Em Busca do Cuidado Perfeito: A Experiência Lean no IOV. Carlos Frederico Pinto, MD MBA Diretor Executivo Grupo IOV

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1 Em Busca do Cuidado Perfeito: A Experiência Lean no IOV Carlos Frederico Pinto, MD MBA Diretor Executivo Grupo IOV /IOV SJC

2 6 Oncology Units (Chemo + RT); 200 employees/associates; Cancer treatment coverage for: ~ 1,6 million inhabitants; ~ 60,000 medical appointments year; ~ 650 patients visits daily; ~ face to face interactions per year CCHSA Certified 2012

3 MISSÃO GRUPO IOV Reduzir o Impacto do Câncer em Nossas Vidas

4 MELHORAR A EXPERIÊNCIA DO CUIDADO Seis Dimensões do Cuidado Segurança Mentalidade Enxuta: o cliente é o foco META TRIPLA DO IHI MELHORAR A SAÚDE DA POPULAÇÃO Programa IOV de Combate ao Câncer Educação e Prevenção em programas na comunidade Lean Enterprise IOV Apoio a programas inovadores em organizações associadas/parceiras REDUZIR O CUSTO PERCAPTA DO CUIDADO À SAÚDE Criar VALOR e Eliminar o DESPERDÍCIO em toda a cadeia de serviços associada ao IOV LEAN ENTERPRISE

5

6 Qual é o melhor hospital do mundo?

7

8 Uma visita à Mayo Clinic...Entre todos os centros médicos dos EUA, nenhum tem uma reputação maior em qualidade e eficiência do que a Clínica Mayo......Eles conseguiram de alguma forma coordenar cuidados entre departamentos que nos outros hospitais parecem agir de forma independente......na Mayo você vai direto de um consultório médico a outro no mesmo dia num intervalo de poucas horas... Martin Makary, em Unnacountable

9 MFV do Câncer de Mama Antes Triagem Mastologista Biópsia ~90 dias É câncer!! ~60 dias Anestesista ~115 dias Oncologista

10 Acordos de Nível de Serviço & Kanban Agrupar todas as agendas médicas no mesmo dia da semana e no mesmo andar; Um KANBAN para gerenciar o fluxo; Acordos com Laboratório, Radiologia e US: buracos na agenda às segundas; Buracos na agenda de Quimio e Radioterapia, às terças à tarde.

11 Novo Fluxo Blood Tests Mammogram Breast US SAME DAY 4 doctors + Biopsy Média Atual: 42 days 73 days RxT

12 Qual o objetivo de uma iniciativa lean? Oferecer serviços com a máxima qualidade sob a perspectiva do cliente, consumindo a menor quantidade de recursos possível e usando o talento das pessoas para executar o trabalho. Dave Brunt, UK

13 Os desperdícios de Ohno Tipo de desperdício O Que é Exemplo Superprodução Espera Estoque Transporte Processamento Movimento de pessoas, materiais e pacientes Produzir mais ou antes do necessário Fila de atendimento, espera para processamento Ter mais produtos do que irá consumir Movimentação desnecessária no processo Excesso de etapas ou repetição de etapas Pessoas que se movimentam para executar tarefas Copias demais de um documento, exames desnecessários Médico e paciente esperando material no centro cirúrgico Compras em grandes lotes Kits incompletos levados para a sala cirúrgica, ou para a sala de quimioterapia Checar diversas vezes o mesmo processo Layout ruim com muita movimentação Defeito - erros Erros nos processos Medicação errada, guia errada, Receita errada, material errado.

14 Mudança do Layout 14

15 Crescimento Atenção Farmacêutica HRVP +270% 15

16 Desperdícios comuns na saúde Intervenção + evento adverso: + baixa qualidade: Excesso de uso Mau uso Sub utilização Má coordenação Medicações: antibióticos, quimioterápicos; Uso impróprio de anticoagulantes; Tratamentos preventivos Intervenções para higienização das mãos; Médicos no hospital prescrevem medicação em conflito com medicações de uso regular. Testes desnecessários, tratamentos desnecessários; Sistemas de computador com design ruim hostil. Pacientes mal informados não sabem qual a melhor escolha; Intervenções para melhorar a comunicação; Falha em transmitir informações críticas entre serviços, ou informações conflitantes entre serviços.

17 Eficácia do cuidado 17

18 Meaningful Care: GCS-F para Doença Metastática QOPI Breast 62d: GCSF administered to patients who received chemotherapy for metastatic breast cancer (Lower Score - Better) (Test Measure - Top 5) GCSF administered to patients who received chemotherapy for metastatic breast cancer (Lower Score - Better) (Test Measure - Top 5) Time Period: Spring 2014; Site: Instituto de Oncologia do Vale(568)

19 TC/PET/Cintigrafia Mama após Tratamento Adjuvante QOPI Breast 62b: PET, CT, or radionuclide bone scan within 12 months after breast cancer in patients who received treatment with curative intent. (Lower Score - PET, CT, or radionuclide bone Better) scan within 12 months (Test after diagnosis Measure of breast cancer - Top in patients 5) who received treatment with curative intent (Lower Score - Better) (Test Measure - Top 5) Time Period: Spring 2014; Site: Instituto de Oncologia do Vale(568)

20 De volta à Mayo Clinic...os administradores da Clínica Mayo se comportam mais como repórteres investigativos, andando pelos corredores em busca de problemas para resolver. Martin Makary, em Unnacountable

21

22 O que é Lean? por Denise Bennett: Torne o processo visível para o time Torne o trabalho visível para o time Torne as medições visíveis para o time Torne os problemas visíveis para o time Dicas Visuais para Perguntas Frequentes

23 Kaizen Board + Alerta de Segurança Sistema de Alertas de Segurança 23

24 Gestão Visual Fluxo Assistencial 24

25 Gestão Visual de Documentos: Prontuário Médico Sinalização para o milk run Sinalização de segurança: Alergias Risco de Queda Comorbidade Tratamento 25

26 Milk Run de Documentos: Arquivo 4 lotes diários 8 lotes 5 paradas 26

27 Fluxo colorido para a segurança Colored boxes Colored areas Cookies

28 Planet Lean horas em 2012 R$ 1,8 Milhão em 2011

29 out/10 dez/10 fev/11 abr/11 jun/11 ago/11 out/11 dez/11 FEV/12 abr/12 jun/12 ago/12 out/12 dez/12 FEV/13 abr/13 jun/13 ago/13 out/13 dez/13 FEV/14 abr/14 jun/14 ago/14 out/14 dez/14 Como vai nossa Segurança? IHI TRIGGER TOOL ,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 Measure #1: Danos/1000 atendimentos Measure #2: Danos/1000 procedimentos

30 Pesquisa de Satisfação do Cliente QT 2014 IOV SJC JK 100% 80% 60% 93% 82% 92% 86% 94% 96% 93% 95% 90% 85% 88% 88% 89% 89% 90% 40% 20% 80% 75% 77% 80% 0% jul/14 ago set out nov dez jan/15 70% jul/14 ago set out nov dez jan/15 SATISFAÇÃO DO CLIENTE SATISFAÇÃO DO CLIENTE Linear (SATISFAÇÃO DO CLIENTE) Linear (SATISFAÇÃO DO CLIENTE) 100% 80% 60% 40% 20% 0% HRVP - IOV Tte 90% 93% 96% 95% 89% 94% 88% jul/14 ago set out nov dez jan/15 SATISFAÇÃO DO CLIENTE Linear (SATISFAÇÃO DO CLIENTE)

31 A3 de 2014 Produtividade por colaborador KPIs for the SCS HR (FTE costs) - 12% Global costs - 3% Global productivity + 15% Growing + 16% 0 31

32 Experimentos em Network: LEAN ENTERPRISE

33 Paciente do INCa no Facebook

34 PROBLEMAS PARECIDOS? DEMANDA > CAPACIDADE Serviço de Radioterapia HRVP Acelerador Linear que atendia 50 pacientes por dia Horário de funcionamento: 6h30 às 23h00 TEMPO MÉDIO DE ESPERA DIARIAMENTE: 2h Fila de pacientes: > 200 Tempo médio de acesso: 4 meses

35 O Desafio de Priscilla Priscilla é VSM da unidade de Radioterapia... Seu desafio era zerar a fila de pacientes...

36 MFV Radioterapia FUTURO KAIZEN: 1. Set up em pacotes, pitch e takt; 2. Extensão dos horários de planejamento; 3. Nivelamento das consultas 1ª vez (disciplina de filas) K2 K1 36

37 Disciplina de filas da radioterapia em 2012 Goal: 60 min Kaizen Median 3rd quarter 2012: 27 min Eliminação de quase um turno de trabalho, ou 3,5 h/dia Median for 2012: 60 patients Median for 2013: 75 patients Goal for 2014: 65 patients 37

38 Fila pacientes em tratamento por dia Um novo LINAC em operação NA FILA EM PROCESSO

39 PROJECT HRVP SUPPLIES BEFORE ANTES DEPOIS ANTES: TEMPO DE CICLO = 31 MINUTOS CICLOS POR DIA = 20 TEMPO POR DIA = 20 X 30 = 10H30 DEPOIS: TEMPO DE CICLO = 46 MINUTOS CICLOS POR DIA = 3 TEMPO POR DIA = 3 X 46 = 2H30

40 PROJECT HRVP SUPPLIES SUPPLIES RETURNS REDUCED 57,93% ELIMINATED 78% OF TIME SPENT WITH HIGH TURN AND LOW COST MATERIAL/SUPPLIES = 1 FULL TIME EMPLOYEE (1 FTE) DAILY ANNUAL SAVING R$ ,60 OR MORE PEOPLE TAKING CARE OF PATIENTS

41 PROJETO CENTRO CIRÚRGICO Nivelamento da Agenda Cirúrgica IMPLANTAÇÃO DE PLANILHA PADRÃO Repactuação das Metas SES 2013 AUMENTO DO VOLUME CONTRATUALIZADO 2014: Aumento acumulado na capacidade Michele Sinfães de 35%

42 67 minutos

43 Network Oncologia D Or Private collaboration network; Gemba visits (1 ou 2 dias no IOV); A3s local 8 projetos; Video calls; Workshops; Storyboards; Gemba Virtual; Apoio LIB (+HVN) 43

44 Central Clinic São Paulo: SAVED R$ 0.8 million in drug supplies per year 44

45 Acreditar Brasilia: One floor of administrative work eliminated. SAVED R$ ,00 Year 45

46 Oncologia D Or RIO: 95% of bills processed by the 2nd week of the next month: 45 days cash in. SAVED: R$ 1 million/year 46

47 Por que lean? A.K.A. Management by Means Toyota Production System Alcoa Production System Thedacare Business Systems Michigan Quality System Healthcare Redesign System Etc...

48 Nós descobrimos que podemos produzir 15 a 20% mais serviços, com mais segurança, dentro do mesmo orçamento, usando a mesma infraestrutura, equipe e tecnologia. Tudo melhorou: custo, qualidade, entrega, serviços incluindo a moral da equipe. Professor David Ben-Tovim Flinders Medical Center, Adelaide, Austrália, 2006.

49 Ferramentas são importantes, Sistema de gestão é mais importante, Pessoas são mais importantes ainda. Dough Rickarby Chefe de Divisão da TMC Australia

50 Em Busca do Cuidado Perfeito, Carlos Frederico Pinto, Lean Institute Brasil, São Paulo, /IOV SJC

51

52 Primeiro e Segundo Teoremas do Dr. Deming Ninguém dá a mínima para os lucros. Dr. W. E. Deming Nós estamos sendo arruinados pelos nossos melhores esforços.

53 Ferramentas, Artefatos, Comportamentos, Resultados PROCESSOS SISTEMAS & ESTRUTURAS PRINCÍPIOS CONHECIMENTO PROFUNDO

54 Deming s System Appraisal

55

56 Buscar um fluxo suave MUDA (Desperdício x 7) Capacidade Demanda MURA (Variação) MURA (Variação) MURI (Sobrecarga) Saiba qual é sua demanda Conheça sua real habilidade (capacidade) Crie flexibilidade suficiente para equilibrá-las TEMPO

57 Se você é um estudante do pensamento lean ou da qualidade (...) você sabe que a grande alavancagem na redução de custos vem exatamente do foco nas necessidades da pessoa que você serve. Desperdícios é apenas uma palavra que significa algo que "não é útil. Trabalhar com eficiência é, na verdade, um tiro n agua. Melhorar o cuidado e reduzir os desperdícios são em si uma mesma coisa". Don Berwick

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