RELATOÓ RIO DE ACTIVIDADES

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1 RELATOÓ RIO DE ACTIVIDADES DEPARTAMENTO DE APOIO AO ESTUDANTE ANO 2013

2 0. INDICE 0. INDICE SERVIÇOS DE AÇÃO SOCIAL MISSÃO ORGANIZAÇÃO DEPARTAMENTO DE APOIO AO ESTUDANTE MISSÃO ORGANIZAÇÃO RECURSOS HUMANOS SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO MISSÃO UNIDADES DE ALIMENTAÇÃO - CARACTERIZAÇÃO NÚMERO DE UNIDADES/SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO LOCALIZAÇÃO MODALIDADE DE GESTÃO CAPACIDADE (N.º lugares sentados) RECURSOS HUMANOS NÚMERO DE COLABORADORES CARACTERIZAÇÃO DE FUNÇÕES INDICADORES DE ACTIVIDADE DO ANO CANTINAS NÚMERO DE REFEIÇÕES SERVIDAS NÚMERO TOTAL DE REFEIÇÕES SERVIDAS NÚMERO MÉDIO DIÁRIO DE REFEIÇÕES (Serviço Normal) NÚMERO MÉDIO MENSAL DE REFEIÇÕES (Serviço Normal) RESTAURANTE S. JOÃO E GRILL DE ENGENHARIA NÚMERO DE REFEIÇÕES SERVIDAS NÚMERO TOTAL DE REFEIÇÕES NÚMERO MÉDIO DIÁRIO DE REFEIÇÕES (Serviço Normal) NÚMERO MÉDIO MENSAL DE REFEIÇÕES (Serviço Normal) SNACK-BARES NÚMERO DE REFEIÇÕES SERVIDAS NÚMERO TOTAL DE ALMOÇOS NÚMERO MÉDIO DIÁRIO DE ALMOÇOS NÚMERO MÉDIO MENSAL DE ALMOÇOS EVOLUÇÃO DO NÚMERO DE REFEIÇÕES DESDE 2011 (Serviço Normal) CANTINAS SOB GESTÃO DIRECTA CANTINAS ADJUDICADAS GRILL DE ENGENHARIA E RESTAURANTE S. JOÃO SNACK-BARES (Comparação do ano 2013 com 2012) INDICE DE UTILIZAÇÃO DAS CANTINAS Evolução desde SERVIÇOS ESPECIAIS Pa gina 1

3 3.4.7 RESULTADOS FINANCEIROS Valores totais e sua evolução desde PROVEITOS (Sem transferências de capital) CUSTOS DE FUNCIONAMENTO (Sem amortizações) TAXA DE COBERTURA (Sem transferências de capital e amortizações) ATIVIDADES DESENVOLVIDAS JANTAR DE INTEGRAÇÃO AUDITORIAS INTERNAS PROTOCOLOS FORMAÇÃO CONCRETIZAÇÃO DAS PROPOSTAS APRESENTADAS PARA O ANO PROPOSTAS PARA O ANO SERVIÇOS DE ALOJAMENTO MISSÃO UNIDADES DE ALOJAMENTO - CARACTERIZAÇÃO NÚMERO DE UNIDADES DE ALOJAMENTO LOCALIZAÇÃO E TIPO DE ALOJADOS NÚMERO DE CAMAS DISPONÍVEIS POR RESIDÊNCIA RECURSOS HUMANOS INDICADORES DE ACTIVIDADE DO ANO NÚMERO DE ESTUDANTES BOLSEIROS POR RESIDÊNCIA NÚMERO DE ESTUDANTES NÃO BOLSEIROS POR RESIDÊNCIA TAXA MÉDIA DE OCUPAÇÃO POR RESIDÊNCIA ALOJAMENTO DE VERÃO SERVIÇOS PRESTADOS LIMPEZA TRATAMENTO DE ROUPA SEGURANÇA ATIVIDADES DESENVOLVIDAS CONVÍVIO INTER-RESIDÊNCIAS CONCRETIZAÇÃO DAS PROPOSTAS APRESENTADAS PARA O ANO PROPOSTAS PARA GABINETE DE BOLSAS DE ESTUDO MISSÃO RECURSOS HUMANOS CANDIDATURAS A BOLSA DE ESTUDO NÚMERO DE CANDIDATURAS - ANO LETIVO 2012/ EVOLUÇÃO DO NÚMERO DE CANDIDATURAS DESDE O ANO LETIVO 2010/ EVOLUÇÃO DO NÚMERO E MOTIVOS DE INDEFERIMENTO DESDE O ANO LETIVO 2010/ NÚMERO DE RECURSOS HIERÁRQUICOS EVOLUÇÃO DO NÚMERO E RESULTADOS DE RECURSOS HIERÁRQUICOS DESDE O ANO LETIVO 2011/ AUXÍLIOS DE EMERGÊNCIA NÚMERO DE SUBSÍDIOS A FUNDO PERDIDO/REEMBOLSÁVEIS Pa gina 2

4 5.4.2 NÚMERO DE SUBSÍDIOS SOB A FORMA DE TÍTULOS DE REFEIÇÃO ATIVIDADES DO GABINETE DE BOLSAS DE ESTUDO PARTICIPAÇÃO NA 11 ª MOSTRA UP SESSÕES DE ESCLARECIMENTO RECEÇÃO AOS PARTICIPANTES DAS VISITAS TÉCNICAS DE UNIVERSIDADES ESTRANGEIRAS REUNIÕES DE TRABALHO DA EQUIPA TÉCNICA ENTREVISTAS EFETUADAS CORREIO ELETRÓNICO ATENDIMENTO TELEFÓNICO PRÉ-REGISTOS CONCRETIZAÇÃO DAS PROPOSTAS APRESENTADAS PARA O ANO PROPOSTAS PARA O ANO DE Pa gina 3

5 1. SERVIÇOS DE AÇAÃ O SOCIAL 1.1 MISSAÃ O Os SASUP te m por missa o a execuça o de polı ticas de aça o social escolar, atrave s da prestaça o dos competentes apoios, benefıćios e serviços, contribuindo para favorecer o acesso ao ensino superior e uma freque ncia bem-sucedida aos estudantes da Universidade do Porto, com discriminaça o positiva dos estudantes economicamente carenciados com adequado aproveitamento escolar. 1.2 ORGANIZAÇAÃ O Os Serviços de Aça o Social da Universidade do Porto (SASUP) compreendem: Os Serviços de Apoio aos OÓ rga os de Gesta o (SAOG); O Departamento Administrativo, Financeiro e Patrimonial (DAFP); O Departamento de Apoio ao Estudante (DAE); O Departamento de Integraça o Acade mica, Sau de e Desporto (DIASD). Neste relato rio apenas sa o referidas as atividades desenvolvidas no a mbito das compete ncias do Departamento de Apoio ao Estudante. 2. DEPARTAMENTO DE APOIO AO ESTUDANTE 2.1 MISSAÃ O O Departamento de Apoio ao Estudante tem como missa o prestar serviços de apoio direto e indireto aos estudantes, designadamente, Bolsas de Estudo e Auxıĺios de Emerge ncia, Alojamento e Alimentaça o. Pa gina 4

6 2.2 ORGANIZAÇAÃ O O DAE compreende os seguintes serviços: a) Serviços de Alimentaça o b) Serviços de Alojamento c) Gabinete de Bolsas de Estudo O Departamento de Apoio ao Estudante e dirigido por um dirigente interme dio de 1º grau, que atua na depende ncia direta do Diretor. 2.3 RECURSOS HUMANOS O DAE, a data de 31/12/2013, era constituı do por 153 trabalhadores, distribuı dos pelos seus va rios serviços da seguinte forma: DAE - Direça o SERVIÇO Serviços de Alimentaça o Nº TRABALHADORES/CATEGORIA 1 Diretor 1 Assistente Te cnico 1 Te cnico Superior (Coordenador) 1 Assistente Te cnico 102 Assistentes Operacionais Nº TRABALHADORES Serviços de Alojamento 2 Te cnicos Superiores (1 deles, Coordenador) 2 Assistentes Te cnicos 37 Assistentes Operacionais 41 Gabinete de Bolsas de Estudo 4 Assistentes Sociais 2 Assistentes Te cnicos 6 TOTAL 153 Pa gina 5

7 3. SERVIÇOS DE ALIMENTAÇAÃ O Os Serviços de Alimentaça o te m como principal objetivo servir nas suas unidades de alimentaça o, refeiço es equilibradas e de qualidade a preços sociais. Para ale m deste objetivo, tambe m prestam serviços de refeiço es, em apoio a iniciativas da Universidade do Porto e outras entidades, mediante as devidas contrapartidas financeiras. 3.1 MISSAÃ O A sua missa o consiste na prestaça o de serviços no a mbito da alimentaça o, nutriça o e qualidade alimentar, e compete-lhe, designadamente: Providenciar pela abertura e assegurar o funcionamento das unidades de restauraça o; Zelar pela manutença o e conservaça o dos equipamentos e instalaço es; Gerir as equipas de trabalho afetas a cada unidade; Garantir o cumprimento dos regulamentos de Higiene e Segurança Alimentar, bem como Higiene e Segurança no Trabalho; Manter permanentemente atualizado um sistema de controlo de utilizaça o, de consumos e de serviços prestados; Enviar aos serviços competentes os documentos comprovativos da cobrança e depo sito das receitas das unidades de restauraça o; Enviar aos serviços competentes os elementos necessa rios a elaboraça o dos orçamentos e relato rios anuais; Velar pelo cumprimento das normas de disciplina instituı da para a utilizaça o e funcionamento das diversas unidades de restauraça o, nomeadamente no que respeita aos mecanismos de acesso a este serviço; Elaborar estudos e relato rios perio dicos tendentes a avaliaça o dos serviços de restauraça o na perspetiva econo mica, segurança e qualidade alimentar e da satisfaça o dos utentes; Outras funço es que lhe sejam cometidas. Pa gina 6

8 3.2 UNIDADES DE ALIMENTAÇAÃ O - CARACTERIZAÇAÃ O NÚMERO DE UNIDADES/SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO AÀ data de 31/12/2012, os Serviços de Alimentaça o eram responsa veis pela gesta o das seguintes unidades/serviços: Tipologia de serviço Nº Unidades s 11 Snack-bares 7 Grill 1 Restaurante LOCALIZAÇAÃ O As unidades de alimentaça o encontram-se distribuı das pelos quatro polos universita rios (Centro, Asprela, Campo Alegre e Vaira o): Polo Universitário I (Centro) II (Asprela) III (Campo Alegre) Tipologia de serviço Unidade de alimentação Direito 3 s Belas Artes ICBAS/FFUP 1 Snack-bar Snack-bar ICBAS/FFUP Economia Engenharia 5 s Medicina Denta ria Desporto S. Joa o 1 Grill Grill Engenharia Snack-bar Engenharia Snack-bar Medicina Denta ria 4 Snack-bares Snack-bar Desporto Snack-bar S. Joa o Letras 2 s Cie ncias Snack-bar Cie ncias 2 Snack-bares Snack-bar Letras VAIRAÃ O 1 Vaira o Pa gina 7

9 3.2.3 MODALIDADE DE GESTAÃ O A maioria das unidades e gerida pelos SASUP atrave s de administraça o direta. No ano 2013, a prestaça o de serviços de refeiço es de 5 cantinas ( de Belas Artes, Cie ncias, Economia, Letras e Vaira o) foi adjudicada a empresas privadas. Modalidade de Gestão Direta Indireta (Adjudicaça o) Nº Unidades 6 s 7 Snack-bares 1 Restaurante 1 Grill 5 s Em 3 cantinas, ICBAS/FFUP, Medicina Denta ria e Desporto, as refeiço es servidas sa o parcialmente confecionadas em outras unidades sob gesta o direta, respetivamente, s de Direito, Engenharia e S. Joa o CAPACIDADE (N.º lugares sentados) As unidades de alimentaça o dispo em no total de lugares sentados, uma pequena parte dos quais em esplanada de snack-bares Belas Artes Direito Unidade ICBAS/FFUP Engenharia S. João Unidade Desporto Unidade Medicina Dentária Economia Letras Ciências Vairão Grill Restaurante S. Snack-bar Engenharia João Engenharia Snack-bar S. João Snack-bar Letras Snack-bar Ciências Gráfico 1 Distribuição do número de lugares sentados por unidade de alimentação Pa gina 8

10 3.3 RECURSOS HUMANOS NUÚ MERO DE COLABORADORES Os Serviços de Alimentaça o, a data de 31/12/2013, eram constituı dos por 104 trabalhadores, distribuı dos pelas unidades da seguinte forma: Unidade Serviços de Alimentaça o Centrais Unidades de Alimentaça o Nº trabalhadores/categoria 1 Te cnico Superior (Coordenador) 1 Assistente Te cnico 102 Assistentes Operacionais: 8 Encarregados/Responsa veis 94 Assistentes Operacionais Para ale m dos colaboradores cima indicados, nos Serviços de Alimentaça o Centrais, a 01/07/2013, iniciou funço es um te cnico superior estagia rio, contratado no a mbito do Programa de Esta gios Profissionais da Administraça o Pu blica Central (PEPAC). O referido esta gio decorrera ate 30/06/2014 e incidira sobre a a rea da Higiene e Segurança Alimentar. Durante o ano 2013, ocorreu uma significativa reduça o do quadro de pessoal, originada pela saı da de trabalhadores por motivos diversos: Motivo da saída Número de trabalhadores Aposentaça o 4 Rescisa o contratual 5 Unidade de alimentação Snack-bar Cie ncias 1 Snack-bar Desporto 1 Direito 1 Unidade Alimentar S. Joa o - 1 Unidade Alimentar S. Joa o 2 Unidade Alimentar Engenharia 2 Snack-bar Desporto 1 Despedimento 1 de Cie ncias - 1 Mobilidade 1 Unidade Alimentar S. Joa o 1 TOTAL 11 Pa gina 9

11 3.3.2 CARACTERIZAÇAÃ O DE FUNÇOÕ ES Os Serviços de Alimentaça o sa o coordenados por um Te cnico Superior. Este Te cnica coordena a a rea administrativa e a a rea operacional que engloba as unidades de alimentaça o. Ao Técnico Superior, Coordenador dos Serviços de Alimentação, compete as seguintes funço es: Gerir as unidades de alimentaça o: planear, organizar, monitorizar e avaliar a atividade das unidades; Elaborar e aplicar procedimentos e normas no a mbito da gesta o e da qualidade alimentar, nas diferentes fases de aquisiça o, armazenamento e preparaça o dos ge neros alimentıćios e da confeça o e distribuiça o das refeiço es; Gerir os processos da qualidade, segurança alimentar, sau de e segurança no trabalho, no a mbito das responsabilidades definidas pelos SASUP; Gerir as equipas de trabalho das unidades de alimentaça o; Organizar serviços de catering (designados por serviços especiais ); Conceber e validar planos de ementas, assegurando a adequaça o alimentar e nutricional das refeiço es servidas; Elaborar pareceres e trabalhos te cnicos relativos a a rea de alimentaça o e nutriça o humana; Integrar Ju ris e Comisso es de procedimentos administrativos, de acordo com despacho superior, para aquisiça o de bens e serviços; Ao Assistente Técnico dos Serviços de Alimentaça o compete o tratamento e realizaça o do trabalho administrativo relativo a atividade do coordenador, o que inclui, designadamente, as seguintes tarefas: Fazer o atendimento telefo nico e presencial; Conferir toda a documentaça o proveniente das unidades de alimentaça o; Proceder ao lançamento informa tico dos dados de atividade e consumos das unidades; Elaborar comunicaço es internas para os Serviços Financeiros; Tratar o arquivo dos Serviços de Alimentaça o Centrais. Aos Encarregados/Responsáveis das unidades de alimentaça o compete as seguintes funço es e tarefas: Organizar, coordenar e vigiar os serviços prestados pela respetiva unidade de alimentaça o; Pa gina 10

12 Requisitar os ge neros alimentıćios, utensıĺios, equipamentos e quaisquer outros produtos necessa rios ao normal funcionamento do setor de alimentaça o; Distribuir as tarefas pelo pessoal, zelando pelo cumprimento das regras de Higiene e Segurança alimentar, Higiene e Segurança no Trabalho, efica cia e disciplina; Verificar a qualidade e quantidade das refeiço es servidas; Rececionar produtos alimentares e outros, verificando se coincidem em quantidade, qualidade e preço, com os descritos nas requisiço es; Velar pela correta manipulaça o dos ge neros alimentıćios, em termos de armazenagem, preparaça o, confeça o e distribuiça o aos utentes; Verificar no momento de encerramento e abertura das unidades de alimentaça o, o estado e condiço es do material existente; Elaborar mapas de receita, mapas dia rios de refeiço es, mapas dia rios de custo e outros para posterior controlo. Aos Assistentes Operacionais compete as seguintes funço es e tarefas: Colaborar na requisiça o de ge neros alimentıćios e outros necessa rios para o funcionamento do bar/snack-bar. Colaborar na adequada armazenagem dos produtos alimentares e outros; Preparar todos os produtos necessa rios a confeça o/distribuiça o da refeiça o; Confecionar as refeiço es planeadas; Preparar e servir os produtos alimentares do serviço de snack-bar; Efetuar ou verificar o correto empratamento ao utente das unidades de alimentaça o; Requisitar ao economato todos os produtos necessa rios para a confeça o/preparaça o dia ria das refeiço es; Colaborar na elaboraça o dos mapas dia rios de consumo de ge neros alimentıćios; Assegurar a correta manipulaça o dos ge neros alimentıćios, em termos de Higiene e Segurança Alimentar e Higiene e Segurança no Trabalho; Realizar a inspeça o dos ge neros alimentıćios entregues pelos fornecedores; Manter os utensıĺios e equipamentos devidamente acondicionados e higienizados, com vista a preparaça o e confeça o de refeiço es. Realizar a higienizaça o dos equipamentos, utensıĺios, talheres, loiças e palamenta; Executar serviços de limpeza das diversas instalaço es que compo em as unidades de alimentaça o. Proceder a emissa o das contas de consumo nas unidades de alimentaça o; Receber as importa ncias devidas pelos consumos; Colaborar na elaboraça o dos mapas de receita da unidade de alimentaça o; Efetuar/colaborar diariamente, sob ordem do encarregado, os depo sitos banca rios da receita. Pa gina 11

13 3.4 INDICADORES DE ACTIVIDADE DO ANO CANTINAS NUÚ MERO DE REFEIÇOÕ ES SERVIDAS NUÚ MERO TOTAL DE REFEIÇOÕ ES SERVIDAS No ano 2013, nas cantinas foram servidas, no total, refeiço es, das quais 7% corresponderam a Serviços Especiais: Tipo de serviço Nº refeições servidas n % Serviço Normal % Serviço Especial % TOTAL % As refeiço es acima referidas foram servidas nas 11 cantinas dos SASUP, de acordo com o gra fico abaixo apresentado Engenharia Direito S. João Desporto Ciências Vairão Belas Artes Letras Economia Medicina Dentária ICBAS/FFUP Serviço Normal Serviço Especial Gráfico 2 Distribuição do número de refeições por cantina Serviço Normal e Serviço Especial Nota: O número de refeições acima indicado para a Vairão, a partir de Março de 2013, apenas corresponde as refeições servidas a estudantes U.Porto, uma vez que as refeições para os restantes elementos da Comunidade U.Porto passaram a partir dessa data a ser vendidas diretamente pelo adjudicatário. Pa gina 12

14 No que concerne ao Serviço Normal, como esperado, dado que a maioria das cantinas apenas presta serviço de almoço, o maior nu mero de refeiço es e servido neste perıódo (89%). Nº Refeições servidas Refeição n % Almoço % Jantar % TOTAL % Engenharia Direito S. João Desporto Ciências Vairão Belas Letras Artes Economia Medicina Dentária ICBAS/FFUP Almoço Jantar Total Gráfico 3 Distribuição do número de refeições (Almoço, Jantar e Total) por cantina Serviço Normal No ano 2013, as refeiço es servidas em cantinas sob gesta o direta relativas ao Serviço Normal representam 57 % do total de refeiço es servidas, apesar de nestas unidades apenas servirem almoços. Pa gina 13

15 ANO Nº UNIDADES Gestão Direta Gestão Indireta Gestão Direta REFEIÇÕES SERVIDAS - Serviço Normal Número % Gestão Indireta Total Gestão Direta Gestão Indireta Ano % 56% Ano % 49% Ano % 43% Notas: A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012 (considerada no nº de unidades de gestão direta a partir do ano 2012) A Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a partir de 14/10/2011 (considerada no nº de unidades de gestão direta a partir do ano 2011) A Farmácia encerrou a 31/01/2012 (não considerada no número de unidades de gestão indireta do ano 2012) Quando se analisa a variaça o do nu mero de refeiço es entre o ano 2012 e 2013, verifica-se uma reduça o muito significativa na procura das cantinas sob gesta o indireta ( refeiço es) em relaça o a s unidades em gesta o direta ( refeiço es). ANO Gestão Direta VARIAÇÃO FACE AO ANO ANTERIOR Número % Gestão Indireta Total Gestão Direta Gestão Indireta Total Ano Ano % -12% -0,1% Ano % -23% -12% Notas: A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. A Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a partir de 14/10/2011 (considerada no nº de unidades de gestão direta do ano 2011). A Farmácia encerrou a 31/01/2012 (não considerada no número de unidades de gestão indireta do ano 2012). Nos gra ficos abaixo, apresenta-se a distribuiça o percentual por unidade de alimentaça o do nu mero de refeiço es servidas, quanto ao Serviço Normal e Especial. Pa gina 14

16 16% 2% 5% Engenharia Direito 25% S. João Desporto Ciências Vairão 16% 11% Belas Artes Letras Economia 3% 1% 8% 3% 11% Medicina Dentária ICBAS/FFUP Gráfico 4 Distribuição do número de refeições (Almoço e Jantar) por cantina (%) Serviço Normal De notar que, quando se considera o nu mero total de refeiço es (Almoço + Jantar), as cantinas que servem maior nu mero de refeiço es no a mbito do Serviço Normal, sa o as s de Engenharia (25%), de Economia (16%) e de Letras (16%). 13% 2% 6% Engenharia Direito 28% S. João Desporto Ciências 11% Vairão Belas Artes 3% Letras 1% 13% Economia 9% Medicina Dentária 3% 13% ICBAS/FFUP Gráfico 5 Distribuição do número de refeições (Almoço) por cantina (%) Serviço Normal Pa gina 15

17 Por outro lado, quando se consideram apenas as refeiço es servidas no perıódo de almoço, as cantinas com maior nu mero de refeiço es servidas no a mbito do Serviço Normal sa o as s de Engenharia (28%), de Direito (13%), S. Joa o (13%) e de Economia (13%). 4% 1% 2% 7% Engenharia 14% Direito S. João 26% Desporto 5% 4% Ciências Vairão Belas Artes Letras Economia 16% 0% 21% Medicina Dentária ICBAS/FFUP Gráfico 6 Distribuição do número de refeições por cantina (%) Serviço Especial Em relaça o aos Serviços Especiais, servem maior nu mero de refeiço es as s de Letras (26%), Cie ncias (21%), Belas Artes (16%) e Direito (14%). Ao contra rio da de Direito, nas restantes cantinas acima indicadas, as refeiço es servidas no a mbito de Serviço Especial dizem respeito, essencialmente ao serviço prestado a iniciativa Universidade Ju nior NUÉ MERO MEÉ DIO DIAÁ RIO DE REFEIÇOÕ ES (Serviço Normal) Quanto a me dia dia ria, no perıódo de almoço, destaca-se a de Engenharia que serve 692 refeiço es, seguido das s do S. Joa o com 307 almoços e Direito com 305 almoços. Pa gina 16

18 Quanto ao perıódo de jantar, em 2013, das 3 cantinas que funcionaram neste perıódo, as s de Economia e Letras, serviram em me dia, respetivamente 107 e 103 jantares dia rios e a de Belas Artes apenas 5 jantares por dia S. João Engenharia Direito Desporto Ciências Vairão Belas Letras Artes 351 Economia Medicina Dentária ICBAS/FFUP Almoço Jantar Total Gráfico 7 Distribuição do número médio diário de refeições por cantina (Almoço, Jantar, Total) Serviço Normal NUÚ MERO MEÉ DIO MENSAL DE REFEIÇOÕ ES (Serviço Normal) Engenharia Direito S. João Desporto Ciências Vairão Almoço Jantar Total Belas Artes Letras Economia Medicina Dentária ICBAS/FFUP Gráfico 8 Distribuição do número médio mensal de refeições por cantina (Almoço, Jantar, Total) Serviço Normal Pa gina 17

19 3.4.2 RESTAURANTE S. JOAÃ O E GRILL DE ENGENHARIA NUÚ MERO DE REFEIÇOÕ ES SERVIDAS NUÚ MERO TOTAL DE REFEIÇOÕ ES Grill Engenharia Restaurante S. João Serviço Normal Serviço Especial Total Gráfico 9 Distribuição do número de refeições por unidade - Serviço Normal, Serviço Especial, Total NUÁ MERO MEÁ DIO DIAÁ RIO DE REFEIÇOÕ ES (Serviço Normal) Grill Engenharia 26 Restaurante S. João Gráfico 10 Distribuição do número médio diário de refeições Serviço Normal Pa gina 18

20 NUÚ MERO MEÉ DIO MENSAL DE REFEIÇOÕ ES (Serviço Normal) Grill Engenharia 527 Restaurante S. João Gráfico 11 Distribuição do número médio mensal de refeições Serviço Normal SNACK-BARES NUÚ MERO DE REFEIÇOÕ ES SERVIDAS Atendendo a que os snack-bares te m o pico significativo de atividade no perıódo de almoço, e utilizado como indicador do volume de atividade dos snack-bares, a estimativa do nu mero de almoços servidos. O nu mero de almoços servidos nos snack-bares e obtido pelo somato rio do nu mero de refeiço es servidas supostamente durante o perıódo de almoço, isto e, sopas, prato do dia/prato alternativo, baguetes e sandes, quiches e saladas compostas NUÚ MERO TOTAL DE ALMOÇOS Snack-bar Engenharia Snack-bar Ciências Snack-bar Desporto Snack-bar ICBAS/FFUP Snack-bar Letras Snack-bar Medicina Dentária Snack-bar S. João Gráfico 12 Distribuição do número total de almoços Serviço Normal Pa gina 19

21 NUÉ MERO MEÉ DIO DIAÁ RIO DE ALMOÇOS Snack-bar Engenharia Snack-bar Ciências Snack-bar Desporto Snack-bar ICBAS/FFUP Snack-bar Letras Snack-bar Medicina Dentária Snack-bar S. João Gráfico 13 Distribuição do número médio diário de almoços (estimativa) Serviço Normal NUÉ MERO MEÉ DIO MENSAL DE ALMOÇOS Snack-bar Engenharia Snack-bar Ciências Snack-bar Desporto Snack-bar ICBAS/FFUP Snack-bar Letras Snack-bar Medicina Dentária Snack-bar S. João Gráfico 14 Distribuição do número médio mensal de almoços (estimativa) Serviço Normal Pa gina 20

22 3.4.4 EVOLUÇAÃ O DO NUÚ MERO DE REFEIÇOÕ ES DESDE 2011 (Serviço Normal) CANTINAS SOB GESTAÃ O DIRECTA Engenharia Direito S. João Desporto Medicina Dentária ICBAS/FFUP Gráfico 15 Evolução do número de refeições servidas em cantinas sob gestão direta Serviço Normal Notas: A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012 A Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a partir de 14/10/2011 Serviço Normal ANO VARIAÇÃO (n) VARIAÇÃO (%) Engenharia % 1% Direito % -2% S. Joa o % -9% Desporto % -15% Medicina Denta ria % -12% ICBAS/FFUP % 11% TOTAL % -2% Almoço % -2% Jantar % 0% Notas: A de Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a 14/10/2011. A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Pela ana lise da informaça o verifica-se que ocorreu uma tende ncia de reduça o da procura das cantinas sob gesta o direta no ano 2013, tendo-se verificado uma reduça o global de 2% no nu mero de refeiço es servidas. Pa gina 21

23 Apenas as s de Engenharia e ICBAS/FFUP aumentam o nu mero de refeiço es servidas, em 1% e 11%, respetivamente. De notar que a ICBAS/FFUP, abriu a 13/03/2012, pelo que o nu mero de refeiço es indicadas para o ano 2012 apenas dizem respeito ao perıódo de 13/03/2012 a 31/12/ CANTINAS ADJUDICADAS Ciências Vairão Belas Artes Letras Economia Gráfico 16 Evolução do número de refeições servidas (Almoço + Jantar) em cantinas adjudicadas Serviço Normal Serviço Normal ANO CIVIL VARIAÇÃO (n) VARIAÇÃO (%) Cie ncias % -24% Vaira o % -41% Belas Artes % -33% Almoço % -28% Jantar % -64% Letras % -25% Almoço % -27% Jantar % -21% Economia % -17% Almoço % -15% Jantar % -20% TOTAL % -23% Almoço % -23% Jantar % -22% Notas: No número de refeições acima indicado para a Vairão apenas corresponde, a partir de Março de 2013, as refeições servidas a estudantes U.Porto, uma vez que as refeições para os restantes elementos da Comunidade U.Porto passaram desde essa data a ser vendidas diretamente pelo adjudicatário. Não se apresentam os dados relativos à Farmácia dado que esta encerrou a 31/01/2012. Pa gina 22

24 Entre os anos 2012 e 2013, tambe m as cantinas adjudicadas viram reduzir a sua procura, embora de uma forma mais significativa quando comparada com as cantinas sob gesta o direta: Modalidade de Gestão Redução do número de refeições (entre 2012 e 2013) n % s Gesta o Direta % s Adjudicadas % Essa reduça o verificou-se tanto no serviço de almoço (23%) como no serviço de jantar (22%) GRILL DE ENGENHARIA E RESTAURANTE S. JOAÃ O Grill Engenharia Restaurante S. João Gráfico 17 Evolução do número de refeições servidas no grill e restaurante Serviço Normal Serviço Normal ANO VARIAÇÃO (n) VARIAÇÃO (%) Grill Engenharia % -8% Restaurante S. Joa o % 2% TOTAL % -7% Almoço % -7% Jantar % 0% Pa gina 23

25 Os serviços diferenciados do Grill e Restaurante tambe m na o fogem a reduça o de procura, uma vez que reduziram o volume de refeiço es servidas em 7%. Esta reduça o sera provavelmente resultante da conjuntura econo mica nacional, desfavora vel a utilizaça o de serviços de maior custo SNACK-BARES (Comparaça o do ano 2013 com 2012) Snack-bar Engenharia Snack-bar Ciências Snack-bar Desporto Snack-bar ICBAS/FFUP Snack-bar Letras Snack-bar Medicina Dentária Snack-bar S. João Gráfico 18 Evolução do número de almoços servidos em snack-bares Serviço Normal Notas: O Snack-bar de Medicina Dentária passou a ser gerido pelos SASUP a 14/10/2011. O Snack-bar ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos ao Snack-bar de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Nº Almoços ANO CIVIL VARIAÇÃO Serv. Normal n % Snack-bar Engenharia % Snack-bar Cie ncias % Snack-bar Desporto % Snack-bar ICBAS/FFUP % Snack-bar Letras % Snack-bar Medicina Denta ria % Snack-bar S. Joa o % TOTAL % Notas: O Snack-bar ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos ao Snack-bar de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 24

26 Ao contra rio das cantinas, grill e restaurante, ao almoço, o serviço de snack-bar, com exceça o do Snack-bar do S. Joa o, aumentou a sua procura. A reduça o do nu mero de refeiço es servidas pelo Snack-bar S. Joa o deveu-se provavelmente a concorre ncia do snack-bar da FMUP, que se encontra mais pro ximo do local das atividades letivas dos estudantes. Globalmente, o nu mero de almoços servidos aumentou 21% INDICE DE UTILIZAÇAÃ O DAS CANTINAS Evoluça o desde 2011 O IÍndice de Utilizaça o da Capacidade instalada nas cantinas ao almoço e de 1,1 e ao jantar de 0,4. Da ana lise de quadro abaixo, no ano 2013, verifica-se que a cantina com maior rotaça o me dia e a de Engenharia (2,1), seguida da do S. Joa o (1,9) e de Direito (1,4). Unidade Refeição Índice de utilização Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Engenharia Almoço 2,0 2,1 2,1 Direito Almoço 1,5 1,4 1,4 S. João Almoço 1,9 2,0 1,9 Farmácia Almoço 0,5 0,2 --- Desporto Almoço 0,6 0,7 0,6 Ciências Almoço 1,9 1,5 1,2 Vairão Almoço 0,5 0,2 0,1 Belas Artes Almoço 1,1 0,9 0,7 Jantar 0,3 0,1 0,1 Letras Almoço 1,0 0,9 0,7 Jantar 0,6 0,5 0,4 Economia Almoço 1,2 1,1 1,0 Jantar 0,6 0,5 0,4 Medicina Dentária Almoço 0,6 0,6 0,5 ICBAS/FFUP Almoço 0,0 0,8 0,7 Unidades gestão direta Almoço 1,3 1,4 1,4 Almoço 1,1 1,0 0,7 Unidades adjudicadas TOTAL Jantar 0,5 0,5 0,4 Todas as unidades Almoço 1,2 1,2 1,1 Jantar 0,5 0,5 0,4 Notas: A de Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a 14/10/2011. A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. A Farmácia encerrou a 31/01/2012. Pa gina 25

27 3.4.6 SERVIÇOS ESPECIAIS Os Serviços de Aça o Social prestam outros serviços a comunidade acade mica, designados como Serviços Especiais, tendo sido registados 274 pedidos concretizados, que geraram uma receita de ,27 (sem IVA). Destes serviços destacam-se: Refeiço es em linha self-service Serviço de mesa Refeiço es de campo Buffets Coffee-breaks Lanches Pequenos-almoços Portos de Honra Cocktail De realçar pela sua dimensa o, a colaboraça o, a semelhança dos anos anteriores, na iniciativa Universidade Ju nior, que se realizou nos meses de Julho (1 a 26 Julho) e Setembro (1 a 7 Setembro). Período Nº refeições servidas Faturação Julho ,90 Setembro ,65 Total ,55 A receita desta atividade corresponde a quase 50 % do total de receita arrecadada em serviços especiais. Pa gina 26

28 3.4.7 RESULTADOS FINANCEIROS Valores totais e sua evoluça o desde PROVEITOS (Sem transfere ncias de capital) Em relaça o ao ano 2012, nas cantinas, grill e restaurante observou-se uma tende ncia de reduça o dos proveitos (respetivamente, -9%, -10% e -7%), situaça o associada a atualizaça o dos preços de refeiça o abaixo dos valores de refere ncia e a reduça o da procura evidenciada pela diminuiça o do nu mero de refeiço es servidas nesta tipologia de serviços. Contrariamente, os proveitos dos snack-bares, apesar dos preços de venda na o terem sido atualizados, aumentaram, em me dia, 10%, o que se relaciona com o aumento da procura dos seus serviços. ICBAS/FFUP Medicina Dentária Vairão S. João Letras Engenharia Economia Direito Desporto Ciências Belas Artes Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 19 Evolução dos Proveitos (sem transferências de capital) nas cantinas Notas: A de Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a 14/10/2011. A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos à de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 27

29 Grill Engenharia Restaurante S. João Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 20 Evolução dos Proveitos (sem transferências de capital) no Restaurante e Grill Snack-bar ICBAS/FFUP Snack-bar S. João Snack-bar Medicina Dentária Snack-bar Desporto Snack-bar Letras Snack-bar Engenharia Snack-bar Ciências Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 21 Evolução dos Proveitos (sem transferências de capital) nos snack-bares Notas: O Snack-bar de Medicina Dentária passou a ser gerido pelos SASUP a 14/10/2011. O Snack-bar abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos ao Snack-bar de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 28

30 CUSTOS DE FUNCIONAMENTO (Sem amortizaço es) Em relaça o ao ano 2012, nas cantinas, grill e restaurante evidenciou-se tambe m uma tende ncia de reduça o dos custos de funcionamento (respetivamente, em me dia, -5%, -5% e -17%), situaça o associada a reduça o da procura desta tipologia de serviços. Contrariamente, os proveitos dos snack-bares aumentaram, em me dia, 8%, o que se relaciona com o aumento da procura destes serviços. ICBAS/FFUP Medicina Dentária Vairão S. João Letras Engenharia Economia Direito Desporto Ciências Belas Artes Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 22 Evolução dos Custos de Funcionamento (sem Amortizações) nas cantinas Notas: A de Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a 14/10/2011. A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos à de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 29

31 Grill Engenharia Restaurante S. João Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 23 Evolução dos Custos de Funcionamento (sem Amortizações) no Restaurante e Grill Snack-bar ICBAS/FFUP Snack-bar S. João Snack-bar Medicina Dentária Snack-bar Desporto Snack-bar Letras Snack-bar Engenharia Snack-bar Ciências Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 24 Evolução dos Custos de Funcionamento (sem Amortizações) nos Snack-bares Notas: O Snack-bar de Medicina Dentária passou a ser gerido pelos SASUP a 14/10/2011. O Snack-bar ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos ao Snack-bar de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 30

32 TAXA DE COBERTURA (Sem transfere ncias de capital e amortizaço es) No ca lculo da taxa de cobertura consideram-se os proveitos sem transfere ncias de capital e os custos de funcionamento sem amortizaço es. Em relaça o ao ano 2012, nas cantinas e grill evidenciou-se tambe m uma tende ncia de reduça o da taxa de cobertura (em me dia, -5%), situaça o associada a reduça o da procura desta tipologia de serviços. Pelo contra rio, a taxa de cobertura do Restaurante S. Joa o melhorou. Tambe m os snack-bares, com a exceça o dos snack-bares ICBAS/FFUP e S. Joa o, apesar do aumento do volume de vendas, pioraram a sua taxa de cobertura (em me dia -2%), dado que os preços destes serviços na o foram atualizados. ICBAS/FFUP 76% 71% Medicina Dentária 32% 54% 49% Vairão 40% 40% 48% S. João Letras 71% 88% 85% 89% 94% 89% Engenharia Economia Direito 63% 64% 75% 83% 76% 87% 93% 94% 73% Desporto 43% 55% 52% Ciências 80% 86% 83% Belas Artes 74% 76% 84% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 25 Evolução da Taxa de Cobertura (sem Transferências de Capital e Amortizações) nas cantinas Notas: A de Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a 14/10/2011. A ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos à de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 31

33 Grill Engenharia 94% 90% 85% Restaurante S. João 92% 104% 103% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 26 Evolução da Taxa de Cobertura (sem Transferências de Capital e Amortizações) no Restaurante e Grill Snack-bar ICBAS/FFUP 0% 121% 135% Snack-bar S. João 29% 82% 103% Snack-bar Medicina Dentária 34% 57% 55% Snack-bar Desporto 91% 99% 82% Snack-bar Letras 71% 80% 75% Snack-bar Engenharia 115% 110% 108% Snack-bar Ciências 73% 76% 71% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% Ano 2011 Ano 2012 Ano 2013 Gráfico 27 Evolução da Taxa de Cobertura (sem Transferências de Capital e Amortizações) nos Snack-bares Notas: O Snack-bar de Medicina Dentária passou a ser gerida pelos SASUP a 14/10/2011. O Snack-bar ICBAS/FFUP abriu a 13/03/2012. Não se apresentam os dados relativos ao Snack-bar de Farmácia, dado que este encerrou a 31/01/2012. Pa gina 32

34 3.5 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS JANTAR DE INTEGRAÇAÃ O Em colaboraça o com o Serviço de Alojamento e no a mbito de integraça o dos estudantes nas reside ncias, teve lugar, no dia 26/06/2013, na Reside ncia de Campo Alegre I, por ocasia o do S. Joa o, um churrasco preparado pelos trabalhadores da de Direito, que contou com a presença de outros residentes. Este evento permitiu tambe m dar conhecimento aos residentes, nomeadamente aos de mobilidade, pratos tıṕicos desta festa quer dos festejos propriamente ditos AUDITORIAS INTERNAS No a mbito da Higiene e Segurança Alimentar, todas as unidades foram auditadas pelo menos 2 vezes. Foram realizadas no total 27 auditorias: Unidade Belas Artes Direito e Snack-bar ICBAS/FFUP Unid. Alim. S. Joa o Unid. Alim. Engenharia e Snack-bar Desporto e Snack-bar Medicina Denta ria Economia Snack-bar Cie ncias Snack-bar Letras Cie ncias Letras Data das auditorias 17/09/ /11/ /09/ /12/ /08/ /10/ /09/ /11/ /09/ /11/ /09/ /11/ /09/ /11/ /08/ /10/ /12/ /09/ /11/ /11/ /09/ /11/ /10/ /10/ /12/ /08/ /10/2013 Pa gina 33

35 3.5.3 PROTOCOLOS Os Serviços de Aça o Social da Universidade do Porto renovaram o protocolo de colaboraça o com o Projeto Arrebita. O projeto pretende combater o abandono do centro da cidade do Porto, atrave s da reabilitaça o, a custo zero, de edifıćios devolutos da cidade. Neste participam estudantes e jovens profissionais do ramo da arquitetura e engenharia, os quais usufruem dos serviços das unidades de alimentaça o dos SASUP FORMAÇAÃ O Durante o ano 2013 foram realizadas 4 aço es de formaça o destinadas aos manipuladores de alimentos, subordinadas ao tema Para uma Alimentaça o Segura. Cada aça o de formaça o teve a duraça o de 7 horas. A referida formaça o abrangeu um total de 44 trabalhadores (43% dos trabalhadores das unidades) CONCRETIZAÇAÃ O DAS PROPOSTAS APRESENTADAS PARA O ANO 2013 Das propostas apresentadas para o ano 2013 foram realizadas: Revisa o do Manual de Boas Pra ticas de Higiene e Segurança Alimentar em vigor; Promoça o de aço es de formaça o destinadas aos manipuladores de alimentos no a mbito da Higiene e Segurança Alimentar; Realizaça o de Jantar Convı vio de Integraça o para os estudantes alojados nas reside ncias universita rias. 3.6 PROPOSTAS PARA O ANO 2014 Para o ano 2014, os Serviços de Alimentaça o propo e-se realizar as seguintes atividades: Implementar o novo Manual de Higiene e Segurança Alimentar; Pa gina 34

36 Elaborar e implementar o Manual HACCP; Promover a realizaça o de aço es de formaça o destinadas aos responsa veis das unidades e manipuladores de alimentos no a mbito da Higiene e Segurança Alimentar; Realizar de Ciclos de Semanas Tema ticas Semana da Massas, Semana da Alimentaça o Mediterra nea; Aumentar a fiscalizaça o do serviço prestado nas cantinas adjudicadas; Revisa o dos procedimentos internos que sera o compilados no Manual de Procedimentos dos Serviços de Alimentaça o; Realizaça o de Jantares Convı vio de Integraça o para os estudantes alojados nas reside ncias universita rias; Revisa o da oferta alimentar referente a refeiça o social; Promoça o de rastreio e aconselhamento nutricional a propo sito do me s do Coraça o (Maio); Realizaça o de Plano de Ementas tema ticas para dias festivos. Para a concretizaça o de algumas das propostas (essencialmente as primeiras 5 aço es acima indicadas), seria necessa rio a existe ncia, no total, de 2 te cnicos superiores em permane ncia no quadro de pessoal dos Serviços de Alimentaça o. 4. SERVIÇOS DE ALOJAMENTO 4.1 MISSAÃ O Os Serviços de Alojamento te m como missa o a assegurar a prestaça o de serviços de alojamento, competindo -lhe, designadamente: Providenciar pela abertura e assegurar o funcionamento das reside ncias; Pa gina 35

37 Propor superiormente a regulamentaça o de utilizaça o das reside ncias e as regras da sua administraça o, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos em vigor; Iniciar e assegurar o processo de candidatura a alojamento online para os estudantes do 1.º e 2.º ciclo de estudos; Assegurar a gesta o dos pedidos de alojamento no a mbito de programas internacionais de mobilidade; Comunicar ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, nos termos legais, os estudantes estrangeiros alojados nas reside ncias; Manter permanentemente atualizados um sistema de controlo de utilizaço es e de consumos; Zelar pela manutença o e conservaça o dos equipamentos e instalaço es afetas a s reside ncias; Enviar aos serviços competentes os documentos necessa rios a cobrança da receita de alojamento, Enviar aos serviços competentes os elementos necessa rios a elaboraça o dos orçamentos e relato rios anuais; Monitorizar a execuça o dos contratos de prestaça o de serviços a s reside ncias; Outras funço es que lhe sejam cometidas. 4.2 UNIDADES DE ALOJAMENTO - CARACTERIZAÇAÃ O NUÚ MERO DE UNIDADES DE ALOJAMENTO Os Serviços de Aça o Social possuem 9 Reside ncias Universita rias e 2 Apartamentos com capacidade para acomodar 1159 estudantes e 1 lavandaria (encerrada a 31 de Dezembro de 2013). Pa gina 36

38 4.2.2 LOCALIZAÇAÃ O E TIPO DE ALOJADOS As unidades de alojamento encontram-se distribuı das pelos polos universita rios (Centro, Asprela e Campo Alegre) e tem destinata rios especı ficos: Polo Universitário I (Centro) II (Asprela) III (Campo Alegre) Residências Universitárias Aníbal Cunha Bandeirinha Apartamento S. Carlos Jayme Rios de Souza Paranhos Alberto Amaral Novais Barbosa Campo Alegre I Campo Alegre - Polo III Campo Alegre 2010 Tipo de alojados 1.º e 2.º ciclos 1.º e 2.º ciclos e Mobilidade 3.º ciclo e Investigadores 1.º, 2.º e 3.º ciclos e Investigadores 1.º, 2.º e 3.º ciclos, Investigadores e Mobilidade 1.º, 2.º e 3.º ciclos, Investigadores e Mobilidade 1.º e 2.º ciclos e Mobilidade 1.º e 2.º ciclos e Mobilidade 3.º ciclo e Investigadores 3.º ciclo e Investigadores NUÚ MERO DE CAMAS DISPONIÍVEIS POR RESIDEÊ NCIA No quadro a seguir, cujos dados respeitam ao me s de Dezembro, apresenta-se o nu mero de camas disponı veis por reside ncia universita ria Apart. S. Carlos Anibal Cunha Bandeirinha Apart. Jayme Jayme Rios de Rios de Souza Souza 3 Paranhos Alberto Amaral Novais Barbosa RUCAI 8 46 Campo Alegre Campo Alegre Polo III Gráfico 1 Distribuição do número de camas por residência Pa gina 37

39 A 31/12/2013, por necessitarem de obras, existiam 29 quartos indisponı veis 4 reside ncias universita rias: Reside ncia de Paranhos - 6 Reside ncia Alberto Amaral - 4 Reside ncia Novais Barbosa - 6 RUCA I RECURSOS HUMANOS O Serviço de Alojamento e coordenado por uma Te cnica Superior. Esta Te cnica coordena quer a parte administrativa, constituı da por um Te cnico Superior e dois Assistentes Te cnicos, quer os colaboradores afetos a s reside ncias. As principais funço es da Técnica Superior responsável pelos Serviços de Alojamento sa o: Propor superiormente os prazos para a candidatura a alojamento; Selecionar os candidatos a admitir nas Reside ncias Universita rias com base na informaça o disponı vel no SIGARRA; Coordenar e executar a atualizaça o permanente do Mo dulo de Gesta o de Vagas do SIGARRA, no que respeita aos estudantes alojados e/ou com reservas de alojamento; Verificar mensalmente os pagamentos de complemento de alojamento efetuados aos estudantes bolseiros alojados; Comunicar aos Assistentes Sociais responsa veis pela ana lise das candidaturas a bolsa de estudo os estudantes que esta o alojados assim como os que desistem do alojamento; Coordenar e verificar o controlo de pagamento de alojamento pelos estudantes residentes ou por entidades que o requeiram; Coordenar o trabalho das responsa veis pelas Reside ncias, nomeadamente na distribuiça o dos estudantes nas Reside ncias; Verificar as requisiço es efetuadas a outros Serviços pelas responsa veis das Reside ncias, quer compras de novos bens quer problemas de manutença o; Pa gina 38

40 Comunicar superiormente os problemas de manutença o que surgem nas Reside ncias, bem como as necessidades de reparaça o; Coordenar as necessidades de mudança de pessoal entre as diferentes unidades de forma a assegurar a continuidade do serviço; Propor o recurso a trabalho tempora rio sempre que tal seja necessa rio, mediante a ause ncia de algum trabalhador; Monitorizar, com o apoio das responsa veis pelas Reside ncias, a execuça o dos contratos de prestaço es de serviços, nomeadamente da limpeza; Recolher os dados relativos a taxa de ocupaça o por Reside ncia, por tipo de estudante alojado em cada me s; Mediar os possı veis conflitos existentes entre residentes bem como ouvir as reclamaço es e sugesto es dos mesmos; Reunir com as Comisso es de Residentes ouvindo e levando a consideraça o superior as propostas efetuadas pelas mesmas depois de devidamente analisadas. O Técnico Superior dos Serviços de Alojamento tem como principais funço es as seguintes: Seriar e informar da disponibilidade de alojamento os pedidos recebidos de estudantes estrangeiros, principalmente de 3.º ciclo, po s- doutoramento e investigadores; Controlar o alojamento dos estudantes de mobilidade internacional e informar o SRI e o SCLLPA das desiste ncias dos estudantes por estes enviados; Controlar os pagamentos dos estudantes estrangeiros e contactar aqueles que tenham atraso no pagamento; Analisar os encargos financeiros dos Serviços de Alojamento e propor soluço es mais eficazes, sempre que possı vel; Elaborar estudos para apoio da gesta o dos Serviços de Alojamento; Responder aos s enviados para o endereço geral do alojamento; Apoiar no atendimento presencial e telefo nico dos utentes. Coordenar o trabalho das responsa veis das Reside ncias no que concerne a distribuiça o dos estudantes estrangeiros; Pa gina 39

41 Os Assistentes Técnicos te m como funço es principais: Proceder ao atendimento presencial e telefo nico dos utentes; Proceder ao carregamento no sistema informa tico dos estudantes a alojar, principalmente estudantes estrangeiros e estudantes alojados a pedido de outras instituiço es; Controlo dos de bitos de alojamento (estudantes bolseiros e na o bolseiro) e respetiva comunicaça o aos estudantes; Comunicar mensalmente ao serviço competente os valores de alojamento a cobrar a entidades externas; Arquivar a documentaça o e verificar os montantes a serem pagos a s entidades prestadoras de serviço; Atualizar semanalmente a informaça o existente na plataforma informa tica do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras; Comunicar a s responsa veis das Reside ncias qualquer alteraça o a nı vel de reservas de alojamento. A 31 de Dezembro de 2013 estavam afetos a s Reside ncias Universita rias 37 Assistentes Operacionais, sendo que destes 6 tem funço es de coordenaça o. As Responsáveis pelas Residências te m como principais funço es: Distribuir os estudantes a quem foi atribuı do alojamento nos quartos existentes; Assegurar a atualizaça o do Mo dulo de Alojamento do SIGARRA na a rea de gesta o de vagas (entradas/saı das/permutas/mudanças); Assegurar a gesta o de stock dos produtos de limpeza e manutença o; Efetuar a requisiça o de produtos de limpeza e outros (nomeadamente equipamentos) necessa rios a execuça o das tarefas; Comunicar ao Serviço competente avarias existentes e necessidades de reparaça o; Planear e coordenar a limpeza da Reside ncia; Comunicar a responsa vel pelos Serviços de Alojamento as faltas de pessoal que condicionam a normal execuça o das tarefas; Planear e coordenar as limpezas gerais no final do ano letivo; Pa gina 40