Como entendemos a Gestão por Processos?

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1 RIO DE JANEIRO SÃO PAULO BRASÍLIA BELO HORIZONTE Como entendemos a Gestão por Processos? Mobilizando pessoas para promover melhorias e inovações a partir de processos André Macieira & Leandro Jesus

2 Alguns de nossos clientes Energia Instituições Públicas Financeiro e Holdings Serviços e Telecomunicações Varejo e Bens de Consumo Seguros Mineração e Metais Indústria e Infraestrutura Outros

3 Agenda 1 Visão Institucional 2 O que não é gestão por processos... 3 Resultados gerados 4 Inovações 5 Melhorias 3

4 Um monte de palavras bonitas SEM IMPACTO PARA O DIA-A-DIA... Ouvi um monte de palavras bonitas mas não entendi o que realmente isto impacta no meu dia-a-dia...

5 ...um MODISMO passageiro... Ih... Agora começou a moda de gestão por processos

6 ...um FARDO BUROCRÁTICO... É sério? Já estou cheio de coisas para fazer e ainda vou ter que mapear meus processos?

7 ... um TÉÉÉÉÉDIO! Todo este trabalho só para isto? Não dava para fazer de uma forma mais simples?

8 Agenda 1 Visão Institucional 2 O que não é gestão por processos 3 Como entendemos a gestão por processos? 4 Inovações 5 Melhorias 8

9 UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Crie valor a partir da abordagem de ganhos x melhorias de recursos 9

10 Melhoria de Processos: Prioridade número 1 10

11 Histórico de Sucesso de Projetos de Transformação! Segundo uma pesquisa de 2008 da McKinsey, apenas um terço dos respondentes afirmaram que suas organizações tiveram sucesso na realização de mudanças maior impacto! (McKinsey) Pesquisas demonstram que 82 % das organizações estão atualmente desenvovendo alguma forma de iniciativa de mudança, sendo que 70 % destas iniciativas falham e 68 % destas organizações não chegam nem a avaliar o sucesso destas iniciativas (Kottler na Harvard Business Review ) A grande maioria das estratégias não falharam por que foram mal elaboradas, mas sim por que foram mal implementadas (Norton & Kaplan)

12 1ª Mensagem: Apenas entender os processos não é suficiente para transformá-los..

13 ...Temos que aumentar nosso kit de ferramentas... Como assegurar que múltiplas ideias em locais distintos CONSOLIDEM UMA ESTRATÉGIA PODEROSA? Como CAPACITAR GESTORES para sustentar o novo processo após a ideia? Como potencializar a CRIATIVIDADE DAS PESSOAS para gerar boas ideias? Como revisar estrutura e Dimensionar CAPACIDADE e e COMPETÊNCIA das pessoas Que viabilizam a ideia? Como quantificar e VENDER O VALOR DE UMA BOA IDEIA para alta administração? Como estruturar um projeto para implantar estas ideias e criar valor para a organização? Como mudar CRENÇA E COMPORTAMENTO de pessoas para aplicar esta ideia? Como OTIMIZAR O DESENVOLVIMENTO dos sistemas que Viabilizam a ideia?

14 ...e ampliar nosso entendimento do que compreende a gestão por processos! INOVAÇÃO MARKETING AVALIAÇÃO ESTRATÉGIA PROJETOS PROCESSO FORMAÇÃO DE LÍDERES/ GESTORES MUDANÇA ESTRUTURA E COMPETÊNCIA SISTEMAS

15 SHU: APRENDER UMA TÉCNICA HA: DESATAR RI: TRANSCENDER Não crie uma dependência com uma única arma ou escola de artes marciais Miyamoto Musashi ( 宮 本 武 蔵?) (1584, 1645), Samurai japonês considerado um dos maiores guerreiros de todos os tempos 15

16 2ª Mensagem: A gestão por processos deve aumentar o valor criado pelos processos da organização! VALOR VALOR CAPTURADO PELOS CLIENTES VALOR CAPTURADO PELOS ACIONISTAS CUSTO VALOR PERCEBIDO PELO CLIENTE VALOR CRIADO PREÇO NEGOCIADO VALOR CAPTURADO

17 Temos que descobrir quais GANHOS de PERFORMANCE são valorizados pelo cliente... Valor percebido em Relação a indústria Produto entregue GANHO 1 GANHO 2 Eficiência Confiabilidade Satisfação Do Cliente Conformidade Redução De Custos

18 ...e promover MELHORIA E INOVAÇÕES em estrutura, normativos, pessoas, tecnologia e contratos nos processos... Valor percebido em Relação a indústria GANHO 1 GANHO 2 Produto entregue Eficiência Confiabilidade Satisfação Do Cliente Conformidade Redução De Custos PROCESSO 1 Maturidade: 68 % ESTRUTURA 1. Atribuições 2. Poder 3. Divisão de Trabalho NORMATIVOS E REGRAS 1. Políticas 2. Manuais 3. Fluxos 3. Procedimentos PESSOAS 1. Competências 2. Sizing 3. Treinamento 4. Recompensa TECNOLOGIA 1. Funcionalidade 2. Integração 3. Hardware CONTRATOS 1. Terceirização 2. Fornecedores 47% 65 % 82 % 45 % 70 %

19 ...para viabilizar estes ganhos! Valor percebido em Relação a indústria Produto entregue Eficiência Confiabilidade Satisfação Do Cliente Conformidade Redução De Custos PROCESSO 1 Maturidade: 68 % ESTRUTURA 1. Atribuições 2. Poder 3. Divisão de Trabalho NORMATIVOS E REGRAS 1. Políticas 2. Manuais 3. Fluxos 3. Procedimentos PESSOAS 1. Competências 2. Sizing 3. Treinamento 4. Recompensa TECNOLOGIA 1. Funcionalidade 2. Interface 3. Hardware CONTRATOS 1. Terceirização 2. Fornecedores 65% 79% 82 % 58 % 70 %

20 UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Crie valor a partir da abordagem de ganhos x melhorias de recursos UMA MELHOR FORMA DE GERIR: A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar melhores decisões 20

21 Os desafios já conhecidos da gestão funcional! As compras demoram muito Sempre funcionou desta forma, é melhor se contentar O sistema não funciona Os pedidos são solicitados de forma incorreta Não existe planejamento de compras O jurídico demora muito para aprovar Retrabalho! são sempre os mesmos erros Não existe tempo suficiente Informações disponíveis não são suficientes Os pagamentos são sempre para ontem O fluxo de caixa não está otimizado Multas e mais multas SOLICITANTE COMPRAS JURÍDICO CONTAS A PAGAR

22 Um processo explica como uma organização cria valor para seus acionistas, clientes e demais stakeholders... Área Demandante Compras Licitação Financeiro Processo: Adquirir Bens e Serviços Requisitar Bem ou Serviço Cotar bem ou serviço Licitar bem Ou serviço Pagar fornecedor Início: Demanda por um determinado produto ou serviço Adquirir Bens e Serviços Término: Bem entregue ou servico prestado (resultado para cliente) e pagamento realizado (resultado para fornecedor)

23 O PROBLEMA: Falta uma visão de processo!... Aumentando a capacidade de gestores tomarem melhores decisões no plano das ações, pessoas e informações 23

24 A visão por processos na forma como um gestor gerencia informações Gestores gerenciam informações como orçamentos, metas, planos que influenciam o comportamento das pessoas!

25 Temos que repensar o modo como apresentamos a gestão por processos! Temos que implantar a gestão por processos Temos que ter nossos fluxogramas modelados Temos que ter definir indicadores GESTÃO POR PROCESSOS

26 Gestão por processos é simplesmente uma melhor forma de fazer gestão GESTÃO A GESTÃO POR PROCESSOS APOIA UM GESTOR A ENTENDER E INTERVIR NO MODO COMO UMA ORGANIZAÇÃO CRIA VALOR PARA SEUS STAKEHOLDERS 26

27 UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Identifique os ganhos desejados e promova mudanças nos recursos UMA MELHOR FORMA DE GERIR: A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar melhores decisões UMA CULTURA DE MELHORIA & INOVAÇÃO Inspire os profissionais de sua organização a repensar como ela deveria funcionar 27

28 Adoramos falar em Inovação, contudo... 28

29 ...somos naturalmente resistentes à mudança! 39 % DAS MUDANÇA FALHAM POR RESISTÊNCIA DOS PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS 33 % DAS MUDANÇA FALHAM POR BAIXO PATROCINIO DOS GESTORES

30 Nós já tentamos isto antes, isto não é o meu trabalho, estamos muito ocupados, nós não temos tempo, isto é muito radical, as pessoas nunca vão comprar esta proposta, vamos voltar a realidade, isto não é um problema meu, você está dois anos na frente do seu tempo, não é a melhor hora para isto, não temos orçamento, não é adequado frente a cultura da organização, ótimo pensamento! Contudo, impraticável, a não, de novo não, sempre funcionou sem isto, já fizemos isto, vamos formar um comitê ou GT, aqui... isto nunca funcionário, vamos pensar um pouco melhor sobre isto, não pode ser feito, é muito esforço para pouca coisa, é impossível, eu conheço organizações que já tentaram isto e não deu certo, continue sonhando... 30

31 A expectativa das pessoas em uma transformação! Felicidade Alguma coisa vai mudar! Medo Como isso me afetará? Negação Mudança, que mudança? Desilusão Estou fora..isso não é para mim Seguir em frente Pode funcionar e ser bom! Aceitação gradual Eu me vejo assim no futuro Ansiedade Posso ajudar? Ameaça É maior do que eu imaginava Culpa Eu fiz isso! Depressão Quem eu sou? Hostilidade Só por cima do meu cadáver 31 31

32 A gestão por processo deve inspirar os profissionais da organização a pensar fora da caixa...

33 ... Para criar legados que fiquem na história da organização!

34 A melhor forma de prever o futuro da sua organização é INVENTÁ-LO Alan Kay 34

35 UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Identifique os ganhos desejados e promova mudanças nos recursos UMA MELHOR FORMA DE GERIR: A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar melhores decisões UMA CULTURA DE MELHORIA & INOVAÇÃO Inspire os profissionais de sua organização a repensar como ela deveria funcionar USO DE TECNOLOGIAS PARA AUTOMAÇÃO Acelere significativamente o desenvolvimento de sistemas para suportar a execução e Gestão dos processos 35

36 O histórico desafio de traduzir ideias em sistemas! Slide 36

37 Negócio não sabe o que quer? Negócio não consegue explicar o que quer? Tecnologia não consegue enteder o que negócio quer? NEGÓCIO O pessoal de TI não conseguiu entender o que eu queria Foram diversas reuniões e até agora nenhum resultado Tudo já havia sido dito desde a primeira reunião Eles deviam saber mais sobre o negócio Se eles entendessem o que eu falava... TECNOLOGIA O cara de negócio todo dia pedia uma coisa diferente As reuniões são improdutivas quando não se sabe o quer A falta de foco e objetividade durante as reuniões tornam tudo mais lento Eles deviam saber mais sobre sistemas Se eles entendessem o que eu falava...

38 Visão Geral de uma aplicação BPMS 38

39 Componentes de um BPMS segundo Gartner 39

40 UMA MELHOR FORMA DE GERIR: A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar melhores decisões UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Identifique os ganhos desejados e promova mudanças nos recursos UMA CULTURA DE MELHORIA & INOVAÇÃO Inspire os profissionais de sua organização a repensar como ela deveria funcionar USO DE TECNOLOGIAS PARA AUTOMAÇÃO Acelere significativamente o desenvolvimento de sistemas para suportar a execução e Gestão dos processos 40

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