CADASTRO BÁSICO DE PRODUTO. Manual do Usuário f
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- Andreia Sabala Aleixo
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1 Manual do Usuário CADASTRO BÁSICO DE PRODUTO f Resumo Explicações sobre o primordial cadastro de produtos, suas informações e configurações. Yuri Ranchan yuri@sifat.com.br
2 Sumário Cadastro Básico de Produto [ f] Introdução... 2 Abra o aplicativo Sifat ERP Retaguarda Cadastro de Produto... 2 Acessar a tela de cadastro... 2 Localizar produtos... 3 Modos de pesquisa Principais campos: Aba Cadastro... 5 Dados principais... 5 Compra (Embalagem)... 7 Agrupamento... 8 Enquadramentos fiscais... 9 Produção Controle de Estoque Principais campos: Aba Tributação ICMS/ISS PIS e COFINS Repassar Tributação Principais campos: Aba Preços Preço Conclusão
3 Cadastro Básico de Produto [ f] Franquia de Restaurante Você pode ver a versão interativa desse manual aqui. Através da Área do Cliente acesse o menu Arquivos > Manuais Sifat para visualizar outros manuais. 1.0 Introdução O cadastro dos produtos é parte primordial dentro do sistema. Ele contém mais de 20 informações relacionadas ao item. Para franquiados, algumas dessas informações já são definidas pela franqueadora, outras devem ser conferidas pela loja. 1.1 A quem esse manual se destina: Franqueados que trabalham com mix único de produto, ou seja, a central da franquia é quem cadastra novos itens e cada franqueado sincroniza a fim de recebe-los e complementa-los. Abra o aplicativo Sifat ERP Retaguarda 1.2 É necessário ter um usuário com as permissões para Pesquisar e Cadastrar Produtos 2.0 Cadastro de Produto Acessar a tela de cadastro 2.1 Cadastros > Produtos > Cadastrar o Produto 2
4 Localizar produtos 2.2 Atenção! Ao sincronizar com a franquia, os produtos serão cadastrados com as informações básicas automaticamente, mas atenção ao buscar por estes itens: eles entram no seu cadastro como inativo. 2.3 Na janela Cadastro de Produtos, clique na parte superior em Localizar 2.4 Do lado esquerdo da janela aberta clique em [F4] Palavra Chave (seta A) 2.5 Na caixa de texto superior, digite a palavra que deseja pesquisar (seta B) 2.6 Na parte superior direita marque a opção Inativos (seta C) A B C 2.7 Confirme com Enter em seu teclado para fazer a pesquisa. O sistema mostrará uma lista de resultados 2.8 Selecione o item que desejar e confirme com Enter em seu teclado para abri-lo 2.9 A janela de busca será fechada e na tela Cadastro de Produtos serão exibidas as informações do item pesquisado. No exemplo abaixo foi pesquisado o termo file 3
5 Modos de pesquisa Conheça as formas de pesquisar produtos 2.10 [F3] Descrição: Mostra os produtos cuja descrição começa com o termo digitado 2.11 [F4] Palavra Chave: Mostra os produtos que contenham o termo digitado em qualquer parte da sua descrição 2.12 [F6] Ref.: Busca por Referência 2.13 [F7] Grupo: Neste modo você deve digitar o nome do grupo ou subgrupo desejado para exibir os produtos vinculados [F8] Código: Busca pelo código principal do produto. Na tela de cadastro é chamado de Código/EAN [F11] GTIN/EAN: Diferente da busca por Código, que considera o campo Código/EAN, a busca por GTIN/EAN considera apenas o código de barras colocado no campo específico GTIN/EAN. 4
6 2.16 [F5] ID: Diferente da busca por Código e por GTIN/EAN, a busca por ID considera o código sequencial interno do sistema [F9] Refinar: Abre uma nova janela de Filtro Refinado, que permite usar vários filtros em uma mesma busca 3.0 Principais campos: Aba Cadastro Para se guiar com mais facilidade, observe a imagem colocada abaixo dos tópicos indicando a posição do campo descrito. 3.1 Acesse a tela Cadastro de Produtos e localize um item para seguir os passos. Dados principais 3.2 Ativo: Sinaliza se você está trabalhando com esse item ou não. Quando desmarcado o produto não é exibido na tela de vendas, na maioria dos relatórios e em pesquisas comuns. 3.3 Sair na Tabela de Preços: Quando você altera a opção Ativo, automaticamente o sistema também altera esta opção. A opção 'Sair na Tabela de Preços' define se este item será exibido nos relatórios de 'Tabela de Preço'. 5
7 3.4 ID: Código sequencial interno do sistema que não pode ser alterado. 3.5 Código/EAN: Principal código do produto dentro do sistema. É utilizado na venda, buscas e relatórios. Deve ser preenchido com código de barras se utilizar leitor na venda. Este código é definido pela franquia e não pode ser alterado pela loja. 3.6 Descrição completa: Descrição detalhada do produto/serviço. É utilizada na tela de vendas, buscas, relatórios e NF-e. Esta descrição é definida pela franquia e não pode ser alterada pela loja. 3.7 Descrição abreviada: Descrição resumida do produto/serviço utilizado na emissão do cupom fiscal. Esta descrição é definida pela franquia e não pode ser alterada pela loja. 3.8 Tipo: Classificam a finalidade do item. Os mais comuns são: Produto para Revenda: Item comum de venda Matéria Prima: Não é vendido. Ex.: Embalagens. 6
8 3.8.3 Uso ou Consumo: Não é vendido. Ex.: Produtos de limpeza Produto Fabricação Própria: Item de venda. Ex.: Prato feito. É possível montar uma Ficha Técnica para esse tipo de produto. Mais detalhes no manual Fabricação Própria Venda com Derivados: Este tipo de item é um produto principal cujo estoque está vinculado a outros produtos derivados que baixam seu estoque. Ex.: itens Copo de Chopp de 300 e 500ml vinculados ao item Barril de Chopp. Neste exemplo, ao vender os copos de Chopp, é feito a baixa proporcional do estoque do item Barril de Chopp. Mais detalhes no manual Venda com Derivados. 3.9 Unidade: Classificam a fração de venda do item de forma abreviada. As mais comuns são: Unidade (UN) Ex.: Refrigerante; Quilograma (KG) Ex.: Refeição por Quilo. Este campo é definido pela franquia e não pode ser alterado. Compra (Embalagem) 3.10 Unid.: Classificam a fração de compra do produto de forma abreviada. Ex.: Unidade (UN), Caixa (CX), Quilograma (KG) entre outros. Este campo é um auxílio visual para compra Qtde.: Aqui é definido quantas unidades de venda contêm na embalagem de compra. Ex.: O refrigerante de 2 litros vem em uma embalagem com 6 unidades, neste exemplo o campo teria valor 6. Atenção! Esta informação é de extrema importância no lançamento das entradas de mercadoria. Ex.: Na nota de entrada vieram 2 fardos de refrigerante de 2 litros. Com este campo preenchido corretamente, o sistema calcula que cada fardo contém 6 unidades de venda, lançando um total de 12 unidades no seu estoque. 7
9 Agrupamento 3.12 Grupo: Vínculo do produto com grupo. Este vínculo é importante para manter o cadastro de produtos organizado. Esse campo é obrigatório. Ao clicar no ícone da lupa será exibido os grupos cadastrados para você selecionar Família de Preço: Esse vínculo tem como objetivo facilitar a alteração de preço. Esse vínculo não é obrigatório. Mais detalhes no manual Família e Remarcação de Preços. 8
10 Enquadramentos fiscais 3.14 GTIN/EAN: Aqui deve conter o código de barras do produto caso este tenha. Campo não obrigatório. Aceita apenas códigos de barras válidos (padrão EAN-13) NCM: A sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul é um código de classificação do item com base em uma tabela nacional padrão, independente de estado ou enquadramento fiscal da empresa. Vale ressaltar que existe um código NCM para cada tipo de produto, desse modo o mesmo código pode ser usado para vários itens, como por exemplo um código para todos os refrigerantes. Atenção! Esse código é obrigatório na emissão de cupons e notas fiscais. Como saber o NCM do Item? Ao clicar no ícone da lupa será exibido a listagem completa de NCM. Por ser extensa, orientamos consultar as notas de entrada do item que obrigatoriamente trazem esta informação ou com seu escritório contábil Código CEST: O Código Especificador da Substituição Tributária é um sistema uniformizado de identificação das mercadorias passíveis de Substituição Tributária e antecipação de ICMS. Seu modo de classificação é bem parecido com o do NCM. Atenção! Ele é usado em Notas Fiscais Eletrônicas conforme Convênio ICMS 92, de 20 de agosto de Como saber o CEST do item? Clicando no ícone da lupa o sistema traz a opção de localizar o código CEST baseando-se no NCM. Caso não queira, será exibido a listagem completa para seleção. Atualizar tabela CEST: Você pode fazer a atualização da tabela CEST quando ela não existir dentro do sistema ou quando estiver desatualizada. Veja como no próximo passo. 9
11 Atualização Tabela CEST É necessário estar conectado à internet Acesse o menu Outros > Atualização de Tabelas > Tabela CEST Código Especificador da Substituição Tributária Na parte superior da janela aberta clique em Atualizar 10
12 Após a confirmação será exibido o status da atualização na tela Produção 3.17 Local de Produção: Aqui você vincula o item a um Local de Produção previamente cadastrado. Esse vínculo sinaliza que ao vender o produto, além de sair na impressão do caixa (cupom), ele também será enviado para o local de produção selecionado. Mas o que é Local de Produção? Consiste em um ponto da cozinha onde é colocado uma impressora térmica ou um computador e, conforme os pedidos são registrados este ponto imprime ou exibe automaticamente apenas os itens que estão amarrados a ele, considerando a configuração do produto. Utilizar esta função é a forma mais eficiente de enviar os pedidos para cozinha automaticamente. Mais detalhes no manual Local de Produção. Controle de Estoque 3.18 Estocado: Define se o item movimenta estoque ao vender. Este campo não deve estar marcado para itens produzidos no momento da venda. Ex.: lanche, prato feito e marmita Estoque: Exibe a quantidade em estoque deste item. O estoque não é alterado aqui. Manterá o valor zero se o campo Estocado estiver desmarcado. 11
13 4.0 Principais campos: Aba Tributação 4.1 Na parte inferior da tela Cadastro de Produtos clique na aba Tributação ICMS/ISS 4.2 O ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadoria) ou ISS (Imposto Sobre Serviço) classificam fiscalmente este produto/serviço e deve ser preenchido conforme orientação do escritório contábil da empresa. O sistema disponibiliza uma lista com departamentos previamente cadastrados. Atenção! Essa classificação é de total responsabilidade da empresa e deve ser preenchida corretamente antes de realizar vendas do produto. O preenchimento incorreto desta informação pode ocasionar em cobranças indevidas de imposto ou multas. Cadastro do Departamento Fiscal ICMS/ISS: Ao clicar no ícone com o lápis será possível alterar e incluir novos departamentos e operações fiscais. Essas informações só devem ser alteradas com orientações do responsável contábil da empresa. Caso seja necessário incluir ou alterar o cadastro de departamento fiscal pedimos que, por se tratar de informações de grande importância, entre em contato com nossa central suporte para receber orientações de nossos consultores. 12
14 PIS e COFINS 4.3 Assim como o ICMS/ISS, o PIS (Programa de Integração Social) e o COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social) são classificações fiscais do item, e através deles são determinados os impostos incidentes no produto ou serviço. Da mesma forma, o PIS e COFINS devem ser preenchidos conforme orientação do escritório contábil da empresa. O sistema disponibiliza uma lista de PIS e COFINS previamente cadastrados. Atenção! Essa classificação é de total responsabilidade da empresa e deve ser preenchida corretamente antes de realizar vendas do produto. O preenchimento incorreto desta informação pode ocasionar em cobranças indevidas de imposto ou multas. Cadastro do Departamento Fiscal: Ao clicar no ícone com o lápis será possível alterar e incluir novos departamentos e operações fiscais. Essas informações só devem ser alteradas com orientações do responsável contábil da empresa. Caso seja necessário incluir ou alterar o cadastro de departamento fiscal pedimos que, por se tratar de informações de grande importância, entre em contato com nossa central suporte para receber orientações de nossos consultores. 13
15 Repassar Tributação 4.4 Anteriormente falamos sobre o NCM e sua importância. Vimos que o mesmo código é utilizado em vários produtos do mesmo tipo. Esses itens que utilizam o mesmo NCM são bem parecidos e, em sua maioria, têm as mesmas classificações fiscais (ICMS, IPI, PIS e COFINS). Com base no NCM do produto selecionado, essa função repassa a mesma classificação fiscal deste item para todos os outros que usam esse NCM. Atenção! Os produtos com o mesmo NCM podem ter a mesma classificação fiscal, entretanto isso não é uma regra. Existem particularidades e por esse motivo pedimos cautela ao usar esta função. É necessário ter plena certeza que essa ferramenta pode ser usada em seu cadastro. Também é importante ressaltar que o cadastro dos produtos deve estar certo, com o NCM previamente preenchido para que a função cumpra seu objetivo corretamente. 14
16 5.0 Principais campos: Aba Preços 5.1 Na parte inferior da janela Cadastro de Produto clique na aba Preços Preço 5.2 Pç. Unitário: Preço unitário de compra, sem acréscimos ou descontos, que pode ser atualizado pelo lançamento da nota de entrada. Este campo não pode ser alterado manualmente. 5.3 Custo aquisição: Principal custo do produto. Se for atualizado pela nota de entrada, considera acréscimos e descontos. Este é o custo gravado na venda, exibido em relatórios e usado para cálculo do lucro. Este campo pode ser alterado manualmente. 5.4 Preço Venda: Aqui é definido o preço que será utilizado na venda, também usado para cálculo do lucro e exibido em relatórios. 15
17 6.0 Conclusão 6.1 É importante destacar que, na primeira vez que você sincronizar seu cadastro com a central todos os produtos virão inativos e deverão ser conferidos. Após essa primeira conferência, você só terá que fazer este trabalho para produtos novos ou mediante alterações de itens do seu cadastro. 6.2 Continue aprendendo com os manuais: Família e Remarcação de Preços [ ] 16
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