GIFUG/RJ Gerência de Filial do Fundo de Garantia Rio de Janeiro/RJ

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1 GIFUG/RJ Gerência de Filial do Fundo de Garantia Rio de Janeiro/RJ Período Dezembro/2010 a Agosto/2012 1

2 A) APRESENTAÇÃO/RESUMO INICIAL / RELEASE INFORMAÇÕES BÁSICAS SOBRE A ORGANIZAÇÃO Razão Social: GIFUG/RJ Gerência de Filial do Fundo de Garantia do Rio de Janeiro da CAIXA ECONÔMICA FEDERAL. Ramo de Atividade: Prestação de Serviços (Banco Público) Responsável pela Operação do FGTS no Rio de Janeiro e no Espírito Santo. Endereço Completo: Avenida Rio Branco, 174, 23º. e 24º. andares CEP: , Centro, Rio de Janeiro, RJ Gestor Responsável: José Nilton Loureiro Araújo Lima Gerente de Filial Telefone: (21) jose.nilton@caixa.gov.br Número de Empregados: 179 Nome do Case: Rede de Talentos. Nome da Organização: GIFUG/RJ Gerência de Filial do Fundo de Garantia do Rio de Janeiro da CAIXA ECONÔMICA FEDERAL. Gestor Responsável: José Nilton Loureiro Araújo Lima. Apresentação A Gerência de Filial do Fundo de Garantia do Rio de Janeiro - GIFUG/RJ é uma unidade autônoma vinculada à Superintendência Nacional de Fundo de Garantia - SUFUG, e compõe a estrutura responsável pela administração do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS na Caixa Econômica Federal, que, por sua vez, é uma Empresa Pública de Direito Privado. Uma das linhas de atuação da CAIXA corresponde à gestão de fundos de governo e à atuação na execução de políticas públicas com viés social, a exemplo do FGTS, incluindo a aplicação de recursos em programas de habitação, saneamento e infraestrutura. A Lei 8.036/90, em seu art. 7º, designou a CAIXA Econômica Federal como Agente Operador do FGTS, definindo-lhe as competências na gestão do referido Fundo. Nesse sentido, foram criadas 16 unidades regionais para gestão do FGTS, implantadas para atender aos preceitos da Legislação. A GIFUG/RJ é uma destas unidades. A natureza das atividades desenvolvidas pela organização caracteriza-se por prestação de serviços na gestão dos processos de Arrecadação, Recuperação de Créditos, Gestão dos Pagamentos e Controle Contábil, Manutenção e Atualização dos Cadastros, Aplicação de Recursos, Cobrança dos Valores Aplicados, por sua vez, 2

3 suportados por estruturas de Informações e Apoio à Gestão, Monitoramento e Avaliação da Gestão. Os principais produtos derivados dos processos finalísticos das unidades regionais de administração do FGTS são: a consistência e integridade dos dados financeiros e cadastrais dos trabalhadores, empregadores e demais atores envolvidos com o FGTS, bem como os pertinentes a sua gestão, permitindo a disponibilização tempestiva aos interessados; a viabilização dos saques de valores, quando previstos em lei; a adoção de ações que busquem a recuperação de créditos; a gestão e controle de processos e dados e a execução de aplicações dos recursos do FGTS em programas sociais. A atuação da GIFUG/RJ abrange os Estados do Rio de Janeiro e Espírito Santo. As diretrizes estratégicas e organizacionais são definidas pela Superintendência Nacional do FGTS, em Brasília / DF. A força de trabalho é composta por recursos humanos da CAIXA denominados colaboradores, cuja admissão se dá por concurso público com contratos de trabalho regidos pela CLT, num total de 179 pessoas. Destas, 153 estão alocadas nos processos finalísticos e 26 nos de Apoio. A organização conta, ainda, com quatro estagiários, que executam atividades de suporte e cujos contratos de trabalho obedecem ao regime da CLT, regulamentados pela Lei /2008. Como principais necessidades da força de trabalho da organização, destacamos: suporte tecnológico na execução de suas atividades - sistemas, parque tecnológico e manutenção; informação e conhecimento. Como principais expectativas da força de trabalho da organização, destacamos: ascensão profissional e clima organizacional compatível com o padrão de gestão do negócio. Resumo da Prática A Rede de Talentos é uma prática de gestão estruturada, portável para qualquer unidade organizacional, que permite a disseminação de conhecimentos relevantes ao desempenho do negócio a partir do envolvimento voluntário e reconhecido dos colaboradores, contribuindo de forma determinante para o clima organizacional. Um das principais necessidades das pessoas é o domínio de informações e conhecimentos. A formação educacional da escolaridade básica até o nível strictu sensu é meta de qualquer individuo que busque ascensão profissional e financeira, além da satisfação pessoal. No ambiente corporativo, este cenário é refletido, cabendo ao gestor viabilizar ações para o atendimento das necessidades dos colaboradores para a aquisição de novos conhecimentos, conciliando as estratégias para atingir este objetivo com as metas e os resultados operacionais desejados pela organização. Os principais objetivos da prática são a formação de um contingente de colaboradores com conhecimentos específicos internalizados, aptos e disponíveis para, a qualquer tempo, conforme a conveniência da gestão da unidade, atuar de forma conjunta para a reversão de situações críticas e o atendimento das necessidades dos colaboradores na aquisição de novos conhecimentos. Além disso, é inegável a contribuição da prática para a melhoria da percepção do clima organizacional, à medida que permite a aquisição de novos conhecimentos, a 3

4 integração entre os colaboradores e o sentimento de reconhecimento pela alta direção. O capital intelectual pode ser diferenciado dos demais capitais dentro das organizações porque ele cresce quando compartilhado com os do mesmo grupo e não se deprecia com o uso. Ao contrário dos outros ativos, o seu valor decorre do uso. A Rede de Talentos atende simultaneamente a quatro fundamentos do Modelo de Excelência em Gestão da Fundação Nacional da Qualidade - FNQ e GESPUBLICA, conforme quadro a seguir: B) INTRODUÇÃO Nos últimos anos o conhecimento tornou-se um dos principais focos na composição do valor dos ativos das organizações. Os principais ativos intangíveis são conhecimento e informações, associados aos colaboradores das organizações. As organizações devem implantar estruturas sólidas para a concepção de conhecimento e que permitam a sua disseminação e assimilação pela força de trabalho, além de possibilitar a retenção dos seus colaboradores. Todo e qualquer conhecimento utilizado na execução dos processos e das práticas de gestão, por mais sofisticados que sejam os mecanismos de registro e documentação, possui um repositório essencial: nossos colaboradores. As estratégias de gestão do conhecimento são diversas e não existe padrão, pois a sua eficiência deve estar associada ao perfil da organização, do negócio, dos colaboradores e de outras particularidades que impactam a gestão do conhecimento no ambiente organizacional. A natureza de atuação da Gerência de Filial do FGTS é caracterizada pela verticalização na administração do FGTS. O ciclo operacional envolve processos diversos, embora interligados. 4

5 Além da diversidade de processos, o ambiente organizacional também é caracterizado pelo grande número de colaboradores distribuídos em espaço físico amplo, que dificulta as ações de integração. O modelo de ascensão funcional adotado na Gerência segue o padrão corporativo da CAIXA, onde o critério nível de conhecimento é diferencial nos processos seletivos para provimentos das funções gerenciais e técnicas. As operações de arrecadação do FGTS, liberações de valores e gestão de dados cadastrais atingem um volume mensal enorme, sendo alguns desses processos sujeitos a sazonalidades que podem gerar contingenciamentos, com impacto nos clientes trabalhadores e empregadores do FGTS. Este perfil da organização exige a adoção de estratégias de gestão do conhecimento que permitam a fluidez lateral de conhecimento, associada a fatores motivacionais com impacto positivo na satisfação dos colaboradores. A Rede de Talentos surgiu para atender às necessidades deste cenário, disseminando conhecimento e desenvolvendo uma equipe com múltiplas habilidades, capaz de contribuir com a organização nos casos de eventuais contingências. C) DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO Conceitos Básicos da Prática Rede de Talentos A prática está alinhada com a política de geração de conhecimento da CAIXA, baseada na estrutura do CHA (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes), onde cada componente da Rede de Talentos atua agregando valor. As vantagens e benefícios para o clima organizacional da unidade incluem: Disseminação do conhecimento; Proteção contra movimentações internas e externas de colaboradores; Aumento na estabilidade do negócio. Capacitação Maturação Voluntariado REDE DE TALENTOS C + H + A COMPETÊNCIA E RESULTADOS Conhecimentos Habilidades Atitudes O quadro anterior possibilita a formação de colaboradores multidisciplinares, onde a sua vinculação administrativa a determinado macroprocesso ou unidade organizacional passa a ser secundária. O colaborador tem a possibilidade de internalizar habilidades e conhecimentos de assuntos do FGTS de outras áreas, que vão além de seu perímetro de atuação. O conhecimento flui e se amplia no ambiente organizacional, sendo preservado de maneira mais eficiente. 5

6 A formação do colaborador com perfil multidisciplinar promove uma profunda modificação na forma de gestão. O foco sai da alocação predeterminada e estimada de recursos humanos nos macroprocessos ou unidade organizacional, baseada em estimativas históricas do volume de demandas e migra para o conceito do colaborador com múltiplas habilidades e conhecimentos, cuja alocação torna-se dinâmica e associada a volumes de demandas reais. A prática é composta de seis elementos, sendo que cinco guardam um relação de precedência quanto à lógica de execução. O último componente é o objetivo primário de formação de cadastro/contingente de colaboradores com o conhecimento e a habilidade adquiridos e internalizados. DIAGRAMA FUNCIONAL SELEÇÃO O objetivo desta etapa consiste em selecionar a temática de conhecimento a ser tratada pela Rede de Talentos. A temática é um conjunto de conhecimentos e habilidades necessários para a execução de um determinado processo ou subprocesso. A definição das temáticas considera os processos relevantes com elevada margem de contribuição ao desempenho global da unidade e com potencial de riscos financeiros, institucionais e de imagem. Os aspectos de sazonalidade das demandas e o potencial de geração de estoques também são relevantes. Requisitos exigidos para a temática/processo selecionado: Nível de complexidade média, permitindo a transferência do conhecimento com carga horária reduzida. Portabilidade do processo. Baixo nível de exigência de recursos e infraestrutura específica e dedicada. Ausência de restrição funcional (cargo/função) e de perfil para a execução do processo. 6

7 ADESÃO A adesão é feita pelo colaborador de forma voluntária, sem qualquer tipo de restrição por parte do gestor. Grande parte do valor agregado ao clima organizacional da unidade está na execução desta fase de forma adequada. As inscrições são abertas por um período determinado, com ampla divulgação a toda a equipe. Neste momento enfatiza-se que a participação na Rede de Talentos está inserida no PRV (Programa de Reconhecimento e Valorização da unidade e da CAIXA). A decisão de participação é exclusiva do colaborador. CAPACITAÇÃO O conteúdo da temática selecionada é transferido para os colaboradores voluntários por meio de treinamento teórico, utilizando-se material didático elaborado para tal fim pela área gestora do processo que está recebendo a Rede de Talentos. A Gerência de Filial deve garantir que todos os inscritos tenham condições de participar de todas as fases da prática, independentemente do número de inscritos. Caso este número seja elevado, sugere-se a realização de várias turmas. A formação das turmas e o cronograma das atividades são elaborados de forma a evitar impactos relevantes nos demais processos da Filial. MATURAÇÃO A maturação é a aplicação prática dos conhecimentos adquiridos na fase anterior, em ambiente operacional, com o monitoramento e assistência de representantes da coordenação gestora do processo. Esta etapa é executada imediatamente após a fase de capacitação para evitar dispersão do conhecimento adquirido. Todo colaborador voluntário participa das duas fases capacitação e maturação. COLABORADORES CAPACITADOS (CADASTRO) Concluídas as quatro fases anteriores, é formado um cadastro com todos os colaboradores que cumpriram as etapas de capacitação e maturação. Não existe avaliação final objetivando aprovação. Todos os participantes são considerados aptos, entretanto os de melhor afinidade no desempenho da tarefa tenderão a ser convocados mais vezes para atuar nas situações de contingência do processo. No cadastro são registradas todas as temáticas adquiridas pelo colaborador. As mobilizações de colaboradores aptos para atendimento de situações contingenciais, com as respectivas estratégias de implementação são definidas pelo gestor. RECICLAGEM DE CONHECIMENTOS Na ocorrência de alterações significativas nos procedimentos operacionais, motivadas por alterações normativas, sistêmicas ou de outra natureza, é necessária a realização de reciclagem dos colaboradores. Esta atividade é de responsabilidade do gestor do 7

8 processo. A reciclagem também pode ser praticada se o conhecimento ou habilidade adquiridos experimentarem um lapso de tempo grande sem terem sido aplicados. Deve-se preservar o princípio de que os colaboradores do cadastro estejam aptos para atuação imediata. RECONHECIMENTO E VALORIZAÇÃO Consiste na etapa mais importante da prática, todos os colaboradores participantes são valorizados e reconhecidos com a entrega do certificado de participação. Os colaboradores que se destacam com o maior número de participações nas temáticas oferecidas participam de evento externo com a presença do gerente de Filial. 8

9 Além disso, tem-se como diferencial nas ações de reconhecimento e valorização dos empregados que atuam na Rede de Talentos a pontuação, pelas iniciativas voluntárias, nos processos seletivos internos da unidade. D) CONCLUSÃO / RESULTADOS A aplicação da Rede de Talentos permitiu melhorias significativas no desempenho operacional da unidade, bem como no clima organizacional. No final de 2011, a prática foi tema de palestra do GEQUAL Grupo Executivo da Qualidade, do Rio de Janeiro, em evento de benchmarking realizado com a participação de organizações que prezam pela cultura da excelência. Os resultados objetivos da prática são demonstrados no gráfico a seguir: NÚMEROS DA PRÁTICA REDE DE TALENTOS h 1808h Apresentamos, a seguir, o desempenho da Rede de Talentos dos Processos de Notificações Recuperação de Créditos da unidade, realizada em junho de 2012, em relação ao tratamento de demandas e à redução dos estoques de processos. CASE GIFUG/RJ DESEMPENHO REDE DE TALENTOS NO PROCESSO NOTIFICAÇÕES - RECUPERAÇÃO DE CRÉDITOS 9

10 O gráfico abaixo demonstra o desempenho global da GIFUG/RJ em relação aos indicadores estratégicos definidos pela Matriz, em comparação com outras unidades do mesmo porte (São Paulo e Belo Horizonte) e com todas as demais filiais do Fundo de Garantia no Brasil. DEPOIMENTOS DE COLABORADORES QUE PARTICIPARAM DA PRÁTICA A prática Rede de Talentos proporciona aos colaboradores conhecimento e prática de diferentes processos do FGTS. Além desses ganhos, amplia-se visão sistêmica e se obtém aumento no ativo intangível da Filial. A prática também permite à Filial alocar colaboradores em processos em situações emergenciais/pontuais. Outro aspecto positivo é o fortalecimento do relacionamento entre colegas que não possuem contato diário. Emmanuele Pampolha de Macedo Assistente Júnior Coordenação de Pagamento Gostaria de enaltecer a prática Rede Talentos por ser um método inovador e eficiente de Gestão do Conhecimento. A clara e forte segmentação de processos na gestão do FGTS, pela própria natureza, em razão da alta complexidade das atividades, individualiza o conhecimento operacional, e por vezes, segrega pessoas. A prática combate essas características restritivas, ao disseminar o conhecimento e difundir as atividades das coordenações que ministram a Rede. Permite que se conheça o trabalho realizado nos processos, promovendo interação entre as equipes e instruindo os colaboradores. Com isso temos maior qualificação, integração e até o clima organizacional ganha. Fabricio Soares Maya Assistente Júnior Coordenação do Recuperar Créditos Gestão da Cobrança Administrativa e Judicial 10

11 Considero a Rede de Talentos uma das mais importantes práticas implantadas na Filial nos últimos anos. A participação no programa me permitiu conhecer as principais atividades de cada coordenação e proporcionou ainda maior interação entre as áreas envolvidas. Com isso, foi possível desenvolver novas habilidades e ter contato com atividades totalmente diferentes daquelas com as quais tenho contato diário na minha coordenação. Essa integração entre unidades possibilitou, também, uma ampliação dos meus conhecimentos sobre o FGTS e me fez ter noção da grandiosidade dos processos relacionados ao Fundo. Carolina Loureiro Alves Assistente Júnior Coordenação de Monitoramento e Avaliação da Gestão A prática da Rede de Talentos superou as nossas expectativas; não só permitiu que a GIFUG/RJ tenha condições de atender demandas de desembolso, represadas por problemas sistêmicos e alterações de resoluções, com a ampliação de colaboradores aptos a realizar a rotina, como proporcionou disseminação das atividades do Ativo e integração dos membros do Ativo com o do Passivo. O treinamento foi realizado na base de simulação, o que permitiu um treinamento seguro a todos os colaboradores, sem prejuízos ao FGTS. Flavia Cristina Ramos de Azevedo Dias Assistente Pleno Coordenação do Ativo Aplicar Instrutora na Rede de Talentos de Desembolso Redação: José Nilton Loureiro Araújo Lima, Letícia Barros Silva e Luiz Paulo de Lira Moraes. 11