MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA

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1 MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA

2 Agência Nacional de Águas Diretoria Colegiada José Machado Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Morais Cordeiro Netto Secretária-Geral Mayui Scafuto

3 AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA SECRETARIA-GERAL Brasília DF 2005

4 Centro de Documentação Setor Policial Área 5 Quadra 3 Bloco L Brasília DF Fone : (61) Fax : Site: Brasil. Agência Nacional de Águas Manual de Gestão de Documentos, Arquivos e Biblioteca ---- Brasília : ANA, SGE, CDOC, p ISBN 1. Arquivo 2. Biblioteca 3. Documentação 4. Gestão 5. Manual CDU

5 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO PARTE I Centro de Documentação - CDOC Capítulo I 1 DEFINIÇÃO E PROPÓSITO ESTRUTURA COMPETÊNCIAS Centro de Documentação Protocolo Geral Processamento Técnico Arquivos Setoriais Arquivo Central Biblioteca...15 PARTE II Rotinas Capítulo II 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO 2.1 Recebimento e Registro de Correspondências Distribuição e Tramitação de Correspondências Produção de Correspondências Expedição de Correspondências Processo Formação, Recebimento, Tramitação, Juntada, Anexação, Apensação, Desapensação, Numeração de Folhas, Alteração de Numeração, Termo de Encerramento, Abertura de Volume, Retirada de Peças, Reconstituição e Observações Gerais Formação e Atuação Recebimento Tramitação Juntada Anexação Apensação Desapensação Numeração de Folhas Alteração de Numeração Termo de Encerramento Abertura de Volume Desentranhamento de Peças Desmembramento de Peças Reconstituição Considerações Gerais...30

6 Capítulo III 3 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO 3.1 Classificação de Documentos Operações de Classificação Arquivamento de Documentos Operações de Arquivamento Empréstimo de Documentos Destinação de Documentos Eliminação de Documentos Guarda Permanente de Documentos Rotinas para Destinação dos Documentos dos Arquivos Setoriais Transferência de Documentos Rotinas para Recebimento pelo Arquivo Central dos Documentos Transferidos dos Arquivos Setoriais Rotinas para Destinação dos Documentos do Arquivo Central...37 Anexos Modelo de Guia de Providência de Documentos...38 Modelo de Capa de Processos...39 Modelo de Folha de Referência...41 Modelo de Recibo de Empréstimo...42 Modelo de Lista de Eliminação de Documentos...43 Modelo de Guia de Transferência de Documentos para o Arquivo Central...44 Modelo de Guia de Recolhimento de Documentos para o Arquivo Nacional...45 Modelo de Papeleta para Tramitação Interna...46 Modelo de Papeleta para Controle de Divulgação...47 GLOSSÁRIO BIBLIOGRAFIA REFERÊNCIA LEGISLATIVA... 53

7 SIGLAS DC... DIRETORIA COLEGIADA DP... DIRETOR-PRESIDENTE DIRETOR BENEDITO BRAGA DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO SGE... SECRETARIA-GERAL PGE... PROCURADORIA-GERAL COR... CORREGEDORIA AUD... AUDITORIA AOR... ASSESSORIA DE ORÇAMENTO E CONTROLE GAB... CHEFIA DO GABINETE Aspar... ASSESSORIA PARLAMENTAR Ascom... ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL Asint... ASSESSORIA INTERNACIONAL STC... SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA E CAPACITAÇÃO SIH... SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMAÇÕES HIDROLÓGICAS SAS... SUPERINTENDÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLO SUM... SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS SAF... SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS SAC... SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO A COMITÊS SPR... SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS SOC... SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E COBRANÇA SFI... SUPERINTENDÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO SPP... SUPERINTENDÊNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS

8 APRESENTAÇÃO A informação sempre se constituirá em um dos mais importantes fatores para a adequada condução de qualquer atividade. Fazê-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde é necessária, de modo a possibilitar corretas tomadas de decisão, é uma necessidade permanente e se constitui no desafio maior que qualquer sistema de gestão de documentos precisa superar. A concepção apresentada neste manual, longe de ser a definitiva, pretende atender as necessidades de gestão da informação na Agência, tendo em vista suas condições atuais. É preciso ter presente que essas condições encontram-se em constante processo de transformação, decorrente do amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que buscam a otimização das atividades da Agência. Assim, ao tempo em que se introduz essa nova arquitetura para gestão documental da ANA, pode-se já admitir que mudanças eventuais, ditadas pela dinâmica dessas transformações inevitáveis e necessárias, venham, em curto prazo, modificá-la. Até que as dificuldades estruturais proporcionadas pela inexistência de instalações apropriadas e de sistema informatizado sejam superadas, o funcionamento do Centro de Documentação, tanto em termos materiais quanto de pessoal, será improvisado, condicionando a implantação a um cronograma gradual, coexistindo com as imperfeições que o atual sistema apresenta. Nesse particular, ressalta-se como indispensável, para a implantação do modelo proposto, o apoio participativo das unidades organizacionais, sempre orientado por postura crítica construtiva que vise ao seu aprimoramento. Significa dizer que todas as sugestões apresentadas, em qualquer fase, serão bem-vindas e consideradas pelo Centro de Documentação.

9 PARTE I CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO CDOC

10 PARTE I Centro de Documentação - CDOC Capítulo I 1 - DEFINIÇÃO E PROPÓSITO O Centro de Documentação - CDOC tem por finalidade a racionalização da produção documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, consulta, empréstimo, classificação, indexação, arquivamento, avaliação, preservação e reprodução do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pela Agência Nacional de Águas - ANA, em decorrência do exercício de suas atividades, bem como a aquisição, seleção, disponibilização e disseminação da produção bibliográfica de interesse dos técnicos e do público em geral. O CDOC foi concebido como instrumento otimizador da informação, objetivando dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funções, visando o apoio à tomada de decisões. 11

11 1.1 - ESTRUTURA O CDOC, unidade subordinada à Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentação - CDOC e administrativamente às suas respectivas unidades organizacionais. Cabe a cada unidade organizacional a definição do espaço físico, dos recursos materiais e profissionais necessários ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais. CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO CDOC PROTOCOLO GERAL PROCESSAMENTO TÉCNICO ARQUIVOS SETORIAIS ARQUIVO CENTRAL BIBLIOTECA 12

12 1.2 - COMPETÊNCIAS Ao CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO, subordinado à Secretaria-Geral, compete: gerir a política de documentação da ANA, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória; normatizar os procedimentos de recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta e empréstimo de documentos de Arquivo; fixar critérios e normatizar os procedimentos para digitalização dos documentos; orientar e supervisionar a execução das atividades dos Arquivos Setoriais; normatizar os procedimentos de aquisição, intercâmbio, tratamento, alimentação de base de dados, empréstimo e avaliação de documentos bibliográficos; orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ; elaborar, atualizar e orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da ANA, de acordo com a Resolução nº 14, de 2001 do CONARQ; presidir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos¹; estabelecer o intercâmbio de informações e experiências profissionais na área de documentação com instituições nacionais e estrangeiras; promover o treinamento dos servidores e usuários relativo às atividades de protocolo, processamento técnico, arquivo e biblioteca; planejar a racionalização da produção documental Ao PROTOCOLO-GERAL compete: receber os documentos encaminhados à ANA; encaminhar os documentos de âmbito externo; atender o público Ao PROCESSAMENTO TÉCNICO compete: cadastrar e tramitar os documentos recebidos; 1 O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos responsável por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 13

13 aplicar o Código de Classificação de Documentos nos documentos recebidos; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos recebidos; promover a digitalização dos documentos passíveis de serem digitalizados; proceder à autuação dos processos; atender os usuários internos Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de Documentação e administrativamente às suas unidades organizacionais, compete: tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e recebidos das demais; aplicar o Código de Classificação de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG; arquivar os documentos; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG; transferir documentos ao Arquivo Central; atender às solicitações de empréstimo e consulta aos documentos sob sua guarda Ao ARQUIVO CENTRAL compete: elaborar rotinas administrativas próprias; preservar o acervo arquivístico produzido e recebido no desenvolvimento das funções e atividades da ANA; manter o intercâmbio com as unidades organizacionais, visando à integração e uniformização das atividades; eliminar os documentos após a aprovação da lista de eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; receber os documentos transferidos para o Arquivo Central; atender às solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob sua guarda; prestar assistência técnica aos Arquivos Setoriais para classificação, eliminação e transferência de documentos. 14

14 1.2.6 À BIBLIOTECA compete: planejar, coordenar e avaliar as atividades de organização, tratamento e alimentação de base de dados, relativas aos acervos bibliográficos e de multimeios; adquirir, controlar e manter os documentos bibliográficos e multimeios tornando-os disponíveis a consultas; catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e distribuir o material bibliográfico e multimeios; definir critérios de avaliação do acervo bibliográfico armazenado; divulgar os produtos disponíveis e serviços prestados pela Biblioteca; tratar e sistematizar a legislação de interesse do órgão, mantendo a sua permanente atualização; promover a integração do usuário com os serviços, sistemas e produtos disponíveis para atender às suas necessidades de pesquisa; promover a comutação bibliográfica com instituições nacionais e estrangeiras; realizar pesquisas e compilar bibliografias. 15

15 PARTE II ROTINAS

16 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO PARTE II Rotinas Capítulo II 2.1 RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS Toda correspondência de âmbito externo destinada à ANA será recebida pelo Protocolo Geral, responsável por executar as seguintes rotinas: a) verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo, conforme modelo abaixo, e identificando o motivo da devolução. Agência Nacional de Águas Unidade:xxxxxxxxxxx Destinatário não Localizado Equívoco na Entrega Mudou-se Outros (INDICAR) EM / / DEVOLVIDO À ECT SERVIDOR b) registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor; c) separar a correspondência institucional da particular; 3 d) distribuir a correspondência particular diretamente ao destinatário; e) registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao Processamento Técnico. Após receber as correspondências do Protocolo Geral, o Processamento Técnico procederá da seguinte forma: a) separa a correspondência oficial de caráter ostensivo daquela de caráter sigiloso; b) avalia, juntamente com o destinatário da correspondência sigilosa, o grau de sigilo adequado para cadastramento no sistema informatizado de controle de documentos; c) toma conhecimento do teor da correspondência pela leitura, verificando e registrando no sistema a existência de antecedentes; d) cadastra as correspondências no sistema, classificando-as de acordo com o Código de Classificação de Documentos; e) digitaliza os documentos que permitam essa operação; f) confere os documentos digitalizados; g) tramita as correspondências à Secretaria-Geral para despacho e tramitação. 19

17 2.2 DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextasfeiras, vésperas de feriados e ponto facultativos. Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA à tramitação informal. A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado. Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das unidades organizacionais. Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado no sistema (caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-Geral seu cadastramento e tramitação). 2.3 PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional será responsável pelo processamento de correspondências a serem encaminhadas ao Protocolo-Geral para expedição. O controle da numeração para cada tipo de correspondência será fornecido automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados será efetuado, de forma descentralizada, em cada unidade organizacional. A numeração das correspondências deverá ser seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano. Os envelopes das correspondências oficiais deverão conter: Espécie, nº e Ano Remetente Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP Destinatário Pronome de tratamento Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP 20

18 Cabe ao Arquivo Setorial, ao receber uma correspondência produzida na sua UORG, para expedição, a execução das seguintes rotinas: a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de Atos Oficiais, providenciando qualquer correção necessária; b) verificar se não faltam folhas ou anexos; c) cadastrar a correspondência assinada no sistema; d) providenciar cópia(s) como necessário; e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondência; f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondência, por exemplo, SEDEX, AR etc; g) emitir a etiqueta de endereçamento; h) encaminhar a correspondência para o Protocolo-Geral providenciar a expedição ou utilizar meios próprios para efetuar a entrega; i) arquivar uma cópia da correspondência juntamente com o documento que lhe deu origem (se houver). 2.4 EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS Ao receber os documentos para expedição, o Protocolo-Geral deverá: a) verificar se as correspondências recebidas coincidem com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade organizacional; b) conferir o endereçamento; c) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário; d) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades da UORG. Obs.: Caso alguma UORG necessite expedir materiais de grande volume que requeiram acondicionamentos especiais, esta deverá entrar em contato com o Centro de Documentação para que seja providenciada a programação para o processamento destes volumes pelo Protocolo Geral. A correspondência de caráter particular não será expedida pelo Protocolo-Geral. 2.5 PROCESSO FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO, RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO, JUNTADA, ANEXAÇÃO, APENSAÇÃO, DESAPENSAÇÃO, NUMERAÇÃO DE FOLHAS, ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO, TERMO DE ENCERRAMENTO, ABERTURA DE VOLUME, DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS, DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS, RECONSTITUIÇÃO E CONSIDERAÇÕES GERAIS 21

19 Somente o Processamento Técnico poderá proceder à formação, juntada, anexação, apensação, desapensação, alteração de numeração, termo de encerramento, abertura de volume, desentranhamento de peças, desmembramento de peças e reconstituição de processos. Tais procedimentos ocorrerão mediante solicitação do interessado por meio da Guia de Providência de Documentos GPD. Os documentos que formarão processos deverão estar de acordo com o contido na Resolução nº 270, de 14 de julho de 2003, e na Instrução Normativa nº 01, de 16 de outubro de 2001, da Procuradoria-Geral. Os processos deverão ser formados com capa branca e a forma de apresentação deverá ser em folha dupla. Cópias de documentos para autuação de processos serão aceitas desde que autenticadas por cartório ou por servidor da ANA, que a confrontar com o original, atestando-a com a expressão: CONFERE COM O ORIGINAL e identificando-se FORMAÇÃO OU ATUAÇÃO São as seguintes rotinas para formação de processo: INTERESSADO a) preencher o formulário denominado Guia de Providência de Documentos - GPD ; b) dispor os documentos na ordem que comporão o processo. c) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico. PROCESSAMENTO TÉCNICO a) recebe a documentação; b) verifica a existência de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo assunto, avalia, juntamente com o autor da GPD, a pertinência de anexação dos documentos ao processo já existente; c) efetua a autuação do processo; d) localiza cada documento que compõe o processo no sistema e efetua a interface com o processo formado; e) digitaliza o processo se cabível; f) encaminha o processo ao Arquivo Setorial da UORG que solicitou a autuação. O processo classificado como sigiloso deverá ser tramitado dentro de envelope lacrado contendo o número do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo. 22

20 2.5.3 RECEBIMENTO Ao receber um processo, o responsável pelo Arquivo Setorial deverá verificar: a) se o processo está despachado para a sua unidade; b) se o despacho está assinado e carimbado pelo remetente; c) se todas as folhas do processo estão numeradas; d) se o número de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo; e) se a unidade remetente procedeu à atualização da tramitação no sistema; f) se a data de remessa é compatível com a do recebimento. Caso algum desses itens não tenha sido atendido, o processo deverá ser devolvido à unidade remetente para cancelar a última tramitação e proceder aos ajustes necessários TRAMITAÇÃO Constituem rotinas indispensáveis à tramitação de processos: a) a indicação da unidade para a qual está sendo remetido o processo; b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que deixa a unidade; c) o registro, de forma precisa e clara, das razões do encaminhamento do processo tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; d) a data da remessa. Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como: para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a necessidade de complementar a ação a ser executada JUNTADA: união de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha relação ou dependência. A juntada de um processo a outro processo pode se dar por anexação ou apensação. A juntada de documento a documento se dá por anexação. O documento anexado ao processo deverá ser colocado ao final dos autos, com carimbo de numeração seqüencial, número do processo e assinatura do responsável pela anexação. Caberá a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a documento ou processo realizar a anexação também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulação que forem necessários à instrução de processo, devem ter uma cópia da respectiva publicação, colada em folha em branco, contendo o nome do jornal, a 23

21 data, a seção e a página. O mesmo procedimento deve ser obedecido quando forem feitas alterações de qualquer natureza no teor da publicação ANEXAÇÃO: união de um processo a outro, ao qual se incorpora, definitivamente. TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em.../.../.../, atendendo a GPD da peça..., faço anexar ao presente processo de nº(s)...o processo nº..., passando o todo a constituir-se de...peças.... Servidor Carimbo Esse procedimento é utilizado quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais ou semelhantes. O processo principal fica à frente, e o outro, acessório, é anexado a ele. Entende-se como processo principal aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominante, independentemente da sua data de abertura. A(s) folha(s) do(s) processo(s) anexado(s) terá(ão) sua numeração anterior cancelada, de forma que, ainda, permita a sua identificação, sendo renumeradas, prosseguindo-se a numeração, seqüencialmente, a partir da última folha do processo principal. A Guia de Providência de Documentos GPD solicitando a anexação deverá ser inserida como última peça do processo principal, constando o número do processo a ser anexado. Dobra-se a capa verticalmente do processo juntado e na última peça do conjunto processado carimba-se o Termo de Juntada por Anexação. Se na juntada por anexação o processo acessório contiver TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente após o TERMO DE JUNTADA. TERMO DE RESSALVA A(s) peça(s) de nº(s)...do processo nº...após a juntada por anexação, corresponde(m) à(s) peça(s) nº(s)...do conjunto processado.... Servidor Carimbo 24

22 Após a anexação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo anexado. Caberá ao Processamento Técnico realizar a anexação de processos também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos APENSAÇÃO: união provisória de dois ou mais processos para estudo, visando o estudo e à uniformização de tratamento em matérias semelhantes. Utiliza-se a apensação quando se trata de interessados diferentes e assuntos iguais ou semelhantes. Cada processo permanecerá com o seu respectivo número e quantitativo de peças, continuando a numeração das suas peças independente um do outro. Deverá ser anexada a GPD de solicitação de apensação como última peça do processo principal, devendo o termo de apensação constar no processo principal bem como nos acessórios. O processo a ser apensado deverá ser acostado ao processo principal que deverá ser, não necessariamente, o de numeração mais baixa. TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Em.../.../.../, atendendo a GPD da peça..., faço apensar ao presente processo de nº...o(s) processo(s) de nº(s) Servidor Carimbo Quando for feita a referência a peças ou elementos constantes do processo, dever-se-á indicar a respectiva folha citada na instrução, e em caso de apensação, indicar-se-á, também, o número do processo apensado. Após a apensação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo apensado. Caberá ao Processamento Técnico realizar a apensação de processos também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. 25

23 DESAPENSAÇÃO: separação de dois ou mais processos quando alcançado o efeito que o levou à apensação. TERMO DE DESAPENSAÇÃO Em.../.../..., atendendo a GPD da peça..., faço desapensar do processo nº...o(s) processo(s) de nº(s)..., que passam a tramitar em separado.... Servidor Carimbo Deverá ser anexada a GPD de solicitação de desapensação no processo que contenha o pedido inicial de apensação. O Termo de desapensação deverá ser lavrado no processo principal e em seus acessórios. Caberá ao Processamento Técnico realizar a desapensação de processos também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. efeito. A anotação da capa do número de cada processo apensado deverá ser tornada sem SEM EFEITO NUMERAÇÃO DE FOLHAS Todas as peças constantes do processo, excluída a capa, deverão ser contadas seqüencialmente, recebendo a numeração a partir da primeira folha do documento autuado, e conter no canto superior direito os seguintes dados: Fls. Processo: Rubrica A numeração das folhas iniciais será efetuada no Processamento Técnico quando da formação do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelos servidores que as inserirem. A numeração das folhas atribuída aos processos deverá obedecer à ordem seqüencial e cronológica não se admitindo repetições de números ou diferenciação através de letras ou quaisquer outros símbolos. 26

24 Na existência de documento de tamanho pequeno, o mesmo deverá ser colado numa folha de papel ofício, para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais peças, sem perigo de extravio. O carimbo de numeração de peças deverá abranger seus cantos superiores e o papel em que está colado, evitando-se a sua retirada. Observando para não prejudicar informações constantes no verso ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO Jamais poderá haver peças com a mesma numeração. Caso seja detectada a falha, deverá ser posto carimbo de SEM EFEITO e a folha ser renumerada com a devida justificativa: TERMO DE ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO Em.../.../..., atendendo a GPD nº..., procedi a renumeração das folhas deste Processo nº..., a partir da folha número... Por constar, eu...(cargo)... subscrevo e assino.... Servidor Carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO Após a folha de nº 200, incluir-se-á Termo de Encerramento do processo e de seus volumes, conforme modelo: TERMO DE ENCERRAMENTO Em.../.../..., atendendo a GPD da peça nº..., procedi ao encerramento deste volume nº...do Processo nº..., contendo...folhas, abrindo-se... em seguida o volume nº Servidor Carimbo O encerramento será feito no ato de abertura de volume ABERTURA DE VOLUME Quando uma peça processual exceder 200 folhas, aproximadamente, deverá ser providenciada a abertura de volume. O volume criado deverá ter suas folhas numeradas a partir do número da última folha (Termo de Encerramento) do processo ou volume anterior. 27

25 A solicitação de abertura de volume ao Processamento Técnico deverá ser realizada pela unidade organizacional, detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas, por meio de Guia de Providência de Documentos GPD DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS O desentranhamento ou a retirada de peças dos processos poderá ocorrer quando houver interesse da Administração, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prévio da autoridade competente, e preenchido o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇA. Este termo deverá ser posto na peça anterior à retirada, ou na subseqüente, quando faltar espaço naquela. TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em.../.../..., atendendo a GPD de nº..., faço a retirada do presente processo da(s) peça(s) nº Servidor Carimbo É vedada a retirada da primeira peça do processo. Quando retirada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o mesmo número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne a fazer parte do processo, deverá ser colocada ao final do mesmo, com outra numeração. Será mantido no processo cópia do documento retirado com o carimbo de Confere com Original. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram retiradas conservará a sua numeração original permanecendo vago o número correspondente ao desentranhamento. Deverá ser aposto carimbo de desentranhamento na peça anterior à retirada, ou na subseqüente, quando faltar espaço naquela. Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de retirada de peças onde constar o recibo da parte interessada DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS A separação de parte da documentação de um processo para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO. 28

26 O carimbo deverá ser aposto na peça anterior ou na subseqüente às peças desmembradas, quando não houver espaço naquela. As peças deverão ser renumeradas quando da autuação do novo processo. Será mantido no processo cópia do documento desmembrado com o carimbo de Confere com Original. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram desmembradas conservará a sua numeração original permanecendo vago o número correspondente ao desmembramento. Quando desmembrada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o mesmo número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne a fazer parte do processo, deverá ser colocada ao final do mesmo, com outra numeração. Deverá ser aposto carimbo de desmembramento na peça anterior à desmembrada, ou na subseqüente, quando faltar espaço naquela RECONSTITUIÇÃO TERMO DE DESMEMBRAMENTO Atendendo a GPD de n.º..., a(s) página(s) de nº(s)... a... do processo nº... foram retiradas por motivo de desmembramento e anexado ao processo nº... Em... /... / Assinatura É o ato pelo qual o Processamento Técnico reconstitui o processo extraviado. Constatado o extravio de processo autuado, a UORG onde se deu o desaparecimento providenciará: a) Comunicação interna assinada pelo último servidor detentor do processo extraviado que caracterize que foi dado conhecimento à chefia imediata do desaparecimento ou extravio do processo; b) 2ª via do original extraviado e o controle do sistema quando da autuação do processo original; e c) a Guia de Providência de Documentos GPD solicitando a reconstituição. Deverá ser registrado em sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual. 29

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