Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo

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1 DOSSIÊ DOSIER Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta 1 Introdução A atividade de preservação do patrimônio documental da Administração Pública Federal executada pelo Arquivo Nacional (AN) tem como objetivo preservar a integridade físico-química do suporte e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. A missão do Arquivo Nacional do Brasil, órgão da Administração Pública Federal, é: [...] implementar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos órgão central do Sistema Nacional de Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do Governo Federal, garantindo pleno acesso à informação, com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativo e o cidadão na defesa de seus direitos, e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. (ARQUIVO NACIONAL, 2002) Este trabalho desenvolve-se a partir de reflexões feitas sobre as determinações estabelecidas na Instrução Normativa AN/Nº1, de 18 de abril de 1997, para os procedimentos de entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Nacional do Brasil. A Instrução Normativa destaca medidas de higienização e acondicionamento do acervo Conservadoras do Arquivo Nacional (Brasil).

2 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta em processo de recolhimento ou transferência. Observar apenas esses pontos, entretanto, é insuficiente no que se refere a preservação. Ao longo dos 13 anos de vigência da Instrução Normativa, observou-se que há necessidade de se incluírem outras providências para o aperfeiçoamento do modus operandi relacionado à preservação dos documentos. Essas, se adotadas, garantirão a preservação do acervo a ser recolhido ao Arquivo Nacional. As propostas aqui apresentadas resultam da observação e da experiência acumulada pelas equipes da Coordenação de Preservação do Acervo do Arquivo Nacional (Copac) e da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal (Coreg). As sugestões ora expostas visam apenas à reformulação da Instrução Normativa AN/Nº1, em relação aos procedimentos de preservação, como por exemplo: importância da qualidade dos materiais utilizados na confecção dos acondicionamentos; orientação para evitar o manuseio inadequado; vistoria biológica para prevenir contra contaminação por insetos ou fungos; guarda em depósitos apropriados para impedir que os acervos se deteriorem antes do seu recolhimento; metodologias adequadas ao transporte de documentos às dependências do Arquivo Nacional; e maior detalhamento das responsabilidades do órgão ou entidade detentora dos acervos no processo de preparação de documentos a serem recolhidos e/ou transferidos. Transcreve-se aqui parte da IN AN/Nº1, no que tange à preservação de acervo: ANEXO I CAPÍTULO I DA ENTRADA DE ACERVOS 1. Os acervos arquivísticos a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional deverão estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como orientado neste ato. 2. Os procedimentos a serem observados incluem: I - Da parte do órgão ou entidade detentor(a) do acervo: a) comunicação oficial ao Arquivo Nacional quanto ao acervo que se pretende transferir ou recolher, solicitando, se necessária, orientação técnica; [...]

3 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo d) higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos; e) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padrão (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte ou alcalino. Caixasarquivo comerciais não alcalinas, poderão ser usadas desde que a embalagem interna seja em papel alcalino. Documentos que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões. Documentos audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos deverão ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez; II - Da parte do Arquivo Nacional: [...] b) visita do grupo de trabalho, ao local onde está armazenado o acervo, a fim de elaborar relatório e parecer técnico, considerando aspectos relacionados à organização, avaliação, higienização e acondicionamento. Para definição do cronograma de entrada no Arquivo Nacional deverão ser considerados, também, a disponibilidade de espaço físico, bem como, os seguintes fatores: complementaridade e complementação de fundos documentais já custodiados e demanda de pesquisa. Foi registrada a entrada de aproximadamente cinquenta fundos da Administração Pública Federal no Arquivo Nacional nos últimos cinco anos. Esse número nos ajuda a constatar a importância de uma política de preservação, buscando meios de garantir a conservação dos documentos arquivísticos. A atual Instrução Normativa AN/Nº 1 contempla orientações sobre higienização e acondicionamento em caixas-arquivos. Nas futuras diretrizes, sugerimos inserir os procedimentos de guarda, higienização, acondicionamento e transporte para documentos avulsos, dossiês/processos e documentos encadernados. Em relação aos documentos iconográficos, cartográficos, audiovisuais e sonoros, pelas suas especificidades quanto ao formato (grandes dimensões) e suporte, com estruturas

4 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta específicas e diferenciadas, devem receber orientação especial quanto ao seu acondicionamento e transporte, a partir de visita e relatório técnico produzido pelo Arquivo Nacional. É diante desse desafio que o Arquivo Nacional vem buscando meios para garantir a sobrevida desses suportes, a partir da reformulação de procedimentos e da conscientização das instituições detentoras dos acervos quanto à necessidade de conservação preventiva dos mesmos, anteriormente ao seu recolhimento. A partir das orientações técnicas prestadas, apresentamos os procedimentos difundidos e que podem contribuir para a atualização e edição de normas de preservação de documentos. 2 A guarda de documentos arquivísticos, antes do seu recolhimento ao Arquivo Nacional Para a proteção dos acervos arquivísticos, cuidados devem ser tomados antes mesmo da sua entrada no Arquivo Nacional, desde o edifício que os abriga até o seu acondicionamento. O edifício, como primeiro invólucro de proteção contra os agentes externos de deterioração tempestades, ventos, poluentes, poeira, pragas, variações bruscas de temperatura e umidade relativa etc., deve constantemente sofrer manutenção predial, evitando a ocorrência de sinistros em áreas de guarda (locais onde os acervos ficam armazenados). Há edifícios construídos especificamente para abrigar arquivos, com planejamento que inclui: escolha de local adequado, com avaliação de riscos nos planos de construção; seleção dos materiais e revestimentos a serem utilizados, respeitando o que tange a preservação; cuidados em relação ao telhado; prevenção contra redes hidráulicas nos locais de guarda; climatização adequada; projeto de iluminação, cuidando da

5 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo preservação dos documentos; prevenção contra incêndios; separação das áreas de trabalho das de depósitos, evitando circulação de pessoas junto aos documentos, contribuindo para sua segurança. Porém, a grande maioria dos arquivos é abrigada em prédios adaptados, muitas vezes prédios históricos tombados pelo Patrimônio Histórico, com restrições a modificações em sua estrutura, dificultando que esses itens de planejamento sejam executados para a preservação e segurança dos acervos. Nos edifícios históricos, muitos problemas são encontrados: janelas de madeira apodrecidas pelo tempo, o que permite a entrada de água proveniente de chuvas e temporais, causando infiltrações nas paredes próximas; falta de vidros em janelas por falta de manutenção predial, facilitando a entrada de água e poluentes; estruturas de telhado e piso em madeira, servindo como atrativo para cupins; infiltração na estrutura, decorrente de encanamentos avariados. Já nos edifícios contemporâneos, os problemas são: acúmulo de água nas estruturas dos telhados, muitas vezes planos, causando vazamento nas áreas de guarda de documentos; janelas confeccionadas em alumínio ou outros materiais, que também permitem infiltrações nas paredes, devido a sua deterioração; edifícios que, para permitirem a circulação de ar internamente, necessitam que suas janelas sejam abertas, expondo o local aos agentes externos de deterioração; edifícios localizados em áreas de risco. Outro invólucro de proteção dos documentos arquivísticos são as áreas de guarda ou depósitos, que, utilizados sem manutenção predial ou com superlotação dos espaços, colocam em risco o acervo. Muitas instituições utilizam as suas áreas de guarda inadequadamente, com acúmulo de objetos e materiais inservíveis, inviabilizando a limpeza e permitindo que roedores e baratas sejam atraídos ao local. Outro problema são áreas de depósito próximas a áreas de circulação, criando oportunidades para que pessoas sem permissão tenham acesso aos depósitos.

6 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta O mobiliário também é um item importante na preservação de documentos arquivísticos e deve-se ter muito cuidado com sua escolha. Móveis de madeira não são indicados, pois os seus compostos e alguns seladores utilizados na sua confecção emitem ácidos e outras substância danosas aos documentos, como também são atrativos para cupins e brocas. Móveis de metal são os mais adequados, desde que as peças passem por banhos químicos progressivos desengraxantes e decapantes que proporcionem uma limpeza absoluta e assegurem uma completa proteção contra a oxidação. Estantes com problemas de oxidação devem ser descartadas, pois a oxidação migra para os documentos, causando a deterioração destes. Mobiliário com estrutura danificada, seja por falta de parafusos, causando perigo de queda, ou por prateleiras amassadas e danificadas, deve ser substituído por outro, evitando riscos ao acervo nele armazenado. Os acondicionamentos são os itens de proteção mais próximos aos documentos e os protegem dos vários agentes de deterioração como goteiras, fogo, transporte, manuseio etc. Os danos causados por acondicionamentos inadequados são: documentos com bordas amassadas e rasgadas, embarrigados por falta de estrutura dentro das caixas, amassados devido a grandes quantidades de documentos em uma mesma embalagem. É muito importante que os acondicionamentos sejam confeccionados com materiais de qualidade arquivística, evitando que substâncias que tenham interação química negativa aos documentos ajudem a deteriorá-los. 3 Higienização A higienização é a atividade de retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos que se localizam sobre os documentos.

7 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo O processo de higienização envolve a retirada de sujidades e resíduos depositados na superfície dos documentos, com o uso de um pincel largo e de cerdas macias. Inclui também a retirada de clipes e objetos que possam ocasionar ferrugem e/ou a degradação do suporte. Mesas de higienização para limpeza mecânica. Resíduos retirados no processo de higienização.

8 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta 4 Acondicionamento O acondicionamento consiste em um invólucro que protege o documento dos agentes externos de deterioração, tais como luz, poeira, variação de temperatura e umidade, poluentes e pragas. Apresentam-se a seguir as formas de acondicionamento sugeridas para guarda de acervos textuais. 4.1 Invólucros de proteção Todos os documentos devem ser acondicionados em invólucros de papel de cor branca, alcalino, 240g/m², com identificação a lápis (lápis preto regente 6B) na parte superior à direita ou com uma etiqueta de identificação. O tamanho dos envelopes deve ser confeccionado conforme o tamanho da caixa. Modelo do envelope Ex: Etiqueta de identificação colada com cola PVA neutra FUNDO CÓDIGO DE REFERÊNCIA: BR AN,RIO ENVELOPE:

9 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo Ex: Identificação a lápis (lápis preto regente 6B) na parte superior à direita Utilizar folders em papel alcalino, 90g/ m², em modelo mais simples, quando houver a necessidade de uma divisão física dentro da unidade de arquivamento. 4.2 Caixa-arquivo Após embalar os documentos em invólucros de papel alcalino, proceder ao acondicionamento em caixas-arquivo. Recomenda-se o uso de caixas-arquivo medindo 14x27x39cm (LxAxP), ou 14x36x50cm, produzidas em material inerte ou alcalino. As caixas serão definidas conforme o formato dos documentos. As caixas-arquivo comerciais não alcalinas podem ser utilizadas, já que os documentos estão envolvidos internamente por invólucros de papel alcalino, criando uma barreira contra a migração da acidez das caixas.

10 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta Qualidade do material As caixas-arquivo podem ser de papelão ondulado, espessura superior a 3mm, gramatura de 650g/m², sendo 250g/ m² de cada lado do corrugado, e com duas capas Kraft linear. As partes externas devem ser confeccionadas em papel Kraft fabricado com fibras primárias longas de primeira ou papelão rígido micro-ondulado livre de ácidos, 100% produzidas em alpha celulose, com fibra longa de primeira com 560g/m2.

11 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo Tamanho das caixas O objetivo, ao distribuir o acervo em dois formatos de caixa, é a otimização dos espaços nas estantes no processo de entrada de acervos. Tipo de deterioração das caixas quando as especificações não estão de acordo com as orientações técnicas Montagem da caixa Para a montagem das caixas e a disposição dos dossiês, seguir esquema abaixo: - a tampa deve ser sempre fechada para o lado esquerdo; - os documentos devem ser dispostos em ordem, da esquerda para a direita; - os Processos/dossiês devem ser colocados com a lombada para baixo.

12 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta Sobre os espaçadores Quando sobrar espaço dentro da caixa, é necessário que se coloque um espaçador de material inerte para compensar o espaço vazio e evitar a deformação dos documentos. 4.3 Pacotilhas Para pacotilhas ou para agrupar os envelopes, caso tenham vários volumes de um mesmo dossiê e necessitem de maior proteção, utilizar cadarços. O cadarço adequado deve ser de algodão cru (100%), 3,5 cm de largura, sarjado.

13 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo 4.4 Documentos iconográficos, cartográficos, audiovisuais e sonoros Documentos sonoros Materiais fonográficos Encadernados 5 Transporte O transporte é um item importante na preservação. A responsabilidade pela integridade física do acervo em trânsito cabe à instituição detentora. É necessário que durante o transporte do acervo, até o destino final, sejam cumpridos determinados procedimentos quanto ao manuseio, acondicionamento e meio de transporte. Essas orientações darão suporte ao controle de situações de risco que envolvem o transporte de documentos. 5.1 Quanto ao manuseio A fase do manuseio corresponde ao carregamento e descarregamento das caixas que contêm os documentos, que pode ser feito manualmente ou com o auxílio de equipamentos do tipo carrinhos, empilhadeiras ou similares. Grande parte dos

14 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta acidentes no transporte ocorre durante essa fase, onde há possibilidade de as caixas sofrerem quedas. Para minimizar os danos, o manuseio deverá ser efetuado somente com o acompanhamento de técnicos do Arquivo Nacional do Brasil. 5.2 Quanto ao acondicionamento O acervo textual deve estar acondicionado em caixas-arquivo. Recomenda-se que os encadernados com revestimentos frágeis, como couro e pergaminho, sejam embalados item a item com papel Glassine, e que sejam guardados em caixas para transporte, evitando que fiquem expostos ao impacto da viagem. 5.3 Quanto ao meio de transporte O meio de transporte deve estar adaptado para atender às especificidades de cada acervo a ser transportado. O transporte pode ser feito por carros de pequeno porte ou até caminhões-baú. Geralmente, carros de pequeno porte são empregados apenas para o translado de pequenos acervos cujo trajeto se situa dentro do perímetro

15 Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo urbano onde o arquivo está localizado. Já os caminhões-baú são utilizados para o transporte de grandes acervos e/ou de acervos vindos de outras cidades ou estados. No transporte de longa distância, existe o problema das vibrações produzidas pelo caminhão - as rodovias nacionais apresentam buracos, ondulações. Sendo assim, a embalagem a ser utilizada no transporte deverá considerar fatores de risco. Para minimizar o risco, os veículos devem apresentar uma estrutura interna que permita prender, com segurança, as caixas dentro do transporte. Outra ação importante é uma avaliação detalhada do interior do meio de transporte a ser utilizado que permita constatar se há contaminação biológica. Se houver contaminação, será necessária a descontaminação. A organização das caixas dentro do meio de transporte não deve exceder três pilhas, as quais devem estar distribuídas em sentido oposto. É muito importante elaborar um layout com a ordenação das caixas no processo de carregamento e descarregamento, facilitando assim a colocação e a organização destas dentro dos depósitos do Arquivo Nacional do Brasil.

16 Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta A intenção de iniciar este estudo a partir da Instrução Normativa AN/Nº1 teve por objetivo levantar a importância do papel do conservador e definir os procedimentos de guarda, higienização, acondicionamento e transporte de documentos arquivísticos. Com uma linguagem simples e de maneira breve, procurou-se demonstrar alguns dos aspectos do processo de entrada de documentos no Arquivo Nacional do Brasil.

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