TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD

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1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD Salvador, Fevereiro/2011.

2 GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA Jacques Wagner Secretário da Educação Osvaldo Barreto REITOR Lourisvaldo Valentim da Silva VICE-REITORA Amélia Tereza Santa Rosa Maraux UDO/ CHEFE DA UNIDADE Djalma Fiúza de Almeida ARQUIVO CENTRAL / GERÊNCIA Tânia Mª Gomes Peixoto Leite RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO: COLABORADORES: Rita de Cássia Fernandes Freire Barreto (Técnica Responsável do Arquivo Central) Rose Mary Magalhães Seixas Pereira (Analista Universitário Arquivo Central) Toda a Equipe do Arquivo Central. Arquivo Central da UNEB Rua Silveira Martins N 2555 Cabula Salvador Bahia - CEP Tel: (71) Fax: (71) I siarc@listas.uneb.br

3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO... DE CLASSIFICAÇÃO... TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS... o Estrutura e Descrição... o Tabela... o Índice... GLOSSÁRIO... ANEXO I LISTA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS... ANEXO II LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS... ANEXO III CONTROLE DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS... ANEXO IV ETIQUETA PARA CAIXA DO ARQUIVO...

4 APRESENTAÇÃO O Arquivo Central da Universidade do Estado da Bahia UNEB, cumprindo a Instrução Conjunta SAEB/ SECULT Nº 01 DE 18 de Março de 2010, que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual quanto à gestão de documentos arquivísticos, em consonância com a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, vem, desde 2005, elaborando instrumentos para a Implantação da Política de Gestão Documental, visando tratar à massa acumulada dentro de critérios seguros, possibilitando o resgate à história da Universidade. Para isso foram desenvolvidos instrumentos como: A Proposta de Composição da Comissão de Avaliação de Documentos CPAD; O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos TTD; além de outros instrumentos de controle como as Listas de Eliminação e de Transferência. Sabemos que as situações dos arquivos públicos das Universidades demonstram os mesmos problemas como: Falta de espaço físico, a visão individual e setorizada na organização dos documentos e acúmulos da massa documental sem nenhum critério, esta, sempre de acordo com as funções e atividades exercidas por cada setor durante a sua existência. Para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos TTD considera o instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que define prazos de guarda e destinação dos documentos de valor corrente e ou intermediário, produzidos e recebidos no âmbito de toda Universidade. Além disso, estabelece a destinação de documentos, que pode ser por descarte e guarda permanente dos documentos de valor permanente/ histórico. A referida tabela, se utilizada racionalmente, poderá propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na recuperação das informações, além de maximizar o fluxo documental, bem como, oferecer suporte às decisões legais e administrativas nos setores, Departamentos e Campi de toda a Universidade.

5 DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS O Código de Classificação parte de uma organização geral, tendo como requisitos básicos, o reconhecimento da instituição e do próprio documento e a definição dos níveis de classificação, vista como parte integrante da gestão documental, é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes, este, devem ter como característica a simplicidade e a flexibilidade, fácil assimilação, utilizada como instrumento de trabalho para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública e a destinação de documentos de que trata a Resolução nº 14, resultaram numa publicação editada pelo (Conselho Nacional de Arquivo CONARQ em outubro de 2001), intitulada Classificação, Temporalidade e de Documentos de Arquivo da Administração Pública. Partindo do principio que este instrumento visa agilizar a recuperação das informações e facilitar a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. A classificação de documentos adotada pela UNEB tem como objetivo agrupar os documentos sob um mesmo assunto, o modelo de código de classificação é decimal, dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente, com As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 900

6 As classes principais correspondem grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. O código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, atividade meio possui classes comuns a todos os órgãos: Vamos ver o exemplo a seguir para entendermos melhor: Classe ADMINISTRAÇÃO GERAL Subclasse PESSOAL Grupo 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Subgrupo CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÕES. Entendido a elaboração do Código acima, a seguir explicaremos sobre as classes e suas respectivas subclasses. CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL. Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A CLASSE 000 tem como SUBCLASSES: 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO: Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 020 PESSOAL:

7 Incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 030 MATERIAL: Classificam-se os documentos referentes à Administração dos Materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição, a conservação e reparo. 040 PATRIMÔNIO: Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais, imóveis e veículos pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação. 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS: Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e as operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Também a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas de um modo geral. 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Incluem-se os documentos referentes às publicações, produção editorial, impressão e distribuição de matérias, como também aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivisticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática. 070 COMUNICAÇÃO:

8 Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicação e de tecnologias da informação. 080 VAGA: Esta se conserva vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à Administração Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão. A seguir descrevemos as seguintes classes pra representar as atividades fins da Universidade do Estado da Bahia - UNEB: 100 ENSINO. 110 CURSOS DE GRADUAÇÃO. 120 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE GRADUAÇÃO. 130 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE GRADUAÇÃO. 140 CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO SENSU. 150 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO SENSU. 159 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO SENSU. 160 CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO LATO SENSU. 170 VIDAS ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO LATU SENSU. 180 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE PÓS GRADUAÇÃO. 200 PESQUISA.

9 210 NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES. 220 PROJETOS DE PESQUISA. 230 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSA DE INICIAÇÃO CIENTIFICA. 240 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE PESQUISA. 250 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA. 300 EXTENSÃO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES. 320 PROJETOS DE EXTENSÃO. 330 PROGRAMAS E BOLSAS DE EXTENSÃO. 340 ESTÁGIO DE EXTENSÃO. 350 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE EXTENSÃO. 360 CURSOS DE EXTENSÃO. 370 CURRICULOS DE EXTENSÃO. 380 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO.

10 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD ESTRUTURA E DESCRIÇÃO: Prazo De Arquivo Arquivo utilizado para classificar os documentos sob o mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. SÉRIES DOCUMENTAIS: seqüência de um mesmo tipo documental (Espécies Documentais). ASSUNTOS conteúdo dos documentos. PRAZO DE GUARDA refere-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediário, visando atender às necessidades da administração que os produziu. DESTINAÇÃO FINAL neste campo registra-se a destinação estabelecida, que pode ser a transferência para o Arquivo Central ou Eliminação. LEGISLAÇÃO neste campo registramos base legal e as leis existentes no município, estado e união. OBSERVAÇÃO espaço destinado a informações complementares e justificativas necessárias à adequada utilização da Tabela. Incluem-se ainda aspectos importantes ao processo de avaliação.

11 UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD Prazo De Arquivo Arquivo 000 ADMINISTRAÇÃO CENTRAL 001 Projetos Estudos e Normas. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição Dossiê de Reconhecimento: Toda a documentação referente ao reconhecimento da UNEB. Vigência Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 002 Planos, Propostas e Programas de trabalho. 02 anos 05 anos 003 Relatório Anual de Atividades. 02 anos 05 anos São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. 004 Acordos, Ajustes, Contratos, Convênios, Protocolo de Intenções, Termo de Cooperação, Termo de Parceria. Vigência 10 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. Inclui Termo Aditivo.

12 Arquivo Prazo De Arquivo 005 Atos Normativos no âmbito da UNEB. 10 anos 10 anos 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO. Conservar, documento importante para a memória da Instituição Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral, Guia, Manual. Vigência 05 anos A vigência esgota-se quando houver revisões dos referidos documentos Registro dos órgãos competentes. Vigência 05 anos Dossiê De Implantação: Conservar, documento importante para a memória da Instituição Estrutura Institucional: Ata, Ato, Alteração dos Regimentos, Competências, Estatutos, Estruturas, Portarias, Resoluções. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição Processo de Implantação: Solicitação de verbas para implantação de novas UES, Logotipo, Concepção da Universidade. Vigência 05 anos Ficará no Arquivo (Setor) até a finalização de todo o processo de implantação Ata. 02 anos

13 Prazo De Correspondências: Expedida e Recebida. (Exposição de Motivos, , Fax Oficio Memorandos). 02 anos Eliminar As correspondências têm variações de assunto, a interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral implica em continuidade administrativa. A eliminação está condicionada a inexistência de fatores determinantes para a sua guarda. Quanto as que integram um processo obedecerá a sua temporalidade e destinação Protocolo: Guias / Livros de Registro de Entrada e Saída de Documentos Guia de Remessa CED Comunicação Escrita Documental Dossiê Evento: Participativo ou Promovido Dossiê Eleição: Reitor / Vice-Reitor, Diretor / Vice Diretor, Coordenador / Vice Coordenador. 01 ano * Eliminar 02 anos 02 anos 02 anos Ações Judiciais. Vigência 05 anos Ações Judiciais. (Dissídio Coletivo). Vigência 05 anos 011 Comissões Técnicas, Conselhos, Grupos de Trabalho, Juntas e Comitês 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 04 anos 05 anos Eliminar * O prazo mínimo de guarda é de 01 ano, mas a permanência do documento poderá ser de acordo com a necessidade do setor. Os eventos participativos sem intervenção direta devem ser eliminados no Arquivo (Setor). Conservar, documento importante para a memória da Instituição. Conservar, documento importante para a memória da Instituição.

14 Prazo De Clipping (Noticiários e Reportagens). 02 anos Eliminar Convites. 02 anos Eliminar Anúncios, Cartazes, Folhetos, Folders. 02 anos Eliminar Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente. O prazo de guarda dos convites recebidos esgota-se com a realização do evento. 020 PESSOAL Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição Obrigações Trabalhistas ou Estatutárias, Relações com Ministérios e Secretarias Federais. 05 anos 05 anos Eliminar Decreto Lei Federal nº /43 (CLT), art.360/ Decreto Federal nº / Relação com Conselhos Profissionais, Sindicatos, Acordos, Dissídios, Movimentos Reivindicatório, Greve e Paralisações. 05 anos 05 anos Eliminar Dossiê de Funcionário: Estatutário / Concursado/ Ativo e Inativo. Vigência 95 anos Eliminar Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX. Os dossiês dos funcionários só poderão ser transferidos após exoneração. A vigência esgota-se com o rompimento ou aposentadoria do funcionário com o Estado REDA. Vigência 30 anos Eliminar Os dossiês dos funcionários só poderão ser transferidos após exoneração. A vigência esgotase com o rompimento do vínculo com o Estado.

15 Prazo De Estagiário. Vigência 05 anos Eliminar *Decreto Federal nº /82, art. 6º. Lei Federal de Os dossiês dos estagiários só poderão ser transferidos após o término do estagio. A vigência esgota-se com término do estagio. 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Dossiê: Concurso Público. Técnico Administrativo Candidatos a Cargo e Emprego Público: Currículo, Ficha de Inscrição. Exames de Seleção Concurso Público: Testes Psicotécnicos, Exames Médicos. 03 anos Eliminar 02 anos 05 anos Eliminar Provas e Gabaritos. 04 anos 10 anos Eliminar Constituição Federal, art. 37, III. A validade dos atos e negócios celebrados antes de , data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de Boletim, Escore de Notas, Estatística Geral, Lista de Candidatos: Habilitados e Inabilitados, Livro de Posse. 05 anos 05 anos Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos. 05 anos 05 anos DOSSIÊ: CONCURSO PÚBLICO DE DOCENTE.

16 Prazo De Banca Examinadora, Barema, Entrevista, Lista de Presença, Plano de Aula, Parecer sobre Títulos, Quadro de Vagas, Requerimento de Inscrição, Relação de Candidatos Inscritos. 05 anos * Eliminar ** Provas: Didática e Escrita. 05 anos * Eliminar Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos. 05 anos 05 anos Documentos Pessoais dos Candidatos. 05 anos * Eliminar Certidão de Notas. 01 ano * Eliminar Processo Referente ao Recrutamento e Seleção. Vigência * 05 anos Eliminar Constituição Federal, art. 37, III. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de , data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de * Para Candidatos Sob Judice, fazer Dossiê do candidato e permanecer no arquivo corrente até a finalização do processo. ** É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos. 022 QUADROS, TABELAS E POLITICA DE PESSOAL Estudos e Previsão de Pessoal. 05 anos 05 anos Lei Ordinária Estadual nº , de Conservar, documento importante para a memória da Instituição Criação, Classificação e Renumeração de Cargos e Funções. 05 anos 05 anos Lei Ordinária Estadual nº , de Reestruturações e Alterações Salariais. Vigência 95 anos Eliminar Lei Ordinária Estadual nº , de MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL. Decisões, Estudos, Normas e Procedimentos. 05 anos 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição.

17 Prazo De Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Readmissão e Readaptação. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário Demissão, Dispensa, Exoneração, Rescisão Contratual, Falecimento. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário Lotação, Remoção, Transferência e Permuta. 04 anos 05 anos Eliminar Designação, Disponibilidade, Redistribuição, substituição. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário Requisição de Pessoal. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023 DIREITOS, OBRIGAÇÕES e VANTAGENS Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. Ver código Alteração da Folha, Quadro Resumo, Relatório da Folha de Pagamento, Resumo da Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros Jornal de Movimentação. 02 anos Eliminar Contra cheque. 02 anos 35 anos Eliminar Salário Família. 02 anos 35 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.

18 Prazo De GRATIFICAÇÕES De Função. Vigência 95 anos Eliminar Cargos em Comissão. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário ADICIONAIS Tempo de Serviço: Anuênio, Biênio, Qüinqüênio. 05 anos 95 anos Eliminar Insalubridade, Periculosidade. 05 anos 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário Abono Pecuniário e Adicional de 1/3 07 anos 05 anos Eliminar ENCARGOS, TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES. Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros Contribuição Sindical. 07 anos 05 anos Eliminar Pensão Alimentícia. Vigência 35 anos Eliminar Relação Anual de Informações Sociais RAIS. 01 ano 10 anos Decreto Lei Federal nº /43 (CLT), art.360/ Decreto Federal nº /75.

19 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD Prazo De VANTAGENS Salário Maternidade. 07 anos 05 anos Eliminar Férias: Aviso, Escala. 02 anos Eliminar Comunicação, Correspondência, Programação e Reprogramação. 03 anos Eliminar Decreto Lei nº 5.452/43 (CLT), ART.135, 2º/ Decreto Estadual nº , de Lei Ordinária Estadual nº de (Estatuto do Servidor) LICENÇA Acidente em Serviço. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário Acompanhamento de Conjugue. Vigência 35 anos Eliminar Adotante, Gestante, Paternidade. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário Gala/ Nojo. Vigência 35 anos Eliminar

20 Prazo De Tratamento de saúde. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário AUXÍLIOS Alimentação, Refeição, Transporte. 02 anos 05 anos Eliminar Assistência Pré Escola, Creche. 02 anos 05 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros AFASTAMENTO Para Depor. Vigência 95 anos Eliminar Para Exercer Mandato Eletivo. Vigência 95 anos Eliminar Para Servir ao Tribunal Regional Eleitoral. Vigência 95 anos Eliminar Para Servir como Jurado. Vigência 95 anos Eliminar Suspensão de Contrato. Vigência 95 anos Eliminar Qualificação de Servidor. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário CONTROLE DE FREQÜÊNCIA Folhas e Livros de Ponto. 01 ano 14 anos Eliminar Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX. Decreto-Lei Federal nº /43 (CLT), art. 74, 2º.

21 Prazo De Comunicação de Ocorrências Funcionais - COF 02 anos 08 anos Eliminar 024 AÇÃO DISCIPLINAR Processo Administrativo. Vigência 95 anos Eliminar 025 BENEFÍCIOS Aposentadoria (Processo). Vigência 95 anos Eliminar Lei Ordinária Est / Contagem e Averbação de Tempo de Serviço. Até a Homologação da Aposentadoria 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário Pensão: Provisória e Temporária. Vigência 95 anos Eliminar Pensão Vitalícia. Vigência 95 anos Eliminar Assistência à Saúde. Vigência 10 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.. 05 anos. Inclusive para Planos de Saúde Prontuário Médico do Servidor. Vigência 20 anos Eliminar Decreto Lei Federal nº /43, CLT, Titulo II, Capitulo V Portaria MT 3.214/78, NR 7, e

22 Prazo De 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESSOAL Delegações de Competências, Portarias, Procurações. Vigência 05 anos Eliminar Laudo Técnico Pericial. Vigência 20 anos Eliminar Decreto-Lei Federal nº /43 (CLT), Título II, Capítulo V / Portaria MT nº 3.214/78, NR-7, 7.4.5, e NR-15, MATERIAL Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição Cadastro e Catalogo de Fornecedor. 02 anos Eliminar Requisição de Material e Serviços Reprográficos. 01 ano Eliminar 031 AQUISIÇÃO (LICITAÇÃO) Material e Consumo. * Lei Federal nº /93, do art. 89 ao 99. Lei Ordinária Estadual nº 9.433, de *Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 01 ano.

23 Prazo De Compra. 05 anos Eliminar Ver Processo de Pagamento Aluguel, Comodato, Leasing. 05 anos Eliminar Cessão *Doação Empréstimo e Permuta. Vigência 05 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos de documentos financeiros. *Doação de Material, permanecer no Arquivo durante toda a vida útil do Bem. 032 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE E CONSUMO Controle de Estoque. 02 anos Eliminar Guia de Transferência. 05 anos Eliminar Laudo de Avaliação de Bens Móveis. 05 anos Eliminar Termo de Responsabilidade: Material. 05 anos Eliminar Termo de Transferência Interna. 05 anos Eliminar Para Termo de Transferência a eliminação será realizada no Arquivo, após a substituição do responsável pelo material Termo de Deposito CNPQ. 05 anos Eliminar Termo de Baixa da SAEB. 05 anos Eliminar

24 Prazo De Transporte e Autorização de saída de Material. 03 anos Eliminar Extravio, Roubo e Desaparecimento. Até a Conclusão do Caso 05 anos Eliminar Baixa de Bens e Recolhimento de Material ao Deposito. 03 anos Eliminar ALIENAÇÃO E BAIXA DE MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO Venda (inclusive de leilão). 05 anos Eliminar Cessão. Doação e Permuta. 05 anos 05 anos Eliminar 033 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO Contratação e Requisição de serviços. 05 anos Eliminar Serviços Executados nas Oficinas do Órgão. 02 anos 04 anos Eliminar Assistência Técnica. Vigência 01 ano Eliminar Da Garantia ou do Contrato Garantia (Termo / Nota Fiscal). Vigência 01 ano Eliminar 034 INVENTÁRIO Material. 05 anos Decreto Estadual nº 9.461, de

25 Prazo De Material de Consumo. 040 PATRIMÔNIO 05 anos Eliminar Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 041 Bens Imóveis: Projetos, Plantas e Estruturas. 03 anos AQUISIÇÃO Compra Doação. 04 anos OBRAS Processo de Construção: ampliação, memorial descritivo, plantas, projetos, processo de licitação, recuperação, reforma, restauração. Relatórios: (obras, visita, técnico) da construção. Enquanto Vigorar 05 anos Lei Federal nº /93, do art.89 ao 99. Lei Ordinária Estadual nº , de Serviços de Manutenção. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 01 ano. Os que envolvem pagamento ver Processo de Pagamento.

26 Prazo De Manutenção de Ar Condicionado Manutenção de Extintores Manutenção de Subestação e Geradores. 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar Serviços de Vigilância, Limpeza e Conservação, jardinagem ou quaisquer outros serviços de Terceirização de Mão de Obra. 05 anos Eliminar Os documentos que não envolvem pagamento serão eliminados após 01 ano Locação de Máquinas e Equipamentos. 10 anos Eliminar Deve ser feita através de Processo. Lei Federal nº. 8666/93, do art. 89 ao Inventário (Bens Imóveis). Decreto Estadual nº , de TRANSPORTE / VEÍCULOS AQUISIÇÃO DE VEÍCULOS (inclusive licitações) Processo de Aquisição de Veículo. 12 anos Eliminar Lei Federal nº 8.666/93, do art. 89 aos 99. Decreto Estadual nº de Decreto Estadual nº , de Para veículos não adquiridos eliminar no Arquivo após 01 ano.

27 Prazo De Cessão, Doação, Permuta, Transferência. 05 anos 05 anos Eliminar Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros Cadastro, Emplacamento, Licenciamento, Tombamento. Até a Alienação 05 anos Eliminar Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparo. 05 anos Eliminar Acidentes, Infrações e Multas. 05 anos Eliminar Para acidentes com vitimas, o prazo total de guarda é de 20 anos, devendo permanecer no Arquivo, enquanto estiver em julgamento Liberação para saída de veículo. 02 anos Eliminar Requisição para uso de veículo RUV. 06 meses Eliminar Seguros. 05 anos Eliminar Os documentos que não envolvem pagamento serão eliminados após 01 ano Controle de Portaria. 02 anos Eliminar Registro de Ocorrência. 05 anos 05 anos Eliminar 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, importante para a memória da Instituição.

28 Prazo De 051 ORÇAMENTO PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Constituição Federal, art Previsão Orçamentária Proposta Orçamentária. 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar Quadro de Detalhamento de Despesa. 02 anos Eliminar EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Lei Ordinária Estadual nº de 11 de abril de Descentralização de Recursos (Distribuição Orçamentária). 05 anos Eliminar Plano Operativo POA. 052 FINANÇAS Programação Financeira de Desembolso EXECUÇÃO FINANCEIRA Receita Despesa. 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar 08 anos Eliminar 08 anos Eliminar

29 Prazo De 053 Fundos Especiais. 054 OPERAÇÕES BANCÁRIAS. 08 anos Eliminar Extrato de Contas Apropriação de Receita, Recibo de Depósito, Repasse Financeiro, Lançamentos, Ordem Bancária, Saldos. 05 anos Eliminar 01 ano 05 anos Eliminar * Lei Federal nº /66 (Código Tributário Nacional). Lei Ordinária Estadual nº /81 (Código Tributário do Estado da Bahia). 055 Tomada de Contas, Prestação de Contas, (Inclusive Parecer de Aprovação ). 05 anos Conservar, importante para a memória da Instituição. 056 Balanços e Balancetes. 05 anos Os Balanços e Balancetes fazem parte do Processo de Prestação de Contas. 057 PROCESSO DE PAGAMENTO: Impostos e Taxas. 08 anos Eliminar Lei Federal nº /66 (Código Tributário Nacional). Lei Complementar Federal nº. 709/93, art.41, 1º. Todo e qualquer tipo de documento que envolva pagamento gera um Processo, seus prazos e sua destinação final estão descritos nesta Tabela.

30 Prazo De Convênio. 20 anos Eliminar Documentos que envolvam pagamento e recursos do convênio Adiantamento. 08 anos Eliminar Lei Federal nº /64, art. 68. Decreto Estadual nº , de Prestação de Contas de adiantamento. 08 anos Eliminar Diária Ajuda de Custo Despesas com Locomoção e Passagem 08 anos Eliminar Decreto Estadual nº , de Decreto Estadual nº de DEA Despesas de Exercícios Anteriores. 08 anos Eliminar Prestação de Serviços: Pessoa Física. 08 anos Eliminar Lei Federal nº /93, do art.89 ao Prestação de Serviços: Pessoa Jurídica. 08 anos Eliminar Lei Ordinária Estadual nº , de Inclui os processos de Coelba, Embasa e Telemar Ações Trabalhistas. 05 anos Eliminar Indenizações e Restituições. 05 anos Eliminar Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Lei nº 8.212/91. art. 45.