A IMPORTÂNCIA DOS ACERVOS DIGITAIS

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1 A IMPORTÂNCIA DOS ACERVOS DIGITAIS Giseane Pescador da Silva CICRAD - Curso de Introdução à Conservação e Restauro de Acervos Documentais em Papel Introdução Quando buscamos no dicionário o conceito de Patrimônio, este nos faz entender que é uma herança, um bem de família ou quaisquer bens seja material ou moral. Segundo Queiroz, (Revista Brasileira de Arqueometria, Restauração e Conservação Volume 2) patrimônio é um conjunto de bens históricos e culturais (materiais ou imateriais) que tenham valor reconhecido para um determinado local. A preservação do patrimônio se faz de grande importância, pois este contém informações valiosas de várias áreas dos saberes que contribuem para a sociedade. Preservar um patrimônio significa preservar a identidade de um determinado tempo, local ou cultura. É transformar a história imaginada em história real, uma história que existe aos olhos do homem e não somente na imaginação. Acervos são bens patrimoniais de um indivíduo, uma instituição e/ou uma nação. Estes acervos podem ser constituídos por diferentes objetos e materiais. Os acervos, normalmente constituídos por documentos históricos, livros, fotos, mapas, obras de arte em geral, etc., que também são de grande importância para a humanidade, e estes contém informações preciosas que atravessaram o espaço e tempo, contribuindo para o entendimento da história do homem. Pois a história escrita é fundamental, é com ela que provamos os fatos passados. Com o avanço da tecnologia digital, os acervos documentais ganharam mais um aliado no processo de conservação dos bens, no manuseio indevido, as pragas, os fatores climáticos entre outros são que responsáveis pela deterioração do bem documental. Embora o patrimônio seja de direito a todos, o acesso ao público muitas vezes se torna restrito devido a vários fatores ligados na preservação do bem, ficando a cuidados de pessoas especializadas. A digitalização documental tornou-se mais acessível a todos os estudiosos que possuem interesse aos conteúdos dos documentos destes acervos, sem causar qualquer dano, pois, não irá interferir na preservação do bem visto que o acesso será feito por meio de um computador disponibilizado na própria instituição ou através de algum site da instituição que garante um acesso com mais comodidade e portabilidade. Acervos Documentais Como já foi dito anteriormente, os acervos normalmente são constituídos por documentos históricos, livros, fotos, mapas, etc. É por este motivo que estes acervos são chamados de acervos documentais, pois estes possuem em registro toda uma história de determinada época, uma determinada cultura e sociedade. Cada acervo possui suas regras de acesso e dependendo do acervo os acessos aos documentos ficam restritos somente aos funcionários e restauradores que possuem vasto conhecimento no tratamento dos documentos e os cuidados devidos a esses documentos, pois existem vários fatores podem agravar a deterioração do patrimônio, como por exemplo, a exposição inadequada à luz, a umidade e calor do ambiente que podem causar a proliferação de agentes biológicos, o manuseio inadequado do documento que podem causar danos irreversíveis entre outros fatores. Por este motivo, nem todo cidadão tem acesso aos documentos destes acervos. Quando neste artigo falamos em documento nos referimos a todo conteúdo patrimonial que um acervo pode possuir, porém é do documento papel digitalizado a que o nosso artigo se refere. O que seria de direito a todos o acesso ao conteúdo destes acervos para ser restrito para sua prevenção e proteção. Porém, nem todo o cuidado faz com que fiquem preservados para sempre. Existem fatores naturais que podem também influenciar na destruição patrimonial como, por exemplo, ações climáticas: tempestades ou furações como tem ocorrido nos últimos anos no sul do nosso país, inundações, enchentes, desmoronamentos que ocasionam uma destruição completa, entre outros. E existem também os fatores ocasionados pelo homem que se não tomadas às providencias necessárias desde o recebimento do patrimônio até o processo final pode causar danos irreversíveis a ela e a outros documentos já arquivados, além de incêndios que podem consumir todo o local, sem contar nos patrimônios de valor monetário que estão a mercê de ladrões que vendem esses patrimônios no mercado negro para colecionadores e afins. Pode-se pensar que os pensamentos são ruins. E são mesmo! Porém estes tipos de precauções devem-se sempre se ter em mente, pois o homem desde a sua formação nunca foi perfeito e a preservação do bem patrimonial é de suma importância para toda a humanidade, pois é ele quem conta a história. Quando uma instituição recebe um patrimônio, este passa por um processo de triagem, higienização e mantido em quarentena, longe de todos os outros patrimônios para evitar a contaminação. No caso dos acervos documentais, os livros e documentos devem ser mantidos durante a quarentena dentro de um freezer, esta técnica de congelamento se faz necessário para erradicar quaisquer pragas contidas nas folhas, pois estas são mortas durante o processo de congelamento.

2 Revista Brasileira de Arqueometria, Restauração e Conservação - ARC - Vol. 3 - Edição Especial Curso de Introdução a Conservação e Restauro de Acervos Documentais - CICRAD - Trabalhos de fim de Curso Convênio AERPA - CFDD do Ministério da Justiça - no /2010 Após todo este processo outras precauções ainda devem ser tomadas relacionadas com fatores ambientais. A temperatura do ambiente, umidade, luz e qualidade do ar podem causar problemas na conservação de acervos documentais, criando pragas e fungos. Mas e como proceder nos casos em que o homem não pode prever os acontecimentos, como é o caso dos fenômenos naturais, como por exemplo, enchentes, tempestades, desmoronamentos ou até mesmo aqueles provocados pelo homem como incêndios? Nestes casos, todo acervo deve conter um plano emergencial onde nele está contida a função de cada funcionário em caso de sinistros, o que salvar e quem chamar. Segundo Plinio Santos Filho (Revista Brasileira de Arqueometria, Restauração e Conservação Volume 2) a intervenção emergencial não se inicia com ou durante um desastre. A intervenção emergencial se dá pelo planejamento detalhado que deve ser feito de forma hipotética, para a eventualidade dos acontecimentos reais. Intervenções emergenciais devem seguir normas e procedimentos, detalhados o mais cuidadosamente possível com antecedência. Lembrando que a segurança do funcionário é prioridade e só será executada sua função nos casos em que somente não causar risco de morte. Infelizmente há sinistros que nada podemos fazer e perde-se todo o patrimônio, um exemplo típico desse sinistro foi o deslizamento que ocorreu em janeiro de 2011 ocorridos em Petrópolis/RJ. Não se pode prever o acontecimento e tudo foi devastado com a avalanche de água misturado ao lodo. Neste caso nenhuma prevenção poderia salvar quaisquer patrimônios. Deixamos claro que não houve nenhum registro de quaisquer acervos tenham sido destruídos neste acontecimento, apenas utilizamos como exemplo para o entendimento de como pode ocorrer uma destruição por completa. Desta forma se perde o patrimônio, mas pode-se salvar a história do documento, mesmo que apenas uma parte. Fig.1 Petrópolis, RJ, em janeiro de 2011 Fonte: Fig.2 ENIAC Integrador e Computador Numérico Eletrônico Fonte: São nessas situações onde não há a menor possibilidade de salvamento a qual podemos contar apenas com a tecnologia digital. A Ciência da Informação Desde os primórdios da humanidade, quando o homem sabia que sabia, ele vem criando uma forma de melhor viver e se comunicar. A invenção da escrita, da roda, da astrologia, a luz, o telefone entre muitas outras coisas inventadas ao longo dos séculos foram tecnologias criadas pelo homem para melhor adaptá-lo ao mundo em que ele vive e assim deixa-lo cada vez com mais conforto e facilidades. A tecnologia desenvolveu-se numa proporção tão significante que hoje não saberíamos como viver sem todas essas comodidades, e o homem da pré-história deveria ser chamado de herói por viver em um tempo onde tudo era tão primitivo e o fogo vinha apenas dos raios que caiam no pasto seco. Televisão, Fita K-7, videocassete, disquete, celular entre muitas outras coisas que ainda ontem eram o futuro hoje são o passado dando lugar a novas invenções: CD, DVD, Pendrive, Wireless... Hoje, exatamente hoje, com apenas um clique eu posso acessar informações do outro lado do mundo. E amanhã? A história do computador se inicia há muito tempo atrás, não houve um inventor propriamente dito, foi à junção de vários inventos que chegaram ao que conhecemos hoje como computador. Podemos dizer que o pai de tudo isso foi Blaise Pascal, um matemático, físico e filósofo que em 1642 inventou o Ábaco, uma eficiente máquina de calcular. A partir dai novos inventos foram sendo aprimorados até chegar ao computador. Só no ano de 1946, dois cientistas, Mauchly e Eckert da Universidade da Pensilvânia nos Estados Unidos colocaram para funcionar o ENIAC

3 Integrador e Computador Numérico Eletrônico, este sim foi considerado o primeiro computador. Uma máquina gigantesca pesava quatro toneladas, tinha 30 metros de comprimento e três de altura, possuía válvulas. Ele era capaz de efetuar cinco mil somas por segundo. A tecnologia de hoje nem se compara aos inventos do passado, mas todas as tecnologias inventadas ao longo dos anos ajudaram ao homem a transformar a sua história e a fazer do homem de hoje o que ele é e projetar os seus pensamentos ao que ele poderá ser no futuro. A tecnologia digital presente nos últimos anos vem ajudando na preservação de documentos históricos. Tudo começou na década de 1930 quando foi desenvolvido um grande interesse pela microfotografia, principalmente pelos Estados Unidos, mais tarde foi denominada como microfilmagem. Esse estudo possibilitou o salvamento do conteúdo de arquivos e bibliotecas, e abriu as portas para um público ter acesso também aos documentos. O salvamento ocorre na preservação do conteúdo existente nos documentos históricos através da digitalização, este conteúdo pode acessado através de um computador e disponibilizado ao público através do site da instituição. A Importância da Digitalização Com o avanço da tecnologia ao longo dos anos e o estudo permanente de diversos profissionais da área em criar uma maneira eficaz de proteger e divulgar, nos dias de hoje existem diversas ferramentas que possibilitam a digitalização dos documentos de acervos. A digitalização permite acesso à distância aos acervos documentais, possibilitando que grande parte da sociedade desfrute dessa oportunidade. Isso se a digitalização for realizada com critérios técnicos adequados e política de seleção que permita atender um grande espectro de demandas. Segundo Miranda, Se os anos 90 formam a década da internacionalização das comunicações em rede, aumentando o uso da telefonia e serviços a ela ligada, os primeiros anos do terceiro milênio deverão consolidar a indústria da informática e os serviços de informação, associados às telecomunicações, como um dos principais motores ou mesmo o principal motor do desenvolvimento econômico, social e cultural. Um aspecto importante a ser evidenciado é o fato de o fenômeno da conglomeração nos setores de informática, eletroeletrônica, serviços informativoculturais e telecomunicações, impulsionado pela dinâmica e racionalidade da economia capitalista internacional, estar levando as corporações a interconectarem tecnologias, cujos limites de convergência não podem ser ainda previstos. Esta é uma das razões pelas quais a estrutura das indústrias e serviços de informação, eletrônica e comunicações e seu status legal e institucional nas políticas públicas - tem estado em acelerado processo de mudança. A digitalização é uma ferramenta fundamental para o amplo acesso aos documentos. E não só de forma presencial, mas também pela contínua oferta por meio de seu portal na internet. Ao evitar o manuseio direto com o documento se contribui significativamente para a conservação e segurança dos mesmos. Existem diversas razões para a importância da digitalização de acervos documentais: Um acesso maior a coleções inacessíveis pelo público; Preservação da Informação; Redução de espaço de Armazenamento; Acesso de qualquer lugar a qualquer momento; Para a digitalização de um acervo se requer planejamento, organização, controle e treinamento, além das atividades relacionadas com o uso da informação, a manutenção do equipamento, o registro adequado da informação propiciando o alicerce necessário para o gerenciamento do conteúdo. Com a digitalização dos documentos poderá haver um maior acesso as coleções que antes eram inacessíveis ao público o que garantia em parte a proteção e prevenção do bem patrimonial. Existem diversas instituições que já aderiram à digitalização e divulgação dos seus conteúdos. Exemplos deste têm a Fundação Biblioteca Nacional com um vasto acervo de mapas, documentos, fotos, etc. Com apenas um click você navega a informações que antes somente indo até o local físico para acessar. Fig.3 Site da Fundação Biblioteca Nacional Fonte: Outro exemplo é o Domínio Publico (www.dominiopublico.gov.br) é uma biblioteca digital que disponibiliza gratuitamente textos, vídeos, imagens e áudios, livros de autores brasileiros entre outros arquivos, todos livres de direitos autorais. Banco de Imagens da Cidade de São Paulo (http://www.fcvb-sp.org.br/bancodeimagens) é um site que disponibiliza fotos da cidade de São Paulo em alta resolução. Entre muitos outros que já estão disponíveis ou em fase de testes. Para isto, as instituições contratam uma empresa especializada na digitalização de documentos.

4 Com a digitalização, os acervos documentais ganharam mais um aliado na preservação da informação. A deterioração do documento e os sinistros naturais que podem ocorrer nos acervos físicos faz com que se corra o risco de perder toda a informação do documento, desta forma até então, os documentos digitalizados estão salvos. A digitalização também ajuda na redução do espaço de armazenamento. Claro que, os documentos originais estarão guardados com todas as precauções necessárias e utilizarão o espação/local de necessidade, mas a digitalização dos documentos impede a cópia desnecessária que causaria o acúmulo de informação em espaços que poderiam ser utilizado de melhor forma. Os documentos digitalizados são armazenados no banco de dados de um computador ou vários computadores se assim a instituição achar necessário, cabe aos envolvidos analisar quantas cópias e backups serão necessários para garantir que toda a informação já digitalizada não irá se perder. A cópia em mais de um local se faz necessário, pois em caso de pane no equipamento existe o mesmo arquivo em outro local armazenado. Mesmo com diversas cópias em várias máquinas diferentes, a economia no espaço de armazenamento é grande, pois, com apenas um simples pendrive que possui aproximadamente 10 cm, por exemplo, poderíamos armazenar dezenas de milhares de informação. Claro que para isso é necessário um espaço virtual de grande capacidade. Deve-se também ter o cuidado em quais lugares armazenar para não correr o risco das informações caírem em mãos erradas por assim dizer e o conteúdo ser utilizado de forma indevida. Fig.4 Estação de trabalho digital Fonte: Não podemos esquecer também que para esta nova tecnologia, antes de tudo, deve-se analisar o custo benefício, para isso deve-se antes fazer um orçamento com mais de uma empresa que disponibiliza o serviço especifico de digitalização documental, além de se ater a alguns fatores: O que vou precisar para digitalizar todo o acervo? Será necessário contratar novos profissionais? Ou será necessário capacitar os antigos funcionários? Será necessário comprar novos equipamentos? Quanto tempo irá demorar a digitalização de cada documento? Quais custos adicionais à instituição terá que disponibilizar? A empresa Arquivar oferece os seguintes benefícios: Planejamento dos procedimentos a serem adotados, para implantação ordenada e estruturada dos serviços de digitalização de documentos; Definição da metodologia de indexação aplicável a cada título documental; Execução das atividades de digitalização, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web; Treinamento dos usuários para consulta ao sistema e visualização das imagens pesquisadas. E oferece as Vantagens: Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos; Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação; Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição; Segurança, portabilidade e conectividade; Busca indexada por chaves de pesquisa; Integração de dados ativos e históricos; Consulta em CD, via intranet e/ou internet. Mesmo depois de todo o processo de digitalização ser concluído, o custo para a manutenção e divulgação é constante. Quando o conteúdo é divulgado em site da internet, o custo para a manutenção é constante e muitas vezes o acesso não corresponde às expectativas e ao investimento feito. O site é um exemplo deste fato. Embora seja um site do governo, a qual o dinheiro utilizado para manutenção é publico, o pouco acesso ao site faz com que exista possibilidade de o site ser tirado do ar. O que seria uma tragédia a todos nós brasileiros, pois o vasto acervo que o site possui irá desaparecer caso isso ocorra.

5 Este acervo possui coleções digitalizadas de diversos autores brasileiros, dissertações, artigos, fotos, áudios, vídeos e inclusive documentos estrangeiros. O acesso à internet está cada dia mais presente na vida de todas as pessoas, o que antes atingia uma minoria da população nas últimas décadas deu um salto gigantesco, informatizando várias famílias, isto se tratando em relação à população brasileira. A cada 10 famílias podem dizer que oito tem acesso à internet. E a vida vem sendo facilitada cada vez mais, antes era apenas internet discada, depois veio à internet a cabo, wireless e agora a onda do momento é o acesso via WAP (Wireless Application Protocol) serviço móvel encontrados nos celulares mais atuais. Agora você pode acessar qualquer site através do próprio celular. Pesquisa rápida na palma da mão. Os buscadores de informação facilitam a vida do internauta que precisam fazer uma pesquisa rápida. Com a digitalização de acervos disponibilizados em sites específicos da instituição e a internet acessível a todo um público traz a diversos profissionais a possibilidade de fazer a pesquisa da própria casa ou local de trabalho, sendo que antes eles teriam que se deslocar a locais distantes ou a vários locais para finalizar sua pesquisa, agora podem acessar de qualquer lugar e a qualquer momento o conteúdo disponível. Esta nova técnica reduzir o tempo que o profissional gastará para a pesquisa no quesito locomoção também ajuda a economizar com transportes, hospedagens, alimentação, etc.. Por exemplo, um escritor brasileiro está fazendo uma pesquisa para o seu novo livro cujo tema é a Família Real, sendo que muitas fontes ele só irá encontrar diretamente em Portugal, não precisará se deslocar até outro país para concluir sua pesquisa e irá economizar com a viagem (passagens aéreas ida e volta), hotel pelo período que durar a pesquisa e alimentação também enquanto durar a pesquisa. Não podemos esquecer que a era digital não compreende apenas na utilização de scanners. Os outros arquivos também disponibilizados são de extrema utilidade, os de áudio, vídeo, foto. Os acervos mencionados também podem ser relacionados a bibliotecas e arquivos. Não somente a arquivos de domínio público, mas também o arquivo pessoal que nós temos em casa. Você pode preservar documentos importantes e fotos de família. Resultados A busca pelo aperfeiçoamento tecnológico deu um salto importante para a história da informação. Através da internet podemos acessar o mundo todo e buscar informações antes inimagináveis pelo homem do passado. Podemos dizer que todo o conhecimento do homem já está disponível na internet. Acessamos os conteúdos de vários órgãos, tanto públicos quanto privados, como é o caso de bibliotecas, museus, universidades, agências do governo, etc., Embora com todo um processo de prevenção nos acervos documentais, desde o recebimento da obra, ainda há necessidade de outras formas de preservação e prevenção. O interesse na digitalização de acervos surgiu para preservar os documentos que estão em condições frágeis, já em fase de deterioração que pode ser perdido, preservar os documentos em caso de sinistros naturais ou de sinistros provocados pelo homem como é o caso de incêndios por exemplo. A digitalização do documento capta a história e cultura preservando o valor inestimável do documento. Podem-se utilizar vários formatos digitais, como o TIFF, JPG, GUF, PDF, etc. O PDF é um formato frequentemente utilizado para materiais impressos. Mesmo com toda a tecnologia em nossas mãos, não conseguimos captar com perfeição os detalhes do documento. Por exemplo, a digitalização de uma imagem nem sempre irá representar as cores que era realmente tem, ou um documento do século passado, a coloração que este agora possui. Mas em contra partida a estes pequenos transtornos, hoje nós temos em mãos a opção de realizar uma pesquisa por buscadores na internet, coisa impossível a não muito tempo atrás, além de economizar no tempo da pesquisa. A digitalização trouxe para o mundo um conhecimento nunca antes imaginado onde você pode acessar uma biblioteca digital, por exemplo, que fica do outro lado do mundo. Tudo ainda é muito recente, e claro que ainda a muito caminho a se percorrer, como é o caso do uso indevido das informações contidas, o plágio dos documentos. A digitalização pode caracterizar violação de direitos autorais. Mas no caso dos documentos que estão em domínio público não, pois é documentos que são protegidos pelos direitos autorais a digitalização de acordo com a lei de copyright que permite o uso do conteúdo para bibliotecas e arquivos. Ou em um segundo caso com a permissão do proprietário dos direitos autorais. E cabe a instituição permitir ou não a cópia dos documentos existentes. Conclusão De acordo com a pesquisa feita chega-se a conclusão que Patrimônio é uma herança deixada a alguém. Os acervos documentais são uma herança escrita deixada a humanidade, se assim olharmos não somente aos acervos da nossa cidade, mas em relação a todos os acervos que existem. Dessa forma, essa herança escrita, traz a história de todo um passado que é importante para compreendermos o contexto em que hoje vivemos e o futuro que se aproxima. Com o passar dos anos de dos séculos, mesmo com o cuidado e proteção, muitos documentos podem se perder ao longo do tempo.

6 A má conservação, o uso indevido e os agentes biológicos (cupins, traças, etc.) podem causar a perda parcial ou total desse bem patrimonial que é de direito a todos. A evolução do homem nos trouxe para uma era tecnológica que nunca antes foi imaginada, e a cada dia que passa novos inventos surgem para trazer mais conforto ao homem e as necessidades que ele possui. Graças aos acervos digitais, nós podemos preservar toda uma história e ter acesso a documentos que antes nem imaginávamos que existiam. Facilitou também na busca de informações, que com apenas um clique no computador, por assim dizer, nós podemos viajar a quilômetros de distância e ter acesso a esses documentos e informações. O que antes se tornava caro e cansativo, hoje é simples e de fácil acesso. A digitalização dos acervos preservam os conteúdos dos documentos que podem ser perdidos para o tempo e para as ações climáticas que vem acontecendo. Desta forma vimos o quão é importante digitalizar os acervos documentais: podemos preservar as informações dos documentos históricos, fotos, livros, imagens entre outros sem precisar restringir o acesso ao conteúdo todas as pessoas que tenham interesse assim também facilitando nas pesquisas, no tempo e espaço. Sala Virtual (6)http://blogs.estadao.com.br/olhar-sobre-omundo/catastrofe-no-rio-de-janeiro/ (7)http://pt.shvoong.com/books/ hist%c3%b3ria-computador-apostilado/ (8) (9) (10) da Autora Referências (1) Revista Brasileira de Arqueometria, Restauração e Conservação. CICRAD - Curso de Introdução à Conservação e Restauro de Acervos Documentais em Papel. Volume 2 Número 1. Edição Especial. (2) Fonseca, Maria Odila; Arquivologia e a Ciência da Informação. Rio de Janeiro: Editora FGV, p. (3) Hodge, Gail M. Uma Abordagem do Ciclo de Vida da Informação. [s.l.] : Associates International Information, Inc., [s.d.] (4) BAX, Marcelo. Revista Opinião. n.1323 ano 27 N Ano UFMG. (5) MIRANDA, Antonio Lisboa Carvalho de, Os conteúdos e a sociedade da informação no Brasil. DataGramaZero, Revista de Ciência da Informação

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