Módulo II. Como trabalhar com Metas e Rotinas de Trabalho

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1 Módulo II Como trabalhar com Metas e Rotinas de Trabalho

2 Aprender a abraçar a impermanência é o portal para descobrir o seu verdadeiro eu e deixá-lo emergir sobre tudo o que possa estar a retirar-lhe capacidade e a efetivar-se como um obstáculo na sua vida.

3 MÓDULO 2 COMO TRABALHAR COM METAS E ROTINAS DE TRABALHO 2.1 Definição de metas Quando éramos crianças, pensávamos que podíamos escrever qualquer coisa que quiséssemos e mandar para o Pólo Norte e então, magicamente, todos os nossos desejos apareceriam, na data prevista, debaixo de nossa árvore em nossa sala de estar, embrulhados em um papel bonito e com um laço. Quando crescemos, percebemos que não havia realmente um cara gordinho que voava ao redor do mundo em uma única noite em um trenó puxado por renas, que descia espremido nossa chaminé e entregava esses presentes. Descobrimos que uma pessoa real tinha que ganhar o dinheiro, trazer as coisas para casa, embrulhá-las e colocá-las debaixo da árvore. Eu acho que muitas pessoas ainda acreditam em Papai Noel. Você não pode simplesmente escrever uma lista de resoluções no Ano Novo, colocá-la na gaveta pelo resto do ano e esperar que sua vida mude. A maioria das pessoas sabe pôr seus objetivos no papel, mas poucas sabem como conquistá-los (Darren Hardy). Metas são resultados abrangentes com os quais a instituição assume um compromisso definitivo, devem criar um elo indissolúvel entre as ações da empresa e sua missão. Quem precisa de metas afinal? Por que ter metas? Poderíamos responder a estas perguntas apenas com uma frase clássica: "Se não sei onde quero chegar, qualquer caminho e um caminho válido". Metas orientam. Elas nos dizem quais necessidades precisam ser contempladas. Elas aumentam o esforço, persistência e a qualidade do desempenho. Quando não se tem uma definição clara das metas tanto a longo como a curto prazo, de nada adianta fazer-se um planejamento, por mais completo que seja, pois qualquer caminho é idêntico. Então, a principal razão de se adotar metas é a de procurar adequar e orientar o caminho a ser seguido para que a instituição esteja cumprindo seus objetivos. Desta forma, as metas efetivas devem ser vistas como desafios, não como ameaças. Uma meta desafiadora é aquela percebida como difícil mas realizável dentro de um período razoável e com quantidades razoáveis de esforço e habilidade.

4 2.2 Características das metas e como aplicá-las de forma eficaz Características ou atributos que devem estar presentes nas metas da instituição: são mensuráveis e específicas; estão atreladas à missão e a visão da instituição; focam resultados; são desafiantes, porém realistas; são controláveis; tem tempo limitado; são estratégicas. No entanto, a simples definição de uma meta genérica para a instituição não é tudo. E preciso que cada meta seja acompanhada de uma série de objetivos; declarações operacionais que especificam exatamente o que deve ser feito para alcançá-la. A seguir, encontram-se algumas diretrizes que podem ser seguidas para a aplicação eficaz das metas estabelecidas: Determine quem participará da definição de metas de sua instituição; Desenvolva um procedimento para monitorar as metas regularmente, revisando e reformulando essas metas à medida que as circunstâncias externas ou internas se modificarem; Crie metas individuais que esclareçam as atividades sem restringir a flexibilidade e a criatividade; Certifique-se de que as metas, em conjunto, constituem um projeto eficaz para alcançar suas abrangentes intenções. 2.3 Definindo rotinas de trabalho As rotinas organizacionais têm sido objeto de estudo de vários pesquisadores. Os autores assinalam que elas são essenciais para explicar as diferenças de desempenho, no que se refere ao desenvolvimento de processos ou serviços inovadores, entre as instituições (KNOTT e MCKELVEWY, 1999, citados por BECKER, 2003).

5 Feldman (2000) interpretou o processo de aprendizagem, cuja base foi o modelo performativo de Latour, como um fluxo de ideias ligadas a ações e resultados. Em outras palavras, os indivíduos produzem ideias, que, depois de planejadas, passam a ser realizadas, gerando resultados, os quais, por sua vez, produzem novas ideias. As rotinas se desenvolvem como um fluxo composto por uma vasta gama de pensamentos, sentimentos e ações experimentadas por pessoas engajadas no trabalho. O modelo performativo de rotinas, conforme ilustrado na Figura 1, de forma esquemática, captura esse intervalo e propõe o conceito de rotinas como um ciclo de planos, ações, resultados e ideias. Nesse modelo, o processo de aprendizagem ocorre ao longo de todas as etapas do fluxo, pois, quando os indivíduos da organização desenvolvem suas atividades, eles aprendem novas formas de execução, identificando as melhores e assim possibilitam o surgimento da inovação. Aspectos individuais e organizacionais refletem na construção das rotinas organizacionais. Os aspectos individuais baseiam-se nos hábitos e habilidades. Já, os organizacionais baseiam na estrutura da organização, hierarquia, cultura, sistema de incentivos, promoções, divisão de trabalho, intenção estratégica.

6 Assim, gerenciar é resolver problemas e problemas são resultados indesejados. Com a padronização e o cumprimento desses padrões por todos aqueles que integram o processo, eliminam-se as anomalias e a ausência delas faz parte da arrumação da casa. Definir rotinas de trabalho se perfaz na base da administração das organizações, devendo ser, o processo, conduzido com o máximo cuidado, dedicação, prioridade, autonomia e responsabilidade, tendo em vista que à medida que o gerenciamento da rotina é implantado, a probabilidade de melhoria é elevada. Nesta ordem de idéias, podemos até dizer que a completa perfeição da otimização de tempo não existe. Pode não ser possível conseguir um aproveitamento cem por cento devido a este instinto humano de sempre preencher um espaço de tempo vazio, mas é possível (e é necessário) organizar o seu tempo hábil de maneira que possa preencher o seu dia de maneira correta, administrando rotinas de trabalho. Ressalta-se ainda, que após a realização das rotinas é necessário controlar o andamento do processo diariamente. Por isso deve ser algo habitual e disciplinado para o alcance de bons resultados. 2.4 A pessoa certa no lugar certo É fundamental que se goste do que se faz, isso é primordial para que a instituição alcance seus objetivos e obtenha resultados positivos. Quando gostamos de algo, seja na vida profissional ou pessoal, colocamos ali não apenas nossas habilidades e conteúdos apreendidos, mas colocamos prazer, afeto, atenção, zelo, expectativas e dedicação. O trabalho deixa de ser mecânico e monótono e passa a ser espontâneo, alegre. De modo geral, não existe fórmula, nem manual que se encaixe em todas as situações. O que temos são técnicas, ferramentas e a experiência vivenciada que nos mostra que quanto maior o levantamento de informações e conhecimento do indivíduo que faz parte da unidade, mais provável conseguirmos um resultado positivo. Desta forma poderemos aproveitar ao máximo o desenvolvimento de suas capacidades e permitir que cada vez mais se consiga realizar-se em sua função.

7 2.5 A importância do trabalho em equipe A habilidade para trabalhar em equipe tem sido uma competência constante em todas as organizações, tanto que é pergunta obrigatória dos selecionadores nos processos de seleção. Trabalhar em equipe é um exercício de comunicação, paciência e permissão. Permissão para que as pessoas encontrem seus espaços para propor e testar novas ideias. Vamos fazer uma comparação: - Você já cantou em coral? Um grupo coral tem que ter harmonia. É básico. Lógico que há os cantores solos, que no seu momento, por razões da sua habilidade, destacam-se da equipe de cantores, mas em seguida ao solo retornam à harmonia necessária ao conjunto para o melhor resultado e sob o comando de um maestro. Os cantores solos não podem destacar-se quando o solicitado é a harmonia de vozes. Destoaria o conjunto e prejudicaria o resultado geral. Todos têm sua contribuição. Você já ouviu a contribuição importante dos cantores que fazem a segunda voz? Pois é! Paciência para que as pessoas se sintam confiantes de que a tentativa é possível e vale a pena, mesmo com o risco do erro. Afinal: Você erra 100% dos chutes que não dá!. E comunicação, fator chave de sucesso em qualquer organização! O trabalho em equipe requer nivelamento de informações para que todos caminhem na mesma direção. Este é um ponto importante no trabalho em equipe. Lógico que em uma equipe as pessoas não são iguais. Até porque uma das contribuições fundamentais das equipes é a riqueza das diferenças. Temos que ter opiniões diferentes, baseadas nas diferentes experiências, formações e pontos de vista. É a contribuição da diversidade, pedra de toque do melhor resultado. Uma equipe também existe para contestar posições estabelecidas. Nelson Rodrigues já dizia a unanimidade é burra!. E hoje, uma exigência tem contribuído significativamente para fortalecer a necessidade do trabalho em equipe. Entenda-se como exigência atual de novos conhecimentos das mais diferentes especialidades que as novas tecnologias têm solicitado. Ninguém poderia acumular, sozinho, todas as áreas de conhecimento necessárias para o melhor atendimento das nossas necessidades atuais. Dependemos de uma equipe como nunca jamais aconteceu. Portanto, vamos aprender!

8 2.6 Diferenças individuais Todos somos diferentes. A constituição física e emocional, os valores, as experiências vividas, a personalidade e assim por diante. As diferenças individuais influenciam nosso nível de motivação diante dos mais variados contextos, inclusive no ambiente de trabalho. Assim, é importante considerar as diferenças individuais de cada um para saber quais incentivos, pressões e ofertas se pode utilizar como fonte de motivação. Abaixo, algumas diferenças individuais utilizadas para gerenciar de forma correta: Conhecimento pessoal O conhecimento que cada um possui afeta o seu nível e estado de motivação. Assim, quanto maior o conhecimento que o indivíduo tenha a respeito das atividades, mais motivado estaria para a realização delas. Isso inclui conhecimentos técnicos, o como fazer o trabalho, e também o conhecimento da importância do trabalho, como ele contribui para o sucesso dessa equipe. Sempre, antes de designar um indivíduo para realizar uma tarefa, o gestor deve se certificar que o escolhido possui conhecimentos necessários para desenvolvê-la e está ciente dos motivos para sua execução. Relações sociais Os tipos de pessoas e até mesmo a quantidade de pessoas com quem convivemos pode afetar a motivação. Algumas pessoas, por terem uma natureza mais introvertida, gostam de ficar mais sozinhas e não dependem do contato com outros para realizar trabalhos em grupo, ao contrário de outras, que são extrovertidas. E isso deve ser considerado durante o estabelecimento de tarefas. Experiências As experiências pelas quais cada pessoa passa ou a forma a que foi submetida, acaba moldando expectativas, percepções ou até mesmo valores pessoais.

9 2.7 Desenvolvendo equipes Que formar equipes é fundamental, isso já se sabe. O que nem sempre fica claro é como desenvolvê-las. Geralmente, confunde-se o desenvolvimento de equipes com uma forma de capacitação mais convencional, inscrevendo os profissionais em cursos ou atividades similares. Isso é necessário, mas não é o suficiente. Tão importante quanto capacitar é criar um projeto coletivo e de futuro. Além disso, outros aspectos estão envolvidos, como: definir responsabilidades claras, administrar conflitos, articular os projetos individuais ao coletivo, monitorar desempenhos, reconhecer méritos e dialogar sobre eventuais desmotivações e dificuldades. Em poucas palavras, é afinar a equipe, aprimorando continuamente seu desempenho. Só assim, ela vai ser de fato uma equipe e, em conseqüência, ganhar uma duradoura identidade.

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