1. JUSTIFICATIVA O presente projeto básico tem por objetivo atender a demanda existente na TERRACAP, no que diz respeito aos serviços de impressão

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1 PROJETO BÁSICO CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE IMPRESSÃO E CÓPIA (OUTSOURCING DE IMPRESSÃO) NOS AMBIENTES CORPORATIVOS DA TERRACAP Maio/2012 1

2 1. JUSTIFICATIVA O presente projeto básico tem por objetivo atender a demanda existente na TERRACAP, no que diz respeito aos serviços de impressão corporativa. Atualmente a Companhia possui impressoras que são locadas. A responsabilidade da empresa contratada é apenas na disponibilização das máquinas e na respectiva manutenção. Tudo o que se refere a suprimentos é de responsabilidade da TERRACAP. Em virtude de tal fato, a aquisição de suprimentos fica estritamente vinculada aos processos ligados a administração de estoques, licitações e compras de insumos, medidas que nem sempre se desenvolvem com a eficiência e eficácia aderentes aos interesses dos serviços. Outro ponto que deve ser mencionado é que muitas vezes a TERRACAP acaba adquirindo cartuchos e toners remanufaturados, o que, em muitos casos, causa danos aos equipamentos e a respectiva perda da garantia do fabricante, pelo fato de não se usar suprimentos originais, recomendados pelo fornecedor. Em virtude de tal fato e para que a TERRACAP não fique vulnerável, no que diz respeito a prestação dos serviços de impressão corporativa, foi confeccionado o presente projeto básico, objetivando a contratação de empresa(s) especializada(s) para fornecimento de solução de impressão (outsourcing) para TERRACAP, pelo período de 36 (trinta e seis) meses, bem como agilizar as atividades desenvolvidas, buscando melhor atender aos interesses da comunidade, através do aumento do rendimento, produtividade e qualidade dos serviços prestados pela instituição. O projeto básico mencionado foi elaborado à luz da Lei 8.666/93 e dos Decretos n 1.070/94 e 2.271/97. O Projeto Básico proposto tem por objetivo a contratação de uma solução de impressão para Companhia (Outsourcing de Impressão). Este tipo de contratação de serviço de impressão visa prover TERRACAP de um modelo eficiente e eficaz, capaz de atender a demanda de impressão de suas unidades, através da instalação de equipamentos e do fornecimento de suprimentos, exceto papel, atendendo aos usuários de forma continuada e controlada, evitando desperdícios e descontinuidade causada pela falta de suprimentos ou ineficiência de equipamentos. Este tipo de modelo de contratação está atualmente presente em uma considerável parte da administração pública, visto o alto grau de eficiência na prestação dos serviços, na agilidade de fornecimento de suprimentos e na substituição dos equipamentos em caso de defeito/pane. Outro ponto bastante positivo está relacionado ao controle e gerenciamento de tudo o que é impresso dentro da Companhia, identificando, inclusive, qual o empregado enviou determinada cópia para a impressora. No modelo de contrato onde há somente o fornecimento dos equipamentos, sem o fornecimento de suprimentos, verifica-se que os problemas mais comuns identificados são os seguintes: Falta de gerenciamento efetivo sobre o que é impresso. Funcionários imprimem s desnecessariamente, abandonam documentos impressos sem retirá-los das máquinas e podem fazer uso particular do equipamento; Ausência de critério sobre o que deve ser impresso em cores e somente em preto. Com exceção de algumas unidades, como, por exemplo, de comunicação e de publicidade, a média de páginas em cores não deve ultrapassar 15% do volume total de impressões realizadas; Parque heterogêneo de impressoras, que resultam em fornecimento de produtos de diversos fabricantes, gerando necessidade de estoques múltiplos de insumos (tonner) e o controle destes; Falta de um sistema de gerenciamento que permita identificar o custo de impressão de cada unidade e de cada usuário, de forma a se apurar comparativos mês a mês e inibir ou controlar gastos desnecessários. 2

3 A opção pela contratação na modalidade de serviço de impressão centralizado (outsourcing), com a atualização tecnológica dos equipamentos (ampliação da capacidade de produção dos mesmos), se dá pelos seguintes benefícios e fatos: Eliminação de investimentos iniciais com a aquisição de equipamentos; Redução de custos com os insumos e consumíveis, visto que estes são fornecidos com menores preços, obtidos pelas compras em grande escala, que podem ser realizadas pelo prestador de serviços; Por se tratar de contrato de serviço onde o custo final será apurado pelo número de cópias impressas e por valor fixo para cada equipamento, o uso pela empresa contratada, de máquinas de maior capacidade aliado ao prazo de contrato, obriga queda significativa do custo unitário visto que, conforme levantamento realizado, o custo dos insumos torna-se menor por cópia impressa; Permitir a extinção da contratação de manutenção e assistência técnica de equipamentos, que passam a ser de responsabilidade do prestador de serviços; Proporcionar a gestão centralizada do serviço de impressão, que em consequência possibilita a obtenção de indicadores de qualidade, desempenho, disponibilidade, utilização de recursos e custos de forma mais ágil e exata, permitindo melhor planejamento, tomadas de decisão e ações rápidas, cada vez mais demandadas pelos ambientes produtivos; Permitir a eliminação da necessidade de infraestrutura de logística para atendimento de solicitações e distribuição de insumos e consumíveis; Reduzir de forma drástica as interrupções do serviço de impressão, através da implantação e aplicação de acordos de níveis de serviço (SLA) prestado; Permitir a aplicação do conceito de centro de custos, na contabilização das impressões realizadas por unidade, por ilha de impressão, ou similar, viabilizando maior controle e racionalização mais eficazes, que sempre resultam em significativa redução dos volumes impressos; Eliminação das tarefas de gerência de estoque, das compras e do acondicionamento de insumos e consumíveis; Permitir maior agilidade nas ampliações demandadas ao parque de impressão; Proporcionar uniformização e padronização dos produtos finais de impressão; Eliminar todas as dificuldades hoje existentes na gestão dos equipamentos instalados. Espera-se que os benefícios sejam ampliados em função da maior aplicação deste modelo de solução de impressão nas unidades da TERRACAP, em virtude da atualização tecnológica, da consequente oferta de mercado, da evolução das tecnologias de impressão, visto que todos estes pontos poderão trazer reduções maiores nos preços. É certo que equipamentos tecnologicamente defasados tendem a ter um custo de produção superior ao dos equipamentos mais modernos que, ao incorporarem novas tecnologias, reduzem seus custos operacionais, sendo este em geral seu atrativo de mercado. Assim foram especificados equipamentos com capacidade de impressão compatível com os trabalhos do TERRACAP, pela comprovada economia que estes equipamentos mais modernos proporcionarão com a queda significativa dos custos unitários dos insumos. 3

4 Deve-se ressaltar que esse modelo minimiza sobremaneira a possibilidade interrupção dos serviços de impressão, que têm como consequência prejuízos aos serviços das unidades internas e do atendimento aos cidadãos. Como referência de adoção desse modelo de serviço de impressão em empresas e órgãos públicos, podemos afirmar que, os que implementaram estão satisfeitos com os resultados obtidos. Este Projeto Básico foi concebido para atender a demanda das unidades administrativas da TERRACAP, especificando-se, para tal fim, 04 (quatro) modelos de impressoras e alguns serviços específicos a serem contratados sob demanda, conforme a necessidade da TERRACAP. Estes últimos incluem cartões de visita e, em caso de urgência, impressões de maior volume, que podem ser executadas nas dependências do fornecedor, de acordo com a necessidade e por solicitação da TERRACAP. Considerando a necessidade da TERRACAP em manter alta qualidade no gerenciamento do patrimônio de imóveis, terrenos e a disponibilização de financiamento pelo Governo do Distrito Federal e ainda, a demanda do atual governo para agilizar ações na área de habitação, o crescimento da demanda de serviços e o aumento do número de usuários e clientes da instituição, tornou-se necessária e premente a contratação dos serviços de impressão, objetivando a atualização tecnológica do ambiente operacional de TI existente na TERRACAP. 2. DO OBJETO Contratação de empresa(s) especializada(s) para a prestação de serviços contínuos de impressão, para o período de 36 (trinta e seis) meses, dividido em 02 (dois) lotes distintos, sendo eles: a) Lote 01 Serviços de impressão com o fornecimento de copiadoras e/ou impressoras digitais (outsourcing de impressão), que deverão ser novas e de primeiro uso, em linha de fabricação, para reprodução de cópias e impressões monocromáticas e policromáticas, com fornecimento de todos os insumos necessários à execução dos serviços (exceto o papel), além de assistência técnica especializada e reposição de peças originais, para atender demanda da TERRACAP, conforme especificações técnicas, descritas no Anexo I, item I. b) Lote 02 Contratação de Central Externa de Produção de Documentos, para execução de serviços sob demanda, visando dotar a TERRACAP de serviços de impressão de grande volume ou serviços que não são atualmente executados em suas dependências, como impressões de largo formato (plotter), cartões de visitas, etc, conforme especificações técnicas, descritas no Anexo I, item II. Os lotes poderão ser adjudicados para empresas diferentes, desde que estas apresentem os menores valores para prestação dos serviços solicitados e cumpram as exigências técnicas constantes deste Projeto Básico. 3. DAS ESPECIFICAÇÕES, QUANTITATIVOS E DOS CUSTOS ESTIMADOS As especificações e quantitativos para contratação dos serviços estão descritos no Anexo I do presente projeto básico. Os valores estimados para contratação estão descritos no Anexo II. 4

5 4. DA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A contratação de pessoa jurídica para execução das atividades presente neste projeto básico encontra amparo legal no Decreto n.º 2.271, de 7 de julho de 1997, Lei n.º , de 17 de julho de 2002, Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei Complementar n.º 123, de 14 de dezembro de 2006 e Decreto n.º 6.204, de 05 de setembro de DO PRAZO DE ENTREGA E INSTALAÇÃO O prazo para entrega e instalação dos equipamentos, objeto do presente Termo, será de no máximo 30 (trinta) dias, contados a partir da data da publicação do Contrato no Diário Oficial do DF; A TERRACAP irá solicitar a instalação, inicialmente, em cerca de 75% da totalidade de cada um dos equipamentos especificados. O restante será disponibilizado sob demanda, de acordo com a solicitação da TERRACAP. Os equipamentos deverão ser entregues em perfeitas condições de operação, no Almoxarifado do Edifício Sede da TERRACAP, localizado no SAM Bloco F, quando demandados pela Administração; O prazo de instalação somente poderá ser prorrogado em caso de força maior, devidamente comprovado pela CONTRATADA, por escrito, até 24 (vinte e quatro) horas antes da data fixada para a instalação. Os serviços de Central externa de produção de documentos serão consumidos sob demanda, de acordo com a necessidade e por solicitação da TERRACAP. 6. DA MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS A manutenção deverá ser preventiva e corretiva, com fornecimento total de peças, sendo obrigatória a substituição de todas as peças recomendadas pelo plano de manutenção do fabricante dos equipamentos, de acordo com o volume de impressão ou horas de funcionamento. A manutenção corretiva compreende todo e qualquer cuidado técnico indispensável para o perfeito funcionamento regular e permanente dos equipamentos; A manutenção técnica, mecânica e operacional dos equipamentos instalados deverão ser efetuados de forma contínua, de modo a mantê-los permanente, plena e eficaz capacidade produtiva, através de pessoal próprio da Contratada, sem quaisquer ônus, encargos ou responsabilidades para a TERRACAP. 7. DA VIGÊNCIA A vigência do(s) Contrato(s) será de 36 (trinta e seis) meses, contados a partir da data de sua publicação, podendo, no interesse da administração, ser prorrogado, conforme Inciso II, do Artigo 57, da Lei nº 8.666/ DA HABILITAÇÃO As empresas licitantes deverão apresentar atestado(s) emitido(s) por pessoa jurídica de direito público ou privado, acompanhado(s) do(s) respectivo(s) contrato(s), referente(s) à prestação de serviços similares, de natureza pertinente e compatível com o objeto desta licitação, e que comprove: Lote 01 - Prestação de serviços de outsourcing ou terceirização de impressão, contemplando disponibilização e instalação de equipamentos tipo impressoras e multifuncionais, incluindo serviços de suporte técnico e fornecimento de suprimentos; 5

6 Lote 02 - Prestação de serviços por intermédio de Central Externa de Produção de Documentos, para execução de serviços sob demanda, como impressões de largo formato (plotter), cartões de visitas, banners, etc. 9. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE - LOTE Acompanhar, fiscalizar e conferir o objeto contratual; 2. Proporcionar todas as facilidades para que a CONTRATADA possa efetuar os serviços dentro das normas estabelecidas no contrato; 3. Permitir livre acesso dos funcionários da CONTRATADA aos equipamentos, objeto deste Projeto Básico, para execução dos serviços de instalação, leitura e assistência técnica; 4. Receber os equipamentos entregues pela CONTRATADA, desde que estejam em conformidade com o objeto contratado; 5. Prestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela CONTRATADA; 6. Comunicar a CONTRATADA as irregularidades observadas na execução do Contrato; 7. Não consentir que terceiro sem autorização execute os serviços de manutenção e reparo dos equipamentos; 8. Fornecer instalação elétrica e física, indispensável ao assentamento dos equipamentos e adequadas ao perfeito funcionamento dos mesmos; 9. Assegurar aos técnicos credenciados pela CONTRATADA o acesso aos equipamentos para efetuarem as manutenções preventivas e corretivas, resguardadas todas as necessidades de sigilo e segurança, bem como dependerá de autorização da CONTRATADA toda e qualquer intervenção nos equipamentos; 10. Não remover os equipamentos do local instalado ou reinstalado, sem prévio e expresso consentimento da CONTRATADA; 11. Solicitar a substituição dos equipamentos defeituosos; 12. Notificar à CONTRATADA sobre imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas nos equipamentos, para que sejam adotadas as medidas necessárias. - LOTE Acompanhar, fiscalizar e conferir o objeto contratual; 2. Proporcionar todas as facilidades para que a CONTRATADA possa efetuar os serviços dentro das normas estabelecidas no contrato; 3. Receber os serviços entregues pela CONTRATADA, desde que estejam em conformidade com o objeto contratado; 4. Prestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela CONTRATADA; 5. Comunicar a CONTRATADA as irregularidades observadas na execução do Contrato; 6. Solicitar a substituição dos serviços em desconformidade com as especificações deste Projeto Básico; 7. Notificar à CONTRATADA sobre imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas nos serviços, para que sejam adotadas as medidas necessárias. 6

7 10. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA - LOTE Cumprir fielmente as obrigações contratuais de forma que os fornecimentos sejam realizados com esmero e perfeição; 2. A CONTRATADA deverá manter estoque mínimo de suprimentos nas instalações da TERRACAP, objetivando evitar interrupção dos serviços ou demora para substituição de toners e demais equipamentos; 3. Proceder às leituras dos equipamentos mensalmente, tomando como data-base a de início de vigência do Contrato. Os cartões de leitura deverão conter a identificação dos equipamentos, o n.º de série, a localização completa, as leituras iniciais e finais do período, nome do responsável, matrícula e assinatura. Não poderão conter rasuras, devendo ser assinados sobre carimbos identificadores dos representantes do CONTRATANTE e da CONTRATADA; 4. Os equipamentos disponibilizados ao CONTRATANTE deverão ser novos e de primeiro uso, ser mantidos em perfeito estado de funcionamento, devendo a CONTRATADA proceder às manutenções preventivas e corretivas, sem ônus para o CONTRATANTE, observando as recomendações técnicas do fabricante, sem que isso ocasione qualquer prejuízo à execução dos serviços; 5. Assegurar a manutenção, suporte técnico e operacional necessários ao pleno e perfeito funcionamento dos equipamentos, efetuando os ajustes, reparos ou a substituição parcial ou total dos equipamentos, peças e partes sem qualquer ônus para o CONTRATANTE; 6. Providenciar junto à TERRACAP a identificação dos seus empregados; 7. Promover treinamento operacional completo às pessoas previamente autorizadas, sem ônus adicionais para a TERRACAP; 8. Fornecer todos os insumos (toner, revelador, cilindro, grampo, etc) necessários à execução dos serviços, exceto papel, a serem utilizados nos equipamentos, em quantidade compatível com as normas de funcionamento pelo fabricante dos equipamentos; 9. A CONTRATADA deverá repor o toner reserva, em até 2 (duas) horas após a solicitação; 10. Manter, durante o período de vigência do contrato, todas as condições que ensejaram a contratação; 11. Assumir todos os gastos e despesas que se fizerem necessários para o cumprimento do Contrato, tais como: ferramentas, transportes, fretes, peças, lâmpadas, acessórios, suprimentos (toner, revelador, cilindro, grampo), treinamento e etc; 12. As peças e componentes utilizados para a prestação dos serviços devem ser originais e genuínas, do próprio fabricante dos equipamentos, testados e certificados em laboratório; 13. A CONTRATADA deverá comprovar, sempre que requerido pela Administração, por meio de cópias de notas fiscais, a procedência das peças, partes de peças e componentes, bem como de outros materiais necessários à prestação dos serviços; 14. A CONTRATADA disponibilizará para o CONTRATANTE acesso a sua central de atendimento (call center), onde serão registrados os pedidos de assistência técnica; 15. O serviço de assistência técnica será realizado de segunda à sexta-feira, no horário de 08:00 h às 18:00 h, exceto sábados, domingos e feriados; 7

8 16. O prazo máximo para o início do atendimento técnico nas instalações do CONTRATANTE é de até 04 (quatro) horas, a contar do registro da chamada na Central de Atendimento; 17. O prazo para resolução do problema é de até 08 (oito) horas, contados a partir do início do atendimento. Caso não seja resolvido, o equipamento defeituoso deverá ser substituído; 18. Caso seja necessária a retirada dos equipamentos para fins de manutenção corretiva, a CONTRATADA deverá providenciar a imediata instalação de outro com as mesmas especificações, o qual somente poderá ser retirado quando da reinstalação dos equipamentos anteriores devidamente mantidos; 19. Responder por todos os encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, resultantes da execução do objeto contratado; 20. Não transferir a terceiro, por qualquer forma, nem mesmo parcialmente, o contrato, nem subcontratar qualquer das prestações a que está obrigada, sem prévio consentimento por escrito do CONTRATANTE; 21. Os equipamentos deverão ser instalados prontos para operar, isto é, com cilindro, toner, revelador e todos os componentes que forem necessários para operar, inclusive grampos. Após as instalações, o fornecimento dos materiais de consumo (exceto papel) será de responsabilidade direta da CONTRATADA. - LOTE Cumprir fielmente as obrigações contratuais de forma que os fornecimentos sejam realizados com esmero e perfeição; 2. Providenciar junto à TERRACAP a identificação dos seus empregados; 3. Fornecer todos os insumos (toner, revelador, cilindro, grampo, etc.) necessários à execução dos serviços, inclusive papel; 4. Manter, durante o período de vigência do contrato, todas as condições que ensejaram a contratação; 5. Assumir todos os gastos e despesas que se fizerem necessários para o cumprimento do Contrato, tais como: ferramentas, transportes, fretes, peças, lâmpadas, acessórios, suprimentos (toner, revelador, cilindro, grampo), treinamento e etc; 6. A CONTRATADA disponibilizará para o CONTRATANTE acesso a sua central de atendimento (call center), onde serão registrados os pedidos de execução dos serviços; 7. O serviços serão executados de segunda à sexta-feira, no horário de 08:00 h às 18:00 h, exceto sábados, domingos e feriados; 8. O prazo máximo para o início do atendimento é de até 04 (quatro) horas, a contar do registro da chamada na Central de Atendimento; 9. O prazo para entrega dos serviços deverá ser de 04 (quatro) horas. Caso os serviços sejam solicitados no final da tarde, estes deverão ser entregues no dia seguinte, pela manhã. Caso haja um elevado número de serviços, o prazo de entrega poderá ser alongado, após solicitação formal da contratada e manifestação do executor do contrato; 10. Responder por todos os encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, resultantes da execução do objeto contratado. 11. DO PAGAMENTO 1. O pagamento será efetuado mensalmente, mediante a apresentação da Nota Fiscal, em duas vias, por meio de ordem bancária, em moeda corrente, creditada na conta corrente da CONTRATADA, até o 15º (décimo quinto) dia útil, contados 8

9 da data de aceitação dos serviços, pelo Setor Competente do CONTRATANTE, prevista na Lei n.º 4.320/ O primeiro faturamento, para fins de ajuste, deverá corresponder aos dias do mês de assinatura do Contrato, e os seguintes deverão ser faturados considerando o mês integral. - SOMENTE PARA O LOTE O faturamento da CONTRATADA será correspondente ao valor da taxa fixa mensal de cada equipamento, de acordo com o modelo contratado, mais a quantidade de cópias produzidas no mês pela respectiva máquina multiplicada pelo valor unitário da cópia/impressão, conforme consta da fórmula abaixo: VFS = VFM + (VIM x QIM) + (VIC X QIC) Onde: a) VFS = Valor final do serviço b) VFM = Valor da taxa fixa mensal do equipamento c) VIM = Valor único da unidade de cópia/impressão monocromática d) QIM = Quantidade de impressões/cópias monocromáticas e) VIC = Valor único da unidade de cópia/impressão colorida f) QIC = Quantidade de impressões/cópias coloridas 4. Para efeitos de conferência e posterior ateste da fatura, a CONTRATADA deverá encaminhar ao Fiscal do Contrato, obrigatoriamente, com a fatura, as seguintes comprovações, quando couber: a. Cartão de Leitura, contendo: indicação do equipamento (individual) quantidade de cópias produzidas, nome legível do responsável, assinatura e matrícula; b. Comprovante de serviço técnico realizado; c. Comprovante da entrega de toner: i. Caso haja incorreção no faturamento, os documentos de cobrança serão devolvidos para regularização e pagos em até 72 (setenta e duas) horas, a contar da sua nova aceitação, não cabendo atualização financeira sob hipótese alguma; ii. A Fatura deverá ser emitida pela própria CONTRATADA, obrigatoriamente, com o número de inscrição do CNPJ apresentado nos documentos de habilitação e da proposta e no Contrato, não se admitindo Faturas emitidas com outros CNPJs, mesmo aqueles de filiais ou da matriz; iii. Serão retidos na fonte os tributos e contribuições sobre os pagamentos efetuados, utilizando-se as alíquotas previstas para o objeto do contrato; iv. Não será efetuado qualquer pagamento à CONTRATADA, enquanto houver pendência de liquidação da obrigação financeira, em virtude de penalidade ou inadimplência contratual. 12. DA FISCALIZAÇÃO 1. A fiscalização da prestação dos serviços será exercida por representante do CONTRATANTE, neste ato denominado Gestor, devidamente credenciado, ao qual competirá dirimir as dúvidas que surgirem no curso da execução, dando ciência de tudo à CONTRATADA, Art. 67 da Lei n.º 8.666/93, com suas alterações. 9

10 2. A fiscalização que trata esta Cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, até mesmo perante terceiro, por qualquer irregularidade, inclusive resultante de imperfeições técnicas, emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica corresponsabilidade do CONTRATANTE ou de seus agentes e prepostos, Art. 70 da Lei n.º 8.666/93, com suas alterações. 13. SUPERVISÃO O acompanhamento dos serviços será de responsabilidade da: - Lote 01 Divisão de Suporte DISUP/CODIN; - Lote 02 Gerência de Administração GERAT/DIRAF. Brasília, de maio de Clayton Carneiro de França Divisão de Suporte/DISUP Chefe Geraldo Rodrigues Soares Coordenação de Informática/CODIN Coordenador Aprovo o presente Projeto Básico, nos termos do Art. 7º, Parágrafo 2º da Lei 8666/93. Brasília, de maio de Antônio Carlos Rebouças Lins Presidente 10

11 ANEXO I I. LOTE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS OBRIGATÓRIAS: ITEM 01 MULTIFUNCIONAL MONOCROMÁTICA A4 ITEM QTD DESCRIÇÃO a. Velocidade de Impressão: No mínimo 40 cópias/páginas por minuto em A4 ou Carta; b. Ampliação e Redução com Zoom: 50 % a 200%; c. Alimentação de Papel: Capacidade de entrada de papel de no mínimo 500 páginas, mais alimentador manual para 50 folhas; d. Capacidade de saída de papel: 150 folhas; e. Originais e cópias: A4, Oficio e Carta; f. Função cópia/digitalização: Texto, Foto, Texto/Foto; g. Alimentador de Originais Duplex: Automático, com capacidade para 50 folhas; h. Frente e Verso: Automático, para impressão, cópia e digitalização; i. Tecnologia de Impressão: Laser/LED monocromática; j. Memória: 256 MB; k. Resolução de impressão: 1200x1200 dpi; l. Linguagem de Impressão: PCL 6 e Post Script 3; m. Protocolo de Rede: TCP/IP e SNMP; n. Conectividade: USB 2.0 e Ethernet 10/100; o. Função de impressão multi-páginas; p. Painel de Controle: Visor do tipo "touch-screen", com telas em Português; q. Capacidade de impressão: páginas por mês; r. Impressão confidencial: Permitir impressão confidencial com uso de senha; s. Fax: Deve implementar a função de fax. ITEM 02 MULTIFUNCIONAL COLORIDA A4 ITEM QTD DESCRIÇÃO a. Velocidade de Impressão: No mínimo 25 cópias/páginas por minuto em A4 ou Carta, nos modos colorido e monocromático. b. Ampliação e Redução com Zoom: 50 % a 200%; c. Alimentação de Papel: Capacidade de entrada de papel de no mínimo 500 páginas, mais alimentador manual para 50 folhas; d. Capacidade de saída de papel: 150 folhas; e. Originais e cópias: A4, Carta e Ofício; f. Função cópia/digitalização: Texto, Foto, Texto/Foto; g. Alimentador de Originais Duplex: Automático, com capacidade para 50 folhas; h. Frente e Verso: Automático, para impressão, cópia e digitalização; i. Tecnologia de Impressão: Laser/LED colorida; j. Memória: 512 MB; k. Resolução de impressão: 1200x1200 dpi l. Linguagem de Impressão: PCL 5C ou superior e Post Script 3; m. Protocolo de Rede: TCP/IP e SNMP; n. Conectividade: USB 2.0 e Ethernet 10/100; o. Função de impressão multi-páginas; p. Painel de Controle: Visor do tipo "touch-screen", com telas em Português; q. Capacidade de impressão: páginas por mês; r. Impressão confidencial: Permitir impressão confidencial com uso de senha. s. Fax: Deve implementar a função de fax. t. Contadores separados de páginas coloridas e monocromática. 11

12 ITEM 03 MULTIFUNCIONAL MONOCROMÁTICA A3 ITEM QTD DESCRIÇÃO a. Velocidade: No mínimo 55 cópias/páginas por minuto em A4 ou Carta; b. Ampliação e Redução com Zoom: 50 % a 400%; c. Alimentação de Papel: Capacidade de entrada de papel de no mínimo 2000 páginas, mais alimentador manual para 100 folhas; d. Capacidade de saída de papel: mínimo 500 folhas; e. Originais e cópias: A3, A4, Oficio e Carta; f. Função cópia/digitalização: Texto, Foto, Texto/Foto; g. Alimentador de Originais Duplex: Automático, com capacidade para 50 folhas; h. Frente e Verso: Automático, para impressão, cópia e digitalização; i. Tecnologia de Impressão: Laser/LED monocromática; j. Memória: 1 GB; k. Resolução de impressão: 1200x1200 dpi; l. Linguagem de Impressão: PCL 6 e Post Script 3; m. Protocolo de Rede: TCP/IP e SNMP; n. Conectividade: USB 2.0 e Ethernet 10/10; o. Função de impressão multi-páginas; p. Painel de Controle: Visor do tipo "touch-screen", com telas em Português; q. Capacidade de impressão: páginas por mês; r. Impressão confidencial: Permitir impressão confidencial com uso de senha. s. Deve vir acompanhado de gabinete, para colocação do equipamento diretamente sobre o piso. t. Fax: Deve implementar a função de fax. ITEM 04 MULTIFUNCIONAL COLORIDA A3 ITEM QTD DESCRIÇÃO a. Velocidade: No mínimo 40 páginas por minuto em A4 ou Carta, nos modos colorido e monocromático. b. Ampliação e Redução com Zoom: 50 % a 400%; c. Alimentação de Papel: Capacidade de entrada de papel de no mínimo 500 páginas, mais alimentador manual para 100 folhas; d. Capacidade de saída de papel: mínimo 500 folhas; e. Originais e cópias: A3, A4, Oficio e Carta; f. Função cópia/digitalização: Texto, Foto, Texto/Foto; g. Alimentador de Originais Duplex: Automático, com capacidade para 50 folhas; h. Frente e Verso: Automático, para impressão, cópia e digitalização; i. Sistema de Impressão: Laser/LED colorida; j. Memória: 1 GB; k. Resolução de impressão: 1200x1200 dpi; l. Linguagem de Impressão: PCL 5C ou superior e Post Script 3; m. Protocolo de Rede: TCP/IP e SNMP; n. Conectividade: USB 2.0 e Ethernet 10/100; o. Função de impressão multi-páginas; p. Painel de Controle: Visor do tipo "touch-screen", com telas em Português; q. Capacidade de impressão: páginas por mês; r. Impressão confidencial: Permitir impressão confidencial com uso de senha. s. Contadores separados de páginas coloridas e monocromáticas t. Deve vir acompanhado de gabinete, para colocação do equipamento diretamente sobre o piso. u. Fax: Deve implementar a função de fax. 2. REQUISITOS COMUNS A TODOS OS EQUIPAMENTOS: 2.1. Equipamentos novos, de primeiro uso, não-remanufaturados e em linha de produção dos fabricantes, comprovado através de nota fiscal dos fabricantes, distribuidores ou fornecedores. 12

13 2.2. A Licitante deverá apresentar documento, comprovando que os equipamentos ofertados estão em linha de produção Objetivando resguardar a TERRACAP no que diz respeito à contratação, a Licitante deverá apresentar comprovação que a sua equipe técnica possui capacitação para atendimento dos chamados relacionados à manutenção dos equipamentos Todos os equipamentos devem ser compatíveis com Windows 2003/2008/XP/Vista/7 e Linux Possuir tensão de 110/220V, havendo necessidade, a licitante deverá fornecer transformadores compatíveis com a potência dos equipamentos ofertados Os equipamentos dotados de interface interna de Fax deverão estar obrigatoriamente homologados segundo a Resolução ANATEL 242/2000, sendo obrigatória a apresentação de certificado de homologação. A TERRACAP poderá consultar, a qualquer tempo, o certificado de homologação através de acesso ao sítio da ANATEL na internet Os equipamentos devem estar em conformidade com o padrão internacional de consumo eficiente de energia ENERGY STAR Os equipamentos multifuncionais devem possuir entrada USB, que permita conexão de leitores de cartões de proximidade Os equipamentos multifuncionais devem ser dotados de telas do tipo "touch-screen", com as seguintes características: a) Telas com interface gráfica, com menus em português e que permita entrada de dados através de teclado alfanumérico; b) Login (autenticação) dos usuários no AD do Windows e LDAP, utilizando necessariamente o teclado alfanumérico da tela "touch-screen"; c) O equipamentos devem suportar a customização do menu da tela "touch-screen", com inclusão de novas funcionalidades e construção de formulários para permitir a integração com sistemas existentes na instituição Os equipamentos multifuncionais devem possuir digitalizador (scanner) com as seguintes características mínimas: a) Pré-visualização dos documentos digitalizados no próprio painel (tela) do equipamento, permitindo aos usuários descartar antes de salvar ou encaminhar o documento; b) Formatos dos arquivos de saída: PDF, JPEG e TIFF; c) Digitalização via rede com interface padrão TWAIN ou com recursos do próprio scanner (scan-to-folder); d) Digitalização para interface USB do próprio equipamento; e) Digitalização para . O deverá ser informado utilizando o teclado na tela "touch-screen"; f) Modos de digitalização: Texto PB, fotos, texto/foto, foto full-color e escala de cinza (256 tons); g) Possuir compatibilidade com software de reconhecimento ótico de caracteres (OCR - Optical Character Recognition); h) Nas possibilidades de digitalização descritas, deverá ser possível realizar a operação de digitalização e envio do documento diretamente do equipamento, sem a necessidade de utilização de um microcomputador. i) Todos equipamentos deverão possibilitar a digitalização de documentos com tamanhos de originais de até 8,5 x 14. j) No caso da digitalização e envio de documentos diretamente a banco de dados, deve ser possível a informação, via painel de operação, de parâmetros por meio de digitação de textos, números e escolha de opções a serem definidas, que deverão integrar o comando de inserção do documento na tabela do banco de dados. k) O equipamento deverá ser acompanhado de todos os softwares necessários à implementação das possibilidades de digitalização acima descritas, com exceção do software de reconhecimento ótico de caracteres (OCR - Optical Character Recognition). 13

14 3. SISTEMA DE GERENCIAMENTO REMOTO DOS EQUIPAMENTOS 3.1. Sistema de alerta em tempo real, que permita identificar pelo menos os seguintes problemas: a) indisponibilidade de equipamentos; b) falha de componentes dos equipamentos que afete o funcionamento da máquina; c) atolamento de papel; d) baixos níveis de suprimentos; e) esgotamento de suprimentos; f) falta de papel; 3.2. Possuir utilitário(s), com interface gráfica, para o gerenciamento dos equipamentos multifuncionais por meio de estações de trabalho em plataforma Windows XP, Windows 7 e posteriores, que permita capturar o painel de controle da equipamentos multifuncionais e configurá-lo remotamente; 3.3. Possibilitar o acesso via Browser; 3.4. Permitir efetuar, no mínimo, alterações de configuração, checagem da situação da impressão, verificação do nível dos consumíveis de impressão e habilitar/desabilitar painel frontal dos equipamentos multifuncionais; 3.5. Mostrar a localização dos equipamentos utilizados na solução contratada, instalados na Rede, com possibilidade de agrupar por Diretoria, Departamento ou andar. 4. SISTEMA DE CONTABILIZAÇÃO E BILHETAGEM DE IMPRESSÃO E CÓPIA 4.1. Programa de contabilização e bilhetagem, que permita a captura e contabilização de todos os documentos impressos e copiados, em tempo real, realizados em cada um dos perfis dos equipamentos, com arquivo do histórico (log), com as seguintes informações: a) data e hora de impressão; b) nome do documento; c) tamanho do documento; d) número de cópias; e) número de páginas, necessariamente especificando o número de páginas coloridas e monocromáticas; f) simples ou frente-verso; g) usuário; h) nome do equipamento; i) estação de trabalho; j) servidor de impressão; k) finalidade (particular ou a serviço); l) custo (em reais); 4.2. Permitir o estabelecimento de cotas limitadoras de utilização do sistema: a) integrada ao AD/LDAP, de forma que seja possível estabelecer permissões diferentes aos usuários e aos grupos; b) por horário; c) por quantidade de páginas; d) por funcionalidade (impressão e cópia); e) no caso de impressões, deve ser possível estabelecer cotas diferenciadas para coloridas e monocromáticas; 4.3. Os cancelamentos nas impressões devem ser refletidos nos relatórios gerenciais; 4.4. Possibilitar o acesso via Browser Os serviços de digitalização executados nos equipamentos multifuncionais não serão cobrados. 14

15 5. CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO DE USUÁRIOS E EQUIPES DA TERRACAP 5.1. Na fase de implantação, a CONTRATADA deverá ministrar treinamento aos usuários da equipe CODIN, nas instalações da TERRACAP, para a utilização, implantação, configuração, parametrização, gerenciamento, administração das funções e acessos aos equipamentos disponibilizados A CONTRATADA será responsável por especificar o ambiente necessário ao treinamento, prover o material de acompanhamento do conteúdo dos softwares de gerenciamento, administração e contabilização dos equipamentos, da instalação de drivers nas estações de trabalho e quaisquer outros recursos necessários como cópia e digitalização, inclusive com a instalação de softwares nos servidores e estações de trabalho da TERRACAP; 5.3. A CONTRATADA deverá treinar dois facilitadores por cada tipo de equipamento em cada local de instalação. Os treinamentos serão coordenados pela TERRACAP, e poderão ser realizados no próprio local, quando da conclusão da instalação dos equipamentos A TERRACAP se responsabilizará pelas salas de treinamento, recursos audiovisuais e estações de trabalho que se fizerem necessárias aos treinamentos; 5.5. A CONTRATADA poderá utilizar, para efeito de treinamento, os equipamentos que ela especificar para as funções de backup, ou seja, aqueles que serão utilizados para substituir temporariamente os defeituosos; 5.6. A CONTRATADA deverá disponibilizar as instruções do treinamento em mídia eletrônica, ilustrado com imagens, para que a TERRACAP possa fazer a divulgação; 5.7. Os custos de capacitação e treinamento deverão estar incluídos e distribuídos nos preços unitários, descritos no Anexo II deste Projeto Básico; 5.8. Todo treinamento e sua documentação deverão ser aprovados pela TERRACAP e, depois de aprovado, passarão a fazer parte do acervo documental da TERRACAP; 5.9. A CONTRATADA deverá ministrar treinamento e capacitação dos facilitadores (usuários) necessários para a correta operação dos equipamentos e, no mínimo, as seguintes tarefas: a) Instruções básicas de operação dos equipamentos propostos; b) Abastecimento de mídias especiais, como papel, transparências, Envelopes e etiquetas; c) Instruções básicas de operação dos softwares propostos; d) Solução dos principais problemas que poderão ocorrer na impressão; e) Instalação e customização de drivers nas estações de trabalho; f) Interpretação das mensagens do painel de controle dos equipamentos; g) Utilização da impressão através da bandeja automática h) Utilização de bandejas de saída para mídias de gramaturas maiores do que as especificadas, como cartões; i) Utilização de mídia em formatos não padronizados nos equipamentos; j) Principais mensagens de alertas provenientes dos equipamentos, como por exemplo atolamentos, níveis de consumíveis e tampas de compartimentos abertas A CONTRATADA deverá ministrar treinamento para as equipes de suporte e quanto a utilização e principais funcionalidades do programa de gerenciamento remoto dos equipamentos, conforme abaixo: a) Carga horária total de, pelo menos, 12 horas, com 04 horas por dia, em dias úteis b) Quantidade máxima: até 10 (dez) funcionários em turma única c) Locais: Brasília, nas dependências da TERRACAP d) Data: a ser definida entre a TERRACAP e a CONTRATADA e) Incluir apostilas, manuais e exercícios práticos f) Prospectos de orientação, cartazes e cartões de referência para utilização dos equipamentos e suas funcionalidades. 15

16 6. PROVA DE CONCEITO 6.1. A TERRACAP irá solicitar à licitante vencedora realização de prova de conceito, objetivando demonstrar as funcionalidades exigidas no edital A LICITANTE deverá demonstrar as funcionalidades exigidas no Projeto Básico, mediante apresentação de projeto piloto na sede da TERRACAP A Prova de Conceito será analisada pela Divisão de Suporte/DISUP da Coordenação de Informática/CODIN, com o objetivo de aferir a adequação do produto ofertado às especificações exigidas A TERRACAP se reserva ao direito de não aceitar a Prova de Conceito, caso nos testes o equipamento ou software não seja capaz de cumprir as especificações exigidas neste Projeto Básico A entrega dos equipamentos e licenças necessárias à prova de conceito deverá ocorrer em até 04 (quatro) dias úteis, a serem contados a partir da solicitação formal A Prova de Conceito da solução ofertada deverá ser instalada sem custo para a TERRACAP A LICITANTE que for reprovada na Prova de Conceito não terá direito a qualquer indenização Será emitido um relatório sucinto descrevendo os exames realizados e contendo a aprovação ou não da Prova de Conceito Para a Prova de Conceito será exigido: a) instalação dos componentes de software necessários à realização da Prova de Conceito, em servidor fornecido pela Licitante. A licitante deverá informar o nome do software que está sendo utilizado para demonstrar cada requisito funcional e comprovar que o software utilizado faz parte do escopo ofertado na sua proposta técnica; b) instalação de pelo menos uma unidade de cada modelo dos equipamento ofertados. Não será necessário alocar equipamentos novos e com acessórios, porém os insumos devem estar em quantidade suficiente para a realização da prova de conceito; c) verificação de conformidade às características obrigatórias estabelecidas neste anexo por meio dos seguintes testes: impressão de 20 documentos totalizando de 1500 a 2000 páginas. Serão impressos, pelos menos, os seguintes tipos de impressão: doc, xls, paginas web, , ppt, pdf e jpg; digitalização e cópias de pelo menos 200 páginas monocromáticas e 100 páginas coloridas; confronto entre os valores contabilizados pelo software de bilhetagem e pelos contadores dos equipamentos; retirada de toner, cabo de rede, papel e abertura de gaveta, para verificação do funcionamento da solução de gerenciamento remoto; d) configuração de cotas: estabelecer o limite de 100 páginas coloridas e 300 monocromáticas por mês para um determinado usuário; configurar usuário para não realizar impressões e cópias reprográficas entre 16h00 e 23h59, porém mantendo a possibilidade de utilizar o scanner para o referido período. 16

17 II. LOTE 02 CENTRAL EXTERNA DE PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS A exigência da central externa de produção de documentos, para execução de serviços sob demanda, visa dotar a TERRACAP de serviços que não são atualmente executados em suas dependências, como impressões de largo formato (plotter), cartões de visitas, etc. A intenção é, ainda, disponibilizar um site de redundância para TERRACAP, caso haja algum problema com a execução dos serviços internamente. Esse tipo de contratação visa resguardar a instituição, para que não haja interrupção dos serviços de impressão. O serviço deverá possuir as seguintes características: 1. A Licitante classificada em primeiro lugar deverá disponibilizar central de produção de documentos, em Brasília (DF), para a execução dos serviços sob demanda. 2. A TERRACAP se reserva ao direito de homologar o resultado da licitação somente após visita às instalações da central de produção externa de documentos, e a Licitante deverá comprovar o cumprimento das exigências mínimas deste termo de referência e seus anexos. 3. O prazo para atendimento dos serviços sob demanda será de 01 (um) dia útil. Dependendo da quantidade solicitada, este prazo poderá ser prorrogado, com autorização da TERRACAP. 4. A Contratada será responsável pela coleta e entrega dos documentos a serem impressos e copiados, devendo, portanto, arcar com todas as despesas, diretas ou indiretas decorrentes do processo, sem qualquer ônus para a TERRACAP. 5. A Contratada será responsável pelo fornecimento de todos os insumos e consumíveis para o cumprimento dos serviços a serem prestados sob demanda, inclusive papel. 6. Os serviços a serem executados na central de produção de documento da Licitante serão os seguintes: Serviço Formato Mídia, gramatura e cobertura Impressão de Cartões de Visita Coloridos 5,5 x 9,5cm Papel filicoat ou couché, 240 g/m2, cobertura de 15% para cada cor, com bordas refiladas Impressão de Banners M2 Banner em vinil, 440 gr/m2, cobertura de 20% para cada cor, com acabamento de ponteiras e bastões 17

18 ANEXO II PLANILHA I LOTE 01 QUADRO QUANTITATIVO PARA DISPONIBILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E CONSUMO ESTIMADO (EXCETO PAPEL) EQUIPAMENTO ITEM 01 - MULTIFUNCIONAL MONOCROMATICA A4 ITEM 02 - MULTIFUNCIONAL COLORIDA A4 ITEM 03 - MULTIFUNCIONAL MONOCROMATICA A3 ITEM 04 - MULTIFUNCIONAL COLORIDA A3 ESTIMATIVA TERRACAP- SERVIÇOS DE IMPRESSÃO QTD ESTIM. EQUIP VALOR UNITÁRIO FIXO MENSAL VALOR TOTAL FIXO MENSAL VALOR TOTAL FIXO ANUAL VALOR ESTIMADO PARA 36 MESES 35 R$ 135,00 R$ 4.725,00 R$ ,00 R$ ,00 80 R$ 200,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 06 R$ 570,00 R$ 3.420,00 R$ ,00 R$ ,00 04 R$ 930,00 R$ 3.720,00 R$ ,00 R$ ,00 TOTAL DE EQUIPAMENTOS R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 TIPO DE IMPRESSÃO MONO/COLOR ITEM 01 - IMPRESSÕES MONOCROMÁTICAS ITEM 02 - IMPRESSÕES COLORIDAS VOLUME TOTAL DE IMPRESSÕES E CÓPIAS TOTAL ESTIMADO COM IMPRESSÕES E CÓPIAS VOLUME ESTIMADO MENSAL PREÇO UNIT. VALOR ESTIM. MENSAL VALOR ESTIM. ANUAL VALOR ESTIMADO PARA 36 MESES R$ 0,027 R$ 2.457,00 R$ ,00 R$ , R$ 0,490 R$ 9.800,00 R$ ,00 R$ , * - R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 * A quantidade estimada de cópias anuais é de (um milhão trezentos e trinta e dois mil) unidades. Para os 36 (trinta e seis) meses do contrato, o quantitativo estimado de cópias é de (três milhões, novecentos e noventa e seis mil) unidades. 18

19 SERVIÇO SOB DEMANDA Impressão de Cartões de Visita Coloridos, em formato 5,5 x 9,5cm PLANILHA II LOTE 02 Serviços Sob Demanda ESTIMATIVA TERRACAP - SERVIÇOS SOB DEMANDA VOLUME ANUAL ESTIMADO VALOR ESTIM. UNITÁRIO VALOR ESTIM. ANUAL VALOR ESTIM. PARA 36 MESES R$ 0,10 R$ 3.132,00 R$ 9.396,00 Impressão de Banners, em metro linear TOTAL DE IMPRESSÕES SOB DEMANDA 205 R$ 69,00 R$ ,00 R$ , * - R$ ,00 R$ ,00 * A quantidade estimada de cópias anuais é de (trinta e um mil, quinhentos e vinte e cinto) unidades. Para os 36 (trinta e seis) meses do contrato, o quantitativo estimado é de (noventa e quatro mil, quinhentos setenta e cinco) unidades. VALORES TOTAIS ESTIMADOS PARA CONTRATAÇÃO O valor TOTAL ESTIMADO para presente contratação, em 36 meses, é de R$ ,00 (um milhão, quatrocentos e noventa e seis mil, duzentos e vinte e três reais), sendo composto da seguinte maneira: 1) LOTE 01 - Valor estimado de R$ ,00 (um milhão quatrocentos e quarenta e quatro mil trezentos e noventa e dois reais); 2) LOTE 02 - valor estimado de R$ ,00 (cinquenta e um mil oitocentos e trinta e um reais). OBSERVAÇÃO: 1. Os volumes apontados de impressões e cópias são meramente estimativos, para efeito de formação de proposta de preços, e, portanto, não se constituem em obrigação contratual por parte da TERRACAP. 19

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