APOSTILA OPENOFFICE. CALC PLANILHA ELETRÔNICA

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1 APOSTILA OPENOFFICE. ORG CALC PLANILHA ELETRÔNICA Fortaleza CE /2011

2 APRESENTAÇÃO O Calc é uma planilha de cálculos muito semelhante ao Microsoft Excel, com um conjunto de características mais ou menos equivalentes. Seu tamanho é muito menor e proporciona um número de características que não estão presentes no Excel, incluindo um sistema que automaticamente define séries de gráficos baseadas na disposição dos dados do usuário. Calc também é capaz de escrever planilhas de cálculo com arquivos PDF, conta com filtros, auto filtros e pode fazer agrupamentos em tabelas dinâmicas que o Lotus 123 em suas versões anteriores não fazia. Este Manual Básico do OpenOffice.org Planilha Eletrônica Calc, tem o intuito de facilitar a adaptação dos colaboradores dos Complexos de Hospitais Universitários da Universidade Federal do Ceará as novas políticas de Tecnologia da Informação dentro da instituição, definidas pela NTI Núcleo de Tecnologia da Informação, familiarizando os usuários as novas ferramentas existentes. Esta apostila foi produzida por David Ferreira Rocha Analista de Redes do Complexo de Hospitais Universitários da UFC, usando o OpenOffice.org Writer e está licenciada com uma Licença Creative Commons - Atribuição - Uso Não Comercial - Partilha nos Mesmos Termos 3.0 Não Adaptada.

3 Aparência O Calc possibilita a criação e edição de planilhas eletrônicas, pois permite: - aplicar fórmulas e funções a dados numéricos e efetuar cálculos -aplicação de uma muitas formatações, como tipo, tamanho e coloração das fontes, impressão em colunas, alinhamento automático etc..., -utilização de figuras, gráficos e símbolos, movimentação e duplicação dos dados e fórmulas dentro das planilhas ou para outras planilhas, - armazenamento de textos em arquivos, o que permite usá-los ou modificá-los no futuro. Planilha Uma planilha é uma grande tabela, já preparada para efetuar cálculos, operações matemáticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de operação que envolva números. Cada planilha se compõe de colunas e linhas, cuja intersecção delimita as células: Colunas: Estão dispostas na posição vertical e são identificadas da esquerda para a direita, começando com A até Z. Depois de Z, são utilizadas 2 letras: AA até AZ, que são seguidas por BA até BZ, e assim por diante, até a última (IV), num total de 256 colunas. Linhas: Estão dispostas na posição horizontal e são numeradas de 1 até Portanto, a intersecção entre linhas e colunas gera milhões de células disponíveis. Guias ou abas das planilhas Após uma instalação típica, o Calc se apresenta como uma pasta de três planilhas, às quais se tem acesso por meio das 3 guias (Planilha 1, Planilha 2 e Planilha 3) no canto inferior esquerdo da tela. Basta clicar nas abas para passar de uma planilha para outra, dentro de um mesmo arquivo. A guia da planilha em que se está trabalhando é a ativa (ou atual) ficando sempre em destaque. Para abrir uma planilha já existente - clicar o Menu "Arquivo", "Abrir" ou em <CTRL> + O e selecionar a planilha desejada. Para criar uma planilha nova - clicar no Menu "Arquivo", "Novo" e em "Planilha". Para renomear uma planilha - clicar com o botão direito do mouse sobre a aba desejada - no menu que aparece clicar em Renomear ; - na janela que surge digitar o nome desejado e - clicar sobre o botão OK. Vantagens em usar planilhas Pode-se tratar com um variado número de informações, de forma fácil e rápida, principalmente se as mesmas fórmulas forem utilizadas por uma grande quantidade de dados. Se houver necessidade de alterar algum número, as fórmulas em que ele estiver presente, por meio de seu endereço, serão automaticamente atualizadas. Como abrir o Calc O Calc pode ser executado clicando-se em 1. Botão Aplicativos - Escritório OpenOffice.org Planilha Eletrônica

4 Tela de edição O Calc aparece sob a forma de uma janela como um arquivo com três planilhas eletrônicas, prontas para serem usadas. A tela inicial do Calc é composta por vários elementos: Barra de Título Apresenta o o nome do arquivo e o nome do programa que está sendo usado nesse momento. Usando-se os 3 botões no canto superior direito pode-se minimizar, maximizar / restaurar ou fechar a Barra de Menus Barra de Funções Barra de Formatação Barra de Fórmulas janela do programa. Apresenta os menus suspensos onde estão as listas de todos os comandos e funções disponíveis do programa. Apresenta os comandos mais usados. Possibilita salvar arquivo, abrir arquivo, imprimir, copiar, recortar e colar,... Apresenta os atalhos que dão forma e cor aos textos e objetos. Possui 2 campos, no primeiro está a identificação da célula ativa ou o intervalo de células. No segundo está o conteúdo da célula, o qual pode ser um texto, um número ou uma fórmula. Área para edição Digitar os dados e efetuar as operações desejadas aqui. Barra de Status Alça de preenchimento Apresenta o número de páginas / total de páginas, o valor percentual do Zoom e outros dados. Está na parte inferior da planilha. Marca existente no canto inferior direito da célula que é usada para copiar e criar sequências. Menu No topo da tela, aparece a Barra de Menus, com as seguintes opções: Arquivo - Editar - Exibir - Inserir - Formatar - Ferramentas - Dados - Janela - Ajuda Para escolher um comando do menu, deve-se dar um clique no nome desejado ou pressionar a tecla a tecla <Alt> juntamente com a letra sublinhada em cada item do Menu. Cada uma das opções de menu dá acesso a outras opções, tais como: salvamento de arquivo, inserção de linhas, formatação de células, verificação de ortografia, copiar/mover planilha, entre outras. As opções de uso mais frequentes podem também ser encontradas em outras barras, que estão sob a Barra de Menus, sob a forma de ícones (os botões). Cada botão é um atalho que permite executar uma tarefa de forma mais rápida, usando um número menor de cliques.

5 Barra de Título Barra de Menu Barra de ferramentas de funções Barra de Fórmulas Barra de Ferramentas de formatação Guias Zoom Endereço ou Referência Cada planilha é formada por linhas numeradas e por colunas ordenadas alfabeticamente, que se cruzam delimitando as células (ou células). Quando se clica sobre uma delas, seleciona-se a célula. Célula: corresponde à unidade básica da planilha, ou seja, cada retângulo da área de edição. Célula Ativa: É a célula onde os dados serão digitados, ou seja, onde está o cursor no instante da entrada de dados. Dá-se o nome Endereço ou Referência ao conjunto das coordenadas que uma célula ocupa em uma planilha. Por exemplo, a intersecção entre a coluna B e a linha 3 é exclusiva da célula B3, portanto é a sua referência ou endereço. A figura abaixo mostra a célula B3 ativa (ou atual, ou selecionada), ou seja, o cursor está na intersecção da linha 3 com a coluna B. (Notar que tanto a linha 3 como a coluna B destacamse em alto relevo).

6 A célula ativa ou célula atual é a que está clicada, ou seja, é aquela na qual serão digitadas os dados nesse momento. Apenas uma célula pode ficar ativa de cada vez e a seleção é representada pelas bordas da célula que ficam negritadas. Para mudar a posição da célula ativa pode-se usar o mouse ou as teclas de seta do teclado. Operações O Calc possibilita executar operações com maior segurança, pois permite visualizar todos os passos que se realiza e, em caso de ocorrer um erro, pode-se voltar e fazer as alterações, sem que seja necessário recomeçar tudo. Algumas operações Sabendo-se que em cada célula só pode haver um dado, ADIÇÃO: soma os valores contidos nas células. Símbolo: + SUBTRAÇÃO: subtrai valores existentes nas células. Símbolo: - MULTIPLICAÇÃO: multiplica os valores contidos nas células. Símbolo: * DIVISÃO: divide os valores existentes nas células. Símbolo / Assim, os operadores matemáticos são: +, -, *, / OBS.: SOMA n 1 + n 2 SUBTRAÇÃO n 1 - n 2 MULTIPLICAÇÃO n 1 * n 2 DIVISÃO n 1 / n 2 EXPONENCIAÇÃO (n^exp ) RADICIAÇÃO RAIZ( n ) LOGARITMO exp é o número correspondente ao expoente. Número é o valor cujo logaritmo deverá ser calculado. Base é a base para o cálculo do logaritmo. Como efetuar uma operação LOG10(número ; base) LOG3(número; base) Para exemplificar, suponha que temos os valores 3 e 2 nas células B4 e C4. E que deseja-se ter na célula D4 o resultado de sua soma. - clica-se na célula onde se deseja o resultado (D4)

7 - na barra de fórmulas digita-se =B4+C4 (sem espaços) (a fórmula também aparece na célula D4) - clica-se em Enter ou no símbolo em verde - para retirar a seleção da célula onde está o resultado ( 5 ) basta clicar em uma célula vazia É importante notar que pode-se somar valores quaisquer, inclusive em células não contíguas. Exemplo: =A1+ B3+ D7 cujo resultado será a soma dos valores existentes nas células A1, B3 e D7. Operações com sequências de números Se os números estiverem em sequência usa-se o sinal :, ou seja, dois pontos, entre a primeira e a última célula da sequência. E pode ser lido como "até". Exemplo: =SOMA(B2:B5), cujo resultado será a soma de todos os valores existentes nas células: B2+B3+B4+B5, ou seja, no intervalo entre o primeiro valor da sequência: B2 e o último: B5. - clica-se na célula onde se deseja que apareça o resultado (B6) - na barra de fórmulas digita-se =B2:B5 (sem espaços) - clica-se em Enter ou no símbolo em verde, antes da barra de fórmulas - para retirar a seleção da célula onde está o resultado ( 10 ) basta clicar em uma célula vazia Exemplos: Supondo os seguintes dados: Linha de títulos Coluna A Coluna B Coluna C Linha Linha Linha Eis alguns modos de enunciar certas operações: SOMA =(40+40) =40+40 =(A1+C3) =A1+C3 SUBTRAÇÃO =(40-40) =40-40 =(A1-C3) =A1-C3 MULTIPLICAÇÃO =(5*2) =5*2 =(A2*A3) =A2*A3 DIVISÃO =(6/2) =6/2 =(B1/A3) =B1/A3 EXPONENCIAÇÃO =(10^2) =10^2 =(B3^A3) =B3^A3 RADICIAÇÃO =RAIZ(40) =RAIZ(A1).. LOGARITMO =LOG10(40) =LOG10(A1)..

8 Soma rápida Para verificar rapidamente o resultado da adição entre valores de um grupo de células, basta selecioná-las e verificar o resultado na barra de Status, na parte inferior da tela. Fórmulas Uma fórmula é uma equação que efetua cálculos em uma célula. Pode-se criar fórmulas que efetuam operações matemáticas (adição, subtração, multiplicação,...) ou que comparem valores (maior que, menor que). Prioridade entre operações Para efetuar qualquer combinação de cálculos sempre é necessário lembrar que o Calc obedece a prioridade entre as operações. Assim sendo, multiplicação e/ou divisão têm prioridade em relação à soma e/ou subtração. Exemplo: Como obter a média entre ? Se a fórmula for digitada assim: =5+6+9/3, o que acontecerá? O Calc primeiramente irá dividir 9 por 3 e, depois, somará o resultado com os demais números. O resultado será 14, o que, obviamente não corresponde à média. Portanto, para obter o resultado correto, deve-se envolver a soma por parênteses: =( )/3 Assim, primeiramente será calculado o que está dentro dos parênteses e, depois, o resultado será dividido por 3. Como colocar uma fórmula na planilha Para criar uma fórmula deve-se saber onde se localizam as informações que serão usadas no cálculo. 1. Digitar os dados 2. Clicar na célula onde desejar que apareça o resultado 3. Na Barra de Fórmulas digitar um sinal de igualdade (=) 4a. Clicar na célula que contém o primeiro valor que entra na fórmula. (O endereço dela aparecerá na Barra de Fórmulas) 4b. Na Barra de Fórmulas digitar um operador matemático 5. Repetir os passos 4a e 4b até que a fórmula esteja completa 6. Clicar em <Enter>. (A fórmula aparecerá na barra de fórmula e o resultado na célula ativa). Ou pode-se seguir os passos 1 a 3 e digitar a fórmula toda, corretamente, na Barra de Fórmulas e clicar em <Enter>. É importante notar que as fórmulas não aparecem na planilha, mas somente o seu resultado. Como copiar uma fórmula Uma característica do Calc quanto às fórmulas é que elas podem ser copiadas. (É interessante notar que a referência com relação à linha ou coluna é mudada automaticamente). - Clicar com o mouse sobre a célula que contiver a fórmula desejada. As bodas da célula ficam em negrito. - Clicar sobre a alça de preenchimento e arrastar o mouse, (o cursor deve ficar com o aspecto de uma cruz fina). - Segurar o botão e arrastar até outra célula, onde se quer colocar a fórmula copiada e soltar o botão. - A fórmula será copiada, adequando-se as referências.

9 Supondo os seguintes dados: Como édigitado: Como aparecerá : A B C A B C 1 Compras papel 1 papel Compras papel 1 papel caderno 2,50 2,50 3 caderno 2,50 2,50 4 lapiseira 7,00 7,00 4 lapiseira 7,00 7,00 5 disquetes 8,20 8,20 5 disquetes 8,20 8,20 6 régua 1,30 1,30 6 régua 1,30 1,30 7 =SOMA (B3:B6) =SOMA (C3:C6) 7 19,00 18,80 A soma de gastos na papelaria 1, evidenciada na célula B6, foi digitada assim: =SOMA (B3:B6) Depois, essa fórmula simplesmente foi copiada para a célula C6. Ela se transformou em: =SOMA (C3:C6) Ou seja, a fórmula foi copiada, e o Calc trocou o endereçamento, em virtude da troca de colunas. Evidentemente, deve-se digitar corretamente a fórmula na barra de fórmulas. Importante: Sempre iniciar as fórmulas com o sinal de = Exemplo 1: Eis uma planilha onde se calcula o valor total, a partir do valor unitário e do número de itens desejados. A fórmula é simples: multiplicação do valor unitário pelo número de itens desejados. E os resultados aparecerão na coluna D. Ou seja: B3 * C3, B4 * C4 e B5 * C5 com resultados em D3, D4 e D5 respectivamente. Na figura acima, em que foi selecionada a célula D4 aparece na Barra de Fórmulas a equação correspondente (=B4*C4). Note que as coluna de "Valor unitário" e Total foram formatadas pra aparecer com 2 casas decimais. Além disso, a coluna D, foi formatada para aparecer como moeda. (Se desejar mais detalhes sobre formatos leia a página "Formatação"). Vantagem em usar endereços nas fórmulas Uma grande vantagem de utilizar endereços e não os valores numéricos em fórmulas é o fato de seu resultado ser recalculado automaticamente se algum valor pertencente à fórmula for alterado. Assim, pode-se criar cenários, ou seja, cria-se uma planilha e verifica-se os efeitos das alterações possíveis.

10 A opção "Realce de valor" É um comando do Calc que facilita a visualização dos números. Como o nome diz, os valores numéricos contidos na planilha são destacados: os números digitados ficam com cor azul e os referentes às fórmulas aparecem em verde, como se vê na figura acima. Clicar no Menu "Exibir" - "Realce de valor" ou em CTRL <F8> Notar que o destaque só aparece na tela. Se for pedida a impressão da planilha os números aparecerão com a cor padrão do Calc. Funções Uma função contém uma fórmula que toma uma série de valores, usa-os para executar uma operação e fornece o resultado. Portanto, uma função é uma equação pré-definida. Os valores com que uma função efetua operações são denominados argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados. Os parênteses definem onde os argumentos começam e terminam. Note-se que os argumentos podem ser números, constantes, texto, valores lógicos ou outras fórmulas. A função Soma No exemplo acima, a função é SOMA, o argumento é B2:B6 (leia-se de B2 até B6) e o resultado ( a soma dos valores) é 20. Como digitar Se as células são adjacentes: =SOMA (C2:C8) Essa função soma o conteúdo de células adjacentes (sequência C2 até C8) Se as células não são adjacentes: =SOMA(B2;C3;D1) Importante: Sempre iniciar a fórmula com o sinal de = Um atalho: a função somatória A função soma, que dá a soma dos elementos digitados consecutivamente em uma linha ou em uma coluna, é tão frequentemente utilizada que tem um atalho próprio: é o botão. Como usar o atalho somatória:

11 - Digitar os dados amostrais em uma coluna (ou linha). Selecioná-los. - Clicar em uma célula onde deseja que o resultado apareça. - Clicar no atalho. Observar que aparece na barra de fórmulas a função =SOMA( : ) - Clicar em <Enter>. Notar que o resultado aparece na célula clicada anteriormente. Como inserir uma função Como já vimos, pode-se digitar a fórmula correta na barra de fórmulas. Por exemplo, para se obter uma média basta digitar: =MÉDIA (B12:B16) Felizmente várias funções já estão codificadas e disponíveis no Calc. A média é uma delas. Assim, para facilitar o trabalho, existe o comando Inserir função (ou CTRL <F2>) que já possui várias fórmulas codificadas, e pré-divididas em várias categorias. O assistente de funções Para facilitar ainda mais, supondo agora que queremos calcular uma função que não tem atalho nas barras de ferramentas, existe o "Assistente de funções", próximo ao símbolo de somatória. Um exemplo: a função Média (MÉDIA) - Digitar os dados amostrais em uma coluna ou linha. Selecionar as células. - Clicar em uma célula onde desejar que o resultado apareça. - Clicar em. Menu Inserir e em Função, ou. em CTRL <F2>, ou. escrever a fórmula correspondente na barra de fórmulas ou. na tecla "Assistente de funções" Se for utilizado o "Assistente de funções": - Na janela que aparece procurar a categoria "Estatística" e clicar duplo sobre a função "Média" - Verificar que, na lateral, aparecem campos a serem preenchidos e a fórmula desejada. - Nos campos "Número" informar os argumentos (ou seja, o endereço dos números existentes na fórmula, digitando ou clicando sobre as células) - O valor resultante aparece no campo "Resultado". Clicar em "OK" - Observar o aparecimento do resultado na célula anteriormente clicada Se forem usados os mesmos valores acima citados:

12 Algumas funções estatísticas O resultado de certos parâmetros amostrais, tais como máximo, mínimo, média, mediana, moda, variância e desvio padrão, é obtido muito facilmente no Calc. No lado esquerdo, na categoria Estatística, clique duplo sobre a função desejada. Supondo que os dados estejam no intervalo B12 a B16 as fórmulas ficarão assim: desvio padrão =DESVPAD(B12:B16) máximo =MÁXIMO(B12:B16) média =MÉDIA(B12:B16) mediana =MED(B12:B16) moda* =MODO(B12:B16) mínimo =Mínimo(B12:B16) variância =VAR(B12:B16) Notas sobre a Moda (ou Modo) * * Se não houver valores repetidos no intervalo de dados, já que não existe Moda, aparecerá na célula selecionada a notação #N/D, que significa Erro do tipo não disponível. * Se houver mais de um valor modal, a moda indicada será o menor dos valores. Por exemplo, supondo que a sequência fosse de quatro números: 3, 4, 4, 7, 9, 9, haveria dois valores modais (4 e 9), mas a moda indicada seria 4, que é o valor menor. Formatação Aparência do texto: Como alterar? Depois de digitada pode-se desejar alterar a aparência da planilha. Como no Calc há muitas fontes (tipos de letra), de diferentes tamanhos e com várias cores

13 disponíveis, a planilha pode ter a aparência desejada, possibilitando que se realce adequadamente o que se desejar. Mas deve-se lembrar, antes de fazer qualquer modificação deve-se indicar ao programa onde ela será feita, ou seja, é necessário selecionar o texto que se deseja alterar. A aplicação dos formatos exige que a célula (ou intervalo de células) tenha sido previamente selecionada. Seleção de uma célula Pode-se selecionar uma célula, utilizando: Mouse: Para selecionar uma célula dar um clique com o botão esquerdo do mouse sobre ela. Teclado: Por meio do teclado, pode-se fazer diferentes partes do texto: Pressionar Seta para cima Seta para baixo ou Enter Seta para direita ou Tab Seta para esquerda Enter Home CTRL Home CTRL A Page Down Page Up CTRL Seta para direita CTRL Seta para cima Será selecionado Uma célula para cima Uma célula para baixo Uma célula para direita Uma célula para esquerda Uma célula para baixo início da linha atual Célula A1 Toda a planilha Uma tela para baixo Uma tela para cima Primeira coluna da linha atual Primeira linha da coluna atual Formatação manual personalizada Para mudar a aparência dos caracteres é necessário selecionar o texto e aplicar um ou mais atributos ou formatos de caracteres, que podem ser letras, números, símbolos, marcas de pontuação ou espaços. Os tipos diferentes de letras (fontes) que o Calc disponibiliza são os mesmos instalados no sistema e podem ter vários tamanhos. Primeiramente seleciona-se o que se deseja formatar e depois formata-se. Modos de formatar Os formatos podem ser aplicados por meio de diferentes maneiras:

14 1. Usar atalhos existentes na barra de ferramentas "Formatação" Mesclar Células Aumentar ou diminuir casas decimais Cor da Fonte Fonte Tamanho Negrito Itálico Sublinhado Alinhamento Centralizado A Esquerda A Direita Justificado Formato Moeda e Porcentagem Cor de fundo da célula Há atalhos para alterar estilo, tipo e tamanho da fonte, negritar, aplicar o formato itálico, sublinhar simples, alinhar à esquerda, centralizar, alinhar à direita, justificar, aplicar marcadores (numerados ou não), colorir a fonte ou o parágrafo. Selecionar a célula ou intervalo de células em que se deseja aplicar a formatação. Clicar no atalho ou campo correspondente para aplicar o formato. ou 2. Usar o menu de contexto Selecionar a célula ou intervalo de células em que se deseja aplicar a formatação, No menu de contexto, clicar com o botão direito em "Formatar células" ou 3. Usar o menu "Formatar" Selecionar a célula ou intervalo de células e Clicar no menu Formatar e em Formatar Células Aparecerá a janela "Formatar células", com várias abas: Números, Fonte, Efeitos de Fonte, Alinhamento, Bordas, Fundo e Proteção da célula, que permite a ação de muitas formatações.

15 Aba Números Clicando-se sobre a aba "Números" (que fica em negrito e relevo) pode-se formatar valor numéricos de diversas maneiras, como: Número, Porcentagem, Moeda, Data, Hora, Científico, Fração e Valor lógico. Formatando, como número: - Selecionar as células ou intervalo de células a serem formatadas - No menu "Formatar" selecionar a opção "Células" - Em "Categoria" selecionar a opção "Número" - Selecionar o formato no campo "Formato" e clicar em "OK" O campo "Opções" permite escolher o número de casas decimais e o de zeros à esquerda em campos que tem esses mesmos nomes. Escolher o que desejar e clicar no botão "Ok". Cerquilhas Se aparecerem vários símbolos de cerquilha # na célula Se, após uma formatação, aparecerem vários símbolos # na célula, o Calc estará avisando que não há espaço para mostrar o resultado numérico. Para resolver isso, pode-se:

16 1. alargar o tamanho de toda a coluna: - Clicar em "Formatar" - Coluna - Largura e digitar a largura desejada ou 2. diminuir o tamanho da fonte utilizada: - Clicar em "Formatar" - Células. Na aba Fonte escolher o tamanho ou 3. se for possível, diminuir o número de casas decimais - Clicar em "Formatar" - Células. Na aba Números clicar em número e no campo "Opções", em "Casas decimais" indicar o número de casas. Aba Fonte Clicando-se sobre a aba "Fonte" pode-se escolher a fonte e seus estilo, tamanho, cor e a língua.. Fonte: dá acesso a vários modelos de letra já disponíveis. Tipo: refere-se aos efeitos Normal, Negrito, Itálico ou os 2 últimos.. Tamanho: Aqui aparece a lista de possíveis tamanhos para a fonte selecionada. Pode-se selecionar um tamanho entre as opções existentes ou digitar o valor no campo apropriado.. Língua: idioma. Escolher o que desejar e observar o resultado no "Campo de visualização", na parte inferior da janela. Depois de escolher os formatos, clicar no botão "Ok". Aba Efeitos de Fonte Clicando-se sobre a aba "Efeitos da fonte" pode-se selecionar: Sublinhar: Há vários tipos de sublinhado com formas diferentes. Admite mudança na cor. Ex: Calc Hachurar: também em formas diversas. Ex: Calc Cor: Permite alterar a cor da fonte. Ex: Calc - Campo Relevo Pode ser colocado de duas maneiras: "Em relevo" e "Baixo relevo", aos quais podem ou não ser adicionados efeitos extras de "Contorno" e "Sombra". Escolher o que desejar e clicar no botão "Ok". Aba Alinhamento Quando os dados são digitados, o Calc os ajusta automaticamente, sendo que os dados numéricos são alinhados à direita nas células e os textuais à esquerda. Clicando-se sobre a aba "Alinhamento" pode-se alterar algo no alinhamento: - Selecionar as células ou intervalo de células a serem formatadas - No menu "Formatar" selecionar a opção "Células" - Em "Formatar células" selecionar a opção "Alinhamento" - Em "Alinhamento de texto" no campo

17 "Horizontal" pode-se alinhar à esquerda, centralizar, alinhar à direita ou justificar e "Vertical" pode-se alinhar por base, centro ou topo - Pode-se, também, inclinar o texto no campo "Orientação do texto", escolhendo o valor do ângulo ou "rodando" o botão "ABCD". Escolher o que desejar e clicar no botão "Ok". A opção "Restaurar" desativa o último ajuste dos dados. Aba Bordas Clicando-se sobre a aba "Bordas" pode-se escolher sobre a existência de bordas e sua espessura e cor, entre outras possibilidades: - Selecionar a célula ou intervalo de células a serem formatadas - No menu "Formatar" selecionar a opção "Células" - Em "Formatar células" selecionar a opção "Bordas" - Selecionar as linhas desejadas em "Disposição das linhas" - Selecionar a espessura e o formato da borda em "Linha" Se desejar pode-se selecionar a posição, a distância e a cor da "Sombra" nos campos inferiores e, à direita pode-se definir os espaçamentos entre o conteúdo e as bordas. - Clicar em "OK" Aba Fundo Na janela que aparece, pode-se escolher uma cor para o fundo da célula. "Sem preenchimento" não inclui cor. - Selecionar as células ou intervalo de células a serem formatadas - No menu "Formatar" selecionar a opção "Células" - Em "Formatar células" selecionar a opção "Fundo" - Selecionar a cor desejada e clicar em "OK" Aba Proteção da célula Pode-se ocultar fórmulas ou tudo. Escolher o que desejar e clicar no botão "Ok". Formatar - Página Apresenta as abas Gerenciar - Página - Bordas - Plano de Fundo - Cabeçalho - Rodapé - Planilha Clicando-se em "Formatar" e em "Página" (que fica em negrito e relevo) vê-se as seguintes opções:

18 Aba Página É aconselhável configurar a página do texto antes de iniciar a edição, para sempre ter uma boa ideia de como ficará a posição do texto na(s) folha(s). Aqui se pode definir as margens da folha, o tamanho do papel utilizado pela impressora, a direção da impressão... Campo Formato do papel Permite selecionar entre os tamanho do papel aquele que será usado, entre os formatos padrão, já existentes. Campos Largura e Altura Permite definir tamanhos diferentes dos formatos padrão existentes, digitando as medidas nos campos "Largura" e "Altura" para um tamanho de papel personalizado. Campo Orientação Esse campo possibilita definir a posição do papel: Retrato Paisagem Campo Origem do Papel Para impressoras com múltiplas bandejas de papel, aqui se pode definir qual bandeja será utilizada. Para impressoras comuns pode-se deixar a configuração padrão da impressora. Campo Margens Aqui pode-se definir as margens, ou seja, a distância entre o texto e o início do papel. O valor padrão é 2 cm em todas as direções. Em geral esse valor está acima do mínimo do padrão comum dos diferentes modelos de impressoras. Portanto, há mais garantia extra de que o texto não será cortado na impressão. Selecionar ou digitar as medidas desejadas em "Esquerda", "Direita", "Superior", "Inferior".

19 Se forem escolhidos valores que excedam a área de impressão, aparecerá um aviso com a solicitação de confirmação. Então, pode-se cancelar, pressionando o botão "Não". Os números serão reajustados para os valores válidos mais próximos dos anteriormente definidos. Em "Definições de layout" pode-se especificar em quais páginas do texto as escolhas feitas serão efetivas. Permite escolher entre "Direita e esquerda", "Invertido", "Somente direita" e "Somente esquerda", para textos que serão impressos em ambos os lados do papel, somente na página impressa à direita (configuração padrão da primeira página), à esquerda ou em ordem invertida. O campo "Formato" possibilita escolher o formato do número - algarismos romanos ou letras (em maiúsculas ou minúsculas) ou algarismos arábicos. Formatação condicional É importante notar que as características relacionadas ao aspecto de uma célula e dos dados que ela contém, como fonte, cor ou estilo de alinhamento são fixas. Assim, se for utilizado o estilo italic em um texto, esse texto continuará em italic a menos que se volte ao menu para estabelecer outro estilo. Mas, em alguns casos, é interessante que o aspecto de uma célula se modifique automaticamente de acordo com certas condições. Se desejar mais detalhes acesse Estilos e formatação condicional. Formatação condicional Em alguns casos é interessante que o aspecto de uma célula se modifique automaticamente de acordo com certas condições. Por exemplo, deseja-se: - que a identificação de um valor se destaque em negrito se for mais velha do que uma data limite ou - que um fundo colorido assinale o valor máximo de uma lista ou - que uma quantia seja assinalada em vermelho se superar um certo valor limite. Portanto, em outras palavras, deseja-se que o formato de uma célula seja dinâmico para localizar rapidamente certos valores com uma simples olhada. Como aplicar um formato condicional Se desejar usar um estilo Novo, ou seja, não pré-existente, é necessário criá-lo previamente. (Ver como, acima, em "Como criar um novo estilo"). - depois, selecionar a(s) célula(s) a ser formatada - clicar no menu "Formato" selecionar a opção "Formatação condicional" - Aparece a janela "Formatação condicional", com diferentes listas de rolagem,. onde pode-se indicar até 3 condições que se quer associar a esse determinado formato. Estão disponíveis:. "Igual a", "Menor que", "Maior que", "Menor ou igual a", "Maior ou igual a", "Diferente de", "Entre", "Não está entre". No primeiro campo, deixar a opção "O Valor da Célula É".. No segundo, abrir as opções e indique uma delas, por exemplo, "Maior que". No terceiro, escreva o valor desejado..

20 - Em Estilo da célula, selecionar o estilo que deseja usar e clicar em "OK". - Pode-se colocar até 3 condições em cada planilha, selecionando "Condição 2" e "Condição 3" e colocar as novas escolhas. - No final clicar em "Ok". Se houverem valores nas condições escolhidas deverão aparecer ressaltados imediatamente. No exemplo a seguir os valores de IMC que tiveram valor maior que 30 são mostrados em vermelho e em negrito e os que tiveram valor menor que 20 são mostrados em azul e em negrito, automaticamente. Este formato é dinâmico: se algum valor for alterado para mais que 30 ou menos que 20, mudará, também o seu formato de exibição. Como eliminar um formato condicional Os formatos condicionais podem ser eliminados da célula, coluna, linha em que foram aplicados. - Selecionar a categoria em que deseja eliminar o formato. Clique em "Formato" - "Formatação Condicional". Retirar o clique da condição cujo formato queira eliminar e clicar em OK. Formatação fixa É importante notar que, se não for utilizada a formatação condicional, as características relacionadas ao aspecto de uma célula e dos dados que ela contém, como fonte, cor ou estilo de alinhamento são fixas. Assim, se for utilizado o estilo italic em um texto, esse texto continuará em italic a menos que se volte ao menu para estabelecer outro estilo. Acesse a página Formatação se desejar mais detalhes. Como salvar Quando o computador é desligado todo o conteúdo da memória RAM é apagado, portanto o texto precisa ser gravado (salvo). de vez em quando (por segurança, para não perder todo o trabalho, como é frequente acontecer durante uma falta momentânea de energia ) e sempre que se for fechar o programa. Definição do formato, orientação e margens do papel O Calc permite usar papel de diferentes tamanhos, sendo necessário configurar o seu tamanho corretamente. - Abrir o menu "Formato" e clicar em "Página" - Clicar na aba "Página", na seta do campo "Formato do papel" e escolher o formato e o tamanho do papel - Assinalar a "Orientação" em um dos 2 campos inferiores a orientação do papel (retrato ou paisagem) Retrato Paisagem - Na parte inferior esquerda escolher o tamanho das 4 margens do papel (superior, inferior, esquerda e direita) - clicar em "Ok"