Quais indicadores são indispensáveis? Por Ana Cristina Dib e Patrícia Machado Fonte: PEGN Pequenas Empresas & Grandes Negocios

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1 Quais indicadores são indispensáveis? Por Ana Cristina Dib e Patrícia Machado Fonte: PEGN Pequenas Empresas & Grandes Negocios As vendas da sua empresa vão bem? Dão resultado? Será que você está investindo em nichos rentáveis mesmo? Seus funcionários estão contribuindo para o resultado do negócio? E a gestão, tem sido eficiente? O único jeito de responder a perguntas como essas é adotar indicadores. Ou melhor, adotar os indicadores certos. E segui-los para evitar ou consertar problemas. Na maioria das vezes, o empreendedor baseia-se no achismo para criar planos de ação, diz Eduardo Bezerra, sócio-diretor da Othink Soluções Empresariais. Com a ajuda de Bezerra e de professores de diversas universidades do país*, mapeamos os indicadores mais importantes em vendas, finanças, projetos, recursos humanos e processos, para que seu negócio atinja metas e alcance um diferencial competitivo. As fórmulas apresentadas são apenas uma referência. Cada empreendedor pode adaptar as medidas à sua maneira, de acordo com o tipo de resultado que deseja obter. * Foram consultados para esta reportagem: Dariane Castanheira, professora do Proced-Fia; Eduardo Bezerra, sócio-diretor da Othink Soluções Empresariais; Ricardo Almeida, professor do Proced-Fia; Fabio Gallo Garcia, professor da FGV-EAESP; Haroldo Vale Mota, professor da Fundação Dom Cabral; Ari Rosolem, consultor do Sebrae; André Ferreira, sócio-líder da Ernst & Young Terco; e Juliana Iten de Martino, coordenadora de Convênios e Parcerias da FNQ ÁREA COMERCIAL Avaliar os números relacionados aos resultados das vendas Tíquete médio de venda * Objetivo: analisar o aumento ou decréscimo do faturamento bruto em função dos preços praticados venda bruta / total de peças faturadas Receita líquida * Objetivo: mostrar o resultado do esforço de vendas após a dedução das devoluções e impostos sobre vendas faturamento bruto - devoluções - impostos sobre vendas Margem bruta * Objetivo: calcular o percentual de vendas em termos monetários que sobra após a empresa arcar com o custo do produto, mercadoria ou serviço vendido (receita líquida - custo dos produtos vendidos)/vendas * Exemplo de empresa que adotou esse tipo de indicador: Patrimonium Alltech Depois de três anos buscando a consolidação da Patrimonium Alltech no mercado de segurança patrimonial e veicular, o empreendedor Michel Felippe Soares, 30 anos, adotou uma estratégia capaz de comparar os números do negócio e criar metas de crescimento. Em 2005, contratou uma consultoria para ajudá-lo. Sabia que minha empresa dava lucro, mas não conseguia analisar os números com clareza, diz. Primeiro, ele estabeleceu um sistema de mensuração de custos de despesas. Depois, passou a acompanhar com precisão o número de unidades vendidas. Hoje conta com gráficos de cada medida. Resultado: a taxa de crescimento da Patrimonium Alltech aumentou de 30% para 80% ao ano. Para garantir o faturamento de R$2 milhões em 2010, Soares está ampliando seu modelo para incluir mais de 30 indicadores. FINANÇAS Analisar a condição financeira da empresa Lucro líquido * Objetivo: determinar o lucro do negócio em determinado período receita líquida - custos das mercadorias vendidas - gastos variáveis - gastos fixos - impostos

2 Ebitda (Lucro antes dos juros, impostos, depreciação e amortização) * Objetivo: mostrar a geração operacional de recursos da empresa antes de juros, impostos, depreciação e amortização lucro líquido + despesas e receitas financeiras + IR e CSLL + depreciação e amortização Necessidade de capital de giro (NCG) * Objetivo: monitorar o volume de recursos demandados para o funcionamento da empresa clientes a receber + estoques - fornecedores a pagar Geração de caixa * Objetivo: indicar o caixa gerado pela atividade operacional em um determinado período Ebitda - variação da NCG sendo variação da NCG = variação de clentes a receber + variação de estoques - variação de fornecedores a pagar Margem de contribuição * Objetivo: representar o ganho obtido com a venda dos produtos que contribuirá para cobrir as despesas fixas da empresa (o cálculo pode ser feito por produto) receita líquida - custos e despesas variáveis Prazo médio de pagamento * Objetivo: revelar o prazo médio para pagamento dos fornecedores (saldo de fornecedores a pagar / total de compras no período) x período Prazo médio de estoque * Objetivo: indica o tempo médio em que a mercadoria permanece em estoque (saldo de estoque / custo das mercadorias vendidas no período) x período Prazo médio de recebimento * Objetivo: identificar o prazo médio em que os clientes pagam à empresa (saldo de duplicatas a receber / total de vendas no período) x período * Exemplo de empresa que adotou esse tipo de indicador: Tecno Logys O convite para participar de um programa de qualidade da Endeavor em 2009 foi fator decisivo para que Valério Dornelles, 44 anos, apurasse o controle da produtividade e das finanças do seu negócio, a Tecno Logys, empresa que oferece soluções para a construção civil. No final do ano passado, o investimento no desenvolvimento de indicadores foi de R$ 200 mil. Em compensação, a Tecno Logys cresceu 15%. Com o uso da margem de contribuição, Dornelles soube quais projetos realmente contribuíam para o faturamento, que, atualmente, é de R$ 20 milhões ao ano. Descobrimos que mais de 50% dos projetos não influenciavam no faturamento, afirma. Hoje, 80% deles estão de acordo com a meta de rentabilidade. PROJETOS / INOVAÇÕES Calcular a viabilidade de projetos e negócios VPL ( valor presente líquido ) * Objetivo: calcular o valor presente de todos os fluxos de caixa futuros descontando a uma taxa de juros

3 apropriada Sendo t= período, de 1 a n; FC= fluxo de caixa; i= custo do dinheiro e II= investimento inicial TIR ( taxa interna de retorno ) * Objetivo: mostrar o potencial de geração de caixa de uma empresa e o potencial de um negócio quando este for projetado Sendo VPL=valor presente líquido; t= período, de 1 a n; FC= fluxo de caixa; TIR= taxa interna de retorno e II= investimento inicial * Unidade de medida: i (taxa de retorno) * Exemplo de empresa que adotou esse tipo de indicador: Delpak Embalagens Como atingir um novo nicho de mercado sem desestabilizar o negócio?. Esse foi o questionamento que levou Carlos Del Nero, 53 anos, sócio da Delpak Embalagens, a usar indicadores em O objetivo da empresa, fabricante de embalagens plásticas para o setor alimentício, era criar uma nova linha de produtos que atendesse o mercado de cozinhas industriais e supermercados. Como não conseguia calcular o potencial do negócio, Nero resolveu se espelhar nos métodos de fornecedores e bancos. Desde 2008, dos mais de 30 índices utilizados na Delpak, o valor presente líquido e a taxa interna de retorno fizeram a companhia crescer de 8% para 25% ao ano o faturamento anual do negócio é de R$ 7 milhões. PESSOAS Determinar a contribuição e a motivação dos funcionários Turnover * Objetivo: mensurar a rotatividade dos funcionários {[(quantidade de admissões no mês + quantidade de demissões no mês) / 2] /quantidade de funcionários no mês anterior} x 100 Alcance de metas * Objetivo: avaliar o resultado das ações direcionadas às equipes de trabalho. A mesma fórmula pode ser usada para determinar os resultados das ações de cada equipe da empresa quantidade total de metas alcançadas /quantidade total de metas a alcançar x 100 Absenteísmo * Objetivo: medir a média de dias de faltas de funcionários ao trabalho somatória dos dias em que os funcionários estão ausentes do trabalho / número de funcionários * Exemplo de empresa que adotou esse tipo de indicador: Omega Tecnologia Em 2006, o empreendedor Magnum Folleto enfrentou o desafio de uma fusão. Sua empresa, a Omega, juntou-se com a antiga GPSNet, também do mercado de infraestrutura e serviços de TI, para formar a Omega Tecnologia. Como o negócio ficou maior a previsão é de um faturamento de R$ 3,5 milhões em 2010, Folleto sentiu necessidade de usar indicadores para acompanhar a gestão. Descobriu que o número de funcionários que pediam demissão tinha crescido muito com a fusão. A troca constante de funcionários deixava a empresa instável, afirma. O motivo principal era a falta de cursos de capacitação.

4 A Omega Tecnologia começou então a oferecer aulas de pro-fissionalização e o turnover caiu de 25% para 12%. PROCESSOS Demonstrar os números relacionados ao cotidiano do negócio Reclamações * Objetivo: analisar a percepção do cliente sobre os produtos e serviços ofertados quantidade de reclamações / pedidos faturados OTIF (on time in full : no prazo certo e na quantidade correta) * Objetivo: medir o desempenho da entrega dos produtos e realização de serviços (Soma da quantidade de pedidos atendidos /Soma da quantidade de pedidos previstos) x 100 Produtividade * Objetivo: analisar o nível de produtividade do negócio. Essa fórmula pode ser usada para setores comerciais ou de serviços, com a criação de indicadores de produtividade similares quantidade de peças produzidas / quantidade de horas investidas * Unidade de medida: peça/hora Custo operacional unitário * Objetivo: calcular o valor para se produzir uma peça ou realizar um serviço (custo variável + custo fixo) / quantidade produzida /unidade Despesas gerais administrativas * Objetivo: identificar a porcentagem de gastos com as despesas de apoio para a geração de produto ou execução de um serviço despesas administrativas / faturamento líquido Despesas comerciais * Objetivo: mensurar o quanto do faturamento da empresa está sendo gasto com as despesas comerciais despesas comercias / faturamento líquido * Exemplo de empresa que adotou esse tipo de indicador: Tecla Internet Cristian Gallego, 35 anos, estava preocupado. Corria o ano de 2007 e a Tecla Internet, seu negócio de hospedagem de sites corporativos, só perdia mercado. Gallego resolveu fazer uma pesquisa com clientes, membros de comunidades na internet, sites e publicações especializadas. Descobriu que a má qualidade no atendimento telefônico era o principal problema. A Tecla passou a adotar o indicador de reclamação e criou um sistema em que cada cliente atendido dava uma nota aos serviços. Com base nesse trabalho, conseguimos montar o perfil da nossa equipe de atendimento, diz Gallego. O índice de tentativas frustradas antes de 20% chegou próximo de zero. O número de reclamações caiu de 25% para 3,5% do total. Em 2010, a Tecla deve faturar R$ 7,2 milhões. PROVA DOS 8 Programa avalia qualidade dos indicadores A partir de março de 2011, um software gratuito, desenvolvido pela Fundação Nacional da Qualidade em parceria com o Sebrae, estará disponível para pequenas e médias empresas avaliarem o nível de excelência dos indicadores utilizados na gestão. Dividida em oito critérios liderança, estraté-gias e planos, clientes, sociedade, informações e conhecimentos, pessoas, processos e resultados, a avaliação terá 31 perguntas, cada uma com quatro alternativas. Queremos estimular a adesão do

5 pequeno empresário a indicadores, diz Juliana Iten de Martino, coordenadora de Convênios e Parcerias da FNQ.