Central de Tráfego é uma unidade

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1 Foto: Luiz Machado Central de Tráfego: evolução no modelo de gerenciamento de transportes Arthur Hill Central de Tráfego é uma unidade de comando que centraliza a responsabilidade pela programação, execução e controle dos serviços de transporte, tais como: Capturar todas as requisições de transporte de uma malha logística; Otimizar a programação de transportes; Efetuar agendamentos com origens, destinos e operadores logísticos; Acionar os operadores logísticos e unidades operacionais; Acompanhar movimentação de cargas 7 x 24; Coordenar a remediação de falhas via call center especializado em operação logística; Realizar gestão de riscos; Realizar conferência e liberação dos pagamentos de fretes; Gerar relatórios gerenciais. É uma organização especializada, estruturada por processos, usuária de tecnologia de ponta, provedora de visibilidade e melhoria contínua. Seu principal objetivo é aumentar a eficiência do gerenciamento de transportes e capturar a sinergia operacional ao longo de uma malha logística. É uma entidade que estabelece uma governança para a prática do transporte colaborativo através da troca de informações com transportadores e entre unidades operacionais (colaboração), e pela administração de conflitos via Acordos de Nível de Serviços (ANS). O modelo é análogo aos modelos de Serviços Compartilhados (Shared Services). Além do nome Central de Tráfego, o conceito também aparece sob termos como Torre de Controle, Central de Operações, etc. Em inglês, o conceito é conhecido pelos termos Load Control Center, ou Load Planning Center. Mudança no modelo de gerenciamento de transportes: a lógica para centralização Como sabemos, é comum os contratantes de frete focalizarem seus esforços no tradicional uso de estratégias de negociação, explorando a competição entre as transportadoras para a obtenção das menores tarifas. Às vezes, podem ainda se preocupar com a maximização da ocupação dos veículos (peso, volume ou número de entregas) ou na redução das distâncias em rota. Essas possibilidades de redução de custos são exploradas por grande parte das empresas e, na maioria dos casos, são importantes, mas já não apresentam potenciais de ganhos significativos. Algo que ainda apresenta expressivas oportunidades para a maioria das organizações é o compromisso com a produtividade. O excesso de quilômetros vazios e de horas paradas consome recursos expressivos (físicos e humanos) e muitas vezes não percebidos, por não serem desembolsados de forma direta. Uma Central de Tráfego permite que a produtividade do ativo (veículo, equipamento ou modal de transporte), pouco explorada na gestão de transportes convencional, seja alcançada. A maximização do movimento contínuo (com veículo carregado) ocorre através da formação de circuitos (round trips) e a minimização dos tempos de veículo parado ocorre pelo aumento de visibilidade e controle. Centralizar o comando do gerenciamento de transportes representa uma mudança nas práticas convencionais encontradas nas empresas. A mudança está no entendimento de que, quanto maior for o compartilhamento entre fluxos de uma malha logística, maior será a sinergia operacional e, portanto, maior o potencial de aumento na produtividade do transporte. Também está no entendimento de que o estabelecimento e cumprimento de metas de produtividade exigem um novo modelo de gerenciamento de frete. Tudo isso vale, independentemente de quem é dono da frota: se é o embarcador, transportador ou agregado do transportador. Todos podem ganhar 50 - Revista Tecnologística - Outubro/2009

2 mais quando se aumenta a produtividade da frota. Uma Central de Tráfego permite capturar valores além da maneira tradicional, tais como: Garantia de movimento contínuo equipamento de transporte sempre cheio e sempre em movimento, através do sincronismo de requisições de transporte, designadas para um mesmo equipamento, com a formação de circuitos. Maior aproveitamento de carga de retorno, ou backhauling. Redução dos tempos de espera através de uma melhor coordenação no agendamento de horários e controle de atividades de carga e descarga nas origens e destinos. Maior agilidade para resolver eventos inesperados e remediar falhas em tempo real, dada a visibilidade da malha de transportes. Para aumentar as possibilidades de formação de circuitos, é necessário que todos os requerimentos de transporte sejam consolidados em um só centro de comando. Na prática, a centralização do comando do gerenciamento de transportes facilita e viabiliza a identificação das oportunidades de sinergia operacional, advindas do movimento contínuo. Esta consolidação traz a visibilidade necessária para identificar oportunidades para conectar estas cargas, otimizando a utilização e a produtividade geral dos veículos, equipamentos e modais de transporte. Os requerimentos de transporte estão associados aos diversos tipos de pedidos que movimentam carga ao longo da malha logística estabelecida ou planejada, sejam estes pedidos de compra (inbound de insumos), transferências de produtos para Centros de Distribuição, venda (outbound) e até logística reversa. Quando os fluxos são regulares e previsíveis, podem ser formados os circuitos estáticos, com agenda A centralização muda a perspectiva da gestão de transportes, que passa da visão de trecho para uma de malha fixa de saída e chegada nas origens e destinos. Fluxos eventuais ou pouco previsíveis formam os chamados circuitos dinâmicos, de natureza oportuna. A centralização muda a perspectiva da gestão de transportes, que passa da visão de trecho para uma de malha. Em outras palavras, ao invés de ter múltiplas unidades organizacionais, cada uma cuidando de seu trecho individualmente como Compras suprindo fábricas, Planejamento reabastecendo CDs ou Distribuição atendendo pedidos dos clientes, tem-se agora uma estrutura única, que enxerga toda a movimentação da malha simultaneamente. A centralização também estabelece um ponto focal único para a troca de informações com transportadores e entre unidades operacionais, estabelecendo práticas colaborativas e governança para remediação de falhas. Na prática, quando algo dá errado, todo mundo liga para um só número e um só comando passa instruções para resolver os problemas. Benefícios com a implementação de uma Central de Tráfego A implementação de uma Central de Tráfego pode trazer inúmeros benefícios tangíveis, cuja proposição de valor está concentrada em: Redução dos custos de transporte, através do aumento da produtividade da frota. Um aumento do número de viagens de um mesmo equipamento, combinado com a redução de km vazios, com mais viagens de retorno ou mais circuitos (estáticos ou dinâmicos), reduz o tamanho da frota e os custos fixos da operação de transportes. Redução do frete emergencial ( spot ), com melhor aproveitamento da capacidade de transporte instalada na malha logística e maior controle sobre recusa versus não comparecimento das transportadoras. Redução dos custos de estadia, através da troca de informação estruturada com as transportadoras sobre programação e execução de transportes, além do melhor gerenciamento de pátio e visibilidade dos tempos parados em filas nas origens e destinos. Melhoria do Nível de Serviço, através de uma redução nas variâncias no ciclo de transportes e mais consistência nos prazos de entrega com possibilidade de reduzir os custos com estoques de segurança. Maior alinhamento e aderência entre frete negociado, transporte realizado e pagamento efetuado. Redução de custos administrativos, considerando a redução de tempo para remediação de falhas, a redução de tempo para coleta de dados e a geração de informações para planejamento e controle e a redução de tempo para gerenciar relacionamento com as transportadoras. Possibilidade de alinhamento com clientes (internos e externos) sobre eventuais atrasos e imprevistos de transporte, minimizando os impactos gerados (ex.: possibilidade de se reprogramar uma linha de produção devido ao atraso conhecido de uma matéria-prima). Outubro/ Revista Tecnologística - 51

3 Funcionamento de uma Central de Tráfego A excelência operacional de uma Central de Tráfego depende da construção e integração de processos, tecnologia e estrutura organizacional especializados. Processos: o funcionamento de uma Central de Tráfego requer uma operação estruturada por processos. O escopo destes processos deve ser abrangente e considerar todos os passos essenciais no gerenciamento de transportes da requisição ao pagamento de frete. Ou, como aparece na literatura de língua inglesa, end-to-end transportation management process. Seguem os principais processos contidos em uma Central de Tráfego: Otimização: é a etapa de formação de cargas, programação de rotas, concatenação de trechos para formação de circuitos, e onde também se dá o tratamento das restrições de capacidade de carga e descarga e Serviço a Cliente. Oferecimento: é a etapa na qual se designa que serviço será efetuado por qual equipamento ou transportador; inclui atividades como gerenciamento de pátio; agenciamento e agendamento de transportadoras; tratamento das recusas versus não comparecimento. Monitoramento e Rastreamento: uma vez programado o transporte, é então a hora da excelência na execução; esta etapa captura sinais de saídas e chegadas, sinais dos veículos em rota, mantém comunicação com origens e destinos, com motoristas e controladores de pátio. Gestão de Eventos: visibilidade sem gestão vira curiosidade; logo, esta é a etapa onde se concentra a coordenação da remediação de falhas em tempo real. Inclui atividades como a emissão de alertas e notificações e a manutenção de um call center receptivo, cujo atendimento é regido por scripts e controlado por workflows e ANS (Acordos de Nível de Serviços). Auditoria de Pagamento: é o fechamento do processo, quando se realiza a conferência automática entre os serviços realizados versus a cobrança dos operadores logísticos. Inclui atividades para resolução de disputas (em caso de divergências) e a liberação ao contas a pagar. O modelo da Central de Tráfego é uma ótima solução para sustentar a prática do Transporte Colaborativo Controles: Não se gerencia o que não se mede ; logo, um processo importante é a apuração de itens de controle e itens de verificação para suportar um Processo de Melhoria Contínua na área de gerenciamento de transportes. É a atuação constante sobre indicadores de produtividade que vai trazer a inteligência para prospecção contínua de oportunidades de sinergia operacional. Tecnologia: o uso intensivo da tecnologia da informação permite potencializar todos os benefícios de uma Central de Tráfego. Tecnologia facilita a centralização do comando do transporte, pois ajuda a manter aderência às regras de negócios. O desafio está na capacidade de integrar um conjunto de tecnologias hoje disponíveis, tais como: Ferramentas de otimização para programação de transportes, contendo funcionalidade para avaliação de múltiplas opções de otimização dos fluxos outbound/inbound (visão de malha) e formação de circuitos de movimento contínuo. Ferramentas web-based para troca colaborativa de informações entre embarcadores, seus parceiros e transportadores, destacando oferecimento eletrônico de cargas, aceite e recusa eletrônica de cargas e reoferecimento automático de cargas. Ferramentas de rastreamento e monitoramento, incluindo avanços tecnológicos em tecnologia satelital (GPS), telefonia móvel (GPRS) e até radiofrequência (RFID). Ferramentas para gestão de eventos, que identificam e geram alertas e notificações, além de funcionalidades para suportar os processos de um call center receptivo. Ferramentas para auditoria automática de pagamento de frete (conferência eletrônica). Ferramentas para administração de banco de dados e geração de indicadores e relatórios gerenciais. O mercado provedor dessas tecnologias está cada vez mais competitivo e inovador. Contudo, existem poucos provedores capazes de oferecer uma solução completa, com todos os elementos aqui descritos. O desafio, portanto, continua na capacidade de integração das aplicações. Na parte de softwares de gerenciamento, vale destacar que muitas empresas têm desenvolvido aplicações integradas que comercialmente são chamadas de TMS (Transportation Management Systems). A maioria dos TMS começou pelo módulo de otimização, porém hoje muitos já acrescentam funcionalidades de oferecimento eletrônico e conectividade com tecnologias de rastreamento. Organização: uma Central de Tráfego deve possuir uma estrutura 52 - Revista Tecnologística - Outubro/2009

4 Potencial para criação de valor Mesma empresa: Outbound Inbound Mesmo grupo de empresas: Unidade de negócio 1 Unidade de negócio 2 Figura 1: Evolução do Transporte Colaborativo organizacional dedicada, especializada e exclusiva para executar os processos já descritos. O modelo organizacional utilizado em Centros de Serviços Compartilhados (ou Shared Services) serve de referência para o que deve ser uma Central de Tráfego. Muito comum em processos financeiros, RH e TI, os CSCs têm um modelo de governança regido por ANS, que permite administrar conflitos e prioridades entre um conjunto de usuários pertencentes a uma ou mais organizações. A aplicação do modelo organizacional dos CSCs ao conceito de Central de Tráfego traz várias consequências à organização da logística da empresa. Uma delas é que áreas como Compras e Planejamento não precisam mais se envolver com as operações de transporte, nem ter relacionamento com transportadoras no dia a dia. Podem contar com os serviços especializados da Central de Tráfego. Dada a relevância que a função Transportes tem para a área de Distribuição, é natural que a Central de 54 - Revista Tecnologística - Outubro/2009 Mesma cadeia de suprimentos (Integração Vertical): Fornecedores Clientes Amplitude de colaboração Mesmo segmento (Integração entre indústrias compatíveis): Empresa A Empresa B Empresa C Tráfego fique mais próxima dessa área e, em muitos casos, até subordinada à Distribuição. Oportunidades O desafio das empresas é expandir a visibilidade e gestão sobre fluxos de transporte da malha logística, para capturar sinergias potenciais através do compartilhamento de veículos, equipamentos e modais de transporte. A amplitude desse compartilhamento pode acontecer em diversos níveis, como: Entre inbound e outbound de uma mesma empresa; Entre unidades de negócio de um mesmo grupo empresarial; Entre fornecedores e clientes de uma mesma cadeia de suprimentos; Entre empresas diversas que compartilham o mesmo tipo de transporte. Esta ideia de compartilhamento é um conceito que vem evoluindo através da prática do Transporte Colaborativo (Figura 1). Integração com concorrentes: Empresa A Empresa B Empresa C O modelo de Central de Tráfego é uma ótima solução para prover a governança requerida para sustentar a prática do Transporte Colaborativo. Existem algumas empresas que têm tamanhos e escalas suficientes para internalizar esta solução, ou seja, construir sua própria Central de Tráfego e capturar os benefícios presentes em suas próprias malhas logísticas. A colaboração é realizada entre organizações da mesma empresa. Vejamos alguns exemplos: Grandes embarcadores, que operam múltiplas instalações (como fábricas e centros de distribuição) com ampla dispersão geográfica e grande movimentação de carga interregional; Empresas verticalizadas, que mantêm controle acionário sobre a cadeia de fornecimento e/ou controle sobre os canais de distribuição, operando longas cadeias logísticas; Grupos empresariais constituídos por múltiplas unidades de negócio (business units) ou ainda que consolidam um conglomerado de empresas sob uma mesma controladora. Para as demais empresas, a solução passa pela formação do que podemos chamar de Grupos Colaborativos, isto é, a união de um conjunto de empresas distintas em torno do objetivo comum de praticar o Transporte Colaborativo. Estes grupos podem ser formados a partir do networking dos executivos de logística das empresas, ou catalisados por entidades associativas, como por exemplo Anut, Abia ou Abiquim. Para todas estas situações, porém, surge uma questão fundamental sobre a organização da Central de Tráfego:

5 por que não terceirizar este serviço? As empresas que têm escala podem ainda assim entender que construir e operar uma Central de Tráfego não é seu core-business. Outras tantas empresas até entendem o valor do transporte colaborativo, mas, como vimos, não têm a escala suficiente para montar sua central com recursos próprios. E, mesmo para os grupos colaborativos, sempre fica a pergunta: quem vai operar a Central de Tráfego em nome do grupo? Uma solução seria o desenvolvimento de empresas cujo negócio-fim seja justamente oferecer o pacote de serviços de uma Central de Tráfego. Estas empresas seriam um tipo especial de operador logístico, com foco em serviços de gerenciamento de transportes. O modelo de negócio seria análogo ao modelo BPO (Business Process Outsourcing), que vem crescendo nas áreas de Compras, Finanças, RH e TI. Seriam empresas assetlight, sem ativos de transporte, porém intensivas no uso e acesso à tecnologia da informação. Estes negócios podem surgir como extensões de atuais operadores logísticos, ou se originar de empresas provedoras de serviço de gerenciamento de risco, ou ainda a partir de provedores de tecnologia da informação, como fornecedores de TMS. Certamente, ainda existe muito espaço para o desenvolvimento dessa ideia no mercado brasileiro de provedores de serviços logísticos. Conclusões A centralização do comando do gerenciamento de transportes através de uma Central de Tráfego apresenta uma clara proposição de valor, potencializando um aumento da produtividade da frota de transporte ao longo de uma malha logística, na medida em que cria condições para a formação e operação de circuitos de movimento contínuo e para visibilidade dos tempos de veículos parados desnecessariamente. A aplicação do conceito tende a crescer à medida que embarcadores e transportadores focarem mais atenção no nível de compartilhamento de fluxos de uma malha logística. O transporte associado aos fluxos de compras, transferências, distribuição e até à logística reversa deve ser administrado de forma conjunta, simultânea e colaborativa, de forma a capturar as sinergias operacionais possíveis. E a chave para este modelo passa pela visibilidade dos fluxos. O modelo organizacional da Central de Tráfego oferece uma solução inovadora para endereçar os problemas de governança para a prática do Transporte Colaborativo. Quer seja em empresas que operam amplas malhas logísticas, ou em grupos colaborativos de empresas independentes, a estrutura de uma Central de Tráfego serve de ponto focal para arbitragem de conflitos e manutenção dos ANS. A Central de Tráfego é uma solução com aplicação bastante ampla, porém requer um cuidadoso planejamento e decisão de internalização ou terceirização. No primeiro caso, depende de escala para sua viabilidade econômica. Já para a terceirização, depende da oferta de serviços especializados por parte do mercado brasileiro de provedores de serviços logísticos. Pelo potencial de benefícios, o modelo de Central de Tráfego é certamente uma ótima oportunidade de desenvolvimento de novos negócios. Arthur Hill Sócio da Movimenta Serviços Logísticos Tel.: (11)

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