A Nova Comunidade EU.IPP Google Apps for Education IGoogle, Google Mail, Talk, Calendar, Docs e Sites

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1 Ciclo de Workshops Departamento de Informática A Nova Comunidade EU.IPP Google Apps for Education IGoogle, Google Mail, Talk, Calendar, Docs e Sites 16 de Dezembro - ESEIG Ricardo Queirós (ESEIG) e Paulo Calçada (IPP)

2 Google Apps for Education Empresas, escolas e organizações agora podem contar com ferramentas avançadas de comunicação, produtividade, colaboração e segurança directo no navegador, sobrando mais tempo e dinheiro para enfocar nos objectivos principais. Seguem-se as principais características: Nenhum hardware ou software para comprar, instalar ou manter, mesmo à medida que seus negócios crescem Acesso de qualquer lugar, até mesmo de telemóveis Acesso rápido a eficientes e inovadoras soluções de colaboração do Google Maior segurança e conformidade O Google Apps agrupa serviços essenciais para promover a comunicação e a colaboração mais eficazes em sua empresa, escola, grupo ou família. Esses serviços são avançados, fáceis de instalar, não requerem manutenção e são gratuitos. Tudo está unificado pela página inicial, um lugar central para que seus utilizadores visualizem caixas de entrada e agendas, acedam a conteúdos importantes e pesquisem na web. Os administradores podem optar por implementar uma variedade de produtos de comunicação e colaboração. No âmbito da parceria com a empresa Google, o IPP disponibiliza acesso às ferramentas de colaboração ecomunicação Google Apps for Education, utilizando o com acesso a: Exercícios Personalização: o IGoogle (página de entrada personalizada) Comunicação e Conexão: o Google Mail (6GB de espaço em disco) o Google Talk (mensagens instantâneas) o Google Agenda (partilha de calendário para reuniões e eventos) Colaboração e Publicação: o Google Docs (partilha e colaboração de documentos online) o Google Sites (criação de websites) 1. Criar identidade para a comunidade Eu.IPP (http://comunidade.eu.ipp.pt) 2

3 IGoogle O IGoogle é um serviço que providencia uma página Web inicial personalizada para uma conta Google. Neste serviço pode-se escolher um tema visual e também adicionar gadgets. Site oficial: IGoogle Exercícios O IGoogle apresenta as seguintes características: Personalização do tema da página Gestão de itens (adição, remoção e configuração) 1. Configurar IGoogle de acordo com o seguinte layout: Google Docs Data e Hora Estado do tempo no Porto Secção Destaque do Jornal Público Notícias IPP LIVRE Google Calendar Google Mail Bubble Puzzle 3

4 Gmail O Gmail é o serviço de webmail inovador do Google. Com o Google Apps, partilha-se o Gmail para toda a empresa, com endereços personalizados, como Cada conta é fornecida com grande capacidade de armazenamento para as mensagens armazenadas (até 25 GB por conta com o Google Apps Professional), além da tecnologia de pesquisa do Google integrada para que possa navegar rapidamente pelos s, da mesma forma como o Google auxilia a pesquisar na Internet. O Gmail também auxilia os utilizadores na gestão de uma grande quantidade de s ao agrupar automaticamente as mensagens relacionadas, para que possa visualizar de modo automático uma série completa de respostas relacionadas de uma só vez. O Gmail não é apenas uma ferramenta de eficiente, as mensagens instantâneas estão integradas na janela do navegador de para que possa ver quando os seus contactos estiverem on-line e conversar com eles em tempo real. As suas conversas por mensagens instantâneas podem ser gravadas e pesquisadas no Gmail, exactamente como as mensagens de . Perfil resumido Endereço de personalizado as suas contas usam o seu próprio nome de domínio, como Amplo armazenamento de s todos os utilizadores obtêm pelo menos gigabytes de armazenamento. Os utilizadores do Google Apps Professional obtêm 25 gigabytes. Ferramentas avançadas de pesquisa de com o Gmail, a tecnologia da pesquisa do Google está disponível na sua caixa de entrada. Encontre mensagens gravadas instantaneamente, mesmo se não mantiver o seu organizado. Lista de contatos integrada o Gmail permite que mantenha o controlo dos seus contactos gravando automaticamente o nome das pessoas com as quais falou. Mensagens instantâneas integradas veja quais pessoas estão on-line e troque mensagens instantâneas com elas em tempo real, directamente da janela do navegador de . Os bate-papos (chats) podem ser gravados e pesquisados exactamente como as mensagens de . Protecção contra vírus, spam e phishing o Gmail utiliza uma tecnologia poderosa para bloquear vírus, filtrar spam e alertá-lo quando receber mensagens de phishing. Estes recursos ajudam a proporcionar uma experiência de mais segura. Acesso POP e encaminhamento de s o acesso POP permite que faça download de mensagens do Gmail para aplicações como o Outlook e o Eudora; 4

5 além disso, pode usá-lo no sentido inverso, ou seja, enviando mensagens de outro endereço de para a sua caixa de entrada do Gmail. O encaminhamento fornece mais flexibilidade, permitindo que aceda às suas mensagens de outra conta de . Acesso por telemóvel instale a aplicação do Gmail para o seu telemóvel para acesso rápido à sua conta de quando estiver, por exemplo, no trânsito. Navegue para para fazer download da aplicação. Navegadores compatíveis Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, Mozilla, Netscape e outros. Exercícios 1. Enviar Mensagens 2. Gerir Contactos (importar contactos do Outlook ou do Hotmail) 3. Gerir Etiquetas, Filtros e Tarefas 4. Gerir Contas (redireccior conta eseig.ipp.pt para a Comunidade) 5

6 Google Talk O Google Talk possibilita uma comunicação eficaz e eficiente entre as pessoas. Oferece uma maneira simples e gratuita de conversar e trocar mensagens instantâneas com os seus contactos. Com o Google Apps, a rede de mensagens instantâneas de sua empresa é automaticamente conectada a toda a rede do Google Talk, possibilitando a conexão imediata com milhares de outros utilizadores. Para fazer chamadas gratuitas em qualquer parte do mundo, basta ter uma conexão com a Internet, um microfone e um alto-falante (recursos que já vêm integrados na maioria dos computadores). O Google Talk também oferece transferências de ficheiros, permitindo que envie rapidamente anexos enquanto estiver a usar o sistema de mensagens instantâneas ou deixar uma mensagem de voz quando os seus contactos não estiverem conectados. As mensagens instantâneas do Google Talk estão integradas ao Gmail para que possa ver as pessoas que estão on-line e trocar mensagens instantâneas com elas em tempo real sem sair da sua caixa de entrada. As suas conversas por mensagens instantâneas podem ser gravadas e pesquisadas no Gmail, exactamente como as mensagens de . Perfil resumido Chamadas de voz gratuitas de PC para PC (VOIP) pode conversar com qualquer pessoa que esteja on-line e seja um cliente Google Talk. A pessoa do outro lado pode estar em qualquer parte do mundo; e pode falar com ela pelo tempo que desejar gratuitamente. Se os seus contactos não estiverem conectados quando quiser falar, é possível deixar uma mensagem de voz. Mensagens de texto e transferências de ficheiros em tempo real envie ficheiros e mensagens de texto para os seus contactos. Não há restrições no tamanho do ficheiro ou na largura de banda. 6

7 Lista de contactos integrada a sua lista de contactos do Google Talk será exibida automaticamente para a maioria dos seus contactos do Gmail assim manter o contacto ficará ainda mais fácil. Integração com o Gmail as mensagens instantâneas estão integradas no Gmail para que veja quem está on-line e troque mensagens instantâneas com as pessoas em tempo real, directamente da janela do navegador de . Os chats podem ser gravados e pesquisados exactamente como as mensagens de . Acesso por telemóvel (somente em inglês) se usar um smartphone poderá fazer o download da aplicação Google Talk no seu dispositivo e usar o Google Talk quando não tiver acesso ao seu computador. Criado com base em padrões abertos desenvolvido de acordo com o protocolo XMPP aberto para mensagens instantâneas, o Google Talk conecta-se a outras redes de mensagens instantâneas baseadas em XMPP, assim pode usar o chat para além dos limites da sua empresa. Sistemas operativos compatíveis Windows 2000, Windows XP (Home e Pro), Windows Vista e Windows Server Exercícios 1. Adicionar contactos 2. Conversar 3. Configurar estado e imagem 7

8 Google Agenda Com o Google Agenda, a partilha de eventos e reuniões é muito simples. Pode-se coordenar agendas de várias formas: Envie convites para reuniões e eventos e manter o controlo das respostas, mesmo que as pessoas não usem o Google Agenda. Partilhar a sua agenda (ou somente parte das informações da sua agenda) com as pessoas que você conhece. Crie uma agenda partilhada para a sua empresa, equipa ou grupo, de forma que todos possam visualizá-la e editá-la. Crie uma agenda pública na qual todos se possam inscrever. Disponibilize a sua agenda no seu site interno ou externo. O Google Agenda está integrado com o Gmail para facilitar ainda mais a sua utilização do Google Agenda. A sua agenda é extraída da mesma lista de contactos da sua conta de , por isso convidar outras pessoas para eventos e encontros é mais fácil e rápido. No Gmail, quando receber uma mensagem sobre um evento, verá snippets da sua agenda que o ajudarão a decidir se poderá ou não participar. Para confirmar a sua presença, basta um único clique. Perfil resumido Partilha incorporado convide outras pessoas para reuniões e controle as respostas, partilhe agendas inteiras com os seus contactos ou disponibilize as suas informações de eventos públicos para o mundo. Interface intuitiva os recursos de arrastar e soltar faz com que ele pareça uma aplicação desktop. Lista de contactos integrada a sua lista de contactos no Google Agenda está sempre em sincronia com a sua conta de do Gmail e, portanto, nunca precisará procurar alguém na sua conta de Gmail para enviar um convite. Integrado ao Gmail - o Gmail reconhece solicitações e convites de reunião de entrada e ajuda você a confirmar a sua presença sem sair da sua caixa de entrada. Acesso por telemóvel pode visualizar a sua agenda no navegador Web. Suporte para recursos partilhados com o Google Apps Professional e o Google Apps Education, pode deixar as pessoas reservarem salas de reunião e outros recursos partilhados a partir de suas agendas. Segurança e privacidade escolhe quem pode visualizar o seu calendário e quando. Outros utilizadores poderão aceder à sua agenda apenas se adicionálos à lista de visualizadores autorizados ou se decidir publicar os seus eventos. Integração as APIs de dados permitem que integre o Google Agenda com outros programas baseados em agendas, para que possa transferir, sem 8

9 complicações, de um sistema de agenda existente ou usar uma aplicação cliente para aceder às funções de agenda. Criado com base em padrões abertos importe de outros formatos de agenda comuns e partilhe agendas no formato ical popular. Navegadores compatíveis Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari e outros. Exercícios 1. Gerir calendário pessoal (uso de recorrência) 2. Configurar alertas 3. Criar e partilhar calendários (ex: Feriados Portugueses) 9

10 Google Docs O Google Docs é um programa de gestão de documentos e processamento de texto baseado na web que torna a colaboração mais eficiente. Permite que se mantenha um documento on-line que outras pessoas da sua organização possam editar e actualizar simultaneamente a partir dos seus próprios navegadores, de modo que não precise controlar os anexos nem quem tem a última versão de um ficheiro. Várias pessoas podem efectuar alterações ao mesmo tempo, além de visualizar as alterações de outros utilizadores em tempo real. Cada revisão é gravada automaticamente para que seja possível ver quem modificou, o quê e quando, e reverter para uma versão mais antiga em qualquer ponto. É muito fácil lidar com os ficheiros no Google Docs. Para iniciar a partir de um ficheiro existente gravado no computador, basta carregar o documento e iniciar do ponto em que parou. Para trabalhar em documentos off-line, ou distribuí-los como anexos, grave uma cópia do ficheiro do Google Docs no seu computador no formato mais adequado. Independentemente de fazer upload ou download, toda a formatação será preservada. Da mesma forma como com os outros serviços do Google baseados na web, não há necessidade de download ou instalação de um software separado. Para usar o Google Docs, precisa somente de um computador conectado à internet com um navegador padrão. Perfil resumido Criação de documentos on-line crie novos documentos a partir do zero, ou carregue documentos gravados a partir do computador. Edite os seus documentos a partir de qualquer computador conectado à internet. Colaboração em tempo real trabalhe em documentos simultaneamente com outras pessoas por si convidadas, mesmo que não estejam no mesmo local. Histórico de revisão as alterações individuais são mantidas para que possa ver o que foi adicionado e excluído, por quem e quando. Ferramentas de pesquisa da mesma forma que no Gmail, com o Google Docs, dispõe da tecnologia da pesquisa do Google para localizar um documento que não é editado há meses. 10

11 Segurança e privacidade pode escolher quem pode visualizar o seu documento e quando. Outros utilizadores poderão aceder somente ao seu documento se adicioná-los à lista de colaboradores ou visualizadores ou se decidir publicar o documento. Os administradores podem definir restrições para o partilha de documentos internos e externos. Navegadores compatíveis Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Mozilla e Netscape. Exercícios 1. Criar estrutura de pastas (ESEIG) 2. Criar documentos (texto, folha de cálculo, apresentações) 3. Exportar e Importar documentos 4. Partilhar documentos 11

12 Google Sites O Google Sites é o novo membro da lista Google Apps. É um serviço gratuito baseado numa estrutura simples, com tecnologia da JotSpot (empresa adquirida em 2006 pelo Google, que desenvolvia ferramentas wiki). Com esta tecnologia facilmente os particulares e empresas podem construir o seu site, sem que tenham necessidade de ter conhecimentos de programação. Cada conta dispõe de 10GB de espaço e permite transferir ficheiros até 10mb. Perfil resumido Clique único para criação de páginas criar uma nova página no Google Sites apenas necessita de um clique. Abstracção do HTML criar páginas no Google Sites não requer nenhum conhecimento adicional de linguagens de marcação ou dialectos para estilização como o HTML ou CSS. Personalizável com bons níveis de personalização através da escolha de vários temas e cores. Variados tipos de páginas páginas web, painéis de controlos, anúncios, organização de ficheiros e listas. Upload de ficheiros e anexos Uuso do tipo de página Organização de ficheiros para fazer upload de ficheiros até 10MB de tamanho. Cada conta Google Apps recebe pelo menos 10GB de espaço de armazenamento no Google Sites. Google Apps Premier e Education tem 500MB adicionais para cada conta. Conteúdo embebido rico - Google Sites está integrado com outros produtos Google. Sendo assim, pode-se inserir vídeos, documentos, slide shows e calendários directamente a partir do Google Sites. Trabalhar em conjunto e partilhar as definições de permissão permitem designer donos, visualizadores e colaboradores (podem editar páginas) para o seu site. Pode-se também configurar o Google Sites de forma a tornar disponível o site apenas para algumas pessoas, uma organização inteira ou para o mundo. Procurar através do Google pode-se procurar por páginas do Google Sites através do Google. 12

13 Exercícios 1. Criar e configurar um site 2. Criar páginas de vários tipos 3. Importar documentos de outros produtos Google (Docs, Calendar, etc.) 4. Partilhar site 13

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