Instituto Politécnico de Santarém Escola Superior de Desporto de Rio Maior

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1 Instituto Politécnico de Santarém Escola Superior de Desporto de Rio Maior ESTRUTURAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DO GABINETE DE IMAGEM E COMUNICAÇÃO DA ESCOLA SUPERIOR DE DESPORTO DE RIO MAIOR GIC-ESDRM Elaborado pela coordenação do GIC Paulo Rosa Ana Conceição Novembro de 2015

2 Índice I. ÂMBITO E MISSÃO... 3 II. OBJETIVOS... 3 III. ÁREAS FUNCIONAIS E ATIVIDADES Secretariado e comunicação interna Comunicação externa Identidade visual e corporativa Produção de eventos e relação com a comunidade Editorial Estratégia e desenvolvimento... 6 IV. ESTRUTURA ORGANIZATIVA... 6 V. COMPETÊNCIAS... 7 VI. FLUXOGRAMA DE COMUNICAÇÃO... 8 VII. A AÇÃO DO GIC A CURTO E MÉDIO PRAZO A curto prazo A médio prazo... 10

3 I. ÂMBITO E MISSÃO A comunicação é um vetor de gestão estratégica de elevada importância. A política de comunicação de uma instituição carrega consigo a personalidade institucional e a sua identidade e por isso, as ações/atividades desenvolvidas pela instituição influenciam esta personalidade e consequentemente, a sua imagem externa. É por isso importante que estas ações sejam organizadas de forma fundamentada, fundada em objetivos de comunicação bem definidos e direcionadas a públicos-alvo específicos. A comunicação da instituição (como um todo ou dos seus diferentes produtos ) pretende assim provocar um conjunto de interações positivas junto de alvos específicos. Assim, o Gabinete de Imagem e Comunicação da Escola Superior de Desporto de Rio Maior (GIC) tem como missão gerir a imagem institucional da ESDRM, assegurando a sua promoção e divulgação para o exterior, aprofundando e difundindo uma identidade ESDRM em consonância com a sua missão, na qual a sua comunidade se reveja, compreenda e que seja identificadora para os alvos específicos. II. OBJETIVOS O GIC tem como objetivos gerais: 1) Definir e difundir a imagem identificadora da ESDRM;2) Desenvolver planos de comunicação específicos (por evento/ação); 3) Divulgar eventos de natureza académica, científica, pedagógica, artística, cultural, desportiva, social e cívica, suscetíveis de contribuírem para o reforço da identidade ESDRM; 4) Produzir materiais de divulgação/merchandising; 5) Apoiar a participação da ESDRM em eventos que potenciem a divulgação da sua imagem e oferta formativa; 6) Estabelecer contactos bilaterais com os media; 7) Dinamizar a comunicação externa; 8) Produzir e editar a newsletter da ESDRM,; 9) Dinamização das redes sociais; 10) Dinamização do website da ESDRM; 11) Desenvolver e propor planos estratégicos de comunicação para a instituição ESDRM.

4 III. ÁREAS FUNCIONAIS E ATIVIDADES De forma a cumprir com os seus objetivos, o GIC está organizado por áreas funcionais, às quais correspondem um conjunto de atividades. São estas: Secretariado e comunicação interna Comunicação externa Identidade visual e corporativa Produção de eventos e relação com a comunidade Editorial Estratégia e desenvolvimento Seguidamente são descritas as atividades relacionadas com cada uma destas áreas de trabalho. 1.Secretariado e comunicação interna Engloba os processos de organização interna do GIC, a comunicação interna e as cerimónias oficiais. Traduz-se nas seguintes atividades: A) Produção de elementos de comunicação interna, nomeadamente a Newsletter ESDRM; B) Criação, organização e gestão das bases de dados de s e de contatos dos media, escolas, parceiros, ex-alunos, ex-formandos, associações, federações e outras instituições de relevo; C) Execução de todo o expediente relativo ao GIC, nomeadamente, correio e ; D) Inventariação e gestão dos materiais e equipamentos de divulgação da ESDRM (e.g. Flyers, bandeiras, roll-ups, outros); E) Tratamento e divulgação de questionários de satisfação das ações/eventos desenvolvidos na ESDRM em articulação com o Gabinete de Formação Continua (GFC); F) Apoio na organização de cerimónias oficiais da ESDRM. 2. Comunicação externa Inclui o planeamento, implementação e avaliação de ações de comunicação diversas. Traduzse nas seguintes atividades: A) Publicidade e divulgação da oferta formativa e de outras ações desenvolvidas na ESDRM; B) Divulgação de ações ou eventos da comunidade externa. C) Gestão e organização de visitas de escolas e outras instituições à ESDRM; D) Dinamização do(s) dia(s) aberto(s) à comunidade;

5 E) Organização de ações de divulgação externa da ESDRM como as visitas às escolas secundárias e profissionais; F) Participação em feiras do emprego, ensino superior, desporto ou outras devidamente enquadradas com a missão da ESDRM; G) Avaliação do impacto da visibilidade da ESDRM resultante de ações organizadas na e pela ESDRM, assim como a participação noutros eventos; 3. Identidade visual e corporativa Engloba a gestão da imagem visual da ESDRM, a produção e gestão de materiais promocionais. Traduz-se nas seguintes atividades: A) Gestão da imagem visual da ESDRM; B) Produção de materiais gráficos e multimédia; C) Conceção e angariação de brindes/ofertas ; 4.Produção de eventos e relação com a comunidade Engloba a organização de eventos na e pela ESDRM e a participação da ESDRM em eventos desenvolvidos pela comunidade e/ou outros parceiros institucionais. Traduz-se nas seguintes atividades: A) Articulação e participação em ações da e com a comunidade; B) Organização de eventos de caráter cultural, artístico e cívico (eventos não formativos); C) Desenvolvimento de planos de comunicação dos eventos desenvolvidos pela ESDRM; D) Apoio na implementação de eventos desenvolvidos pela ESDRM; E) Avaliação do impacto dos eventos desenvolvidos pela ESDRM; 5.Editorial Abrange a interação com os media, a produção e análise de notícias, a gestão das redes sociais, website institucional a edição de documentos institucionais e newsletter. Traduz-se nas seguintes atividades: A) Relacionamento com os órgãos de comunicação social; B) Elaboração e envio de comunicados de imprensa e organização de conferências de imprensa da ESDRM; C) Atualização e gestão da informação e notícias no website institucional; D) Atualização e gestão da informação nas redes sociais (Facebook, Twitter, Linkdin, Instagram); E) Edição da Newsletter Interna (bimestral)

6 6. Estratégia e desenvolvimento Traduz-se na elaboração de estratégias de comunicação da ESDRM e respetivos estudos, reuniões ou outros processos necessários à sua consecução. Traduz-se nas seguintes atividades: A) Recolha e tratamento de informação de relevo para a elaboração de estratégias de comunicação da instituição; B) Elaboração da estratégia de comunicação da ESDRM; C) Desenvolvimento de estudos de mercado. IV. ESTRUTURA ORGANIZATIVA A estrutura organizativa do GIC consiste numa equipa constituída por funcionários docentes e não docentes da ESDRM e por elementos provenientes de contratação externa por prestação de serviços. A equipa nuclear é constituída por 6 elementos, sendo estes apresentados no quadro seguinte. Nome Função ESDRM %Dedicação Paulo Rosa docente TOTAL Ana Conceição docente TOTAL Artur Santos funcionário não docente 75% Amélia Frazão funcionário não docente 20% Micaela funcionário não Almeida docente 10% José Araújo Prest.serviços Pontual A estrutura organizativa do GIC não se esgota nos elementos da equipa nuclear. Devem ser estabelecidas ligações próximas com outros gabinetes funcionais da ESDRM, em especial o Gabinete de Formação Contínua (GFC) mas também, o Gabinete de Mobilidade Internacional (GMI), Gabinete de Empreendedorismo e Inovação no Desporto (GEID), Gabinete de Apoio à Inserção no Mercado de Trabalho do Desporto (GAIMTD), Gabinete de Avaliação da Qualidade (GAQ) e Gabinete de apoio psicológico (GAP). Igualmente é estabelecida uma ligação com as coordenações das diferentes licenciaturas (TD,DCFS,DNTA,GOD,PAL,AFEVS,TESP e MD) e subáreas científicas da ESDRM (SAC-PD, SAC-GD, SAC-AFS). O objetivo destas ligações consiste numa partilha organizada e sistematizada de informação, aconselhamento e apoio na organização de eventos ou outras ações de divulgação da ESDRM. De forma a facilitar a comunicação pretende-se que o elo de ligação destas unidades funcionais e coordenações seja estabelecido através dos subcoordenadores das mesmas.

7 V. COMPETÊNCIAS Ao GIC compete a execução e implementação de propostas de desenvolvimento estratégico da comunicação da instituição ESDRM em acordo com os seus objetivos estratégicos, a elaboração de planos e relatórios anuais de atividades, o relacionamento com as diferentes Unidades Funcionais, Coordenações de Curso e Subáreas científicas. Ao Coordenador e Subcoordenador do GIC compete a orientação e coordenação de todos os trabalhos desenvolvidos pelo gabinete, através da elaboração de reuniões, planeamento das ações e respectivas tarefas a desenvolver, assim como, o seu controlo e avaliação. Cada uma das áreas funcionais, atividades e respetivas tarefas é da responsabilidade final da coordenação do GIC por intermédio da ação direta dos elementos da equipa responsáveis por cada uma destas. Esta responsabilização não coloca em causa o trabalho em equipa, fundamental ao bom funcionamento do GIC. Aos restantes membros da equipa nuclear deste gabinete funcional, compete a participação em reuniões de planeamento de ações, apoio na sua implementação e avaliação, assim como, o cumprimento das tarefas designadas e respetivos espaços temporais para a sua execução. Aos Gabinetes Funcionais, Coordenações de curso e Subáreas compete a centralização e transmissão de informações relevantes acerca dos diversos produtos ESDRM, o apoio na formulação de objetivos estratégicos de comunicação e respetivas ações e o apoio na organização e implementação de eventos na e pela ESDRM.

8 VI. FLUXOGRAMA DE COMUNICAÇÃO A proficuidade da comunicação entre os vários elementos da comunidade ESDRM e o GIC depende de uma correta organização dos processos. No esquema seguinte (esquema 1), apresenta-se o fluxograma que orienta a comunicação e pelo qual se devem reger os processos que envolvem o GIC. Nesta imagem, é destacado o Gabinete de Formação Contínua, no sentido em que é o gabinete funcional da ESDRM que promove a maior parte das ações de formação contínua da instituição (maioritariamente de índole formativa).

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10 VII. A AÇÃO DO GIC A CURTO E MÉDIO PRAZO A estruturação eminente do GIC e o próprio processo de desenvolvimento deste gabinete, associado à adaptação dos seus membros a novas funções não permite que, no imediato, se siga uma estratégia de comunicação claramente definida. Isto significa que a ação do GIC será dividida em dois grandes domínios: 1. A curto prazo No imediato, o GIC dará a melhor resposta possível às diferentes solicitações e necessidades da ESDRM, sem estar ainda baseado numa estratégia de comunicação claramente definida. De entre as várias ações salientam-se: 1) Articulação com o GFC (de acordo com o fluxograma anteriormente apresentado); 2) Elaboração de planos de comunicação para as diferentes ações da ESDRM; 3) Elaboração de elementos gráficos de comunicação para eventos; 4) Elaboração provisória de elementos de comunicação específicos da ESDRM e dos seus cursos. O termo provisório refere-se à conceção imediata de flyers da ESDRM e da oferta de maior relevância (oferta formativa) pela importância que estes elementos possuem em ações de comunicação que decorrerão a curto prazo; 5) Organização e implementação das visitas guiadas à ESDRM; 6) Articulação com alguns meios de comunicação social e com o Gabinete de Imagem e Comunicação do IPS 2. A médio prazo Ao longo do ano letivo, pretende-se a definição de uma estratégia de comunicação para a ESDRM, assim como, a renovação da sua imagem. Pela complexidade e quantidade de trabalho inerente, esta é uma área de ação que revelará os seus resultados numa fase tardia do ano letivo. Destacam-se essencialmente: 1) Desenvolvimento de um plano estratégico de comunicação: 2) Renovação da imagem da ESDRM A coordenação do Gabinete de Imagem e Comunicação Paulo Rosa (Coordenador) Ana Conceição (Subcoordenadora)