PARECER CRM/MS N 06/2012 PROCESSO CONSULTA CRM-MS N 28/2011. ASSUNTO: Guarda de Prontuário Médico

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1 PARECER CRM/MS N 06/2012 PROCESSO CONSULTA CRM-MS N 28/2011 ASSUNTO: Guarda de Prontuário Médico PARECERISTA: Conselheiro Faisal Augusto Alderete Esgaib EMENTA: A guarda do prontuário médico compete à instituição que prestou atendimento ou ao médico assistente quando este não está ligado a uma instituição. DA CONSULTA O Promotor de Justiça de Nova Andradina MS encaminhou ofício com o seguinte questionamento: que o Hospital das Clínicas Santa Helena de Nova Andradina paralisou suas atividades com rescisão do contrato para prestação de serviços hospitalares aos pacientes do SUS e notificou o Município para que retirasse no prazo de 7 dias, todos os prontuários médicos acumulados no tempo em que manteve convênio de atendimento com a Administração Municipal e após informou tal fato ao Ministério Público, providência tomada pela proprietária porque há constante procura pelos prontuários por parte da população, Delegacia de Polícia e de alguns médicos e por entender que somente tinha responsabilidade por tais documentos enquanto durou o convênio celebrado com o município. Instado o Município de Nova Andradina pelo Ministério Público a solucionar o problema, juntou parecer do Conselho Federal de Medicina e asseverou que não é de sua responsabilidade a retirada, guarda e conservação deles, senão da própria instituição que os produziu. Dentre outras razões, alegou o gestor municipal que o hospital paralisou apenas temporariamente suas atividades, uma vez que sua razão social continua ativa, permanecendo a responsabilidade pelo prontuários em seu poder. Não obstante mencionado parecer, que aborda destinação de prontuários médicos, o caso não pode ser considerado análogo à peculiar situação que ora apresentamos, que necessita de uma solução embasada e segura para o impasse o mais breve possível. 1

2 Em anexo, ofícios do Hospital Santa Helena ao Promotor de Justiça e à Prefeitura de Nova Andradina, solicitando a retirada dos aproximadamente prontuários existentes, com a alegação de que os mesmos pertencem aos pacientes e aos médicos responsáveis, segundo o Conselho Federal de Medicina e que a decisão foi tomada por uma questão lógica, pois enquanto atendíamos a população pelo SUS, tínhamos a obrigação de manter esses prontuários sob nossa responsabilidade e que agora como não há mais esse credenciamento e nem funcionários mais no hospital para procurar os mesmos, queremos entregar todo o arquivo para aquele que tem total responsabilidade pela saúde dos munícipes, que é a Secretaria de Saúde de Nova Andradina Consta ofício resposta da Prefeitura de Nova Andradina ao Promotor de Justiça, como o seguinte conteúdo: que é necessário identificar o prontuários e nominá-los um-a-um para que amanhã ou depois não haja discussões sobre o que foi remetido, uma vez que é necessário que se saiba corretamente sobre o que estará sob nossa responsabilidade; que ainda precisa ser encontrado um espaço físico condizente para acondicionamento e finalmente é necessário analisar juridicamente se tal responsabilidade é do município, uma vez que a legislação fala que a mesma é do médico e do hospital e nunca do gestor do SUS. Ainda a Prefeitura informa ao Promotor o que segue: que o hospital não encerrou definitivamente as suas atividades, mas apenas as paralisou temporariamente, uma vez que a sua razão social continua ativa; que existem muitos outros prontuários que são de particulares, ou seja, de pessoas não atendidas pelo SUS; que o hospital, quando contratado, assumiu responsabilidade permanente e absoluta pelos prontuários inerentes a tais atendimentos, fato esse que é inerente ao próprio contrato e que em hipótese alguma pode tentar fazer com que o município se incumba dessa atividade, levando-se em conta, inclusive, o sigilo absoluto que esses prontuários devem respeitar; que existem normatizações que permitem a reprografia pelo sistema de microfilmagens dos prontuários e cujo ônus e encargos lhe compete por exclusividade; que o CRM-PR na sua Resolução No 41/1992 determina que os prontuários possam e devam ser incinerados; que o Processo Consulta do CFM No 3120/94 diz que os prontuários de pacientes falecidos devem ser incinerados, cuja situação se estende aos hospitais que encerraram suas atividades, como é o caso em tela e que o Município é um ente público onde tudo deve ser tratado com 2

3 transparência e, por obviedade, todos podem ter acesso aos documentos que estão sob sua guarda e que não existem cargos específicos no quadro funcional para que servidores possam cuidar e zelar por esses prontuários que exige pessoa e capacitação específica. FUNDAMENTAÇÃO 1) PARECER do CFM referente a Processo Consulta No 3120/94- e PC/CFM/No 31/95: A memorização das informações sigilosas é realizada em arquivos e prontuários, boletins, resultados de exames e assemelhados; o arquivo é um cofre de elevado interesse para consulta a qualquer momento de necessidade e que presos ao segredo médico estão todos os profissionais, funcionários e pessoas que rodeiam o exercício da medicina ou que têm acesso ao arquivo e à informação que deve ser sigilosa. Quando o exercício profissional médico está ligado a uma instituição clínica, hospitais, clubes e outros locais de arquivo coletivo, a guarda da memória escrita, reproduzida ou digitada, pertence à instituição e outro médico poderá dar seqüência ao atendimento. Quando o arquivo pertencer a uma instituição, hospital ou casa de saúde, um substituto ocupará a sua função e herdará os arquivos, pois, conforme já dito, o arquivo pertence ao local de trabalho. 2) RESOLUÇÃO CFM No 1.821/07: aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. Considera esta Resolução, que o prontuário do paciente, em qualquer meio de armazenamento, é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido - independente de ser unidade de saúde ou consultório -, a quem cabe o dever da guarda do documento. Ainda estabelece, entre outros, o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. 3) PARECER CREMESP No /01: as informações contidas no prontuário médicohospitalar, indiscutivelmente pertencem ao paciente e o paciente atendido em âmbito 3

4 institucional, tem o direito de que seu prontuário permaneça na instituição na qual confiou seu atendimento, independente da saída deste ou daquele profissional. 4) PARECER CREMESP sobre consulta No /04: compete à instituição e/ou ao médico o dever da guarda do prontuário e que o mesmo deve estar disponível nos ambulatórios, nas enfermarias e nos serviços de emergência para permitir a continuidade do tratamento do paciente e documentar a atuação de cada profissional. Nos casos de encerramento das atividades da instituição, em se tratando de hospital público (municipal) ou Santa Casa, há a possibilidade de remessa dos documentos a outra entidade hospitalar da região para que efetue a guarda dos documentos, comunicando aos pacientes que os documentos relativos ao seu atendimento médico ocorrido na instituição hospitalar, ora encerrada, estão sendo remetidas a outra entidade, sempre com muita atenção e zelo quanto ao sigilo médico. PARECER Há diversos pareceres que determinam que a guarda dos prontuários de pacientes atendidos em nível de consultório, são de responsabilidade do médico assistente e quando se trata de instituição que presta atendimento, sejam pertencentes ao Sistema Único de Saúde (SUS), convênios da saúde suplementar ou os ditos particulares, este tem a obrigação de abrir um prontuário por ocasião do primeiro atendimento. Neste prontuário constarão todas as informações sobre o estado de saúde da pessoa, assim permitindo que qualquer profissional médico, ainda que de diferente especialidade, possa consultar sobre atendimentos anteriores e as histórias mórbidas pregressas. Mesmo que uma instituição venha a encerrar o contrato de atendimento com o SUS ou com determinado plano de saúde, a história do paciente continua, assim como existe a possibilidade que o mesmo venha a consultar novamente fazendo uso de outro convênio médico ou com recursos próprios, o que certamente irá acarretar a necessidade e a obrigação do registro deste atendimento no seu prontuário. Instados que somos a manter de forma correta e ética a guarda dos prontuários médicos, nos parece como solução adequada, na inexistência de outra entidade hospitalar que possa 4

5 e se disponha a receber os prontuários médicos isentos ou não de caducidade, a microfilmagem ou digitalização com posterior incineração dos mesmos. Isto feito esvai-se a principal argumentação para a não aceitação de tal arquivo o volume de documentos de difícil manuseio. Finalmente e considerando a fundamentação apresentada, conclui-se que a guarda do prontuário médico compete à instituição que prestou atendimento ou ao médico assistente quando este não está ligado a uma instituição, como nos casos de consultórios, assegurando assim o direito do paciente e o sigilo obrigatório das informações contidas nestes documentos. É o parecer, s.m.j. Faisal Augusto Alderete Esgaib Conselheiro Relator Ponta Porã, MS, 06 de janeiro de 2012 Parecer aprovado em Sessão Plenária