CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ÁREA MEIO DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO MARANHÃO

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1 ESTADO DO MARANHÃO MINISTÉRIO PÚBLICO PROCURADORIA GERAL DE JUSTIÇA CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ÁREA MEIO DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO MARANHÃO São Luís 2006

2 RAIMUNDO NONATO DE CARVALHO FILHO Procurador-Geral de Justiça FRANCISCO DAS CHAGAS BARROS DE SOUSA Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Jurídicos EDUARDO JORGE HILUY NICOLAU Corregedor-Geral do Ministério Público CARLOS NINA EVERTON CUTRIM Ouvidor-Geral do Ministério Público MANOEL PEDRO CASTRO Diretor-Geral MÁRCIO THADEU SILVA MARQUES Secretário para Assuntos Institucionais COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS FRANCISCO DE AQUINO DA SILVA ( Promotor de Justiça e Presidente da Comissão ) ROSEANE BRANDÃO PANTOJA MARIA DOS REMÉDIOS R. DOS SANTOS ANA LIRA SANTANA DOS SANTOS ELIZETE MORAES SOUSA RAIMUNDA LUCY THOMÉ SEKEFF MARIA DE FÁTIMA QUEIROZ de Sousa RONALD SILVA PEREIRA ARIOSTO CARVALHO DE OLIVEIRA

3 SUMÁRIO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Área Meio... 4 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Área Meio...24 ÍNDICE...52

4 RAIMUNDO NONATO DE CARVALHO FILHO Procurador-Geral de Justiça FRANCISCO DAS CHAGAS BARROS DE SOUSA Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Jurídicos EDUARDO JORGE HILUY NICOLAU Corregedor-Geral de Justiça do Ministério Público CARLOS NINA EVERTON CUTRIM Ouvidor-Geral do Ministério Público MANOEL PEDRO CASTRO Diretor-Geral MÁRCIO THADEU SILVA MARQUES Secretário para Assuntos Institucionais COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS FRANCISCO DE AQUINO DA SILVA ( Promotor de Justiça e Presidente da Comissão ) ROSEANE BRANDÃO PANTOJA MARIA DOS REMÉDIOS R. DOS SANTOS ANA LIRA SANTANA DOS SANTOS ELIZETE MORAES SOUSA RAIMUNDA LUCY THOMÉ SEKEFF MARIA DE FÁTIMA QUEIROZ DE SOUSA RONALD SILVA PEREIRA ARIOSTO CARVALHO DE OLIVEIRA

5 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Área Meio 1

6 CÓDIGO DE CLAS S IFICAÇÃO DE DOCU M E N T O S DE ARQUIV O CLAS S E 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMÔNIO 050 ORÇAMENTO E FINANÇA S 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 COMUNICAÇÕES 080 (vaga) 090 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENT E S À ADMINISTRAÇÃO GERAL 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODER NIZAÇÃO E REFO R MA ADMINISTRATIVA - Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades dos órgãos da administração pública federal. 002 PLANO S, PROGRA MA S E PROJETO S DE TRABALHO - Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalho gerais. - Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto específico. - Quanto à programação orçamentária, ver RELATÓRIO S DE ATIVIDADE S 004 ACORDO S. AJUSTES. CONTRATO S. CONVÊNIO S - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ ou convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo. - Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios, classificar no assunto específico. - Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, sempre que tal procedimento se justificar. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 2

7 - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral REGISTRO NOS ÓRGÃO S COMP ETENTE S REGIMENTO S. REGULAMENTO S. ESTATUTOS. ORGANOGRA MA S. ESTRUTURA S AUDIÊNCIAS. DESPACHOS. REUNIÕES - Ordenar por unidade organizacional, quando necessário. 011 COMISSÕE S. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITÊS - Incluem-se documentos referentes à criação de comissões, conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comitês, no próprio órgão ou em órgãos colegiados e de deliberação coletiva, bem como aqueles relativos ao exercício de suas funções, tais como: atas e relatórios técnicos. - Sugere-se abrir uma pasta para cada comissão, conselho, grupo de trabalho, junta e/ou comitê, sempre que tal procedimento se justificar. 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA CRED EN CIAMENTO DE JORNALISTA S ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGEN S. EDITORIAIS DIVULGAÇÃO INTERNA CAMPANHA S INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE - Incluem-se cartazes, folhetos, anúncios, folders e outros documentos de caráter promocional. 019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO INFORMAÇ Õ E S SOBR E O ÓRGÃO 020 PESSOAL - Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informações sobre as funções e atividades do órgão e os serviços que presta LEGISLAÇÃO - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral e boletins administrativo, de pessoal e de serviço. 3

8 020.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (inclusive carteira, cartão, crachá, credencial e passaporte diplomático) OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS RELAÇÕES COM OS CONS ELHO S PROFIS SIONAIS - Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar no assunto específico SINDICATO S. ACORDO S. DIS SÍDIO S - Quanto à contribuição sindical do servidor, classificar em Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar em ASS ENTAMENTO S INDIVIDUAIS. CADA STR O 021 REC RUTAMENTO E SELEÇÃO - Incluem-se documentos referentes à vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotações a ele referidos. - Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor. - Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de caráter geral, sempre que tal procedimento se justificar CANDIDATOS A CARGO E EMPR EG O PÚBLICO S: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE EXAME S DE SELEÇÃO - Incluem-se documentos referentes aos concursos públicos: provas e títulos, constituição de bancas examinadoras, testes psicotécnicos, exames médicos, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. - Ordenar pelo tipo de exame e título do concurso, em ordem alfabética. 022 APERF EIÇOAM ENTO E TREINAMENTO CUR S O S (inclusive bolsas de estudo) PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados) 4

9 PROMOVIDO S POR OUTRA S INSTITUIÇÕE S NO BRASIL NO EXTERIOR ESTÁGIOS (inclusive bolsas de estágio) PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive estudos, propostas, programas, relatórios finais, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio) PROMOVIDO S POR OUTRA S INSTITUIÇÕE S NO BRASIL NO EXTERIOR OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERF EIÇOAM ENTO E TREINAMENTO - Incluem-se documentos referentes às palestras e reuniões de caráter informativo geral promovidas pelo órgão. 023 QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL ESTUDO S E PREVISÃO DE PES S O AL CRIAÇÃO, CLAS SIFICAÇÃO, TRANSFO R MA Ç Ã O, TRANSPOSIÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕE S REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS (inclusive ascensão e progressão funcional; avaliação de desempenho; enquadramento; equiparação, reajuste e reposição salarial; promoções) MOVIMENTAÇÃO DE PES S O AL - Quando se tratar de atos específicos e individuais de servidores, classificar em ADMISSÃO. APROVEITAMENTO. CONTRATAÇÃO. NOMEAÇÃO. READMIS SÃO. READAPTAÇÃO. RECONDUÇÃO. REINTEGRAÇÃO. REVER SÃO DEMISSÃO. DISPENSA. EXONERAÇÃO. RESCISÃO CONTRATUAL. FALECIMENTO LOTAÇÃO. REMOÇÃO. TRANSFERÊNCIA. PERMUTA DESIGNAÇÃO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUI-ÇÃO. SUB STITUIÇÃO REQUISIÇÃO. CESSÃO 5

10 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕ E S E VANTAGEN S - Incluem-se documentos referentes às requisições e cessões internas e/ou externas de servidores para a realização de serviços temporários FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRA S SALÁRIO S, VENCIMENTO S, PROVENTO S E REMUNERAÇÕES SALÁRIO- FAMÍLIA ABONO OU PROVENTO PROVISÓ RIO. ABONO DE PERMANÊN CIA EM SERVIÇO OUTRO S SALÁRIO S, VENCIMENTO S, PROVENTOS E REMUNERAÇÕE S GRATIFICAÇÕ E S (inclusive incorporações) DE FUNÇÃO JETONS CARGOS EM COMISSÃO NATALINA (décimo terceiro salário) OUTRAS GRATIFICAÇÕE S ADICIONAIS TEMPO DE SERVIÇO (anuênios, biênios e qüinqüênios) NOTURNO PERICULO SIDAD E INSALUBRIDAD E ATIVIDADE S PENO S A S SERVIÇO EXTRAOR DINÁRIO (horas extras) FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO OUTRO S ADICIONAIS DESCONTOS - Quanto ao afastamento para gozo de férias, ver CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDO R CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGU RIDAD E SOCIAL IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) 6

11 PEN SÕ E S ALIMENTÍCIAS CONSIGNAÇÕ E S OUTRO S DES C ONTO S ENCARGO S PATRONAIS. RECOLHIMENTO S PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURI- DADE SOCIAL (inclusive contribuições anteriores) SALÁRIO MATERNIDADE IMPOSTO DE RENDA FÉRIAS - Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de férias e abono pecuniário, ver LICENÇA S - Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre todas as licenças concedidas aos servidores. - Ordenar por: acidente em serviço adotante afastamento do cônjuge/companheiro atividade política capacitação profissional desempenho de mandato classista doença em pessoa da família gestante paternidade prêmio por assiduidade serviço militar tratamento de interesses particulares tratamento de saúde (inclusive perícia médica) - Ver também 024.4, e AFASTAMENTO S - Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a serviço no país ou no exterior, classificar em e , respectivamente. 7

12 - Ordenar por: para depor para exercer mandato eletivo para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) para servir como jurado suspensão de contrato de trabalho (CLT) - Ver também 024.3, e REEMBOLSO DE DESPESA S MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDO R E S LOCOMOÇÃ O OUTROS REEMBOLSO S - Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para a execução de serviços externos OUTRO S DIREITOS, OBRIGAÇÕ E S E VANTAGEN S CONCES S Õ E S AUXÍLIOS - Ordenar por: alistamento eleitoral casamento (gala) doação de sangue falecimento de familiares (nojo) horário especial para servidor estudante horário especial para servidor portador de deficiência - Ver também 024.3, e Ordenar por: alimentação/refeição assistência pré-escolar/creche fardamento/uniforme moradia vale-transporte - Ver também APURAÇÃO DE RES P ON S A BILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR DENÚNCIA S. SINDICÂNCIA S. INQUÉRITOS PROCES S O S DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes à acumulação ilícita de cargos, empregos e funções públicas, afastamento preventivo, instauração do inquérito (ato de constituição da comissão de sindicância), 8

13 inquérito administrativo (instrução, defesa, relatório e julgamento) e revisão do processo disciplinar. - Quando se tratar de acumulação lícita de cargos, empregos e funções públicas, classificar em PENALIDADE S DISCIPLINARE S - Incluem-se documentos referentes à advertência, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria, disponibilidade, destituição de cargo em comissão e destituição de função comissionada. - O registro das penalidades disciplinares deverá ser feito na pasta de assentamento individual do servidor PREVIDÊNCIA, ASSIST ÊN CIA E SEGURIDAD E SOCIAL - Quanto às licenças, ver PREVIDÊNCIA PRIVADA BENEFÍCIOS SEGUR O S AUXÍLIOS - Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concessão de pecúlios ou de rendas, de benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social. - Ordenar por: acidente doença funeral natalidade reclusão - Ver também APOS ENTADO RIA - Quanto ao abono ou provento provisório, ver CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO PENSÕES: PROVISÓRIA, TEMPORÁRIA E VITALÍCIA OUTRO S BENEFÍCIO S ADIANTAMENTO S E EMPR É S TIMO S A SERVIDORES 9

14 ASSISTÊNCIA À SAÚDE (inclusive prontuário médico do servidor e planos de saúde) AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS OCUPAÇÃO DE PRÓPRIO S DA UNIÃO TRANSPORTES PARA SERVIDORES HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO - Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificar em , e , respectivamente PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO REFEITÓRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeições) INSPEÇ Õ E S PERIÓDICA S DE SAÚDE 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL HORÁRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de plantão) CONTROLE DE FREQÜÊNCIA (livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras) e Ver também 024.3, MISSÕES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIÇO NO PAÍS - Sugere-se abrir uma pasta para cada missão e/ou viagem, sempre que tal procedimento se justificar. - Quanto aos relatórios técnicos das missões e/ou viagens, classificar no assunto específico. - Incluem-se documentos referentes às ajudas de custo, diárias, passagens (inclusive devolução), prestações de contas e relatórios de viagem. - Quanto à ajuda de custo para mudança de domicílio de servidores, ver NO EXTERIOR (afastamento do país) SEM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO - Incluem-se documentos referentes à autorização de afastamento, diárias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegações), passagens, passaportes, 1

15 029.3 INCENTIVO S FUNCIONAIS prestações de contas, relatórios de viagem e reservas de hotel PRÊMIOS (concessão de medalhas, diplomas de honra ao mérito e elogios) DELEGAÇÕ E S DE COMPETÊN CIA. PROCURA ÇÃ O SERVIÇO S PROFIS SIONAIS TRANSITÓRIO S: AUTÔ- NOMO S E COLABORADO R E S (inclusive licitações) AÇÕES TRABALHISTAS. RECLAMAÇ Õ E S TRABALHISTA S MOVIMENTO S REIVINDICATÓRIO S: GREVE S E PARALISAÇÕ E S 030 MATERIAL - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral CADASTRO DE FORNECEDOR E S 031 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO. CATÁLOGO. IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras) 032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇO S REPR OG R Á FICO S (inclusive assinaturas autorizadas e reprodução de formulários) 033 AQUISIÇÃO (inclusive licitações) MATERIAL PERMAN ENTE - Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte. - Quanto à documentação bibliográfica, classificar em COMPRA (inclusive compra por importação) ALUGUEL. COMODATO. LEASING EMPRÉSTIMO. DOAÇÃO. CESSÃO. PERMUTA MATERIAL DE CONSUMO COMPRA CES S Ã O. DOAÇÃO. PERMUTA CONFECÇÃO DE IMPRES S O S - Incluem-se documentos referentes à impressão de formulários, convites, cartazes, cartões e outros. 034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (permanente e de consumo) 1

16 TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Móveis-RMB ou RMBM) CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisição, distribuição e Relatório de Movimentação de Almoxarifado-RMA) EXTRAVIO. ROUBO. DESAPA R E CIM ENTO - Quando se tratar de apuração de responsabilidade de servidor, classificar em TRANSPO RT E DE MATERIAL AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPÓ SITO 035 ALIENAÇÃO. BAIXA (material permanente e de consumo) VENDA (inclusive leilão) CES S Ã O. DOAÇÃO. PERMUTA 036 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO - Incluem-se documentos referentes aos serviços de instalação, conservação, recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO S (inclusive licitações) SERVIÇO S EXECUTADO S EM OFICINAS DO ÓRGÃO 037 INVENTÁRIO - Quanto aos inventários de documentação bibliográfica, classificar em MATERIAL PERMAN ENTE MATERIAL DE CONSUMO 039 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S A MATERIAL 040 PATRIMÔNIO - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 041 BENS IMÓVEIS - Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifícios, terrenos, residências e salas. - Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imóvel, sempre que tal procedimento se justificar FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇO S BÁSICO S 1

17 ÁGUA E ESGOTO GÁS LUZ E FORÇA - Quanto à instalação, conservação e reparo de rádio, telex, telefone e fac-símile, ver 072.1, e 074.1, respectivamente COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) CONDOMÍNIO AQUISIÇÃO COMP RA CESSÃO DOAÇÃO PERMUTA LOCAÇÃO. ARRENDAM ENTO. COMODATO ALIENAÇÃO VENDA CESSÃO DOAÇÃO PERMUTA DESAPROPRIAÇÃO. REINTEGRAÇÃO DE POSSE. REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO. TOMBAMENTO OBRA S REFORMA. RECUPERAÇÃO. RESTAURAÇÃO CONSTRUÇÃO SERVIÇO S DE MANUTENÇÃO (inclusive licitações) MANUTENÇÃO DE ELEVADO R E S MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÕES E GERADORES LIMPEZA. IMUNIZAÇÃO. DESINFE STAÇÃO (inclusive para jardins) OUTROS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO 042 VEÍCULO S - Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo AQUISIÇÃO (inclusive licitações) 1

18 COMP RA (inclusive compra por importação) ALUGUEL CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO ALIENAÇÃO (inclusive licitações) VENDA (inclusive leilão) CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENÇÃO. REPAR O ACIDENTE S. INFRAÇÕE S. MULTAS OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S A VEÍCULO S CONTROLE DE USO DE VEÍCULO S REQUISIÇÃO AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE ESTACIONAMENTO. GARAGEM 043 BENS SEMOVENTE S - Esta classificação poderá ser ampliada de acordo com a necessidade. 044 INVENTÁRIO (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Imóveis-MBI) 049 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S A PATRIMÔNIO GUARDA E SEGURANÇA SERVIÇO S DE VIGILÂNCIA SEGUR O S (inclusive de veículos) PREVEN ÇÃO DE INCÊNDIO SINISTRO - Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalação e manutenção de extintores, inspeções periódicas, constituição de brigadas de incêndio, planos, projetos e relatórios. - Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias e perícias técnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incêndio e roubo. 1

19 CONTROLE DE PORTARIA MUDANÇA S - Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente; controle de entrega e devolução de chaves; e registro de ocorrências. - Quanto ao controle de uso de veículos, ver PARA OUTRO S IMÓVEIS DENTRO DO MES M O IMÓVEL USO DE DEPEND ÊN CIA S 050 ORÇAMENTO E FINANÇA S - Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e demais dependências do imóvel, pelo órgão ou por terceiros. - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral AUDITORIA 051 ORÇAMENTO PROGRA MA ÇÃO ORÇAMENTÁRIA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA PROPO STA ORÇAMENTÁRIA QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) - Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de recursos e receitas por fontes CRÉDITO S ADICIONAIS EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - Incluem-se documentos referentes aos créditos suplementar, especial e extraordinário DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) - Incluem-se documentos referentes às transferências, provisão, destaques, estornos e subvenções ACOMPANHAMENTO DE DESP E S A MENSAL (PES S OAL/DÍVIDA) PLANO OPERATIVO. CRONOGRA MA DE DESEMBOLSO 052 FINANÇA S 1

20 052.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO EXECUÇÃO FINANCEIRA REC EITA DESPESA 053 FUNDO S ESP ECIAIS 055 OPERA ÇÕ E S BANCÁRIAS - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital. - Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por serviços, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas. - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenções, suprimento de fundos e restos a pagar CONTA ÚNICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) 056 BALANÇO S. BALANCETE S 057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAÇÃO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovação ) 059 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S A ORÇAMENTO E FINANÇA S TRIBUTOS (IMPOSTO S E TAXAS) 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA S NO DIÁRIO OFICIAL PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA S NOS BOLETINS ADMI- NISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA S EM OUTRO S PERIÓDICO S 061 PRODUÇÃO EDITORIAL (inclusive edição ou coedição de publicações em geral produzidas pelo órgão em qualquer suporte) EDITORAÇÃO. PROGRA MA ÇÃ O VISUAL - Incluem-se documentos referentes à composição, copidesque e revisão de textos DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃ O. DIVULGAÇÃO - Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e venda. 1

21 - Quanto à permuta de documentação bibliográfica, ver DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (livros, periódicos, folhetos e audiovisuais) NORMA S E MANUAIS - Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos adotados para o tratamento da documentação bibliográfica AQUISIÇÃO (no Brasil e no exterior) COMP RA (inclusive assinaturas de periódicos) DOAÇÃO PERMUTA REGISTRO - Quanto à permuta da produção editorial do órgão, ver Incluem-se documentos referentes à incorporação de livros e periódicos ao acervo CATALOGAÇÃO. CLAS SIFICAÇÃO. INDEXAÇÃO REFER ÊN CIA E CIRCULAÇÃO INVENTÁRIO - Incluem-se documentos referentes às consultas, pesquisas bibliográficas, bibliografias, empréstimos e intercâmbio entre bibliotecas. 063 DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: GESTÃO DE DOCUMENTO S E SISTEMA DE ARQUIVO S NORMA S E MANUAIS - Incluem-se estudos e orientações referentes à elaboração de documentos, metodologias e procedimentos técnicos PRODUÇÃO DE DOCUMENTO S. LEVANTAMENTO. DIAGNÓ STICO. FLUXO PROTOCOLO: RECEPÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTO S ASSIST ÊN CIA TÉCNICA CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO (inclusive códigos de classificação de documentos) POLÍTICA DE ACES S O AOS DOCUMENTO S CONSULTAS. EMPR É S TIMO S DESTINAÇÃO DE DOCUMENTO S ANÁLISE. AVALIAÇÃO. SELEÇÃO 1

22 (inclusive tabelas de temporalidade) ELIMINAÇÃO (inclusive termos, listagens e editais de ciência de eliminação) TRANSFERÊNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de transferência; guias, relações e termos de recolhimento; e listagens descritivas do acervo) 064 DOCUMENTAÇÃO MUS EOLÓGICA - Esta classificação poderá ser subdividida quando houver necessidade. 065 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes à reprodução, em qualquer suporte, de material arquivístico, bibliográfico e museológico. - Quanto à requisição de cópias eletrostáticas, ver CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DESINFE STAÇÃ O. HIGIENIZAÇÃO ARMAZENAM ENTO. DEPÓ SITO S RESTAURAÇÃ O (inclusive encadernação) 067 INFORMÁTICA PLANO S E PROJETO S PROGRA MA S. SISTEMA S. REDE S (inclusive licença e registro de uso e compra) MANUAIS TÉCNICO S MANUAIS DO USUÁRIO ASSIST ÊN CIA TÉCNICA 069 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 COMUNICAÇÕ E S - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 071 SERVIÇO POSTAL SERVIÇOS DE ENTREGA EXPRES S A NACIONAL INTERNACIONAL SERVIÇO S DE COLETA, TRANSP O RT E E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA MALOTE MALA OFICIAL OUTRO S SERVIÇO S POSTAIS 1

23 074 SERVIÇO TELEFÔNICO (inclusive autorização para ligações interurbanas). FAC- SÍMILE (fax) INSTALAÇÃO. TRANSF E R Ê N CIA. MANUTENÇÃO. REPARO LISTAS TELEFÔNICA S INTERNA S CONTAS TELEFÔNICA S 075 SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM 079 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S A COMUNICAÇÕ E S 090 OUTRO S ASSUNTO S REFER ENTE S À ADMINISTRAÇÃO GERAL 091 AÇÕE S JUDICIAIS CLAS S E 900 ASS U N T O S DIVER S O S FESTA S 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕE S. HOMENAGENS 920 CONGRES S O S. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDA S 930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. 940 VISITAS E VISITANTES 950 (vaga) 960 (vaga) 970 (vaga) 980 (vaga) 990 ASSUNTO S TRANSITÓRIO S 900 ASSUNTOS DIVERSO S - Incluem-se documentos de caráter genérico referentes à administração geral cujos assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código. 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS (inclusive discursos e palestras) - Ordenar por evento, em ordem alfabética ou cronológica. 920 CONGRES S O S. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESA S REDONDA S - Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo órgão, quanto à participação e apresentação de trabalhos por técnicos do órgão. - Ordenar por evento, em ordem alfabética ou cronológica. 930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSO S. FESTAS 1

24 940 VISITAS E VISITANTES - Incluem-se documentos referentes às solicitações de audiência, assistência, orientação e assessoramento a visitantes. 990 ASSUNTO S TRANSITÓRIO S 991 APRESENTAÇÃO. RECOMENDAÇÃO - Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentação e recomendação. 992 COMUNICADO S E INFORME S - Incluem-se documentos referentes às comunicações de posse, afastamento de cargos e alterações de endereços e telefones. 993 AGRADECIMENTO S. CONVITES. FELICITAÇÕE S. PÊSA ME S 994 PROTESTOS. REIVINDICAÇÕES. SUGESTÕES 995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAÇÕES DIVERSAS 996 ASSOCIAÇÕES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES 2

25 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Área Meio

26 ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA FASE FASE INTER- CORRENTE MEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕE S 000 ADMINI S T R A Ç Ã O GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 5 anos 9 anos Guarda permanente 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente 004 ACORDO S. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS 010 ORGANI Z A Ç Ã O E FUNCIONA M E N T O NORMAS, REGULAMENTAÇÕE S, DIRETRIZES, PROCEDI- MENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕE S DE CARÁTER GERAL Enquanto vigora 10 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES Enquanto vigora REGIMENTO S. REGULAMENTO S. ESTA- TUTOS. ORGANOGRAMA S. ESTRUTURAS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente AUDIÊNCIAS. DESPACHO S. REUNIÕES 2 anos 011 COMISSÕE S. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITÊS 4 anos 5 anos ATOS DE CRIAÇÃO, ATAS, RELATÓRIO S 4 anos 5 anos Guarda permanente 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕE S COM A IMPRENSA 1 ano CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Enquanto vigora ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGEN S. EDITORIAIS 2 anos DIVULGAÇÃO INTERNA 2 anos CAMPANHA S INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE 4 anos 10 anos Guarda permanente São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente. 25

27 ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA FASE FASE INTER- CORRENTE MEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕE S 019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANI- ZAÇÃO E FUNCIONAMENTO INFORMAÇ Õ E S SOB RE O ÓRGÃO 2 anos 020 PES SOAL LEGISLAÇÃO NORMAS, REGULAMENTAÇÕE S, DIRETRIZES, ESTATUTOS, REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕE S DE CARÁTER GERAL Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO 10 anos 10 anos Guarda permanente IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (INCLUSIVE CARTEIRA, CARTÃO, CRACHÁ, CREDENCIAL E PASSAPORTE DIPLOMÁTICO) OBRIGAÇÕE S TRABALHISTA S E ESTA- TUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFIS SIONAIS Enquanto o servidor permanecer 5 anos 5 anos 2 anos SINDICATOS. ACORDO S. DISSÍDIOS 5 anos 5 anos Guarda permanente ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO Enquanto o servidor permanecer 100 anos Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta. Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão. 021 REC RUTAME NTO E SELE ÇÃO CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE 2 anos 26

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