RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E GESTÃO DE TALENTOS - Navas & Cia.Ltda

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1 UNISALESIANO Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium Curso de Administração Alex Moreno da Silva Danielle Delfino da Silva Higor Henrique de Figueiredo RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E GESTÃO DE TALENTOS - Navas & Cia.Ltda LINS SP 2008

2 ALEX MORENO DA SILVA DANIELLE DELFINO DA SILVA HIGOR HENRIQUE DE FIGUEIREDO RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E GESTÃO DE TALENTOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de Administração sob orientação do Prof. Especialista Paulo José Manzoli Godinho e sob a orientação técnica da Prof a M.Sc Heloísa Helena Rovery da Silva. LINS SP 2008

3 Silva, Alex Moreno, Silva, Danielle Delfino, Figueiredo, Higor Henrique. Recrutamento, seleção e gestão de talentos: Navas & Cia.ltda. / Alex Moreno da Silva; Danielle Delfino da Silva; Higor Henrique de Figueiredo. Lins, p. il. 31cm. Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium UNISALESIANO, Lins-SP, para graduação em Administração, Orientadores: Paulo José Manzoli Godinho; Heloisa Helena Rovery da Silva. 1. Recrutamento. 2. Seleção de pessoas. 3. Gestão de Talentos. CDU 658

4 ALEX MORENO DA SILVA DANIELLE DELFINO DA SILVA HIGOR HENRIQUE DE FIGUEIREDO RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E GESTÃO DE TALENTOS Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, para obtenção do título de Bacharel em Administração. Aprovada em: / / Banca Examinadora: Profº Orientador: Especialista Paulo José Manzoli Godinho Titulação: Especialista em Administração Hospitalar pela União de Associados de Ensino de Ribeirão Preto. Assinatura: 1º Prof (a): Titulação: Assinatura: 2º Prof (a): Titulação: Assinatura:

5 AGRADECIMENTO Primeiramente a Deus, Obrigada meu deus por estar comigo, me guardar e me dar força, por estar presente em minha vida em todos os momentos, por minha vitória até aqui e pelo caminho que ainda vou percorrer. Obrigada! Danielle A meus Pais, Edna e Jefferson, Por me ensinarem a ser um ser humano digno, pelo apoio, pelo incentivo, e por acreditarem na minha capacidade. Pelo amor dedicado a mim, em cada momento da minha vida, por escrever junto comigo minha historia, e me ensinar a seguir meu caminho sempre. Amo vocês mais do que a mim mesmo. Muito obrigada! Danielle Aos meus padrastos, Carla e Rubens, Que são pessoas maravilhosas, que o Deus colocou em minha vida. Sinto-me lisonjeada, pois tenho dois pais e duas mães, não sei como agradecer por fazerem aqueles que eu amo tão feliz, e por estar na minha vida. Amo vocês. Obrigada! Danielle Aos amigos e professores, A todos os meus amigos, que são pessoas especiais em minha vida, e em especial a vocês Alex e Higor, por estarem presentes nessa etapa tão importante, muitos momentos e muitas histórias, os levarei sempre comigo. E a vocês, professores que depositaram em mim, em cada palavra de ensino, em cada gesto, a oportunidade do aperfeiçoamento e me proporcionaram as ferramentas para prosseguir com sucesso. Obrigada! Danielle

6 AGRADECIMENTO Primeiramente a Deus, Que sempre me deu força para não desistir dos meus sonhos e objetivos, e por me ajudar a enfrentar as barreiras da vida. Pois, é ao lado dele que vou vivendo e aprendendo. Obrigado! Higor A meus pais, Nivaldo e Maria José, A vocês dedico este trabalho como forma de recompensa pelo suor que tiveram de me proporcionar esses quatro anos de faculdade e vinte e um de amor, carinho e compreensão. Amo vocês! Higor Aos amigos, Alex e Danielle, Que juntos passamos por experiências difíceis, mas ao mesmo tempo maravilhosas que ficaram guardadas em minhas lembranças. Muito obrigado! Higor Aos professores, Que me apoiaram e auxiliaram para a realização desse curso, em especial aos orientadores Godinho e Eloísa, que com muita dedicação nos ajudaram na realização desse trabalho. Muito obrigado! Higor.

7 AGRADECIMENTO Primeiramente aos meus pais, Vera e Nelson, A manifestação real de Deus ocorre através das pessoas que realmente dão sentido a vida, a condição de existência e força. Primeiramente, dedico a minha família, em especial minha mãe e ao meu pai, sempre presentes, mostrando o caminho e caminhando juntos. Vocês fazem parte do que Deus preparou de melhor para a minha vida, a sua real existência. Obrigado! Alex. Aos amigos, Que compartilharam os momentos que a vida proporciona em todas as suas fases. Companheiros eternos de grandes momentos. Obrigado! Alex. Aos companheiros de trabalho, Em especial aos meus amigos, Higor e Dani, companheiros deste trabalho, e presentes nesta grande realização. Obrigado! Alex. Ao nosso orientador, Agradecemos a você, nosso professor querido Paulo José Manzoli Godinho, pela paciência e dedicação conosco, por ter nos ajudado a chegar até aqui e estar presente nesse momento tão importante em nossas vidas. Muito obrigado! Alex, Danielle e Higor

8 RESUMO A formação de equipes com pessoas qualificadas é desafio constante das organizações, e de certa maneira esta formação é estratégica para sustentar o desenvolvimento de uma empresa. O setor de Recursos Humanos é importante para estruturar esta condição, criando a possibilidade de existência de políticas que estimulem a construção de equipes de alto desempenho. O desenvolvimento de ferramentas como o Recrutamento, a Seleção e a Gestão de Talentos dentro de uma organização, são auxiliares e relevantes para criar um ambiente satisfatório, que estimulem o auto - desenvolvimento dos colaboradores. No contexto atual da economia, a procura por talentos, ou mesmo profissionais que se adaptam com facilidade a relativas atividades, tornaram-se vital nas empresas. Nota-se que as pessoas são as forças motrizes no cotidiano das organizações. Para demonstrar a importância destas ferramentas nos procedimentos de gestão de pessoas, e salientar a característica estratégica que atividades relacionadas proporcionam para o desenvolvimento das organizações, o presente trabalho foi realizado na empresa Navas & Cia.ltda. enfatizando os benefícios desses processos num contexto estratégico como possível ferramenta futura de sustentação dos anseios da empresa. O mercado em que a empresa atua, o de material de construção, está em crescimento, o que gera um momento oportuno para a alavancagem da empresa. Equipes motivadas e preparadas fazem a diferença no mercado, a sustentação da organização como um dos melhores atacadistas do país em seu setor e a estrutura desejada para dar condição oportuna de crescimento neste momento, dependem da existência de pessoas desenvolvidas e preparadas. A empresa em estudo está situada na rodovia Lins/Guaimbê, km 1-50m, na cidade de Lins, interior de São Paulo. Palavras chave: Recrutamento. Seleção de pessoas. Gestão de talentos.

9 ABSTRACT The team formation with qualified people is a constant challenge to companies; in a certain way it s a strategic formation to support the company development. The Human Resources department is important to structure this condition, creating the politics existence possibilities that can stimulate the construction of staff team of high performance. The development of tools as Recruitment, a Selection and the Talents Administration inside a company are assistants and relevants to create a satisfactory environment that stimulate the collaborating self development. In the actual argument about economy the searching for talents, or even for professionals who can easily performance the relate activities turning to be vital for the company. It is noticed that the people are strength movement organizations everyday. To show the important of these tools in the procedure of administration people and to point out the strategic characteristic provide to the company development, the present work it was accomplished a place at Navas & Cia.Ltda Company emphasing the benefits as possible future support tool of the company arguing. It is noticed the building construction market, where this company is placed is increasing, that create a opportune moment great sustentation of the company. The motived and prepared teams do the difference at market, the organization of support as the greatest wholesale in the country in self section and wanted structured to give opportune condition of increasing in this moment. It depends on the existence of development and prepared people. The Company is located on Guaimbe/Lins Road, km 1-50m, Lins City, São Paulo Countryside. Key words: Recruitment. People Selection. Talents Administration.

10 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Troféu excelência atacadista distribuidor Figura 2: Foto aérea da empresa de Lins Figura 3: Ambiente corporativo Figura 4: Fotos dos produtos Figura 5: Estrutura setor administrativo Figura 6: Estrutura setor compras Figura 7: Estrutura depósito Figura 8: Foto do interior do depósito Figura 9: Foto do interior do depósito Figura 10: Estrutura do setor de vendas Figura 11: Seleção de pessoal como uma comparação X e Y Figura 12: As cinco categorias de técnicas de seleção de pessoal LISTA DE QUADROS Quadro 1: Tópicos da descrição de cargos PMK - Psicodiagnóstico Miocinético LISTA DE SIGLAS

11 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I - NAVAS & CIA.LTDA HISTÓRICO Mercado de atuação Visão Missão Produtos Recursos humanos Recrutamento Seleção Cargos e salários Estrutura organizacional Setor administrativo Setor de compra Setor depósito Setor vendas CAPÍTULO II - RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E GESTÃO DE TALENTOS FORMANDO A EQUIPE Descrição de cargos Tópicos da descrição de cargos Análise de cargo Habilidades competências - Definição do perfil do candidato Habilidades Competência Salários Recrutamento... 32

12 2.4.1 Recrutamento externo Vantagens do recrutamento externo Desvantagens do recrutamento externo Recrutamento interno Vantagens do recrutamento interno Desvantagens do recrutamento interno Seleção Técnicas de seleção Gestão de talentos Plano de carreira Crescimento vertical Crescimento horizontal Treinamento Avaliação de desempenho Líderes CAPÍTULO III - A IMPLANTAÇÃO DAS POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS NA NAVAS & CIA.LTDA INTRODUÇÃO Etapas em desenvolvimento Métodos Pesquisa de clima organizacional Procedimentos administrativos Análise e descrição de cargos Avaliação de desempenho Plano de carreira Planos de salários Programa de treinamento Manutenção e desenvolvimento de procedimento PROPOSTA DE INTERVENÇÃO... 57

13 CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICES ANEXOS... 64

14 12 INTRODUÇÃO O crescimento acelerado da economia e o baixo nível do ensino nacional estão proporcionando uma espécie de corrida pelo ouro por talentos, e conseqüentemente, uma preocupação constante das organizações com seu capital humano. Para se adaptar a tal situação as empresas passaram a necessitar de processos mais eficazes na busca, inserção e manutenção desses profissionais em seu quadro de colaboradores, nota-se que, indivíduos de características específicas às necessidades da organização geralmente tendem a gerar resultados mais satisfatórios, adaptando-se melhor as condições existentes na empresa, garantindo continuidade nas atividades mesmo neste mercado volátil. Organizações que desenvolvem pessoas e proporcionam ambientes satisfatórios de trabalho, retém com mais facilidade profissionais acima da média. Algumas ferramentas comumente usadas para se Recrutar, Selecionar e Reter profissionais são essenciais no contexto atual da economia, afinal, a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, sendo desenvolvida e gerando resultados satisfatórios, é o grande desafio das empresas nesse momento. As organizações escolhem as pessoas que desejam como funcionários e as pessoas escolhem as organizações onde pretendem trabalhar e aplicar seus esforços. Trata-se de uma escolha recíproca que depende de inúmeros fatores e circunstâncias. Mas para que essa relação seja possível é necessário que as empresas comuniquem e divulguem as suas oportunidades de trabalho a fim de que as pessoas saibam como procurá-las e iniciar seu relacionamento. Entende-se então que, o processo de Recrutamento e Seleção de Pessoas vem como facilitador na manutenção e otimização das atividades executadas, dando suporte a uma estrutura de Gestão de Talentos, que por ventura é um grande diferencial estratégico das organizações. Este é o papel do recrutamento: divulgar no mercado as oportunidades que a organização pretende oferecer para as pessoas que possuam determinadas características desejadas. O mercado de trabalho é dinâmico e sofre continuas mudanças. As características estruturais e conjunturais do mercado de trabalho influenciam as práticas de recursos humanos das empresas. (CHIAVENATO, 2004, p. 102) Norteado então pelo objetivo de demonstrar a relevância de tais procedimentos dentro de um contexto estratégico, esta pesquisa foi

15 13 desenvolvida ressaltando elementos relevantes para estruturação de um processo semelhante e suas contribuições como ferramenta estratégica. Logo, surgiu a seguinte questão: Qual a contribuição que o processo de Recrutamento, Seleção e Gerenciamento de Talentos oferece ao desenvolvimento estratégico da empresa? Para responder a questão levantada sustenta-se a hipótese de que a valorização dos bens intangíveis - principalmente o valor humano nas organizações - vem determinando características peculiares e importantes no mercado, os processos de Recrutamento, Seleção e Gestão de Talentos são as premissas para se estruturar, de forma sólida e sustentável, para os desafios existentes. Sendo assim, o presente trabalho está dividido em três partes, sendo essas assim estruturadas: Capítulo I Relata o histórico da empresa, departamentos, mercado em que atua entre outros. Capítulo II Descreve as diversas ferramentas do processo de recrutamento, abordando também o processo de Seleção e Gestão de talentos, procurando demonstrar objetivos, técnicas, vantagens e desvantagens, auxiliando no aprofundamento do estudo. Capítulo III Demonstra a pesquisa realizada na empresa Navas & Cia.Ltda. correlacionado às técnicas abordadas com a implantação à política de Recursos Humanos na empresa, utilizando os métodos de estudo de caso e observação sistêmica. Finalizando apresentam-se a Proposta de Intervenção e a Conclusão.

16 14 CAPÍTULO I NAVAS & CIA.LTDA. 1 HISTÓRICO Navas distribuidora é uma empresa genuinamente Linense, iniciou suas atividades no ano de 1972, com o seu fundador o empresário Nelson Navas, inicialmente com uma pequena instalação de apenas 200m² e hoje se encontra em um prédio de m² com amplos galpões e um moderno centro administrativo, além de possuir uma filial em Sorocaba, que foi inaugurada no ano de Possui hoje em seu estoque, mais de 6 mil itens, com altíssimo padrão de qualidade fornecida por empresas como: 3M do Brasil, Irwin, Deca, Papaiz, Morlan, Brascola, Henkel, entre outras grandes marcas, que completam o mix de produtos da empresa, fazendo com que ela se torne referência dentro do seguimento atacadista, sendo considerada uma das 40 maiores deste setor, recebendo o certificado da ANAMACO Associação Nacional dos Comerciantes de Material de Construção. Em novembro de 2007, a empresa foi prestigiada com o troféu Atacadista Distribuidor, que conferiu à empresa o destaque do segmento, prêmio entregue pela Revista Revenda Construção, de circulação nacional. Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 1: Troféu excelência atacadista distribuidor 2007.

17 15 As duas unidades da empresa geram empregos diretos e indiretos, possuindo representantes comerciais - vendedores que atuam na cobertura dos clientes em todo o território Nacional. Todo ano é realizado um grande evento com todos os representantes da organização na cidade de Lins, com palestras e festividades que ajudam na integração da equipe. Fonte: Navas & Cia.Ltda., 2008 Figura 2: Foto aérea da empresa de Lins. Fonte: Navas & Cia.Ltda., 2008 Foto 3: Ambiente Corporativo 1.1 Mercado de atuação A empresa Navas & Cia.Ltda. atua no mercado atacadista de materiais para construção e elétricos, seu foco comercial é o atendimento prioritário a um

18 16 nicho de mercado pouco trabalhado por grandes atacadistas: as empresas de pequeno porte e, eventualmente médio porte. Tem capacidade nacional de atuação, com participação preponderante em sua área geográfica as regiões de São Paulo, Mato Grosso e Goiás. As características peculiares dos segmentos de clientes que a organização atende identificam a linha de trabalho exercida pela empresa, como melhor relacionamento com os clientes, atendimento personalizado e margens maiores de lucros. 1.2 Visão Exercer liderança no segmento de clientes de pequeno e médio porte, onde atua de forma segura, focado em diferenciais relevantes a esse objetivo. 1.3 Missão Ser referência na distribuição de produtos e serviços de primeira qualidade, gerando empregos com responsabilidade social, aos seus colaboradores e clientes. 1.4 Produtos O portifólio de produtos é formado por aproximadamente itens, principalmente os produtos relativos a materiais de construção que representam cerca de 60% dos itens e, materiais elétricos com participação de cerca de 30%, o restante complementam o mix de produtos. Atua com produtos de primeira linha, sempre visando atender da melhor maneira as reais

19 17 necessidades de seus clientes, tendo como seus principais fornecedores empresas como: 3M, Amanco, Vulcan, Garden, entre outras. Justamente por ter atuação nacional, com clientes de necessidades variadas, a necessidade de ter um grande portifólio de produtos, de variadas marcas, tornou-se essencial nas operações da empresa. A exposição e apresentação deste portifólio de produtos são feitas através de catálogos, visitas de representantes e acesso ao site da empresa que, inclusive, é atualizado sempre com as novidades dos fornecedores e as promoções vigentes. Fonte: Navas & Cia Ltda. Figura 4: Fotos dos produtos 1.5 Recursos humanos A política de Recursos Humanos tem um padrão não formalizado, por conseqüência a existência de uma estrutura definida ou padronizada para o desenvolvimento dos colaboradores é prejudicado. A ação prática atende de certa forma aos anseios de líderes de setores que, não sendo norteados por

20 18 uma política definida, proporcionam a não equidade entre as equipes da organização. Isto é, o comprometimento dos colaboradores é variável de seção a seção de acordo com seus líderes. A falta de padronização nos procedimentos é responsável por tal instabilidade nas ações corporativas, tornando o conhecimento institucional centralizado nos funcionários, e não armazenados na organização para utilização futura. 1.6 Recrutamento É efetuada na maioria das vezes de fontes externas, sendo feito em primeiro plano a análise de currículos, em segundo plano entrevistas de caráter técnico conduzido pelo solicitante do candidato. A não existência de uma política formal de desenvolvimento do público interno para concorrer à vaga, põe em risco a competitividade dos colaboradores em relação aos candidatos externos. Nota-se que, a não contratação do candidato com o perfil mais adequado à vaga não é admissível e, a desvantagem que o candidato interno apresenta o descaracteriza a vaga. Esse quadro ocasiona insatisfação, desmotivando a equipe. 1.7 Seleção A seleção se baseia na entrevista e nos dados coletados no recrutamento, a possibilidade de checagem dos pré-requisitos exigidos para o cargo solicitado é feita sem a padronização de uma descrição de cargos formalizada. Isto não permite a aplicação de avaliações que assegurem que o candidato possua realmente as habilidades e competências requeridas para ocupar o cargo.

21 Cargos e salários A política de cargos e salários está norteada de acordo com pesquisas sobre o nível geral de mercado sem, contudo, considerar o estabelecimento da equidade interna e das distintas complexidades envolvendo as variações de cargos de organização para organização, e de setor para setor. 1.9 Estrutura organizacional A estrutura organizacional está ordenada a princípio pelo Diretor Geral da organização, que é seu proprietário, o Senhor Norberto Navas. O quadro de gestão é constituído pelos setores de gerência administrativo e financeiro, compras, depósito e de vendas Setor administrativo Diretor geral Gerente administrativo financeiro Setor de liberação de crédito Setor financeiro e cobrança Contas a Pagar/receber Serviços gerais Faturamento Contabilidade e recursos humanos Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 5: Estrutura setor administrativo

22 20 Setor responsável pelas operações administrativas e financeiras, controla, fiscaliza e responde pelo planejamento da estrutura organizacional. Atualmente conta com nove funcionários, na qual as principais atribuições são o controle e análise da inadimplência, os investimentos e a gestão dos recursos humanos. Deve-se salientar a importante função de comunicação interna que esse setor exerce, pois é responsável por distribuir informações relevantes nas operações dos outros setores da organização Setor de compra Diretor Geral Gerente de Compra Compras Administração de Compras Relacionamento com novos fornecedores Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 6: Estrutura setor compras

23 21 Setor essencial na operação principal da empresa, a venda, sua atividade esta diretamente relacionada com os resultados da organização. Atualmente possuem dois funcionários, com funções de análise e aquisição de mercadorias. O bom relacionamento com os fornecedores tem caráter estratégico para empresa, pois possibilitam a acessibilidade à informações sobre novos produtos, a manutenção da credibilidade da organização, garantindo compras de melhor qualidade, prazo e preço, refletindo diretamente nas operações de vendas Setor de depósito Diretor geral Gerente Depósito Administração de estoque Recepção de mercadoria Atendimento de pedidos Distribuição Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 7: Estrutura do depósito

24 22 É neste setor que ocorre às entradas e saídas de mercadorias, está diretamente ligado ao setor de compra e venda da organização. Atualmente possuem vinte funcionários que coordenam as atividades diárias de estoque. É importante salientar a necessidade desta área estar em harmonia com as atividades de compra e venda, pois um mau planejamento e organização do estoque prejudicam diretamente os resultados da organização, causando excesso de mercadorias com baixo giro, o risco de entrega de mercadorias divergentes do combinado com o cliente, a inexistência de produtos solicitados, a danificação dos mesmos, entre outros. Fatos estes, de grande impacto no cotidiano da empresa. Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 8: Foto do interior do depósito Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 9: Foto do interior do depósito

25 Setor de vendas Setor de maior visibilidade e força da empresa, devido à organização ter abrangência nacional de vendas, distribuindo produtos e serviços para diversos clientes, os resultados positivos de crescimento dependem muito deste ponto forte característico da Navas & Cia.Ltda. Conta atualmente com vinte e três funcionários, SAC (serviço de atendimento ao consumidor, uma pessoa), marketing (uma pessoa), representantes comerciais (treze pessoas), televendas (oito pessoas) que atendem pelo número Mantém também um canal aberto de vendas on-line, disponibilizando inclusive canais de sugestões para melhorias propostas por clientes. Diretor geral Gerente vendas Serviço de atendimento ao consumidor Marketing Vendas Representantes autônomos Vendas de balcão Fonte: Navas & Cia.Ltda. Figura 10: Estrutura do setor de vendas

26 24 CAPÍTULO II RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E GESTÃO DE TALENTOS 2 FORMANDO A EQUIPE A escolha de pessoas adequadas é um desafio constante das organizações e, um processo importante para o funcionamento da empresa quando levado-se em conta o mundo competitivo e complexo onde se está inserido. Pessoas bem selecionadas proporcionam grandes benefícios para a empresa, inclusive, construir e manter efetiva organização humana na companhia é uma das mais importantes funções gerenciais. O objetivo é sempre ter a pessoa certa na posição certa. E no momento certo. A escolha da pessoa adequada sempre deve considerar as peculiaridades da organização, pois não existe equipe ideal para todas as situações, o perfil da pessoa deve ser considerado propício à aquela cultura organizacional. As técnicas modernas de administração sempre recomendam admitir os melhores e mais adaptados ao bom desempenho de um cargo, o que se percebe muitas vezes é que, as escolhas dos gestores nem sempre são relativamente adequadas, e a conseqüência é um desempenho fraco. Segundo Lacombe (2005) uma equipe ótima não é formada por gênios, e sim por pessoas competentes para o trabalho que devem executar, que são motivadas pelo que fazem e se identifiquem com a organização. Importante salientar que a formação da equipe não acaba nunca, pois o planejamento da mesma é baseado no planejamento estratégico da empresa, e quando os planos da organização mudam, mudam-se as necessidades de pessoal. Essa flexibilidade e eficácia na escolha e manutenção das pessoas adequadas dependem essencialmente de ferramentas e métodos organizacionais auxiliares que, são construídos a partir da Descrição de Cargos.

27 Descrição de cargos Segundo Paschoal (2001) cargo é a forma tradicional das organizações ordenarem e agruparem as tarefas atribuídas às pessoas que a compõem em um conjunto mais ou menos formal. A forma mais usual de se reunir as informações necessárias sobre os cargos, é através da Descrição de Cargos, onde se costumam especificar as tarefas, as responsabilidades, os requisitos, as condições de trabalho, entre outros detalhes existentes na organização. A descrição deve ser clara e organizada, pois através dela, definimos as habilidades e competências do seu ocupante, e as peculiaridades da empresa em relação a aquela função Tópicos da descrição de cargos Em geral, as descrições variam em sua configuração de uma organização para outra, segundo o modelo que for adotado. Porém, segundo Paschoal (2001) o formato mínimo deve conter um cabeçalho, com a identificação, uma descrição sumária ou uma introdução, e a descrição das tarefas ou funções que competem ao cargo. Seguem tópicos que devem conter em uma descrição razoavelmente completa: Continua Tópicos Tópicos Tópicos 1. Denominação do cargo 11. Requisitos 13. Complexidades 2. Código do cargo - Escolaridade básica 14. Liberdade de ação 3. Localização departamental - Formação complementar 4. Posição na estrutura - Conhecimentos especiais 15. Condições de trabalho - Esforço Físico - Superior Imediato - Experiência - Riscos de Acidentes - Subordinados - Idiomas - Condições ambientais

28 26 Conclusão - Cargos pares 12. Responsabilidades por: 5. Objetivo/sumário do cargo - Máquinas 6. Escopo da área - Produtos 7. Funções principais - Ferramentas 8. Funções do titular - Materiais 9. Contatos - Outros bens patrimoniais 10. Dimensões (pessoas na equipe, Valores impactados, etc.) - Erros - Dinheiro Fonte: (PASCHOAL, 2001, p.25) Quadro 1: Tópicos da descrição de cargos Análise de cargo A Análise de Cargos é ferramenta fundamental para a formulação da Descrição de Cargos, principalmente quando a função é específica na organização ou nova no mercado de trabalho. As organizações são constituídas por cargos que precisam ser preenchidos. Análise de cargos é o procedimento pelo qual se determinam as obrigações desses cargos e as características das pessoas que devem ser contratadas para eles. A análise gera informações sobre os requisitos do cargo; essas informações são então utilizadas para desenvolver a descrição de cargo (em que constitui o trabalho) e as especificações do cargo (que tipo de pessoa deve ser contratado para preenchê-lo).o normal é que um supervisor ou especialista de Recursos Humanos faça a análise de cargo, possivelmente utilizando um questionário. As informações coletadas incluem, por exemplo, informações sobre as atividades desempenhadas (como limpar, vender, ensinar ou pintar) e informações sobre questões como as condições físicas do ambiente e o programa de trabalho. (DESSLER, 2003, p.64) Na prática, os dados para a Análise de Cargos, são coletados de múltiplos especialistas do assunto principalmente ocupantes do cargo e de variadas maneiras. Nota-se que os dados devem considerar alguns detalhes referentes às características de cargos iguais ocupados por funcionários que o

29 27 exercem em departamentos distintos, pois a pressão, restrição, ou outro fator pode caracterizá-lo de maior ou menor complexidade, alterando dados importantes para definições como remuneração ou perfil do candidato a ocupálo. As técnicas mais comuns na Análise de cargos de acordo com Dessler (2003) são: a) entrevistas: as entrevistas são as formas mais comuns para se coletar dados, elas podem ser feitas individuais com cada funcionário, em grupo, com grupos de funcionários do mesmo cargo, ou com supervisores que conheçam detalhadamente o cargo. Este método é o mais amplamente utilizado para determinar as atribuições e responsabilidades de um cargo, e reflete um importante benefício, o trabalhador pode relatar detalhes de atividades e comportamentos que de outra maneira não seriam descobertos. A desvantagem, é que as informações podem ser distorcidas, devido à falsificação ou mesmo manipulação dos resultados por parte do entrevistado, pois geralmente esse tipo de trabalho é associado a mudanças na remuneração, fazendo com que as pessoas exagerem certas responsabilidades e minimizem outras; b) questionário: formas das quais os funcionários preenchem um questionário para descrever suas responsabilidades e atribuições nas suas atividades. É importante decidir qual a estrutura técnica deste questionário, e quais perguntas serão incluídas. Em geral o questionário pode ser como listas de verificação estruturadas, com centenas de atribuições ou tarefas específicas, onde o funcionário informa se desempenha cada tarefa, e quando afirmativo o tempo que despende; ou o questionário pode ser estruturado com perguntas abertas, possibilitando maior liberdade nas respostas. Normalmente o melhor questionário costuma ficar entre os dois exemplos; c) observação: muito útil quando são analisados trabalhos de atividades físicas observáveis, como porteiro, balconista de caixa, entre outros. Não é recomendado em trabalhos onde se exigem atividades mentais não mesuráveis. A variedade de métodos é muito grande, mas os acima citados representam os mais utilizados. É importante ressaltar que a união destes