Instrução de Trabalho das Atividades Administrativas

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1 Aprovado por Chefe do Departamento Analisado criticamente por Representante da Direção 1. Objetivos Orientar aos colaboradores do atendimento administrativo da SINFO para a execução de suas atividades. 2. Instruções 2.1 Avaliar a atividade a ser executada: Existindo demanda de atividade administrativa deverá ser feito avaliação e identificação para que a referida demanda seja executada. Existem três tipos de possibilidades de demandas, que são elas: Realizar Atendimento, Executar Atividades e Coordenar RH Realizar Atendimento: O atendimento administrativo realizado pela secretaria da SINFO consiste em três tipos: Telefônico, Presencial e Documental. Atendimento Telefônico: - Quando atender a ligação telefônica o colaborador deverá, falar o nome da superintendência, se identificar e cumprimentar (Bom Dia ou Boa Tarde ou Boa Noite); - Identificar o motivo da ligação e o locutor; - Se for solicitação de serviços, encaminhar a Central de Serviços (8321) ou orientar a abertura de chamados pelo de suporte; - Se for ligação pessoal, identificar o locutor, encaminhar ao ramal do colaborador solicitado, informando o solicitante; 1

2 - Se for ligação para o Superintendente, identificar o locutor, verificar a possibilidade do mesmo atender ou anotar o recado; - Se é agendamento de audiência ou reunião, fazer o pré-agendamento na agenda eletrônica, validar com o superintendente e logo após fazer a confirmação; - Se nenhuma alternativa descrita solicitar orientação a secretaria. Atendimento Presencial: - Quando alguém chegar a recepção da SINFO, o colaborador deverá recebê-lo cordialmente e atenciosamente, independente de cargo, idade ou sexo. O tratamento será sempre senhor ou senhora ou se o colaborador conseguir identificar os membros do MPGO o tratamento será doutor ou doutora e em seguida verificar a necessidade do mesmo; - Se for solicitação de atendimento técnico, o colaborador deverá orientar o usuário a realizar a solicitação via telefone ou orientar para a abertura de chamado via do suporte e se nenhuma das alternativas forem aceitas, anotar os dados e passar para a chefia do DEAU; - Se for serviços rápidos tipo (3G, pendrive, gravação de CD e DVD e Notebook para serviços rápidos) encaminhar para o N2; - Se for entrega de autos/documentos proceder com atendimento documental; - Se for para audiência com o Superintendente ou colaborador, ligar para o mesmo informando-o da presença do visitante e aguardar autorização para encaminhamento do referido. - Se o motivo for reunião, informar ao responsável pela reunião que o(s) componente(s) encontra(m)-se na recepção e aguardar autorização para encaminhamento do(s) mesmo(s) a mesa de reunião. Atendimento Documental: Quando as pessoas encaminharem-se a recepção da SINFO para entrega de 2

3 documentos/autos, a colaboradora deve: - Se for documento externo ao MPGO informar que a entrega se dará no protocolo; - Identificar se o documento é realmente para a SINFO; - Verificar se existe o registro no sistema atena, se não existir, informar a necessidade do registro; - Conferir na remessa se o(s) número(s) do autos/documento(s) que constam na remessa é o mesmo(s) do autos/documento(s) a ser recebido e se está devidamente encaminhado à SINFO; - Se for documento sem remessa o recebido se dará na cópia do referido documento, após verificação da originalidade; - Receber eletronicamente no sistema de gerenciamento de autos e documentos o documento/autos; - Carimbar o recebimento no documento, datando e assinando; - Analisar o documento/autos se é solicitação de serviços ou documentos/autos que necessitam de deliberação do superintendente; - Se for documentos/autos para manifestação ou solicitação de serviços que necessitam de deliberação do superintendente entregar na secretaria. - Documentos entregues a Secretaria que necessitam de deliberação do superintendente deverão ser analisados e aqueles que dependem somente de despacho de encaminhamento, fazer o despacho no sistema atena; imprimir; colher assinatura do superintendente e encaminhar eletronicamente ao departamento específico, ou despachar com o Superintendente aqueles que necessitam de análise superior. - Se for solicitação de serviços que não necessita de deliberação do superintendente, então carimbar para a abertura do chamado; realizar a abertura; anotar no carimbo o número do chamado; fazer registro no sistema atena com a informação do número da ordem de serviço e guardar em seguida no escaninho de documentos aguardando fechamento. 3

4 Solicitações que necessitam de deliberação Superintendente: Solicitação de Licença-prêmio (se de acordo carimbo e assinatura do Superintendente no requerimento ou se for indeferir fazer despacho de indeferimento e encaminhar ao DARH); Mudança de horário de trabalho; Instalação de software; Desenvolvimento de Sistemas (fazer despacho de encaminhamento para anotação de demanda ou providências para o DEAP); Acompanhamento de eventos (se autorizado abrir chamado); Renovação de contrato (fazer despacho de encaminhamento para manifestação da área correspondente); Criação ou alteração de páginas da web (fazer despacho de encaminhamento para manifestação ou providências para o DEAP); Notas Fiscais (carimbo de atestado e encaminhamento para área correspondente via sistema); Processos Administrativos que não sejam solicitações de serviços; Aquisição de equipamentos (Despacho para infraestrutura manifestar ou especificar dependendo da deliberação) de software (Despacho para Seção de Laboratório para manifestação de compatibilidade dos equipamentos do órgão) Especificação e substituição de equipamentos (Despacho de encaminhamento para Seção de Laboratório) Solicitações que não necessitam de deliberação: (Abrir chamado) 4

5 Solicitação de inserção de equipamento institucional na rede wireless; (direto para N1); Solicitação de rede Wireless *geralmente para interior ou capital fora da sede (direto para N3 DPCD) Acesso irrestrito à internet assinado, pelo chefe de área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Restrições de acesso à internet assinado pelo chefe de área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Visita Técnica; (direto para N2) Serviços de ponto (rede ou voz); (direto para N1) Hub, roteadores ou switch; (direto para N3 DPCD) Manutenção de máquina; (direto para N3 Laboratório) Vinculação e desvinculação de servidor a , assinada pelo chefe da área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Serviços de Geoprocessamento; (direto para N3 Geoprocessamento) Permissão de acesso e movimentação no sistema atena, assinada pelo chefe da área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Permissão de acesso a pasta no Kiev (rede K:), assinada pelo chefe da área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Permissão de acesso ao gerenciador de conteúdo, assinada pelo chefe da área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Permissão de publicação no DOMP, assinada pelo chefe da área ou Promotor ou Procurador; (direto para N1) Instalação de servidor Proxy; (direto para N3 DPCD) - Verificar todos os dias os chamados disponíveis para encerramento, analisando o assentamento das áreas onde o chamado foi tratado, verificando se existe ou não algum 5

6 impedimento ou se a secretaria deverá tomar alguma providência, se tiver assim que resolvida a pendência encerrar o chamado. Depois de encerrado, carimbar para arquivamento e colocar na pasta específica para colher assinatura do superintendente e encerrar no sistema de gerenciamento de autos e documentos. Registrando o Chamado: Para a abertura do chamado, o documento deve estar devidamente carimbado com os carimbos de recebimento e de chamado, os que necessitarem de deliberação, já assinado pelo superintendente, em seguida proceder com os seguintes passos: 1) Digitalizar o documento; 2) Logar no sistema ocomon; 3) Clicar em abrir chamado; 4) Preencher os campos: contato: com o nome completo do solicitante; telefone: ou o ramal ou se externo o telefone com o DDD; local: o número da sala ou a Promotoria inclusive identificando qual a promotoria da comarca ou se é coordenação; patrimônio: se for solicitação de conserto de máquina; Descrição do problema: descrever o problema de forma clara e retratando de fato a necessidade do usuário; Problema: colocar atendimento em outro nível ; Área responsável: DeIT Secretaria Anexar arquivo digitalizado clicar em OK; Clicar em Atender e OK ; 6

7 Clicar em Abrir sub-chamado ; Clicar em Problema, selecionar Atendimento em outro nível ; clicar em Área responsável e selecionar a área que executará o serviço; clicar em Ok, voltar na página inicial do ocomon para verificar o número do chamado e em seguida anotar no carimbo do documento; Encerrando o Chamado: Os chamados abertos pelo atendimento administrativo devem ser monitorados diariamente para que os que estiverem encerrados em outros níveis sejam encerrados pelo colaborador que abriu o chamado pai. Atentar para os assentamentos dos outros níveis, verificando se não existem pendências ou se não necessita de alguma resposta formal ou deliberação para atendimento de pendência. Se houver tomar as providências cabíveis até não haver mais pendência alguma e o chamado esteja passível de encerramento. Para encerrar o chamado no sistema ocomon a colaboradora deve: Clicar no chamado que exibe a bandeirinha já verde; Clicar nos assentamentos das outras áreas para verificação de pendências; Se não houver pendências clicar em Encerrar ; Preencher o campo problema com a descrição do nível que executou o serviço; Preencher o campo Solução do Problema da seguinte forma : Solicitação atendida conforme assentamentos. Encerra-se o chamado. Ou caso o equipamento tenha sido encaminhado para alienação preencher da seguinte forma: Equipamento encaminhado para alienação. Encerra-se o chamado. 7

8 Redigindo Documento: Todos os documentos devem ser redigidos conforme modelos já existentes. Tipos de documentos: Memorandos, Despachos, Ofícios, Parecer, Informação, Requerimento, Declaração e . Quando redigir: Memorando: (2 vias) (Arquivando uma das vias em pasta própria) Devolução de bens (computador, mesa, armário, etc) Solicitação de compra de equipamentos com ou sem licitação; Pagamento de gratificação por encargo de curso a servidor; Solicitação de autorização de participação de servidor em curso ou evento, fora do MPGO; Adesão a registro de preço de outro órgão; Autorização para servidor entrar ou permanecer fora de horário de expediente normal; Contratação de cursos; Autorização para consertos de equipamentos; Autorização para locação de salas ou laboratórios para realização de cursos; Dispensa de registro eletrônico de ponto de chefias; Solicitação de bens (cadeiras, mesas, armários, etc.) Indicação de servidor para chefia; Indicação de servidor para substituição de chefia em férias; Cancelamento de empenho ou saldo residual; Convocação servidor em gozo de férias; 8

9 Ofícios (2 vias) Documentos enviados a órgãos externos; Despacho (1 via) Encaminhamentos de Documentos para análise, deliberação, providências, manifestação, para unidades internas ou externas a SINFO dentro do MPGO. Informação (1 via) Parecer (1 via) Parecer administrativo; Parecer técnico; Declaração (1 via) Requerimento (1 via) Pagamento de diárias ao Superintendente; Reembolso de custeio de passagens e transporte; Férias do superintendente; Notas Informativas 9

10 Registrando o documento: Os documentos redigidos: Memorandos e ofícios devem ser registrados no sistema atena os quais irão gerar uma etiqueta que deverá ser anexada ao documento para posterior envio ao destino com impressão de remessa ao destinatário. Despachos internos da SINFO, fazer no próprio editor de texto do sistema de gerenciamento de autos e documentos, externos a SINFO fazer o modelo e salvar na pasta da secretaria. Arquivando documento: Depois do despacho de arquivamento no documento assinado pelo Superintendente e do arquivamento no sistema atena, o documento deverá ser arquivado em pasta própria: Se documento que foi aberto chamado, arquivar na pasta solicitações atendidas; Se documento que não abriu chamado mas demandou serviços, foi atendido não demandou resposta arquivar em solicitações atendidas, senão em documentos recebidos. Se documento que não demandou serviço, arquivar em documentos recebidos; Se memorando ou ofícios feito pelo Superintendente, arquivar na pasta memorandos emitidos Executar Atividades : As atividades administrativas que não se enquadram em realizar atendimento e 10

11 nem em coordenar RH como: Controlar Patrimônio, Requisitar Materiais, Administrar agenda da mesa e do superintendente e Administrar correspondências eletrônicas deverão ser assim executadas: Controlar Patrimônio Manter os termos de responsabilidade dos bens patrimoniais da SINFO arquivadas em pasta de fácil acessibilidade, sempre zelando e atentando para que nenhum bem seja devolvido ou remetido para manutenção sem que seja encaminhado por memorando ao Departamento de Material e Patrimônio do MPGO; Auxiliar no inventariado que acontece uma vez por ano ou sempre que necessário; Requisitar Materiais Preencher requisição de material de uso comum como: tonner para impressora, papel A4, papel A3, capas de processo, grampos, trilhos ou colchetes, envelopes, etc.) e solicitar que a Chefia do Departamento de Inovação Tecnológica carimbe e assine. O restante dos materiais específicos para as áreas serão solicitados pelas suas chefias imediatas. Administrar Agendas Agendar reuniões/eventos/visitas internas à SINFO na agenda mesa de reunião com acesso pela intranet e colocar os participantes quando solicitado 11

12 no referido evento; Agendar reuniões/eventos/visitas para o superintendente na agenda nome do superintendente com acesso pela intranet. (Pré-agendar a reunião/evento/visita confirmar com o superintendente e só depois realizar o agendamento) Administrar Correspondências Eletrônicas Acessar o informatica@mp.go.gov.br diariamente pelo menos duas vezes ao dia; O que for solicitação de serviços imprimir, verificar no sistema se já existe chamado aberto para tal solicitação, se não houver proceder com o registro do chamado e se houver verificar se tem algum documento, em caso negativo digitalizar o documento e anexar ao chamado; Outras solicitações diversas da rotina, encaminhar o para o do superintendente ou área responsável. Quando for solicitado pelas áreas para que seja encaminhada Nota informativa de indisponibilização dos serviços aos usuários de TI do MPGO, entrar no e- mail da informatica@mp.go.gov.br e nos enviados sempre existirá o último envio de nota informativa que servirá como modelo Coordenar RH O atendimento administrativo da SINFO é responsável por manter as informações de RH da SINFO atualizadas (quantitativo, lotação, cargo e afastamento), mediante relação de servidores e estagiários. Quando do acréscimo ou movimentação de RH, é responsável por iniciar o PRC 02 Processo de Recursos Humanos do Sistema de Gestão da Qualidade da SINFO. 12

13 Para recebimento do colaborador novo: Identificar qual a função e o departamento que o colaborador novo irá atuar; Informar ao Dono do Processo de Recursos Humanos a função que o colaborador irá exercer e os treinamentos para colaborador novo; Verificar se o mesmo já possui institucional e login nos sistemas. Se for estagiário, cadastrá-lo no sistema do ponto eletrônico e orientá-lo de como registar o ponto todos os dias. Todo dia 22 do mês informar aos supervisores das áreas da SINFO, a ocorrência de faltas dos estagiários, para que esses possam comunicar ao RH Outras Orientações: Envio de correspondências: Se o envio for para Órgão externo ao MPGO e para Capital, será via Oficial de Promotoria. Atentar-se para colocar o correto endereço no envelope e se de fato neste endereço será encontrada a pessoa a quem a correspondência está endereçada. Anexar uma cópia do documento do lado de fora do envelope, registrando no caderno de remessa e colhendo assinatura do recebimento da sala dos oficiais. Se o envio for para fora da Capital e para Órgão externo ao MPGO, será remetido via AR. Buscar o formulário no protocolo, preencher e devolver ao mesmo para ser enviado; Se for para Promotorias no interior, registrar no caderno de remessa e levar ao malote, colhendo assinatura do responsável do malote no caderno, além de registrar e encaminhar via atena para o órgão. Solicitação de veículos: Agendar veículo para o superintendente ou para os colaboradores solicitantes, 13

14 via sistema de transporte, se preciso entrar em contato primeiro no transporte para ver a viabilidade do atendimento da solicitação. O que fazer com alguns documentos extraordinários: Empenhos: Tirar cópia e levar ao responsável pela aquisição e aguardar orientação se ele vai tomar as devidas providências ou vai querer que a secretaria passe o fax ou com a cópia para o fornecedor, arquivando o empenho em seguida em pasta específica; Termo de Responsabilidade: Bate carimbo de assinatura do Superintendente, leva para assinatura do mesmo e entrega uma via ao material e patrimônio, arquivando em seguida a outra via. Notas Fiscais: Verificar se a registro no atena se não, registrar, encaminhar via atena a área responsável; Bater 3 (três) carimbos de atestados; Se contrato, levar a Chefia de departamento responsável pelo serviço do contrato atestar, ao Superintendente para atestar e em seguida encaminhar à Divisão de acompanhamento de contratos e convênios, senão, a NF for de materiais, bens ou serviços, levar ao responsável pela aquisição atestar, ao Superintendente para atestar e em seguida encaminhar à Superintendência de Finanças via sistema atena; 14