lado esquerdo do relatório automaticamente. Os dados do campo Preço, que contêm números, são mostrados corretamente na área à direita. O título sobre os dados do produto é Rótulos de Linha. O título sobre os totais do preço é Soma de Preço. Isso ocorre porque o Excel usa a função SOMA para somar campos numéricos. Agora, você conhece o total por produto. 10. Salve a pasta de trabalho. 34

37 Agora, observe que os dados de origem apresentam informações sobre os produtos em todos os países que fazem parte da planilha. Sendo assim, outra pergunta que você poderia fazer seria a seguinte: Quais são os totais dos preços dos produtos por país? Para obter essa resposta, adicione o campo País ao relatório de tabela dinâmica como um filtro de relatório. Use um filtro de relatório para localizar um subconjunto de dados no relatório, geralmente uma linha de produto, uma duração ou uma região geográfica. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique com o botão direito do mouse sobre o campo País. 2. Selecione a opção Adicionar ao Filtro de Relatório. Figura Usando o campo País como um filtro de relatório, você pode ver um relatório separado por um país específico, ou pode ver as vendas para ambos os países juntos. Figura 37 35

38 4. Para que você possa entender melhor o exemplo, selecionaremos um país e, depois, clicaremos no botão OK. Observe o exemplo da figura 38: Figura Note que apenas os produtos e os preços do país escolhido estão sendo exibidos na tabela dinâmica. Figura 39 36

39 Observe também que, ao lado do país selecionado, será exibido o botão Filtro, que representa que os dados abaixo foram filtrados segundo o dado ao lado. Essa informação também aparece na lista de campos da tabela dinâmica. Figura 40 Para selecionar mais de um país, abra novamente a caixa para seleção e marque Selecionar vários itens. Marque os países que deseja filtrar e clique em OK. Figura 41 Vamos praticar! Exercício 4 37

40 Para utilizar dados externos, faça o seguinte: 1. Clique em Usar uma fonte de dados externa. 2. Clique em Escolher Conexão. 3. A caixa de diálogo Conexões Existentes é exibida. Figura 43 38

41 4. Na lista suspensa Mostrar, na parte superior da caixa de diálogo, selecione a categoria de conexões para a qual deseja escolher uma conexão ou selecione Todas as Conexões, que é o padrão. Figura Selecione uma conexão a partir da caixa de listagem Selecionar uma Conexão e clique em Abrir. 6. Ao escolher uma conexão da categoria Conexões desta Pasta de Trabalho, você reutilizará ou compartilhará uma conexão existente. Ao escolher uma conexão das categorias Arquivos de conexão da rede ou Arquivos de conexão deste computador, o arquivo de conexão será copiado na pasta de trabalho como uma nova conexão de pasta de trabalho e usado como a nova conexão para o relatório de tabela dinâmica. 7. Para colocar o relatório de tabela dinâmica em uma nova planilha, começando na célula A1, clique em Nova Planilha. Figura Para colocar o relatório de tabela dinâmica em uma planilha existente, selecione Planilha Existente. Em seguida, digite a primeira célula no intervalo de células onde deseja colocar o relatório de tabela dinâmica. Figura 46 39

42 9. Como alternativa, clique em Recolher Caixa de Diálogo para ocultar a caixa de diálogo temporariamente. Selecione a célula inicial na planilha e pressione Expandir Caixa de Diálogo. 10. Clique em OK. 4. Importação de dados O principal benefício da conexão com dados externos (importação) é a possibilidade de analisar esses dados no Excel periodicamente, sem copiá-los repetidamente. Essa é uma operação que pode levar tempo e que está propensa a erros. Depois de conectar-se a dados externos, você também pode, automaticamente, atualizar as pastas de trabalho a partir da fonte de dados original, sempre que ela for alterada. 4.1 Arquivo de texto Há duas formas de importar dados de um arquivo de texto usando o Excel: Abrir o arquivo de texto no Excel. Importar o arquivo de texto como um intervalo de dados externos. Você pode importar até linhas e colunas Importando arquivo de texto e abrindo-o Você pode converter um arquivo de texto criado em outro programa em uma pasta de trabalho do Excel, usando o comando Abrir. 1. Clique no botão Office e, em seguida, em Abrir. 2. Na caixa Arquivos do tipo, selecione Arquivos de texto. 3. Localize o arquivo de texto que deseja abrir e clique duas vezes nele. 40

43 Figura 47 Se o arquivo de texto for (.txt), o Excel iniciará o Assistente de importação de texto. Figura 48 41

44 4. Se os itens do arquivo de texto estiverem separados por guias, dois-pontos, ponto e vírgula, espaços ou outros caracteres, selecione Delimitado, na caixa Tipo de dados originais. Se todos os itens do arquivo de texto tiverem o mesmo tamanho, selecione Largura fixa. 5. Digite ou selecione um número de linha para especificar a primeira linha dos dados que deseja importar na caixa Iniciar importação na linha. Figura Na caixa Origem do arquivo, selecione o conjunto de caracteres usado no arquivo de texto. Na maioria dos casos, você pode deixar a configuração Windows (ANSI) como padrão. Figura A caixa de diálogo Visualização do arquivo mostra como o texto será exibido, quando separado em colunas na planilha. Figura 51 42

45 8. Após selecionar as configurações, clique em Avançar. 9. A próxima tela será visualizada conforme mostra a figura 52. Figura Na caixa Delimitadores, selecione o caractere que separa os dados no arquivo de texto. Se o caractere não estiver listado, marque a caixa de seleção Outros. Em seguida, digite um caractere na caixa que contém o cursor. Essas opções não se encontrarão disponíveis, se o tipo de dados for Largura fixa. Figura 53 43

46 11. Selecione a opção Considerar delimitadores consecutivos como um só, se os dados contiverem um delimitador de mais de um caractere entre os campos de dados, ou se contiverem vários delimitadores personalizados. Figura Qualificador de texto Quando o Excel encontra o caractere qualificador de texto, todo o texto que segue esse caractere e vem antes da próxima ocorrência desse caractere é importado como um valor, mesmo que o texto contenha um caractere delimitador. Por exemplo, se o delimitador for uma vírgula (,) e o qualificador de texto forem aspas ( ), São Paulo, SP será importado em uma célula como São Paulo, SP. Se nenhum qualificador ou se o qualificador apóstrofo ( ) for especificado, Dallas, Texas será importado em duas células adjacentes como São Paulo e SP. Figura Após selecionar as configurações, clique em Avançar. 14. A tela seguinte será visualizada conforme mostra a figura Na caixa Formato dos dados da coluna, selecione o formato dos dados da coluna selecionada na seção Visualização dos dados. Se você não desejar importar a coluna selecionada, clique em Não importar coluna (Ignorar). Essa escolha fará o Excel converter os dados importados corretamente. 44

47 Figura Clique em Concluir. 17. Faça os ajustes desejados na planilha, para que os dados importados sejam visualizados adequadamente e salve a pasta de trabalho. Figura 57 Vamos praticar! Exercício 5 45

48 4.1.2 Importando arquivo de texto como intervalo de dados externos Para importar um arquivo de texto como um intervalo de dados externos, o procedimento difere da forma anteriormente vista apenas nos primeiros passos: 1. Abra a pasta de trabalho e selecione a planilha que deverá receber os dados. 2. Na guia Dados, grupo Obter dados externos, clique no botão De Texto. 3. Localize o arquivo de texto que você deseja abrir e clique duas vezes nele. 4. Repita os passos de 4 a 17 vistos no tópico anterior. 4.2 Importando dados do Access Para importar dados do Access, faça o seguinte: 1. Na faixa de opções Dados, grupo Obter dados externos, clique no botão Do Access. 2. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, localize o arquivo do Access, selecione-o e clique no botão Abrir. Vamos usar o banco de dados Northwind 2007, que está gravado na pasta Exemplos_curso. 46

49 Figura Em seguida, selecione a tabela Análise de Vendas e clique em OK. Figura 59 47

50 4. Selecione o método como os dados deverão ser exibidos. Em nosso exemplo, será o modo Tabela. Figura Informe onde você deseja armazenar seus dados. Em nosso exemplo, será Na nova planilha. Figura 61 48

51 6. Clicando no botão Propriedades, você pode informar o tempo em que o Excel deverá verificar se há novas atualizações na tabela, bem como formato de conexão, endereço de conexão, idioma. Figura Escolha sua configuração e clique no botão OK. 49

52 8. Na caixa de diálogo Importar dados, clique no botão OK, para que a importação seja concluída. Figura Importando dados de uma página Web Faça uma consulta à Web para recuperar dados atualizáveis armazenados em sua Intranet ou na Internet como uma única tabela, várias tabelas ou todo o texto de uma página da Web. Em seguida, analise os dados usando as ferramentas e os recursos do Excel. Por exemplo, você pode recuperar e atualizar cotações de ações de uma página pública da Web, ou recuperar e atualizar uma tabela de informações de vendas da página de uma empresa na Web. Consultas à Web são especialmente úteis para recuperação de dados em tabelas ou áreas pré-formatadas. Para criar ou editar uma consulta à Web, faça o seguinte: 1. Na guia Dados, no grupo Obter dados externos, clique em Da Web. 50

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