VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA MULTINACIONAL BRASILEIRA

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1 1 VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA MULTINACIONAL BRASILEIRA Alex Donizete Mariano Ponce 1 Prof. Me. Luiz Antonio Cabanas 2 1 Acadêmico do Curso de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil 2 Docente do Curso de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil RESUMO A decisão sobre centralizar ou descentralizar o processo de compras, é uma das estratégias logísticas mais importantes de uma empresa em relação aos administradores de suprimentos. Em um ambiente totalmente globalizado e cada vez mais competitivo, onde as organizações precisam desenvolver uma estratégia diferencial a fim de se destacarem no mercado, a centralização de compras tem como objetivo fortalecer o poder de negociação perante os fornecedores, diminuir seus custos com compras e obter melhor administração de estoques, pois os responsáveis pela gestão de compras têm uma visão global dos negócios da empresa. O presente trabalho tem como objetivo, verificar qual a melhor opção para as compras realizadas por uma multinacional brasileira, centralizar, descentralizar ou utilizar das melhores vantagens destas com o sistema misto ou também conhecido como híbrido em suas compras. A partir da elaboração do estudo, notou-se que a centralização oferece grandes vantagens competitivas e eficiência na administração dos recursos utilizados em suas compras através de contratos negociados e gerados pela matriz, contratos estes que atendem as demais unidades do país. Detectou-se também, que o software utilizado pela empresa nas suas operações comerciais, favorece o processo de negociação, pois um banco de dados de suas compras anteriores pode ser consultado para análise de comparação das condições oferecidas pelos fornecedores nas compras já realizadas. As principais dificuldades encontradas são os itens em contrato com alguns fornecedores, que são adquiridos com outros, causando divergências no histórico de compras; além da adaptação de novos funcionários com os softwares utilizados pela empresa em suas operações. Palavras-chave: Centralização. Descentralização. Compras. Estratégia. ABSTRACT The decision about centralizing or decentralizing the purchasing process, is one of the most important logistics strategies for the supply manager of a company. In an environment totally globalized and increasingly competitive, where organizations need to

2 2 develop a differential strategy in order to stand out in the market, the centralization of purchasing aims to strengthen the negotiation power with the suppliers, reduce the costs with purchasing and have an improved inventory management, once the responsible for the purchasing management have a global vision of the company's business. The present work has as objective, to check what is the best option for the purchases made by a Brazilian multinational, centralize, decentralize or use of the best benefits of these with the mixed system or also known as hybrid in their purchases. From the elaboration of the study, it was noticed that the centralization offers great competitive advantages and efficiency in the administration of the resources used in their purchases through contracts negotiated and generated by the matrix, which attend the other units in the country. It was was also detected that the software used by the company in its business operations, favors the negotiation process, once a database of their previous purchases can be consulted for comparison analysis of the conditions offered previously by the suppliers. The main difficulties are the items under contract with some suppliers, which are purchased from others, causing differences in purchasing history as well as the adaptation of new employees with the software used by the company in its operations. Keywords: Centralization. Decentralization. Purchasing. Strategy. RESUMEN La decisión de centralizar o descentralizar el proceso de compras, es una de las estrategias más importantes de la logística de una empresa y de los administradores de suministros. En un entorno totalmente globalizado y cada vez más competitivo, donde las organizaciones necesitan desarrollar una estrategia diferenciada para sobresalir en el mercado, la centralización de las compras se propone fortalecer las negociación com lós proveedores, reducir sus costos con las compras y obtener mejor gerencia de inventario, pues lós responsables por la gestión de compras tienen una visión global de la empresa. El presente trabajo tiene como objetivo, verificar cuál es la mejor opción para las compras realizadas por una multinacional brasileña, centralizar, descentralizar o el uso de los mejores beneficios de estos con el sistema mixto o también conocido como híbrido en sus compras. Desde la elaboración del estudio, se observó que la centralización ofrece grandes ventajas competitivas y la eficiencia en la administración de los recursos que se utilizan en sus compras a través de los contratos negociados y generados por la matriz, contratos que cumplan con las demás unidades del país. Además, se constató que el software utilizado por la empresa en sus operaciones comerciales, favorece el proceso de negociación, ya que una base de datos de sus compras anteriores se pueden consultar para análisis de comparación de las condiciones ofrecidas por los proveedores de las compras ya realizadas. Las principales dificultades son los elementos en virtud de un contrato con algunos proveedores que se han adquirido con los demás, lo que provoca las diferencias de historial de compras, así como la adaptación de los nuevos empleados con el software utilizado por la empresa en sus operaciones. Palabras clave: Centralización. Descentralización. Compras. Estrategia.

3 3 1. INTRODUÇÃO Atualmente, percebe-se uma preocupação constante das organizações com a grande concorrência encontrada em seus diferentes seguimentos de atuação. Isso porque, os avanços tecnológicos vêm proporcionando às empresas, independente de seu porte, a automatização de seus processos, tornando estas cada vez mais competitivas no mercado. O maior evento responsável por tal transformação foi uma rápida propagação da globalização, propagação esta, que vem tornando o espaço mundial dos negócios cada vez menor. Um dos conceitos que apresentaram uma evolução notória e significativa nas últimas décadas foi uma maior compreensão do que as ferramentas e técnicas de uma logística eficiente poderiam oferecer. Porém, a logística e sua importante função, era pouco utilizada no passado. Somente após a segunda guerra mundial as empresas privadas e estatais perceberam seu real valor. Martins e Alt (2001) argumentam que com o surgimento da crise do petróleo na década de 70, mais precisamente entre os anos de , foi marcante para a função compras, uma das principais atividades logística de uma organização, pois todo o cenário mundial sofreu com a falta de matéria prima, causadas pela crise, exigindo dessa função uma ação mais ativa e expressiva para que não faltassem os suprimentos necessários para o funcionamento das empresas, trazendo para suas ações, uma atenção mais significativa dos gestores. O presente trabalho destaca e apresenta uma das principais funções da logística nos dias atuais; a função compras, hoje mais conhecida como suprimentos. É necessário analisar este importante processo encontrado no início da cadeia de suprimentos, onde se negocia e adquiri produtos e serviços que darão andamento ao processo produtivo e atendimento as necessidades de diversos clientes até chegar ao consumidor final. O presente trabalho tem como objetivo, verificar qual a melhor opção para as compras realizadas por uma multinacional brasileira, centralizar, descentralizar ou utilizar das melhores vantagens destas com o sistema misto ou também conhecido como híbrido em suas compras. 2. LOGÍSTICA A origem do termo é referente a objetivos e estratégias militares, mas após a segunda guerra mundial, suas diretrizes e funcionalidades ampliaram-se aos interesses das empresas privadas e estatais, que viram na logística uma forma de se destacarem no mercado agregando valor aos produtos e serviços buscando uma melhor posição frente aos seus concorrentes. Uma comum definição dicionarizada de logística descreve: O ramo da ciência militar que lida com a obtenção, manutenção e transporte de material, pessoal e instalações. Segundo a definição do Council of Supply Chain Management Professionals

4 4 Logística é o processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, bem como os serviços e informações associados, cobrindo desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o objetivo de atender aos requisitos do consumidor (apud NOVAES, 2007, p.35). De acordo com Faria e Costa (2012), até há pouco tempo, a logística era, essencialmente, considerada em seu clássico papel de suporte operacional e de marketing, exercendo funções de transportar, armazenar e disponibilizar bens para os processos de transformação e consumo. BALLOU (2006), afirma que qualquer produto ou serviço perde grande parte de seu valor quando não está ao alcance dos clientes no momento e lugar adequado ao seu consumo. Os objetivos e metas do setor de logística de uma empresa estão estreitamente ligados ao do setor de suprimentos. Segundo Arnold (2009), obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço certo é todas funções de compras. O mesmo autor ainda descreve que a principal responsabilidade do comprador é localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços. 3. A RELAÇÃO DA LOGÍSTICA COM A AREA DE SUPRIMENTOS Ballou (2006) descreve a importância da gestão de compras como o fluxo de bens e serviços entre instalações físicas, sendo este um dos principais focos da logística na gestão da cadeia de suprimentos, pois decidir quanto, quando e como movimentar os produtos e, igualmente, onde comprá-los, é preocupação constante. Chopra e Meindl (2011) relatam que uma cadeia de suprimentos consiste em todas as partes envolvidas, direta e indiretamente, na realização do pedido de um cliente. Ela inclui não apenas o fabricante e os fornecedores, mas também transportadoras, armazéns, varejistas e até mesmo os próprios clientes. A cadeia de suprimentos inclui todas as atividades e processos necessários para fornecer um produto ou serviço a um consumidor final. Qualquer número de empresas pode ser ligado em uma cadeia de suprimento. Um cliente pode ser fornecedor de outro cliente de modo que a cadeia total possua muitas relações do tipo fornecedor-cliente. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez da tradicional área de compras, voltado para as transações em si, e não para o todo. (Martins e Alt, 2009, p. 82) Com base nesta afirmação pode-se perceber que as empresas estão buscando com uma frequência cada vez mais notável desenvolver novos fornecedores que lhe ofereçam melhores condições que os atuais, com a mesma qualidade e eficiência ou superior. Com base no conteúdo esclarecido acima, fica evidente, a necessidade de se compreender, um pouco mais sobre a função compras.

5 5 4. A FUNÇÃO COMPRAS A visão moderna de compras está relacionada diretamente com os atuais objetivos do sistema logístico empresarial, onde Pozo (2010) coloca como atividades-pares envolvidas em ações estreitamente homogêneas, e essas atividades estão voltadas para a finalidade comum de operação lucrativa que é manter uma posição competitiva de mercado. Martins e Alt (2009) enfatizam que o posicionamento atual da função aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. Antes da primeira guerra mundial, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente. Esta crise despertou nas organizações, segundo Martins e Alt (2001) uma maior atenção em seus processos de aquisições, pois além da necessidade de obter materiais em um cenário totalmente em crise de fontes fornecedoras com boas condições de negociação, a inflação se destacava como um dos principais vilões que precisava ser acompanhada de perto pelos administradores da época, deixando clara a importância de se obter produtos e serviços sempre com as melhores condições do mercado. A importância destas afirmações de redução de custos é a principal característica que as empresas estão adotando em seu modo de gerenciar as áreas que envolvem movimentação direta ao seu fluxo de caixa, como a área de compras. Para reforçar este novo conceito das organizações modernas, fica simples entender à afirmação de Faria e Costa (2011) onde relatam que na chamada Nova Economia, que requer uma nova organização competitiva por parte das empresas, é imprescindível que haja sinergia entre recursos humanos, tecnologia, fornecedores, clientes, capital financeiro e intelectual. Ballou (2006) também justifica que o setor de compras ocupa uma posição importante na maioria das organizações, pois peças, componentes e suprimentos comprados representam, em geral, de 40 a 60% do valor final das vendas de qualquer produto. Estes valores destacados pelo autor mostram o porquê das empresas estarem dando cada dia mais valor aos profissionais de compras, pois estes estão diretamente ligados com um dos principais objetivos dos administradores que é a redução de custos. Dias (2009) conclui, portanto, que os objetivos básicos de um departamento de compras seriam: Obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender aos programas de produção; Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que não afete a operacionalidade da empresa; Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidas e adequadas; Procurar, sempre dentro de uma negociação justa e honrada, os melhores interesses da empresa.

6 6 Para que todos esses objetivos sejam alcançados, o mesmo autor ainda afirma que, é necessário um controle eficaz das principais atividades que se relacionam e fazem a interface com os objetivos citados. A função compras está diretamente ligada a diversas áreas da logística e contribui de forma eficiente ou responsiva para que estas áreas não sofram com a falta de suprimentos básicos ao seu andamento normal. Pozo (2010) destaca o processo de compra com os seguintes objetivos: Negociar contratos; Efetivar compras; Analisar cotações; Analisar requisições; Analisar condições dos contratos; Verificar recebimento dos materiais; Analise de estoque máximo e mínimo; Contato com fornecedores; Negociar condições comerciais; Relacionamento interdepartamental. Com base nas informações apresentadas até o momento, compreende-se a importante eficiência que a administração de suprimentos pode oferecer ao desempenho logístico de uma organização. Contudo, é evidente que para as diretrizes desenvolvidas pelos executivos de suprimentos em obterem êxito em suas estratégias de aquisições, é importante destacar um importante componente da cadeia de suprimentos; os fornecedores. Estes que hoje, precisam se comportar como parceiros e não apenas como fornecedores. Para que este ideal seja alcançado, é necessário realizar uma avaliação; seleção e classificação de fornecedores. 4.1 NEGOCIAÇÃO Após uma compreensão mais detalhada sobre a função, é de fundamental importância, analisar a relação entre as partes, onde acontece o processo de negociação. Toda negociação de compra e venda de algum produto ou serviço baseia-se na negociação de preços e, logicamente, de descontos. Sem considerarmos descontos de características ilícitas, os descontos podem ser obtidos através de negociação de quantidades, prazos de pagamento legítimos, justos e lucrativos. (Dias, 2009, p. 268) Uma negociação pode ser eficaz ou eficiente, o objetivo está em atender aos pedidos solicitados e manter o fluxo contínuo da produção. Maximiano (2008) apresenta eficácia e eficiência com a seguinte definição: Eficácia é a palavra usada para indicar que a organização realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos seus objetivos, mais a organização é eficaz.

7 7 Eficiência é a palavra usada para indicar que a organização utiliza produtivamente, ou de maneira econômica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente a organização é. Em muitos casos, isso significa usar menor quantidade de recursos para produzir mais. Arnold (2009) observa que por meio da negociação, o comprador e o vendedor tentam resolver as condições de compras para o benefício de ambas as partes. Ainda na definição do autor, habilidade e um planejamento bem estruturado são necessários para o sucesso da negociação. Com base na definição acima, um planejamento estruturado e eficiente, exige algumas informações por parte do comprador, para que o mesmo entre no processo com maior vantagem e poder na negociação, onde podemos destacar: Controle e registro de fornecedores Controle e registro de compras Controle e registro de consumo Controle e registro de preços Controle e registro de especificações Com um sistema informatizado capaz de armazenar e disponibilizar os dados acima quando necessário tais informações podem ser usadas para definirem critérios de escolha de fontes fornecedoras com potencial Controle e registro de fornecedores Todo setor de suprimentos, deve obter, um controle e registro das ações de seus fornecedores, para que assim possam criar critérios construtivos quanto ao atendimento de seus pedidos. Ballou (2006) relata que se o fornecedor não oferece logística alguma no atendimento de um pedido e o comprador não providencia o preenchimento dessa lacuna, não há como preencher a lacuna de tempo e espaço que se cria entre os dois. Impossibilitando assim a efetividade de atendimento de uma determinada necessidade interna. Por isso que o controle e registro constante de fornecedores são tão importantes, fazendo com que o processo de aquisição seja mais eficiente, pois devem ser selecionados para uma cotação apenas os que apresentam um histórico positivo Controle e registro de compras Se o controle e registro de fornecedores são fundamentais para o sucesso das aquisições de uma empresa, é indispensável discutir sobre o controle e registro das compras também, pois não somente a fonte deve ser avaliada, mas também aquilo que foi adquirido.

8 8 Um comprador eficaz deve manter um arquivo em que deve registrar a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compras, as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a indicação de uma nova condição de pagamento e as entradas de mercadorias correspondentes ao pedido colocado. (Dias, 2009, p. 255) Pozo (2010) reforça que tais registros devem ser mantidos atualizados devidamente a fim de ser consultado a qualquer momento. O mesmo autor ainda coloca que essas informações devem ser encontradas com fácil acesso dos usuários de seu interesse para que o processo seja o mais eficiente possível Controle e registro de consumo É de fundamental importância saber e controlar tudo aquilo que se utiliza para qualquer projeto que tenha sido elaborado. Hoje uma empresa de sucesso é a empresa que administra de maneira eficiente seus recursos, minimizando percas e avarias em seus processos. A eficiência de uma organização ou sistema depende de como seus recursos são utilizados. Maximiano (2008) refere-se à eficiência com as seguintes definições: Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor aproveitamento possível de recursos. Realizar tarefas de maneira econômica, empregando a menor quantidade possível de recursos. O mesmo autor justifica a definição dizendo que a antítese da eficiência é o desperdício, e que eliminar tais prejuízos significa reduzir ao mínimo as atividades e consumos que não agregam valor ao produto ou serviço Controle e registro de preços O registro de preços das últimas compras realizadas pela empresa, independente do que foi adquirido, é fundamental para que se tenha um controle dos custos de cada pedido. Pois segundo Gonçalves (2010) um banco de dados eficiente pode servir como forte argumento numa negociação, trazendo ótimos resultados financeiros em longo prazo. Ballou (2006) reforça que esses registros são extremamente valiosos quando se negocia com monopólios. Pois tal registro e controle servem como argumentos valiosos na busca de preços justos nas diversas aquisições realizadas com estes tipos de fornecedores Controle e registro de especificações Nem sempre o menor preço deve ser usado como critério para aquisição de materiais e serviços. Pois além da fonte ser confiável, devem ser avaliadas as especificações técnicas do que está sendo solicitado.

9 9 A qualidade de um produto define-se através da comparação de suas características com os desejos do consumidor ou com as normas e especificações de fabricação. Um produto pode ter alta qualidade para o consumidor e qualidade apenas regular para departamentos técnicos que o fabricam. (Dias, 2009, p. 255). Para Arnold (2009) na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários fatores estão incluídos no pacote comprado. Estes devem ser considerados quando as especificações são desenvolvidas, e elas podem ser divididas em três categorias, sendo elas: Exigência de quantidade. Exigência de preço. Exigências funcionais. É de extrema importância, abordar os temas relatados até o momento, para que se possa avaliar e discutir, uma das decisões mais importantes dos administradores de uma organização moderna, o de centralizar ou descentralizar seus processos de compras. 5. VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS Ballou (2006) argumenta que uma das controvérsias persistentes em matéria de organização é sobre se as atividades deveriam ser agrupadas perto da cúpula administrativa ou dispersadas ao longo das divisões das empresas maiores. Para Chiavenato (2011) a centralização e a descentralização referem-se ao nível hierárquico no qual as decisões devem ser tomadas. De acordo com as afirmações acima, percebe-se que as empresas maiores tendem a se preocupar constantemente com a centralização ou descentralização de seus processos administrativos, a fim de encontrarem o melhor método para alcançar suas metas. Uma das decisões mais importantes a serem tomadas é a de centralizar ou descentralizar seus processos de compras, onde as vantagens e desvantagens da centralização deve ser previamente analisadas e discutidas. 5.1 CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS Na concepção de Chiavenato (2011), a centralização enfatiza as relações escalares, isto é, a cadeia de comando. A organização é desenhada dentro da premissa de que o indivíduo no topo possui a mais alta autoridade. A centralização de compras ocorre geralmente em pequenas empresas, onde os gerentes ou proprietários decidem centralizar não somente as decisões sobre compras e sim todos os processos decisório que envolva de forma direta ou indiretamente o capital da empresa. Isso não significa que grandes e médias empresas também não optam por

10 10 este tipo de política. Para uma maior compreensão desta estratégia, é importante que suas vantagens e desvantagens sejam apresentadas Vantagens e desvantagens da centralização de compras A centralização das compras pode ser definida pelos administradores de uma empresa caso compreendam que esta será a melhor diretriz para alcançar suas estratégias de gestão e custos. Entre as definições que competem às vantagens desta estratégia, encontra-se a seguinte, onde relata que: As vantagens desse procedimento são inúmeras. Evitam a duplicação e a possibilidade de compradores de um mesmo órgão competir entre si, no que tange às compras de materiais sob sua responsabilidade, levando-se em conta a situação na qual dois ou mais compradores possam adquirir o mesmo material ou insumo para produtos diferentes, de uma ou várias fontes de fornecimento com preços e condições distintas. (Gonçalves, 2010, p. 250) Conforme a definição do autor pode-se observar que um dos objetivos da centralização de compras seria a padronização dos produtos e fornecedores para todo o grupo, mantendo assim uma homogeneidade nos valores dos produtos e serviços a serem adquiridos, como das fontes fornecedoras, onde estes tendem a se tornar parceiros de longo prazo e não apenas, fornecedores comuns. O quadro 1.1 apresenta uma visão macro das vantagens e desvantagens da centralização de compras. Quadro Algumas vantagens e desvantagens da centralização de compras Centralização de Compras Vantagens 1. As decisões são tomadas por administradores que possuem visão global da empresa 2. Os tomadores de decisão no topo são mais bem treinados e preparados do que os que estão nos níveis mais baixos. 3. As decisões são mais consistentes com os objetivos gerais globais. 4. A centralização elimina esforços duplicados de vários tomadores de decisão e reduz custos operacionais. Desvantagens 1. As decisões são tomadas na cúpula que está distanciada dos fatos e das circunstâncias. 2. Os tomadores de decisão no topo têm pouco contato com as pessoas e situações envolvidas. 3. As linhas de comunicação ao longo da cadeia escalar provocam demora e maior custo operacional. 4. As decisões passam pela cadeia escalar, envolvendo pessoas intermediárias e possibilitando distorções e erros pessoais no processo de comunicação da decisões. Fonte: Chiavenato, 2011, p. 162.

11 11 De acordo com as análises realizas sobre centralização de compras e suas vantagens e desvantagens, pode-se observar que ela apresenta pontos positivos e negativos, ficando a critério dos administradores a decisão sobre esta importante estratégia nas organizações. 6. METODOLOGIA A metodologia utilizada para realização deste trabalho foi embasada sobe uma revisão bibliográfica, que segundo Gonsalves (2007) identifica e analisa dados escritos em livros, artigos, entre outros textos produzidos a respeito do tema em questão. Um estudo de caso também foi elaborado para discussão e analise do objetivo central do tema onde Oliveira (2008) diz que o estudo de caso contribui para compreender melhor os fenômenos individuais, os processos organizacionais e políticos da sociedade. A pesquisa conta com uma abordagem qualitativa, caracterizada pelos atributos e aspectos não mensuráveis podendo ser definida também como descritiva. Fachin (2006) esboça que o objetivo deste tipo de pesquisa não é mensurar e quantificar, mediante o emprego de procedimentos estatísticos, dados obtidos no estudo de caso, que serão apenas descritos, interpretados e analisados em maior grau de profundidade. Através de um questionário sobre o processo de compras da empresa e as vantagens e desvantagens da centralização delas, a pesquisa foi complementada por visitas e entrevistas, com o objetivo de compreender com maiores detalhes as informações levantadas para o estudo de caso. 7. ESTUDO DE CASO O presente estudo de caso foi desenvolvido em uma empresa multinacional brasileira, a mesma atua a cerca de cinco décadas no mercado. Com foco destinado à aquisição de marcas nacionais e internacionais consagradas no mercado, a empresa vem conquistando de maneira agressiva seu marketing share, alcançando grandes destaques no cenário global, sendo hoje uma das maiores empresas do setor de proteína animal do mundo. A mesma possui diversas unidades no Brasil. Para que toda essa estrutura continue a apresentar resultados satisfatórios e atenda às expectativas de seus clientes, acionistas e de seus colaboradores, é necessário que exista um rigoroso controle e gestão de suas fontes de suprimento, para possibilitar o atendimento de todas as necessidades destas unidades produtivas, mantendo o fluxo das operações com níveis equilibrados de estoque, evitando a falta e a ociosidade do mesmo. O processo de aquisição de mercadorias da empresa segue uma política desenvolvida pela diretoria de suprimentos e pelos gestores da área, localizados na matriz. Todos os profissionais envolvidos de forma direta ou indireta neste processo devem ter o conhecimento desta instrução normativa. Apesar de tal exigência nem todas as unidades contam com uma equipe de compras. Apenas as unidades em pontos estratégicos, consideradas regionais, possuem estas equipes.

12 12 A política é fundamentada, no passo a passo do processo, onde as diretrizes e os critérios estabelecidos são contextualizados para cada tipo de aquisição. Em sua composição, o processo de compra segue os seguintes procedimentos: Solicitação: documento emitido para formalizar a solicitação de uma compra para itens de consumo e reposição. Processo realizado pelo almoxarifado através do sistema informatizado da empresa; Requisição: documento emitido pelos usuários para formalizar a solicitação de um material ou a contratação de um serviço. Também realizado através do sistema informatizado. As requisições podem ser normais; urgentes (quando o Lead Time do fornecedor é maior que o Lead Time da necessidade) e emergenciais (quando a compra é para evitar uma situação de risco, que comprometa a Política de saúde, segurança, meio-ambiente ou qualidade); Cotação: toda cotação é realizada pelo comprador, através de um portal de compras da empresa, após a solicitação e requisição terem sido aprovadas pelas alçadas competentes. Todo processo de compra deve respeitar o número mínimo de cotação exigido de acordo com o valor de cada aquisição. Exceto para os itens de contrato que já foram negociados por um comprador corporativo da matriz, processo centralizado que será abordado mais a frente; Pré-pedido: o pré-pedido é gerado após passar pela cotação, onde o fornecedor vencedor com a melhor condição é escolhido. Após aprovado pela alçada competente, um pedido de compra é gerado e enviado ao fornecedor vencedor; Pedido de compra: documento formal que autoriza a compra dos itens e serviços aos fornecedores. Todo pedido de compra para itens sem contratos passam por uma alçada de aprovação, sendo o fator determinante para cada nível de aprovação o valor de cada um deles. No quadro 2.1 é possível observar como são divididas as alçadas por aprovador. Por se tratar de informação sigilosa, os valores serão representados de forma simbólica. Pois o objetivo da pesquisa é a compreensão do processo. Quadro Alçadas de Aprovação de Pedidos de Compras. Faixa Aprovadores Até R$ 1.000,00 De R$ 1.001,00 a R$ 2.000,00 De R$ 2.001,00 a R$ 3.000,00 De R$ 3.001,00 a R$ 4.000,00 Gerente Administrativo Filial 1º Gerente Administrativo Filial 2º Comprador Corporativo 1º Gerente Administrativo Filial 2º Comprador Corporativo 3º Gestor da categoria 1º Gerente Administrativo Filial

13 13 Acima de R$ 4.000,00 2º Comprador Corporativo 3º Gestor da categoria 4º Gestor Corporativo 1º Gerente Administrativo Filial 2º Comprador Corporativo 3º Gestor da categoria 4º Gestor de Suprimentos Corporativo 5º Diretor de Suprimentos Corporativo Fonte: Desenvolvido pelo autor O quadro acima foi elaborado, assim como todo o estudo de caso, através das informações coletadas na visita e entrevista à empresa e com as informações adquiridas pelo questionário respondido pelos compradores corporativo da matriz. Para compra de itens como embalagens, insumos, produtos químicos, peças e equipamentos de alto valor agregado de uso frequente, o processo de negociação é centralizado na matriz, porém a decisão de compra é descentralizada, ficando a critério das unidades, conforme suas necessidades. No quadro 2.1 as compras até R$ 1.000,00 caracteriza um sistema descentralizado, pois as compras até tal valor são decididas e aprovadas pela gerência administrativa da unidade regional. Para as compras acima deste valor (independente de qual seja) precisam ser aprovadas pela matriz, caracterizando um sistema centralizado. Com isso, identificou-se que a empresa adota o sistema misto, conhecido também como híbrido, em seus processos de compras, buscando um equilíbrio sobre as vantagens da centralização e descentralização de suas aquisições. Para uma melhor analise de tal decisão, os quadros 2.2 e 2.3 oferecem uma visão macro das vantagens e desvantagens existentes de cada processo. Quadro Vantagens e desvantagens da centralização de compras na empresa Centralização de Compras na Empresa Vantagens 1. Padronização das estratégias de compras. 2. Padronização dos processos e ganho na negociação com preço e prazo melhor devido volume. 3. Redução de equipe de trabalho, melhor controle das informações, facilitando a tomada de decisão. 4. Homogeneidade de preços, evitando concorrência entre os compradores da empresa. Desvantagens 1. Perda de autonomia das unidades para resolução dos problemas urgentes. 2. Burocratização de processos. 3. Perda de peformance em compras. 4. Acompanhamento distante das aquisições e da satisfação do usuário final. Geralmente o feedback é recebido por telefone ou .

14 14 5. Insumos e embalagens padronizadas, permitindo transferências entre filiais. 5. Nem sempre o item comprado para todas as unidades é o melhor item para atender uma determinada planta. Fonte: Desenvolvido pelo autor De acordo com o quadro 2.2, nota-se que nas vantagens da centralização, apresenta-se uma grande preocupação sobre a gestão e controle de custos, visando atitudes eficientes. Quanto à descentralização, observou-se que as atitudes são tomadas de forma eficaz, buscando resolver os problemas com maior sensibilidade aos fatos. O quadro 2.3 ilustra as vantagens e desvantagens da descentralização de compras. Quadro Vantagens e desvantagens da descentralização de compras na empresa Descentralização de Compras na Empresa Vantagens Desvantagens 1. Rapidez nas tomadas de decisão. 1. Redução do ganho por escala 2. Maior agilidade na negociação e compra. 2. Aumento dos estoques 3. Atendimento personalizado ao cliente interno. 3. Fornecedor não atende o cliente com prioridade. Pelo poder de barganha. 4. Maior sensibilidade das necessidades urgentes da unidade. 4. Aumento de custo devido concorrência entre as empresas do mesmo grupo. 5. Contato adequado com fornecedores locais. 5. Falta de padrão entre os materiais comprados pela empresa. Fonte: Desenvolvido pelo autor A descentralização de compras apresenta suas vantagens quanto à rapidez nas tomadas de decisão e atendimento personalizado ao cliente interno como outras vantagens. Porém, julga-se necessário o acompanhamento da matriz nas atividades de compras das diversas unidades da empresa pelo país, havendo assim um controle direto e indireto de suas operações. Verificou-se, portanto, de acordo com o Quadro 2.1 (Alçadas de Aprovação de Pedidos de Compras), que a empresa utiliza um sistema misto para suas operações de compras. Pois compras até determinado valor, são aprovados sem passar pela matriz, sendo o responsável pela aprovação os gestores administrativos de cada unidade regional.

15 15 A centralização da maioria de suas operações comerciais implica sobre os itens de maior consumo pelas unidades, sendo eles: insumos e embalagens. Produtos com margem de 95% em contratos. Sempre quando se desenvolve um novo insumo ou embalagem para determinado destino, a equipe de suprimentos entra em ação negociando novos contratos de fornecimentos para tais itens. Quanto às dificuldades encontradas, segundo informações coletadas nas entrevistas com compradores, a mais pertinente na pesquisa, foi na adaptação do uso do sistema interno informatizado por novos usuários, além de compras de itens em contratos com fornecedores diferentes, o que causa divergência no histórico de compras realizadas, e que são usadas para análises. Estas compras são permitidas apenas quando as quantidades solicitadas para compra não atingem o faturamento mínimo do fornecedor, ou em casos de emergência, onde as compras são realizadas com fornecedores locais pela questão do prazo de entrega. CONSIDERAÇÕES FINAIS Pode-se analisar que o principal objetivo da empresa pesquisada de acordo com o tema, está em controlar seus gastos inerentes a compras de materiais e serviços diversos. Onde foi identificado que grande parte de suas compras são centralizadas na matriz, e são geridas por profissionais com visão global do processo. A medida adotada pela empresa de utilizar as vantagens da centralização junto aos da descentralização, caracteriza-se um sistema misto ou também conhecido como híbrido, sobre suas aquisições, disponibilizando para suas unidades o poder de compra até certo valor. Com isso proporciona aos altos executivos se preocuparem com as grandes aquisições e elaboração de contratos de fornecimento de embalagens e insumos que são os itens com maior registro de compras pelas diversas unidades da empresa. E que são responsáveis pelos maiores custos registrados. Conclui-se, portanto que o objetivo específico deste trabalho de identificar o melhor sistema de compras para a empresa pesquisada foi encontrado, sendo o processo misto o mais adequado. Levando em consideração a sua grande demanda de compras, o limite estabelecido para decisões internas, é fundamental para compras de suprimentos básicos e aquisições de produtos e serviços emergenciais. Como sugestão para futuras pesquisas, sugere-se um estudo mais abrangente sobre a relação da logística com outras áreas de uma empresa, como: PCP (Planejamento e Controle da Produção); transporte; armazenagem e movimentação; etc.

16 16 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS ARNOLD, J. R. T.; Administração de Materiais. Tradução Celso Rimoli, Lenita R. Esteves. São Paulo: Atlas, BALLOU, R. H.; Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/Logística Empresarial. 5. ed., Porto Alegre: Bookman, CHIAVENATO, I.; Introdução à Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: Elsevier, CHOPRA, S.; MEINDL, P.; Gerenciamento da cadeia de suprimentos: estratégia, planejamento e operação. 4. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2011 DIAS, M. A. P.; Administração de Materiais - Princípios, Conceitos e Gestão. 6. ed., São Paulo: Atlas, FACHIN, O.; Fundamentos de Metodologia 3. ed. São Paulo: Saraiva, FARIA, Ana Cristina de; COSTA, Maria de Fátima Gameiro da., Gestão de custos logísticos. São Paulo: Atlas, GONÇALVES, P. S. Administração de Materiais. 3. ed., Rio de Janeiro: Elsevier, GONSALVES, E. P.; Conversas sobre a iniciação à pesquisa científica. 4. ed. Campinas: Alínea, MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C.; Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C.; Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 3. ed. São Paulo: Saraiva, MAXIMIANO, A. C. A.; Introdução à Administração. 7. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, NOVAES, A. G.; Logística e Gerenciamento da Cadeia de Distribuição. 3. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, OLIVEIRA, E.; Estudo de Caso. InfoEscola. 05 de jan Disponível em: <http://www.infoescola.com/sociedade/estudo-de-caso/> Acessado em: 20 nov POZO, H.; Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

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