Controles internos e gestão de riscos operacionais em instituições financeiras brasileiras: classificação, definições e exemplos

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1 Controles internos e gestão de riscos operacionais em instituições financeiras brasileiras: classificação, definições e exemplos Antonio Marcos Duarte Júnior, Manoel Rodrigues Jordão, Luiz Carlos Galhardo, Rodrigo Ferreira Kannebley, Daniel Scaion, Milena Schidlow, Márcia Akemi Miyazaki Conilio O gerenciamento de riscos em instituições financeiras requer um processo de formação e solidificação de cultura corporativa. Para iniciar o aculturamento, a adoção de uma linguagem uniforme é essencial. Por outro lado, as exposições aos diversos riscos corridos pelas instituições são mantidas em níveis adequados mediante a implementação de um sistema eficiente de controles internos. Da mesma maneira já apresentada para uma uniformização da nomenclatura dos riscos, este artigo traz uma série de definições e exemplos dos controles encontrados nas rotinas das instituições financeiras, buscando estender a uniformização da linguagem utilizada no gerenciamento de riscos, tão necessária ao aculturamento. 1. Introdução Nos últimos anos, surgiu uma nova concepção na gestão de riscos, visando conhecer os fatores que podem ameaçar uma instituição financeira, sejam eles decorrentes de riscos de mercado, riscos de crédito, riscos operacionais ou riscos legais 1. Risco, nesse contexto, pode ser entendido como conseqüência incerta e indesejada de alguma situação a que a instituição financeira esteja exposta, por menor que seja a possibilidade de sua ocorrência. As instituições financeiras diferem basicamente de outros tipos de empresas que visam lucro, por 1 Para uma definição formal desses riscos, sugere-se a leitura de Duarte, Pinheiro, Jordão e Bastos, Gerenciamento de Riscos Corporativos: Classificação, Definições e Exemplos, in Resenha BM&F, 134, 45-52, Resenha BM&F nº 143

2 utilizarem recursos de terceiros, em geral captações junto ao público, tornando seu grau de alavancagem comparativamente elevado. Trata-se também de setor bastante distinto no que se refere à disponibilidade de recursos e à eficiência de seu modus operandi. Por esse motivo, clientes e órgãos reguladores, além de acionistas e funcionários, preocupam-se com a possibilidade de ocorrência de eventos indesejáveis nas instituições financeiras, como: perdas inesperadas e não suportáveis em operações de crédito ou em súbitas mudanças da conjuntura econômica, danos à reputação, interrupção/redução de receitas etc. Devido a esses fatores, à crescente demanda e à sofisticação das operações financeiras, bem como aos problemas dos bancos Bankhaus Herstatt, na Alemanha, e Franklin National Bank, em Nova Iorque, foi criado, em 1975, o Comitê para Supervisão Bancária da Basiléia, pelos presidentes dos bancos centrais dos seguintes países: Bélgica, Canadá, França, Alemanha, Itália, Japão, Luxemburgo, Holanda, Suécia, Suíça, Inglaterra e Estados Unidos. Os principais objetivos da constituição desse comitê foram: prover um fórum de discussões a respeito da condução de problemas específicos de supervisão; coordenar as responsabilidades de supervisão entre as autoridades dos países onde operam bancos de atuação internacional; aperfeiçoar os padrões de supervisão bancária, especialmente com relação à solvência das instituições. O resultado desse primeiro esforço foi o de limitar a capacidade de alavancagem das instituições financeiras. A partir da publicação do Acordo Internacional para Convergência de Capitais, as operações ativas, ponderadas pela qualidade creditícia, não deveriam ser superiores a determinado múltiplo do Patrimônio Líquido Ajustado (PLA). A recomendação do BIS foi que o PLA das instituições deveria ser superior a 8% das operações ativas ponderadas. Pelas condições da economia brasileira, o Banco Central do Brasil requereu das instituições PLAs superiores a 11% dessas operações. Esse acordo de capitais, que vigora até hoje, foi aperfeiçoado ao longo desses anos e está sendo objeto de amplo debate para reformulação, incentivado pelo próprio BIS, dadas as profundas alterações no ambiente e na maneira de as instituições financeiras operarem. O novo acordo deverá ser anunciado pelo BIS durante 2001, uma vez que já foram colhidas impressões do mercado sobre um documento para consultas, divulgado pelo BIS em Mesmo com as limitações de alavancagem nas operações de crédito, pesadas perdas continuaram a ocorrer em instituições financeiras, originadas, principalmente, de riscos operacionais, em que vários colapsos bancários, como os ocorridos com o Barings e o Daiwa Bank, passaram a exigir novos esforços por parte dos supervisores. Para fazer frente a riscos operacionais, e também à globalização do sistema financeiro, o Comitê para Supervisão Bancária da Basiléia sugeriu a uniformização internacional de controles internos em Divulgou 25 princípios para a supervisão bancária eficaz, orientando os bancos centrais para garantirem, na medida do possível, a higidez dos sistemas financeiros, com responsabilidades e objetivos bem definidos, a fim de assegurar que as instituições: estabeleçam e cumpram políticas, práticas e procedimentos adequados; possuam sistemas de informações gerenciais que permitam identificar eventual concentração de risco em suas carteiras; implementem políticas e procedimentos adequados para identificar, monitorar e controlar riscos. Deve-se ressaltar que, em 1998, surgiram os 13 princípios que compõem os alicerces dos controles internos em organizações bancárias, contidos em documento divulgado pelo Comitê para Supervisão Bancária da Basiléia. O Conselho Monetário Nacional, em sintonia com as novas normas e recomendações emanadas de órgãos e entidades internacionais, deliberou sobre a implantação e implementação de sistemas de controles internos efetivos e consistentes nas instituições financeiras autorizadas a funcionar pelo Banco Central, surgindo então a Resolução 2554, de 24 de setembro de Essa resolução apontou para a necessidade do gerenciamento de riscos, em especial dos operacionais, nas instituições financeiras brasileiras. Uma das primeiras preocupações da gestão de riscos é a formação de cultura, direcionando a atenção de gestores e funcionários para focos potenciais de riscos e necessidade de controles. O início desse processo de aculturamento passa pela uniformização dos conceitos e, portanto, pela unificação da linguagem utilizada nas questões de risco e controle. Essa preocupação será tanto maior quanto maior o porte da instituição, a diversificação de produtos e atividades, a heterogeneidade do corpo funcional e, especialmente em época de consolidações bancárias, da diversidade de culturas interagindo. O restante deste artigo apresenta um conjunto de definições de controles internos que permite tal uniformização e sugere como estruturar um sistema efetivo para fazer frente a riscos operacionais em particular. Essa uniformização deve ser complementada por um conjunto Resenha BM&F nº

3 de definições de risco. Sugere também que uma área de gestão de riscos corporativos, independente das demais funções, deve deter a responsabilidade de definir/normatizar como o processo irá ser conduzido internamente em uma instituição financeira, de maneira a tornar o sistema de controles internos uma ferramenta poderosa e preventiva para que os riscos existentes em uma instituição estejam dentro dos níveis considerados satisfatórios. 2.Definições e importância dos controles internos Um controle interno pode ser definido como um instrumento de medida, de avaliação ou de regulamentação dos desempenhos operacionais adotados pelas instituições financeiras em todas as suas áreas de atuação, com especial atenção àquelas funções que possam expor a instituição a maiores riscos e, em conseqüência, gerar maiores perdas. Um sistema de controles internos é um processo que deve ser coordenado pela alta administração e operado continuamente por todos os níveis hierárquicos. A alta hierarquia e a diretoria para gestão de riscos corporativos são as principais responsáveis pela manutenção de uma cultura de gestão de riscos adequada, que facilite o entendimento do papel de cada funcionário no processo, contando com os seguintes objetivos: eficiência e eficácia das operações; conformidade com leis aplicáveis e regulamentações; segurança e integridade dos ativos e dos sistemas de informação. Com o propósito de que haja eficiente acompanhamento dos controles no tocante à adequação e à aderência, fundamentado na experiência das pessoas que vivenciam os riscos e a dinâmica de cada área, é interessante adotar um processo de auto-avaliação, a ser aplicado periodicamente na instituição financeira. Nesse processo, os gestores das áreas são solicitados a identificar riscos em suas atividades e avaliar se os controles internos praticados estão devidamente adequados, formalizados e postos em prática, para manter seus riscos potenciais dentro de níveis aceitáveis. Para facilitar a realização, uniformizando a linguagem na instituição, é conveniente utilizar uma lista que contenha definições e exemplos dos controles internos. O conjunto dessas informações levará a uma visão consolidada do nível de adequação da relação entre riscos e controles internos. O sistema de controles internos tem papel-chave na gestão dos riscos operacionais, pois ajuda as instituições a conhecer melhor seus pontos vulneráveis, contribuindo na prevenção e na detecção de eventos indesejáveis, que possam levar a perdas operacionais inesperadas. 3. Lista de controles internos A seguir, definem-se e exemplificam-se os principais itens que um sistema de controles internos deve abranger para a gestão de riscos corporativos no Brasil (incluindo riscos de mercado, riscos de crédito, riscos operacionais e riscos legais) Alçadas e limites Envolvem a delimitação do âmbito de atuação ou influência de um gestor, via sistema aplicativo ou de forma manual, quanto a sua condição de vir a aprovar valores ou assumir posições em nome da instituição, conferida pela hierarquia ou por comitês. a) estabelecimento de alçadas para que um operador de mercado assuma posições para cada horizonte de investimento; b) estabelecimento de limites para liberação de transações via SWIFT, sistema para emissão de documento de ordem de crédito (DOC) e outros; c) limites de risco de mercado (value at risk, stress testing etc.) impostos à tesouraria; d) limites de risco de crédito (margens de garantia para derivativos, scoring/rating mínimo requerido, limites de cheques especial etc.) impostos às áreas comerciais Autorizações Buscam permitir o encaminhamento de uma operação/transação após conferência, evidenciada por log no sistema ou assinatura/visto em documentação de suporte. a) liberação de documentos para cadastro de conta corrente; b) autorização para que um novo produto seja vendido na rede de agências; c) assinaturas de gestores em autorizações para movimentação interna de pessoas Conciliação Consiste no confronto de informações de origens distintas, com o objetivo de detectar inconsistências. a) conferência de informações de relatórios gerenciais, emitidos por sistema aplicativo, com os registros de controle da unidade; b) conciliação de posicionamento ao final de um dia por front office e back office; c) comparação dos preços de ativos/passivos nos diferentes livros das posições proprietárias, de forma a melhor gerenciar riscos de mercado e crédito Acesso físico Consiste no controle da entrada/saída de funcionários, clientes e/ou equipamentos em determinadas áreas de uma instituição. 42 Resenha BM&F nº 143

4 a) permissão de acesso via cartão magnético ou prévia identificação a áreas do banco consideradas de especial sensibilidade (área de numerário, tesouraria etc.); b) redefinição periódica do acesso físico de funcionários a unidades, em face de movimentação interna para outras áreas; c) permissão para movimentação de computadores entre diferentes áreas da instituição Acesso lógico Busca o controle de acesso/alcance de funcionários e/ou clientes a arquivos eletrônicos e sistemas computacionais, bem como a disponibilização de instruções e treinamento para esses sistemas aos usuários autorizados. a) estabelecimento de senhas, de modo a impedir o acesso generalizado de funcionários a sistemas computacionais; b) restrição do acesso de terceiros (concorrentes, clientes etc.) a relatórios, sistemas e informações confidenciais Delimitação de responsabilidades Determina uma definição clara e formal das responsabilidades e da autoridade sobre os procedimentos criados para certas atividades, focando a limitação de ação acerca dos mesmos, sem envolver valores (cuja delimitação é tratada no controle interno de alçadas). a) pagamento de cheques é ação exclusiva da função caixa, independentemente de eventual necessidade de alçada (em função do valor) ou de autorização (evidenciada por intermédio de um visto); b) assinatura de contratos ou cheques que necessitam de procuração ou delegação de diretores executivos Disponibilização e padronização de informações Visam ao estabelecimento de sistemas de comunicação efetivos entre áreas, de maneira a assegurar que as informações cheguem a seu destino, contemplando, inclusive, aspectos como integridade, confiabilidade e disponibilidade. a) definição de política de acesso a informações, visando preservar a confidencialidade necessária; b) confecção e divulgação interna, em base regular, de relatórios com dados relativos a perdas de unidades de negócio; c) divulgação de atas de comitês, fluxos de processos, definição de responsabilidades, status dos planos de ação definidos pelos controles internos e relatórios de auditoria; d) descrição de fluxos operacionais, funções e procedimentos Execução de plano de contingência Busca formalizar e testar ações que permitam dar continuidade às operações de unidades que não possam ser interrompidas, independentemente da adversidade da situação. a) definição de procedimentos em casos de greve, queda de energia, falhas no sistema telefônico e outros; b) procedimentos de contingência durante paradas programadas de sistemas computacionais corporativos Manutenção de registros Consiste em fazer a manutenção atualizada, segura e organizada de registros. a) guarda de dados de operações e/ou transações, permitindo formação de banco de dados com histórico das áreas, projetos, documentação de suporte; b) organização do arquivo e back-up dos sistemas; c) registro de sugestões/reclamações realizados pelos clientes em agência, central de atendimento e outros; d) arquivo de dados exigido por órgão regulamentador (microfilmes de cheques, comprovante de despesas para fisco, relatórios de auditoria); e) evidência de atividades de controle, exercidas por meio de vistos/assinaturas em documentos, log em sistemas etc Monitoração Acompanhamento de uma atividade ou processo, para avaliação de sua adequação e/ou desempenho, em relação às metas, aos objetivos traçados e aos benchmarks, assim como acompanhamento contínuo do mercado financeiro, de forma a antecipar mudanças que possam impactar negativamente a instituição. a) monitoração do comportamento de usuários de cartões de crédito (lugares inusitados, produtos diferentes etc.); b) monitoração e questionamento de flutuações abruptas nos resultados de agências, produtos, carteiras próprias e de terceiros; c) monitoração de valores realizados e orçados em unidades, com o objetivo de identificar dificuldades/problemas; d) acompanhamento da concorrência, visando o lançamento de novos produtos Normatização interna Compreende o estabelecimento formal de normas internas, para a execução das atividades inerentes à unidade. Resenha BM&F nº

5 a) definição de normas/regras para efetiva implantação dos controles internos necessários ao gerenciamento de riscos identificados; b) definição de procedimentos para contemplar análise de risco no desenvolvimento de novos produtos; c) existência de normas certificadoras (como ISO 9000) Segregação de funções Envolve a separação das responsabilidades sobre atividades conflitantes, por meio de organograma ou estabelecimento de regras, a fim de prevenir ou detectar problemas nas tarefas executadas. a) lançamento, conferência e validação de dados realizados por funcionários ou áreas independentes; b) independência das áreas de vendas, concessão de limites de crédito e cobrança; c) separação da administração de recursos próprios e de terceiros; d) separação de atividades de tesouraria e controladoria; e) separação entre atividades de normatização (gerenciamento de riscos) e de fiscalização (auditoria) Treinamento Engloba exercícios para apurar habilidades ou transmitir conhecimentos, ampliando competências e capacitações. a) programas institucionais de aprimoramento (idiomas, graduação, pós-graduação, MBA etc.); b) programas de treinamento para lançamento de novos produtos, utilização de novos modelos, tecnologias; c) programas de auto-avaliação, em sintonia com as metas da unidade Validação Consiste em examinar minuciosamente procedimentos relacionados a uma atividade, com o intuito de validar informações (internas e externas), obtidas por funcionários ou de clientes, na documentação de operações financeiras ou em eventual modificação desses procedimentos. a) conferência de documentação entregue por clientes nas áreas de crédito, auditoria interna, contratos e outros; b) checagem de informações armazenadas em bancos de dados; c) conferência para liberação de operações financeiras; d) validação de normas e procedimentos internos das áreas; e) validação de novos produtos em comitês. 4. Conclusão Este artigo apresentou os conceitos básicos necessários à criação de uma estrutura efetiva de controles internos em uma instituição financeira, mediante definição de uma lista que visa facilitar o processo de identificação e auxiliar o gerenciamento de planos de ação para eventuais fragilidades em controles internos pontos absolutamente essenciais para que uma instituição financeira atinja a excelência no gerenciamento de riscos operacionais. Obviamente, uma vez que os riscos operacionais estejam apropriadamente gerenciados, os demais riscos (mercado, crédito e legal) passarão a ser mais bem analisados internamente na instituição. Tomar ações que minimizem impactos, criando com isso barreiras para atos não autorizados ou situações inesperadas, são as principais diferenças entre aquelas instituições financeiras efetivamente comprometidas com seus parceiros e clientes e outras preocupadas com uma visão imediatista de resultados positivos em suas posições financeiras de curto prazo. Essas últimas, conseqüentemente, requerem acompanhamento mais amiúde por parte dos órgãos reguladores. 5. Bibliografia DUARTE JR., A.M., PINHEIRO, F.; JORDÃO, M.R. e BASTOS, N.T. Gerenciamento de Riscos Corporativos: Classificação, Definições e Exemplos, in Resenha BM&F, 134, pp.25-32, setembro de BASLE COMMITTEE ON BANKING SUPERVISION. Operational Risk Management. September Framework for Internal Control Systems in Banking Organizations. September Core Principles for Effective Banking Supervision. September BOARD OF GOVERNORS OF THE FEDERAL RESERVE SYSTEM. Framework for Risk Focused Supervision of Large Complex Institutions Antonio Marcos Duarte Júnior é diretor de Gerenciamento de Riscos Corporativos do Unibanco S/A; Manoel Rodrigues Jordão é superintendente de Gerenciamento de Riscos Operacionais do Unibanco S/A; Luiz Carlos Galhardo é gerente de Riscos Operacionais do Unibanco S/A; Rodrigo Ferreira eira Kannebley, Daniel Scaion, Milena Schidlow ( e Márcia Akemi Miyazaki Conilio são analistas de Riscos Operacionais do Unibanco S/A. 44 Resenha BM&F nº 143

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