Manual do usuário. Seu negócio, nosso compromisso. PoliDados Gestão Empresarial

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1 2013 Manual do usuário Seu negócio, nosso compromisso. PoliDados Gestão Empresarial

2 Versão 1.1 1

3 Sumário MóDULO PDV... 4 CADASTRO DE PRODUTO... 4 EMISSÃO DE CUPOM FISCAL... 4 CADASTRO DE CLIENTES... 4 MóDULO CONTROLE... 4 CONTROLE DE ESTOQUE... 4 CONTROLE DE FORNECEDORES... 4 CONTAS A RECEBER... 4 CONTAS A PAGAR... 4 RELATÓRIOS... 4 ORDENS DE SERVIÇOS... 4 MóDULO NOTA FISCAL ELETRÔNICA... 4 EMISSÃO DE NF-e... 4 ENTRADA DE NF-e... 4 IMPORTAÇÃO DE NF-e (XML)... 4 MóDULO SPED... 4 EFD FISCAL... 4 EFD CONTRIBUIÇÕES Informações... 6 Software... 7 O que é?... 7 Um computador é composto por Hardware, que por sua vez é a parte externa de sua estrutura. E o Software que então forma a parte interna, sendo assim, o sistema. O sistema, ou software, tem como foco automatizar, e evitar redundância dos dados mais importantes e corriqueiros do nosso dia a dia. Trazendo para nós toda facilidade de acesso e, também, de compartilhamento de informações com mais rapidez Tela de Login / Senha Cadastrando a sua Empresa Tela Principal Menu Cadastros Cadastro de Vendedores / Funcionários/ Representantes Cadastro de Clientes Cadastro de Clientes Simplificado Grupo de Clientes Agenda de Contatos Fornecedores Transportadoras Plano de Contas do Caixa e Plano de Contas Patrimonial Centro de Custos Estado / ICMS Contratos Contas de Contratos Extintores Veículos Bancos / Factory Menu Financeiro Meios de Pagamento Operações Fiscais CFOP - Código Fiscal de Operação ICMS Menu Estoque

4 7.1 Estoque de Produtos e Serviços Grupos e Subgrupos Ajuste de Estoque Ajuste de Margem de Lucro por grupo Alterar Estoque em Massa Tabelas de Preço de Venda Inventário de Estoque Impressão de Etiquetas de Produtos Entrada de Estoque simplificada Menu Compras Menu Faturamento Balcão de Vendas Painel de Controle Serviços Ordem de Serviço Manutenção Ordem de Serviço por Veículo Manutenção Fechamento de O.S Financeiro Contas a Receber Movimentação Contas a Receber Baixa de Documentos por Banco/Factory Impressão de Boletos Bancários Enviar Arquivos de Remessa para o Banco Processar Retorno do Banco (Baixa de Títulos do Banco) Relatório de Processamento do Retorno Contas a Pagar - Movimentação Controle de Caixa Fluxo de Caixa e Fluxo de Caixa por Centro de Custo Relatórios Frente de Caixa Exportação de Arquivos Para Balança Cadastro Operadores de Caixa Abertura/Fechamento de turno Histórico de Turnos Configurações / Ajuda

5 MóDULO PDV CADASTRO DE PRODUTO EMISSÃO DE CUPOM FISCAL CADASTRO DE CLIENTES MóDULO CONTROLE CONTROLE DE ESTOQUE CONTROLE DE FORNECEDORES CONTAS A RECEBER CONTAS A PAGAR RELATÓRIOS ORDENS DE SERVIÇOS MóDULO NOTA FISCAL ELETRÔNICA EMISSÃO DE NF-e ENTRADA DE NF-e IMPORTAÇÃO DE NF-e (XML) MóDULO SPED EFD FISCAL EFD CONTRIBUIÇÕES 4

6 Introdução No seguinte Manual de usuário teremos a satisfação de demonstrar o nosso trabalho perante ao sistema implantado na sua empresa. Suas funcionalidades, necessidades e, acima de tudo, esperamos auxiliar ao máximo no gerenciamento do seu negócio. 5

7 1 Informações Equipamento Mínimo Necessário Processador com 2 GHz de velocidade Monitor padrão VGA ou superior 256 MB de memória RAM 150 MB de espaço livre em disco rígido (HD) Sistema Operacional MS Windows XP, Vista ou Seven. Suporte Técnico A Polidados fornece suporte e atendimento aos nossos clientes por telefone, no local, por MSN/Skype e remotamente via Internet. O serviço de suporte técnico funciona de Segunda à Sexta-feira, nos dias úteis, no seguinte horário: das 8:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:30 horas. O telefone para Suporte Técnico: (55) para Suporte: suporte@polidados.com. MSN para Suporte: polidados@hotmail.com. Site para informações: Observações Os valores utilizados no manual são apenas exemplos, nenhum cliente, produto, ou valor utilizados nas imagens são de uma empresa real. 6

8 Software O que é? Um computador é composto por Hardware, que por sua vez é a parte externa de sua estrutura. E o Software que então forma a parte interna, sendo assim, o sistema. O sistema, ou software, tem como foco automatizar, e evitar redundância dos dados mais importantes e corriqueiros do nosso dia a dia. Trazendo para nós toda facilidade de acesso e, também, de compartilhamento de informações com mais rapidez. 7

9 Tela de Login / Senha Sempre que você for entrar no Poligestor, abrirá uma tela de login e senha para identificar qual usuário vai utilizar o sistema. Insira o seu login e senha e pressione OK para ter acesso ao sistema. 2 Cadastrando a sua Empresa Na primeira vez que você entrar no sistema você deverá cadastrar a sua empresa no sistema. Você precisa cadastrar no mínimo os campos em Negrito: CNPJ, Razão Social, Logradouro e Cidade para poder começar a usar o programa. Após preencher os campos com seus dados, clique no botão Salvar. 8

10 OBS.: Essa tela só vai aparecer na primeira vez que você entrar no programa, depois de feito o cadastro, ela não aparecerá novamente. Se você quiser alterar algum dado futuramente, você pode acessar essa tela pelo menu: Cadastro\Cadastro da Empresa, ou em: Configurações\Cadasto da Empresa. 3 Tela Principal Essa é a tela principal do programa, ela vai aparecer após inserir o seu login e senha. Os números indicam os atalhos para acessar as principais funções do programa: 1 - Cadastro de Clientes / Associados 2 - Cadastro de Fornecedores 3 - Cadastro de Compras 4 - Cadastro de Produtos / Serviços 5 - Abre o cadastro das Operações Fiscais 6 - Abre o Emissor de Notas Fiscais Eletrônicas 7 - Exportação do arquivo SPEDFiscal e EFD / PIS-COFINS 8 - Controle do Caixa 9 - Renegociação 10 - Contas a Pagar 11 - Parâmetros do Sistema 12 - Controle de Usuários 13 - Emissor de Cupom Fiscal 14 - Balcão de Vendas 15 - Calculadora Comercial 9

11 16 - Sair do Sistema 4 Menu Cadastros Depois de ter feito o cadastro de sua empresa e conhecido a interface do programa, chegou a hora de cadastrar os clientes, funcionários, representantes e outros. 4.1 Cadastro de Vendedores / Funcionários/ Representantes Nessa tela você cadastrará seus vendedores, funcionários e representantes. Esse cadastro esta no menu Cadastros\Vendedores / Funcionários / Representantes. Clique no botão Novo para Preencher os dados, como: Nome, Data de Admissão, Endereço, Cargo... Marque a classificação, se é Funcionário, Vendedor ou Representante e você pode marcar se ele é comissionado ou não. Se preferir, pode colocar a foto do funcionário, pegando uma foto salva no computador ou tirar uma foto com a webcam. Após preencher os dados, clique no botão Salvar. 4.2 Cadastro de Clientes Para acessar a tela de cadastro de clientes existe 3 formas: Acessar o menu Cadastros\Clientes e Associados, clicando no primeiro ícone da barra de atalhos ou pressionando as teclas Ctrl+C. Clique no botão Novo para incluir um cliente, uma tela vai aparecer perguntando se o cliente é pessoa física ou jurídica. Após escolher, abrirá uma tela semelhante à tela de cadastro da empresa. 10

12 Preencha os dados, e clique no botão Salvar. Você pode preencher informações adicionais aos clientes, clicando nas abas Dados Adicionas, Referências, Autorizados... Localizados na parte superior da janela. Para fazer a edição dos dados de um cliente, clique duas vezes no nome do cliente, então a tela acima abrirá novamente, faça as alterações que forem necessárias e clique no botão Salvar. 11

13 4.3 Cadastro de Clientes Simplificado Outra forma de cadastrar um cliente é utilizando o Cadastro de Clientes Simplificado. Para abrir essa tela acesse o menu Cadastros\Cadastro de Clientes Simplificado. A interface é mais simples que a outra forma, e nela você cadastra só os dados necessários. Se você decidir adicionar outros dados para esse cliente mais tarde, você vai encontrá-lo junto aos outros clientes já cadastrados usando o método anterior. 4.4 Grupo de Clientes Você pode criar grupos para seus clientes. Para criar um grupo de clientes acesse o menu Cadastros\Grupo de Clientes. A interface é bem simples, clique no botão Incluir e digite o nome do grupo de clientes do campo Descrição, após isso é só clicar no botão Salvar. Para colocar um cliente no grupo, você precisa estar na tela de cadastro de clientes (mostrado no item 5.2) selecionar o cliente que vai para o grupo e clicar na aba Dados adicionais, localizado na parte superior da tela. Depois de entrar nos Dados adicionais, selecione o grupo que desejar no campo Grupo de Clientes. 12

14 4.5 Agenda de Contatos O Poligestor possui uma agenda de contatos onde você pode ver os dados de contatos de todos os clientes, funcionários, vendedores, representantes e fornecedores. Para usar a agenda de contatos, acesse o menu Cadastros\Agenda de Contatos. Digite o nome da pessoa que você quer as informações de contato ou clique no botão com uma lupa para listar todos os seus contatos. 4.6 Fornecedores Para cadastrar os Fornecedores, acesse o menu Cadastros\Fornecedores. Clique no botão Novo para incluir um Fornecedor. Após preencher os dados clique em salvar. Na parte superior tem seis abas, em Contas a Pagar você pode ver as contas que tem a pagar com o fornecedor e em Compras o que você comprou com ele. 13

15 4.7 Transportadoras A tela de cadastro das transportadoras é uma tela prática, para cadastrar, acesse o menu Cadastros\ Transportadoras. Clique no botão Incluir para adicionar uma nova transportadora, preencha os dados e se preferir coloque o logotipo da transportadora ou imagem para identificá-la. 14

16 4.8 Plano de Contas do Caixa e Plano de Contas Patrimonial Para acessar o plano de contas do caixa, acesse o menu Cadastros\Plano de Contas do Caixa e para acessar o plano de contas patrimonial, acesse o menu Cadastros\Plano de Contas Patrimonial. 15

17 Para criar uma conta, clique no botão Incluir. Nessa tela você escolhe a Natureza da conta, se é Devedora ou Credora e o Tipo de Conta, se é Sintética ou Analítica. Os códigos das contas são estruturados, sempre vai ter uma conta superior a outra. No exemplo abaixo a Conta Analítica 2 tem como conta superior a Conta Sintética 2 e ela tem uma superior a ela com mostra no nome dela Conta Sintética-2. Na imagem anterior mostra como as contas estão estruturadas. 16

18 Preencha como preferir e clique no botão Salvar. Você só pode criar contas analíticas a partir do terceiro nível da estrutura. Esse método vale para Plano de Contas do Caixa e Plano de Contas Patrimonial. 4.9 Centro de Custos Acesse o menu Cadastro\Centro de Custos para criar um centro de custos. Clique no botão Incluir para adicionar um Centro de Custos, preencha o nome e clique no botão Salvar. O centro de custos é usado no menu Compras\Movimentação Mercadorias para revenda quando for criar uma nova nota fiscal, isso será mostrado mais adiante. 17

19 4.10 Estado / ICMS Para cadastrar um ICMS de Estado acesse o menu Cadastros\Estado/ICMS. Clique em Novo para cadastrar o ICMS de estado, preencha os campos Sigla e Nome do Estado e digite Dados da Tributação do Estado. Clique no botão Salvar para concluir o cadastro. Você só pode cadastrar um ICMS de estado para cada estado Contratos Acesse o menu Cadastros\Contratos para ver os contratos. Clique no botão Novo para criar um contrato. Preencha a Data Inicial e Final, a Descrição, Valor do Contrato e dos Dias de Fechamento e Vencimento. Selecione o Cliente e a Forma de Pagamento, carregue o documento do contrato e se preferir, digite Observações. Clique no botão Salvar para concluir o contrato. 18

20 Os campos Perc. Reajuste (%) e Data Reajuste serão utilizados quando for fazer um reajuste no Contrato, assim como Reforço Anual e Data do Reforço serão utilizados quando houver um reforço Contas de Contratos Para acessar as Contas de Contratos entre no menu Cadastros\Contratos e clique no botão inferior da direita Contas.... Nessa tela mostra os contratos existentes. Selecione o cliente que você deseja recuperar a conta e clique no botão Recupera Contas, na tela de baixo exibirá os contratos do cliente. Você pode recuperar as contas pelo mês da apuração, para isso clique na aba Filtros Gerais. 19

21 O botão Refaturar vai criar uma Conta a Receber e gerar um boleto com o valor do contrato. 20

22 4.13 Extintores Para Cadastrar um extintor, acesse o menu Cadastros\Extintores e clique no botão Incluir. Preencha os campos Código do Extintor, Tipo, Ordem, selecione o cliente, a Localização, capacidade e assim por diante. Após preencher tudo clique no botão Salvar Veículos Acesse o menu Cadastros\Veículos para cadastrar um veículo. Clique no botão Incluir para cadastrar um carro, digite a placa, UF, Certificado e selecione o Cliente ou Proprietário do veículo. Se preferir, coloque uma foto do carro e digite Marca, Modelo, Cor, Ano e selecione a cidade. Caso use um carreteiro, digite os dados do mesmo. 21

23 4.15 Bancos / Factory Por padrão, o poligestor trás alguns bancos cadastrados, se você quiser adicionar mais bancos, acesse o menu Cadastros\Bancos / Factory. Para adicionar um banco clique no botão Incluir, digite o Código e o Nome do Banco e marque se o banco está ativo ou não e clique no botão Salvar. 22

24 5 Menu Financeiro 5.1 Formas de Pagamento Nessa tela você cadastrará as formas de pagamento de sua empresa, acesse o menu Financeiro\Formas de Pagamento. Digite o nome da forma de pagamento, se haverá acréscimo ou desconto, Dia Fixo, Intervalo de Dias entre as parcelas e Quantidade de Parcelas. Selecione o Tipo de Pagamento: A prazo, a vista, cheque, cartão... Você pode marcar as opções Arredondar Valor e Permitir alterar quantidade de parcelas no crediário. No final marque se você quer inserir a Parcela Maior da compra na Primeira Parcela ou na Última Parcela. 5.2 Meios de Pagamento Nessa tela você cadastra os meios de pagamento de sua empresa. Acesse o menu Financeiro\Meios de Pagamento para abrir a janela. No Poligestor já vem por padrão cadastrado algumas formas. 23

25 Se você quiser adicionar um meio de pagamento clique no botão Novo. Preencha os campos Descrição e Meio de Pagamento e marque se vai ser Crediário, Cartão ou Convênio. Se for convênio selecione a forma de pagamento. 6 Operações Fiscais 6.1 CFOP - Código Fiscal de Operação Para cadastrar um Código Fiscal de Operação, acesse o menu Operações Fiscais\Cadastro de CFOP. Clique em Novo para cadastrar um CFOP, digite o código do CFOP e de acordo com o código que você digitar, o tipo de Operação dele será de Entrada ou Saída. Digite a Natureza da Operação. 24

26 O Texto Legal aparecerá nos dados adicionais da nota fiscal, você pode inserir dados da nota fiscal clicando no botão Variáveis. O CFOF será utilizado na emissão da nota fiscal e da nota fiscal eletrônica. 6.2 ICMS Acesse o menu Operações Fiscais\Cadastro de ICMS para cadastrar um ICMS, clique em Novo. Digite a Descrição e faça as Configurações do ICMS no estado e fora do estado. Selecione o ST (Substituição Tributária), preencha os valores de Alíquota e Base de Cálculo e escreva um Texto Legal se preferir. Clique no botão Salvar para concluir o cadastro do ICMS. 7 Menu Estoque No menu Estoque, localizado na parte superior da tela, você encontra as ferramentas para controlar o seu estoque como: Estoque de Produtos e Serviços, Tabela de Preço de Venda, Ajuste de Estoque, Inventário de Estoque, Grupos e Subgrupos de produtos. 7.1 Estoque de Produtos e Serviços Para cadastrar um produto clique no quarto ícone da barra de atalho, você pode abrir também pelo menu Estoque\Estoque de Produtos e Serviços ou pressionando as telas Ctrl+E. Clique no botão incluir, localizado na parte inferior da tela para adicionar um produto no estoque. Na tela de cadastro de produtos digite os dados do seu produto: Código, Tipo (Mercadoria para revenda, Produtos em elaboração, Consumo próprio, Matéria prima ou Serviço / Contrato), Localização do Produto, Descrição, Validade, Estoque inicial, Estoque Mínimo, Estoque Maximo, Preço de Compra, Preço de Venda, Lucro... 25

27 O poligestor permite incluir muitos detalhes aos produtos como a foto do produto, você ainda pode colocar a Composição do produto, Dados Adicionais, Dados Tributários, Tabela de Preços e Consulta de Movimentação. A aba de Composição de produtos pode ser utilizada em produtos feitos por você, você pode cadastrar outros produtos como matéria prima ou outros produtos como composição, e quando você fazer a venda do seu produto, você pode colocar para baixar no estoque os produtos de composição. Depois que você preencher os dados clique em Salvar 26

28 Depois que você cadastrar os seus produtos você terá uma tela parecida com a tela acima. 7.2 Grupos e Subgrupos Os grupos e subgrupos são utilizados para a organização dos seus produtos e para ajustes de margem de lucro. Para criar um grupo ou subgrupo clique no menu Estoque\Grupos e Estoque\Subgrupos. A sua criação é simples, é só clicar no botão Incluir, digitar o nome do grupo no campo Descrição e clique no botão Salvar. Esse método para criar vale para Grupos e Subgrupos. 27

29 Para você colocar um produto em um grupo ou subgrupo, basta seleciona-los na tela de cadastro de produtos. Você pode incluir o grupo e subgrupo em um produto que já está cadastrado. 7.3 Ajuste de Estoque Caso seu estoque esteja errado, faltando ou sobrando mercadoria, você pode fazer um ajuste no estoque, acessando o menu Estoque\Lançamentos / Ajustes Diversos\Ajuste de Estoque. O uso dessa tela é bem simples, coloque a data e o motivo do ajuste, em produtos insira o código do produto ou clique no botão com uma lupa para pesquisar o produto, digite o Novo Estoque e se quiser, pode alterar o preço de custo também, após completar os campos clique no botão Ajustar. 7.4 Ajuste de Margem de Lucro por grupo Esse ajuste serve para você alterar o Preço de Venda de um grupo ou subgrupo. Para abrir essa tela você deve acessar o seguinte caminho: Estoque\Lançamentos / Ajustes Diversos\Ajuste de Margem de Lucro por grupo. 28

30 Você deve selecionar o grupo que vai ter o ajuste ou o subgrupo. Se você escolher o grupo e o subgrupo, só os produtos que estão no grupo e subgrupo serão ajustados. 7.5 Alterar Estoque em Massa Para alterar o estoque em massa acesse o menu Estoque\Lançamentos / Ajustes Diversos\Alterar Estoque em Massa. Nessa tela você pode Alterar o NCM de vários produtos juntos, alterar a margem de lucro dos produtos listados ou fixar uma margem de lucro aos produtos. Na parte inferior da tela, marque a forma que você deseja ajustar e digite o valor. Para adicionar produtos a lista, clique em Incluir Produto, ou se preferir, você pode adicionar um grupo, subgrupo, produtos de um determinado fornecedor ou todos os produtos. Clique no botão que você deseja, localizados no lado direito da tela. 29

31 OBS.: Quando for adicionar produtos pelo Incluir Produtos, todos os produtos que estiverem aparecendo na lista irão para a tela de ajuste, para remover os produtos que você não deseja ajustar, utilize os filtros localizados na parte superior da tela. 7.6 Tabelas de Preço de Venda Para acessar as tabelas de Preço, acesse o menu Estoque\Tabela de Preço de Venda. Clique em incluir para criar uma tabela de preço. Preencha os campos de acordo com a sua necessidade, colocando a forma de pagamento vinculada a tabela, o reajuste da tabela e marcando a base de cálculo, se é Preço de Venda ou Preço de Custo. Após preencher esses dados, adicione os produtos clicando em Adicionar Produtos. O método de adicionar os produtos na tabela de preço é o mesmo utilizado no ajuste de estoque em massa mostrado acima. Para fazer a edição da tabela ou adicionar mais produtos, acesse o caminho novamente e você verá todas as tabelas que você possui no momento, para editar seleciona a tabela e clique na aba Editar na parte superior do programa ou clique duas vezes sobre a mesma. 30

32 7.7 Inventário de Estoque Quando você quiser ver o seu inventário do seu estoque, acesse o menu Estoque\Inventário de Estoque. Do lado direito da tela, clique no botão Criar Inventário os seguintes campos: Data de Inventário, Livro Nº. Descrição do Inventario e você ainda pode marcar a Opção Importar lista de produtos de cadastro de estoque e calcular a quantidade e custo do período. Depois de preenchido clique em Ok e abrirá uma nova tela onde você cadastrará os produtos que vão para o inventário, se você deixar aquela opção marcada ele preenchera automaticamente com todos os produtos, mas você pode fazer o também o inventario do estoque de um determinado grupo de produtos. 31

33 Após ter adicionado os produtos que você deseja no inventário, o Poligestor salvará automaticamente o seu inventario. Você poderá imprimir o inventário, uma capa para seu inventario e imprimir um termo de abertura e encerramento do inventario, para imprimir clique nos botões na caixa de Inventário localizado do lado direito da tela. Você ainda pode imprimir uma página para você fazer uma contagem no Estoque, para isso clique no botão Contagem. 7.8 Impressão de Etiquetas de Produtos Depois de cadastrado os seus produtos, você pode imprimir etiquetas com código de barra para colocar nos seus produtos. Para imprimir as etiquetas acesse o menu Estoque\Impressão de Etiquetas de Cód. de Barra. O Poligestor possui 4 modelos de etiquetas: Etiqueta Contínua 5 x 3 com Código de Barra, Nome do Produto Etiqueta 7 Colunas por 18 Linhas com Código de Barra, Valor Etiqueta 4 Colunas por 20 Linhas com Código de Barra, Valor, Descrição Etiqueta 2 Colunas por 9 Linhas com Descrição e Valor Após escolher o modelo de sua preferência, selecione a impressora, adicione os produtos clicando no botão Adicionar Produtos. Na coluna Qtd. Etiquetas coloque o número de etiquetas que você deseja de cada produto e clique em imprimir. 32

34 7.9 Entrada de Estoque simplificada Essa tela é utilizada para fazer uma entrada simplifica no estoque. Para acessar vá até o menu Estoque\Entrada de Estoque Simplificada. Digite a data da entrada, selecione o fornecedor e o motivo dessa entrada. Após isso selecione um ou mais produtos para fazer a entrada. Para adicionar um produto selecione a primeira coluna Código e pressione F8 para abrir a tela com os produtos, selecione o produto e clique no botão Ok, para adicionar mais produtos clique no sinal + na parte superior ou pressione Tab até adicionar mais um espaço em branco, então pressione F8 para adicionar o produto e assim por diante. 33

35 Depois de adicionar o produto, você pode alterar o Custo Reposição, a Quantidade, o Lucro (%) e o Preço Venda. Para isso clique duas vezes na coluna que você deseja alterar e insira o novo valor. Após ter feito as alterações necessárias, clique no botão Processar Movimento. 8 Menu Compras É nesse menu que você fará as movimentações de mercadorias para revenda e movimentações de matéria prima da sua empresa. Os passos a seguir servem para Mercadorias para Revenda e para Matéria Prima. Acesse o menu Compras e escolha entre Movimentação - Mercadorias para Revenda e Movimentação - Matéria Prima para começar a movimentar. Clique no botão Nova Nota para realizar um compra. 34

36 Nessa tela você vai começar usar o que cadastrou anteriormente. Selecione o Fornecedor, Plano de Contas, Centro de Custo e o CFOP. Digite o Número da Nota Fiscal, a série, Data de Emissão e Entrada e Preencha os detalhes: Base de calculo, Valor do ICMS... Valor Total dos Produtos e Valor Total da Nota. 35

37 Agora clique na aba Itens da Nota Fiscal. Para inserir um produto selecione a coluna Código e aperte F8 para abrir a janela de pesquisa, selecione os produtos que você quer na nota, a quantidade, Valor Total, Custo de Aquisição... Após ter preenchido os produtos, clique no botão Processar Movimento para finalizar. Lembre-se que a soma do Valor Total de todos os produtos, deve fechar com o Valor Total da Nota. 36

38 9 Menu Faturamento Nesse menu estão as ferramentas de faturamento da empresa como: Balcão e Vendas, Emissão de Nota Fiscal e Controle de Carregamento. 9.1 Balcão de Vendas Você pode acessar o Balcão de Vendas de 3 formas: Acessando o menu Faturamento\Balcão de Vendas, pelo atalho Ctrl + V ou clicando no 14º botão na barra de atalhos. 37

39 Clique no botão Novo Balcão para realizar uma operação. Após clicar, aparecerá a janela abaixo perguntando se vai ser Orçamento, Pedido ou Venda. Escolha a operação e clique no botão Ok. 38

40 Nessa tela você realizará suas vendas. Selecione o Cliente e o Vendedor e preencha a data de Emissão, de Entrega e a Hora. Se o cliente não estiver cadastrado, pressione F3 para cadastrar um novo cliente e F4 para alterar os dados do cliente já selecionado. Você pode trocar o tipo de operação, por exemplo: Se você escolheu na tela anterior Orçamento, agora você pode alterar par a venda. Para adicionar os produtos, clique na coluna Código e pressione F8 para escolher o produto, digite a quantidade, e se quiser dar um desconto só para esse produto, digite na coluna desconto. Para inserir mais produtos, clique a tecla Tab até aparecer uma nova linha ou clique no sinal de + localizado na parte de baixo do campo dos produtos. Na parte inferior do programa digite o valor de frete, seguro, despesas se houver para ser incluído no Valor Total. Você pode também, dar um desconto ou acréscimo, por porcentagem ou por valor no Valor Total. Do lado direito da tela existe o botão F5 - Procurar, você pode utilizá-lo para ver todas as compras do cliente e ver se o mesmo tem comprado recentemente. O botão Faturamento você vai utilizar para criar um crediário. Escolha a Condição de pagamento, quantidade de parcelas e Data do Vencimento Inicial e clique no botão Criar Crediário. 39

41 Depois de criar o crediário, coloque as datas de vencimento das parcelas, imprima os boletos das parcelas clicando no botão Boleto Fatura para imprimir todos os boletos ou clique em Boleto Parcela para imprimir o boleto da parcela seleciona. Para terminar o crediário, clique no botão Concluir (F2). Para finalizar a compra, clique no botão Imprimir N.F para imprimir a nota fiscal ou clique no botão Cupom Fiscal para imprimir um cupom fiscal. 40

42 10 Menu NF-e Aqui você irá encontrar ferramentas voltadas à Emissão de Notas Fiscais eletrônicas Painel de Controle Neste painel estão presentes todas as possibilidades referentes a NF-e, são atalhos facilitando o acesso Emissor de NF-e O emissor de NF-e permite que você emita notas, redija pré-notas, clone suas notas, as cancele/estorne caso for constatado algum erro, enfim, todo o controle sobre suas NF-e. 41

43 Para emitir uma NF-e será necessário ir em Nova Nota, clicando neste botão abrirá uma janela: 42

44 Onde estarão todos os dados necessários a serem preenchidos, o Destinatário, no caso, quem receberá a NF-e. Será necessário também puxar uma Operação Fiscal, uma CFOP como natureza da operação. Nas abas ao lado terão as outras necessidades da nota, como o Item em questão da compra/venda/devolução/serviço, os valores de impostos, transportes/fretes, até ao faturamento (se for o caso) e enfim, emissão da NF-e. Uma dica é sempre antes de emitir, de fato, clicar em Visualizar DANFE, ali será como a NF-e ficará depois de impressa, então certifique valores e todos os dados Inutilização de NF-e Para inutilizar uma NF-e basta digitar uma Justificativa para esta inutilização, logo após a sequência de números que deseja inutilizar Devolução Após uma venda ter sido faturada, através desta opção pode-se fazer a devolução dela. Selecionando a opção exata da Devolução a ser feita e logo abaixo a sua Origem, no caso, a venda e seus itens. 43

45 10.5 Relatórios de NF-e Aqui você poderá ter uma relação de todas as NF-e emitidas em certo período de tempo, este o qual, você determina, sendo possível também escolher de qual período/operação, qual cliente/fornecedores, vendedores, CFOP e/ou N da NF-e. 11 Serviços Esse menu você utilizará para fazer suas Ordens de Serviço (O.S) de manutenção, para veículos e para instalações, fazer o fechamento das mesmas Ordem de Serviço Manutenção Nesta janela poderá ser feito a venda, orçamento ou pedido de algum produto. 44

46 A tela de Ordem de Serviço possui o campo Status da O.S onde você deve selecionar se está em Aberto, em Andamento, Pendente ou Concluída. Você deve preencher os campos Equipamento, Nº. Série do Equipamento e Defeitos Constados / Observações que não possuem no Balcão de Vendas. Possui também o botão Fechar O.S para você realizar o fechamento da O.S, localizado do lado direto da tela. 45

47 11.2 Ordem de Serviço por Veículo Manutenção Essa O.S igual a anterior só que você não precisa selecionar o Status da O.S e no lugar dos campos Equipamentos e Nº. de Série do Equipamento tem o campo Kilometragem. Para acessar essa tela entre no menu Serviços\Ordem de Serviço por Veículo Manutenção. 46

48 11.3 Fechamento de O.S Para realizar o fechamento de uma Ordem de Serviço, selecione a O.S e o Técnico Responsável, no campo Serviços Executados mostrará o que foi feito. Preencha também a Data e Hora do Fechamento e clique no botão Fechar O.S para concluir. Acesse essa tela no menu Serviços\Fechamento de O.S. 12 Financeiro Por esse menu você controlará a parte financeira da sua empresa, você verá as contas a receber e a pagar, controle e fluxo de caixa, conta corrente da empresa e impressão de boletos bancários Contas a Receber Movimentação Para você verificar suas contas a receber, existe três formas de acessar, pelo menu Financeiro\Contas a Receber Movimentação ou pressionando as teclas Ctrl+R. 47

49 Para dar baixa em um das contas, selecione a conta e clique no botão Baixar Título, abrirá a tela a seguir. Selecione a forma de pagamento, o banco e preencha se campos de baixo caso tenha juro, multa ou desconto Contas a Receber Baixa de Documentos por Banco/Factory Acesse essa tela pelo menu Financeiro\Contas a Receber Baixa de Documentos por Banco/Factory. Preencha o campo Data Pagamento e selecione a Forma de Pgto e o Banco/Factory, preencha também se vai ter Acréscimo ou Desconto. 48

50 Após preencher os campos anteriores, clique no botão Incluir e selecione as contas que você ter para receber, você pode utilizar também os botões Incluir de Factory e Incluir por Data de Vencimento, e para terminar clique no botão Baixar Títulos Selecionados. Essa é a tela para Incluir por Data de Vencimento 12.3 Impressão de Boletos Bancários Para emitir cobranças aos clientes, acesse o menu Financeiro\Impressão de Boletos Bancários, para poder imprimir os Boletos Bancários. Clique no botão Incluir Contas para adicionar as contas que você tem a receber e selecione a Conta Corrente do Boleto, clique em Imprimir Boleto para finalizar a impressão. 49

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52 12.4 Enviar Arquivos de Remessa para o Banco Acesse o menu Financeiro\Enviar Arquivos de Remessa para o Banco para acessar essa tela. Assim que acessar essa tela, o Poligestor mostrará todos boletos que estão disponíveis para serem enviados ao banco. Se não quiser enviar algum boleto, selecione o boleto e clique no botão Não Enviar essa Conta Agora e para enviar ao banco clique no botão Gerar e Enviar Arquivos de Remessa para Pasta do Banco Processar Retorno do Banco (Baixa de Títulos do Banco) Para acessar essa tela entre no menu Financeiro\Processar Retorno do Banco (Baixa de Títulos do Banco). Selecione a conta corrente e clique no botão Ler Retornos da Conta Corrente, você verá a Lista de Retorno dos Bancos, para processar os retornos, clique no botão Processar Retornos. Se quiser imprimir um relatório dos processos, clique no botão Imprimir Relatório de Processamento do Dia 51

53 12.6 Relatório de Processamento do Retorno Acesse o menu Financeiro\Relatório de Processamento do Retorno para imprimir o relatório. Digite a Data Inicial e a Data Final que você quer que apareça no relatório e clique no botão Ok. 52

54 12.7 Contas a Pagar - Movimentação Existem 2 formas de acessar, pelo menu Financeiro\Contas a Pagar Movimentação ou teclando Ctrl+P. Para dar baixa em uma conta, clique no botão Baixar Título. Para incluir uma conta, clique no botão Novo localizado na parte inferior da tela. Marque a espécie e o status da conta e logo após selecione o Fornecedor, o Plano de Contas e a forma de pagamento. Digite o número da Nota Fiscal, os Documentos, data de Emissão, Vencimento e Recebido da Fatura. Coloque o Valor, selecione o Banco e se preferir digite o Histórico e uma Observação. 53

55 12.8 Controle de Caixa Para controlar o caixa acesse o menu Financeiro\Controle de Caixa. Essa tela mostrará todos os seus caixas, para criar um clique no botão Novo Caixa. 54

56 Nessa tela mostra todos os seus lançamentos, para fazer um lançamento, clique no botão F2 Novo Lançamento ou pressione a tecla F2. 55

57 Digite a Data Movimento, o Documento, a Data Documento, selecione o Plano de Contas, digite o Valor e selecione a conta Patrimonial e o Centro de Custos. OBS.: No Plano de Contas, selecione uma Conta Analítica Credora para entradas de dinheiro e Conta Analítica Devedora para saídas de dinheiro Fluxo de Caixa e Fluxo de Caixa por Centro de Custo Para você ver o seu fluxo de caixa, acesse o menu Financeiro\Fluxo de Caixa e para acessar o Fluxo de Caixa por Centro de Custo acesse o menu Financeiro\Fluxo de Caixa por Centro de Custo. Digite a Data Inicial e a Data Final que você quer que apareça no relatório de Fluxo de Caixa e clique no botão Ok. 56

58 Agora escolha o tipo de Fluxo de Caixa que você quer: Fluxo de Caixa Analítico, Fluxo de Caixa Sintético ou Fluxo de Caixa Mensal. Clique no botão Ok e depois é só clicar em imprimir. 13 Relatórios Neste menu, a cada opção de relatórios você terá a oportunidade de ter dados, valores e afins selecionados por períodos (datas). Escolhidos, estes, por você mesmo. Ou, se for o caso, um relatório que não seja por data, trará dados envolvendo todo histórico do seu sistema para as páginas, prontas para impressão, se assim for sua preferência. As opções envolvem relatórios de visualização de dados, dependem e alteram a cada busca e a seus filtros. 14 Frente de Caixa 14.1 Exportação de Arquivos Para Balança Se você utiliza balança, você pode exportar os arquivos do estoque para sua balança. Para exportar, acesse o menu Frente de Caixa\Exportação de Arquivos Para Balança. É só selecionar o setor e a balança que você utiliza e clique em Exportar para enviar os arquivos para a sua balança. 57

59 14.2 Cadastro Operadores de Caixa Para adicionar um novo operador de caixa, é muito simples. Basta clicar em Incluir adicionar um Nome e uma senha para acesso. Logo após os dados preenchidos, clique em Salvar Abertura/Fechamento de turno Adicione uma abertura de turno, clicando em Abrir Turno adicione também, os valores correspondentes em Valor em caixa a Data e a Hora do movimento, para finalizar o turno procede o mesmo passo, mas na parte inferior esquerda da tela, onde diz Fim de turno. 58