UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ GESTÃO Reitor Prof. Dr. Zaki Akel Sobrinho. Vice-Reitor Prof. Dr. Rogério Andrade Mulinari

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2 COMO PROCEDER Manual de Orientações sobre Compras, Importações, Patrimônio, SCDP, Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, Normas Internas, no âmbito da UFPR CURITIBA 2013

3 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ GESTÃO Reitor Prof. Dr. Zaki Akel Sobrinho Vice-Reitor Prof. Dr. Rogério Andrade Mulinari Pró-Reitor de Administração Prof. Paulo Roberto Rocha Krüger Diretora do DSG/Central de Compras, Contratos e Patrimônio Sônia Maria da Silva Rocha Elaboração Direção e Colaboradores das Equipes do DSG/CECOM Impressão e Acabamento Imprensa Universitária da UFPR

4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 1 PARTE 1 - COMPRAS PREPARAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO... 4 MODELOS PARA OS DOCUMENTOS CITADOS NO OFÍCIO CIRCULAR 166/ PLANILHA DE NECESSIDADES: DECLARAÇÃO DE BENS/SERVIÇOS COMUNS: PLANILHA DE CÁLCULO DO CUSTO MÉDIO: DECLARAÇÃO DE PESQUISA DE MERCADO INFORMAÇÃO SOBRE ELEMENTO DE DESPESA: TERMO DE RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL DECLARAÇÃO DE FISCAL DE CONTRATO TERMO DE REFERÊNCIA CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES A IMPORTÂNCIA DA REALIZAÇÃO DE PESQUISA DE MERCADO A IMPORTÂNCIA DO TERMO DE REFERÊNCIA SOLICITAÇÕES DE AMOSTRAS A IMPORTÂNCIA DO PARECER TÉCNICO FASE INTERNA DA LICITAÇÃO O QUE É PREGÃO?... 26

5 2 O QUE É REGISTRO DE PREÇOS? INSTAURAÇÃO DA LICITAÇÃO DO PLANEJAMENTO E DOS PRAZOS FASE EXTERNA DA LICITAÇÃO PUBLICIDADE COMPETIÇÃO (VIA ELETRÔNICA) HABILITAÇÃO ADJUDICAÇÃO E HOMOLOGAÇÃO PROCEDIMENTOS APÓS A HOMOLOGAÇÃO DO PREGÃO DISPONIBILIZAÇÃO DOS PREGÕES VIGENTES DO RECEBIMENTO E DAS PENALIZAÇÕES PARTE 2 - IMPORTAÇÃO SOLICITAÇÃO DE IMPORTAÇÃO ANEXOS CITADOS NOS OFÍCIOS 247 E 296/ ANEXO I - SOLICITAÇÃO DE IMPORTAÇÃO ANEXO II: PROFORMA INVOICE ANEXO III: SOLICITAÇÃO DE REGISTRO E LANÇAMENTO NO CPR ANEXO IV: PEDIDO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO ANEXO V: FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DA COMPRA ANEXO VI: CONSULTA À DIVISÃO DE PATRIMÔNIO PARTE 3 - SITUAÇÕES ESPECIAIS PEDIDOS DE PASSAGENS NO SISTEMA SCDP... 62

6 PREPARAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA OU SERVIÇO DE FORMA EMERGENCIAL PROCEDIMENTOS PREPARAÇÃO DO PROCESSO POR INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO QUANDO O FORNECEDOR É EXCLUSIVO REQUISITOS PARA A CONTRATAÇÃO Encaminhamentos: PREPARAÇÃO DO PROCESSO POR INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE NOTÓRIO SABER REQUISITOS PARA A CONTRATAÇÃO MODELOS DE DOCUMENTOS PARA DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO TERMO DE REFERÊNCIA TERMO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO TERMO DE INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO (FORNECEDOR EXCLUSIVO) 82 4 TERMO DE INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO (NOTÓRIO SABER) PARTE 4 - NORMAS E REGULAMENTOS ORDEM DE SERVIÇO N 06/2009-PRA RESOLUÇÃO Nº 51/09-COPLAD GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE BENS MÓVEIS FORMULÁRIO PARA RECOLHIMENTO DE BENS SUBMETIDOS A AGENTES CONTAMINANTES RESOLUÇÃO N 55/09-COPLAD

7 ORDEM DE SERVIÇO N 001/2010-PRA ORDEM DE SERVIÇO N 02/2011-PRA ORDEM DE SERVIÇO Nº 006/2011-PRA ANEXO 1 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME PROCESSUAL ANEXO 2 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME PROCESSUAL ORDEM DE SERVIÇO Nº 08/2011-PRA ORDEM DE SERVIÇO N 02/2012-PRA ANEXOS FASES DA LICITAÇÃO CONTATOS

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9 INTRODUÇÃO A Pró-Reitoria de Administração, através do DSG/Central de Compras, Contratos e Patrimônio, apresenta a segunda edição do Manual de Compras e Importações na UFPR. O objetivo é colaborar com as diversas Unidades e Setores da UFPR, esclarecendo os procedimentos licitatórios a fim de tornar mais ágeis e eficientes as aquisições e contratações desta Universidade. A principal função do manual é informar, basicamente, quais os procedimentos adotados para realização de Pregão Eletrônico, modalidade de licitação adotada pela Administração Pública Federal para realizar suas compras e contratações de serviços. O Pregão foi instituído pela Medida Provisória 2.026, de 04 de maio de 2000, convertida na Lei nº de 17 de julho de 2002, sendo regulamentado pelo Decreto nº 3.555, de 08 de agosto de 2000, cujo Anexo II apresenta o rol de classificação de bens e serviços comuns. O Pregão, na forma eletrônica, recebeu regulamentação em 31 de maio de 2005, através do Decreto nº O manual traz, de maneira clara e objetiva, orientações sobre a instrução dos processos licitatórios em sua fase preparatória, enfocando a descrição do objeto, a justificativa da aquisição e a realização de pesquisa de preços de mercado. Ainda, há uma detalhada orientação para a elaboração do Termo de Referência, documento primordial que embasará o edital de Pregão e o futuro contrato. A fase externa do Pregão também é apresentada, esclarecendo sobre sua realização e os prazos de cada etapa, culminando com a contratação e procedimentos posteriores. 1

10 Espera-se colaborar para o trabalho conjunto dos Servidores em prol da Administração Pública, estabelecendo contratações vantajosas e de qualidade para o bom desempenho das atividades da Universidade Federal do Paraná, visando o bem comum. SOMOS TODOS UFPR! 2

11 PARTE 1: COMPRAS

12 PREPARAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO Todo processo licitatório parte da motivação de uma unidade interessada na aquisição de algum bem ou contratação de algum serviço, a qual gera um Processo Administrativo que, por sua vez, deve ser instruído de acordo com o Ofício Circular nº 166/2012-DSG/CECOM/PRA: Ofício Circular nº 166/2012-DSG/CECOM Curitiba, 20 de julho de Da Direção do DSG/Central de Compras, Contratos e Patrimônio Às Direções de Setores, Pró-Reitorias e demais unidades da UFPR A Central de Compras tem ampliado seu atendimento ao longo dos anos, o que proporcionou maior agilidade e presteza nos serviços de solicitações de compras. O Ofício 340/2010 representou importante avanço neste processo, ao uniformizar os procedimentos para as diversas instâncias de análise dos processos de compras, norteando o trabalho das unidades solicitantes. 4

13 Entretanto, com o passar do tempo, alguns procedimentos foram revistos e aprimorados, de tal maneira que se tornou necessário, também, atualizar o documento de referência para os processos de compras por licitação. A seguir, apresentamos a sequência de documentos do processo, lembrando que modelos dos documentos estão disponíveis em nosso site na internet: Não será possível tramitar processos com falta e/ou insuficiência das informações abaixo: 1. Capa: conforme modelo padrão em uso. a. Os documentos deverão estar em ordem cronológica, com suas páginas numeradas e rubricadas. b. deverão ser montados processos, separadamente, para material e para serviços. Quando se tratar de serviço com fornecimento de materiais, o que prevalece é o serviço (inclusive para emissão do empenho e para o tipo de nota fiscal a ser emitido pelo fornecedor). c. Especificamente para materiais, sugerimos o agrupamento de itens semelhantes em um mesmo processo, que respeitem uma mesma linha de fornecimento, por exemplo: material químico, móveis, equipamentos de áudio e vídeo, equipamentos de laboratório, itens de almoxarifado, microcomputadores, etc. 2. Ofício da unidade: documento em que se solicita o material ou serviço, por iniciativa do ordenador de despesa ou com sua anuência; 5

14 3. Justificativa de aquisição: documento informando detalhadamente sobre a necessidade do material ou serviço, mencionando, ainda, quais os danos causados à unidade pela sua não aquisição. Este documento deve estar datado e assinado; 4. Planilha de necessidades: relação dos materiais ou serviços, com suas especificações técnicas detalhadas e respectivas quantidades; a. Sobre a descrição dos itens, é importante observar o disposto no art. 3º, parágrafo I, inciso I da Lei 8666/1993, que afirma ser vedado aos agentes públicos: admitir, prever, incluir ou tolerar, nos atos de convocação, cláusulas ou condições que comprometam, restrinjam ou frustrem o seu caráter competitivo, inclusive nos casos de sociedades cooperativas, e estabeleçam preferências ou distinções em razão da naturalidade, da sede ou domicílio dos licitantes ou de qualquer outra circunstância impertinente ou irrelevante para o específico objeto do contrato, (...) ; b. Ainda, o art. 8º, inciso I do Anexo I do Decreto nº 3.555/2000, segundo o qual a definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou realização do fornecimento, devendo estar refletida no termo de referência ; 5. Declaração de bens e serviços comuns: documento informando que o objeto solicitado está em conformidade com a definição dada pelo Decreto nº 3.555/2000, Anexo I, art. 3º, parágrafo 2º. Deverá estar datado e assinado; 6 6. Pesquisa de mercado: deverão ser incluídos no processo três orçamentos que permitam identificar o fornecedor e o valor do item. a. Sugerimos que os preços apresentados estejam dentro da margem de variação de 30% entre si;

15 b. Para pregão eletrônico, de aquisição imediata, com informação de dotação orçamentária, a validade dos orçamentos deve ser, no mínimo, de sessenta dias. Dentro desse prazo, o processo deverá tramitar no DSG/CECOM e na Procuradoria Federal, e deverá chegar com os orçamentos válidos no momento do agendamento do pregão. Se, neste momento, as propostas já estiverem vencidas, será solicitado que a unidade de origem atualize os valores, providenciando novos orçamentos. c. Para pregão pelo Sistema de Registro de Preços (nesse caso, não necessita de dotação orçamentária prévia), os orçamentos deverão ter validade de cento e vinte dias; os processos deverão tramitar no DSG/CECOM e Procuradoria Federal, dentro desse prazo, e a tempo de lançar no sistema o agendamento de abertura do pregão, dentro da validade da proposta; d. Poderão ser usados pregões de outros órgãos (desde que dentro de seu período de vigência) para comprovação de preço de mercado, o que poderá ser consultado no site comprasnet.gov.br; e. Se os orçamentos forem obtidos através de sites da internet, é importante que a página seja impressa com o cabeçalho do navegador, no qual seja possível identificar o endereço eletrônico de onde foi retirado e a data do acesso. Esses orçamentos deverão estar carimbados e assinados pelo servidor responsável pela pesquisa; 7. Planilha de cálculo do custo médio: esta planilha deverá reunir: a. a lista de itens; b. três preços de referência ; c. os fornecedores responsáveis por cada oferta; d. Deverá trazer, também, o valor médio de cada item (preço1+preço2+preço3/3) e o valor total médio de cada item (valor médio x quantidade). 7

16 e. É obrigatório que seja informado, pelo menos, o CNPJ de um fornecedor para cada item pesquisado; 8. Declaração de pesquisa de mercado: documento em que o servidor responsável pela elaboração da planilha de custo médio, atesta a veracidade dos orçamentos e dos cálculos apresentados na planilha; 9. Elemento de despesa: informar elemento e subelemento da despesa, a partir do plano de contas disponibilizado no site do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF/PROPLAN). Em caso de dúvida sobre o elemento adequado para material permanente, consultar a Divisão de Patrimônio do DSG/CECOM (ramal 5171 ou 10. Declaração de patrimônio foi substituído pelo Termo de Patrimônio (Ordem de Serviço nº 08/2011-PRA) que será obrigatório no processo financeiro de aquisição de material permanente. No licitatório não haverá necessidade deste documento. 11. Declaração de fiscal de contrato (obrigatório para licitação que gere contrato): a unidade deverá informar nome, cargo ou função, matrícula SIAPE e lotação, ramal e do servidor designado para ser o responsável pela fiscalização do serviço. Este documento deve ter a ciência do servidor que está sendo designado fiscal de contrato; Termo de referência: este é o documento mais importante do processo, pois servirá de base para a elaboração do Edital da licitação, do contrato, assim como, será parte integrante do Edital. Nele deverão constar todas as informações necessárias a uma boa contratação: descrição técnica, justificativas, valores de referência

17 de mercado, prazos de entrega, condições de recebimento, obrigações da contratada e contratante. Deverá estar datado e assinado pelo responsável por sua elaboração e também pelo Diretor do Setor, Unidade ou Pró-Reitoria; 13. Dotação orçamentária: solicitar à PROPLAN a devida dotação. a. Quando se tratar de pregão pelo Sistema de Registro de Preços, este documento não é necessário, uma vez que a dotação acontecerá no momento do registro do empenho para a aquisição. A PRA informará no processo a dispensa dessa dotação prévia. Vencidas todas as etapas descritas, o processo deverá ser encaminhado ao DSG/CECOM/Central Compras, para conferência e encaminhamento à Comissão de Licitação. A Central de Compras está à disposição para maiores informações, através dos telefones (41) e , ou diretamente com a equipe, por Evani Aquino da Silva Paula A. Nieviadonski Spisila Valéria Jacobs Bruno Gonçalves da Silva Adélia de Araújo Atenciosamente, 9

18 O solicitante deve ficar atento no momento da entrega dos produtos adquiridos: se correspondem ao que foi licitado As Atas de Registros de Preço prevêem prazos para troca de mercadorias com defeito e prazos de garantia. Observando estes prazos, também estamos zelando pela qualidade das contratações. A PRA tem instrumentos para penalização de maus fornecedores: informe-se! Importante! 10

19 MODELOS PARA OS DOCUMENTOS CITADOS NO OFÍCIO CIRCULAR 166/ PLANILHA DE NECESSIDADES: Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) PLANILHA DE NECESSIDADES ITEM CÓD. SIDEC* DESCRIÇÃO UNID. QUANT * O campo Código SIDEC será preenchido pela CECOM, a partir de informações do Catálogo de Materiais do Sistema SIASG. Curitiba, de de. Assinatura e Carimbo 11

20 2 DECLARAÇÃO DE BENS/SERVIÇOS COMUNS: Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) Processo nº Objeto: DECLARAÇÃO Declaro que o objeto a ser licitado, nos termos do Art. 1.º da Lei n.º /02, trata-se de Bens (ou Serviços) Comuns. Curitiba, de de. Assinatura e Carimbo 12

21 3 PLANILHA DE CÁLCULO DO CUSTO MÉDIO: Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) PLANILHA DE CÁLCULO DO CUSTO MÉDIO Item Descrição Un. Quant. 1 A Fornecedor (CNPJ) Preço B C D Valor Médio Unitário E Valor Médio Total F 2 3 CUSTO TOTAL DA PROPOSTA G Fórmulas para programação da planilha: 1) Para cálculo do valor médio unitário (E): média dos valores B, C e D. No Excel, digite =(F1+F2+F3)/3 2) Para cálculo do valor médio total (F): produto da quantidade pelo valor médio unitário. No Excel, digite =G1*D1 3) Para cálculo do custo total da proposta (G): somatório de todos os valores médios totais. No Excel, digite =SOMA(H1:H30) Curitiba, de de. Assinatura e Carimbo 13

22 4 DECLARAÇÃO DE PESQUISA DE MERCADO Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) Processo nº Objeto: DECLARAÇÃO Declaro que os preços descritos na planilha comparativa de custos, anexos ao processo, estão conforme preços praticados no mercado. Os cálculos das médias e seus totais estão corretos. Curitiba, de de. Assinatura e Carimbo 14

23 5 INFORMAÇÃO SOBRE ELEMENTO DE DESPESA: Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) Processo nº Objeto: INFORMAÇÃO ELEMENTO DE DESPESA Informamos que os itens a serem licitados se enquadram nos seguintes elementos de despesa, conforme tabela de elementos de despesa disponível no site do Departamento de Contabilidade e Finanças desta UFPR: Exemplos: material de expediente; material de limpeza e produtos de higienização; serviços técnicos profissionais. Curitiba, de de. Assinatura e Carimbo OBS: para material permanente, consultar a Divisão de Patrimônio do DSG. 15

24 6 TERMO DE RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) TERMO DE RESPONSABILIDADE Número: (uso exclusivo do DPA/DSG/CECOM) Processo nº Empenho nº Local onde se encontra o bem permanente: De acordo com a instrução normativa 205/88-SEDAP/PR, declaro pelo presente documento que ficou sob minha inteira responsabilidade o material descrito neste Termo de Responsabilidade. Item Descrição do bem Quant. Valor (R$) Curitiba, de de. Carimbo e Assinatura OBS: Conforme Ordem de Serviço nº 08/2011-PRA, este documento deve constar obrigatoriamente no processo financeiro, mas não é obrigatório no processo licitatório. 16

25 7 DECLARAÇÃO DE FISCAL DE CONTRATO Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) Processo nº Objeto: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO Declaro que serei responsável pela fiscalização do contrato originado por este processo, acompanhando sua execução e adotando os procedimentos que se fizerem necessários para exigir seu fiel cumprimento, de acordo com as cláusulas do instrumento e disposições legais que regulam a matéria. Unidade: Endereço: Servidor Responsável: Cargo/Função: Matrícula SIAPE: Matrícula UFPR: Fone para contato: (XX) Fax: (XX) Curitiba, de de. Assinatura e Carimbo OBS: este documento deve constar obrigatoriamente do processo licitatório quando este gerar contrato. 17

26 8 TERMO DE REFERÊNCIA Ministério da Educação Universidade Federal do Paraná (Identificação do Setor e Unidade solicitante) Processo nº Setor/Unidade requisitante: TERMO DE REFERÊNCIA 1. Da Justificativa de aquisição Deve ser feita justificativa da necessidade da aquisição do bem ou da contratação do serviço, fundamentadamente, demonstrando, inclusive, a demanda e o benefício da contratação. 2. Da Especificação Detalhar a descrição dos itens a serem licitados, bem como as respectivas quantidades, unidades de medidas, dimensões, capacidades, composições etc. A descrição do objeto deverá ser clara e precisa, com informações suficientes para que seja perfeitamente identificado o que se deseja contratar ou adquirir. Por outro lado, o artigo 3º, inciso I da Lei 8666/1993, determina expressamente que sejam evitadas as especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, que possam limitar ou frustrar a competição. Portanto, não se deve mencionar marcas ou modelos que configurem direcionamento de fornecimento. É de vital importância que a Unidade Solicitante saiba exatamente o que atenderá suas necessidades para que possa especificar o objeto da licitação, evitando adquirir ou contratar bens ou serviços que não supram suas carências e que ainda importem em gravames e prejuízos financeiros à Administração Pública. 18

27 3. Dos Prazos e da Entrega Informar prazos para: entregas, realização de serviços, garantias, apresentação de amostras, de provas, trocas, execução de serviços, etc. Determinar a pessoa responsável pelo recebimento do material ou controle de execução de serviços, quando for o caso, indicando nome, matrícula (servidor), endereço, telefone e para contato. Especificar formas (se em única vez, ou quantas parcelas e como estas ocorrerão) e locais de entregas, com endereços detalhados. 4. Documentos a serem apresentados juntamente com a proposta de preços: Para a habilitação da empresa, normalmente são solicitados os seguintes documentos: Aqueles exigidos pela Lei 8666/1993; Uma Declaração/Atestado de Capacidade Técnica, emitido por pessoa jurídica de direito público ou privado, que comprove o fornecimento do produto relacionado com o objeto da presente licitação, no qual deverá constar, também, se o produto foi fornecido ou está sendo fornecido de modo satisfatório; Poderá constar, além dos documentos habitualmente exigidos, se a empresa deverá apresentar outros, de caráter técnico, que se relacionem especificamente ao objeto a ser contratado ou adquirido, tais como Certificação do INMETRO (desde que estejam entre os produtos cuja certificação é compulsória), registro na Vigilância Sanitária (ANVISA), normas da ABNT ou demais licenças necessárias, por exemplo, para transporte, certificação de madeiras e normas de segurança, dentre outros. 5. Deveres do Contratado Devem ser detalhadas as obrigações a serem cumpridas pela Contratada, como formas de execuções dos serviços, entregas, manutenções, garantias, assistência técnica, trocas, etc. 6. Deveres da Contratante A Unidade Solicitante (Contratante) deverá detalhar os seus deveres e obrigações 19

28 perante o Contratado. Por exemplo: o acompanhamento dos serviços, o atestado da fatura, a fiscalização, o gerenciamento e demais apontamentos que julgar convenientes. 7. Procedimentos de Fiscalização e Gerenciamento do Contrato Indicar nome e matrícula do servidor que será responsável pela fiscalização dos serviços. Essa informação constará do instrumento contratual e de Portaria emitida pela Pró-Reitoria de Administração (PRA). 8. Critérios de Aceitação do Objeto Além do menor preço, outros critérios de aceitabilidade técnica do material ou serviço que a Unidade Requisitante queira especificar para constar do Edital. Essas exigências devem ser tecnicamente aceitáveis e defensáveis por ocasião de emissão de parecer técnico. 9. Orçamento Estimado Fazer constar a planilha de custos, com o valor médio unitário e o total por item, de acordo com os orçamentos apresentados. Item Descrição Quant. Valor Médio Unitário TOTAL R$ Valor Médio Total 20

29 10. Valor Global Estimado da Compra/Serviço R$ (discriminar também o valor por extenso). Curitiba, de de. Responsável da Unidade (assinatura e carimbo) Diretor do Setor/Pró-Reitor (assinatura e carimbo) O valor total informado no item 10 do Termo de Referência deverá ser igual ao valor total apurado na planilha de custos, e será o teto máximo que a Administração considerará para efetivar a contratação. Importante! 21

30 CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES 1 A IMPORTÂNCIA DA REALIZAÇÃO DE PESQUISA DE MERCADO A Unidade Solicitante deve pesquisar os preços praticados no mercado para o objeto a ser licitado, considerando, inclusive as condições de fornecimento. O preço final deve considerar fretes e outras despesas da empresa. Deve-se conseguir, no mínimo, três orçamentos, desde que estes apresentem diferenças de valores aceitáveis (aproximadamente 30% entre si). Caso os valores sejam muito discrepantes (ou muito altos ou demasiadamente baixos) comparativamente aos preços médios, estes extremos deverão ser descartados, procurando-se outros fornecedores que apresentem preços mais próximos dos médios. Esta medida é imprescindível, pois o preço de referência para a contratação é informação fundamental para orientação do Pregoeiro quando da análise e julgamento das propostas. Uma variação extrema dos preços não representaria a realidade dos valores praticados no mercado, prejudicando a efetividade desta avaliação. Ressalta-se que o valor estimado correspondente à média dos valores praticados no mercado é a referência de valor máximo da contratação que o Pregoeiro deve adotar quando da realização da sessão do Pregão, constituindo parâmetro para analisar a aceitabilidade das propostas. Há possibilidade de se conseguir as cotações através de solicitação de orçamentos diretamente de fornecedores, listas de preços oficiais ou 22

31 veiculadas em publicações especializadas, preços pagos pelo mesmo objeto por outros órgãos da Administração Pública e até mesmo em sites específicos (alertando-se para o fato de que em muitos são veiculadas promoções que não condizem com o valor real de mercado). Quando o documento for obtido através da Internet, a respectiva cotação deverá ser rubricada com identificação do servidor responsável pela pesquisa (carimbo). 2 A IMPORTÂNCIA DO TERMO DE REFERÊNCIA O Termo de Referência é o documento assinado pelo responsável pela Unidade Solicitante e pela Direção do Setor (duas assinaturas), através do qual o requisitante esclarece e detalha o que realmente precisa adquirir ou contratar, trazendo informações como: a definição do objeto, a justificativa da necessidade, o orçamento detalhado de acordo com os preços de mercado, métodos e estratégias de suprimentos e cronograma. O Termo de Referência retrata o planejamento inicial da licitação e da futura contratação, definindo os elementos básicos e essenciais a uma compra segura e eficiente. É através dos dados constantes do Termo de Referência que se elaborará o Edital de Licitação e, consequentemente, é através dele que o licitante ficará informado sobre o que a Administração pretende contratar. Cabe ressaltar que o sucesso da licitação depende da fase interna na qual ocorre a elaboração do instrumento convocatório (edital) pois é aí que são definidas todas as condições a serem atendidas pelo licitante vencedor. 23

32 Para aquisição de um produto, material ou serviço de qualidade, é de extrema relevância a descrição do objeto. No momento da elaboração do Termo de Referência, essa descrição deve ser precisa, de modo a informar ao licitante o que se pretende adquirir. Cabe observar, ainda, que nessas especificações, devem ser tomados os cuidados de não direcionar a nenhuma marca de mercado. A Unidade solicitante deverá expor no Termo de Referência a definição do objeto da contratação de forma clara, precisa e detalhada, a estrutura de custos, os preços praticados no mercado, a forma e prazo para entrega do bem ou realização do serviço contratado, bem como as condições de sua aceitação, deveres do contratado e da contratante, os mecanismos e procedimentos de fiscalização do serviço prestado, quando for o caso. 3 SOLICITAÇÕES DE AMOSTRAS Se a unidade requisitante incluir no Termo de Referência a solicitação de amostras, estará obrigada a indicar quais critérios técnicos serão analisados no produto ofertado. As regras deverão ser previamente definidas no Edital, para deixar claro aos fornecedores o que se pretende avaliar nas amostras solicitadas. 24

33 4 A IMPORTÂNCIA DO PARECER TÉCNICO Será convocado a emitir o parecer técnico o servidor responsável pela solicitação do bem ou serviço. Este momento é de suma importância para o sucesso da aquisição, pois é quando se verifica o que o fornecedor está oferecendo em contrapartida ao que se espera adquirir e, mais ainda, se é o que foi solicitado no Edital do Pregão. O responsável pelo parecer técnico, para que possa analisar e avaliar a proposta do fornecedor, deve conhecer a especificação do bem ou serviço constante do Edital, a fim de aferir se a proposta apresentada atende ou não ao especificado, cabendo, fundamentadamente, aprovar ou não a referida proposta. 25

34 FASE INTERNA DA LICITAÇÃO 1 O QUE É PREGÃO? Pregão é uma modalidade de licitação, adotada para aquisição de bens e serviços comuns, em que a disputa pelo fornecimento é feita em sessão pública, por meio de propostas e lances, para classificação e habilitação do licitante com a proposta de menor preço. Bem ou serviço comum, para fins de Pregão, é aquele que pode ser adquirido no mercado sem maior dificuldade, havendo multiplicidade de fornecedores e de simples especificação, cujos padrões de qualidade e desempenho possam ser objetivamente definidos. BASE LEGAL: O Pregão foi instituído pela Medida Provisória nº 2.026, de 04 de maio de 2000, convertida na Lei nº de 17 de julho de 2002, sendo regulamentado pelo Decreto nº 3.555, de 08 de agosto de 2000, cujo Anexo II apresenta o rol de classificação de bens e serviços comuns, não sendo este limitador para estas definições. O Pregão Eletrônico recebeu regulamentação em 31 de maio de 2005, através do Decreto nº 5.450, cuja utilização passou a ser obrigatória para os órgãos do poder executivo, para as aquisições de bens e serviços considerados comuns. 26

35 2 O QUE É REGISTRO DE PREÇOS? O Sistema de Registro de Preços, regulamentado pelo Decreto nº 7892/2013, é o conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras. O registro de preços é precedido de licitação e, na UFPR, é realizado através de Pregão Eletrônico, com critério de julgamento pelo menor preço. Após a realização da licitação, os preços e as condições de contratação ficam registrados na Ata de Registro de Preços ARP. O Registro de Preços deve ter prévia e ampla pesquisa de mercado. O preço registrado na ARP e a indicação dos respectivos fornecedores serão divulgados pela Central de Compras, no site Durante a vigência da Ata, que poderá ser de até doze meses, havendo necessidade do objeto registrado, basta à unidade administrativa solicitar autorização através dos s ou para emitir o empenho. Dessa forma, os procedimentos de contratação se tornam mais ágeis. Com o Sistema de Registro de Preços, evita-se o fracionamento da despesa, pois a escolha da proposta mais vantajosa já foi precedida de licitação e não há restrição de valores para a contratação. A existência de preços registrados não obriga a unidade a firmar as contratações, ficando-lhe facultada a utilização total ou parcial dos itens registrados, de acordo com sua disponibilidade orçamentária e financeira. 27

36 Outra vantagem do Sistema de Registro de Preços é de não haver a necessidade de informação prévia de dotação orçamentária, para abrir o pregão. Desta maneira, as unidades podem planejar a licitação das suas necessidades para futuras aquisições. Principalmente as unidades que tem a expectativa de receber recursos de diversas fontes (convênios, emendas parlamentares, duodécimos, suplementação orçamentária, FDA, Edital PROGRAD), podem planejar antecipadamente sua demanda, deixando os itens em registro de preços, para aquisições de acordo com a entrada dos recursos orçamentários e financeiros. 3 INSTAURAÇÃO DA LICITAÇÃO A instauração de procedimento licitatório na modalidade pregão se dá por ato da Autoridade Competente. Para tanto, é necessário que haja um processo administrativo devidamente instruído, composto por vários documentos elaborados pela Unidade Administrativa ou área que demanda a realização da licitação e que, portanto, conhece detalhadamente os bens ou serviços a serem adquiridos. Tais documentos (apresentados na seção sobre a preparação do processo para compra/serviço) servirão de base para elaboração do Edital, instrumento convocatório que dá publicidade às regras da licitação e convoca os interessados para dela participarem apresentando suas propostas. 28

SUMÁRIO INTRODUÇÃO...

SUMÁRIO INTRODUÇÃO... SUMÁRIO INTRODUÇÃO... FASE I PREPARAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA OU SERVIÇO... ANEXO I MODELO DE DECLARAÇÃO DE BENS/SERVIÇOS COMUNS... ANEXO II MODELO DE DECLARAÇÃO DE PESQUISA DE MERCADO... ANEXO III MODELO

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