Utilização de Videoconferência Web em reuniões para tomada de decisão: Escolha de ferramentas para um sistema colaborativo

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1 Utilização de Videoconferência Web em reuniões para tomada de decisão: Escolha de ferramentas para um sistema colaborativo Betânia Oliveira dos Santos Centro de Ciências Exatas e Tecnologia Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) Avenida Pasteur Urca - CEP Rio de Janeiro - RJ Brazil Abstract. Advances in technology are introducing changes in several areas of society. The Internet is bringing a series of benefits that today can be applied to life. Currently, many organizations are the teams that wokrs remoty. This distance can be between neighborhoods, cities, states or even country. One challenge is to find out how that members of these teams are so far, can interact to achieve decision-making. The videoconferencing over the Internet is a tool that has features that can help in this area. The purpose of this article describes is a case study that was done for decision-making through videoconferencing. Resumo. Os avanços na tecnologia vêm introduzindo mudanças em várias áreas da sociedade. A Internet vem trazendo uma serie de benefícios que hoje podem ser aplicados na vida profissional. Atualmente, muitas são as organizações que possuem equipes remotas. Esta distância pode ser entre bairros, cidades, estados ou até mesmo país. Um desafio é descobrir como que os membros destas equipes estando tão longe, podem interagir para realizar a tomada de decisões. A videoconferência através da Internet é uma ferramenta que possui características que podem contribuir nesta área. O objetivo deste artigo é descreve um estudo de caso que foi realizado para tomada de decisão através de videoconferência. 1. Introdução Muitas organizações que trabalham com projetos possuem equipes trabalhando remotamente. Um stakeholder pode esta na mesma cidade ou não, em que o projeto esta sendo executado. Nas reuniões para tomada de decisão é normal que patrocinadores e stakeholders participem, neste caso é necessário o deslocamento para um mesmo local de todos os responsáveis pela tomada de decisão. Este deslocamento onera em muito os gastos do projeto. Algumas organizações de maior poder financeiro utilizam salas de vídeoconferencia para a realização destes tipos de reuniões. Hoje com os constantes avanços da informática, já possível realizar videoconferência através da Internet, com preço acessíveis e sem a necessidade de equipamentos de ponta. Existem vários tipos de ferramentas, as que utilizam a web e as desktop. A utilização da Internet é um fator importante, pois possibilita a participação de todos. Mesmo que o stakeholder não esteja por exemplo em seu escritório, ele poderá estar em outro local e participar da reunião,

2 pois estará utilizando seu notebook ou qualquer outra máquina. Esta possibilidade coloca a videoconferência como uma ferramenta necessária nas reuniões onde se tem um grupo que possui seus componentes distribuídos geograficamente, mas que precisa tomar uma decisão como uma equipe que trabalha no mesmo espaço físico. A utilização da videoconferência vem tendo um aumento significativo em várias partes do mundo. De acordo com BILLS (2001, p.2), com o sistema aéreo parado por dias após os atentados de 11 de Setembro o sistema de audioconferência teve um crescimento de 40% e o de videoconferência de 50%. Também de acordo com o autor, já existia uma crescente demanda pelo uso da videoconferência mesmo antes dos atentados terroristas de 11 de Setembro. Segundo BILLS (2001, p.1), as empresas já vinham procurando por alternativas mais econômicas que as viagens de negócios. Videoconferência A videoconferência é um sistema de comunicação síncrono que permite que os usuários se comuniquem através de áudio e vídeo. A videoconferência tradicional envolve a utilização de salas distribuídas geograficamente, com uma câmera que transmite vídeo e áudio para as demais localidades, permitir que vários usuários se comuniquem ao mesmo tempo. Este tipo de ferramenta requer o uso de dispositivos como câmara de vídeo, microfone e caixas de som. Com o avanço da informática esta videoconferência passou a ser realizada através de micro computadores. Várias empresas já comercializam este tipo de ferramenta, algumas em versão web e outras na plataforma desktop. A videoconferência permite a comunicação em tempo real, possibilitando que áudio e vídeo sejam utilizados simultaneamente. A videoconferência permite também o compartilhamento de informações e de arquivos. A utilização de videoconferência apresenta as seguintes vantagens: - Economia de tempo, pois se evita o deslocamento para um local especifico. - Economia de recursos - A reunião pode ser gravada e disponibilizada posteriormente (http://penta.ufrgs.br/pgie/workshop/mara.htm) 2. Técnica do trabalho em grupo A técnica de trabalho em grupo utilizada foi a reunião. Uma reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com o objetivo de discutir um assunto pré-determinado. As reuniões são um importante veiculo de comunicação dentro das organizações. Grandes decisões são tomadas em reunião e uma má condução da mesma, pode levar a decisões ou interpretação de informações incorretas. (http://www.iaf-world.org/) Existem dois grandes grupos de reuniões: reunião para compartilhar informações e reunião para a tomada de decisão. A tabela 1.0 apresenta as diferenças entre as duas categorias de reunião.

3 Reunião Elementos Compartilhamento de informações Resolução de problemas e tomada de decisão Nº de Participantes Ilimitado No máximo 12 Quem participa? Quem precisa saber a Somente os responsáveis ou informação quem possa contribuir. Quem fala? Líder da reunião Todos os participantes Sala de reunião Todos olhando para o líder Todos olhando para todos Estilo de liderança Autoritário Participativo O que deve ser enfatizado? Conteúdo Interação e resolução de problemas 3. Ferramenta para Videoconferência Tabela 1.0: categoria de reuniões Para a realização da dinâmica, foram pesquisadas várias ferramentas de videoconferência, que permitissem o maior número de participantes. Foram estudadas as seguintes ferramentas: Collaboroom, Wengomeeting, Tixeo, HearMe, Camfrog Vídeo e CloudMeeting. Características Collaboroom Wengomeeting Tixeo HearMe Camfrog Vídeo CloudMeeting Plataforma Web X X X X X MultiParty X X X X X Chat X X X X X Apresenta arquivos Power Point X X X Transferência de Arquivos X X X X X Áudio/Vídeo X X X X X X Criação de salas para reunião X X X X Compartilhamento do desktop X X Manipulação de arquivos Recursos para moderação X X Envio de convite para a reunião X X X X X Horário pré-definido X X X x Tabela 2.0: ferramentas

4 Para aplicação do estudo de caso, a ferramenta selecionada foi a HearMe, pois apresentou várias características importantes para o Estudo de Caso proposto, além de permitir um maior número de participantes em uma mesma sala de reunião. Através da ferramenta é possível criar várias salas com temas diferentes e numero de participantes também. A figura 1.0 apresenta a tela de configuração inicial da ferramenta. Figura 1.0: Tela de configuração para criação de sala para videoconferência Após a criação da sala, é possível agendar a reunião. Diferente das outras ferramentas que exigem a determinação de um horário inicial e final, a ferramenta Hear, não obriga a pré-determinação de um horário. Em qualquer horário os participantes podem entrar e sair da sala. A sala fica aberta todos os dias até o fim da contratação, que pode ser um mês ou um ano renováveis. Sãs permitidas também a criação de boas vindas e definição do grau de segurança. Figura 2.0: Tela de configuração de detalhes da reunião

5 Após as configurações e envio dos convites aos participantes, a reunião pode ser iniciada. A figura 3.0 apresenta a sala de reunião do Think Tank. Imagem dos Participantes Participantes Espaço para o compartilhamento de arquivos Recurso de Chat 4. Projeto de Estudo de caso: Videoconferência para escolha de doze ferramentas para um sistema colaborativo. Nesta seção discuti-se a tomada de decisão através de videoconferência, tentando identificar os pontos positivos e negativos desta ferramenta para o tipo de dinâmica apresentado. O objetivo da dinâmica é selecionar doze ferramentas para a utilização em um sistema colaborativo.as ferramentas discutidas foram selecionadas através de votação realizada previamente através da ferramenta Think Tank. Participantes Foram convidados para a dinâmica sete pessoas. Três participantes compareceram a reunião. Somente dois participantes possuíam todos os recursos necessários a utilização de vídeo e áudio na dinâmica. Um dos participantes participou somente com áudio e o quarto não possuía áudio/vídeo, interagindo com o grupo através do recurso de chat. Roteiro da Dinâmica Todos receberam um convite através de para a videoconferência. Este continha informações sobre data e horário, como também. Na hora marcada somente dois participantes estavam na sala, o moderador e um dos convidados. Logo após mais dois participantes entraram na sala de reunião. Não foi possível o ajuste de vídeo, para o terceiro participante, somente áudio. O quarto participante se comunicou somente com a escrita através da funcionalidade de chat que a ferramenta apresentava. Após as

6 tentativas de ajustes dos equipamento do terceiro e quarto participante, foi iniciada a reunião. O moderador apresentou objetivos da dinâmica e listagem das ferramentas selecionadas na dinâmica anterior. Como 50% dos participantes da videoconferência, não haviam participado da votação com a ferramenta Think Tank, foi necessário realizar uma votação oral. Cada participante falava seu voto é o moderador marcava em um documento que estava sendo compartilhado no desktop. As três primeiras ferramentas com 100% dos votos foram retiradas da votação, por apresentarem consenso. A cada ferramenta listada, era solicitada a opinião de cada participante e a informação era passada para um documento do Microsoft Word que estava sendo compartilhado para todos. A tabela 3.0 apresenta a tabela de votação parcialmente. Ordem Ferramenta Pontos(*) Pimentel Paulo Vanildes 01 Fórum Bate-Papo Mensageiro 10.0 Sim Sim Sim 05 lista de discussão 10.0 Sim Sim Sim 06 Avaliação 10.0 Sim Sim Sim 07 Repositório de arquivos 10.0 Sim Sim Sim 08 Videoconferência 10.0 Sim Sim Sim 09 Blog 10 Entrevista 11 Relatórios 12 Editor cooperativo de texto 13 Quadro branco 14 Mural Legenda: Tabela 3.0: votação parcial. Ferramentas com unanimidade dos votos da dinâmica de votação Think Tank. A cada voto, havia argumentação por parte dos participantes. A argumentação foi um dos prinicipais motivo da alteração de posição entre as ferramentas. Muitas que haviam ficado com uma classificação abaixo da 12ª posição foram reposicionadas enquanto que outras não ficaram entre as primeiras. A ferramenta agenda que nem havia sido citada na listagem foi escolhida como uma das doze ferramentas que deveriam fazer parte de um sistema colaborativo. Após todas as ferramentas serem discutidas novamente, chegou-se uma listagem com as doze ferramentas para um sistema colaborativo. Apos o encerramento da dinâmica, a nova lista gerada foi enviada por . A tab 3.0 apresenta a lista das ferramentas geradas após a videoconferência

7 Prioridade Ferramenta 01 Fórum 02 Bate-papo Agenda 05 Lista de discursão 06 Avaliação 07 Repositódrio de arquivos 08 Videoconferência 09 Blog 10 Relatórios 11 Quadro Branco 12 Mural Tab 2.0: Listagem gerada na videoconferência 5. Análise dos resultados obtidos Para análise dos resultados da dinâmica, foi enviado um questionário, para todos os participantes da videoconferência. A seguir iremos apresentar as perguntas e analise das respostas. Item 1: Participação em videoconferência. Todos os participantes da dinâmica, já haviam participado de uma videoconferência anteriormente. Isto foi um ponto positivo, pois todos já conheciam algumas regras utilizadas neste tipo de dinâmica. Item 2: Participação em reunião para tomada de decisão através de videoconferência. dois participantes não haviam ainda participado de uma dinâmica para a tomada de decisão e um já haviam participado. Item 3: Nível de dificuldade em relação a utilização da ferramenta. Dois participantes acharam a ferramenta fácil e um participante achou a ferramenta muito fácil. Houve dificuldade na configuração da webcam de um dois participantes. Não há como precisar se o problema foi ocasionado pela ferramenta ou pelo equipamento do participante. Outro problema de utilização foi o fato da ferramenta não permitir que os participantes manipulassem o documento apresentado na tela. Muitas vezes era necessário que o moderador manipulasse a barra de rolagem, para que os participantes pudessem ver o restante da lista com as ferramentas para votação. Item 4: Participação em outra vídeoconferencia. Todos os participantes participariam de uma outra videoconferência. Item 5: Opnião sobre alteração dos resultados caso a reunião fosse presencial. Todos os participantes acharam que talvez os resultados pudessem ser alterados. Nenhum deles afirmaram que os resultados poderiam ser outro ou não. Item 6: Necessidade de protocolo social Dois participantes acharam que há necessidade e um achou que não. Um dos participantes expressou a seguinte opinião: Certamente.

8 Não chegou a ser um problema, pois éramos poucos. Imagine uma sala com 20 pessoas! Se não tiver algum esquema mais rígido, ficaria impossível Como éramos somente três participantes, mais um moderador, a necessidade de formalização de um protocolo ou utilização de regras de etiqueta para a dinâmica não foi necessário. Porém em uma sala com um número maior de participantes não fosse tão fácil conseguir algum resultado na reunião. A ferramenta apresenta alguns recursos de moderação, porém não é possível afirmar que seriam suficientes para conduzir a reunião sem a formalização de um protocolo. Item 7: Pontos positivos e negativos da tomada de decisão através de videoconferência. Como pontos positivos e negativos, foram listados os seguintes itens: Pontos Positivos Participação de todos Oportunidade para fazer opções e justificar a sua decisão Colaboração na usabilidade Agiliza o debate sobre o assunto Pontos Negativos Dificuldades nos ajustes tecnológicos Oportunidade para fazer opções e justificar a sua decisão Colaboração na usabilidade Não pode ser usada em qualquer tipo de votação Para o participante que esta sem o recurso de áudio, há dificuldades em expressar a opinião quando não há consenso. 6. Proposta de solução Com base na analise realizada fica claro que a ferramenta utilizada precisa ainda de ajustes para a sua utilização em uma videoconferência. Mesmo os participantes achando a utilização da ferramenta fácil ou muito fácil, ainda havia necessidade de melhorar a usabilidade da mesma, para que os usuários que não seja da área informática possam entrar na ferramenta e se comunicar com os outros se tem que configurar seu micro para isto. Algumas ferramentas de videoconferência ajudam o usuário na configuração de seus equipamentos, áudio e vídeo, e realizam testes, apontando possíveis motivos para não funcionamento do equipamento. Entre o número de convidados e o número de participantes podemos observar a ausência de 50% convidados. Para tentar minimizar este problema, poderia ser adotado o recurso de lembrete e confirmação. Por exemplo, após o convite ser remetido aos convidados, cada um deles deveria confirmar sua participação e estas informações deveriam ser incluídas no calendário do convidado, para o caso do convidado esquecer do compromisso, assim, ele seria alertado através de um lembrete. Para a visualização do documento perfeitamente por todos, seria necessário que o documento se ajustasse a tela da ferramenta ou permitisse que o usuário pudesse criar uma instancia do documento em sua máquina para visualização, sem a necessidade do moderados enviar

9 o arquivo. Foi gasto muito tempo na dinâmica, pois foi necessário realizar nova votação. Se a ferramenta possuísse recursos para votação, teríamos diminuído o tempo de escolha das ferramentas. 7. Conclusão e trabalhos futuros A utilização de ferramentas para vídeo conferencia se mostrou um bom recurso para tratar as equipes remotas que precisam tomar decisões. A ferramenta utilizada apresentou algumas limitações. Ainda não há ferramenta perfeita para realizar a videoconferência através da WEB. Atrasos no som, imagem com baixa definição e quedas de conexão, são alguns dos problemas técnicos básicos que ainda existem. Outras questões referentes a dinâmica também merecem atenção como é o caso da privacidade em videoconferência, protocolo social e etiqueta. Como trabalhos futuros pretendo estudar os resultados gerados em uma reunião presencial e os resultados obtidos em uma videoconferência, analisando tempo e nível de interesse dos participantes. Referências

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