SMARAM. Manual Básico

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1 SMARAM Marcio Tomazelli Programador Sênior Versão 1.0 Página 1 de 106

2 ÍNDICE 1. TELAS PADRONIZADAS FORMULÁRIO PADRÃO Barra de Tarefas Botões Auxiliares FORMULÁRIO DE RELATÓRIOS FORMULÁRIO DE FILTROS DE RELATÓRIOS FORMULÁRIO DE CONSULTAS BÁSICO CADASTRO DE PESSOAS Inserindo Pessoas Emissão de Relatórios de Pessoas OCORRÊNCIAS Inserindo Ocorrências Emissão de Relatórios de Ocorrências FORNECEDORES Localidades Cidades Inserindo Cidades Emissão de Relatórios de Cidade Bairros Inserindo Bairros Emissão de Relatórios de Bairros Logradouros Inserindo Logradouros Emissão de Relatórios de Logradouro Cadastro Básico Inserindo Fornecedores Apagando Fornecedores Temporários Inserindo Referência Cruzada Visualizando Penalidades Acesso Jurídico e Fiscal Inserindo Dados Adicionais CRC Emissão de Relatórios de Fornecedores Jurídico e Fiscal Inserindo Dados Jurídicos/Fiscais Emissão de Relatórios Jurídicos/Fiscais Localização de Filiais Inserindo Localização de Filiais Emissão de Relatórios de Localização de Filiais Sócios e Diretores Inserindo Sócios e Diretores Emissão de Relatórios de Sócios e Diretores Clientes/Fornecedores/Representantes Inserindo Clientes/Fornecedores/Representantes Emissão de Relatórios de Clientes/Fornecedores/Representantes Informações Adicionais Inserindo Informações Adicionais Página 2 de 106

3 Inserindo Atividades Emissão de Relatórios de Informações Adicionais Eliminação de Duplicidades Eliminando Duplicidades Consultas Consulta Fornecedores Jurídico e Fiscal Materiais x Fornecedores Emissão de Relatório de Materiais x Fornecedores Impressão de Etiquetas de Fornecedores Fornecedores x Materiais Emissão de Relatório de Material x Fornecedor Penalidades Cadastro dos Tipos de Penalidades Inserindo Penalidades Emissão de Relatórios de Penalidades Aplicação de Penalidades Aplicando Penalidades Emissão de Relatórios de Aplicação de Penalidades MATERIAIS Cadastro PDM - Padrão descritivo de materiais Regras Básicas para Padrão Descritivo de Materiais Catálogo de Materiais Inserindo um Catálogo Emissão de Relatórios de Catálogo Padrão de Embalagem Inserindo um padrão de embalagem Emissão de relatório de embalagem Materiais Básico Inserindo Materiais Visualizando Informações Financeiras Inserindo Especificações Desativando Materiais Emissão de Relatórios de Materiais Lotes de Materiais Perecíveis Classes x Unidades Orçamentárias Inserindo relacionamentos de Classes x Unidades Orçamentárias Emissão de Relatórios de Classes x Unidades Orçamentárias Catálogo x Natureza de Despesa Inserindo relacionamentos de Catálogos x Natureza de Despesa Emissão de relatórios de Catálogos x Natureza de Despesa Consultas Consulta Materiais Estoque por Almoxarifado Impressão de Relatórios de Estoque por Almoxarifado Movimentação Emissão de Relatório de Movimentação Próximas Entregas Emissão de Relatórios de Próximas Entregas Disponibilidade Material TEXTOS Inserindo Textos Página 3 de 106

4 Formatando Textos NATUREZA DE DESPESA Inserindo Natureza de Despesa Manualmente Importando Natureza de Despesa do SMARCP PLANO DE CONTAS CONTÁBIL Inserindo Plano de Contas Manualmente Importando Plano de Contas da Contabilidade (SMARcp) Relacionando Catálogos com Plano de Contas Emissão de Relatórios de Plano de Contas VÍNCULOS Inserindo Vínculos Manualmente Importando Vínculos da Contabilidade DEFINIÇÃO ORGANIZACIONAL Unidade Gestora Inserindo uma Unidade Gestora Emissão de Relatório de Unidade Gestora Unidades Orçamentárias Inserindo o primeiro nível Inserindo o nível Inserindo o terceiro nível Inserindo o quarto nível Inserindo o quinto nível Emissão de Relatório de Unidade Orçamentária Referências Efetuar Novo Logon ÍNDICE DE FIGURAS FIGURA 1 - FORMULÁRIO PADRÃO... 8 FIGURA 2 - BARRA DE TAREFAS... 9 FIGURA 3 - FORMULÁRIO DE RELATÓRIOS FIGURA 4 - FORMULÁRIO DE FILTRO DE RELATÓRIO FIGURA 5 - FORMULÁRIO DE CONSULTAS DE REGISTROS FIGURA 6 - ACESSO AO CADASTRO DE PESSOAS FIGURA 7 - CADASTRO DE PESSOAS FIGURA 8 - OPÇÕES DE RELATÓRIO DE PESSOAS FIGURA 9 - ACESSO AO CADASTRO DE OCORRÊNCIAS FIGURA 10 - CADASTRO DE OCORRÊNCIAS FIGURA 11 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE OCORRÊNCIAS FIGURA 12 - ACESSO AO CADASTRO DE CIDADES FIGURA 13 - CADASTRO DE CIDADES FIGURA 14 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE CIDADES FIGURA 15 - ACESSO AO CADASTRO DOS BAIRROS FIGURA 16 - CADASTRO DE BAIRROS FIGURA 17 - OPÇÃO DE RELATÓRIOS DE BAIRRO FIGURA 18 - ACESSO AO CADASTRO DE LOGRADOUROS FIGURA 19 - CADASTRO DE LOGRADOUROS FIGURA 20 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE LOGRADOUROS FIGURA 21 - CADASTRO BÁSICO DE FORNECEDORES FIGURA 22 - CADASTRO DE FORNECEDORES Página 4 de 106

5 FIGURA 23 - PROCESSO PARA APAGAR FORNECEDORES TEMPORÁRIOS FIGURA 24 - CADASTRO DE REFERÊNCIA CRUZADA DOS FORNECEDORES FIGURA 25 - FORMULÁRIO DE PROCURA DE FORNECEDOR COM LEGENDA DE PENALIDADES FIGURA 26 - CONSULTA DE PENALIDADES FIGURA 27 - CADASTRO DOS DADOS ADICIONAIS - CRC FIGURA 28 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE FORNECEDORES FIGURA 29 - ACESSO AO CADASTRO DOS DADOS JURÍDICOS E FISCAIS FIGURA 30 - CADASTRO DE DADOS JURÍDICOS E FISCAIS FIGURA 31 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS JURÍDICOS E FISCAIS FIGURA 32 - ACESSO A LOCALIZAÇÃO DE FILIAIS FIGURA 33 - CADASTRO DE LOCALIZAÇÃO DE FILIAIS FIGURA 34 - OPÇÕES DE RELATÓRIO DE LOCALIZAÇÃO DE FILIAIS FIGURA 35 - ACESSO AO CADASTRO DE SÓCIOS E DIRETORES FIGURA 36 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE SÓCIOS E DIRETORES FIGURA 37 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE SÓCIOS E DIRETORES FIGURA 38 - ACESSO AO CADASTRO DE CLIENTES/FORNECEDORES/REPRESENTANTES FIGURA 39 - CADASTRO DE CLIENTES/FORNECEDORES/REPRESENTANTES FIGURA 40 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE CLIENTES/FORNECEDORES/REPRESENTANTES FIGURA 41 - ACESSO AO CADASTRO DE INFORMAÇÕES ADICIONAIS FIGURA 42 - CADASTRO DE INFORMAÇÕES ADICIONAIS FIGURA 43 - FORMULÁRIO PARA INSERÇÃO DE ATIVIDADES FIGURA 44 - OPÇÕES PARA IMPRESSÃO DE RELATÓRIO DE INFORMAÇÕES ADICIONAIS FIGURA 45 - ACESSO A ELIMINAÇÃO DE DUPLICIDADES FIGURA 46 - FORMULÁRIO DE ELIMINÇÃO DE DUPLICIDADE FIGURA 47 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE FORNECEDORES FIGURA 48 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE DADOS JURÍDICOS E FISCAIS FIGURA 49 - ACESSO A CONSULTA DE MATERIAIS X FORNECEDORES FIGURA 50 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE MATERIAL X FORNECEDOR FIGURA 51 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE MATERIAIS X FORNECEDORES FIGURA 52 - TIPO DE IMPRESSORA FIGURA 53 - ACESSO A CONSULTA DE FORNECEDORES X MATERIAIS FIGURA 54 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE FORNECEDOR X MATERIAL FIGURA 55 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE MATERIAL X FORNECEDOR FIGURA 56 - ACESSO AO CADASTRO DE TIPOS DE PENALIDADES FIGURA 57 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE PENALIDADES FIGURA 58 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE TIPOS DE PENALIDADES FIGURA 59 - ACESSO A APLICAÇÃO DE PENALIDADES FIGURA 60 - APLICAÇÃO DE PENALIDADES FIGURA 61 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE APLICAÇÃO DE PENALIDADES FIGURA 62 - ACESSO AO CATÁLOGO DE MATERIAIS FIGURA 63 - FORMULÁRIO DE CATÁLOGO DE MATERIAIS FIGURA 64 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE CATÁLOGOS FIGURA 65 - ACESSO AO CADASTRO DE PADRÕES DE EMBALAGEM FIGURA 66 - CADASTRO DE PADRÃO DE EMBALAGEM FIGURA 67 - OPÇÃO DE RELATÓRIOS DE PADRÃO DE EMBALAGEM FIGURA 68 - ACESSO AO FORMULÁRIO DE CADASTRO DE MATERIAIS FIGURA 69 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE MATERIAIS FIGURA 70 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE MATERIAIS - DADOS FINANCEIROS FIGURA 71 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE MATERIAIS - ESPECIFICAÇÃO FIGURA 72 - OPÇÃO DE RELATÓRIOS DE MATERIAIS FIGURA 73 - ACESSO AO LOTE DOS MATERIAIS PERECÍVEIS FIGURA 74 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE ESTOQUE DE MATERIAIS LOTES PERECÍVEIS FIGURA 75 - CADASTRO DE LOTES DE MATERIAIS PERECÍVEIS Página 5 de 106

6 FIGURA 76 - ACESSO AS CLASSES X UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS FIGURA 77 - FORMULÁRIO DE RELACIONAMENTO DE CLASSES COM UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS FIGURA 78 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE CLASSES X UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS FIGURA 79 - ACESSO AO FORMULÁRIO DE CATÁLOGO X NATUREZA DE DESPESA FIGURA 80 - FORMULÁRIO DE CATÁLOGO X ELEMENTOS/SUBELEMENTOS DE DESPESA FIGURA 81 - OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE CATÁLOGOS X NATUREZA DE DESPESA FIGURA 82 - ACESSO A CONSULTA DE MATERIAIS FIGURA 83 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE ESTOQUE POR ALMOXARIFADO FIGURA 84 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE ESTOQUE DE MATERIAIS FIGURA 85 - OPÇÕES DE IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS DE ESTOQUE POR ALMOXARIFADO FIGURA 86 - ACESSO A CONSULTA DE MOVIMENTAÇÕES FIGURA 87 - FORMULÁRIO DE CONSULTA DE MOVIMENTAÇÕES FIGURA 88 - OPÇÕES DE IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS DE MOVIMENTAÇÃO FIGURA 89 - ACESSO A CONSULTA DAS PRÓXIMAS ENTREGAS FIGURA 90 - CONSULTA DE PRÓXIMAS ENTREGAS FIGURA 91 - OPÇÃO DE RELATÓRIOS DE PRÓXIMAS ENTREGAS FIGURA 92 - ACESSO A CONSULTA DE DISPONIBILIDADE DE MATERIAIS FIGURA 93 - CONSULTA DE DISPONIBILIDADE DE MATERIAIS FIGURA 94 - ACESSO AO CADASTRO DE TEXTOS PARA RELATÓRIOS FIGURA 95 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE TEXTOS FIGURA 96 - FORMATAÇÃO DE TEXTO FIGURA 97 - ACESSO AO CADASTRO DE NATUREZA DE DESPESA FIGURA 98 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE NATUREZA DE DESPESA FIGURA 99 - FORMULÁRIO DE INSERÇÃO DE NATUREZA DE DESPESA FIGURA FORMULÁRIO DE INSERÇÃO DE SUB-ELEMENTO DE DESPESA FIGURA FORMULÁRIO DE CADASTRO DE NATUREZA DE DESPESA FIGURA ACESSO AO FORMULÁRIO DE PLANO DE CONTAS CONTÁBIL FIGURA BOTÃO PARA MUDANÇA DE VISUALIZAÇÃO DO FORMULÁRIO DE PLANO DE CONTAS FIGURA FORMULÁRIO DE PLANO DE CONTAS CONTÁBIL FIGURA INSERÇÃO DE DADOS DE PLANO DE CONTAS CONTÁBIL FIGURA FORMULÁRIO DE PLANO DE CONTAS CONTÁBIL IMPORTANDO DADOS DO SMARCP FIGURA FORMULÁRIO DE PLANO DE CONTAS CONTÁBIL - RELACIONAMENTO DOS CATÁLOGOS FIGURA OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE PLANO DE CONTAS CONTÁBIL FIGURA ACESSO AO CADASTRO DE VÍNCULOS FIGURA FORMULÁRIO DE CADASTRO DE VÍNCULOS FIGURA INSERÇÃO DE VÍNCULOS FIGURA IMPORTAÇÃO DE VÍCULOS DO SMARCP FIGURA ACESSO AO CADASTRO DE UNIDADE GESTORA FIGURA FORMULÁRIO DE CADASTRO DE UNIDADE GESTORA FIGURA OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE UNIDADE GESTORA FIGURA ACESSO AO 1º NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA INSERÇÃO DO SEGUNDO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA ACESSO AO SEGUNDO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA INSERÇÃO DO SEGUNDO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA ACESSO AO TERCEIRO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA INSERÇÃO DE TERCEIRO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA ACESSO AO QUARTO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA INSERÇÃO DO QUARTO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA ACESSO AO QUINTO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA INSERÇÃO DO QUINTO NÍVEL DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA FIGURA OPÇÕES DE RELATÓRIOS DE UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS FIGURA ACESSO AS REFERÊNCIAS DE UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS FIGURA REFERÊNCIA DE UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS Página 6 de 106

7 FIGURA ACESSO A TROCA DE LOGIN FIGURA FORMULÁRIO DE LOGIN ÍNDICE DE TABELAS TABELA 1 - BOTÕES PADRÃO... 9 TABELA 2 - BOTÕES AUXILIARES... 9 TABELA 3 - BOTÕES DO FORMULÁRIO DE FILTROS DE RELATÓRIOS TABELA 4 - TIPOS DE PESSOA X DOCUMENTOS Página 7 de 106

8 1. Telas Padronizadas 1.1. Formulário Padrão Os formulários de manutenção de dados seguem um padrão no sistema SMARAM. Veja na Figura 1 um exemplo de Formulário Padrão utilizado no sistema Figura 1 - Formulário Padrão O formulário é composto basicamente pelos itens que foram numerados na Figura 1. Segue abaixo um descritivo de cada item: 1 Abas de Manutenção: as abas são criadas para definir um melhor layout ao formulário e para separar dados secundários que possuam referência com os dados principais. Na Figura 1 podemos visualizar um exemplo: a aba básico possui os dados principais do material, já a aba financeiro separa os dados financeiros, como preço médio, data da última compra entre outros. 2 Campo de Dados: abaixo de cada aba serão visualizados os campos a serem inseridos ou editados. 3 Barra de Tarefas: é composta pelos botões que executarão todas as ações do formulário. A Barra de Tarefas será descrita detalhadamente no capítulo Barra de Tarefas A Barra de Tarefas normalmente possui os botões padrão de manutenção conforme ilustrado na Figura 2. Em alguns formulários podem existir mais botões com funções específicas pela necessidade de outras ações que não sejam as básicas. Página 8 de 106

9 Figura 2 - Barra de Tarefas Na Tabela 1 será explicado o significado de cada botão existente na Barra de Tarefas: Botão Descrição Botão de Inserção permite inserir um novo registro Tabela 1 - Botões Padrão Botão de Alteração permite alterar dados de um registro inserido anteriormente Botão de Exclusão permite excluir um registro inserido incorretamente ou que não será mais utilizado Botão de Gravação permite salvar os dados que estão sendo inseridos ou alterados. Sempre será liberado quando o usuário clicar no botão de inserção ou alteração. Botão de Cancelamento permite cancelar uma ação. Será liberado sempre que o usuário clicar no botão de inserção ou alteração, permitindo assim cancelar a ação indevida. Botão de Impressão aciona um formulário contendo as opções de impressão de relatórios específicos dos dados referente ao formulário em questão. Esse formulário será descrito detalhadamente no capítulo 1.2. Botão de Pesquisa aciona um formulário contendo os filtros para localização de registros. Esse formulário será descrito detalhadamente no capítulo 1.4. Botão Fechar Fecha o formulário em questão Botões Auxiliares Em alguns formulários poderão ser visualizados outros tipos de botões que facilitam a operação do sistema e criam atalhos para execução de consulta de dados ou outros formulários. Veja na Tabela 2 a lista dos botões auxiliares. Botão Tabela 2 - Botões Auxiliares Descrição Botão de Consulta: aparece quando o sistema exige um código de uma tabela auxiliar que se relaciona com a tabela do formulário em questão. Botão de Cadastro: aparece quando o sistema exige um código de uma tabela auxiliar que se relaciona com a tabela do formulário em questão e além disso permite a inserção de um novo registro nessa tabela auxiliar. Botão de Navegação: esse botão navega pelos registros quando é exibido um GRID no formulário. Página 9 de 106

10 1.2. Formulário de Relatórios Ao clicar no botão de impressão exemplo ilustrado na Figura 3. será exibido o formulário de relatórios conforme Figura 3 - Formulário de Relatórios Para exibir o formulário de filtros de relatórios e emitir um relatório clique no botão ou clique no botão para sair do formulário Formulário de Filtros de Relatórios O Formulário de Filtros de Relatórios possui os campos exigidos e outras opções para emissão de relatórios. Alguns filtros são obrigatórios e caso não for digitado no momento da emissão do relatório o usuário receberá um aviso com a informação de que será necessário preencher o campo obrigatório. Veja na Figura 4 um exemplo de formulário de filtro de relatório. Página 10 de 106

11 Figura 4 - Formulário de Filtro de Relatório Veja na Tabela 3 as ações que poderão ser executadas nesse formulário. Botão Descrição Botão Limpar Dados: limpa os dados digitados nos campos do filtro. Botão Tela: visualiza os dados do relatório na tela, com opção de enviar para a impressora caso necessário. Botão Impressão: envia os dados do relatório para impressora. Botão Cancelar: fecha o formulário de relatórios Tabela 3 - Botões do Formulário de Filtros de Relatórios 1.4. Formulário de Consultas Em qualquer formulário padrão, ao clicar no botão de pesquisa formulário de consultas de registros conforme exemplo ilustrado na Figura 5. será visualizado o Página 11 de 106

12 Figura 5 - Formulário de Consultas de Registros No formulário de Consultas de Registros, serão visualizados os campos principais que servirão de base para a consulta realizada pelo usuário. O usuário poderá digitar qualquer campo que se encontra nessa tela, podendo fazer combinações de campos para localizar os registros desejados ou digitar apenas um campo. O campo de descrição é dinâmico e pode ser utilizado o caracter % para substituir parte da descrição que se deseja procurar. Exemplo: procurar uma pessoa cujo nome inicie com JOÃO. Para isso digitar JOAO%, dessa forma não importa o que exista à direita da descrição, se contiver JOÃO no começo será retornado o dado na lista. Outro exemplo seria pesquisar todos os registros que possuam a palavra BEBIDA na descrição, sendo assim digitamos na pesquisa %BEBIDA%, isso significa que não importa o que tenha a direita e nem mesmo o que tenha a esquerda, tudo que contiver a palavra BEBIDA será retornado na lista. Veja na Tabela 4 as ações que poderão ser executadas nesse formulário. Botão Descrição Botão Limpar Dados: limpa os dados digitados nos campos do filtro. Botão de Pesquisa executa os filtros digitados e retorna os registros no GRID para que o usuário selecione o desejado. Botão Fechar Fecha o formulário em questão. Página 12 de 106

13 2. Básico No menu básico serão encontrados todos os formulários de cadastros necessários e extremamente importantes para a utilização dos outros módulos do sistema. É muito importante que a manutenção desses dados seja realizada de uma forma coerente e bem definida, para que não existem problemas futuros no decorrer do uso do sistema Cadastro de Pessoas O Cadastro de Pessoas é um cadastro unificado onde poderão ser inseridas pessoas físicas, jurídicas entre outras. Esse é o cadastro base para que possam ser inseridos futuramente fornecedores e outros tipos de cadastro relacionados a algum tipo de pessoa. Para inserir uma pessoa, acessar o menu Básico Cadastro de Pessoas (Figura 6). Figura 6 - Acesso ao Cadastro de Pessoas Inserindo Pessoas Para inserir uma pessoa siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Pessoas ilustrado na Figura 7. Página 13 de 106

14 Figura 7 - Cadastro de Pessoas 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após no botão de alteração. 2 - Código: quando o processo for de inserção, será gerado automaticamente após a gravação do registro. Se o processo for de alteração não será permitida a alteração desse campo. 3 - Nome: nome completo da pessoa 4 - Razão: razão social para pessoas jurídicas ou nome completo para casos de pessoas físicas. 5 - Tipo Pessoa: Física, Jurídica e Outros. 6 - Documentos: serão apresentados os documentos conforme o tipo de pessoa selecionado no campo anterior, veja na Tabela 4 quais campos serão visualizados para cada tipo de pessoa. Página 14 de 106

15 Tipo de Pessoa Física CPF RG PIS/PASEP INSS Campos Jurídica Tabela 4 - Tipos de Pessoa x Documentos CNPJ Inscrição Estadual Inscrição Municipal Tipo Empresa EPP, Micro empresa e Outros. Esse campo é utilizado em licitações da modalidade Pregão para definir o vencedor. Caso houver empate EPP e Micro Empresas terão o direito de preferência. 7 - Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Pessoas Para emissão de relatório referente ao cadastro de pessoas clicar no botão no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 8).. Ao clicar Figura 8 - Opções de relatório de pessoas Página 15 de 106

16 2.2. Ocorrências As ocorrências são utilizadas em vários formulários para indicar os motivos de determinadas operações. Exemplo: ao cancelar uma requisição de compras, será obrigatória a digitação de uma ocorrência, que nesse caso serve para armazenar o motivo do cancelamento da requisição. Para inserir uma ocorrência, acessar o menu Básico Ocorrências (Figura ). Figura 9 - Acesso ao Cadastro de Ocorrências Inserindo Ocorrências Para inserir uma ocorrência siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Ocorrências ilustrado na Figura Figura 10 - Cadastro de Ocorrências 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. Página 16 de 106

17 2 Código: quando o processo for de inserção, será gerado automaticamente após a gravação do registro. Se o processo for de alteração não será permitida a alteração desse campo. 3 Descrição: descrição da ocorrência. 4 Sigla: sigla da ocorrência. 5 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Ocorrências Para emissão de relatório referente ao cadastro das ocorrências clicar no botão clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 8).. Ao Figura 11 - Opções de Relatórios de Ocorrências Página 17 de 106

18 2.3. Fornecedores O cadastro de fornecedores é o principal cadastro do sistema de materiais. Esse cadastro deve ser muito bem organizado e também deve estar vinculado ao cadastro dos fornecedores do sistema da contabilidade (SMARcp), evitando assim re-cadastros e redundância de informações. O cadastro de fornecedor permite controlar os dados do CRC, que são necessários para que o mesmo possa participar de uma licitação, além de permitir o controle das penalidades, bloqueando os fornecedores para participar de licitações, entre outros controles Localidades As localidades englobam os cadastros de cidades, bairros e logradouros. Foram criadas tabelas auxiliares para cadastrar esses tipos de dados para evitar redundância (duplicidades) nas informações, permitindo assim um cadastro de localidades mais organizado. DICA: antes de inserir uma nova cidade, bairro ou logradouro primeiramente utilize o botão de pesquisa para verificar se já existe cadastrado o registro desejado, evitando assim duplicidades nas informações Cidades Para inserir uma cidade, acessar o menu Básico Fornecedores Localidades Cidades (Figura 12). Figura 12 - Acesso ao Cadastro de Cidades Inserindo Cidades Para inserir uma cidade siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Cidades ilustrado na Figura 13. Página 18 de 106

19 Figura 13 - Cadastro de Cidades 5 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 3 Descrição: nome da cidade. 4 Estado: selecionar o estado desejado. A lista já vem preenchida para não permitir digitações incorretas. 5 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Cidade Para emissão de relatório referente ao cadastro das cidades clicar no botão no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 14).. Ao clicar Página 19 de 106

20 Figura 14 - Opções de Relatórios de Cidades Bairros Para inserir um bairro, acessar o menu Básico Fornecedores Localidades Bairros (Figura 15). Figura 15 - Acesso ao cadastro dos Bairros Inserindo Bairros Para inserir um Bairro siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Bairros ilustrado na Figura 16. Página 20 de 106

21 2 3 1 Figura 16 - Cadastro de Bairros 4 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 3 Descrição: nome da cidade. 4 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. DICA: Padronize a nomenclatura dos bairros. Exemplo: JARDIM COSTA, JARDIM SANTA LUZIA, JARDIM MONTE ALTO. Errado: JD COSTA, JDIM SANTA LUZIA, JARDIM MONTE ALTO Emissão de Relatórios de Bairros Para emissão de relatório referente ao cadastro dos bairros clicar no botão no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 17).. Ao clicar Página 21 de 106

22 Figura 17 - Opção de Relatórios de Bairro Logradouros Para inserir um logradouro, acessar o menu Básico Fornecedores Localidades Logradouros (Figura ). Figura 18 - Acesso ao Cadastro de Logradouros Inserindo Logradouros Para inserir um logradouro siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Logradouros ilustrado na Figura 19. Página 22 de 106

23 Figura 19 - Cadastro de Logradouros 6 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 3 Tipo: tipo do logradouro. Exemplo: RUA e AV. Esse campo já vem preenchido automaticamente e o usuário deverá selecionar o desejado. 4 Título: título do logradouro. Exemplo: PROF (Professor), DR (Doutor) ou outros. 5 Descrição: descrição do logradouro. 4 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. DICA: Padronize a nomenclatura dos Títulos. Exemplo: DR, PROF Emissão de Relatórios de Logradouro Para emissão de relatório referente ao cadastro dos logradouros clicar no botão clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 20).. Ao Página 23 de 106

24 Figura 20 - Opções de relatórios de logradouros Cadastro O Menu cadastro contém todos os formulários relacionados com os dados do Fornecedor. O Básico é o formulário principal do Fornecedor Básico Para inserir um fornecedor, acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Básico (Figura 21). Figura 21 - Cadastro Básico de Fornecedores Inserindo Fornecedores Para inserir um fornecedor siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Fornecedores ilustrado na Figura 14. Página 24 de 106

25 Figura 22 - Cadastro de Fornecedores 19 1 Clicar na Aba Básico. 2 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 3 Fornecedor: o código do fornecedor será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 4 Dt Inclusão: a data da inclusão será gerada automaticamente, buscando a data atual do computador. 5 Dt. Últ. Alteração: sempre que for realizado algum tipo de alteração no registro essa data será atualizada automaticamente com a data atual do computador. Página 25 de 106

26 6 Nome: como explicado anteriormente, para inserir um fornecedor a pessoa deverá estar cadastrada no sistema. Clicar no botão de pesquisa para localizar a pessoa desejada, e caso a mesma ainda não estiver cadastrada, clicar no botão de cadastro pessoa (qualquer dúvida verificar capítulo 2.1.1). para cadastrar uma nova 7 Razão Social: este campo não é habilitado para edição e será visualizado a Razão Social que foi cadastrada no Cadastro de Pessoas. 8 Tipo: este campo não é habilitado e será visualizado se a pessoa é Física, Jurídica ou Outras, dependendo do que foi cadastrado no Cadastro de Pessoas. 9 Permanente: se o fornecedor possui CRC e sempre participa das licitações e compras da Prefeitura, o usuário deverá marcar esta opção. Caso contrário o fornecedor será temporário, ou seja, fornecedores que tem breve relacionamento com a Prefeitura, normalmente em compras diretas. 10 Logradouro: inserir um logradouro já existente clicando no botão de pesquisa ou clicar no botão de cadastro para cadastrar um novo logradouro e utilizá-lo imediatamente (qualquer dúvida verificar capítulo ). Após isso digitar o número do logradouro e o complemento caso existir. 11 Bairro: inserir um bairro já existente clicando no botão de pesquisa ou clicar no botão de cadastro para cadastrar um novo bairro e utilizá-lo imediatamente (qualquer dúvida verificar capítulo ). 12 Cidade: : inserir uma cidade já existente clicando no botão de pesquisa ou clicar no botão de cadastro para cadastrar uma nova cidade e utilizá-lo imediatamente (qualquer dúvida verificar capítulo ). 13 CEP: inserir o CEP. 14 Documentos: campos não serão habilitados. Serão visualizados todos os documentos que foram cadastrados no Cadastro de Pessoas, conforme o tipo de pessoa. Exemplo: para pessoa física será visualizado o RG, CPF, etc. 15 Telefones: campos referente a telefones. 16 Caixa Postal: digitar a caixa postal. 17 Dados Bancários: digitar o número do banco, número da agência, dígito da agência, numero da conta bancária e selecionar na lista o banco. 18 Endereço Internet: digitar o nome do site do fornecedor caso o mesmo possuir. 19 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. Página 26 de 106

27 Apagando Fornecedores Temporários Para apagar fornecedores que foram cadastrados como Temporários, ou seja, que não possuem status de permanente para o sistema, clicar no botão apaga fornecedores temporários. Após clicar no botão será exibido o formulário para apagar fornecedores temporários (Figura 23). Figura 23 - Processo para apagar fornecedores temporários Digite a data e clique no botão OK para que o sistema apague todos os fornecedores que foram cadastrados antes da data digitada Inserindo Referência Cruzada A Referência cruzada define quais os catálogos ou materiais que o fornecedor em questão fornece. É muito importante esse cadastro ser bem definido, pois no processo licitatório é obrigatório que o fornecedor tenha essa referência para atender os itens. Para inserir uma referência cruzada siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Fornecedores ilustrado na Figura 24. Página 27 de 106

28 Figura 24 - Cadastro de Referência Cruzada dos Fornecedores 1 Clicar na Aba Referência Cruzada. 2 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 3 Grupo: inserir um grupo já existente clicando no botão de pesquisa para localizar o desejado. 4 Material: inserir um material clicando no botão de pesquisa para localizar o desejado. Caso não for inserido o código do material, ficará definido que o Fornecedor possui referência com o catálogo/grupo que foi cadastrado anteriormente. 5 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Visualizando Penalidades Para visualizar penalidades primeiramente deverá ser selecionado o Fornecedor e o botão de penalidades será liberado. No cadastro de fornecedores, ao pesquisar fornecedores pelo botão de pesquisa será visualizado o formulário onde existe uma legenda indicando o tipo de penalidade que o fornecedor possui (Figura 25). Página 28 de 106

29 Figura 25 - Formulário de Procura de Fornecedor com legenda de Penalidades Para visualizar as penalidades mais detalhadas selecione o fornecedor e clique no botão de penalidades que se encontra no formulário de cadastro de fornecedores. Ao clicar no botão indicado, será exibido o formulário para visualização das penalidades (Figura 26). Figura 26 - Consulta de Penalidades Acesso Jurídico e Fiscal Página 29 de 106

30 No formulário de cadastro de Fornecedores existe um botão que funciona como um atalho para acessar o cadastro de dados Jurídicos e Fiscais explicado com mais detalhes no capítulo Esse formulário será Inserindo Dados Adicionais CRC O CRC (Certificado de Registro Cadastral) dos fornecedores deve estar sempre atualizado para que os fornecedores não tenham problemas quando participar das licitações. Por isso é sempre importante atualizar esses dados, principalmente a data de validade do CRC. Para inserir os dados adicionais siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Fornecedores ilustrado na Figura Figura 27 - Cadastro dos Dados Adicionais - CRC 10 1 Clicar na Aba Dados Adicionais (CRC). 2 Clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado e logo após clicar no botão de alteração para inserir os dados adicionais. 3 Contato: nome da pessoa responsável pela empresa e que tem a responsabilidade de atualizar os dados adicionais quando necessário. 4 Processo: número e ano do processo administrativo referente ao CRC. 5 Validade: data de validade do CRC. Página 30 de 106

31 6 Categorias: especificar detalhadamente a categoria em qual o fornecedor se encaixa. 7 Grupos de Produtos: especificar detalhadamente os grupos de produtos que o fornecedor oferta. 8 Responsáveis Técnicos: nome das pessoas responsáveis pela área técnica e que deverão passar especificações técnicas quando necessário. 9 Código CNAE: Código Nacional de Atividade Econômica. É utilizado para qualificar as atividades do fornecedor e fazer a tributação do imposto sobre o serviço. 10 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Fornecedores Para emissão de relatório referente ao cadastro dos fornecedores clicar no botão clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 28).. Ao Figura 28 - Opções de Relatórios de Fornecedores Jurídico e Fiscal Esse cadastro consiste em documentar a situação jurídica e fiscal das empresas que participam usualmente das licitações. Com esse cadastro a Administração Pública poderá obter informações importantes, inclusive referentes a eventuais licitantes em condições de executar certas prestações. Para inserir dados Jurídicos e Fiscais, acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Jurídico e Fiscal (Figura 29). Página 31 de 106

32 Figura 29 - Acesso ao Cadastro dos Dados Jurídicos e Fiscais Inserindo Dados Jurídicos/Fiscais Para inserir dados jurídicos e fiscais siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro Jurídico e Fiscal ilustrado na Figura Figura 30 - Cadastro de Dados Jurídicos e Fiscais 10 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado. Página 32 de 106

33 3 Habilitações: digitar o código da habilitação ou clicar no botão de pesquisa para localizar a habilitação desejada. Os dados de habilitação já existem cadastrados no sistema, mas se for necessário poderão ser cadastrados novos registros clicando no botão de cadastro. 4 Órgão Expedidor: digitar o código do órgão expedidor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. Os dados de órgão expedidor já existem cadastrados no sistema, mas se for necessário poderão ser cadastrados novos registros clicando no botão de cadastro. 5 Obrigatoriedade: define se o documento cadastrado é de apresentação obrigatória nas licitações em que o fornecedor participar. 6 Expedição: data de expedição do documento. 7 Dias: número de dias utilizado para calcular a data do vencimento do documento. 8 Vencimento: data de vencimento do documento. 9 Dt. Últ. Alteração: data da última alteração realizada no documento. 10 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios Jurídicos/Fiscais Para emissão de relatório referente ao cadastro dos documentos jurídicos e fiscais clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 31). Figura 31 - Opções de Relatórios Jurídicos e Fiscais Página 33 de 106

34 Localização de Filiais O cadastro de localização de filiais é utilizado para armazenar os dados de endereço de todas as empresas filiais ou relacionadas a determinado fornecedor. Para inserir Localização de Filiais, acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Localização de Filiais (Figura 32). Figura 32 - Acesso a Localização de Filiais Inserindo Localização de Filiais Para inserir localização de filiais siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Localização de Filiais ilustrado na Figura Figura 33 - Cadastro de Localização de Filiais 10 Página 34 de 106

35 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado. 3 Filiais: digitar o número da filial. Exemplo: 01, 02, Logradouro: digitar o código do logradouro ou clicar no botão de pesquisa para localizar o logradouro desejado. Caso não existir o logradouro clicar no botão de cadastro para inserir o logradouro e utilizar no cadastro. 5 Nro Lograd.: digitar o número do logradouro. 6 Bairro: digitar o código do bairro ou clicar no botão de pesquisa para localizar o bairro desejado. Caso não existir o bairro clicar no botão de cadastro para inserir o bairro e utilizar no cadastro. 7 Cidade: digitar o código da cidade ou clicar no botão de pesquisa para localizar a cidade desejada. Caso não existir a cidade clicar no botão de cadastro para inserir a cidade desejada. 8 Telefone: digitar o telefone principal da empresa filial. 9 Complemento: digitar o complemento do logradouro caso existir. 10 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Localização de Filiais Para emissão de relatório referente ao cadastro de localização de filiais clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 34). Página 35 de 106

36 Figura 34 - Opções de Relatório de Localização de Filiais Sócios e Diretores O formulário de sócios e diretores é utilizado para armazenar informações sobre os cargos dos mesmos e é utilizado em impressões de relatórios de CRC. Para inserir sócios e diretores acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Sócios e Diretores (Figura 35). Figura 35 - Acesso ao Cadastro de Sócios e Diretores Inserindo Sócios e Diretores Para inserir sócios e diretores siga os passos conforme numerados no Formulário de sócios e diretores ilustrado na Figura 36. Página 36 de 106

37 Figura 36 - Formulário de Cadastro de Sócios e Diretores 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou localizar o fornecedor desejado clicando no botão de pesquisa. 3 Sócio/Diretor: digitar o código da pessoa ou localizar a pessoa desejada clicando no botão de pesquisa. Caso não existir a pessoa clicar no botão de cadastro para inserir. 4 Cargo: digitar o código do cargo ou clicar no botão de pesquisa para localizar o cargo desejado. 5 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Sócios e Diretores Para emissão de relatório referente ao cadastro de sócios e diretores clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 34). Página 37 de 106

38 Figura 37 - Opções de Relatórios de Sócios e Diretores Clientes/Fornecedores/Representantes Para cada fornecedor devem ser cadastrados seus respectivos clientes, fornecedores e representantes. Existem editais que solicitam a obrigatoriedade desses tipos de dados. Exemplo: um edital pode solicitar que a empresa participante deve possuir um cliente com determinadas características especificadas no edital. Para inserir Clientes/Fornecedores/Representantes acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Clientes/Forn./Represent. (Figura ). Figura 38 - Acesso ao Cadastro de Clientes/Fornecedores/Representantes Inserindo Clientes/Fornecedores/Representantes Para inserir clientes/fornecedores/representantes siga os passos conforme numerados no Formulário de Clientes/Fornecedores/Representantes ilustrado na Figura 7. Página 38 de 106

39 Figura 39 - Cadastro de Clientes/Fornecedores/Representantes 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado. 3 Tipo: determina o tipo do registro cadastrado. 4 Cliente: esse campo muda o nome conforme o tipo selecionado. Digitar o código da pessoa ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 5 Endereço: digitar o código do logradouro desejado ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 6 Nro. Lograd.: digitar o número do logradouro informado. 7 Bairro: digitar o código do bairro desejado ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 8 Endereço: digitar o código da cidade desejado ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 9 CEP: digitar o CEP. Página 39 de 106

40 10 Nome Fantasia: digitar o nome fantasia da empresa. 11 Complemento: digitar o complemento caso existir. 12 Telefone: digitar o telefone com o DDD. 13 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Clientes/Fornecedores/Representantes Para emissão de relatório referente ao cadastro de clientes/fornecedores/representantes clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 34). Figura 40 - Opções de Relatórios de Clientes/Fornecedores/Representantes Informações Adicionais Informações Adicionais são informações referentes às características do Fornecedor como especialização, faturamento e área de construção. Para inserir Informações Adicionais, acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Informações Adicionais (Figura 41). Página 40 de 106

41 Figura 41 - Acesso ao Cadastro de Informações Adicionais Inserindo Informações Adicionais Para inserir informações adicionais siga os passos conforme numerados no Formulário de Informações Adicionais ilustrado na Figura Figura 42 - Cadastro de Informações Adicionais 12 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado. Página 41 de 106

42 3 Especialização: digitar a área de especialização da empresa. Exemplo: Desenvolvimento de Softwares. 4 Grupo Especial: definir se a empresa é de porte pequeno, médio ou grande. 5 Capital: digitar o valor do capital de giro da empresa. 6 Faturamento: digitar o valor de faturamento mensal da empresa. 7 Quantidade de empregados: digitar a quantidade de pessoas que trabalha na empresa. 8 Via Transporte: selecionar o tipo de transporte utilizado pela empresa. Exemplo: Rodoviário. 9 Área construída: digitar a metragem da área de construção da empresa. 10 Área disponível: digitar a metragem da área disponível para mais construções. 11 Observações Gerais: digitar observações sobre a empresa caso necessário. Nesse campo pode ser inserido qualquer tipo de informação. 12 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Inserindo Atividades No formulário de Informações Adicionais localize o fornecedor desejado clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão atividades para inserir as atividades praticadas pela empresa. Siga os passos conforme numerados no Formulário de Atividades ilustrado na Figura Figura 43 - Formulário para inserção de atividades 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro. Página 42 de 106

43 2 Atividade: digitar o código da atividade ou clicar no botão de pesquisa para localizar a atividade desejada. 3 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Informações Adicionais Para emissão de relatório referente às informações adicionais clicar no botão no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 44).. Ao clicar Figura 44 - Opções para impressão de Relatório de Informações Adicionais Eliminação de Duplicidades A Eliminação de Duplicidades é utilizada para situações onde existam fornecedores utilizando documentos em duplicidade. Esses casos podem ocorrer principalmente quando é realizada conversão na base de dados. Para inserir Informações Adicionais, acessar o menu Básico Fornecedores Cadastro Eliminação de Duplicidade (Figura 45). Página 43 de 106

44 Figura 45 - Acesso a Eliminação de Duplicidades Eliminando Duplicidades Para eliminar duplicidades siga os passos conforme numerados no Formulário de Eliminação de Duplicidades ilustrado na Figura Figura 46 - Formulário de Eliminação de Duplicidade 1 Tabela de Fornecedores: serão visualizadas duas tabelas de fornecedores onde a tabela de cima mostra as informações dos fornecedores em duplicidade e a tabela de baixo mostra os demais fornecedores. Página 44 de 106

45 2 Botão Consultar: esse botão serve para que o usuário visualize os dados completos do fornecedor para fazer uma análise e ter certeza qual dos fornecedores deverá permanecer cadastrado no sistema. O botão de cima mostra os dados dos fornecedores da tabela de cima e o botão de baixo mostra os dados dos fornecedores da tabela de baixo. 3 Definir como principal: esse botão deve ser utilizado para definir qual o fornecedor que permanecerá no sistema. Ao clicar no botão de cima ou de baixo, automaticamente o campo 4 Fornecedor Principal será preenchido com o código do fornecedor em questão. Após esse processo já pode ser realizada a eliminação dos outros fornecedores. 4 Fornecedor Principal: mostra o código do fornecedor que permanecerá no sistema e não será eliminado. 5 Unificar Fornecedores: esse botão é utilizado para confirmar o início do processo de unificação. Ao clicar nesse botão o usuário deverá aguardar o processamento e ao final será exibida uma mensagem na tela informando que o processo foi realizado com sucesso Consultas Módulo utilizado para consultas rápidas referentes a vários tipos de informações, entre elas, dados de fornecedores, dados jurídicos e fiscais e materiais x fornecedores Consulta Fornecedores O formulário de consulta de fornecedores é o mesmo do cadastro de fornecedores, mas somente o botão de pesquisa está liberado e não é permitido realizar nenhum tipo de manutenção por esse formulário, pois na barra de tarefas as ações estão todas bloqueadas. A emissão de relatórios está liberada. Para realizar consultas referentes a fornecedores acessar o menu Básico Fornecedores Consultas Consulta Fornecedores (Figura 47). Figura 47 - Formulário de Consulta de Fornecedores Página 45 de 106

46 Jurídico e Fiscal O formulário de consulta de dados jurídicos e fiscais é o mesmo do cadastro de dos dados jurídicos e fiscais, mas somente o botão de pesquisa está liberado e não é permitido realizar nenhum tipo de manutenção por esse formulário, pois na barra de tarefas as ações estão todas bloqueadas. A emissão de relatórios está liberada. Para consultar Informações Jurídicas e Fiscais, acessar o menu Básico Fornecedores Consultas Jurídico e Fiscal (Figura 48). Figura 48 - Formulário de Consulta de Dados Jurídicos e Fiscais Materiais x Fornecedores Para consultar Informações de Materiais x Fornecedores, acessar o menu Básico Fornecedores Consultas Jurídico e Fiscal (Figura 49). Figura 49 - Acesso a Consulta de Materiais x Fornecedores Para consultar Materiais x Fornecedores siga os passos conforme numerados no Formulário de Consultas de Materiais x Fornecedores ilustrado na Figura 50. Página 46 de 106

47 Figura 50 - Formulário de Consulta de Material x Fornecedor 1 Material: o usuário pode optar por digitar o código completo do material ou somente o catálogo do material. Utilizar o botão de pesquisa desejado. caso necessário localizar o material 2 Ordem: selecionar a ordem que os fornecedores deverão ser apresentados no GRID. 3 Botão Pesquisa: clicar nesse botão para pesquisar os dados conforme os filtros digitados e finalizar o processo de pesquisa. 4 GRID com resultados: se existir registros para os filtros digitados, serão listados no GRID Emissão de Relatório de Materiais x Fornecedores Para emissão de relatório referente a Materiais x Fornecedores clicar no botão clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 51).. Ao Página 47 de 106

48 Figura 51 - Opções de relatórios de Materiais x Fornecedores Impressão de Etiquetas de Fornecedores Para emitir etiquetas de fornecedores clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções para emissão (Figura 52). Figura 52 - Tipo de impressora Clicar no botão de impressão para enviar os dados para impressora. DICA: Se a opção selecionada for Matricial os dados de impressão serão enviados para impressora que estiver instalada como LPT1 no computador em questão Fornecedores x Materiais Para consultar informações de Fornecedores x Materiais, acessar o menu Básico Fornecedores Consultas Fornecedores x Materiais (Figura 53). Página 48 de 106

49 Figura 53 - Acesso a Consulta de Fornecedores x Materiais Para consultar Fornecedor x Material siga os passos conforme numerado no Formulário de Consulta de Fornecedor x Material ilustrado na Figura Figura 54 - Formulário de Consulta de Fornecedor x Material 1 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado. 2 Tipo Material: o usuário poderá optar por mostrar os itens por completo ou somente o catálogo (subgrupo). 3 Botão Pesquisa: clicar nesse botão para pesquisar os dados conforme os filtros digitados e finalizar o processo de pesquisa. 4 GRID com resultados: se existir registros para os filtros digitados, serão listados no GRID. Página 49 de 106

50 Emissão de Relatório de Material x Fornecedor Para emissão de relatório referente a Fornecedor x Material clicar no botão no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 55).. Ao clicar Figura 55 - Opções de Relatórios de Material x Fornecedor Penalidades O controle de penalidades é muito importante para que o órgão aplique as punições cabíveis a cada fornecedor pelas práticas de atos errados ou ilegais. Os tipos de penalidades que podem ser controladas pelo sistema SMARAM são as seguintes: Advertências, Multas, Sanções de Direito e Declaração de Inidoneidade Cadastro dos Tipos de Penalidades Para inserir informações de Tipos de Penalidades, acessar o menu Básico Fornecedores Penalidades Cadastro dos Tipos de Penalidades (Figura 56). Figura 56 - Acesso ao cadastro de tipos de penalidades Página 50 de 106

51 Inserindo Penalidades Para inserir um tipo de penalidade siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro dos Tipos de Penalidade ilustrado na Figura Figura 57 - Formulário de Cadastro de Penalidades 5 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: será gerado automaticamente após gravação dos dados. 3 Descrição: descrição completa do tipo da penalidade. 4 Tipo: selecionar o tipo da penalidade, entre eles: Advertência, Multa, Sanções de Direito e Declaração de Inidoneidade. 5 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Penalidades Para emissão de relatório de tipo de penalidade clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 58).. Ao clicar no botão Página 51 de 106

52 Figura 58 - Opções de Relatórios de Tipos de Penalidades Aplicação de Penalidades Para inserir aplicações de Penalidades para Fornecedores, acessar o menu Básico Fornecedores Penalidades Aplicação de Penalidades (Figura 59). Figura 59 - Acesso a Aplicação de Penalidades Aplicando Penalidades Para aplicar uma penalidade a um fornecedor siga os passos conforme numerados no Formulário de Aplicação de Penalidades ilustrado na Figura 60. Página 52 de 106

53 Figura 60 - Aplicação de Penalidades 14 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 3 Penalidade: digitar o código da penalidade ou clicar no botão de pesquisa para localizar a desejada. 4 Tipo da Penalidade: o tipo da penalidade será visualizado na tela conforme a penalidade escolhida anteriormente. 5 Data da Penalidade: data da aplicação da penalidade. 6 Nro. / Ano do Processo: número do processo referente aos atos ilegais que causaram a penalidade. 7 Data de Vencimento: data de vencimento da penalidade. Esse campo será liberado somente para tipos de penalidades de multas. Página 53 de 106

54 8 Data de Pagamento: data de pagamento da penalidade. Esse campo será liberado somente para tipos de penalidades de multas. 9 Valor da Multa: valor da multa. Esse campo será liberado somente para tipos de penalidades de multas. 10 Data de Início: data de início da penalidade. 11 Data de término: data de término da penalidade. 12 Observações: se o tipo da penalidade for de advertência ou multa, a descrição desse campo passará a ser Motivo. Caso contrário continuará sendo Observações. 13 Status: Ativo ou Cancelado. Define se a penalidade está ativa ou cancelada. 14 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Aplicação de Penalidades Para emissão de relatório de aplicação de penalidade clicar no botão botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 61).. Ao clicar no Figura 61 - Opções de Relatórios de Aplicação de Penalidades Página 54 de 106

55 2.4. Materiais O módulo de materiais engloba todos os processos necessários para se realizar o cadastro completo de um material. É necessário que o cadastro do material seja bem organizado e siga um padrão Cadastro No Cadastro serão encontrados os seguintes itens: Catálogo de Materiais, Padrão de Embalagem, Materiais Básico, Classes x Unidades Orçamentárias e Catálogo x Natureza Despesa. DICA: criar uma comissão de cadastro para criar e manter o cadastro dos materiais, para que o mesmo fique mais organizado PDM - Padrão descritivo de materiais O PDM Padrão Descritivo de Materiais serve para identificar e classificar os materiais de forma precisa, unificada e uniformizada. É constituído por três blocos descritivos que poderão ser empregados no todo ou em parte, conforme exigência do tipo de material identificado. 1 - Nome do Material é composto da descrição genérica, e outra particular para diferenciar itens com descrição genérica iguais. Exemplo: Cabo Telefônico Cabo (genérico) Telefônico (particular) 2 - Descrição Técnica necessita de uma análise detalhada do material, normalmente sendo envolvidas as áreas técnicas e para serem definidos. Exemplo: Aço Laminado Ø 4 SAE 1045 Beneficiado 3 Descrição Complementar usado para complementar a descrição e podem ser usados na aplicação do item, embalagem e referência do fornecedor, quando o item for exclusivo, mas não deve ser utilizado o nome comercial do item, principalmente para processos licitatórios Regras Básicas para Padrão Descritivo de Materiais 1 - A designação genérica deve estar sempre no singular, exceto materiais que só possuem nome no plural e evitar o emprego de preposições. Exemplo: PARAFUSO CABEÇA REDONDA, REATOR LÂMPADA FLUORESCENTE. Considerar exceções quando o item se apresentar em forma de jogos. Exemplo: FERRAMENTAS e INSTRUMENTOS. 2 Empregar termos na Designação genérica, que tenham significado exato, individual. Exemplos: Página 55 de 106

56 FERRAMENTA FORMULÁRIO VEÍCULO PUBLICAÇÃO INSTRUMENTO CHAVE FICHA AUTOMÓVEL REVISTA VOLTÍMETRO 3 Não empregar marcas de produtos, nomes de fabricantes ou palavras de origem estrangeira. Exemplos: BRAHMA GILLETE PALLET CERVEJA LÂMINA ESTRADO ou PALETE 4 Na designação genérica não considerar embalagem ou forma de apresentação do material. Exemplos: LATA DE TINTA TINTA GARRAFA DE CERVEJA CERVEJA RESMA DE PAPEL PAPEL BARRA DE AÇO RED. 3 AÇO Ø Catálogo de Materiais O Catálogo de materiais é o ponto de partida para iniciar o cadastro dos materiais. É muito importante que o mesmo seja bem organizado para que não ocorram problemas futuros no momento da requisição de compras. Exemplo: ao criar uma requisição e iniciar a digitação dos itens, se o cadastro foi mal elaborado poderão existir dois catálogos com a mesma descrição, o que dificulta a criação da requisição e o usuário não saberá qual dos catálogos deverá utilizar. DICA: antes de inserir qualquer catálogo verifique se o mesmo já não está cadastrado no sistema. Para inserir Catálogos de Materiais, acessar o menu Básico Materiais Cadastro Catálogos de Materiais (Figura 62). Figura 62 - Acesso ao Catálogo de Materiais Página 56 de 106

57 Inserindo um Catálogo Para inserir um catálogo de material siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Catálogo de Materiais ilustrado na Figura Figura 63 - Formulário de Catálogo de Materiais 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: esse código é a estrutura do catálogo e deverá ser digitada manualmente pelo usuário. DICA: antes de inserir o código, pesquise as estruturas já existentes para seguir as ordens corretas dos códigos de catálogos já existentes. 3 Descrição: digitar a descrição do catálogo. 4 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatórios de Catálogo Para emissão de relatório de catálogo clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 64). Página 57 de 106

58 Figura 64 - Opções de relatórios de catálogos Padrão de Embalagem Os padrões de embalagem já são definidos e criados pela SMARAPD no momento da implantação do sistema e se for necessário poderão ser modificados ou inseridos novos padrões. Para inserir Padrões de Embalagem, acessar o menu Básico Materiais Cadastro Padrão de Embalagem (Figura 65). Figura 65 - Acesso ao cadastro de padrões de embalagem Inserindo um padrão de embalagem Para inserir um padrão de embalagem siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Padrão de Embalagem ilustrado na Figura 66. Página 58 de 106

59 Figura 66 - Cadastro de Padrão de Embalagem 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: esse código é gerado automaticamente após a gravação dos dados. DICA: poderão ser inseridos 99 registros de padrões de embalagem. Antes de inserir, caso já existam 99 registros cadastrados, verifique se existe algum que não será utilizado e altere ao invés de inserir. 3 Descrição: digitar a descrição completa do padrão de embalagem. Exemplo: KILOGRAMA. 4 Sigla: digitar a sigla do padrão de embalagem. Esse será o campo impresso na maioria dos relatórios e formulários. Exemplo: KG. 5 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de relatório de embalagem Para emissão de relatório de catálogo clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 64). Página 59 de 106

60 Figura 67 - Opção de Relatórios de Padrão de Embalagem Materiais Básico Na opção materiais básico é localizado o formulário de cadastro do material. Para inserir Materiais, acessar o menu Básico Materiais Cadastro Materiais Básico (Figura 68). Figura 68 - Acesso ao Formulário de Cadastro de Materiais Inserindo Materiais Para inserir um material siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Materiais ilustrado na Figura 69. Página 60 de 106

61 Figura 69 - Formulário de Cadastro de Materiais 1 Clicar na Aba Básico. 2 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 3 Material: digitar o código do catálogo referente ao material que será cadastrado ou clicar no botão de pesquisa para localizar o catálogo desejado. Se for necessário cadastrar o catálogo nesse momento, clicar no botão de cadastro de catálogo para abrir o formulário de catálogo e realizar a inserção. O código do material será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 4 Status: campo não é habilitado para digitação e indica o status atual do material. Exemplo: desativado, sem histórico (não existe movimentação), requisitando, licitando, julgamento, empenhando, AF emitida, recebimento e com histórico. 5 Descrição: digitar a descrição do material. 6 Classificação: digitar o código da classificação ou clicar no botão de pesquisa para localizar classificação desejada. Exemplos: Material de Consumo e Material Permanente. 7 Tipo Classificação: digitar o código do tipo da classificação ou clicar no botão de pesquisa para localizar o tipo de classificação desejado. Exemplos: Material de escritório e Gêneros Alimentícios. Página 61 de 106

62 8 Unidade de Compra: digitar o código do padrão de embalagem para compra ou clicar no botão de pesquisa para localizar um padrão de embalagem. 9 Unidade de Controle: digitar o código do padrão de embalagem para controle de entradas e saídas no almoxarifado ou clicar no botão de pesquisa embalagem. para localizar um padrão de 10 Fornecedor: digitar o código do fornecedor ou clicar no botão de pesquisa para localizar o fornecedor desejado. 11 Marca: digitar a descrição da marca do material. 12 Medida: digitar a medida do material caso necessário. 13 Modelo: digitar o modelo do material caso necessário. 14 Peso Bruto: digitar o peso bruto e logo após selecionar a unidade de medida ao lado do campo para indicar a medida do peso. 15 Peso Líquido: digitar o peso líquido e logo após selecionar unidade de medida ao lado do campo para indicar a medida do peso. 16 Exige patrimônio na RME: quando estiver marcado este campo, no momento da saída da Requisição do Material no Estoque (RME) o sistema associará o material ao patrimônio. 17 Desativado para compra: se essa opção estiver marcada, o material não será visualizado quando o usuário tentar inserir uma requisição de compras. 18 Código Fabricante: digitar o código de referência do fabricante. 19 Preço de Tabela: valor do material de tabela. 20 Data da última alteração: data da última alteração realizada no cadastro do material. 21 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Visualizando Informações Financeiras Para visualizar dados de informações financeiras do material siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Materiais ilustrado na Figura 70. Página 62 de 106

63 2 1 Figura 70 - Formulário de Cadastro de Materiais - Dados Financeiros 1 Clicar no botão de pesquisa para localizar o material desejado. 2 Clique na aba Financeiro. Serão visualizadas informações sobre datas de movimentação, quantidades em estoque e preços do material, conforme ilustrado na Figura Inserindo Especificações Para inserir uma especificação do material siga os passos conforme numerados no Formulário de Cadastro de Materiais ilustrado na Figura 71. Página 63 de 106

64 Figura 71 - Formulário de Cadastro de Materiais - Especificação 1 Clicar no botão de pesquisa para localizar o material desejado. 2 Clicar na aba Especificação. 3 Digitar a especificação completa do material. 4 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. DICA: a especificação poderá ser inserida no momento em que estiver sendo realizado o cadastrado o material Desativando Materiais No Formulário de Cadastro de Materiais localize o material desejado clicando no botão de pesquisa e clique no botão desativar. Observação: só será permitido desativar um material se o mesmo não possuir estoque ou não estiver incluído em licitações em aberto Emissão de Relatórios de Materiais Para emissão de relatório de materiais clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 72). Página 64 de 106

65 Figura 72 - Opção de Relatórios de Materiais Lotes de Materiais Perecíveis Essa opção é utilizada para controlar o vencimento dos lotes dos materiais perecíveis. Para fazer parte desse controle o material deve estar cadastrado com a classificação 03 Perecível. Para inserir os lotes dos materiais perecíveis, acessar o menu Básico Materiais Consultas Estoque por Almoxarifado (Figura 73). Figura 73 - Acesso ao Lote dos Materiais Perecíveis Para inserir ou alterar lotes de materiais perecíveis siga os passos conforme numerados no Formulário de Consulta de Estoque por Almoxarifado na Figura 74. Página 65 de 106

66 2 1 Figura 74 - Formulário de Consulta de Estoque de Materiais Lotes Perecíveis 1 Clicar no botão de pesquisa para localizar o material desejado. 2 Clicar no botão lotes de materiais perecíveis e siga os passos conforme numerados na Figura Figura 75 - Cadastro de Lotes de Materiais Perecíveis 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou no botão de alteração para alterar um lote já existente. Página 66 de 106

67 2 Lote: digitar o código do lote do material perecível. 3 Data de Fabricação: digitar a data de fabricação. 4 Data de Pré-Vencimento: digitar a data de pré-vencimento. 5 Data de Vencimento: digitar a data de vencimento. 6 Quantidade: digitar a quantidade do lote. 7 Quantidade Cancelada: essa quantidade é alterada automaticamente conforme a movimentação do material no sistema. 8 Quantidade utilizada: essa quantidade é alterada automaticamente conforme a movimentação do material no sistema. 9 Saldo: o saldo também é atualizado automaticamente conforme a movimentação do material no sistema. 10 Status: A Ativo ou C Cancelado Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Classes x Unidades Orçamentárias Para inserir relacionamentos de Classes x Unidades Orçamentárias, acessar o menu Básico Materiais Cadastro Classes x Unidades Orçamentárias (Figura 76). Figura 76 - Acesso as Classes x Unidades Orçamentárias Inserindo relacionamentos de Classes x Unidades Orçamentárias Página 67 de 106

68 Para inserir um relacionamento de Classes x Unidades Orçamentárias siga os passos conforme numerados no Formulário de Classes x Unidades Orçamentárias na Figura Figura 77 - Formulário de Relacionamento de Classes com Unidades Orçamentárias 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Nível 1: digitar o código do nível 1 da unidade orçamentária ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 3 Nível 2: digitar o código do nível 2 da unidade orçamentária ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 4 Nível 3: digitar o código do nível 3 da unidade orçamentária ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 5 Nível 4: digitar o código do nível 4 da unidade orçamentária ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 6 Nível 5: digitar o código do nível 5 da unidade orçamentária ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 7 Classificação: digitar o código da classificação ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. 8 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. Página 68 de 106

69 Emissão de Relatórios de Classes x Unidades Orçamentárias Para emissão de relatório de classes x unidades orçamentárias clicar no botão clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 78).. Ao Figura 78 - Opções de Relatórios de Classes x Unidades Orçamentárias Catálogo x Natureza de Despesa Para inserir relacionamentos de Catálogo x Natureza de Despesa, acessar o menu Básico Materiais Cadastro Catálogo x Natureza de Despesa (Figura 79). Figura 79 - Acesso ao Formulário de Catálogo x Natureza de Despesa Inserindo relacionamentos de Catálogos x Natureza de Despesa Para inserir um relacionamento de Catálogos x Natureza de Despesa siga os passos conforme numerados no Formulário de Catálogos x Natureza de Despesa na Figura 80. Página 69 de 106

70 Figura 80 - Formulário de Catálogo x Elementos/Subelementos de Despesa 1 Exercício: selecionar o exercício desejado. 2 Pesquisa Catálogo: a pesquisa pode ser efetuada por código ou descrição, selecione a opção desejada e digite os dados a serem localizados, ou seja, o catálogo que se deseja inserir os relacionamentos de natureza de despesa. 3 GRID Catálogos: lista com todos os catálogos cadastrados no sistema. 4 Após localizar o catálogo desejado, localize os elementos\subelementos de despesa que se deseja relacionar com o catálogo. Pode ser localizado por código ou descrição. 5 GRID Elementos\SubElementos de Despesa Disponíveis: selecione os elementos de despesa desejados, segurando a tecla CTRL e clicando no registro. 6 Clique no botão para associar os elementos com o catálogo. 7 GRID dos elementos associados: lista onde podem ser visualizados os elementos que foram associados ao catálogo. 8 Caso necessário retirar uma associação, selecione o registro desejado no GRID dos elementos associados com a tecla CTRL e clique sobre o registro, logo após clicar no botão para retirar as associações. Página 70 de 106

71 9 Caso for necessário retirar todas as associações, clicar no botão Emissão de relatórios de Catálogos x Natureza de Despesa Para emissão de relatório de classes x natureza de despesa clicar no botão no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 81).. Ao clicar Figura 81 - Opções de relatórios de Catálogos x Natureza de Despesa Consultas Módulo utilizado para consultas rápidas referentes a vários tipos de informações, entre elas, dados de materiais, estoque de materiais, movimentação, próximas entregas e disponibilidade de materiais Consulta Materiais O formulário de consulta de materiais é o mesmo do cadastro de materiais, mas somente o botão de pesquisa está liberado e não é permitido realizar nenhum tipo de manutenção por esse formulário, pois na barra de tarefas as ações estão todas bloqueadas. A emissão de relatórios está liberada. Para consultar dados de materiais, acessar o menu Básico Materiais Consultas Consulta Materiais (Figura 82). Página 71 de 106

72 Figura 82 - Acesso a consulta de materiais Estoque por Almoxarifado Para consultar estoque por almoxarifado, acessar o menu Básico Materiais Consultas Estoque por Almoxarifado (Figura 83). Figura 83 - Formulário de Consulta de Estoque por Almoxarifado No formulário de consulta de almoxarifado, será liberado o botão de alteração para que o usuário possa informar dados de Estoque mínimo, médio e máximo. Para consultar estoque por almoxarifado de determinado material siga os passos conforme numerados no Formulário de Consulta de Estoque por Almoxarifado na Figura 84. Página 72 de 106

73 Figura 84 - Formulário de Consulta de Estoque de Materiais 1 Clicar no botão de pesquisa para localizar o material desejado. 2 Caso necessário alteração de dados do estoque mínimo, médio e máximo clicar no botão de alteração. 3 Dados de Estoque: se o usuário clicar no botão de alteração, os campos serão liberados para edição. Os campos são de estoque mínimo, médio e máximo. 4 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Impressão de Relatórios de Estoque por Almoxarifado Para emissão de relatório de estoque por Almoxarifado clicar no botão botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 85).. Ao clicar no Figura 85 - Opções de impressão de relatórios de estoque por almoxarifado Página 73 de 106

74 Movimentação Para consultar dados de movimentação de materiais, acessar o menu Básico Materiais Consultas Movimentação (Figura 86). Figura 86 - Acesso a consulta de movimentações Para consultar movimentações de determinado material siga os passos conforme numerados no Formulário de Consulta de Movimentação na Figura Figura 87 - Formulário de Consulta de Movimentações 1 Clicar no botão de pesquisa para localizar o material desejado. Após selecionar o item desejado serão visualizados os dados sintéticos de valores e quantidades movimentadas Emissão de Relatório de Movimentação Página 74 de 106

75 Para emissão de relatório de movimentação clicar no botão visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 88).. Ao clicar no botão será Figura 88 - Opções de impressão de relatórios de movimentação Próximas Entregas Para consultar as próximas entregas, acessar o menu Básico Materiais Consultas Próximas Entregas (Figura 89). Figura 89 - Acesso a consulta das próximas entregas Para consultar próximas entregas siga os passos conforme numerados no Formulário de Consulta de Próximas Entregas na Figura 90. Página 75 de 106

76 1 Figura 90 - Consulta de Próximas Entregas 1 Clicar no botão de pesquisa para localizar o material desejado. Poderá ser pesquisado também pelo número de Autorização de Fornecimento. Após a pesquisa, serão visualizadas todas as informações de entregas no formulário, inclusive serão listados em um GRID os requisitantes em questão conforme pode ser visualizado na Figura Emissão de Relatórios de Próximas Entregas Para emissão de relatório de próximas entregas clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 91).. Ao clicar no botão Figura 91 - Opção de Relatórios de Próximas Entregas Página 76 de 106

77 Disponibilidade Material Para consultar a disponibilidade de materiais, acessar o menu Básico Materiais Consultas Disponibilidade Material (Figura 92). Figura 92 - Acesso a consulta de Disponibilidade de Materiais Para consultar disponibilidade de materiais siga os passos conforme numerados no Formulário de Consulta de Disponibilidade de Materiais na Figura Figura 93 - Consulta de Disponibilidade de Materiais 1 Material: digite o código do material ou clique no botão de pesquisa para localizar o material. 2 Clicar no botão de pesquisa para visualizar os dados referente ao material. Página 77 de 106

78 3 Patrimônios Disponíveis: caso existir patrimônio relacionado com o material será exibido nessa aba. 4 Estoque: caso existir dados de estoque serão exibidos nessa aba. 5 Ata de Registro de Preços: caso o material estiver cadastrado em alguma ata de registro de preços será exibido nessa aba. 6 Agrupamento de Aditivos: caso o material estiver em algum agrupamento de aditivo será exibido nessa aba. 7 Agrupamentos em Aberto: caso o material estiver em algum agrupamento em aberto será exibido nessa aba. 8 Requisições: caso o material estiver em alguma requisição será exibido nessa aba. Página 78 de 106

79 2.5. Textos O Objetivo desse módulo é a impressão de textos dinâmicos nos relatórios de autorização de fornecimento e ordens de serviço. Os textos impressos nos relatórios eram fixos e em alguns momentos deveriam ser alterados, e pensando nesse tipo de caso foi criada essa opção. Para cadastrar um texto para relatórios, acessar o menu Básico Textos (Figura 94). Figura 94 - Acesso ao Cadastro de Textos para Relatórios Inserindo Textos 95. Para inserir um texto siga os passos conforme numerados no Formulário de Textos na Figura Figura 95 - Formulário de Cadastro de Textos Página 79 de 106

80 1 Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Código: será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 3 Nome do Relatório: digitar o nome do relatório de autorização de fornecimento (MCR22500) ou do relatório de Ordem de Serviço (MCR22300). 4 Descrição do Texto: digitar a descrição do texto do relatório. 5 Texto: digitar o texto que deverá ser impresso no relatório. 6 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Formatando Textos Os textos que serão impressos nos relatórios poderão ser formatados para uma melhor visualização. Para formatar um texto clique no botão. Na figura 96 podem ser visualizadas as opções de formatação, que são parecidas com a do software Word da Microsoft. Página 80 de 106

81 Figura 96 - Formatação de Texto 1 Fonte: determinar o tipo da fonte. 2 Tamanho: determinar o tamanho da fonte. 3 Estilo de Fonte: determinar o estilo da fonte, negrito, itálico ou sublinhado. 4 Cor: determinar a cor do texto. 5 Alinhamento de Texto: determinar o alinhamento do texto, centralizado, esquerda ou direita. 6 Parágrafos: tipo de parágrafo. 7 Botão OK: clicar nesse botão para confirmar as alterações. Página 81 de 106

82 2.6. Natureza de Despesa O Cadastro de Natureza de Despesa poderá ser realizado manualmente quando o sistema não for integrado com o SMARCP ou automaticamente para sistemas integrados. Esse cadastro é utilizado para apontar as referências cruzadas entre o catálogo de materiais e seu respectivo elemento e sub-elemento de despesa. Para inserir dados de Natureza de Despesa, acessar o menu Básico Natureza de Despesa (Figura 97). Figura 97 - Acesso ao Cadastro de Natureza de Despesa Inserindo Natureza de Despesa Manualmente Quando o sistema SMARAM estiver configurado para trabalhar sem integração com a contabilidade será possível inserir dados de Natureza de Despesa manualmente. Para inserir manualmente uma Natureza de Despesa siga os passos conforme numerados no Formulário de Natureza de Despesa na Figura 98. Página 82 de 106

83 1 2 3 Figura 98 - Formulário de Cadastro de Natureza de Despesa 1 Exercício: selecionar o exercício desejado. 2 Inserir Elemento Despesa: clicar no botão de inserção para abrir o formulário de inserção de Elemento de Despesa conforme ilustrado na Figura Figura 99 - Formulário de Inserção de Natureza de Despesa 2.1 Código do Elemento: digitar o código do elemento de despesa. 2.2 Descrição do Elemento: digitar a descrição do elemento de despesa. 2.3 Confirmar: clicar no botão OK para confirmar os dados. 3 Inserir Sub-Elemento de Despesa: clicar no botão de inserção para abrir o formulário de inserção de Sub-Elemento de Despesa conforme ilustrado na Figura 100. Página 83 de 106

84 Figura Formulário de Inserção de Sub-Elemento de Despesa 3.1 Código do Sub-elemento: digitar o código do sub-elemento de despesa. 3.2 Descrição do Sub-elemento: digitar a descrição do sub-elemento de despesa. 3.3 Descrição Resumida: digitar a descrição resumida do sub-elemento de despesa. 3.4 Confirmar: clicar no botão OK para confirmar os dados Importando Natureza de Despesa do SMARCP Quando o sistema SMARAM estiver configurado para trabalhar integrado junto ao sistema SMARCP será possível realizar a importação dos dados de Natureza de Despesa. Para importar dados de Natureza de Despesa do SMARCP siga os passos conforme numerados no Formulário de Natureza de Despesa na Figura Página 84 de 106

85 Figura Formulário de Cadastro de Natureza de Despesa 1 Exercício: selecionar o exercício desejado. 2 Importar CP: clicar no botão importar CP para inserir os dados automaticamente. Página 85 de 106

86 2.7. Plano de Contas Contábil Devido à exigência de tribunais de contas de alguns estados existe a opção de cadastramento do Plano de Contas Contábil para apresentação de relatórios para prestação de contas. Para inserir e visualizar plano de contas contábil, acessar o menu Básico Plano de Contas Contábil (Figura 102). Figura Acesso ao Formulário de Plano de Contas Contábil Inserindo Plano de Contas Manualmente A inserção de plano de contas manualmente deve ser realizada quando o sistema SMARAM não estiver trabalhando de forma integrada com o sistema SMARCP. O formulário de plano de contas contábil pode ser apresentado de duas formas, conforme necessidade do usuário: GRID (tabela) ou Treeview (visualização em árvore). Ao abrir o formulário os dados serão visualizados na forma em GRID, e caso o usuário preferir visualizar como Treeview clicar no botão ilustrado na Figura 103. Figura Botão para mudança de visualização do formulário de Plano de Contas Na seqüência da explicação vamos adotar nas telas o modo de visualização em GRID (tabela). Para inserir dados de Plano de Contas manualmente siga os passos conforme numerados no Formulário de Plano de Contas ilustrado na Figura 104. Página 86 de 106

87 1 2 Figura Formulário de Plano de Contas Contábil 1 Exercício: selecionar o exercício desejado. 2 Clicar no botão de inserção e seguir os passos conforme numerados na Figura Figura Inserção de Dados de Plano de Contas Contábil Página 87 de 106

88 1 Conta: digitar o número da conta. 2 Descrição completa: digitar a descrição completa da conta. 3 Clicar no botão salvar para gravar os dados Importando Plano de Contas da Contabilidade (SMARcp) A importação de plano de contas contábeis deve ser realizada quando o sistema SMARAM estiver trabalhando de forma integrada com o sistema SMARCP. Para importar dados de Plano de Contas siga os passos conforme numerados no Formulário de Plano de Contas ilustrado na Figura Figura Formulário de Plano de Contas Contábil importando dados do SMARCP 1 Clicar no botão importar SMARCP para inserir os plano de contas contábeis automaticamente Relacionando Catálogos com Plano de Contas A partir do cadastramento do plano de contas contábil, deve-se associar os catálogos de materiais correspondentes a conta contábil para que os relatórios utilizem esta informação. Página 88 de 106

89 Observação: O relacionamento só poderá ser realizado somente para contas analíticas. Para relacionar catálogos com os plano de contas contábeis siga os passos conforme numerados no Formulário de Plano de Contas ilustrado na Figura Figura Formulário de Plano de Contas Contábil - Relacionamento dos catálogos 1 GRID dos catálogos disponíveis: nesse GRID serão listados os catálogos disponíveis para associação. Poderão ser realizados filtros nos catálogos pelo código do catálogo ou pela descrição. Para selecionar os registros desejados pressionar o botão CTRL e clicar no registro desejado. 2 Clicar no botão para associar o catálogo ao plano de contas. 3 GRID dos catálogos relacionados: nesse GRID serão listados os catálogos que já foram relacionados. 4 Caso necessário clicar no botão para retirar o catálogo do plano de contas contábil. 5 Caso necessário clicar no botão para retirar todos os catálogos do plano de contas contábil Emissão de Relatórios de Plano de Contas Para emissão de relatório de plano de contas clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 108). Página 89 de 106

90 Figura Opções de Relatórios de Plano de Contas Contábil Página 90 de 106

91 2.8. Vínculos O cadastro de vínculos será utilizado para referenciar a fonte de recursos junto com o código da dotação utilizado para informar os dados da reserva orçamentária nas requisições de compras e solicitações de entrega para registro de preços. Para inserir e consultar dados de Vínculos, acessar o menu Básico Vínculos (Figura 109). Figura Acesso ao Cadastro de Vínculos Inserindo Vínculos Manualmente A inserção de vínculos manualmente deve ser realizada quando o sistema SMARAM não estiver trabalhando de forma integrada com o sistema SMARCP. Para inserir vínculos manualmente siga os passos conforme numerados no Formulário de Vínculos ilustrado na Figura 110. Página 91 de 106

92 1 2 Figura Formulário de Cadastro de Vínculos 1 Exercício: selecionar o exercício desejado. 2 Clicar no botão de inserção e seguir os passos ilustrados na Figura Figura Inserção de Vínculos 1 Conta: digitar o número da conta do vínculo. 2 Descrição Reduzida: digitar a descrição reduzida do vínculo. Página 92 de 106

93 3 Descrição Completa: digitar a descrição completa do vínculo. 4 Clicar no botão salvar para gravar os dados Importando Vínculos da Contabilidade A importação de vínculos deve ser realizada quando o sistema SMARAM estiver trabalhando de forma integrada com o sistema SMARCP. Para importar dados de Vínculos siga os passos conforme numerados no Formulário de Vínculos ilustrado na Figura Figura Importação de Vículos do SMARcp 1 Clicar no botão importar SMARcp para inserir os dados automaticamente. Página 93 de 106

94 2.9. Definição Organizacional Unidade Gestora Para inserir unidade gestora, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidade Gestora (Figura 113). Figura Acesso ao Cadastro de Unidade Gestora Inserindo uma Unidade Gestora Para inserir uma Unidade Gestora siga os passos conforme numerados no Formulário de Unidade Gestora ilustrado na Figura Figura Formulário de Cadastro de Unidade Gestora 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. Página 94 de 106

95 2 Código: será gerado automaticamente após a gravação dos dados. 3 Descrição: descrição da unidade gestora. Exemplo: Prefeitura Municipal Modelo. 4 Sigla: sigla da unidade gestora. Exemplo: PMM. 5 Local de Entrega: digitar o código do logradouro ou clicar no botão de pesquisa para localizar o endereço das entregas de materiais desejado. 6 Bairro: digitar o código do bairro da entrega ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 7 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatório de Unidade Gestora Para emissão de relatório de Unidade Gestora clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 115). Figura Opções de Relatórios de Unidade Gestora Unidades Orçamentárias Unidades orçamentárias são as unidades setoriais onde os recursos são destinados para os gastos no órgão público. No sistema de materiais elas são divididas em cinco níveis, onde a descrição de cada nível pode ser configurada pelo administrador do sistema. Nos exemplos a seguir a estrutura dos níveis está da seguinte forma: Secretaria, Departamento, Seção, Setor e Destino Inserindo o primeiro nível Página 95 de 106

96 Para inserir o primeiro nível de unidade orçamentária, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidades Orçamentárias Nível 1 (Figura 116). Figura Acesso ao 1º nível da Unidade Orçamentária Para inserir o primeiro nível da Unidade Orçamentária siga os passos conforme numerados no Formulário ilustrado na Figura Figura Inserção do Segundo nível da Unidade Orçamentária 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Ano: digitar o ano da Unidade Orçamentária. 3 Primeiro Nível: digitar o código e a descrição do primeiro nível. 4 Sigla Unid.: digitar a sigla do primeiro nível. Página 96 de 106

97 5 Endereço: digitar o logradouro onde se encontra o prédio físico do primeiro nível. 6 Telefone: digitar o telefone do primeiro nível. 7 Ramal: ramal referente ao primeiro nível. 8 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Inserindo o nível 2 Para inserir o segundo nível de unidade orçamentária, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidades Orçamentárias Nível 2 (Figura 118). Figura Acesso ao segundo nível da Unidade Orçamentária Para inserir o segundo nível da Unidade Orçamentária siga os passos conforme numerados no Formulário ilustrado na Figura 119. Página 97 de 106

98 Figura Inserção do Segundo Nível da Unidade Orçamentária 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Ano: digitar o ano da Unidade Orçamentária. 3 Primeiro Nível: digitar o código do primeiro nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 4 Segundo Nível: digitar o código e a descrição do segundo nível. 5 Sigla Unid.: digitar a sigla do segundo nível. 6 Endereço: digitar o logradouro onde se encontra o prédio físico do segundo nível. 7 Telefone: digitar o telefone do segundo nível. 8 Ramal: ramal referente ao segundo nível. 9 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Inserindo o terceiro nível Para inserir o terceiro nível de unidade orçamentária, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidades Orçamentárias Nível 3 (Figura 120). Página 98 de 106

99 Figura Acesso ao Terceiro Nível da Unidade Orçamentária Para inserir o terceiro nível da Unidade Orçamentária siga os passos conforme numerados no Formulário ilustrado na Figura Figura Inserção de Terceiro Nível da Unidade Orçamentária 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Ano: digitar o ano da Unidade Orçamentária. 3 Primeiro Nível: digitar o código do primeiro nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. Página 99 de 106

100 4 Segundo Nível: digitar o código do segundo nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 5 Terceiro Nível: digitar o código e a descrição do terceiro nível. 6 Sigla Unid.: digitar a sigla do terceiro nível. 7 Endereço: digitar o logradouro onde se encontra o prédio físico do terceiro nível. 8 Telefone: digitar o telefone do terceiro nível. 9 Ramal: ramal referente ao terceiro nível. 10 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Inserindo o quarto nível Para inserir o quarto nível de unidade orçamentária, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidades Orçamentárias Nível 4 (Figura 122). Figura Acesso ao Quarto Nível da Unidade Orçamentária Para inserir o quarto Nível da Unidade Orçamentária siga os passos conforme numerados no Formulário ilustrado na Figura 123. Página 100 de 106

101 Figura Inserção do Quarto Nível da Unidade Orçamentária 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Ano: digitar o ano da Unidade Orçamentária. 3 Primeiro Nível: digitar o código do primeiro nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 4 Segundo Nível: digitar o código do segundo nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 5 Terceiro Nível: digitar o código do terceiro nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 6 Quarto Nível: digitar o código e a descrição do quarto nível. 7 Sigla Unid.: digitar a sigla do quarto nível. 8 Endereço: digitar o logradouro onde se encontra o prédio físico do quarto nível. 9 Telefone: digitar o telefone do quarto nível. 10 Ramal: ramal referente ao quarto nível. 11 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. Página 101 de 106

102 Inserindo o quinto nível Para inserir o quinto nível de unidade orçamentária, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidades Orçamentárias Nível 5 (Figura 124). Figura Acesso ao Quinto Nível da Unidade Orçamentária Para inserir o quinto nível da Unidade Orçamentária siga os passos conforme numerados no Formulário ilustrado na Figura Figura Inserção do Quinto Nível da Unidade Orçamentária Página 102 de 106

103 1 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou localizar um registro já existente para alteração clicando no botão de pesquisa e logo após clicar no botão de alteração. 2 Ano: digitar o ano da Unidade Orçamentária. 3 Primeiro Nível: digitar o código do primeiro nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 4 Segundo Nível: digitar o código do segundo nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 5 Terceiro Nível: digitar o código do terceiro nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 6 Quarto Nível: digitar o código do quarto nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o desejado. 7 Quinto Nível: digitar o código e a descrição do quinto nível. 8 Sigla Unid.: digitar a sigla do quinto nível. 9 Endereço: digitar o logradouro onde se encontra o prédio físico do quinto nível. 10 Telefone: digitar o telefone do quinto nível. 11 Ramal: ramal referente ao quinto nível. 12 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro Emissão de Relatório de Unidade Orçamentária Para emissão de relatório de Unidades Orçamentárias clicar no botão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 126). Página 103 de 106

104 Figura Opções de Relatórios de Unidades Orçamentárias Referências Para inserir referências de unidade orçamentária de um exercício para outro, acessar o menu Básico Definição Organizacional Unidades Orçamentárias Referência (Figura 127). Figura Acesso as Referências de Unidades Orçamentárias Para realizar manutenção em Referências de Unidades Orçamentárias siga os passos conforme numerados no Formulário ilustrado na Figura 128. Página 104 de 106

105 Figura Referência de Unidades Orçamentárias 1 Ano Atual: digitar o exercício atual. 2 Ano Anterior: digitar o exercício anterior. 3 Clicar no botão para visualização dos dados no formulário. 4 - Clicar no botão de inserção para inserir um novo registro ou no botão de alteração para editar um registro existente. 5 Unidade Orçamentária Atual: código da unidade orçamentária existente no exercício atual. 6 Unidade Orçamentária Anterior: código da unidade orçamentária existente no exercício anterior que deve estar vinculada e representa a original no exercício atual. 7 Clicar no botão salvar para finalizar a edição do registro. Página 105 de 106

106 Efetuar Novo Logon Para efetuar um novo logon, acessar o menu Básico Efetuar novo Logon (Figura 129). Figura Acesso a Troca de Login Para realizar a troca de login digite o login e senha no formulário ilustrado na Figura 130 e clique no botão OK. Figura Formulário de Login Página 106 de 106

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