Especificação de Processo

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1 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Realização de Videoconferências Especificação de Processo Realização de Videoconferências Versão 1.0 \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc

2 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Realização de Videoconferências Sumário 1. Introdução Tabela de Stakeholders Diagrama de Contexto Diagrama de Atividades Tabela de Atividades Tabela de Mapeamento de papéis para Pessoas/Unidades Tabela de Papéis e Competências...15 \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc

3 1. INTRODUÇÃO O objetivo deste documento é definir as diretrizes que devem ser seguidas para o processo de realização de, bem como explicitar os instrumentos a serem utilizados no processo. 2. TABELA DE STAKEHOLDERS Stakeholders Nomes de Pessoas Executores Todos os responsáveis Gestor do Processo Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais () Pessoas de Referência Quanto à organização, agendamento e funcionalidades de s: Leonardo Felice Sousa Faquineli Silvana Maria Soares Ribeiro Vera Lucia Alves Martins Ana Cristina Medeiros Da Costa Quanto ao uso dos equipamentos e ao funcionamento da solução de s: Luiz Carlos de Deus Sales - Sesin Regina Tsujiguchi Seconf Geraldo Magela Lopes de Freitas - Semin Quanto ao som, imagem e gravação de : Oldair Gontalves De Brito Marcelo Xavier Silva Thyago Rodrigues Coimbra \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 3 de 15

4 3. DIAGRAMA DE CONTEXTO realização de s Base de problemas Realização de s Base de problemas Realização da Análise dos questionários enviados Disponibilização das gravações do evento Divulgação da realização do evento nos veículos considerados adequados \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 4 de 15

5 4. DIAGRAMA DE ATIVIDADES \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 5 de 15

6 5. TABELA DE ATIVIDADES Tira dúvidas sobre s 1 Consulta agenda de s Negocia a data/período de realização da Solicita a realização da A Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais () explica para a unidade solicitante o que é uma, quando se aplica, quais são seus benefícios, quais os recursos disponíveis, quais são suas limitações e como proceder para executá-lá. A unidade solicitante informa a sobre o objetivo e a duração da, pelo menos uma semana antes do evento. Efetua consulta para saber quais são as datas possíveis, de modo a se chegar a um período preliminar para escolha da data de realização. A verifica a agenda das sessões de do TCU para excluir datas para as quais já exista evento previsto. A verifica a disponibilidade de pessoal capacitado para acompanhar e conduzir o evento. A informa à unidade solicitante um conjunto preliminar de datas. A unidade solicitante verifica, junto aos participantes, se há disponibilidade para realizar a nas datas e horários previstos, enviando para as listas de distribuição de (Lista Secex-xx ). Se alguma unidade não responder ao , a unidade solicitante deve fazer contato telefônico para levantamento das informações solicitadas. A unidade solicitante reserva essa data junto às Secex's estaduais, por meio de . A unidade solicitante pede a realização de uma à, mediante formulário para solicitação de, com uma semana de antecedência. O formulário deve conter os seguintes dados: Nova versão do programa do evento; Endereço de correio eletrônico do coordenador do evento; Dúvidas Conjunto preliminar de datas de confirmação de reserva Explicação sobre dirimindo as dúvidas existentes Conjunto preliminar de datas de reserva de salas Unidade Solicitante FAQ Unidade Solicitante Unidade Solicitante Unidade Solicitante Unidades envolvidas 1 Na Intranet deve ser oferecido um FAQ (Frequently Asked Questions) sobre os recursos e limitações da solução de. \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 6 de 15

7 Confirma sessão de Lista das unidades do TCU que farão apresentações na ; Endereços eletrônicos dos apresentadores; Lista de endereços eletrônicos das entidades externas que participarão da ; e, Dinâmica do evento A informa a data escolhida pela unidade solicitante a todos os interessaods: Unidades envolvidas; Unidade solicitante; ; e, Serviço de Segurança da Informação (Sesin) da Secretaria de Tecnologia da Informação (Setec). Caso o evento utilize apresentações multimídia, como Power Points, a deverá envair à Unidade Solicitante o modelo de apresentação que é melhor visualizado em. Ainda neste caso a deverá informar que a apresentação deverá ser executada em microcomputadores do TCU. A envia um para cada unidade envolvida para solicitar a alocação de espaço, informando a data e os horários de início e término previstos para a realização da (horários de Brasília). A envia uma cópia do para as pastas institucionais das unidades envolvidas. Na notificação, a informa que os equipamentos de devem estar devidamente ligados com pelo menos 1 (uma) hora do horário agendado para o início do evento. A informa também endereços eletrônico e o telefone do para a resolução de qualquer problema de ordem técnica. Vide as diretrizes desta atividade. 2 de confirmação de ocorrência de evento Unidades envolvidas Unidade Solicitante 2 Agendar os eventos levando-se em conta os períodos de 8 às 12h e de 14 às 18h, horário de Brasília. Deixar sempre claro que os horários têm como referência o horário de Brasília-DF. É importante se certificar de que todos os horários são entendidos por todos, já que há fusos horários e mudanças em função do horário de verão. O período de realização da não deve exceder 3 horas, para não cansar os participantes. \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 7 de 15

8 Solicita recursos à para realização de Solicita recursos à SETEC para realização de Testa e configura participantes externos Solicita criação de modelo de sessão Define modelo de sessão de A deve publicar a realização deste evento na agenda. Quando for o caso, a após avaliar as necessidades do evento, bem como do local onde o mesmo ocorrerá, solicita ao SEMIT: Filmagem Microfones CD\DVD VHS Gravação Transmissão para todo TCU Transmissão para internet Caso seja necessário qualquer um dos 3 (três) últimos itens, a deverá informar ao qual das duas estações de gravação será utilizada para tal finalidade. Quando for o caso, a solicita ao que viabilize a participação de pessoas externas às dependências do TCU nas sessões de. Para isso, a informará à Setec quem são os responsáveis técnicos da entidade externa que deverá participar da sessão, com seus respectivos dados de contato. A comunica ao se será realizada gravação, filmagem e som. Além disso, se será feito envio para internet e para todo TCU, além da lista de participantes envolvidos. A Setec configura a participação externa na, testa a conexão e informa os resultados dos testes à unidade solicitante e à. Caso não exista um modelo de sessão que atenda aos requisitos solicitados, a solicita ao a criação de um modelo adequado. O define um modelo de sessão de. criação de modelo de sessão Ordem de Serviço com recursos para realização de Resultados dos testes de participações externa criação de modelo de sessão Novo modelo de sessão de Configura sessão A agenda e configura a sessão de Sessão de Setec Unidade solicitante Participantes Externos Qualquer mudança de data e horário tem que ser comunicada imediatamente a todos os envolvidos. \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 8 de 15

9 de Notifica entidades envolvidas na Envia notícia sobre, de acordo com modelos previamente definidos pelo Sesin, e cadastra na sessão todos os participantes. Caso a deseje acompanhar o evento por meio da estação primária que lhe foi disponibilizada, esta também deverá ser incluída na sessão. No caso de gravação, geração de multicast ou geração da para a internet, deve ser incluída na sessão uma das estações de gravação. No momento do cadastramento, utilizar a opção de agendar e colocar um nome significativo na sessão de. É necessário configurar o início da sessão para 45 minutos antes do início efetivo e o término para uma hora depois. A notifica as entidades envolvidas na com pelo menos dois dias úteis de antecedência. A notificação é enviada para os seguintes participantes: ; Todos os apresentadores, se houver apresentações; Todas as unidades do TCU envolvidas de forma ativa no evento; (ex: nas quais trabalhem o coordenador e/ou apresentadores) Todas as entidades externas que participarão da ; ; e, Se o evento for público, deve ser enviado um para o mundo informando o modo de acompanhamento do evento. Quando for o caso, a comunica a Assessoria de Comunicação Social (Ascom), para que avalie interesse de publicar no União, e, se for o caso, que a Ascom elabore notícia. configurada Notificação de Comunicação de evento de Ascom Apresentadores Unidades Envolvidas Participantes externas \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 9 de 15

10 Envia material de para leitura prévia Caso algum material deva ser lido antes da realização da, a unidade solicitante deverá encaminhá-lo a todas as unidades participantes tão logo receba a notificação da realização da. Notificação de Material da Unidade solicitante Unidades Envolvidas Participantes externas Verifica salas de Dois dias antes, o coordenador do evento verifica se as salas estão em estado adequado, com relação a móveis, limpeza etc. e, se necessário, toma providências corretivas junto à Segedam. ou Segedam No caso de autoridades, o responsável por tal verificação é a. Convida para teste de Dois dias antes, a convida o coordenador da, os apresentadores, o e todas as unidades responsáveis pela organização do evento para fazer um teste preliminar. Convite para treino Apresentadores Unidades responsáveis Executa teste de O teste é marcado com dois dias de antecedência e ocorre na véspera do evento. Nesta sessão, são usados os recursos audiovisuais necessários (ex. apresentação MS-Powerpoint). Além disso, é definida a dinâmica de comunicação dos participantes, que pode envolver outros recursos, tais como chat, correio eletrônico e fax. Convite para treino Apresentadores Guia para elaboração de slides Caso o microcomputador não possua o software necessário para a transmissão de slides para a, a Unidade Solicitadora deverá solicitar ao suporte técnico da Setec a instalação do software necessário. Caso algum envolvido não confirme o treino, então o coordenador efetua contato telefônico. O coordenador e os apresentadores devem acompanhar a execução da 3. Unidades envolvidas preparam início de As unidades envolvidas devem ligar os equipamentos com uma hora de antecedência e devem encaminhar os participantes com vinte minutos de antecedência para o local onde ocorrerá o evento. Unidades Envolvidas 3 Para garantir a qualidade das apresentações a serem realizadas, é necessário: testar todos os recursos a serem utilizados \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 10 de 15

11 prepara início de A deve verificar se algum equipamento não está devidamente operante no horário programado para o início da. Neste caso, procede com a tentativa de conexão do equipamento. Em caso de insucesso, contacta o coordenador e solicita que o mesmo estabeleça contato telefônico com a unidade envolvida pedindo que o equipamento seja ligado. Tão logo isso seja realizado, tenta re-conectar o equipamento problemático. Caso o problema persista, liga para o Sesin (SETEC) de modo a solicitar providências que permitam a conexão desse equipamento. A inicia a execução do software do micro para apresentação de slides e testa a operação (comandos de controle remoto durante a ). A verifica junto ao se a gravação e a transmissão foram iniciadas. prepara início de O verifica se os equipamentos estão funcionando adequadamente. Caso tenha sido solicitado filmagem e/ou utilização de microfones, a recepção dos sinais de áudio e vídeo pelo equipamento de deve ser monitorada pelo. Se houver algum problema, toma as providências cabíveis. Além disso, efetua as configurações necessárias para gravação do evento e transmissão via multicast e internet, e inicia a gravação. prepara início de O coordenador, com o apoio da, verifica o início do evento e os locais onde os participantes estão presentes. Caso alguma unidade não possua nenhum participante presente, o coordenador do evento contata o responsável para tomar as devidas providências. Inicia Ao abrir o evento, o coordenador executa atividades que incluem: Sessão de configurada Sessão de Unidade Solicitante 4 Além disso, deve-se seguir as seguintes diretrizes básicas: Cada pessoa que for falar deve executar as seguintes atividades: \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 11 de 15

12 Convidar as autoridades que abrirão o evento, se for o caso. Mostrar o programa do evento. Solicitar o preenchimento e entrega da ficha de avaliação no final do evento ao preposto em cada sítio. Informar o endereço de correio eletrônico e o número do fax da sala de. Informar como será a dinâmica de interação entre os participantes (Podendo incluir o uso de chat, correio eletrônico e fax). Informar o endereço eletrônico ou número de telefone do Sesin (SETEC), para serem usados caso haja problemas técnicos. Definir algumas regras básicas da, tais como: a. deixar as perguntas feitas oralmente para o final da apresentação; b. o envio de perguntas via correio eletrônico ao longo da apresentação ou por fax, se o correio eletrônico enfrentar problemas. 4 O coordenador media o evento quando necessário. Acompanha O servidor alocado do está presente na sala de geração do sinal de do TCU, durante o evento, para prover o apoio necessário com relação ao uso dos equipamentos e contactar terceiros, no caso de uso de equipamentos especiais. Ordem de serviço de solicitação de recursos para realização de Gravação do evento Terceiros Apresentar-se (nome, cargo e unidade) e agradecer a participação de todos no início da apresentação. Deixar claro se podem ser feitas perguntas durante ou somente depois da apresentação. Evitar se movimentar muito, devido à sensibilidade do microfone e da diminuição da qualidade do vídeo. Deixar o microfone fechado e só abri-lo no momento que for efetivamente gerar o sinal de áudio para uma sessão de. Os horários de início e de término devem ser rigorosamente cumpridos, pois muitos recursos em diversas localidades são alocados e coordenados nesse tipo de evento. Incentivar a troca de mensagens entre os participantes antes e depois do evento, de modo que a em si seja encarada somente como uma parte do ambiente de debate. Em especial nos eventos internos, criar um clima mais descontraído, para que as pessoas se soltem mais, possam estabelecer laços de confiança e, com isso, gerar resultados melhores. \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 12 de 15

13 Encerra evento de Consolida avaliação da O coordenador do evento solicita o preenchimento dos questionários de avaliação ao final da. Os participantes preenchem o formulário de avaliação da e os enviam preenchidos para a O coordenador resume rapidamente o que aconteceu durante toda a sessão, agradece a participação de todos e encerra o evento. Quando for o caso, além dos participantes, a e o também devem fazer uma avaliação técnica do evento. O coordenador solicita ao o encerramento da sessão e ao a interrupção da gravação e a geração de evento editado. A é responsável pelas seguintes atividades: receber os formulários preenchidos; tabular os resultados; analisar as respostas dos questionários e a partir da análise, toma as providências corretivas que lhe couber; enviar a análise dos questionários para os agentes a seguir, para que tenham ciência dos resultados e possam tomar providências de melhoria do processo: a. coordenador da ; b. todos os apresentadores, se houver apresentações; c. todas as unidades do TCU envolvidas de forma ativa no evento (ex: nas quais trabalhem o coordenador e/ou apresentadores); d. todas as entidades externas que participarão da ; e. ; f. O apresentador da, o coordenador e os apresentadores devem executar as seguintes atividades: analisar os resultados apurados; avaliar o que melhorar no processo de trabalho; incorporar melhorias; comunicar o que pode ser melhorado para as Avaliação de Avaliação de Ordem de Serviço de solicitação de edição contendo o destinatário da edição Análise da avaliação da Participantes \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 13 de 15 Apresentadores Unidades envolvidas Entidades externas

14 Disponibiliza gravação de Divulga diversas partes envolvidas; verificar se as gravações do evento (completa e compacta) disponíveis na Intranet e na Internet estão adequadas. O trata a gravação, que inclui a edição do evento, com retirada de trechos que não agregam (ex. momentos de substituição de apresentadores), de modo a gerar uma versão editada do evento; e envia a versão ao coordenador. Ainda, o disponibiliza a gravação editada do evento na Intranet. Se julgar conveniente, a executa ações para que o Ministro Presidente possa fazer uma notificação do evento em Plenário, apontando para as gravações do evento. Gravação do evento Ordem de Serviço de solicitação de edição contendo o destinatário da edição Versão editada do evento Divulgação do evento realizado Entidades envolvidas Ministro Presidente 6. TABELA DE MAPEAMENTO DE PAPÉIS PARA PESSOAS/UNIDADES Unidade solicitante Apresentadores Ascom Entidades envolvidas Entidades externas Ministro Presidente Participantes Papéis Responsáveis pelo acompanhamento da Secex Segedam Unidades do TCU e Entidades externas envolvidas Pessoas/Unidades \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 14 de 15

15 Papéis Servidor da alocado Servidor do Tel alocado Seseg Unidade solicitante Unidades envolvidas Pessoas/Unidades 7. TABELA DE PAPÉIS E COMPETÊNCIAS Apresentadores Ascom Entidades envolvidas Entidades externas Ministro Presidente Participantes Papéis Responsáveis pelo acompanhamento da Secex Segedam Servidor da alocado Servidor do Tel alocado Seseg Unidade solicitante Unidades envolvidas Unidades envolvidas Competências Capacidade de coordenação de eventos envolvendo diversas entidades internas e externas ao TCU. Conhecer o propósito e as funcionalidades principais da solução de. Conhecer o funcionamento dos equipamentos e solução de do TCU. Capacidade de elaborar e executar apresentações de qualidade. \\_sarq_prod\unidades\seinf\sequap\processos de Trabalho\Realização de Videoconferências\Realização de s - 07.doc Página 15 de 15