UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL Por: Claudio Marzo Fernandes de Castro Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Logística Empresarial Por: Claudio Marzo Fernandes de Castro

3 3 AGRADECIMENTOS... à Deus pelo caminho que me direcionou, à minha esposa pelo incentivo, aos professores e companheiros de classe pelas oportunidades e conhecimentos.

4 4 DEDICATÓRIA... À minha esposa Deise Milene, que tanto me incentivou a dar continuidade nos estudos e iniciar a Pós-Graduação. Também as minhas filhas Tais e Tayná que me fazem crescer para que eu seja exemplo de vida para as mesmas.

5 5 RESUMO Atualmente com os avanços tecnológicos e constantes na área de Software, dirigentes de grandes e médias empresas buscam cada vez mais sistemas que facilitem os processos de maneira rápida e organizada, principalmente sendo um Sistema complexo que se destina a ajudar com Informações de Finanças, Manufatura e Gestão de Relacionamentos com Clientes e Fornecedores, um Sistema ERP onde alinhado aos processos internos garante uma redução de tempo na disseminação informações, nos cadastros, nos estoques, nas compras e nas liberações de pagamentos.

6 6 METODOLOGIA Para realização desta monografia, foi utilizada informações de consultas em sites especializados no assunto e dados internos explorados em uma Empresa fabricante e distribuidora de refrigerantes a qual já utiliza este Sistema.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I 09 HISTÓRICO DO ERP CAPÍTULO II 12 O QUE É O ERP CAPÍTULO III 18 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP CAPÍTULO IV 23 A IMPORTÂNCIA DO ERP NA ORGANIZAÇÃO CAPÍTULO V 26 IMPLEMENTAÇÃO DO ERP CAMINHOS E OBSTÁCULOS CAPÍTULO VI 35 O PROCESSO CONCLUSÃO 39 BIBLIOGRAFIA 40 ÍNDICE 41

8 8 INTRODUÇÃO Este trabalho apresenta os Sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning) como forma de difundir as informações que circulam em uma Organização. Elaborado com base em pesquisa em sites, verificou-se que é cada vez mais freqüente a utilização de ERPs, visto que sua abrangência estende-se a todos os departamentos organizacionais, gerenciando as informações que trafegam em todos os departamentos na empresa e produzindo resultados em tempo real para as tomadas de decisão. A integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, armazenadas em um único banco de dados centralizado. Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. O termo gestão empresarial já é comum e virou mania entre empresas de grande porte, médio porte e até pequeno porte. Há algum tempo, esses sistemas também conhecidos como software para ERP (Enterprise Resource Planning), controlam corporações de ponta a ponta, da produção às finanças assumindo a responsabilidade de registrar e processar cada fato novo na engrenagem corporativa, além de distribuir as informações de maneira clara e segura, em tempo real. Os processos envolvem todos os departamentos da organização entre eles: Cadastro-TI, Vendas, Compras, Produção, Operacional e Financeiro. Onde interagem as informações necessárias aos processos da organização.

9 9 CAPÍTULO I HISTÓRICO DO ERP O ERP não é apenas um software, na realidade ele é um conceito que nasceu e evoluiu juntamente com as tecnologias e os métodos administrativos (Porque não dizer com a própria história da administração?). Desde a Revolução Industrial, quando os negócios tomaram um novo formato e, principalmente, um novo ritmo, a informação discretamente começou a ocupar um espaço cada vez mais significativo nas empresas que, por sua vez, tornaram-se cada vez maiores e mais complexas, exigindo cada vez mais informação. E o ERP faz parte desse processo. Alvin Tofler dividiu a história da sociedade em três grandes ondas ou fases, que podemos enxergar como saltos tecnológicos no decorrer dos tempos (Polloni, 2001, p.17). A primeira é chamada de onda agrícola que acompanhou o homem na maior parte de sua história, a segunda é a onda industrial que tem início por volta de 1750 com a revolução que tem o mesmo nome, e a terceira é a onda da informação iniciada em 1950 com a invenção do computador. Cada uma dessas ondas deixou, e deixa, suas marcas no comportamento social e individual, trazendo as suas contribuições para a evolução da informação e da tecnologia. A economia, em cada um dos seus ciclos, juntamente com o surgimento do capital como meio de produção, também influenciaram diretamente para que as empresas e as comunidades gerassem novas necessidades e novas atitudes frente à produção e ao consumo. Duas das mais significativas modificações da sociedade na transição da onda industrial para a onda da informação foram a organização do trabalho, com o seu enfoque científico (Taylorismo e Fordismo), e o surgimento do marketing, impulsionado pelo consumismo e modismo do início do século XX.

10 10 No entanto, o grande passo para a onda da informação foi a invenção do computador na década de 1950 e a sua inserção nas empresas nos primeiros anos da década de 60. Daí para frente há uma nova história de inovações: os mainframes (computadores de grande porte) processavam grandes volumes de dados, porém não possuíam recursos gráficos e dificultavam a interação com os usuários, que dificilmente alcançavam as suas reais necessidades; só nos anos 80 quando os computadores pessoais assumiram espaço nas empresas, com seus editores de textos e planilhas eletrônicas, foi possível uma maior aproximação com o usuário, popularizando assim o seu uso. Logo em seguida, surgem as redes de microcomputadores, possibilitando a descentralização da informação e capacitando a sua rápida recuperação; este evento, acompanhado do desenvolvimento de novos softwares, possibilitou uma nova organização das corporações, diminuindo a hierarquização dos cargos e funções, aumentando a capacidade gerencial e a participação tática e estratégica dos funcionários. Nesse contexto histórico de evolução dos meios de produção, acúmulo do capital, organização do trabalho, modificação comportamental e surgimento de novas tecnologias os softwares foram também evoluindo segundo as necessidades das empresas, que também acompanhavam esse quadro histórico. A reengenharia dos processos de negócios ocorrida inicialmente na indústria, despertou os executivos para a necessidade de uma série de novos controles, surgindo assim softwares como o Material Requirements Planning - MRP que, como o próprio nome diz, gerencia o controle de materiais da cadeia de produção fabril, em seguida veio o Manufacturing Resource Planning - MRP II que possui uma série de gerenciamentos mais elaborados sobre a produção propriamente dita. Mas a evolução não para por aí., Com o surgimento da filosofia Just in Time - JIT controles mais apurados passam a ser necessários, percebe-se a necessidade de uma maior integração entre os setores internos e externos à empresa e de um fluxo de informações mais rápido e versátil; chega-se, então, à era dos softwares de ERP, que nada mais é do que um conceito sistêmico de otimização da cadeia de valor interna de uma empresa, conceito este aplicado

11 11 na forma de um software que integra os diversos departamentos da corporação num sistema lógico de transmissão e compartilhamento de dados, fazendo com que uma simples venda tenha repercussão em todos os departamentos relacionados, como estoque, logística, financeiro, fiscal, etc. Com o passar de poucos anos o ERP evoluiu ainda mais e atingiu outros ramos de atividade além da indústria. Gerenciando recursos humanos, finanças, livros fiscais, compras, estoques, cobrança, contabilidade, dentre outros setores das empresas.o ERP ganhou a simpatia dos comerciantes, provedores de serviços e, até mesmo, dos órgãos públicos. Nesse ínterim, passou também a gerir dados e informações externas à empresa; integrandose a conceitos como CRM e E-Business chegou às portas do cliente, abrindo caminho para os EISs. Isso tudo foi possível graças à evolução tecnológica que possibilitou a integração com Call Centers, Lojas Virtuais, Palms, Celulares, etc. Com o ERP já evoluído o ambiente empresarial toma uma outra modelagem administrativa, a interação com clientes, a gestão interna e o relacionamento com fornecedores e parceiros tomaram um formato digital, agilizando os negócios, agregando valor e gerando necessidades. Além disso, novos componentes foram inseridos na administração geral da empresa, otimizando assim os recursos internos. Nesta inovação o que antes era um gerenciamento simplesmente de controle modificou-se, em sua estrutura e objetivos, passando a adquirir a forma de posicionamento de fomento de valores, um novo tratamento foi dado, por exemplo, à gestão de recursos humanos que deixou de ser um departamento de pessoal para aumentar, treinar, adaptar e explorar as capacidades individuais dos colaboradores da empresa, além de sensibiliza-los para o valor da coletividade. Outras áreas antes colocadas em segundo plano, como transportes, por exemplo, ganharam um gerenciamento próprio e específico. Observa-se, nestes parcos exemplos, que o ERP abriu a possibilidade de gerenciamentos em setores da empresa que antes não dispunham de muita atenção em virtude da escassez de tempo e de recursos de gestão, gerando assim um novo ambiente empresarial, no qual a integração, a conectividade e a informatização são as palavras chave.

12 12 CAPÍTULO II O QUE É O ERP De modo geral, o ERP (Enterprise Resource Planning ou planificação dos recursos corporativos) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no Brasil) é um conjunto de sistemas que tem como objetivo agregar e estabelecer relações de informações entre todas as áreas de uma empresa. De acordo com (ZANCUL, 2004), com objetivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplos foram criados módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, Movimentação e Armazenagem, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP. (SOUZA & ZWICKER, 2000) definem como sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operações de uma empresa. Procuram atender a requisitos genéricos do maior numero possível de empresas, incorporando modelos de processos obtidos pela experiência acumulada de fornecedores, consultorias e pesquisa em processo de benchmarking. A integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, armazenadas em um único banco de dados centralizado.

13 Estruturas típica dos sistemas ERP Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. A figura abaixo apresenta uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados centrais para serem manipulados por outros módulos. Figura 1 Estrutura típica de funcionamento de um sistema ERRO (DAVENPORT, 1998) Os módulos citados na figura acima estão presentes na maioria dos sistemas ERP. Além deles, alguns sistemas ERP possuem módulos adicionais, tais como: Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Manutenção, entre outros.

14 Benefícios da utilização de sistemas ERP As utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Outro benefício da implantação é a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização Vantagens e Desvantagens Algumas das vantagens de implantação de um ERP numa empresa são: Redução de custos: Com o constante monitoramento da organização como um todo, detecta-se rapidamente onde estão os processos mais dispendiosos e quais os impactos financeiros que este processo irá causar caso seja modificado. Otimização do fluxo de informações: Podem-se determinar quais setores empresariais estão com deficiência em troca de informações e quais medidas devem ser tomadas para que o fluxo de informações flua de forma satisfatória. Otimização no processo de decisão: Com as informações consolidadas fica relativamente simples a tomada de decisão e suas principais consequências dentro da organização. Eliminar o uso de interfaces manuais: Eliminando a redundância de informações e atividades. Aperfeiçoar o processo de tomada de decisão: Com a eficácia do fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro dos departamentos da

15 15 organização reduzindo o limite de tempo de resposta do mercado e reduzir as incertezas do Lead Time. Algumas das desvantagens da implantação de um ERP numa empresa são: Muitos gestores acham que a simples implantação de um sistema ERP por si só integra a organização, o que na prática não acontece, muito pelo contrário, se o sistema ERP não encontrar um ambiente adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado, desestruturando toda uma organização. Um sistema ERP deve ser implantado ao longo dos anos, de uma forma estruturada e cadencial, devido ao seu alto custo e seu grau de complexidade. Somente desta forma a relação custo/benefício investida no sistema é justificada. Outro ponto desfavorável é quando ocorre a compra do sistema, pois a organização fica dependente do fornecedor do software. Por isso, antes de adquirir um sistema ERP, devemos analisar o fornecedor para avaliarmos se o mesmo possui uma estrutura sólida e será capaz de honrar com seus compromissos. Os módulos são dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior. Logo, as informações têm que ser atualizadas constantemente e em tempo real ocasionando maior dedicação dos colaboradores. Por fim, podemos falar na resistência do usuário final, pois o mesmo se sente de certa forma controlado pelo sistema, uma vez que o sistema monitora seu trabalho. Uma das causas do não funcionamento do sistema ERP é exatamente o não comprometimento do usuário final com o sistema.

16 Fatores Críticos de Sucesso e Marcos Intermediários Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são: Envolvimento do Usuário Apoio da direção Definição clara de necessidades Planejamento adequado Expectativas realistas Marcos Intermediários: Equipe competente Comprometimento Equipe dedicada Visão e objetivos claros Infraestrutura adequada 2.5 Sua empresa está preparada? Quanto maior a integração e a utilização dos módulos do ERP, mais eficientes serão os processos. Essa equação pode fazer a diferença na hora de atender ou mesmo reter um cliente. Como saber se uma empresa está preparada para usar um sistema integrado de gestão? A resposta pode evoluir do extremamente complexo até abordagens mais simples. É importante entender que o ERP não é simplesmente um software que se compra, instala e usa como o Windows ou um joguinho. Mais do que isso, ele importa em uma revolução que abrange todos os processos internos e

17 17 deve ser precedido de uma extensa e muitas vezes, demorada reavaliação de todos os departamentos, suas funções, mecanismos de decisão e formas de atuação. No entanto, não adianta esperar que o sistema sozinho mude a gestão empresarial. É preciso ter em mente que ele é uma ferramenta importante e decisiva, mas quem o comanda, a forma como os dados são inseridos e como as informações são posteriormente digeridas são itens de uma suma importância. Para saber se uma empresa está apta a trabalhar com um ERP é interessante contar com a ajuda externa de especialistas no assunto, em especial consultores. Eles vão avaliar e radiografar a empresa e identificar o que precisa ser feito para que o sistema não entre em choque com a cultura organizacional interna, produzindo estudos que indicam ações e adequadações possíveis. É imprescindível, por exemplo, que uma equipe de profissionais internos e de diferentes departamentos participe do projeto de sua definição ao término da implementação. Afinal, não basta comprar um avião, é preciso obter o brevê de piloto e colocar as pessoas e as peças nos lugares certos para que ele se mantenha no ar. Normalmente, alguns processos internos precisam ser redefinidos ou redesenhados antes que o ERP entre afetivamente em operação. Porém, assim como a empresa necessita de preparo prévio para receber o sistema, o software também deve passar por adequadações a fim de tornar-se compatível com a realidade da empresa, seus objetivos e perfil. O casamento deve ser o mais perfeito possível, mas assim como nas relações humanas, os ajustes e correções de rumos são inevitáveis e devem ser colocados em prática na forma mais transparente possível. As pessoas, suas funções e características são uma parte primordial em todo o processo até pelas mudanças no dia-a-dia da empresa precisam estar preparadas para a nova forma de operação.

18 18 CAPÍTULO III Implantações de Sistemas ERP As funcionalidades dos módulos de um sistema ERP representam uma solução genérica que reflete uma série de considerações sobre a forma que as empresas operam em geral. Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP foram desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser customizada em certo grau. Na implantação de um sistema ERP, a customização é um compromisso entre requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. Inicialmente, na maioria das vezes, os processos de negócio das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema. Então, a primeira medida de customização é a seleção dos módulos que serão instalados. A característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. Em seguida, para cada módulo, são feitos ajustes nas tabelas de configuração para que o sistema se adéque da melhor forma possível aos novos processos de negócio. Mesmo com a customização, a solução pode não atender a alguns requisitos específicos das empresas. Nesses casos, as empresas precisam utilizar outros sistemas complementares ou abandonar seus requisitos específicos e adotar processos genéricos. Por esse motivo, a decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e estratégia da organização.

19 Metodologias de Implantação Principais maneiras de implantar o ERP: Substituição Total e Conjunta (Big Bang) Neste tipo de implantação, que é o mais ambicioso e difícil método de implantação, as empresas substituem todos os sistemas legados ao mesmo tempo e implantam um único sistema ERP por toda a empresa. Embora esta metodologia de implantação tenha predominado para as primeiras implantações, poucas empresas tiveram a ousadia de utilizá-la posteriormente. Nesta metodologia é necessário mobilizar e paralisar toda a empresa e implantar todo o sistema de uma única vez, o que exige um grande esforço da empresa, pois ninguém possui experiência em utilizá-lo, portanto não se consegue avaliar se o seu funcionamento está correto. Estratégia de Franquias (Franchising) Esta metodologia é utilizada na maior parte das implementações em empresas que não possuem muitos processos em comum entre suas unidades operacionais. Sistemas ERP independentes são instalados em cada unidade, enquanto os processos comuns, como atualização de livros fiscais, são interligados entre as empresas. Em muitos casos, cada unidade operacional possui sua própria instance para o ERP (o que significa sistemas separados e banco de dados independentes). Os sistemas se comunicam apenas para compartilhar informações necessárias para a empresa avaliar seu desempenho e a participação de cada unidade operacional; ou para procedimentos que não variam entre as unidades, como as políticas de benefícios dos funcionários. Método Slam-dunk Neste método, o ERP define o planejamento de alguns processos-chaves, como os processos financeiros. Este método é utilizado, normalmente, em empresas pequenas que esperam crescer com o ERP. O objetivo, neste caso, é implantar o ERP rapidamente e seguir os processos de reengenharia pré-modelados pelo sistema ERP. Poucas vantagens são

20 20 conhecidas para implantar o ERP para substituir um sistema legado em processos específicos, já que o ERP é mais caro e os benefícios obtidos são muito reduzidos. 3.2 Custos do ERP Custos de Treinamento: é o item mais exclusivo com relação aos custos envolvidos na implantação de um sistema ERP, pois seu orçamento inicial sempre se encontra abaixo das reais expectativas. Os custos de treinamento são altos porque os recursos humanos envolvidos necessitam aprender uma nova série de processos, além da nova interface de software. Custos de Integração: Testes entre o pacote ERP instalado e os outros softwares corporativos existentes na empresa: devem ser estudados caso a caso e ser encontrada uma solução para a correta integração. Esta solução pode ser baseada em personalização do ERP, ocasionando custos não estimados no orçamento inicial. Os Custos das Conversões de Dados: estão relacionados às informações corporativas, tais como registros de fornecedores e clientes, produtos, movimentos em aberto e outros que serão migrados dos sistemas existentes para o novo sistema. Normalmente as empresas negam que estes dados se encontram com problemas ou são inconsistentes, mas o que ocorre normalmente são inúmeros problemas no processo de adequação às necessidades e modelos exigidos pelo ERP. Logo, os custos não são estimados para este tipo de trabalho e dificuldades que geralmente ocorrem no processo. Custos com Horas de Consultoria: quando não planejados pelos usuários, tornam-se extremamente difíceis de estimar. Para evitar este tipo de problema, as empresas devem identificar os objetivos para cada parceiro contratado, e este

21 21 ser cumprido enquanto o pessoal interno é treinado, além de estabelecer medidas no contrato dos consultores que obriguem o aporte de conhecimento a um número determinado de pessoas internas da empresa, para que se tornem multiplicadores dentro do projeto como um todo. Custos com Pessoal: sabe-se que o sucesso da implantação de um sistema ERP depende das pessoas envolvidas, que devem ser as melhores, com conhecimento aprofundado do negócio, e as mais brilhantes, com conhecimento de tecnologia da informação. Retorno do investimento ROI (Return of Investment): um dos grandes enganos que a gerência pode cometer, é esperar que a empresa recupere os valores gastos com a implantação do sistema ERP tão logo a aplicação seja instalada e operacionalizada. A maioria das empresas não obtém retorno do investimento enquanto não executar a solução por algum tempo, incluindo melhorias nos processos de negócio que foram afetados pelo sistema. 3.3 Tendências de Mercado para o ERP Dentre as principais tendências e novidades incorporadas pelos principais fornecedores de ERP, pode-se destacar: Foco nas Empresas de Pequeno e Médio Porte (Small/Middle Market): Atualmente, especialmente no Brasil, o principal alvo das produtoras de sistemas ERP é o chamado small/middle market, composto por empresas de pequeno e médio portes. A classificação do que é uma empresa média varia muito de acordo com o fornecedor de ERP, mas de forma geral engloba as empresas com faturamento anual na faixa entre U$$ 10 milhões e US$ 300 milhões. Algumas empresas fornecedoras de ERP, que realizavam somente vendas diretas, realizaram parcerias com outras empresas (muitas vezes brasileiras) para realizar vendas através de outros canais, procurando aumentar, assim, sua capilaridade. O valor a ser cobrado de uma empresa de pequeno e médio

22 22 porte não será o mesmo de uma empresa de grande porte, decorrendo deste fato uma tendência de queda nos atuais níveis de preços dos sistemas ERP. Internet: Uma grande tendência entre os fornecedores de ERP é a gradual incorporação de módulos que possam ser operacionalizados via Internet, permitindo a prática do comércio e outras práticas empresariais, por meio eletrônico (e-business). Outra funcionalidade que está sendo agregada aos sistemas ERP são os módulos de e-procurement, que visam auxiliar os departamentos de compras e os processos de cotações, realizando a procura por fornecedores pela Internet, e dando suporte a todo este processo. Business Intelligence (BI): é um termo genérico para aplicações, plataformas, ferramentas e tecnologias que suportam o processo de exploração de dados de negócio e análise de suas correlações e tendências. Aplicações de BI conferem às empresas meios para coletar e preparar dados com o objetivo de facilitar a geração de relatórios, análises e tomada de decisão. Segundo estimativas do Instituto de Pesquisa Gartner Group, os gastos com BI chegarão a US$ 8,4 bilhões em 2002 (COMPUTERWORLD, 1999). É inegável, portanto, a sua importância, sendo que todos os principais desenvolvedores de ERP ou já implementaram ferramentas de BI, ou as estão implementando. Muito já se comentou na área de tecnologia da informação a respeito de grandes depósitos de dados (Data Warehouses), e sobre ferramentas de extração (Data Mining) destes dados, mas antes da disseminação dos ERPs, as bases para a implementação destes conceitos e ferramentas não possuíam a viabilidade hoje existente.

23 23 CAPÍTULO IV A IMPORTÂNCIA DO ERP NA ORGANIZAÇÃO Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes. Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia. Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produção, venda e faturamento, a empresa tem mais subsídios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma companhia é que com uma melhor administração da produção, um investimento, como uma nova infraestrutura logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rápida e melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque.

24 24 A tomada de decisões também ganha outra dinâmica. Imagine uma empresa que por alguma razão, talvez uma mudança nas normas de segurança, precise modificar aspectos da fabricação de um de seus produtos. Com o ERP, todas as áreas corporativas são informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras à produção, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo à área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas publicitárias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar as áreas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas COMO OBTER RESULTADOS FINANCEIROS POSITIVOS COM O USO DE ERP Diversos autores afirmam que os sistemas (ERP ou outros) proporcionam soluções que beneficiam e melhoram a eficiência, qualidade e produtividade da empresa, elevando o resultado e a satisfação dos clientes. Essas questões são obtidas somente se o sistema for usado bem em todas as suas potencialidades, tendo como exceções os casos em que os sistemas não são adequados aos processos e requisitos da empresa. Na busca dos benefícios oferecidos por esses sistemas, as empresas ao decidirem por sua adoção, esperam melhorar seu desempenho presente e manter sua capacidade de sobrevivência no longo prazo. Contudo, precisam obter uma rentabilidade adequada. É esperado assim que a implantação do sistema (ERP ou outros) se traduza em um aumento do desempenho empresarial. Essa consultoria visa atender essas questões. Muitos conceitos e benefícios são difundidos, entretanto, quanto a suas obtenções de forma prática pouco tem sido tratado. Nesse sentido a consultoria identifica e oportuniza os resultados quantitativos dos benefícios dos sistemas para a empresa. A consultoria verifica a aderência entre sistema e processos de trabalho dos negócios e