Sumário de Informações do Documento

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3 Sumário de Informações do Documento Tipo do Documento: Manual do Usuário Título do Documento: TOTAL ERP Módulo NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) Responsáveis: Michel Polidoro Ferreira / Patrick S. Winnikes / Willian Fernando Machado de Souza Palavras-Chaves: ERP, Nota Fiscal Eletrônica, DANFE Resumo: Este documento visa instruir os usuários do sistema Total ERP, a utilizarem as funções do Módulo NF-e. Número de páginas: 81 Softwares utilizados: Libre Office 3, Dia , KolourPaint Versão Data 10/01/ /03/2012 Mudanças Versão inicial Revisão completa do Manual, aplicando alterações de imagens e formatação, além da atualização de recursos do sistema.

4 Sumário 1 INTRODUÇÃO VISÃO GERAL DO SISTEMA MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP FUNÇÕES DO SISTEMA COMERCIAL NOVA COMERCIALIZAÇÃO GERENCIAR COMERCIALIZAÇÃO FECHAMENTO PERIÓDICO CADASTROS CAIXA DIÁRIO FORMA DE PARCELAMENTO TABELA COMERCIAL FLUXOGRAMA COMO ACESSAR O SISTEMA REALIZANDO LOGIN ADMINISTRATIVO NOTA FISCAL PAINEL GERENCIAL NF- E EMITIR NOVA NOTA Cabeçalho Produtos Dados Complementares Integração com o Financeiro XML GERENCIAR NF- E CONSULTAR NOTAS POR LOTE NUMERAÇÃO A SER INUTILIZADA CONSULTAR STATUS SEFAZ IMPORTAR NF-E TXT CADASTROS...50

5 6.8.1 Alíquota ICMS CFOP CST COFINS CST ICMS CST IPI CST PIS Natureza da Operação Categoria Tributária de Produto Unidade de Produto Produtos / Serviços CONSIDERAÇÕES FINAIS...82

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7 1 INTRODUÇÃO Este manual visa instruir o usuário a utilizar o Módulo Nota Fiscal Eletrônica do projeto TOTALERP de maneira adequada. Além dos textos explicativos para cada tópico abordado, este manual possui ilustrações com as principais telas do sistema para facilitar o entendimento. 2 VISÃO GERAL DO SISTEMA 2.1 MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP Total NF-e Total CT-e Administrativo Almoxarifado Financeiro Fiscal Comercial 2.2 FUNÇÕES DO SISTEMA 1 Nota Fiscal 1.1 Painel Gerencial NF-e 1.2 Emitir Nova Nota 1.3 Gerenciar Notas 1.4 Consultar Notas por Lote 1.5 Numeração a ser Inutilizada 1.6 Consultar Status SEFAZ 7

8 1.7 Importar NF-e TXT 1.8 Cadastros Alíquota ICMS CFOP CST COFINS CST ICMS CST IPI CST PIS Natureza Operação Categoria Produto Unidade Produto Produtos 2 Conhecimento de Transporte 2.1 Painel Gerencial CT-e 2.2 Emitir Novo CT-e 2.3 Gerenciar CT-e 2.4 Cadastros Alíquota ICMS CFOP Natureza Operação Veículos Seguradora 3 Administrativo 3.1 Minha Empresa 3.2 Ferramentas Importação em Lote 3.3 Cadastros Forma de Pagamento Usuário Grupo/Permissão Tipo Pessoa Pessoa (Ex: Destinatário, Transportador) Observação 3.4 Cadastro de Marketing 8

9 3.4.1 Nível de Proximidade Tipo Referência Hábito de Consumo Classe Trabalhista Categoria Profissional Tipo Publicidade Segmento de Mercado Grupo de 4 Estoque 4.1 Balanço de Estoque 4.2 Entrada de Produtos 4.3 Listar Entradas 4.4 Atualizar Entrada de Produto 4.5 Sincronizar Produtos 4.6 Cadastros Tipo de Entrada/Saída Categoria Produto Unidade Produto Produtos Marca Cor Grupo Subgrupo Tamanho Tamanho Padrão 5 Financeiro 5.1 Painel Gerencial Financeiro 5.2 Contas a Pagar 5.3 Contas a Receber 5.4 Recibos Emitidos 5.5 Cadastros Agência Conta Caixa 9

10 5.5.4 Plano de Contas Centro de Custos Histórico Status Tipo de Conta Contrato Boleto 6 Fiscal 6.1 Gerar Arquivo SINTEGRA 6.2 SPED Gerar EFD ICMS Gerar EFD PIS/COFINS Gerar ECD Comercial 7.1 Nova Comercialização 7.2 Gerenciar Comercialização 7.3 Fechamento Periódico 7.4 Cadastros Caixa Diário Forma de Parcelamento TABELA COMERCIAL 10

11 3 FLUXOGRAMA Segue abaixo o fluxograma de uso do sistema Total ERP com ênfase no Módulo NF-e. 11

12 4 COMO ACESSAR O SISTEMA 4.1 REALIZANDO LOGIN Acesse o navegador de internet de sua preferência (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, etc). Informe a URL (endereço) Será exibida a tela inicial do sistema. Conforme Ilustração 1. Ilustração 1: Tela de Login Insira seu CPF e sua senha nos respectivos campos para realizar o login e clique no botão Entrar, será exibida a seguinte tela, caso o usuário esteja relacionado a mais de uma empresa. Veja na Ilustração 2. Ilustração 2: Tela de Seleção de Empresa 12

13 Observação: Caso o usuário esteja vinculado a apenas uma empresa, assim que for realizado o login no sistema, será carregada as informações da empresa diretamente, conforme Ilustração 3. Neste caso, basta selecionar a empresa com a qual se deseja iniciar as operações, clicando no ícone Selecionar ( ), para ser exibido o painel gerencial. No caso do usuário estar vinculado a apenas uma empresa, assim que o mesmo realizar seu login será exibido o painel gerencial. Conforme ilustração 3. Ilustração 3: Opção para Trocar a Empresa Cada módulo possui um Painel Gerencial específico. O sistema irá apresentar o painel pertinente aos módulos que o usuário tem acesso. Se o usuário possuir acesso a mais de uma empresa, clicando no item Trocar (destacado na ilustração 3 acima), poderá alternar entre essas empresas. 13

14 5 ADMINISTRATIVO Para se utilizar o Módulo Nota Fiscal Eletrônica, é necessário antes efetuar vários cadastros descritos no Manual do Usuário - Módulo Administrativo. É possível acessar esse manual a partir do site de EaD da MWork, ou a partir do próprio sistema no Menu Ajuda Manuais Módulo Administrativo (PDF) ou também solicitando através da equipe de suporte técnico (verifique a última página deste documento para acessar os canais de comunicação mencionados). Os cadastros básicos necessários para a utilização adequada do sistema são: Minha Empresa, Cadastro de Formas de Pagamento, Cadastro de Grupo/Permissão, Cadastro de Usuário, Cadastro de Tipo de Pessoa, Cadastro de Pessoa, Cadastro de Observações. Importante: Consulte o Manual do Usuário Módulo Administrativo para maiores detalhes. Uma das funções disponíveis no Módulo Administrativo (essencial para o Módulo NF-e) é o Cadastro das Formas de Pagamento. Função disponível no menu Administrativo Cadastros Forma de Pagamento. Ilustração 4: Acesso Cadastro de Formas de Pagamento Ao acessar essa função no menu, a primeira tela a ser exibida, listará as Formas de Pagamento já cadastradas no sistema, caso os registros já existentes excedam às necessidades da empresa é 14

15 possível excluí-los, para isso basta clicar no botão Excluir ( ). O sistema sempre irá pedir sua autorização para remover algum registro. Caso deseje alterar a composição de alguma Forma de Pagamento, basta clicar no botão Alterar ( ). Conforme Ilustração 5. Ilustração 5: Lista de Formas de Pagamento O sistema também disponibiliza a opção de se criar uma nova forma de pagamento, disponível no botão Nova Forma de Pagamento/Recebimento ( ). Após clicar neste botão o sistema irá abrir uma tela com as opções necessárias para o cadastro das Formas de Pagamento da empresa de modo configurável. Nesta tela será possível escolher a Descrição do pagamento, o Tipo se À Vista ou À Prazo e se será utilizado em uma Conta a Pagar e/ou a Receber para o Módulo Financeiro. No campo Informações a Habilitar deverão ser escolhidas as opções conforme a forma de pagamento que está sendo cadastrada. Por exemplo: Se a forma de pagamento for Boleto, as opções adequadas são: Conta Bancária e Boleto. Não é recomendado criar uma forma de pagamento selecionando todos os itens mencionados neste campo, pois o sistema realizará um filtro nas contas a pagar/receber através dessas informações selecionadas. É importante definir 15

16 adequadamente essa etapa, pois somente os campos selecionados serão exibidos no lançamento de uma conta a pagar/receber. Conforme Ilustração 6. Após serem escolhidas todas as opções clique no botão Salvar. Ilustração 6: Nova Forma de Pagamento Importante: Todos os campos com asterisco vermelho são de obrigatório preenchimento. Após registradas as informações do Cadastro de Forma de Pagamento, poderão ser efetuados os demais cadastros conforme o Tópico Cadastros, para melhor entendimento do sistema. 6 NOTA FISCAL Antes de começar a apresentação do Módulo NF-e do Sistema TOTAL ERP, é importante destacar que por padrão do sistema, sempre que houver um campo com asterisco vermelho (*), significa que o campo destacado tem necessariamente que ser preenchido para que o cadastro seja completado. Este módulo do sistema permitirá que o usuário possa ter o controle sobre as Notas Fiscais emitidas na sua empresa de forma prática e instantânea. Observe as principais funções: Painel Gerencial NF-e, Emitir Nova Nota, Gerenciar Notas e Cadastros. Conforme Ilustração 7. 16

17 Ilustração 7: Menu Nota Fiscal Este manual possui os tópicos organizados conforme a ordem do Menu do Módulo NF-e (Ilustração 7 acima), porém é necessário efetuar adequadamente os cadastros explicados no Tópico 6.5 Cadastros deste documento, antes de emitir a Nota Fiscal Eletrônica, seguindo portanto o Fluxo de Utilização do Módulo, desenhado no tópico 3 deste manual. 6.1 PAINEL GERENCIAL NF- E O painel gerencial NF-e tem como objetivo um controle das informações referentes à NF-e em uma única tela que está dividida em abas para um melhor entendimento. Para acessar o painel, clique no menu Nota Fiscal Painel Gerencial NF-e. 17

18 Ultimo status SEFAZ: Aqui o usuário pode verificar se a linha de comunicação da SEFAZ de origem está ativa, ou seja, se é possível fazer a transmissão da NF-e. A atualização deste quadro é em média 3 minutos, onde é feita a verificação da disponibilidade do serviço da SEFAZ em tempo real, acessando o Portal da NFe no seguinte endereço de internet: versao=2.00&tipoconteudo=skeuqr8pqby =. Notas com pendência de retorno da SEFAZ: Neste bloco é possível verificar todas as Notas Fiscais enviadas pela sua empresa para a SEFAZ (Receita), mas que ainda não foram validadas. Em média esta validação é de 5 segundos (depende do Estado emissor), mas podem ocorrer demoras anormais devido a grande quantidade de notas em processamento pelo sistema da Receita, ou devido a problemas internos em seus serviços, aos quais não tem relação com o sistema TOTAL-ERP. NF-e(s) em contingências não transmitidas para SEFAZ: O projeto Nota Fiscal Eletrônica Brasileiro, prevê que em caso de problemas com os servidores de recepção da SEFAZ de Origem, haja as Contingências para emissão dos documentos eletrônicos. As formas de envio podem ser: 1. NORMAL: Envio da NF-e para processamento no Servidor de Origem do seu Estado. (Ex: SEFAZ-PR). Esse modelo ocorre na maioria dos momentos, sendo o envio formato principal de envio e processamento de notas 2. SCAN: Quando não houver conectividade com o Servidor de Origem do seu Estado, o envio da NF-e para processamento é redirecionado automaticamente para um Servidor alternativo localizado em Brasília (DF). 3. DPEC: Quando não houver conectividade nem com o Servidor de Origem do seu Estado e nem com o Servidor SCAN alternativo. O envio da NF-e para processamento é redirecionado para um terceiro Servidor, que tem por objetivo de apenas receber as Notas para permitir a conclusão da operação (Venda, Devolução, Remessa, etc), mas que ao retornar a conectividade com o Servidor de Origem, as notas devem ser reenviadas. 18

19 Observação: O sistema TOTAL-ERP foi preparado para facilitar essas operações específicas da Receita e portanto efetua os envios de notas em DPEC automaticamente para o SEFAZ de Origem quando a conectividade com ele se restabelecer normalmente. 4. FS-DA: Formulário de Segurança (papel moeda), é utilizando por alguns sistema, quando não há conexão com internet no local de emissão da NF-e. Importante: O sistema TOTAL-ERP foi desenvolvido em uma plataforma Web (internet), portanto o seu funcionamento depende deste recurso. Envio em FS-DA não está habilitado ao uso no sistema neste momento. O sistema TOTAL ERP prevê o controle e tratamento desses meios de Contingência de forma configurável e automatizada aos usuários, facilitando assim a Totais: O quadro dos Totais mostra em gráficos, todas as notas que foram emitidas, canceladas, e inutilizadas até o momento, permitindo um controle real e on-line sobre os processos fiscais da sua empresa. Ultimas DANFEs disponíveis: Após uma NF-e ser Autorizada, estará disponível para impressão o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Neste bloco, as dez últimas DANFEs serão exibidas para facilitar a impressão. Mas todas poderão ser consultadas na tela de Gerenciar NF-e. Mais informações no tópico 6.3 deste manual. Informações do Certificado Digital: Todas as informações do Certificado Digital da empresa estarão concentradas neste bloco, onde é possível ver desde o Órgão Certificador até as Datas de Emissão e Vencimento do Certificado e também informará quando este estive vencido em uma mensagem sobre este quadro. Fique atento(a) ao Prazo de Validade do seu Certificado Digital! Abaixo segue a Ilustração 8 do Painel Gerencial. Na ilustração foram destacados os principais recursos mencionados acima. 19

20 Ilustração 8: Painel Gerencial NF-e 6.2 EMITIR NOVA NOTA Importante: Antes de começar este tópico, é necessário ter efetuado os seguintes cadastros: Formas de Pagamento (Ex: Boleto, Dinheiro, Cheque, etc.) Pessoa (Destinatário da NF-e) CFOP (Código Fiscal de Operação e Prestação) Alíquota ICMS (Porcentagem que será a base para cálculo do ICMS. Ex: 7%) CST ICMS (Código de Situação Tributária do ICMS) CST IPI (Código de Situação Tributária do IPI) CST PIS (Código de Situação Tributária do PIS) CST COFINS (Código de Situação Tributária do COFINS) Natureza de Operação Categoria Tributária de Produto (Grupo dos impostos) Cadastro de Produto Mais informações, consulte o Manual do Usuário Módulo Administrativo e este manual a partir do tópico 6.8. Acompanhe a seguir na Ilustração 9, como acessar esta tela: 20

21 Ilustração 9: Acesso Emitir Nova NF-e CABEÇALHO Nesta aba o usuário irá informar os principais dados de identificação da Nota Fiscal Eletrônica. Alguns campos não são editáveis como é o exemplo do Modelo que sempre será 55, pois é o código padrão definido pela Receita Federal para este documento fiscal. O campo Número também não é editável, inicialmente ele aparecerá com a palavra Automático, que significa que a numeração é gerada pelo sistema de acordo com a sequência da Série, ou seja, quando uma NFe for salva, o sistema trará automaticamente a próxima numeração livre da Série informada. Com relação à Série, o usuário pode definir qual será utilizada, bastando preencher o campo Série com a numeração desejada. Toda vez que algum usuário for emitir uma NF-e, este campo irá aparecer preenchido de forma automática de acordo com a ultima Série salva para a sua empresa. Importante: A Série das Notas Fiscais estão divididas de 0 à 999, sendo que das Séries 0 à 899 são destinadas a emissões em ambiente Normal e da 900 a 999 para os ambientes de Contingência (SCAN, DPEC e FS-DA). Cada Série compões (novecentos e noventa e nove milhões, novecentos e noventa e nove mil, novecentos e noventa e nove) notas, permitindo uma margem de documentos muito alta para a sua empresa. Um outro campo importante é o Tipo de Entrada onde poderá ser escolhido entre: 21

22 0 Entrada: Usado para a Entrada de Mercadoria, ou seja, quando a operação dos produtos será de acréscimo ao estoque da empresa (Compra, Remessa para Demonstração, etc). 1 Saída: Usada para a Saída de Mercadoria, ou seja, quando a operação dos produtos será de diminuição do estoque da empresa (Ex: Venda, Devolução, etc). Um campo que deve ser destacado é o campo Forma de Impressão que tem o objetivo de informar ao sistema a forma de impressão (papel) da DANFE com duas opções Retrato (Vertical) Paisagem (Horizontal). Seguindo a sequência dos campos, os próximos estão relacionados à Data de Entrada/Saída e a Hora de Entrada/Saída, nesse valor deverá ser informado corretamente os dados, para que haja o controle do momento em que as mercadorias saíram da sua empresa. Não são campos marcados como obrigatórios (*), mas recomenda-se o seu preenchimento. Um dos campos marcados como obrigatório é o Forma de Pagamento, esse campo deverá ser preenchido pelo menos com a informação de como foi negociado, se: À Vista, À Prazo ou Outras formas de pagamento (Ex: Empréstimo, Doação, etc.). Entende-se que pode ser preenchido com a informação real da negociação, ou seja, se foi negociado em Boleto ou Dinheiro, é essa informação que poderá ser selecionada neste campo. O sistema traz pré-cadastrado algumas Formas de Pagamentos, para cadastrar novas Formas, consulte o Manual do Usuário Módulo Administrativo. Em seguida estará disponível o campo Finalidade, contendo 3 opções: 1 NF-e Normal: refere-se a uma emissão de NF-e onde não haverá detalhes específicos. Entende-se que todos os campos apresentam os dados corretos e aprovados pelas Pessoas envolvidas. 2 NF-e Complementar: A NF-e Complementar será emitida nos casos de: Reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação; Na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na nota fiscal; Na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que 22

23 tiver sido emitido o documento fiscal original ou para lançamento do imposto não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo. Nela ainda deverão estar contidas as informações dos itens a serem complementados, com o devido destaque do tributo (NFe complementar de ICMS) ou com o valor que fora descrito a menor (NFe complementar de valor), uma ainda com a especificação da diferença da quantidade (NFe complementar de quantidade). A ideia é que a soma das notas complementada e complementar represente a operação correta, assim, em quantidade e valor de produto, o contribuinte poderá declarar zero. 3 NF-e de Ajuste: A Nota Fiscal de Ajuste tem por objetivo de identificar as notas fiscais emitidas para fins de ajustes na escrituração, ou seja, notas que não se referem às operações com produtos/mercadorias e que devem ser emitidas apenas para fins escriturais, como transferência de créditos, creditamento de ativo permanente, etc., conforme as definições do RICMS. A classe NFe de ajuste foi criada para ser utilizada nas notas fiscais emitidas por previsão legal que não representam uma circulação de mercadoria, como é o caso da NF de crédito do ativo, transferência de crédito, etc., vale observar que este tipo de ajuste era feito, em alguns casos, diretamente no RAICMS sem emissão de NF. Os campos UF (Unidade Federativa) e Município, são campos que virão preenchidos de acordo com o que está cadastrado na sua Empresa, informando à Receita a região em que está sendo emitida a NF-e. Para o campo Natureza de Operação, o sistema trará a lista de registros salvos na tela de mesmo nome (para saber mais consulte o item deste manual), basta selecionar a Natureza da Operação que estará sendo aplicada para o momento (Ex: Compra, Venda, Devolução, Remessa, etc.). O campo Tipo de Saída/Entrada (Estoque) será para referenciar qual Histórico de Movimentação que o sistema deverá gravar quando a NF-e for autorizada, pois se o Tipo do Documento for igual a 1-SAÍDA, deverá ser baixado o Saldo em Estoque dos produtos, se for igual a 0ENTRADA deverá ser somado o Saldo em Estoque, informando qual o motivo desta baixa 23

24 (Histórico de Movimentação). Por padrão o sistema trará 1 Saída Normal, mas pode ser substituído por outro tipo de movimentação para especificar melhor e ter maior controle sobre as operações realizadas com os itens da NF-e. Importante: A opção Forçar envio em contingência presente neste bloco só deverá ser usada quando o sistema realmente entrar em uma das Contingências (SCAN ou DPEC verificar no canto superior direito do sistema), pois caso contrário será criada uma NF-e na Série 900 e não será possível enviá-la. A SEFAZ do seu Estado que é responsáveis por habilitar ou não o envio em Contingência, portanto o sistema apenas respeitará as regras ativas no momento. Acompanhe na Ilustração 10 como será mostrado o bloco dos Dados do Cabeçalho : Ilustração 10: NF-e Dados do Cabeçalho Prosseguindo, haverá o bloco do Destinatário/Remetente (Ex: Cliente), primeiramente deve-se definir se componente da NF-e é um Atacadista (Revendedor dos produtos emitidos na NFe) ou um Consumidor Final. Para incluir este componente na nota, ao qual deve estar cadastrado no sistema, dentro do Módulo Administrativo / Cadastros / Pessoa (para saber como cadastra uma nova Pessoa, acesse o Manual do Usuário Módulo Administrativo), basta clicar no botão Pesquisar, onde será carregada uma tela contendo opções de filtros, utilize estes campos para ter um resultado mais específico, ou clique apenas em Pesquisar para trazer todas as Pessoas cadastradas. Após encontrar a Pessoa desejada, clique no ícone Selecionar ( ) localizado no lado esquerdo de cada registro. Após clicando, automaticamente os dados desta Pessoa serão carregados para os campos correspondentes dentro da tela de Emissão de NF-e, confira estes dados conforme Ilustração 11 e prossiga com a Nota. 24

25 Ilustração 11: NF-e Destinatário / Remetente O sistema TOTAL-ERP conta com um grande facilitador, que é o envio automático do arquivo XML para o dos envolvidos, como: Destinatário/Remetente e seu contador. Caso o Destinatário/Remetente solicite o envio das Notas emitidas para o seu , basta preencher os campos referentes, como: Administrativo: Campo para informar o endereço de do responsável da empresa/setor. recebimento XML: Campo criado para informar o endereço de para envio dos arquivos da NF-e. Muitas empresas possuem um específico para centralizar essas informações (Ex: nfe@cliente.com.br), podendo em alguns casos, ser o mesmo que o Administrativo. Contador: Campo destinado a informar o do escritório da Contabilidade do Destinatário/Remetente da NF-e. Informe caso ele deseje receber a cópia da NF-e. Importante: Para que o seja enviado, a opção Envio Automático, tem de estar marcada, portanto clique sobre ela para que o envio seja aplicado. Além disso, cada campo pode conter vários s, basta usar a vírgula (, ) para separar esses s. Estes campos também estarão disponíveis na tela de Cadastro de Pessoa (Módulo Administrativo), onde caso estejam preenchidos, o sistema já os trará informados na NF-e bastando apenas confirmá-los. Esses campos foram deixados em aberto para facilitar um envio alternativo no momento da emissão, sem necessitar entrar em cadastros prévios para poder alterar, ou seja, caso 25

26 seja substituído um dos s neste momento, ele não será substituído no Cadastro da Pessoa, mantendo o que já está salvo no sistema. Toda a alteração permanente de informação deve ser feita no seu próprio cadastro. Acompanhe na Ilustração 12 como será mostrado este bloco: Ilustração 12: NF-e Destinatário/Remetente Observação: Esta opção de envio do XML também pode ser usada para a empresa emissora da nota fiscal. Para isso, basta fazer o preenchimento destas informações dentro do Módulo Administrativo / Minha Empresa. Esta aba do Cabeçalho também informa os dados do Emitente, no caso a sua empresa que estará emitindo a NF-e. Pelo fato destes dados não serem editáveis, caso haja algum erro de cadastro, eles deverão ser alterados no Módulo Administrativo / Minha Empresa. Veja na Ilustração 13 como será apresentado este bloco na tela de Emissão de NF-e: 26

27 Ilustração 13: NF-e Emitente PRODUTOS Esta aba é responsável pela inclusão dos itens (Produtos) na Nota Fiscal Eletrônica, bem como todos os seus Dados Tributários. A inclusão dos produtos pode ser feita de três formas: 1. Inclusão Rápida: é a forma de inclusão mais simples, onde basta digitar o Código do Produto no primeiro campo da tela e aguardar até que ele seja localizado, se encontrado o sistema trará a sua Descrição e solicitará a Quantidade, informe-a e clique em Adicionar Produto. Veja na Ilustração 14 como deve ser feito: Ilustração 14: NF-e Inclusão Rápida de Produtos 27

28 Observação: Na Inclusão Rápida, não será possível aplicar alteração nos produtos antes de incluí-los na Nota, trazendo as informações do seu cadastro. Somente após adicionar é que as alterações poderão ser aplicadas. 2. Inclusão Detalhada: funciona basicamente da mesma maneira que a Inclusão Rápida, a diferença está ao clicar no botão Adicionar Detalhado, que fará a abertura completa dos dados do Produto localizado. Acompanhe na Ilustração 15 e 18: Ilustração 15: NF-e Inclusão Detalhada de Produtos 3. Inclusão pela Pesquisa (Detalhada): Caso não se lembre o Código do Produto, será possível pesquisá-lo, para isso basta clicar no botão Pesquisar e aguardar a abertura da tela de consultas. Acompanhe nas Ilustrações 16 e 17 como aplicar esse tipo de inclusão: Ilustração 16: NF-e Inclusão pela Pesquisa de Produtos Ilustração 17: NF-e Consulta de Produtos 28

29 Observação: Após encontrar o Produto, deve-se clicar no botão Selecionar ( ) localizado no lado esquerdo dos registros, isso fará com que o sistema carregue as informações detalhadas do Produto para a NF-e. Acompanhe na Ilustração 18 como será apresentada a tela detalhada do Produto: Ilustração 18: NF-e Detalhamento de Produto Todo este bloco amarelo trará informações do Produto escolhido, podendo-se alterar a maioria dos dados antes de adicioná-lo na NF-e. Os principais campos a serem verificados são: CFOP: Deve estar respeitando a regra entre os Estados/Exterior e se é Entrada ou Saída. Exemplo: Se for uma SAÍDA e o seu Destinatário é de um Estado diferente da sua empresa, então esse campo deverá começar com 6, se for do mesmo estado, o CFOP deverá começar com 5. Essa regra é validade pela Receita após o envio de NF-e, caso esteja fora da regra, a nota será Rejeitada, tendo que ser feita a correção e depois o seu reenvio. 29

30 NCM: Significa Nomenclatura Comum do Mercosul e é um código de 8 dígitos atribuído aos produtos de acordo com a sua composição e características físicas. Esse código estará presente na NF-e do Fornecedor desta mercadoria. Caso queira consultar a partir do sistema, basta clicar no botão Pesquisar NCM. Valor Unit. Comercial e Valor Unit Trib: São os Valores Unitários do Produto, devem ser iguais, pois um calculará o valor do produto e o outro o seu imposto (quando houver configuração para isto). Qtd. Comercial e Qtd. Trib: Similar aos campos de valores, estes são referente à Quantidade de Saída/Entrada do produto (Ex: 5 Unidades). Também devem ser iguais. Total Frete: Valor cobrado para Transporte da mercadoria, adicionar caso esse valor componha o valor total da nota fiscal. Total Seguro: Valor de Seguro cobrado para mercadoria, adicionar caso esse valor componha o valor total da nota fiscal. Desconto: Caso haja algum Desconto (R$) a ser informado ao produto, deve ser destacado neste campo. Outras despesas acessórias (2.00): Atendendo ao novo modelo de NF-e (2.00), esse campo foi criado para destacar algum outro valor referente ao produto (diferente de Frete e Seguro), a ser somado no Total da Nota. Preencha se houver este valor. Valor do Item compõem o Total da NF-e (2.00): Essa opção servirá para destacar ou não apenas o valor do produto (e não seus componentes e impostos) junto ao Total da NF-e. Caso seja deixado como 'Não', o valor do produto (Quantidade x Preço) não será insidido ao Total, mas os demais componentes 'Sim' (Desconto, Frete, Seguro, Outras Despesas e Impostos) Tributos (ICMS, PIS, COFINS e IPI): Esses dados possuem regras específicas para cada empresa e devem ser preenchidas de acordo com elas. O sistema tratá as tabelas padrões de cada tipo de Imposto e se comportará de acordo com o que for configurado pelo usuário do sistema, portanto antes de definir estes valores, confirme-os com a sua Contabilidade. É 30

31 importante lembrar que esses dados serão trazidos de forma automática caso já esteja cadastrado no produto (Categoria Tributária de Produtos). Incluir nas Bases de Cálculo os valores de (Frete, Seguro, Desconto): Essas opções permitirão que no cálculo de Impostos, os dados definidos nestes campos sejam também parâmetros na Base de Cálculo (juntamente com o Valor Total do Produto), basta marcar quais opções deverão ser incluídas. Dados de Importação: Este recurso será utilizado para empresas que efetuam a Importação de Produtos e se apresentará através de uma aba dentro dos dados do produto. Os campos que estarão disponíveis para preenchimento são: Base de Cálculo, Valor Importação, Valor IOF e Valor Total. Tendo uma D.I. (Declaração de Importação) para a mercadoria, deverá ser adicionado à NF-e os seus dados, para isso basta clicar no botão Adicionar e preencher os campos de acordo. Acompanhe na Ilustração 19, como proceder: Ilustração 19: NF-e Dados de Importação Calcular Tributos: Esse botão fará com que o sistema execute a operação de cálculo geral (inclusive de impostos) para Valor Total do item, pressione este botão após preencher todos os campos de valores necessários para a situação. Valor Total: Será o resultado do cálculo de cada valor informado para o Produto, ao lado deste campo, há como incluir ou não os valores de: Frete, Seguro e Desconto, na base de 31

32 cálculo. Marque as opções caso seja a regra. Esse campo possui um preenchimento automático, portanto use o botão ao lado para trazer o valor correto. Tendo todos os dados do produto informados e o Valor Total calculado, o usuário deve clicar em Adicionar Produto. Importante: O sistema só irá calcular os impostos e o valor da nota no momento que for clicado no botão Calcular Tributos. Se o usuário clicar em Adicionar Produto sem clicar em Calcular Tributos não será incluso estes valores na nota, portanto execute estas operações com atenção! DADOS COMPLEMENTARES Esta aba trará informações específicas da NF-e como: Observações Fiscais, Dados de Documentos Referenciados, Informações de Comércio Exterior, Transporte e Cobranças. Acompanhe a seguir a descrição de cada um dos blocos e suas características: Informações Adicionais: Ambos os campos referentes a observações ( Observações de Interesse ao Contribuinte e Observações de Interesse do Fisco ), podem ser digitadas manualmente ou inclusas pela inserção de Observações já cadastradas no Módulo Administrativo Cadastro Observações (Para saber mais acesse o Manual do Usuário Módulo Administrativo). Na Ilustração 20 estará o exemplo destes campos em tela, acompanhe: 32

33 Ilustração 20: NF-e Informações Adicionais Observação: Para saber quais informações devem ser descritas nestes campos, consulte a sua Contabilidade. Documentos Referenciados: Esse recurso somente será utilizado, caso na aba Cabeçalho (primeira aba da tela), o campo Finalidade estiver selecionado com o registro 2 NF-e COMPLEMENTAR ou 3 NF-e DE AJUSTE. Isso quer dizer que a nota em questão é uma referência a outro Documento Fiscal emitido, podendo ser: NF-e, CT-e ou Nota Fiscal (1A). Para inserir o Documento Referenciado, basta clicar no botão Adicionar ( ), escolher qual o documento e preencher os dados solicitados na tela que será aberta. Acompanhe na Ilustração 21, um exemplo: Ilustração 21: NF-e Documentos Referenciados 33

34 Informações de Comércio Exterior: Este bloco de dados será usado quando a operação for de Exportação, onde campos específicos deverão ser preenchidos. Se a sua nota fiscal estiver nesta regras (Ex: Fornecimento de Navios, Venda para Pessoa Estrangeira, etc), marque a opção Sim (NF-e de Exportação). Automaticamente o sistema trará os campos que deverão ser preenchidos: UF de embarque dos produtos e o Local onde ocorrerá o embarque dos produtos. Acompanhe na Ilustração 22 um exemplo: Ilustração 22: NF-e Informações de Comércio Exterior Local de retirada diferente do emitente: Usado quando o local de retirada das mercadorias está situado em um endereço diferente do Emitente (sua empresa). Neste caso deve-se marcar a opção, e preencher os dados para o endereço de retirada correto. (Ex: Um armazém). Acompanhe na Ilustração 23 o exemplo. Local de entrega diferente do destinatário: Usado quando o local de entrega das mercadorias é diferente do endereço do destinatário da NF-e. Neste caso deve-se marcar a opção, e preencher os dados para o endereço de entrega correto (Ex: Um depósito). Acompanhe na Ilustração 23 o exemplo: Ilustração 23: NF-e Local de Retirada/Entrega diferente do Emitente/Destinatário 34

35 Transporte: Este bloco concentrará informações específicas desta modalidade de serviço. O primeiro campo a ser verificado, é o Modalidade do Frete, onde deve-se preenchê-lo de acordo com os seguintes itens: 0 Por conta do Emitente; 1 Por conta do Destinatário; 2 Por conta de Terceiros; 9 Sem frete; Abaixo deste campo haverá a aba Transportadora, usada quando houver o vínculo de uma empresa de transportes com a Nota Fiscal Eletrônica que está sendo emitida, para fins de identificar quem ficará responsável pelo transporte das mercadorias, além de permitir a inclusão da NF-e no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) desta transportadora. Para aplicar esse vínculo, deve-se selecionar uma Pessoa previamente cadastrada no sistema ( Módulo Administrativo Cadastros Pessoa ) clicando-se no botão Pesquisar, onde uma tela contendo opções de filtros para consulta será aberta. Acompanhe na Ilustração 24. Ilustração 24: NF-e Transportadora Utilize os filtros para uma pesquisa mais específica e confirme clicando no botão Pesquisar. Após encontrar a transportadora desejada, clique no ícone Selecione ( ) ao lado da sua Razão Social, isso fará com que o sistema traga automaticamente os dados desta Transportadora para a tela da NF-e. Acompanhe na Ilustração

36 Ilustração 25: NFe Pesquisar Transportador Continuando ainda dentro do bloco de Transporte, há as abas destinadas a informar os dados do Veículo e Reboque, preencha-os se for necessário, vinculando ainda mais informações à NF-e. Acompanhe na Ilustração 26 um exemplo de preenchimento destes campos: Ilustração 26: NF-e Exemplo de Veículo Para finalizar, o sistema trará uma aba para inserção de informações de Volumes, onde será possível incluir dados como: Quantidade (base para impressão da Etiqueta de Remessa), Espécie, Marca, Numeração, Peso Líquido (Kg) e Peso Bruto (Kg). Informe estes campos de acordo com as características de cada volume que estará sendo transportado. Concluído o preenchimento, clique no botão Adicionar Volume para que ele seja vinculado à NF-e e permita futuramente imprimir as Etiquetas de Remessa (veja com mais detalhes no tópico 6.3 deste manual). Acompanhe na Ilustração 27 um exemplo: 36

37 Ilustração 27: NF-e Volumes Importante: Ao lado do campo Quantidade, há uma opção que descreve algumas dicas úteis para poder gerar as Etiquetas de Remessa, acompanhe na Ilustração 28 a mensagem do sistema. Ilustração 28: NF-e Dicas sobre Etiqueta de Remessa Acompanhe na Ilustração 29 um exemplo de Etiqueta de Remessa gerada pelo sistema. A opção para imprimir estas etiquetas estará disponível dentro da tela de Nota Fiscal / Gerencia Notas (2.00) (saiba mais no próximo tópico deste manual) e só será permitida a impressão após Autorização da NF-e pela SEFAZ. Ilustração 29: NF-e Etiqueta de Remessa 37

38 Cobrança: Este bloco será usado quando se deseja destacar na NF-e como foi negociado o pagamento da mesma, além de ser parâmetro para gerar as Contas a Receber automaticamente no Módulo Financeiro (caso a sua empresa o possua). Primeiramente deve-se definir a Quantidade de Duplicatas (Ex: Foi negociado em 5x, então deve-se colocar '5' neste campo), a Frequência de Vencimento (período em dias entre o vencimento de cada parcela. Ex: 30 dias, deve-se colocar '30' neste campo), a Data do Primeiro Vencimento (esse campo será base para calcular os demais vencimentos de cada parcela definida) e Atribuir Arredondamento (podendo ser na primeira ou última parcela). Finalizada a configuração, deve-se clicar no botão Gerar Duplicatas e aguardar, pois automaticamente o sistema criará esses registros e vinculará à NF-e, mostrando em uma tabela abaixo, onde é possível aplicar alterações caso seja necessário (inclusive Exclusão e inclusão manual de Novas Duplicatas). Acompanhe na Ilustração 30 um exemplo: Ilustração 30: NF-e Cobrança 38

39 6.2.4 INTEGRAÇÃO COM O FINANCEIRO Importante: Esta aba será exibida apenas para usuários que contrataram o Módulo Financeiro do TOTAL ERP. Caso tenha interesse em adquiri-lo, entre em contato com nosso Depto. Comercial. Esta aba tem a função de integrar o Módulo NF-e com o Módulo Financeiro, ou seja, ao emitir uma nota fiscal e esta for autorizada pela SAFAZ, automaticamente o sistema criará nova(s) Conta(s) a Pagar/Receber, contendo todos os dados da NF-e. (Ex: Cliente, Data Emissão, Valores e Parcelas serão geradas contas parceladas se for configurado esse formato de pagamento nos dados de Cobrança da NF-e). Para que a integração seja feita automaticamente, é necessário que o campo Enviar informações para o Módulo Financeiro (Conta a Pagar/Receber)? esteja selecionado com a opção Sim. Também é necessário o preenchimento de alguns dados mínimos solicitados, além de permitir configurações mais detalhadas da(s) Conta(s) antes de criá-la. Acompanhe na Ilustração 31: Ilustração 31: NF-e Integração com o Módulo Financeiro 39

40 Observação: Apenas o campo Descrição não tem a necessidade de ser alterado, já que ao criar uma nova conta, esta descrição será série/número da NF e em questão, por exemplo, 001/ XML Os dados desta aba são apenas necessários para um possível Suporte Técnico, onde após salvar a NF-e, serão gravados TODOS os seus dados nesta aba no formato XML (Extesible Markup Lenguage Linguagem de Marcação Extensível) específicas para sistemas computacionais, mas que representa a Nota Fiscal no formato Eletrônico, sendo útil para identificar problemas antes da validação da SEFAZ. Acompanhe na Ilustração 32 um exemplo: Ilustração 32 NF-e XML Após completar a leitura deste tópico do Manual, o usuário já estará apto a Emitir uma Nova Nota Fiscal Eletrônica, conhecendo as principais funções desta tela e os recursos que serão apresentados. 40

41 6.3 GERENCIAR NF- E Acompanhe na Ilustração 33 como acessar esta tela: Ilustração 33 Acesso Gerenciar NF-e O sistema proporciona uma tela específica de Consulta de Notas, permitindo um gerenciamento mais centralizado sobre todas as Ações que poderão ser executadas a elas. Toda a Ação a ser executada, dependerá da Situação em que a NF-e em questão se encontre, acompanhe a seguir a lista das principais situações para uma Nota Fiscal: Autorizada: A NF-e recebe o status autorizado após ser transmitida e validada pela SEFAZ, sendo portanto uma nota válida perante o país. Cancelada: Uma NF-e só pode ser Cancelada se estiver primeiramente Autorizada, ou seja, esta nota foi emitida e aprovada pela Receita, mas por algum motivo deverá ser cancelada. (Exemplo: O cliente desistiu da compra). Para isso, basta pesquisar a NF-e na tela e clicar no botão Cancelar ( ), informando uma Justificativa de no mínimo 15 caracteres, em seguida clique no botão Cancelar. Acompanhe na Ilustração 34. Ilustração 34: Cancelamento de NF-e 41

42 Importante: O prazo máximo para cancelamento varia entre os Estados (cada um segue sua legislação interna), sendo que o sistema TOTAL-ERP mostrará conforme a região do país onde a sua empresa se encontra. A maioria dos Estados segue a regra Nacional de 24h, mas no Paraná por exemplo, a regra é de 168h. Rejeitada: Após transmitir a NF-e, é enviado ao SEFAZ uma cópia do arquivo XML para validação, se após receber este arquivo e passar por todos os processos de validação, for identificado algum problema (geralmente de cadastro), é retornado uma Rejeição para o sistema, juntamente com o motivo. (Ex: Rejeitada [Rejeição: IE do Destinatário/Remetente inválida] - isso quer dizer que a Inscrição Estadual do Destinatário/Remetente não coincide com o que está cadastrado na base da Receita Estadual e portanto deve ser alterada e em seguida Reenviada a NF-e). Inutilizada: Geralmente esta opção gera confusão com o cancelamento, pois têm a mesma função. A nota fiscal só pode Inutilizada quando ela ainda não foi Autorizada pela SEFAZ, ou seja, está com Situação Em Digitação, Rejeitada ou Enviada em SCAN/DPEC. Para aplicar a inutilizarão de uma NF-e, basta pesquisá-la e clicar no botão Inutilizar ( ), na nova tela aberta, informe uma Justificativa de no mínimo 15 caracteres e clique em Inutilizar. Acompanhe na Ilustração 35. Ilustração 35: Inutilização de NF-e Em Digitação: Uma nota fiscal terá a situação Em Digitação, quando ela foi criada e está salva, não sido ainda transmitida para a SEFAZ, mas que já possui uma numeração que a identifique. Este Status permite que a NF-e seja alterada a qualquer momento, ou seja, uma NF-e pode ser salva no sistema, alterada quantas vezes for necessário, e então ser transmitida. Após a transmissão haverá as validações da SAFAZ e uma nova Situação será atribuída a esta nota. Denegada: Esta situação de NF-e pode ocorrer quando a SEFAZ identifica que há algum problema com o Emitente e/ou Destinatário da nota (Ex: Pendências fiscais), tendo que 42

43 primeiramente ser feita a regularização da situação junto a este órgão, para depois continuar no processo de emissão ou recebimento deste documento fiscal dentro do Estado. Enviada em SCAN (900/x): Conforme já visto em tópicos anteriores, o processo de emissão de NF-e prevê as Contingências, sendo uma delas a SCAN (Sistema de Contingência no Ambiente Nacional). Quando uma NF-e tiver essa situação descrita, quer dizer que o sistema criou uma cópia desta nota na Série 900 (uma das Séries destinada a contingências) e com outra numeração (seguindo a sequência da Série 900). Portanto, a nota válida será a emitida em SCAN e esta (aberta na consulta) deverá ser Inutilizada. Tendo conhecimento sobre as principais Situações de uma NF-e, acompanhe a seguir quais são as Ações disponíveis dentro do sistema TOTAL-ERP. Abaixo, na Ilustração 36, está uma exemplo de como essas ações são mostradas aos usuários de forma simples e clara: Ilustração 36: Gerenciar Notas Ações Na lista a seguir, estará descrito uma explicação objetiva a respeito de cada uma dessas Ações, que poderão ser utilizadas em uma NF-e a partir da tela de Gerenciamento: Exibir: Função que exibe a tela de Emissão de Nota com todas as informações da NF-e escolhida, sem a opção de alterações em seus dados (os campos não serão editáveis). Imprimir: Passando o cursor do mouse sobre esse botão, haverá 2 funções. A primeira função permite realizar a impressão do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e a outra função permitirá imprimir as Etiquetas de Remessa (Etiqueta de Volumes para Transporte), caso tenham sido configuradas para a NF-e em questão. XML: Função que permite o download do arquivo XML ou o envio de todos os arquivos da NF-e por (DANFE + XML). Esse envio é tratado de 2 formas, sendo a primeira: um reenvio dos arquivo da NF-e para todos os s foram cadastrados na nota, a segunda forma é para efetuar o envio para um alternativo, onde será aberta uma tela para configurar esse envio. 43

44 Editar: Carregará as informações da NF-e escolhida em tela, permitindo que sejam feitas alterações. Essa opção só estará disponível quando a Situação da NF-e estiver: Em digitação ou Rejeitada. Cancelar: Permite Cancelar a NF-e Autorizada pela SEFAZ. Opção utilizada quando é detectado algum erro na nota ou quando há a desistência da operação. Inutilizar: Permite Inutilizar uma NF-e que não foi autorizada pela SEFAZ, ou seja, quando as notas ainda estão em aberto mas não serão mais aproveitadas. O sistema também fornece a opção de envio em lote das NF-es salvas. Para esta operação basta selecionar quais notas em aberto serão enviadas, marcando a opção da primeira coluna ao lado de cada registro e em seguida clicar em Transmitir, conforme destacado na Ilustração 37. Ilustração 37: Gerenciar Notas Transmissão em Lote Observação: Quando os ícones ficarem cinzas (desabilitados) na tela de pesquisa é porque não será possível aplicar a Ação no momento. O sistema trata de forma automática o que poderá ser feita à NF-e em questão. Veja a Ilustração 38 Ilustração 38: Gerenciar Notas Ações Desabilitadas 44

45 6.4 CONSULTAR NOTAS POR LOTE Acompanhe na Ilustração 39 como acessar esta tela: Ilustração 39 Acesso Consulta de Notas por Lote A Consulta de Notas por Lote servirá para empresas que costumam usar a emissão em Lote de NF-e, ou seja, enviar em uma única vez, várias notas. Essa tela será uma forma de consultar qual o Lote gerado e quais as notas que o compõem, baseado em uma pesquisa por Período. Preencha este campo e clique em Pesquisar para ter o resultado. Veja um exemplo na Ilustração 40: Ilustração 40: Consultar Notas por Lote 45

46 Caso queira detalhar o Lote e verificar quais são as notas que pertencem a ele, clique no botão Exibir ( ) e veja no quadro mais abaixo a lista das notas. Observação: Toda NF-e pertence a um Lote. Quando elas são enviadas individualmente, terá então uma Nota por Lote e não várias como é mais comum de se ver nesse formato de envio. Importante: Quando a coluna Descrição de algum Lote não estiver preenchida (vazia), quer dizer que não houve resposta da SEFAZ, por ter notas não enviadas ainda, ou por ter notas Inutilizadas dentro deste Lote. 6.5 NUMERAÇÃO A SER INUTILIZADA Acompanhe na Ilustração 41 como acessar esta tela: Ilustração 41 Acesso Consulta de Numerações a serem Inutilizadas A Numeração a ser Inutilizada é um recurso que auxiliará na detecção de notas que foram criadas, mas por algum motivo não foram usadas (enviadas para a SEFAZ e o Destinatário/Remetente). Segundo o Ministério da Fazenda do Governo Federal, recomenda-se que a Inutilização de uma NF-e seja feita até o décimo dia do mês subsequente, ou seja, se a NF-e foi criada no dia 15/03 e ela não foi aproveitada, deverá ser inutilizada até o dia 10/04. 46

47 INCLUSÃO SUSPENSA DESTE RECURSO NO MANUAL ATÉ A SUA CORREÇÃO 6.6 CONSULTAR STATUS SEFAZ Acompanhe na Ilustração 43, como acessar esta tela: Ilustração 43 Acesso Consulta de Status das SEFAZ (Nacional) Esta função tem como objetivo armazenar o histórico de quedas dos serviços das SEFAZ do país, informando ao usuário a falha na conexão com cada serviço. Para fazer a pesquisa, basta informar o Período (Data) e clicar em Pesquisar, verificando os resultados obtidos pelo sistema. Acompanhe na Ilustração 44: Ilustração 44: Consultar Status SEFAZ (Nacional) 47

48 Esse recurso será útil para comprovar a queda do serviço da SEFAZ de Origem (do seu Estado), indisponibilizando o envio de documentos fiscais eletrônicos em um determinado período de tempo. 6.7 IMPORTAR NF-E TXT Acompanhe na Ilustração 45, como acessar esta tela: Ilustração 45 Acesso Importação de NF-e em Arquivo Texto Este recurso foi criado para empresas que utilizam o sistema TOTAL-ERP apenas para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, mas tem um sistema em paralelo que efetua outras operações gerenciais. Um exemplo que podemos citar, seria uma empresa de Varejo (Ex: Loja de Eletrônicos) que registra os pedidos de venda para os seus clientes em um sistema próprio, mas utiliza o TOTAL-ERP apenas para emissão de NF-e. Como todas as informações importantes já existem neste sistema próprio da empresa de varejo (Ex: Dados do Cliente e Produtos), esse sistema pode gerar um arquivo em formato de texto (.txt) contendo todos os dados necessários para a emissão da nota, aplicando a importação para o sistema TOTAL-ERP, que fará a validação e irá gerar a Nota Fiscal Eletrônica deste pedido, tornado todo o processo mais rápido e mais seguro. Ao abrir a tela, a primeira opção disponível é o botão Selecionar Arquivos... ( ), ao clicar nele, será aberta uma tela para localizar na sua máquina, o arquivos que será importado ao TOTAL-ERP. Faça a busca e selecione o arquivo individualmente (um por vez), o sistema estará Enviando o arquivo para o nosso Servidor e validará se todos os campos estão corretos. Acompanhe na Ilustração 46 como aplicar este processo: 48

49 Ilustração 46 Importação de NF-e em Arquivo Texto Selecionado Arquivos Após o envio do arquivo, ele será listado na tabela abaixo, mostrando os dados principais e o seu Status, caso este campo esteja como Válido o arquivo poderá gerar a NF-e. Para finalizar a operação, marque quais registros serão gerados notas e clique em Salvar para que a NF-e permaneça como Em Digitação ou Salvar e Transmitir para que a NF-e seja enviada para a SEFAZ. Acompanhe na Ilustração 47. Ilustração 47 Importação de NF-e em Arquivo Texto Lista de arquivos escolhidos Note que é possível reverter esta operação antes de Salvar, para isso basta clicar em Limpar Lista de Arquivos ( ) que o sistema irá desconsiderar os arquivos enviados e não criará as notas fiscais. Importante: Nem todos os sistemas geram arquivos de NF-e em formato texto (.txt) nos padrões aceitos pelo TOTAL-ERP, portanto antes de começar a trabalhar com este modelo de emissão de NF-e, consulte os desenvolvedores do seu sistema e confirme a compatibilidade com o TOTAL-ERP. 49

50 6.8 CADASTROS A partir de agora iremos acompanhar cada Cadastro Base que o sistema traz para que a Nota Fiscal Eletrônica seja emitida, pois notamos que o principal problema para as empresas que iniciam o uso deste modelo, é a falta de informação correta para poder preencher na NF-e. Importante: Muitos cadastros que iremos acompanhar deverão ser feitos em conjunto com a sua Contabilidade, pois requerem conhecimento aprofundado da sua empresa ALÍQUOTA ICMS O cadastro de Alíquota ICMS tem a função de gravar no sistema, os valores bases para cálculo do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviço). Esses valores são em Porcentagem (%) (Ex: 7,00%, 12,00%, etc.). Para acessar o cadastro de Alíquota ICMS, clique no menu Nota Fiscal Cadastros Alíquota ICMS. Conforme Ilustração

51 Ilustração 49: Acesso Cadastro de Alíquota ICMS Para cadastrar uma Alíquota, clique em Nova Alíquota do ICMS ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista alguma Alíquota cadastrada, esta poderá ser Excluída ( Alterada ( ) ou ), conforme destacado na Ilustração 50: Ilustração 50 Lista de Alíquota de ICMS cadastradas 51

52 Na tela aberta, informe a Alíquota (valor) que será utilizada e clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 51: Ilustração 51 Cadastrando Nova Alíquota de ICMS Feito isso, a Alíquota já estará disponível em todo o sistema, caso queira cadastrar novos valores, basta repetir as operações acima. Importante: Para mais informações sobre qual Alíquota será utilizada pela sua empresa, favor entrar em contato com a sua contabilidade CFOP O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações de Serviço) é utilizado para identificar qual a operação será executada para o Produto em questão, acesse a tela através do menu: Nota Fiscal Cadastros CFOP, acompanhe na Ilustração 52: 52

53 Ilustração 52 Acesso Cadastro de CFOP Para cadastrar um CFOP, clique em Novo CFOP ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista algum registro cadastrado, este poderá ser Excluído ( ) ou Alterado ( ), conforme destacado na Ilustração 53: Ilustração 53 Lista de CFOPs cadastrados 53

54 Na tela aberta, informe o Código do CFOP que será utilizado e clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 54: Ilustração 54 Cadastrando Novo CFOP Feito isso, na tela de consulta estará disponível o registro inserido, juntamente com a sua Descrição, caso queira cadastrar novos registros, basta repetir as operações acima. Importante: Para mais informações sobre qual CFOP será utilizado pela sua empresa nas operações de Entrada e Saída, favor entrar em contato com a sua contabilidade ou consultar a tabela padrão nacional: CST COFINS Todo o cadastro de CST COFINS (Código de Situação Tributária da Contribuição para Financiamento da Seguridade Social) já virá pronto para a emissão da NF-e e toda a manutenção destes dados será feita pela MWork Sistemas (automaticamente) conforme a legislação em vigência, portanto a tela existirá para que caso seja necessário, possam ser feitas alterações nos registros. Para acessar o cadastro de CST COFINS, clique no menu: Nota Fiscal Cadastros CST COFINS. Conforme Ilustração

55 Ilustração 55: Acesso ao Cadastro de CST COFINS Para cadastrar um CST COFINS, clique em Novo CST COFINS ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista algum registro cadastrado, este poderá ser Excluído ( Alterado ( ) ou ), conforme destacado na Ilustração 56: 55

56 Ilustração 56 Lista de CST COFINS cadastrados Na tela aberta, preencha os campos: Código, Descrição e marque os Campos Obrigatórios a qual a Situação Tributária exige preenchimento nas operações, em seguida clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 57: Ilustração 57 Cadastrando Novo CST COFINS Feito isso, na tela de consulta estará disponível o registro inserido, juntamente com a sua Descrição, caso queira cadastrar novos registros, basta repetir as operações acima. 56

57 Importante: Para mais informações sobre qual CST COFINS será utilizado pela sua empresa, favor entrar em contato com a sua contabilidade. A MWork recomenda que os dados desta tela NÃO SEJAM ALTERADOS sem conhecimento prévio sobre o impacto desta operação para a sua empresa CST ICMS Todo o cadastro de CST ICMS (Código de Situação Tributária do Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços) já virá pronto para a emissão da NF-e e toda a manutenção destes dados será feita pela MWork Sistemas (automaticamente) conforme a legislação em vigência, portanto a tela existirá para que caso seja necessário, possam ser feitas alterações nos registros. Para acessar o cadastro de CST ICMS, clique no menu: Nota Fiscal Cadastros CST ICMS. Conforme Ilustração

58 Ilustração 58: Acesso ao Cadastro de CST ICMS Para cadastrar um CST ICMS, clique em Novo CST ICMS ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista algum registro cadastrado, este poderá ser Excluído ( ) ou Alterado ( ), conforme destacado na Ilustração 59: 58

59 Ilustração 59 Lista de CST ICMS cadastrados Na tela aberta, preencha os campos: Tipo Tributação ICMS, Código, Descrição, Sigla e marque os Campos Obrigatórios a qual a Situação Tributária exige preenchimento nas operações, em seguida clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 60: Ilustração 60 Cadastrando Novo CST ICMS 59

60 Feito isso, na tela de consulta estará disponível o registro inserido, juntamente com a sua Descrição, caso queira cadastrar novos registros, basta repetir as operações acima. Importante: Para mais informações sobre qual CST ICMS será utilizado pela sua empresa, favor entrar em contato com a sua contabilidade. A MWork recomenda que os dados desta tela NÃO SEJAM ALTERADOS sem conhecimento prévio sobre o impacto desta operação para a sua empresa CST IPI Todo o cadastro de CST IPI (Código de Situação Tributária do Imposto Sobre Produtos Industrializados) já virá pronto para a emissão da NF-e e toda a manutenção destes dados será feita pela MWork Sistemas (automaticamente) conforme a legislação em vigência, portanto a tela existirá para que caso seja necessário, possam ser feitas alterações nos registros. Para acessar o cadastro de CST IPI, clique no menu: Nota Fiscal Cadastros CST IPI. Conforme Ilustração

61 Ilustração 61: Acesso ao Cadastro de CST IPI Para cadastrar um CST IPI, clique em Novo CST IPI ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista algum registro cadastrado, este poderá ser Excluído ( ) ou Alterado ( ), conforme destacado na Ilustração 62: 61

62 Ilustração 62 Lista de CST IPI cadastrados Na tela aberta, preencha os campos: Código e Descrição da Situação Tributária em questão e em seguida clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 63: Ilustração 63 Cadastrando Novo CST IPI Feito isso, na tela de consulta estará disponível o registro inserido, juntamente com a sua Descrição, caso queira cadastrar novos registros, basta repetir as operações acima. Importante: Para mais informações sobre qual CST IPI será utilizado pela sua empresa, favor entrar em contato com a sua contabilidade. A MWork recomenda que os dados desta tela NÃO SEJAM ALTERADOS sem conhecimento prévio sobre o impacto desta operação para a sua empresa CST PIS Todo o cadastro de CST PIS (Código de Situação Tributária do Programa de Integração Social) já virá pronto para a emissão da NF-e e toda a manutenção destes dados será feita pela 62

63 MWork Sistemas (automaticamente) conforme a legislação em vigência, portanto a tela existirá para que caso seja necessário, possam ser feitas alterações nos registros. Para acessar o cadastro de CST PIS, clique no menu: Nota Fiscal Cadastros CST PIS. Conforme Ilustração 64. Ilustração 64: Acesso ao Cadastro de CST PIS Para cadastrar um CST PIS, clique em Novo PIS CST ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista algum registro cadastrado, este poderá ser Excluído ( ) ou Alterado ( ), conforme destacado na Ilustração 65: 63

64 Ilustração 65 Lista de CST IPI cadastrados Na tela aberta, preencha os campos: Código, Descrição e marque os Campos Obrigatórios a qual a Situação Tributária exige preenchimento nas operações, em seguida clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 66: Ilustração 66 Cadastrando Novo CST IPI Feito isso, na tela de consulta estará disponível o registro inserido, juntamente com a sua Descrição, caso queira cadastrar novos registros, basta repetir as operações acima. Importante: Para mais informações sobre qual CST PIS será utilizado pela sua empresa, favor entrar em contato com a sua contabilidade. A MWork recomenda que os dados desta tela NÃO SEJAM ALTERADOS sem conhecimento prévio sobre o 64

65 impacto desta operação para a sua empresa NATUREZA DA OPERAÇÃO A Natureza de Operação tem a função de vincular à NF-e qual a operação que estará sendo realizada, por exemplo: Compra de Mercadorias, Venda de Mercadorias, Devolução de Mercadoria, entre outras. Para acessar o cadastro de Natureza da Operação, clique no menu: Nota Fiscal Cadastros Natureza da Operação. Conforme Ilustração 67. Ilustração 67 Acesso ao Cadastro de Natureza de Operação 65

66 Para cadastrar uma Natureza de Operação, clique em Nova Natureza de Operação ( ) e aguarde a abertura da tela de cadastro, caso já exista algum registro cadastrado, este poderá ser Excluído ( ) ou Alterado ( ), conforme destacado na Ilustração 68: Ilustração 68 Lista de Naturezas de Operação cadastradas Na tela aberta, preencha os campos: Código, Descrição e marque os Campos Obrigatórios a qual a Situação Tributária exige preenchimento nas operações, em seguida clique no botão Salvar, destacado na Ilustração 69: Ilustração 69 Cadastrando Nova Natureza de Operação Feito isso, na tela de consulta estará disponível o registro inserido, juntamente com a sua Descrição, caso queira cadastrar novos registros, basta repetir as operações acima. Observação: Por padrão, o sistema trará as descrições contendo números, isso foi feito pois o campo na tela de Emissão de Nova Nota possui ordenação alfabética e isso facilita o uso, já que o item mais utilizado estará em primeiro na lista (Ex: 1 VENDA). Altere se achar necessário. 66

67 6.8.8 CATEGORIA T RIBUTÁRIA DE PRODUTO Antes da criação de um Produto, é necessário configurar as suas Categorias Tributárias, onde serão concentradas todas as informações de impostos de um grupo de produtos. Por exemplo, empresas que efetuam venda de Material de Construção, podem ter diferentes perfis tributários para as suas mercadorias e a padronização através de Categorias facilitará o controle e as possíveis alterações que a legislação poderá exigir no futuro. Para acessar o cadastro de Categoria Tributária de Produto, clique no menu: Nota Fiscal Cadastros Categoria Tributária de Produto. Conforme Ilustração 70. Ilustração 70: Acesso ao Cadastro de Categoria Tributária de Produto 67