Renato de Quadros Coelho Mestrando do Programa de Pós-graduação em Engenharia Civil na UFSC Rua Ozório Duque Estrada, Curitiba - Pr

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1 UTILIZANDO PROGRAMAS DE COMPUTADOR DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PARA ESTRUTURAR A PROGRAMAÇÃO DE ATIVIDADES REPETITIVAS EM OBRAS DE CONSTRUÇÃO CIVIL COM A TÉCNICA DA LINHA DE BALANÇO. 1 Carlos Luciano Sant Ana Vargas Mestrando do Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção na UFSC Praça Barão do Rio Branco, 233 ap Ponta Grossa - Pr Renato de Quadros Coelho Mestrando do Programa de Pós-graduação em Engenharia Civil na UFSC Rua Ozório Duque Estrada, Curitiba - Pr Orientação: Luiz Fernando Mahlmann Heineck, Ph.D. Professor do Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas CTC/UFSC Caixa Postal Florianópolis - SC Abstract: Using systems structured analisys concepts applied for project management softwares this article intends to show the possibilities of managing repetitive construction projects expanding activities and showing services subordinated to them. Also subproject concepts were used to organize activities independently. Subprojects creation allows updating, resources reallocation and planning changes, keeping their links to the master project. The main objective is suggest an alternative programming visualization for project managers helping them in their decisions. Keywords: systems structured analisys, project management softwares 1 - INTRODUÇÃO O presente trabalho pretende mostrar a programação de obras de construção civil utilizando, em conjunto, conceitos de planejamento para obras repetitivas com a técnica da linha de balanço - LOB (Line of Balance), de análise e projeto estuturado de sistemas e de sistemas gerenciais de projetos, usando como suporte programas de computador para gerenciamento de projetos. Preliminarmente, explorou-se os conceitos de sistemas gerenciais voltados para a programação de obras, com vistas a enfatizar a realidade presente nas obras de engenharia em termos da complexidade para o planejamento face ao grande número de informações que precisam ser administradas e da necessidade da utilização de recursos computacionais adequados. Na seqüência, abordou-se o problema da estruturação das atividades previstas nas programações de obras do ponto de vista da análise e projeto estruturado de sistemas, cujos conceitos, em síntese, reforçam a necessidade da utilização de estrutura de programação que permita aos engenheiros projetistas e de obras verificarem, rapidamente, as conseqüências advindas das decisões gerenciais ou dos fatores externos que interferem no andamento das obras. Neste trabalho 1 Publicado no XVI Encontro Nacional de Engenharia de Produção e 2 nd International Congress of Industrial Engineering ENEGEP/Piracicaba, 1996 Anais em CD-ROM.

2 foram utilizados os programas de gerenciamento Microsoft Project Windows 95 e Symantec Time Line versão 6.1 para Windows 3.x. versão 4.1 para 2 - ABORDAGEM GERENCIAL PARA A PROGRAMAÇÃO DE OBRAS O ideal seria que a lógica para o desenvolvimento de programação de atividades em obras de engenharia tivessem a forma linear (linha reta) direcionado sempre para frente, sem retornos para decisões, avaliações e reformulações. Esta seria a metodologia mais adequada do ponto de vista técnico e econômico, pois alinha as fases de uma programação de forma ordenada e plenamente administrável, distingue claramente uma fase da outra, bem como o início e término de cada atividade. Embora seja ideal e lógico o desenvolvimento de projetos em linha reta, esta metodologia raramente acontece na realidade. Na prática a programação de obras precisa ser desenvolvida em mais do que apenas duas dimensões. Inicialmente, se faz um estudo geral e em seguida, verificam-se os detalhes, voltando ao plano geral para proceder as correções e alterações necessárias. Esta seqüência de trabalho vai se repetindo até se obter o que se deseja em termos de programação. Pode-se perceber que o trabalho com mais essa dimensão exige mais recursos de administração. Ao se adotar o conceito para administrar projetos do todo para a parte pode-se estabelecer as atividades ou tarefas com maior clareza quanto a qualidade e não somente aos prazos e quantidades. As atividades poderão ser melhor controladas, os prazos serão mais rigorosos e a não entrega do serviço no tempo determinado indicará as ações administrativas necessárias para compensar a falha. O planejamento da programação de obras de engenharia implica, inicialmente, numa previsão das atividades a serem realizadas, da ordem com que elas estarão arranjadas, dos recursos necessários, dos custos estimados, dos prazos e de tantos outros elementos importantes para a execução e o acompanhamento da obra dentro da melhor técnica. A programação deverá ser visível a ponto de permitir o seu acompanhamento, avaliação e controle. Um plano que não utilize recursos gráficos dificultará a avaliação, não permitirá ações corretivas eficientes. A pobreza de recursos de visualização implicará, também, em ações tardias e que não terão eficácia alguma para recuperar o que foi perdido. Sendo justamente a visualização das atividades programadas para a obra uma das dificuldades técnicas com que se deparam os engenheiros por serem, em geral, as programações bastante extensas e complexas, os problemas de comunicação para se expressar o que deseja o projetista (programador) para a obra aliam-se aos empecilhos normais provocados pela diferença de experiência, de conhecimento, de pontos de vista e até de vocabulário do pessoal envolvidos na obra, sejam outros engenheiros subordinados, mestres, oficiais, ajudantes, pessoal de compras e manutenção, subempreiteiros e fornecedores. Há, sem dúvida, grande dose de arte de engenharia envolvida na combinação de todas as informações necessárias ao desenvolvimento da programação da construção de uma obra. Em projetos pequenos e simples as ações podem ser diretas pois o engenheiro detém o controle de tudo. Já em projetos mais complexos, contar só com a capacidade pessoal do engenheiro pode levar a um grande desastre em termos técnicos e econômicos. É, portanto, conveniente adotar uma abordagem coerente com a complexidade do projeto, passando por fases de delineamento, viabilidade, detalhamento, implementação e manutenção do projeto de programação da obra. Cabe aqui, estabelecer uma estrutura que possa organizar e sistematizar o grande número de informações presentes no planejamento de uma obra.

3 3 - PROJETOS ESTRUTURADOS Os conceitos de análise estruturada de sistemas parecem ser plenamente adaptáveis para a programação de obras de construção civil. Na área da informática, projeto estruturado é um método de construção de programas que adota a organização modular dos processos a partir do fluxo de dados. O objetivo no caso da informática é projetar programas como estruturas de módulos de funções únicas e independentes. Este enfoque considera a manutenibilidade (facilidade de manutenção) como um atributo fundamental de qualidade para os sistemas. Nos sistemas em que a manutenção é um dos pontos fortes, os módulos (subprojetos) são fáceis de serem entendidos, sendo cada um o mais independente possível dos outros para que possam ser removidos, modificados e recolocados sem afetar o resto do sistema. Os programas estruturados com subprojetos que tenham funções únicas e independentes estão baseado nas características de qualidade da modularidade estrutural trazendo muitos benefícios para o planejamento. Os esquemas estruturados, além de dar uma visão geral da programação, possibilita ver os detalhes em separado das partes. Os programas ficam mais simples, diminuindo assim a possibilidade de erros. Podem ser avaliados por partes, permitindo que esforço de otimização venha a ser aplicado nas áreas críticas. Ficam mais fáceis de serem alterados, permitindo reutilização de módulos. A manutenção dos programas custam menos, pois utilizam menor número de técnicos de programação. Os módulos se assemelham a unidades de uma organização militar. Cada módulo possui sua própria atividade e só é executada quando recebe ordens dos seus superiores. Além disso só se comunica com seu oficial superior e com seus subordinados, a quem só ele dá ordens. Os programas de computador para gerenciamento de projetos permitem a estruturação de projetos de muitas maneiras. O recomendável em termos de qualidade é definir as principais fases da programação e organizar as atividades de acordo com esse esboço inicial. A seguir pode-se direcionar o trabalho e completar a estrutura com maior detalhamento. Esses programas permitem, também, fazer o contrário. Pode-se entrar com todos os detalhes das atividades por primeiro e depois organizá-las em grandes grupos, definindo as fases principais. Os programas possibilitam grande versatilidade visual da estrutura adotada por meio do próprio monitor ou de relatórios das atividades principais com ou sem o detalhamento desejado. Na versão 4.1 do Microsoft Projetct for Windows 95 é possivel estruturar cada atividade em até 10 níveis diferentes e o limite de atividades está na capacidade operacional do equipamento. As alterações no nível hierárquico da atividade também pode ser feita com extrema facilidade. Os programas permitem a troca imediata de subordinação de atividades. Quando uma atividade vai para um nível mais alto diz-se que a atividade foi promovida. Ao contrário, a atividade é rebaixada. Qualquer atividade rebaixada transforma-se numa subordinada de uma outra atividade de nível mais alto. A figura 1 mostra um projeto só com a atividades principais.

4 Fig. 1 Quando se quer mostrar as atividades que estão subordinadas à uma atividade principal, é só expandir parcialmente de volta a estrutura da atividade requerida. Fig. 2 Para ver a atividade com maior detalhamento basta expandir todas as sub-atividades principais. Fig. 3

5 O esquema adotado para estruturação da programação pode ser mostrado de diversas maneiras, por exemplo com o código de estrutura de decomposição de trabalho (WBS - Work Breakdown Structure). Fig SUBPROJETOS A utilização de esquemas estruturados para definir subprojetos para atividades é uma alternativa para trabalhar com um nível maior de detalhes. Com uma estrutura hierárquica definida por subprojetos é possível escolher em que nível do projeto se pretende trabalhar, permitindo, assim, maior controle das atividades, do tempo e dos recursos disponíveis. As vantagens operacionais serão sentidas em programações complexas. O arquivo consumirá muita memória do computador, tornando a execução mais lenta. Utilizando subprojetos pode-se conseguir maior agilidade nas alterações que se farão necessárias durante a fase de acompanhamento da programação da obra. A última versão do Microsoft Project pode-se trabalhar até com 80 subprojetos. Na figura 5 aparece o subprojeto ALVENARIA vinculado à atividade de mesmo nome do projeto PRINCIPAL mostrado na figura 1, com o detalhamento dos serviços para o pavimento tipo. Fig SUBPROJETOS PARA ATIVIDADES REPETITIVAS No caso da programação da obra estar adotando a técnica da linha de balanço combinada com o método do caminho crítico - LOB/CPM (Line of Balance and Critical Path Method) pode-se utilizar os subprojetos para conseguir efeitos visuais menos complexos e extensos. Em geral, o detalhamento das atividades repetitivas na linha de balanço implica em elementos gráficos de difícil interpretação. Como subprojetos as atividades da unidade de repetição podem ser trabalhadas quase que de forma independente do restante da rede. As vantagens de se usar subprojetos para as atividades da unidade de

6 repetição poderão ser mais evidenciadas quando a subdivisão dos serviços da unidade contiver trabalhos em paralelo. A técnica da linha de balanço induz a que as atividades sejam programadas em linha reta, uma depois da outra, evitando-se atividades paralelas. Como já foi dito, seria o ideal em termos de programação, mas essa não é a realidade das obras de engenharia. Trabalhos paralelos existirão, o que é razoável em termos técnicos e econômicos. Quanto mais extensas e complexas forem as programações maiores as dificuldades de visualização gráfica dos relatórios. Com o uso dos filtros dos programas de computador conseguem-se relatórios gráficos adequados ao uso pretendido. Ao se trabalhar com subprojetos pode-se extrair desses programas relatórios em separado do restante da rede de programação, atendendo aos requisitos de manutenibilidade exigidos em projetos estruturados. Na figura 6 são mostradas as atividades em cada uma das unidades de repetição. 4 - CONCLUSÕES Definir a estrutura ideal de uma programação para uma obra de construção civil não é uma tarefa fácil. Empregar esforço intelectual, gastar o tempo por vezes precioso de engenheiros e técnicos, e aplicar recursos financeiros e de equipamentos para estabelecer o grau de detalhamento adequado para as atividades implica, necessariamente, em reconhecer que a programação de obras é, acima de tudo, um instrumento de macro planejamento para a obra como um todo, que deve levar em consideração o que é mais importante para cumprir as metas estabelecidas. A programação de obras não pode mais ser considerada apenas um requisito acadêmico exigível do pessoal de escritório que em geral não é cumprido pelo pessoal de obra. A programação precisa se impor na obra em si, mas também, junto ao recrutamento de pessoal, setores de compras (e vendas), segurança, treinamento, etc. Enfim, é preciso ter uma visão sistêmica da obra. Nas obras mais complexas e de maior tempo de duração, o escritório da obra deve ser dotado de estrutura apropriada em termos de informática, sendo o ideal que seja conectada com o escritório central, para que possa fazer o acompanhamento das atividades e dispor de relatórios ágeis nos casos de reprogramação e de detalhamento de serviços. Por fim, os programas de computador estudados neste trabalho podem providenciar, de forma bastante amigável, ferramentas úteis aos engenheiros para o gerenciamento da programação de suas obras. 5 - REFERÊNCIAS DAVIS, William S. Análise e projeto de sistemas; uma abordagem estruturada. Tradução de Newton Dias de Vasconcellos. Rio de Janeiro, LTC, GANE, Chris e SARSON, Trish. Análise estruturada de sistemas. Tradução de Gerry Edward Tompkins. Rio de Janeiro, LTC, HEINECK, Luiz Fernando Malhmann. Dados básicos para a programação de edifícios altos por linha de balanço. Congresso Técnico Científico de Engenharia Civil. Florianópolis, UFSC, 1996, Vol.2 p MICROSOFT CORPORATION. User s guide for Microsoft Project for Windows 95 and Windows 3.1. Manual. USA, Microsoft Corporation, 1995, 270 p.ilust. ROCHA, Ana Regina Cavalcanti da. Análise e projeto estruturado de sistemas. Rio de Janeiro, Campus, 1987.

7 SUHAIL, Saad A.; NEALE, Richard H. CPM/LOB: New methodology to integrate CPM and line of balance. Journal of Construction Engineering and Management, vol.120, n.3, September, SYMANTEC CORPORATION. User s Guide and Reference Time Line for Windows. Manual. USA, Symantec Corporation, 1994.

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