Métodos de arquivamento antes de 1950

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1 Métodos de arquivamento e guarda de documentos Fabrício Mariano Métodos de arquivamento antes de 1950 Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. * Mestre em Economia pela Wisconsin International University. Pós-graduado em Finanças e Gestão Corporativa pela Universidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Física pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Instituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos preparatórios para concursos. Método alfabético É subdividido em: específico, geográfico, mnemônico e variadex. Específico: é representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser arquivado. Geográfico: método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos. Esse método é muito aconselhável quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico. Mnemônico: busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo. Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. As cores podem variar de país para país, mas a regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes. Método numérico É um método de arquivamento indireto, pois é necessário que seja realizada uma consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas para localizar 1

2 o número atribuído ao assunto em questão. É mais demorado, porém, mais sigiloso. Divide-se em numérico simples e duplex. Numérico simples: método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de arquivamento. As pastas devem ser numeradas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando, assim, qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse método tenha sucesso, os índices devem ser organizados em fichas, e devem ser organizados dois índices em fichas: em um grupo de fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que número recebeu o correspondente ou assunto desejado; no outro grupo serão arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Esse índice arquivado numericamente é considerado tombo (registro) de pastas ocupadas, que indica qual o último número preenchido e, consequentemente, o número seguinte. Duplex: método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, mediante o uso de números justapostos com traços de união. Método alfanumérico Método de ordenação que usa a combinação de letras e números. Combina a simplicidade do método alfabético com a rapidez do numérico. Divide- -se em decimal, automático e automático moderno. Método decimal: método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em 10 grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante. Método automático e automático moderno: método bastante usado para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se associam todas as letras do alfabeto a números. 2

3 Métodos de arquivamento após 1950 (métodos flexíveis) Métodos de arquivamento e guarda de documentos A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da entidade. Dividem-se em básicos e padronizados. Método alfabético É o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabética. Quando o método alfabético envolve nome de pessoas, pode ser chamado método nominal. Regras de alfabetação Nome + sobrenome Luiz Carlos Oliveira Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos Artigos e preposições, tais como: a, o, de, d, da, do, e, um, uma (não são considerados) André Luiz de Oliveira Arquiva-se: OLIVEIRA, André Luiz de Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (não se separa) Stefan De La Rua Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan Observação: alguns autores falam que as partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras maiúsculas. Exemplo: Esteban De Penedo Arquiva-se: De Penedo, Esteban 3

4 Giulio di Capri Arquiva-se: Capri, Giulio di Títulos honoríferos, científicos e profissionais liberais: a titulação não faz parte da regra de alfabetação Presidente Fernando Henrique Cardoso Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente) Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de substantivo + adjetivo André Castelo Branco Arquiva-se: CASTELO BRANCO, André Heitor Villa-Lobos Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, júnior segue a ideia acima Paulo Carlos Filho Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e São não se separam Luciano Santo Cristo Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde ao sobrenome da família do pai Francisco de Pina de Mello Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de Nomes orientais, japoneses, chineses e árabes arquivam-se como se apresentam Li Yutang Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo) 4

5 Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfabética dos mesmos J. Vasconcelos John Vasconcelos Jeil Vasconcelos Arquiva-se: VASCONCELOS, J. VASCONCELOS, Jeil VASCONCELOS, John Empresas: nome de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam EMBRATEL Arquiva-se: EMBRATEL Empresas com artigos O Globo Arquiva-se: Globo (O) Observação: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G. Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deverão ser arquivados de modo que a numeração não faça parte da regra de alfabetação, e a procura seja feita em ordem alfabética Segunda Conferência de Física Terceiro Congresso de Geofísica Arquiva-se: Conferência de Física (Segunda) Congresso de Geofísica (Terceiro) 5

6 Método geográfico É um sistema direto, em que a busca é feita diretamente no documento. É o preferido quando o principal elemento do documento é a procedência ou o local. Método numérico O principal elemento é o número. Dividido em simples, cronológico e dígito-terminal. Método numérico simples: corresponde à atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo à ordem de entrada ou registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Nesse método, quando se anula um registro, este é aproveitado para outro arquivamento. Método numérico cronológico: nesse caso, além da ordem numérica, deve observar-se a data da produção do documento. Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o número se for na mesma data. Método numérico dígito-terminal: esse método surge em decorrência da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo: : grupo primário: 75; grupo secundário: 43; grupo terciário: 52. Método ideográfico ou temático Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. 6

7 Enciclopédico: faz prevalecer a classificação pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas decomposições. É muito indicado quando a departamentalização é por processo e existem campos técnicos bem definidos. Método dicionário: despreza a classificação por assuntos correlatos em subcampos, procedendo-se apenas à rigorosa ordenação alfabética. É aconselhável para pequenos arquivos. Método duplex: utilizado com o estabelecimento de um código numérico para os diversos títulos e subtítulos de assuntos principais e correlatos. Método de classificação decimal: o conhecimento é dividido em 10 classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses. Unitermo ou indexação coordenada: o método consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada. Esse número, denominado número de registro, é controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento em local visível e previamente determinado. Sistemas padronizados Variadex: esse método foi padronizado pela Remington Rand, é considerado uma variação do sistema alfabético. Para um grupo de letras é definida uma cor associada. O método não é fixo, ou seja, as cores podem variar de país para país. Método soundex: método baseado no som das palavras, em função da pronúncia e da letra inicial, método criado pela língua inglesa. Busca de sons próximos e semelhantes. Método rôneo: conhecido também como método híbrido, é um método que está em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico ordinário. Método automático: após 1950, as empresas estavam em um novo momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter novas metodologias, ou seja, ser flexíveis para atender a massa documental que cresceu exponencialmente. 7

8 Outro método de arquivamento Método de vigência contínua: é também conhecido como follow-up. Tem grande valor para o controle de informação solicitada, encomendas de materiais. A sua indicação é recomendada quando se precisa, entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes, que prendem documentos importantes em seu poder. Resolução de questões 1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 Alba Santos Silva; 2 Bárbara Assunção; 3 Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social; 4 Alcedo Costa; 5 Ricardo Alves; e 6 Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que é a seguinte sequência: a) 1, 2, 3, 4, 5, 6. b) 1, 4, 6, 2, 3, 5. c) 3, 6, 4, 5, 2, 1. d) 5, 2, 6, 3, 4, 1. e) 6, 5, 4, 3,2, 1. Colocando os nomes segundo as regras de alfabetação, temos: 1 Alba Santos Silva Santos Silva, Alba 2 Bárbara Assunção Assunção, Bárbara 3 Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social 4 Alcedo Costa Costa, Alcedo 8

9 5 Ricardo Alves Alves, Ricardo 6 Banco do Brasil Banco do Brasil Gabarito: D 2. Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são métodos considerados a) básicos e geográficos. b) padronizados e ideográficos. c) alfabéticos e hierarquizados. d) alfabéticos e ideográficos. e) básicos e numéricos. O método dicionário é considerado alfabético, e o enciclopédico é ideo gráfico. Gabarito: D 3. Qual é o método que combina letras e cores? a) Colorex. b) Soundex. c) Variadex. d) Visualex. e) Alfacores. O método que combina letras e cores é o variadex. Gabarito: C 4. São exemplos de métodos de arquivamento numéricos e ideográficos: a) numérico simples e unitermo. b) unitermo e dígito-terminal. 9

10 c) duplex e indexação desordenada. d) cronológico e decimal. e) decimal e unitermo. O método decimal é um método numérico, e o unitermo é um método ideográfico. Gabarito: E Guarda de documentos Instalações O arquivo deve ser localizado próximo dos escritórios administrativos e técnicos, possibilitando que a busca seja rápida. Por motivo de segurança, deve ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os documentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservação dos documentos, deve haver luz e higienização adequada e controle dos fatores físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental. Iluminação: o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferência, banhado pela luz solar, a qual além de iluminar adequadamente, traz outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto, o excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arquivo. Se possível, utilizar método de iluminação indireta para iluminar o ambiente. Arejamento: deve-se procurar ventilação natural, constante, ou utilizar processos auxiliares de ventilação artificial, se necessário. Higienização: necessitam de uma higienização perfeita, vigilância e desinfecção continuadas. Disposição (layout): ao planejar o arquivo, o técnico deve considerar uma flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, arquivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas arquivamentos, estantes para arquivo inativo. 10

11 Preservação/conservação/restauração de documentos Fatores químicos Valor do ph: grau de concentração de íons de hidrogênio num suporte. É expresso numa escala logarítmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez. Fatores físicos Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa do ar, variação de temperatura. Fatores biológicos Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilação para evitar o acúmulo de poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilação e ar condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactérias e insetos que degradem o material de arquivo. Principais operações de conservação de documentos Restauração Exige do profissional da área conhecimento dos papéis e tintas empregados. O método objetiva aumentar a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.). Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. Banho de gelatina Esse método consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola, objetivando aumentar a resistência do documento, não prejudicando a visi- 11

12 bilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Alisamento Esse método consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar e com umidade variando de 90 a 95%, por um período de uma hora, em uma câmara de umidificação; posteriormente, será passado a ferro folha por folha, em máquinas elétricas. Desinfestação É o combate aos insetos através da fumigação, que consiste em utilizar uma substância química de modo que venha a garantir a integridade do papel e da tinta sobre sua ação. Encapsulação Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas. Desacidificação Processo pelo qual o valor do ph do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação. Laminação Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas. Silking Esse método utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qua- 12

13 lidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados (PAES, 2005). Resolução de questões 1. A conservação adequada dos documentos serve para preservá-los por mais tempo, além de disponibilizá-los aos consulentes sem maiores preocupações. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta. a) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um livro. Isto pode afetar a sua saúde, além de provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação. b) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurações ou rasgos. c) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia. d) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca mofo. A alternativa C é a única incorreta, pois, caso o ambiente tenha ventilação natural adequada, não é necessário ar-condicionado. Gabarito: C 2. São consideradas operações de conservação, exceto a) banho de gelatina. b) restauro. c) limpeza. d) desinfestação. e) alisamento. 13

14 A limpeza não é uma operação de conservação, mas sim uma prática a ser mantida. Gabarito: C 3. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados, que é a) o restauro. b) a desinfetização. c) a limpeza. d) o alisamento. e) a especialização. Para restaurar documentos, é imprescindível que o profissional conheça profundamente os papéis e tintas empregadas, para que possa realizar procedimentos de recuperação adequados. Gabarito: A 4. Acerca das instalações e localização dos arquivos, a única alternativa errada é: a) a localização dos arquivos correntes deve ser próxima dos escritórios administrativos e técnicos. b) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminação do ambiente e da documentação. c) verificar se no local do arquivo não passam canos ou esgotos, pois sua ruptura pode gerar perda dos documentos. d) verificar a higienização do ambiente. e) conseguir ventilação natural constante. 14

15 A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as fibras do papel. Gabarito: B 5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou atacados por pragas, temos algumas técnicas arquivísticas, indique a que apresenta a característica a utilização de tecidos (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade: a) desinfestação. b) banho de gelatina. c) tecido. d) silking. e) laminação mecanizada. O método que utiliza tecidos é o silking. Gabarito: D 6. (TRE/MS Técnico Judiciário FCC) A longevidade de documentos em suporte papel supõe ações preventivas, como a) o emprego de tintas ferrogálicas. b) a exposição à luz natural do Sol. c) o uso constante de fungicidas. d) a manutenção do ph neutro. e) a reenfibragem e a laminação. A durabilidade do papel é aumentada quando se mantém o ph neutro (próximo a 7). Gabarito: D 15

16 Dica de estudo MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, Referências BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, DISPONÍVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/media/siga/roteiro%20para%20 mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV,

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