PLANO DE TRABALHO COMUNICAÇÃO ANVISA

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1 PLANO DE TRABALHO COMUNICAÇÃO ANVISA Este plano de trabalho foi elaborado para orientar o trabalho e os projetos da Ascom/Anvisa durante o ano de Trata-se de um instrumento destinado a organizar o esforço da área em prol de um objetivo comum e, especialmente, consolidar a contribuição da Ascom para o alcance dos objetivos estratégicos da Anvisa. O próprio plano compõe um dos indicadores estratégicos relacionados à Iniciativa Estratégica 5 (IE5): Comunicação para Modelo Organizacional Transformador da Sociedade. Sendo assim, a execução deste plano de trabalho, sendo-lhe dada a prioridade necessária, servirá de parâmetro para se medir a eficiência do trabalho da área de Comunicação da Anvisa durante o exercício de Elaborado em outubro de 2014 por: Carlos Augusto Moura Coordenador da Cecom e Assessor-Chefe Substituto da Ascom; Christian Saboia Coordenador da Cevec; Pablo Barcellos Coordenador da Copep; Lílian Macedo Coordenadora Substituta da Cecom. 2 Revisado em 18/6/2015.

2 SUMÁRIO Contexto da área... 3 Estrutura... 3 Atribuições... 3 Contratos... 4 Orçamento... 5 Pessoas... 6 Atividades Principais... 7 Ações para 2015 prioridades para a Comunicação da Anvisa... 8 Como Fazer?... Erro! Indicador não definido.

3 CONTEXTO DA ÁREA ESTRUTURA Ascom Cecom Coordenação de Imprensa e Comunicação Copep Coordenação de Produção Editorial e Publicidade Cevec Coordenação de Eventos e Cerimonial ATRIBUIÇÕES A Assessoria de Comunicação, Eventos e Cerimonial da Anvisa é composta por três coordenações, responsáveis por executar as atribuições regimentais da Assessoria. De forma sintética, as principais responsabilidades regimentais da Ascom são: Relacionamento com os veículos de comunicação Acompanhamento do tratamento e imagem da Anvisa na mídia Produção e edição de informações para o público externo Produção e edição de informações para o público interno Gestão de conteúdos e layouts dos Portais Web arquitetura e gestão de conteúdo Ações de comunicação interna Coordenação da produção editorial Produção e padronização de materiais para comunicação Execução da publicidade de utilidade pública Coordenação substituta do Comitê Editorial da Anvisa Representação da Anvisa no Comitê Editorial do Ministério da Saúde Representação da Anvisa no Comitê de Patrocínios da Secom/Presidência da República Gerencimamento dos depósitos legais das publicações da Anvisa na Biblioteca Nacional - ISBN / ISSN Busca do fortalecimento e preservação da identidade visual da Agência Coordeanção das atividades de eventos e utilização dos espaços de eventos (auditório e 1º andar do bloco E da sede da Anvisa) Planejamento, organização de eventos e montagem de estandes Atividades de Cerimonial Coordenação de patrocínios

4 CONTRATOS Para executar suas ações de Comunicação, a Anvisa utiliza uma série de serviços contratados, cujos objetos vão desde o fornecimento de jornais até operações mais complexas como o desenvolvimento de portais e organização de eventos. Atualmente a Ascom possui seis contratos em vigor. Este número pode chegar a dez, tendo em vista a expectativa pela contratação da Agência de Comunicação Digital, reestabelecimento dos contratos de eventos e a volta dos jornais e revistas. O quantitativo de contratos geridos aponta para a necessidade de capacitação de seus servidores para as atividades de fiscalização de contratos e gerenciamento em comunicação. Quadro de contratos da Ascom Objeto Empresa Investimento (ano) Situação Aquisição de mídia impressa para os diretores EBC Brasil R$ ,00 Vigente até agosto de 2015 Aquisição de jornais e revistas para gabinetes dos diretores, Ascom e Biblioteca (em fase de contratação) R$ ,05 Em tramitação Impressão gráfica de materiais de comunicação Mailing de imprensa mala direta eletrônica para envio de notícias Gráfica Movimento R$ ,00 Vigente até julho de 2015 Comunique-se R$ 6.000,00 Vigente até 30/10. Novo contrato inicia em 31/10. TV Anvisa Elemídia (Evolve) R$ ,60 (67 pontos instalados) Vigente renovável até julho de 2017 Teto: R$ ,40 (95 pontos) Novo Portal e Intravisa Desenvolvimento e sustentação IOS e Sea Tecnologia (ata com duas empresas diferentes) R$ ,00 (apenas Ascom) Este contrato atende à Ascom e GGTIN. Vigente renovável até abril de 2019 Os empenhos totais referentes ao contrato global correspondem a R$ ,00

5 Agência Digital Desenvolver a presença da Anvisa nos ambientes digitais, web, redes sociais e monitorar essa presença Produção, montagem e realização de eventos Mala direta de autoridades governamentais (Processo em fase de abertura) (em fase de contratação) Apoio Produções e Telemarketing ltda R$ ,00 Projeto Básico pronto. Publicação de Licitação até dezembro de 2014 R$ ,00 Em Tramitação R$ 5.900,00 Vigente ORÇAMENTO O orçamento da Ascom aprovado para o ano de 2014 foi de R$ ,00. Deste total, 27,80% já haviam sido executados até 3 de novembro do presente ano. As execuções dos maiores projetos em andamento devem significar uma execução total de 40% do orçamento em Para 2015 há uma expectativa de aumento na execução orçamentária da área em virtude da manutenção dos grandes contratos em andamento, a previsão de realização da licitação da Agência de Comunicação Digital, cujo teto anual será próximo de R$ ,00, e a centralização orçamentária na Ascom de todas as ações de patrocínio da Anvisa A principal razão da baixa execução orçamentária se deve à existência de R$ 5 mi alocados para a Publicidade de Utilidade Pública, sem que a Anvisa tenha iniciado qualquer ação para dispor de uma agência de publicidade. Para 2015, metade deste recurso será remanejado para ações de Vigilância, viabilizando o projeto Agência Digital A previsão orçamentária da Ascom para 2015 de R$ ,00 é suficiente para o desenvolvimento das ações propostas neste plano. Há uma reserva técnica para a área no valor de R$ ,00, destinada ao atendimento do novo fluxo de patrocínios da casa. Evolução da execução orçamentária da Ascom (dados do Painel de Gestão)

6 40,00% 36,82% 35,00% 30,00% 30,81% 25,00% 20,00% 15,00% 18% ,00% 5,00% 0,00% Execução orçamentária PESSOAS A área de Comunicação da Anvisa é composta em sua maioria por analistas administrativos com formação na área de comunicação. Nos últimos 24 meses houve uma considerável movimentação de profissionais na área, trazendo alguns prejuízos para a continuidade das ações, que planejadas com base no número de servidores inicialmente existentes. Ao mesmo tempo em que a prática mais sustentável para o trabalho da assessoria é profissionalizar a contratação de determinados serviços, o próprio gerenciamento destes serviços exige um dedicação integral do servidor. Isto se verifica especialmente nos contratos mais complexos como TV Anvisa, Portal, Gráfica, Eventos e Agência Digital, em fase tramitação. PERFIL DA FORÇA DE TRABALHO DA ASCOM Cecom Coordenação de Imprensa e Comunicação Copep - Coordenação de Produção Editorial e Publicidade Cevec Coordenação de Eventos e Cerimonial

7 Perfil da Força de Trabalho por Natureza do Vínculo Servidor Apoio Estagiário 2 0 Cecom Copep Cevec ATIVIDADES PRINCIPAIS A seguir descrevemos brevemente as atividades de maior relevância no âmbito da Ascom. Estas atividades estão listadas por serem aquelas que mais mobilizam o esforço da área tanto na mobilização de seus funcionários como no uso de recursos financeiros. Além disso, essas atividades guardam relação direta com as ações elencadas como prioritárias para PORTAL / INTRAVISA Gestão de conteúdos, arquitetura da informação e leioutes das páginas web da Anvisa. Atualmente, está sendo desenvolvido um novo portal que substituirá a plataforma em uso. Com o novo portal, o trabalho de inserção de conteúdos será simplificado e descentralizado para as áreas técnicas. TV ANVISA Existem 67 pontos da TV Anvisa instalados na Agência e nos postos de PAF. O contrato prevê até 95 pontos. Trata-se de uma ferramenta de comunicação interna, mas que permite alguma interface com o usuário externo que circula pela Anvisa na sede em Brasília e nos postos localizados nos estados. A Ascom produz o conteúdo institucional e gerencia o funcionamento das TVs de forma remota. EVENTOS Responsável pela realização de todos os eventos promovidos de forma direta pela Anvisa. São em média 300 eventos anuais com porte que pode variar de 20 até 300 participantes e, ainda, para públicos de estandes que podem chegar até cinco mil participantes. Seu pleno funcionamento é fundamental para que a Anvisa promova seus espaços de discussão e diálogo com diferentes públicos e setores da sociedade.

8 ATENDIMENTO DE IMPRENSA Realiza o atendimento a toda a imprensa brasileira e internacional que necessita de informações da Anvisa. Possui uma média de atendimento de 25 demandas diárias, podendo chegar a picos de 60 atendimentos em momento de crise ou de pautas que causem grande mobilização. Atualmente essa atividade tem equipe subdimenssionada por conta de cessões, transferências e licenças ocorridas nos últimos três anos. PRODUÇÃO EDITORIAL É a atividade que envolve a revisão, o projeto gráfico, a diagramação e a impressão das publicações da Anvisa. Trata-se de uma área bastante demandada em virtude da quantidade de publicações feitas pela Anvisa. Com a consolidação do Comitê Editorial, a espectativa éde uma racionalização da produção editorial. Isso deve permitir que esta área possa se envolver de forma mais direta na produção de produtos de comunicação, já que hoje está praticamente mobilizada na produção de livros, cartilhas, boletins e relatórios. PATROCÍNIOS Com a aprovação pela Dicol, em 06 de novembro de 2014, do novo fluxo de patrocínios da Anvisa, a Ascom passa a coordenar todas as ações de patrocínio da Agência. Essa atividade resultará em maior controle dos recursos, temas e tipos de evento a serem patrocinados. Além da supervisão técnica propriamente dita, a Ascom centralizará os recursos de patrocínio da Anvisa. CERIMONIAL/REPRESENTAÇÃO DA ANVISA Atividade que se presta à organização de solenidades no âmbito da Agência, a fim de assessorar a Diretoria Colegiada quanto ao Cerimonial e Protocolo públicos. Inclui-se como tarefa da equipe de cerimonial o tratamento das corrêspondências recebidas para participação de nossos diretores nos mais diversos eventos sociais, políticos, governamentais e com o setor regulado. Com a atuação do cerimonial visamos à organização da represenação institucional e ao fortalecimento da imagem institucional perante os deiversos públicos da Anvisa. AÇÕES PARA 2015 PRIORIDADES PARA A COMUNICAÇÃO DA ANVISA PORTAL Consolidação da implantação da nova plataforma e do novo portal. Elaboração da nova Intravisa. Manutenção e evolução da ferramenta, com foco na descentralização de publicações de caráter técnico que permitam um ganho de tempo na publicação e redução da carga sobre a Ascom. AGÊNCIA DE COMUNICAÇÃO Desenvolvimento do projeto de terceirização e início do trabalho de construção da presença da Anvisa nas mídias digitais com o objetivo de ocupar importantes canais de diálogos e construção de discurssos que hoje são ignorados pela Anvisa.

9 REDUÇÃO DA COMPLEXIDADE NOS CONTRATOS DE EVENTOS Articulação com a Gelic e Procuradoria para que seja possível estabelecer um contrato de maior duração para a área de eventos, tendo em vista que a cada ano este serviço sofre de descontinuidade apesar de toda a antecipação da área na apresentação do processo de compra. A complexidade do serviço tem exigido uma rotina totalmente ineficiente no qual se levam seis meses licitando um contrato que dura apenas um ano. ORGANIZAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO Avaliar as tarefas atribuídas a cada um dos seus colaboradores para identificar lacunas ou redundâncias de ações, eventualmente redistribuíndo pessoas entre as três diferentes coordenações. Após a reavaliação de tarefas e distribuição da força de trabalho, avaliar a necessidade de abrir chamamento para que a força de trabalho da Ascom possa ser recomposta, mirando em perfis que possam colaborar na gestão dos inúmeros contratos da área, nas atividades burocráticas e na atividade finalística da Ascom. PRODUÇÃO EDITORIAL Consolidar o Comitê Editorial para que haja uma definição de fluxo na aprovação de publicações, evitando que a Ascom edite produtos não aprovados institucionalmente. Trará como ganho a otimização do tempo da Copep para se dedicar aos produtos de comunicação impressos e virtuais que hoje não recebem a prioridade devida. LINHAS EDITORIAIS Definição, apoiada na Política de Comunicação da Anvisa, de linhas editoriais mais claras que priorizem a orientação relativa aos riscos sanitários, permitindo que o portal da Anvisa seja uma fonte de referência para assuntos e alertas de vigilância sanitária. Pode ser feito por ajustes no texto da Política e pela elaboração de manuais editoriais. TREINAMENTO EM COMUNICAÇÃO Realização de capacitação em curso aberto no mercado para atualização dos servidores da área de comunicação e preparação de fontes da Anvisa para o contato com a imprensa (midia training). Definição de capacitações individuais como meta nos Planos de Trabalho para a Avaliação de Desempenho Individual. COMUNICAÇÃO INTERNA Definição de equipe para a Comunicação Interna e procedimentos de trabalho na articulação entre as ferramentas Intravisa e TV Anvisa na promoção dos assuntos internos. A equipe terá três pessoas envolvidas nas atividades de produção de texto para Intravisa, produção de conteúdo para TV Anvisa e relacionamento ativo com as áreas internas. PATROCÍNIOS

10 Realização do primeiro edital de convocação para patrocínios pela Anvisa. A Ascom coordenará todo o processo, desde a elaboração e o lançamento do edital até a concretização dos patrocínios. Para tanto, a Ascom convocará e presidirá o Comitê de Patrocínios, que será responsável por propor a Política de Patrocínios da Anvisa. ESTANDE PADRÃO Definição e execução de padrão de estandes para o eventos da Anvisa. Foi identificado que a Anvisa tem participado de vários eventos com espaço para estande que não é aproveitado. A Cevec vai definir um kit estande em conjunto com a Copep e este estande padrão será utilizado em todos os eventos. ANDAMENTO DAS AÇÕES PARA 2015 (SÍNTESE) Ação Descrição Iniciado? Situação Novo Portal Implantação da nova plataforma e do novo portal. Projeto em andamento com cerca de 80% das atividades concluídas. Previsão de entrada em produção agosto de Agência de Comunicação Contratação de agência de comunicação para suporte às atividades de divulgação da Agência. Projeto foi elaborado e está em fase de revisão para apresentação à diretoria da Agência. Redução da complexidade dos contratos de Eventos Articulação interna da Anvisa para o estabelecimento de uma continuidade na área de eventos. Fase de negociação com as áreas jurídicas e de contratos. Organização da Força de Trabalho Recuperação da força de trabalho da área de Comunicação a fim de garantir uma estrutura para manutenção das atividades rotineiras Diagnóstico e projeto em discussão com a Diretoria de Gestão. Patrocínios Regularização do processo de patrocícios pela Anvisa. Processo normatizado internamente. Edital de patrocínios com previsão de publicação em novembro de Estande Padrão Definição de estratégia e materiais para presença da Anvisa em eventos. Primeira versão elaborada e em fase de análise interna pela Assessoria de Comunicação. Treinamento em Comunicação Treinamento de porta vozes e melhoria da gestão em Comunicação Termo de Referência elaborado em trâmite junto ao RH.

11 Comunicação Interna Definição de equipe e procedimentos de trabalho na promoção dos assuntos internos. Assunto contemplado no processo de organização da força de trabalho. Linhas Editoriais Alinhamento da Política de Comunicação da Anvisa aos produtos editados pela Anvisa. Não Trabalho não iniciado formalmente. Será conduzido na forma de uma revisão da Política de Comunicação e edição de Procedimentos internos para a área de comunicação.

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