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1 e-procurement TERMOMECANICA/FSA MANUAL DO FORNECEDOR Página 1

2 1 Objetivo 3 2 Pré Requisitos 3 3 Definição de Solicitação de Cotação e Pedido de Compra 3 4 Procedimentos Acompanhar Solicitação de Cotação Acessar Solicitação de Cotação Responder Solicitação de Cotação Acompanhar Pedido de Compra Acessar Pedido de Compra Confirmar recebimento Pedido de Compra 13 Página 2

3 1 Objetivo Descrever os procedimentos necessários para responder as solicitações de cotação e acompanhar os Pedidos de Compra via e-procurement. 2 Pré Requisitos 1) Computador Pentium 200MHz ou superior com no mínimo 64MB de memória RAM. 2) Windows 95 ou superior. 3) Internet Explorer versão 5 ou superior. 4) Conexão com a Internet. 3 Definição de Cotação e Pedido de Compra A solicitação de cotação é um documento eletrônico contendo os materiais e serviços a serem orçados. Este documento deve ser respondido pelo fornecedor para que o mesmo possa fazer parte do processo de compra. O Pedido de Compra é um documento eletrônico contendo os materiais/serviços comprados ou contratados. Este documento ratifica as condições acordadas entre cliente e fornecedor. 4 Procedimentos Para toda solicitação de cotação e Pedido de Compra, será enviado alertando sobre a existência do documento. Para responder a solicitação de cotação ou visualizar processo de compra, abrir o programa Internet Explorer e acessar o site que lhe foi informado no da solicitação de cotação. Tela: Acesso ao sistema 1) Digitar Usuário e senha (*), trabalhando sempre com o <TAB>, informado no de comunicação. 2) Entrar no sistema, clicando no botão >. Tela: Cadastro de senha 1) Na primeira vez que o sistema for acessado, este solicitará o cadastro de uma senha, uma pergunta e uma resposta secreta. a. A senha deve ser guardada para ser utilizada nos próximos acessos ao sistema. b. A pergunta e resposta secretas serão utilizadas em caso de esquecimento da senha. A resposta da pergunta secreta deve ser confidencial, pois ela poderá ser utilizada para reiniciar sua senha de acesso. c. Digite as informações solicitadas e clique em Atualizar. d. Na tela seguinte, clique em Continuar. Página 3

4 Tela: Principal 1) Entrando no sistema você visualizará tela inicial com as seguintes informações: OBJETOS Barra de Menus Botões de controle Quadro de aviso Caixa de entrada Agenda Barra de Tarefas FUNCIONALIDADE Funções disponíveis para acesso pelo usuário. As funções em cinza estão indisponíveis. Home Página inicial Help HELP online Suporte de suporte Encerrar Sair do sistema Mensagens internas trocadas pelos usuários da empresa no eprocurement Atalho para acesso as solicitações de cotações/ordens de compra. Calendário e compromissos agendados pelo usuário Navegador Abrir novo navegador Correio Enviar Busca Busca através dos sites de busca Agenda Agenda pessoal Calculadora Calculadora eprocurement Chat Desabilitado 4.1 Acompanhar Solicitação de Cotação Introdução: Este módulo permite que o usuário possa responder a solicitação de cotação e visualizar o histórico de todas as solicitações recebidas Acessar Solicitação de Cotação Tela: Principal 1) Utilize o seguinte caminho no menu: Página 4

5 Tela: Consulta Cotação 2) Selecionar as seguintes opções de acordo com a necessidade: 3) Clique em Consultar OBS: Para visualizar as novas solicitações de cotação, selecionar por Status da Cotação - Pendente desta tela ou através do atalho Cotações Pendentes na caixa de entrada da página principal. Tela: Exibição das Cotações Nesta tela são exibidas as cotações selecionadas na consulta, contendo as informações de versão, datas de abertura e limite, empresa compradora e situação. ATENÇÃO: Todas as cotações tem data e horário limite para resposta. O sistema somente aceitará as respostas de cotação dentro da data e horário previstos. 4) Clique sobre o número da Cotação para visualizar detalhes e responder a mesma. Caso queira retornar para a tela de consulta, clique em Retornar. 5) Para realizar a impressão da listagem das cotações, clique em Imprimir. Página 5

6 Tela: Exibição da Cotação Nesta tela são exibidos os dados gerais da Solicitação de Cotação: Página 6

7 4.1.2 Responder Solicitação de Cotação Responder os Itens da Solicitação de Cotação Tela: Exibição da Cotação 1) Informar os impostos, sendo: alíquota de imposto e se está Incluso se já embutido no preço unitário, Isento se a alíquota for zero, Excluso caso não esteja embutido no preço unitário. 2) O campo Qtd. Disp. vem automaticamente preenchido com a quantidade solicitada pelo cliente/comprador. Caso não tenha este item disponível, você irá desmarcá-lo clicando em Cotar (caixa próxima ao código do item). 3) Digitar valor unitário e clicar em para que o sistema calcule o preço final, com impostos, para toda quantidade solicitada do item. 4) Informar a validade, em dias, da proposta para o item. 5) Informar o prazo de entrega, em dias úteis, para o item (prazo considerado a partir do recebimento do Pedido de Compra). 6) Para itens com informações semelhantes, clicar em para copiar os dados preenchidos do item para os demais abaixo. Se você clicar em os dados serão copiados apenas para o item logo abaixo. 7) Informar observação para o item, caso desejado, colocando informações importantes para o cliente/comprador, exemplo: tipo embalagem, justificativa impostos/redução, etc. 8) Para salvar as informações, clicar em Atualizar. Desta forma, a informação fica armazenada e a solicitação de cotação continua disponível para digitação. 9) Para imprimir a listagem dos itens da solicitação de cotação, clicar em Listagem. 10) Para imprimir a tela da solicitação de cotação, clicar em Imprimir. 11) Se optar por não participar da cotação, clicar em Não Concorrer. Esta ação não pode ser desfeita, ou seja, ao clicar neste botão não será mais possível concorrer nesta cotação. 12) Anexar os arquivos necessários a cotação (vide tópico seguinte). 13) Clicar em Condições para responder as condições de pagamento da cotação (vide tópico seguinte). Página 7

8 Anexar Proposta Técnica à Solicitação de Cotação Tela: Exibição da Cotação 1) Se a cotação necessitar de especificação técnica, será exibido logo abaixo dos dados do cliente/comprador uma área chamada Anexar Especificação Técnica. Neste caso clique em. Tela: Anexos ATENÇÃO: a. Anexar neste área apenas especificações técnicas. b. Caso a área Anexar Especificação Técnica não esteja disponível consulte o tópico Anexar arquivos à cotação. 2) Clique em para selecionar o arquivo a ser anexado. 3) Clique em Enviar. Após este procedimento, o arquivo será anexado ao item. 4) Para excluir o anexo, clique no ícone Anexar arquivos a Solicitação de Cotação Tela: Exibição da Cotação 1) Clique no ícone que aparece ao lado da descrição do material ou serviço a ser cotado. Podem ser anexados neste local documentos referentes a cotação, como por exemplo, uma proposta comercial detalhada. Tela: Anexos 2) Clique em para selecionar o arquivo a ser anexado. 3) Clique em Enviar. Após este procedimento, o arquivo será anexado ao item. 4) Para excluir o anexo, clique no ícone Responder as Condições de Pagamento Tela: Condições da Cotação 1) Para informar a condição de pagamento clicar na opção desejada (à vista ou faturado) para que o sistema calcule o valor total da cotação. Informar prazo e liberação do pagamento. Página 8

9 2) Informar tipo e valor do frete, a transportadora e se desejar a observação. 3) Para salvar as informações, clicar em Atualizar. Desta forma, a informação fica armazenada e a cotação continua disponível para digitação mas não enviada ao cliente Concluir Solicitação de Cotação Tela: Condições da Cotação 1) Para finalizar a resposta da solicitação de cotação, clicar em Enviar Cotação. Será exibida mensagem de confirmação. Confirme a resposta. A partir deste momento será efetivada a sua resposta para o cliente/comprador e o mesmo poderá analisar sua proposta. ATENÇÃO: A resposta só será enviada após clicar no botão Enviar Cotação. 4.2 Acompanhar Pedido de Compra Introdução: Este módulo permite que o usuário realize o acompanhamento dos Pedidos de Compra recebidos, como resultado de um processo vencedor de cotação ou de um contrato de fornecimento com o cliente/comprador. Página 9

10 4.2.1 Acessar Pedido de Compra Tela: Principal 1) Acionar o menu: Tela: Consulta Pedido de Compra 2) Selecionar as seguintes opções: 3) Clique em Consultar OBS: Para visualizar as novas solicitações, selecionar por status do Pedido de Compra Pendente desta tela ou através do atalho Pedidos de Compra Pendentes na caixa de entrada da página principal. Página 10

11 Tela: Pedidos de Compra Selecionadas Nesta tela são exibidos os Pedidos de Compra selecionadas na consulta, contendo as informações de empresa compradora, data de solicitação e situação. 4) Clique sobre o número do Pedido de Compra para visualizar os detalhes. Caso queira retornar para a tela de consulta, clique em Retornar. 5) Para imprimir a listagem dos Pedidos de Compra, clique em Imprimir. 6) Ao acessar o Pedido de Compra pela primeira vez, o status do mesmo é alterado de Pendente para Em atendimento para que o cliente/comprador saiba que o fornecedor já visualizou o mesmo. Página 11

12 Tela: Exibição do Pedido de Compra Nesta tela são exibidos os dados do Pedido de Compra, tais como: Página 12

13 4.2.2 Confirmar recebimento Pedido de Compra Tela: Exibição do Pedido de Compra 1) Para confirmar o recebimento do Pedido de Compra clicar em Aprovar. ATENÇÃO: Caso haja alguma divergência entre as condições acordadas e o Pedido de Compra entrar em contato com o cliente/comprador. Página 13

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