Arquivologia. Professor: FRANCISCO CARLOS

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1 Arquivologia Professor: FRANCISCO CARLOS

2 Conceito Antigo: Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas (Paes, 1986, p. 4). Moderno: É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por seus sucessores para efeitos futuros. (Sólon Buck -arquivista dos EUA).

3 Finalidade principal Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História. Funções básicas Guarda Conservação Disponibilização para permitir o acesso aos documentos pelos consulentes (função principal) Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos.

4 Ciências auxiliares da Arqueologia Diplomática é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é verdadeiro?) e fidedignidade (possui fé pública), além da sua estrutura formal. Paleografia- Técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, papel etc.) e dos instrumento (cálamo, pena etc.) para escrever. O estudo da Paleografia propicia uma melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos.

5 Arquivo corrente ou de primeira idade guarda documentos consultados com freqüência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário. Arquivo intermediário ou de segunda idade guarda documentos que não são consultados mais com mais tanta freqüência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de préarquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.

6 OBS: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentos deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos). Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide esquema mnemônico no 2, abaixo): Corrente tramita (consulta freqüente) Intermediário transitoriedade (consulta não-frequente) Permanente preservados sempre (matéria-prima da história)

7 Arquivos correntes devem estar localizados junto aos órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores). Arquivos intermediários devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata. Arquivos permanentes os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.

8 Transferência e recolhimento Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma transferência de documentos. Quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou centrais (continuação da idade corrente) 5 a 10 anos- Intermediários 20 anos permanentes - a tempo de existência do documento, e não de sua guarda)25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite.

9 Valor primário (ou imediato, ou administrativo) uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação. Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Arquivo corrente valor primário Arquivo intermediário valor primário Arquivo permanente valor secundário

10 Classificação dos arquivos Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em: Públicos Privados Exemplos de arquivos públicos: Arquivo Nacional (Federal); Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros. Exemplos de arquivos privados: Arquivos pessoais Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.) Arquivos comerciais de empresas), entre outros.

11 Entidades mantenedoras Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, os arquivos gerado podem ser: Públicos em âmbitos Federal, estadual ou Municipal. Institucionais escolas, igrejas, associações, entidades sem fins lucrativos; Comerciais corporações, firmas; Familiares ou Pessoais.

12 Extensão de sua atuação (abrangência) Setoriais são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores; descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos setoriais podem descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual. Centrais ou gerais como o próprio nome sugere, esses arquivos centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição.

13 Natureza dos documentos Arquivos especais custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos. Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc. Especializados custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como arquivos técnicos. Exs: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc.

14 Classificação dos documentos Introdução Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com: O gênero; A espécie; A natureza do assunto.

15 Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes: Textuais manuscritos, datilografados ou impressos. Cartográficos documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura. Exemplos: mapas, plantas e perfis. Iconográficos documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões postais, estampas, fiapositivos (slides), partituras. Filmográficos documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. Sonoros documentos com registros fonográficos. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas. Micrográficos documentos ligados à microfilmagem de documentos Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela. Informático documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.

16 Natureza do assunto Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como: Ostendivos ou ordinários qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição). Sigilosos tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.

17 Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: Ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Prazos de duração da classificação dos documentos: Ultra-secreto máximo de 30 anos; Secreto máximo de 20 anos; Confidencial máximo de 10 anos Reservado máximo de 5 anos. Obs:Cada período poderá ser renovado por igual período.

18 Tipos de arquivamento Horizontal os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico mapas, plantas). Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas. Vertical os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso. São mais econômicos e ocupam menor espaço.

19 Correspondências Definição De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. Protocolo Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo: Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registros, distribuição e movimentação dos documentos e curso. Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. Livro de registro de documento recebidos e/ou expedidos. O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: Recebimento e classificação; Registro e movimentação.

20 Métodos de Arquivamento Divisão Classes Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: Básicos Padronizados Básicos Podemos dividir os métodos básicos em: Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) Geográfico (principal elemento: local ou procedência) Numérico (principal elemento: número) Ideográfico (principal elemento: assunto)

21 Os métodos Ideograficos podem ser: Alfabético (enciclopédico/dicionário) Numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada) Os métodos numéricos podem ser: Simples; Cronológico; Dígito-terminal

22 Os métodos padronizados são: Variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. PADRONIZADOS: Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo Dica: VASM-R

23 Sistemas Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas. Direto Indireto Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. Exs: métodos alfabéticos e geográfico. Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código. Exs;Método numérico e variadex

24 Métodos básicos Alfabético É o mais simples e prático, desde que o elemento principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as regras de alfabetação. Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo,sistema direto e de fácil implantação. Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento. O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta. Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagem: Uso de duas classificação: local e nome do correspondente.

25 Numérico Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético remissiovo busca primária da informação -, a fim de localizá-lo. Vantagem: erros reduzidos de arquivamento. Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices. Numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá o no da pasta + um no seqüencial (ordem de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com freqüência nos arquivos especiais e especializados.

26 Numérico cronomógico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Neste método, cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica. Numérico digito-terminal: O número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda. Ex: No do dossiê: (método numérico simples) Transformando para o método digito-terminal: , sendo: 21 grupo primário ou inicial (no da gaveta)

27 Ideográfico Métodos básicos ideográficos (por assunto): - Dicionário - Duplex - Alfabético - Enciclopédico - Numérico - Decimal e Unitermo

28 Variadex É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Soundex Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se pela semelhança da pronúncia apesar de a grafia ser diferente.

29 Mnemônico Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. Rôneo Combina letras, números e cores. Está obsoleto.

30 Gestão de documentos Definição De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, viando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades correntes e intermediária. Objetivo Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica).

31 Fases básicas Produção Os documentos são criados em razão das atividades especificas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manusseado, facilitando o controle da massa documental. Utilização Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades. Destinação de documentos Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados

32 Tabela de temporalidade Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia).

33 Arranjo Na organização de arquivos permanentes, significa ordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries. As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras. O princípio a proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é considerado a base da arquivística).

34 Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade.

35 Princípios arquivísticos Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivologia. Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são: Princípio da organicidade as relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais. Princípio da unicidade os documentos de arquivo preservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção. Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística os fundos devm ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição nãoautorizada ou acréscimo indevido. Princípio da cumulatividade o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Princípio do respeito à ordem original o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.

36 Instrumentos de pesquisa Guia Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos integrantes do acervo de um arquivo permanente. È o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia da aos pesquisadores uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos. Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1º instrumento a ser criado para os fundos dos arquivos e provados. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.

37 Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analítica. Repertório Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados, pertecentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico.

38 Conservação e restauração de documentos Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada. Principais operações de conservação Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras. Desinfestação combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-los é a fumigação. Limpeza fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. Alisamento documentos são passado a ferro. Restauração são determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais).

39 Método de restauração Banho de gelatina documento é mergulhado em cola específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fundos e dos insetos; Tecido usa-se pasta de amido; Silking tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo; Laminação folha de papel de seda e outra de acetato de celulose Laminação manual acetato de celulose em contato com a acetona; - Encapsulação películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento

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41 Microfilmagem Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto no 1.799/1996 regulamentada a lei da microfilmagem). Objetivos Reduzir o volume documental; Garantir a sua durabilidade(expectativa de vida: 500 anos

42 Vantagens Economia de espaço; Redução do volume de papéis e documentos; Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; Facilidade de consulta a documentos arquivados; Durabilidade do suporte; Complementação de acervos; Reprodução fiel e exata do documento microfilmado (ás vezes, um documento encontra-se em mau conservação, já tendo inclusive ocorrido perda da informação. Preservação dos documentos originais; Favorece o sigilo documental.

43 Desvantagens Alto custo É difícil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme. Automação O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e handwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão documental. Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em escãners especiais. Depois de digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.

44 Conceito de Guia Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo

45 Classificação quanto a função da GUIA - Guia Primária Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; - Guia Secundária Indica uma subdivisão da primária; - Guia Subsidiária Indica uma subdivisão da secundária; - Guia Especial Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência; - Guia Fora É a que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta de arquivo.

46 Guia Fora Indica a ausência de uma pasta do arquivo. Prazo de empréstimo de um documento arquivistico é de dez (10) dias, podendo ser renovado por igual período. Para facilitar a cobrança e controle dos prazos, usa-se os arquivos de prosseguimentos ou andamento, conhecidos como FALLOW-UP Sistema de vigilância

47 Valoração de Documentos Para aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivos, deve-se identificar os seus valores primários e secundários. A) Valor Primário Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso para fins legais e fiscais

48 A-1) Valor Administrativa Valor que possuem os documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismos,no desempenho de suas funções; A-2) Valor Legal ou Jurídico Valor que possuem os documentos que envolvemos direitos a curto ou a longo prazo,tanto do governo, quanto de terceiros e que possuem caráter probatório (comprovação). A-3) Valor Fiscal Valor que possuem os documentos relativos a operações e a comprovação de despesas e receitas.

49 B) Valor Secundário Refere-se a possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. O documento passa a ser fonte de pesquisa e informações para o próprio a serviço e de terceiros ( informações caráter histórica ou vital)

50 Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca Arquivo Único exemplar; Assunto Específico; Conjunto orgânico; Doc.administrativo; Doc.produzido; Doc.basicamente em suporte de papel. Biblioteca Objetivo cultural; Compra, doação ou permuta; Peças isoladas; Vários exemplares; Órgão colecionador;

51 Legislação de Arquivo Professor: Francisco Carlos M. da Conceição

52 Lei 8.159/91 CAPÍTULO I Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

53 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.

54 Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

55 CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Regulamento 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

56 Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

57 CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Regulamento Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição

58 CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário

59 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

60 Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)

61 LEI /11- DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art.37 e no 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no , de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

62 Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação

63 IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

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