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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA Maria Claudia Gouveia Cosmo SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO EM SERVIÇO DE ARQUIVO MÉDICO PRIVADO ORIENTADORA: Profª. Drª. Eliane Ferreira da Silva CO-ORIENTADORA: Profª. MSc. Renata P. F. de Carvalho NATAL-RN 2006

2 ii MARIA CLAUDIA GOUVEIA COSMO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO EM SERVIÇO DE ARQUIVO MÉDICO PRIVADO Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pela professora Maria do Socorro de Azevedo Borba para fins de avaliação da disciplina e como requisito parcial para a conclusão do curso de Biblioteconomia do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. ORIENTADORA: Profª Drª Eliane Ferreira da Silva CO-ORIENTADORA: Profª. MSc. Renata P. F. de Carvalho NATAL-RN 2006

3 iii Divisão de Serviços Técnicos Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Central Zila Mamede C834s Cosmo, Maria Claudia Gouveia. A segurança de Informação em serviço de arquivo médico privado / Maria Claudia Gouveia Cosmo. Natal, RN, f. Orientadora : Eliane Ferreira da Silva. Co-orientadora : Renata P. F. de Carvalho. Monografia (Bacharelado) Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia 1. Informação Monografia. 2. Arquivo. Monografia. 3. Segurança da informação Monografia. 4. Gestão da informação. 5. Serviço de arquivo Monografia. I. Silva, Eliane Ferreira da. II. Carvalho, Renata P. F. de Carvalho. III. Título. RN/UF/BCZM CDU 004:

4 iv MARIA CLAUDIA GOUVEIA COSMO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO EM SERVIÇO DE ARQUIVO MÉDICO PRIVADO MONOGRAFIA APROVADA EM / /2006 BANCA EXAMINADORA Profª. Drª. Eliane Ferreira da Silva (Orientadora) Profª. MSc. Renata Passos Filgueira de Carvalho (Co-orientadora) Profª. MsC Maria do Socorro de Azevedo Borba (Profª da Disciplina)

5 v Dedico a meu esposo Francisco Cândido E aos meus pais, com todo amor do mundo. Cuja inspiração, incentivo e ajuda tornaram possível mais essa realização.

6 vi AGRADECIMENTOS Os gestos valem mais que as palavras, mas utilizar-me-ei delas para expressar minha gratidão, amizade, solidariedade e amor. Primeiramente a vida, que é algo fascinante para aqueles que realmente sabem vivê-la. A Deus, pela sua força suprema que possibilitou o direito do homem de pensar e escolher seus próprios caminhos; pelo direito de amar e respeitar qualquer ser vivo acima de qualquer coisa e interesse. Ao meu querido esposo pelo o esforço em compreender os meus objetivos. Meus Pais e Irmãos, que compartilham dos meus sonhos, das minhas dificuldades, do meu sucesso, enfim, da minha vida. Sem vocês nada disso seria possível. A todos professores que ao longo do curso se dedicaram a me motivaram a ter acesso ao conhecimento. Em especial a minha Professora Orientadora Eliane Ferreira da Silva e a professora Co-orientadora Renata Passos Filgueira de Carvalho por sua inspiração, inteligência e paciência, também pela confiança e otimismo que despertou, além da constante disponibilidade, em contribuir para a conclusão de mais uma etapa importante da minha vida. Aos meus amigos da UFRN, pelo convívio, aprendizado e marcante amizade.

7 vii "É melhor tentar e falhar, que preocupar-se e ver a vida passar; é melhor tentar, ainda que em vão, que sentar-se fazendo nada até o final. Eu prefiro na chuva caminhar, que em dias tristes em casa me esconder. Prefiro ser feliz, embora louco, que em conformidade viver..." Martin Luther King

8 viii RESUMO Utiliza como metodologia aplicação de questionários ao setor de serviço de arquivo de um hospital privado de Natal, para analise dos dados relacionando com as informações teóricas de acordo com as observações e análises dos resultados alcançados. Apresenta definições relacionadas a arquivo, serviços de arquivos e a segurança da informação, a fim de proporcionar maior compreensão do tema. Aborda a respeito da gestão documental e da informação, enfatizando o valor da informação como um recurso estratégico importantíssimo e de suma importância para a sociedade no atual contexto mundial. Esclarece a respeito da Segurança da Informação compreendendo-a como instrumento fundamental para o bom funcionamento da organização. Utiliza como metodologia a aplicação de questionários ao setor de serviço de arquivo de um hospital privado de Natal. Faz ainda uma explanação do que seria o serviço de arquivo médico e estatístico. Evidencia os princípios que regem a Legislação do Conselho Federal de Medicina e do Conselho Nacional de Arquivo. Esclarece os principais objetivos da segurança da informação; integridade, confidencialidade e disponibilidade. Destaca a importância da aplicação de uma política de segurança da informação rigorosa e ainda apresentar alguns procedimentos de como desenvolvê-la. Mostra os principais controles de acesso de físico, ambiental humano e lógico. Esclarece o que seria um engenheiro social, e lista alguns cuidados de como evitar seu ataque. Evidencia nas considerações finais a importância da segurança da informação como recurso indispensável para o bom funcionamento de qualquer organização e faz algumas recomendações. Palavras-chave: Informação. Segurança da Informação. Gestão da Informação. Arquivo. Serviço de Arquivo.

9 ix ABSTRACT It uses as methodology application of questionnaires to the sector of service of archive of a Natal s private hospital, for analyzes of the data relating with the theoretical information. in accordance with the comments and analyses of the reached results. It presents the related definitions the archive, services of archives and the security of the information, in order to provide to greater understanding of the subject. It approaches regarding the documentary management and of the information, emphasizing the value of the information as a strategical resource has very important and of utmost importance for the society in the current world-wide context. It clarifies regarding the security of the information understanding it as basic instrument for the good functioning of the organization. For this the application of questionnaires to the sector of service of archive of a Natal s private hospital uses as methodology. It still makes a communication of what it would be the service of Average and Statistical Archive. It evidences the principles that conduct the legislation of the Federal Advice of Medicine and the National Advice of Archive showing the main objectives of the security of the information; integrity, trust, and availability. It detaches the importance of the application of one politics of security of the rigorous information and still to present some procedures to develop it. It shows the main controls of access of physicist, ambient human being and logical. It clarifies what he would be a social engineer, and lists some cares of as to prevent its attack. The information evidences in the final considerations the importance of the security as indispensable resource for the good functioning of any organization and makes some recommendations. Key words: Information.Security. information.management. Information.Archive. Archive service.

10 x LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 - Relacionamento da Política de Segurança da Informação Figura 2 - Os três pólos da Segurança da Informação Gráfico 1 - Conceitos e padrões de SI Gráfico 2 - Conhecimento da PSI Gráfico 3 - Boa Política de Segurança da Informação Gráfico 4 - Analise da empresa quanto os Controles de Segurança da Informação Gráfico 5 - Controles de SI e entendimento dos empregados Gráfico 6 - Quanto ao modismo da Segurança da Informação Gráfico 7 Gráfico 8 - Quanto aos cuidados e gasto com a SI não tem nada a ver com o lucro... - Os cuidados com SI, esta pode aumentar a lucratividade da empresa Quadro 1 - Dificuldades encontradas para manter a Segurança da 54 Informação... Quadro 2 - A respeito à Segurança Física e de Ambiente... 56

11 xi LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABNT CFM CONARQ ISO PSI SAME SI - Associação Brasileira de Normas Técnicas - Conselho Federal de Medicina - Conselho Nacional de Arquivos - International Organization For Standartizatton - Política de Segurança da Informação - Serviço de Arquivo Médico Estatístico - Segurança da Informação

12 xii SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO METODOLOGIA ARQUIVO EVOLUÇÃO DO ARQUIVO ESTRUTURA DO ARQUIVO FASES DO ARQUIVO GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DO INFORMAÇÃO SERVIÇO DE ARQUIVO MÉDICO E ESTATÍSTICO (SAME) PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DE PACIENTES LEGISLAÇÃO DO ARQUIVO MÉDICO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO POLÍTICA ORGANIZACIONAL CONTROLE DE ACESSO Controle de Acesso Físico Controle Ambiental Controle de Acesso Lógico Controle de Acesso Humano Engenharia Social ANALISE DOS DADOS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS APÊNDICE ANEXOS... 74

13 1 1 INTRODUÇÃO A informação nunca foi tão valorizada como na atualidade, devido principalmente as mudanças tecnológicas. Foram elas responsáveis pela aproximação dos países. Através dos mais variados sistemas automatizados, acarretando no desenvolvimento da globalização e do alto nível competitivo. Nesse contexto a informação tornou-se um insumo importantíssimo na tomada de decisão em todos as atividades realizadas pela sociedade, passando a ser produzida em larga escala e em grande velocidade. Em razão disso, tornou-se fundamental saber filtrá-la, para aproveitar apenas o que é de vital importância para o funcionamento e manutenção da organização. Diante disso, surge por sua vez a Segurança da Informação, com normas, procedimentos e orientações com a finalidade de assegurar a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade da informação gerada em qualquer ambiente. Ela é considerada uma real necessidade das empresas, sendo requisito estratégico importantíssimo, por ter a capacidade de interferir tanto nos negócios, como no valor dos produtos de mercado. Portanto, a presente pesquisa teve como enfoque a Segurança da Informação em Serviço de Arquivo Médico de um Hospital Privado do Rio Grande do Norte, enfatizando os conceitos e princípio tanto referente a Serviços de Arquivo e, principalmente, os da Segurança da Informação. Por verificar sua importância e quais as principais formas de prevenir incidentes em relação a Segurança da Informação na organização dos prontuários disponibilizados eletronicamente, além de analisar a postura das pessoas quanto à informação. Assim, através deste estudo buscou-se analisar a Segurança da Informação no contexto atual da organização. Abordando a política, os controles de acesso e os tipos de prevenção, além de permitir uma reflexão

14 2 sobre a importância real da Segurança da Informação para que as informações sejam precisas, corretas, acessíveis e, quando necessário, sigilosas. A idéia do tema principal, Segurança da Informação surgiu a partir da disciplina de Redes e Sistemas de Informação ministrada pela professora Eliane Ferreira da Silva do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio grande do Norte-UFRN. Na oportunidade, pode-se perceber que se tratava de um tema bastante interessante e ainda pouco explorado, então, vi a possibilidade de explorar algo novo e contribuir para o despertar de outras pessoas sobre o assunto, além conscientizá-las da importância de sua utilização não somente em hospitais, mas nas diversas organizações que compõem a sociedade. No que se refere à estrutura da monografia, no primeiro capítulo encontra-se a Introdução, onde serão apresentados; o tema, a justificativa, os objetivos e as finalidades do trabalho. O segundo capítulo traz os Procedimentos Metodológicos, ou seja, o relato de como o autor procedeu para realização da pesquisa. O terceiro capítulo descreve sobre Arquivo, traçando conceito, tipologia e evolução. Evidencia ainda a gestão documental e gestão da informação compreendendo-as como primordiais para o processo de tomada de decisão. O quarto capítulo trata de explicar o que seria o Serviço de Arquivo Médico Estatístico. Aborda também do Prontuário Eletrônico de Pacientes, apontando esclarecimentos sobre o Conselho Nacional de Arquivos e o Conselho Federal de Medicina, apresentado as principais leis. O quinto capítulo enfoca a Segurança da Informação, como procedimento fundamental para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade de qualquer organização, sendo este o ponto central da pesquisa. Ainda nesse capitulo será exposto esclarecimentos sobre os controles de acesso: ambiental, humano, tecnológico e físico; e se fará uma breve explanação a respeito da engenharia social.

15 3 No sexto capitulo, é descrita a Analise e interpretação dos resultados em consonância com a fundamentação teórica retratada no trabalho. No capítulo seguinte são apresentadas as Considerações finais, acompanhadas de algumas recomendações que se achou pertinentes.

16 4 2 METODOLOGIA A metodologia é o instrumento pelo qual o autor descreve os procedimentos e métodos utilizados para alcançar as informações na elaboração da sua pesquisa, cujo Inácio Filho (2005, p. 71) define como, Conjunto de procedimentos e técnicas de que se lança mão no processo de investigação, incluindo-se aí os aspectos relacionados ao como fazer (Know how) a pesquisa. Está relacionada ainda à postura ideológica do investigador, aos seus objetivos, os seus pressupostos, a sua concepção de mundo. Salomon (2001, p. 221) afirma que, ela funciona como suporte e diretriz da pesquisa. Já a fundamentação teórica, consiste em explicitar os conceitos primordiais que serão utilizados para realizar a analise, as categorias e os pressupostos teóricos que serão apresentados no desenvolvimento da pesquisa.(inácio FILHO, 2005, p. 63). Portanto, para a elaboração do referido trabalho, a fim de obter fundamentação teórica que pudessem subsidiar o estudo sobre o tema, recorreu-se a Pesquisa Bibliográfica em: livros, artigos, dissertações e a Internet. Como objeto de estudo foi escolhido um Hospital Médico privado, de Natal (RN), que possui um Serviço de Arquivo Médico e Estatístico. No entanto, para a realização da pesquisa os responsáveis pelo serviço de arquivo se prontificaram em fornecer dados fidedignos enquanto a pesquisadora responsabilizou-se, por meio de declaração, em divulgar somente os dados de forma única sem mencionar o nome da empresa.

17 5 No que tange a coleta de dados, foi realizado um questionário a respeito da Segurança da Informação com o objetivo de diagnosticar a disponibilidade, acessibilidade, confidencialidade e a integridade dos serviços de Arquivo Médico do hospital em estudo. Após a finalização dos levantamentos dos dados, foi feito o estudo dos mesmos para relacioná-los com as informações teóricas de acordo com as observações e análises dos resultados alcançados.

18 6 3 ARQUIVO A informação é um bem vital responsável pela formação e desenvolvimento tanto da sociedade erudita como da sociedade contemporânea. Assim, o ato de documentar e arquivar a informação tornou-se essencial para o resgate da memória de qualquer geração de povos, desde aos mais humilde aos mais sofisticados. Quanto à origem do termo arquivo, apesar de ter sido discutido pelos mais renomados estudiosos, não é apresenta de forma clara e precisa. De fato, o que se sabe é que o termo pode ter surgido na antiga Grécia com a denominação arché, atribuída aos palácios dos magistrados; evoluindo então para archeion, local de guarda e depósito dos documentos (PAES, 2004, p. 19). Em nítido contraste, Ramis Galvão (1909 apud PAES, 2004, p. 19) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. No que se refere à definição de arquivo, tem-se ampliado bastante na atualidade devido, principalmente, aos avanços tecnológicos que propiciaram novas formas de organização bem mais sofisticadas e o surgimento de novos suportes informacionais. Assim, partindo dessa visão, recorre-se a essas duas definições - uma antiga e outra moderna, para um melhor entendimento do termo. Para Paes (1997, p. 16, grifo do autor) arquivo: É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

19 7 Bellotto (2002, p. 18) afirma que: Arquivo são conjuntos orgânicos de documentos produzidos/recebidos/acumulados por um órgão público, uma organização privada ou uma pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e que, passada sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados, podem ser preservados, por seu valor informativo, para fins de pesquisa científica ou testemunho sociocultural. De modo geral, o arquivo tem como função a conservação e disponibilização das informações guardadas no acervo documental. Ele é de fundamental importância, pois visa comprovar a veracidade das informações documentadas, a fim de que seja recuperada de forma rápida e precisa no momento em que se necessite. De acordo com Bellotto (2002, p.18), a função do arquivo pode ser vista como: [...] a de dar acesso às informações contidas nos documentos que ele custodia são, no que toca à parte técnica: registra, classificar, avaliar, eliminar (quando chegada à data estabelecida pela avaliação) descrever dar à consulta e divulgar (no caso dos arquivos históricos) seus documentos. Quanto à função cidadã social, atender aos direitos dos cidadãos, facilitar a investigação histórica. Em tudo isso, há uma enorme carga de responsabilidade, por parte dos arquivistas, seja como cidadãos, seja como profissionais. Portanto, com base nesses estudos, pode-se afirmar que as instituições devem estar familiarizadas tanto com a definição de arquivo quanto sua função, para que possam alcançar seus objetivos de dar acesso às informações, sejam através de suportes ou outros meios quaisquer que utilizem. Elas devem desenvolver funções e metodologias corretas, para que seu arquivo funcione de forma adequada, cumprindo as finalidades históricas, jurídicas e administrativas de sua existência. Além, de uma estrutura que siga os preceitos da instituição.

20 8 A seguir, relatar-se-á um pouco a respeito da evolução do arquivo, partindo da importância da informação desde os primórdios do mesmo. 3.1 EVOLUÇÃO DO ARQUIVO Parece óbvio compreender que é impossível um mundo sem informação. Caso contrário, o homem jamais teria alcançado tamanho desenvolvimento econômico, social e político que se tem hoje; viveria em total abstração, pois tudo a sua volta é informação, mesmo um simples gesto ou expressão. Através da informação, o homem adquiri novos conhecimentos, que lhes permiti construir novas concepções. Aliado a isso, segundo Carvalho e Tavares (2001, p. 7): Se um mundo sem informação é inconcebível, as organizações sem elas, simplesmente, não existiram. Organizações alimentamse de informação. São elas que lhes dão sentido, que lhes direcionam o caminho, que lhes garantem a sobrevivência. Igualmente, o homem sempre registrou sua história, independente de que suporte fosse preciso para isso: inscrições rupestres, papirus, tabletes de argila, livros, cartas, comunicação oral etc. Mas não bastava apenas registrar, era preciso também organizar para recuperar e preservar. Lógico que em tempos atrás isso era uma tarefa bem mais fácil, pois o fluxo de informação era bem menor. Nessa perspectiva, Schellenberg (2004, p. 97) menciona:

21 9 Entre os povos da Antiguidade, os habitantes da Mesopotâmia foram talvez os que mais documentos deixaram. Incansáveis escritores de cartas, seus escritos se conservavam, pois escreviam em materiais imperecíveis. Os tijolos de argila nos quais inscreviam caracteres cuneiformes eram cozidos em fôrmas que os convertiam em pequenos tabletes, algo parecidos com o material usado hoje em dia nos telhados da Austrália. No entanto, em seus achados arqueológicos nunca foram encontrados indícios de forma de organização, o que se deduz que os tabletes eram acumulados em pilhas, como um monte de telhas. (SCHELLENBERG, 2004, p. 97). Em Roma, originou-se o sistema de registro, considerado o mais antigo sistema de ordenação dos documentos, que tratava de notas particulares realizadas por magistrados denominadas na época de comentarii. Tempos mais tarde, essas notas aumentaram de volume, passando a chamar-se de diários da Justiça ou comentarii diurni. Neles continham informações organizadas cronologicamente de documentos recebidos ou expedidos, que passaram no fim da república romana, a ser considerado parte do acervo público. A igreja tem um papel fundamental em relação aos arquivos, pois era a instituição menos instável entre a Idade Antiga e a Idade Média. Por isso, lhes era confidenciado, através dos escribas, as cartas e documentos para serem guardadas em sua forma original e faziam cópias das expedidas. Na segunda metade do século XIV, com o uso do papel, há um aumento considerável dos documentos. Então, criam-se órgãos burocráticos ou chancelarias responsáveis pela documentação real; surgindo assim os serviços de registro, em que eram guardados documentos de um órgão em duas séries, uma de papel expedido e a outra de recebidos. Na idade contemporânea, há a abertura dos arquivos públicos aos cidadãos. Mas o uso continuava sendo jurídico e administrativo, prova das relações estado-cidadão.

22 10 No século XIX, os arquivos começam a serem vistos como objetos de pesquisa para historiadores, tendo ele um valor expressivo na busca de informação. No século XX, ocorre o aperfeiçoamento do arquivo: público, privado e histórico, bem como dos profissionais responsáveis. Dessa forma, o arquivo passa a ser visto como um instrumento indispensável para toda e qualquer sociedade que deseje regatar informação do passado para transformar seu futuro. Hoje, por se tratar da preservação da memória de um povo, os arquivos já são percebidos com um grau maior de importância. Eles possibilitam o resgate de informação de geração em geração. Apesar da organização dos arquivos estar bem mais complexa, dada a grande quantidade de informação, eles são bem mais funcionais quando organizados adequadamente para seguir sua finalidade. Isso se dá devido, principalmente, ao surgimento da informática, que possibilitou a formulação de sistemas operacionais adaptados à necessidade das instituições nesse respeito. Torna-se pertinente dizer que toda organização precisa conservar e organizar a documentação, para ser possível seu uso em qualquer momento. A seguir, falar-se-á da estrutura do arquivo para compreender como ela influi na recuperação da informação em qualquer instituição. 3.2 ESTRUTURA A estrutura organizacional é extremamente importante para permitir a organização adequada dos documentos. Nesse respeito, para Ferreira (1995, p. 54): é fundamental o conhecimento da estrutura organizacional e

23 11 compreensão do seu funcionamento para a elaboração do quadro de arranjos, que segue as linha gerais do organograma da instituição. A partir do quadro de arranjos - grupos, subgrupos, séries e subséries, tornam-se possíveis à classificação da massa documental, bem como a notação, com seus sinais e símbolos, que permitirão a localização dos documentos no acervo. Precisa-se ressaltar que o trabalho de organização de um acervo documental é impossível de ser realizado sem o conhecimento dos procedimentos adequados para o acondicionamento do acervo; é fundamental a existência de pessoas capacitadas, pois caso isso não ocorra, a tendência é de apenas guardar e, ainda mais, significa guardar sem seguir critérios de organização e descarte. Torna-se evidente que a organização do acervo deve seguir uma avaliação de acordo com a legislação em vigor e possuir uma tabela de temporalidade, em que conste a determinação da vida útil de cada documento ali inserido na organização. Um arquivo bem organizado, baseado em Gomes e Helluy (1976, p. 47), deve apresentar: Simplicidade; Flexibilidade; Rapidez de consulta; Diminuir a duplicação do trabalho; Evita repetições desnecessárias de experiências; Diminui a duplicação do trabalho; Mostrar o que estar para ser feito, o que foi feito e os resultados obtidos; Constituir fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos; Auxiliar o administrador na tomada de decisões mais precisas. Por outro lado, um arquivo organizado sem critérios, dificilmente possibilitará o resgate rápido e seguro de qualquer documento, por mais que a pessoa responsável seja experiente; ela será incapaz de armazenar todas as informações que existe em uma instituição. O arquivo deve seguir um plano

24 12 coerente com suas necessidades e bem orientado para cumprir com o objetivo de regatar a informação. Por isso, o processo de organização do arquivo de uma instituição, assim como o de qualquer outro setor, ocorre em 4 etapas, são elas: Levantamento de dados; Analise dos dados coletados; Planejamento; Implantação e acompanhamento. Além disso, o arquivo precisa ser estruturado levando-se em consideração a sua classificação que pode ser de acordo com Paes (2004, p. 20) : 1 As entidades mantenedoras: Públicos- Federal, Estadual, Municipal; Institucionais- Instituições Educacionais, Igrejas, Corporações não-lucrativas, Sociedades e Associações; Comerciais- Firmas, Corporações, Companhias e Familiares ou Pessoais; Os estágios de sua evolução: Correntes ou Ativos; Intermediários; Permanentes ou Definitivos; A extensão de sua atuação: arquivos setoriais e gerais ou centrais; A natureza dos documentos: especiais ou especializados; Gênero: textual, audiovisuais, cartográficos, iconográficos; Espécie: mensagem, oficio, circular, aviso, cartas e outros; Assunto: ostensivo ou ordinário, sigiloso, secreto, confidencial, reservado. Para dar segmento ao argumento, é preciso acentuar que somente quando existir uma classificação adequada; que siga o organograma da instituição e a partir dele seja elaborado o quadro de arranjos (grupos, 1 Grifos e adaptação nossa.

25 13 subgrupos, séries e subséries), bem como a notação (com seus sinais e símbolos), é que será possível a recuperação dos documentos. Mas, para isso, faz-se também necessário conhecer as fases do arquivo. Esse tópico será abordado a seguir. 3.3 FASES DO ARQUIVO O arquivo precisa ser organizado levando em consideração o ciclo vital dos documentos. Esse ciclo administrativo compreende três idades interdependentes, que serão abordadas na continuação. A primeira é o arquivo corrente formado por documentos que estão sendo usados pela organização e não cumpriram seu tempo de vida útil que é geralmente de 5 a 10 anos. Bellotto ( 2004, p. 24, grifo nosso) define-a da seguinte forma: [...] Arquivos correntes, nos quais se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados. A permanência de tais documentos nesse tipo de arquivo depende de sua tipologia/função e, principalmente, de sua vigência, mas pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo central do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de cinco a 10 anos (sem que isso seja considerado uma outra idade). A segunda fase é a que se denomina de arquivo intermediário. Aqui os documentos já passaram do seu período de vigência, mas ainda podem ser usados pelo seu produtor, ficando separados e aguardando sua destinação final por um período de 20 anos.

26 14 Paes (2004, p. 117) afirma que: Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. Por ocasião dessa segunda fase, os documentos devem ser submetidos à avaliação da tabela de temporalidade para reafirmar seu tempo de vida útil e sua importância para administração. O desempenho dessa fase é mais definida em instituições públicas. Por sua vez, a última fase, denomina-se como terceira idade ou arquivos permanentes. Inclusive os documentos passam por uma avaliação levando em consideração a tabela de temporalidade e a observação da função daquele documento para a organização. Caso ele seja definido como fazendo parte do registro da historia da instituição, passa a fazer parte dos arquivos permanentes da instituição sendo arquivado por um período de 25 a 30 anos. que: Sob esse viés, Feijó (1988, p. 67) define essa derradeira fase afirmando Arquivo de terceira idade, passivo ou permanente: referem-se a reunião de documentos cuja freqüência de consulta é praticamente nula. São considerados arquivos de custódia, pois a massa documental já perdeu o valor administrativo. Entretanto, são mantidos em virtude do seu valor histórico, servindo como subsídios para conhecer o passado ou a evolução de certos eventos.

27 15 Nesse contexto, percebe-se que a localização dos documentos deve ser feita respeitando essas três idades, ou seja, o corrente deve situar-se junto ao produtor administrador, tem que ser ágil, seguindo classificação de acordo com as funções administrativas. O segundo é pouco consultado pela administração, a não ser esporadicamente, também não está totalmente aberto à pesquisa, pode estar em local afastado, de manutenção acessível. Já os da terceira idade, devem estar localizados juntos as Universidades ou aos Centros Culturais para permitir a pesquisa das informações ali armazenadas.(bellotto, 2004, p. 24). Cabe frisar a importância da organização do arquivo respeitando suas fases, pois, através disso, será possível delimitar o que se deve ou não manter e proteger, para o resgate da história de cada instituição, servindo posteriormente de estudo critico da sociedade que o produziu. O arquivo por muito tempo foi alvo de pouco estudos e preocupações, hoje vivenciando a era da sociedade da informação, sente-se à necessidade da organização do arquivo para que as instituições possam desenvolver suas atividades com competência e qualidade. Porém, apesar do conhecimento das fases do arquivo, isso por si só não basta para a segurança, recuperação e preservação da informação, é preciso da elaboração de um plano de gestão documental. Esse assunto será abordado logo abaixo. 3.4 GESTÃO DOCUMENTAL Para que a informação seja disponibilizada de forma precisa e eficiente, é necessário que toda e qualquer organização siga uma política de organização que permita a saída e entrada dos documentos de forma clara e

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