Estudo de caso: Projeto de Integração Laboratorial

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1 Estudo de caso: Projeto de Integração Laboratorial Fabio Frech Gouveia Justine Beirith Montalvão Manuela de Souza Brito 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 1

2 Introdução OBJETIVO DO TRABALHO: Apresentar um modelo eficaz e prático de gerenciamento de lições aprendidas aplicado em projetos, que permitirá que o conhecimento seja registrado, armazenado e disseminado na organização. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 2

3 Introdução De todo conhecimento existente dentro de uma empresa, 80% está armazenado na cabeça das pessoas em forma de experiência e 20% está registrado, sendo destes somente um quinto de forma estruturada (CHOO,1998.) Segundo IDC, as empresas da lista Fortune 500 perdem pelo menos 31,5 bilhões de dólares por ano em falhas no compartilhamento de conhecimento. Cenário que incentiva investimentos em técnicas e ferramentas relacionadas à Gestão do Conhecimento manutenção da competitividade 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 3

4 Introdução Pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas com as 500 maiores empresas brasileiras identificou: 81% dos executivos entrevistados acreditavam na importância da utilização da gestão do conhecimento; 15% das empresas dos entrevistados possuem sistemas de gestão do conhecimento implantados; 80%, dos que desenvolveram projetos, o fizeram internamente, o que mostra que as empresas possuem massa crítica para tal; 50% acredita que o maior ganho da gestão do conhecimento é a transferência de conhecimento. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 4

5 Introdução Lições Aprendidas técnica da Gestão de Conhecimento que proporcionará : 1) Retenção e disseminação de conhecimento dentro da empresa. 2) Economia de tempo e recursos 3) Melhoria contínua na qualidade dos projetos. 4) Motivação da Equipe. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 5

6 Referencial Teórico CONHECIMENTO É criado pelas pessoas durante o processo de interpretação das informações obtidas por elas em livros, educação formal, interação com outras pessoas, experiências, etc. [BOHN, 1994]. Para Nonaka e Takeuchi (1997) existe: Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 6

7 Referencial Teórico CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL Significa a capacidade que uma empresa tem de criar conhecimento, disseminá-lo na organização e incorporá-los a produtos, serviços e sistemas [Nonaka e Takeuchi, 1997]. A base é o conhecimento tácito. A eficiência da criação do conhecimento é dada pela capacidade da organização em converter o conhecimento tácito em explícito. Necessidade da Gestão do Conhecimento 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 7

8 Referencial Teórico GESTÃO DO CONHECIMENTO Gestão de Conhecimento se refere às ações de capturar, criar, refinar, compartilhar, disseminar e usar conhecimento, seja ele tácito ou explícito [Collison, 2001]. LIÇÃO APRENDIDA Relata o que era esperado acontecer, os fatos e desvios ocorridos, a análise das causas desses desvios e o que pode ser aprendido durante o processo. (Milestone, 2009). 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 8

9 Referencial Teórico Baseado no conceito de Angus e Patel (1998), a Gestão de Lições Aprendidas pode ser dividida em 4 processos típicos: Coleta Processamento Armazenagem Distribuição 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 9

10 Referencial Teórico GERENCIAMENTO DE PROJETOS Conforme o PMBOK: Os processos de gerenciamento de projetos são agrupados em cinco categorias: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. São 9 as Áreas de Conhecimento em gerenciamento de projetos: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, RH, comunicação, riscos e aquisições. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 10

11 Metodologia Com base em um estudo de caso, apresentado na forma de relato de experiência, conforme vivenciado por um dos autores deste artigo, será mostrado como aplicar a metodologia de lições aprendidas estabelecida por este estudo. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 11

12 Apresentação e Análise de Resultado Etapas para implantação do Gerenciamento de LA Apresentação da Metodologia Identificação e Registro das Lições Aprendidas Validação e Divulgação das Lições Aprendidas 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 12

13 Apresentação e Análise de Resultado Etapas do Gerenciamento de LA pós implantação Consulta das Lições Aprendidas Identificação e Registro das Lições Aprendidas Validação e Divulgação das Lições Aprendidas 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 13

14 Fluxo de validação da LA Colaborador deve preencher o template Colaborador submete planilha ao usuário aprovador Após análise das informações, o feedback é passado ao Colaborador Usuário aprovador analisa as informações Caso a lição seja aprovada, esta é anexada à base de conhecimentos da empresa (planilha de lições aprendidas) Planilha de lições aprendidas é disponibilizada em um espaço público da rede onde todos os colaboradores tem acesso 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 14

15 Template para envio da LA 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 15

16 Ferramenta 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 16

23 Estudo de Caso Implantação de um Sistema de Integração Laboratorial Empresa: SHD Cliente: Lab. H.M. POA 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 23

24 SISTEMA DE AUTOMAÇÃO LABORATORIAL SHD 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 24

25 SISTEMA DE AUTOMAÇÃO LABORATORIAL SHD Software Esteira (Track) Equipamento 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 25

26 Lição Aprendida #1 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificação 1 Concepção Falta de 5 Ger. do 2 Escopo deve ser 12/08/2009 entendimento Escopo entendido em sua do escopo do plenitude. Sempre projeto. lembrar que: "é errado presumir". 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 26

27 Lição Aprendida #2 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 2 Desenvolvime Preparação da 4 Ger. de RH 1 Foi identificado que o 12/08/2009 nto equipe para treinamento cruzado treinamentos das equipes otimiza o cruzados período de treinamento podendo assim alocar ao máximo os recursos como, por exemplo, os Instrutores. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 27

28 Lição Aprendida #3 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 3 Concepção Não foram 3 Ger. de 2 A identificação 12/08/2009 estudadas Riscos prematura dos riscos é possíveis a melhor maneira de causas de falha tratá-los ou até mesmo no projeto evitá-los. Uma boa inicial gerência de risco é fundamental para os projetos. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 28

29 Lição Aprendida #4 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecim ento Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 4 Concepção A gerente do 4 Ger. de 1 A participação do 12/08/2009 laboratório Comunica Sponsor é de apresentou o ções fundamental projeto importância para a boa oficialmente aceitação e engajamento para sua equipe da equipe. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 29

30 Lição Aprendida #5 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 5 Implantação Falha na 3 Ger. de 2 É necessário que seja 12/08/2009 entrega do Aquisições realizado um maquinário acompanhamento junto completo ao ao fornecedor, com laboratório na feedbacks periódicos data marcada. sobre a produção e o envio dos equipamentos adquiridos. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 30

31 Lição Aprendida #6 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaç ão 6 Desenvolvime Número 2 Ger. de RH 2 É clara a necessidade da 12/08/200 nto subestimado elaboração de um plano de 9 de Gerenciamento de engenheiros Recursos Humanos que, de dificultou os maneira eficiente, consiga trabalhos da elencar e mensurar as assessoria necessidades de um científica projeto relacionado ao número de profissionais de determinada área. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 31

32 Lição Aprendida #7 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conheciment o Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 7 Concepção Falha na 4 Ger. de 2 É necessário um escopo 12/08/2009 descrição da Escopo bem definido e estrutura despender um esforço analítica de para o detalhamento projeto correto da EAP de modo a definir assertivamente as entregas do projeto. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 32

33 Lição Aprendida #8 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 8 Concepção Falha na 5 Ger. de 2 Ao iniciar o projeto, o 12/08/2009 identificação Comunicaçã gerente de projeto dos o deverá mapear todos os stakeholders stakeholders do projeto e elaborar um plano de comunicação eficiente. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 33

34 Lição Aprendida #9 # Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 9 Desenvolvime Falha no 4 Ger. de 2 É necessário o 12/08/2009 nto cumprimento de Tempo cumprimento de prazos prazos para pré-estabelecidos para a interfaceamento manutenção da do sistema de qualidade das entregas. integração. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 34

35 Recomendações e Sugestões Cultura registro e consulta Valor do compartilhamento de informação Validar e revalidar lições aprendidas 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 35

36 Conclusão O Gerenciamento de lições aprendidas traduz a evolução da organização Resultados positivos replicados Evita que erros se repitam O modelo de gestão de lições aprendidas apresentando usando uma ferramenta simples, permite que a organização obtenha vantagens. 5/5/2010 MBA GP3/ TCC 36