Smarter Execution. A Execução através da Gestão de Projectos. Adopção de Modelos de Gestão de Projectos em: Caderno de Apresentação

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1 Smarter Execution A Execução através da Gestão de Projectos Adopção de Modelos de Gestão de Projectos em: Execução e Implementação Estratégica Caderno de Apresentação Versão: SE/Cad_Ap/03 Data: Optimização de Execução Operacional Sistemas Organizacionais de Gestão de Projectos Maturidade Organizacional (OPM3) I n i c i a ti v a S m a r t e r E x e c u ti o n w w w. s m a r t e r e x e c u ti o n. b l o g s p o t. p t U m a p a r c e r i a : L T M C o n s u l t o r i a N o v o s C a n a i s D a l e C a r n e g i e T r a i n i n g w w w. l t m. p t ; w w w. n o v o s c a n a i s. c o m ; w w w. d a l e c a r n e g i e. p t

2 Smarter Execution Índice Execução 3 Proposta de Valor 4 Casos & Soluções 5 Competências 6 - Áreas de Competência 6 - Pessoas 7 - Processos 9 - Tecnologia 11 Soluções para Industrias de Bens Duradouros 12 - Sinais 13 - Formação 14 - Serviços 15 Projectos & Iniciativas Internas 16 - Quantas Iniciativas? 17 - Formação 18 - Serviços 19 Contactos 20 2

3 Smarter Execution Execução A gestão de projectos é uma área de saber que se tem vindo a desenvolver fortemente ao longo dos últimos 30 anos. Há, hoje, um conjunto de boas práticas transformadas em Body of Knowledge, já na sua 5ª edição. Essas práticas suportam associações globais, sendo a de maior projecção o Project Management Institute (PMI ). Sendo encarada como uma profissão, a área de saber desenvolveu certificações e qualificações de pessoas e processos, de destacar a Project Management Professional (PMI ) e o Certified Scrum Master (Scrum Alliance). As técnicas de gestão de projectos enquanto corpo disciplinar começaram por ter aplicação em diversos ramos da engenharia, com destaque para a informática e a civil. A fazer fé nos últimos dados (trends survey, PMI, 2012) aproximadamente 2/3 dos projectos são geridos em conformidade com o âmbito e as restrições. Na génese deste corpo de saber está a INCERTEZA. Os projectos têm técnicas específicas de gestão de forma a ser possível lidar com o efeito desse factor no equilíbrio entre tempo/custo/qualidade e âmbito. A evolução da envolvente contextual e a resposta ao nível dos modelos de negócio tem vindo a destacar a utilidade da gestão de projectos na EXE- CUÇÃO estratégica e operacional. Esta é uma tendência mais recente, mas que nos últimos cinco anos tem vindo a conquistar cada vez mais organizações de topo. 80% dos executivos à escala global acreditam que praticar a gestão de projectos como competência core os ajuda a manter competitivos durante a recessão economist intelligence report. Iniciativa Smarter Execution Antes de tudo a Abordagem Smarter Execution é uma iniciativa de pessoas com experiência na aplicação e ensino da gestão e da gestão de projectos. O foco orienta-se para levar as empresas a reflectirem sobre formas de serem mais eficazes e/ou eficientes na EXECUÇÃO, quer estratégica quer operacional. Queremos ajudar a IMPLEMENTAR. 3

4 Smarter Execution Proposta de Valor Esse apoio à adopção de melhores práticas na implementação consubstancia-se numa proposta de valor de grande simplicidade; Partir o desafio aos bocados! Mostrem-nos o todo a estratégia, os resultados a atingir que nós ajudamos a colocar cada iniciativa no verde sucesso! Levando a que para cada projecto sejam adoptadas as práticas adequadas. Uma Parceria abrangente Para garantir que somos capazes de, em cada situação, apoiar o cliente na adopção da solução mais adequada criamos uma parceria. Assim não temos preferência por aconselhar a solução A ou B, pois dispomos de competências que permitem seleccionar realmente a melhor opção. Quem Somos Coordenação de Luís Melo, PMP. Com 20 anos de experiência como líder de projectos, programas e portfolios, particularmente em ambiente industrial, implementou diversas metodologias, nomeadamente EVM e modelos de gestão risco. Professor do ensino universitário leccionando disciplinas de gestão de projectos LTM Consultoria Criada em 1995 Lisboa, Porto 11 full time, 70 formadores/ consultores, 12 em exclusividade Serviços e formação em Hard skills e técnicas de Gestão de Projecto NovosCanais Criada em 1998 Implementação Microsoft e outros Tecnologia Desenvolvimento à medida Dale Carnegie Training Portugal Em Portugal desde 2009, 83 países 5 full time, 5 formadores/consultores exclusivos R.E.P. PMI Soft skills e serviços em gestão de pessoas 4

5 Smarter Execution Casos e Soluções Podemos ajudar? Cliente: Grande Empresa, Portugal Indústria: Componentes Automóvel Intervenção: Desenvolvimento de Sistema Organizacional de Gestão de Projectos Cliente e Informatização Cliente: PME Portugal Indústria: Metalo-Mecânica ROI : Redução do custo directo de produção em 20%, criação de rede comercial num país estrangeiro, optimização da gama e linhas de produto Cliente: Grande Empresa, Portugal Indústria: Automóvel Intervenção: Projecto com 50% do tempo e 70% do orçamento ROI: projecto concluído com zero desvio de custo Cliente: Empresa Pública Indústria: Ordenamento Urbano Intervenção: Criação de modelo de avaliação (scoring) de selecção de projectos ROI: Projectos implementados em parceria com privados Cliente: Grande Empresa Multinacional, Portugal Indústria: Engenharia e Construção Proposta de Valor : um problema. Soluções priorizadas com implementação faseada (3) ROI : Análise de risco em produção; redução da variabilidade de tempo em 16% Cliente: Multinacional, Portugal Indústria: Saúde Intervenção: Plataforma de gestão de imagiologia na 3º tentativa falhada. Intervenção em gestão de projecto ROI: Plataforma produzida dentro do orçamento 5

6 Competências Em termos de implementação, consoante a vontade da organização e as características da situação, a Abordagem Smarter Execution pode contribuir em: Smarter Execution F (Competências) = f (Pessoas, Processos, Sistemas) Áreas de Competência Smarter Execution apoia o desenvolvimento das organizações em: PESSOAS assessments, cursos e programas de formação com relevo na performance em gestão de projectos Smarter Execution PROCESSOS serviços de consultoria orientados ao diagnóstico, concepção e implementação de processos e sistemas de gestão de projectos e portfólios TECNOLOGIA desenho, desenvolvimento e implementação de soluções tecnológicas em gestão de projectos e portfólio 6

7 Competências Pessoas Qualquer que seja o processo, em actividades de elaboração progressiva e com elevado nível de incerteza a maestria e conhecimento pessoal das técnicas e dos comportamentos é critica para o sucesso dos projectos. Ajudamos as pessoas a desenvolverem competências técnicas em diferentes metodologias. Este desenvolvimento técnico pode ser do tipo básico e então a aprendizagem assenta nas variadas frameworks e áreas de conhecimento ou avançado e nessa situação os casos adoptados resultam do levantamento prévio realizado com a organização. A formação e o coaching contribuem para que os indivíduos recolham unidades de crédito (PDUs) para acesso à certificação profissional internacional da área (PMP ou outras). O acesso e a manutenção da certificação enquanto gestor de projecto (ou similar) obriga à obtenção de PDUs. No PMI a formação por nós ministrada atribui PDUs de categoria A e B no caso da Dale Carnegie Training (R.E.P. do PMI ) e de categoria B no caso da LTM Consultoria. O Nosso Desafio! Workshop Smarter Execution Atreva-se a reflectir connosco se a Smarter Execution pode ajudar a sua organização! Casos de sucesso, boas práticas, framework, PMBoK, áreas de conhecimento, avaliação de risco, métodos ágeis, base de conhecimento, práticas de reporte, etc. Um workshop com a equipa de gestão! Doze horas divididas em duas sessões, com o espaçamento de algumas semanas. Pensar e reflectir fora da caixa sobre execução! Nesse interregno, se pretender, podemos junto da sua organização procurar exemplos de retorno com a adopção de Práticas de Gestão de Projecto Smarter Execution, documenta-los e levar-lhe os verdes e vermelhos para a segunda sessão. 7

8 Exemplos de Estruturas de Formação Smarter Exe c u t i o n Competências Pessoas Formação Técnica Básica e de Certificação Profissional Curso: Preparação intensiva para exame de Certificação PMP Carga horaria em sala: 40 horas Participantes: 10 PDUs: 40 de cat B Observ.: Possibilidade realização de testes de preparação on-line Curso: Planeamento e Controlo à actividade com uso de MS Project Carga Horaria em sala: 14 horas Participantes: 8 PDU s: 14 de cat B Curso: Introdução Framework PMBoK Carga horária em sala: 12 horas Participantes: 16 PDU s: 12 de cat B Formação Técnica Avançada Curso: Processos e Práticas de Gestão do Risco Carga horaria em sala: 16 horas Participantes: 12 PDUs: 12 de cat B Curso: Monitorização e Controlo: EVM na Gestão de Projectos Carga Horaria em sala: 14 horas Participantes: 10 PDU s: 14 de cat B Curso: Gestão de Projectos de acordo com o seu Ciclo de Vida Carga horária em sala: 32 horas Participantes: 14 PDU s: 32 de cat B Curso: Iniciativas de gestão Ágil Carga horária em sala: 12 Carga em reuniões de GP: 20 Participantes: 8 / 10 PDU s: 6 de Cat B Formação Comportamental Curso: Leadership Training for Managers Carga horaria em sala: 21horas Participantes: 14 PDUs: 18de cat A Curso: Dale Carnegie Course Effective Communication & Human Relations Carga Horaria em sala: 42horas Participantes: 16 PDU s: 36 de cat A Curso: High Impact Presentations Carga horária em sala: 21 horas Participantes: 12 PDU s: 16 de cat A Programas e Seminários on line em inglês em formatos 4 sessões de 3 horas síncronas; Time Management, How to communicate with diplomacy and tact, etc 12 PDU cat A. Seminários on line de 3 horas com 3 PDU cat A cada 8

9 Competências Processos Na essência o que fazemos na área de processo é a fundamentação e apoio aos decisores sobre técnicas e metodologias a adoptar em função da situação organizacional, objectivos organizacionais e standards e referenciais internacionais. Em conformidade com as decisões tomadas e prioridades definidas apoiamos a organização na transferência de boas práticas para o seu interior, através da formulação e implementação de processos de gestão de projectos e portfólio. Possuímos um forte domínio dos referenciais desenvolvidos pelo Project Management Institute (quer standards quer practical standards) e experiência no seu uso e implementação. É esta a base de trabalho que ajudamos as organizações a adoptarem. 9

10 Competências Processos Todas as empresas que operam através de projectos têm práticas de gestão de projecto. Pelo que o que fazemos é ajuda-las a rever os seus resultados e as práticas usando como benchmark standards internacionais. Seria muito arriscado qualquer organização fazer tábua rasa do seu conhecimento e adoptar de forma genérica e em simultâneo as melhores práticas internacionais. A abordagem que preconizamos obriga as organizações a estabelecerem prioridades de forma a que seja promovida uma adopção faseada. A clareza do âmbito e dos objectivos a atingir facilita a obtenção de resultados. Project Management Office e OPM3 O OPM3 é um modelo de maturidade organizacional em Gestão de Projectos do PMI. Possibilita que as organizações identifiquem o seu domínio dos processos de gestão de projecto de acordo com as várias áreas criticas identificadas. O resultado do assessment possibilita a definição de um caminho de melhoria que sustenta o desenvolvimento da performance da organização. Habitualmente este caminho é implementado pelo Project Management Office (PMO), enquanto grupo ou divisão organizacional responsável pela manutenção das práticas internas de gestão de projectos. 10

11 Competências Tecnologia A profissionalização da gestão de projectos, nomeadamente em organizações que cujo sistema de produção é ao projecto, passa muitas vezes pela adopção de ferramentas informáticas que possibilitem criar práticas homogéneas e reforçar a eficiência. A nossa oferta não compreende o licenciamento ou a instalação de programas. Não temos preferência pela solução A ou B. No entanto, como pessoas experimentadas nesta área possuímos experiência com várias soluções, designadamente SAP e Microsoft. Quando as organizações pretendem informatizar práticas, quer pelo desenvolvimento ou customização da sua plataforma quer pela adopção de novas ferramentas, podemos ajuda-las em: Identificação dos processos a integrar Requisitos Elaboração de cadernos de encargos Apoio na selecção de fornecedores Gestão de contrato de fornecimento e acompanhamento técnico da implementação Implementação Desenvolvimento à medida Teste Na medida do necessário colocamo -nos na posição de gestor de projecto da organização ou apoiamos enquanto consultor técnico o gestor do projecto. 11

12 Smarter Execution A Execução através da Gestão de Projectos p/indústria de Soluções Bens Duradouros automóvel, aviação, equipamento... I n i c i a ti v a S m a r t e r E x e c u ti o n w w w. s m a r t e r e x e c u ti o n. b l o g s p o t. p t U m a p a r c e r i a : L T M C o n s u l t o r i a N o v o s C a n a i s D a l e C a r n e g i e T r a i n i n g w w w. l t m. p t ; w w w. n o v o s c a n a i s. c o m ; w w w. d a l e c a r n e g i e. p t 12

13 Sinais... Antes do inicio da produção em série, há o desenvolvimento de protótipos, de meios de produção e de controlo, de processos, formulações, testes, pré séries, industrialização do processo..alterações! Derrogações! E mais alterações!!!! Qualquer projecto contempla duas tipologias de processos; processos orientados ao produto e processos de gestão de projecto. Em industrias de bens duradouros, nomeadamente na industria automóvel, os processos orientados ao produto em etapa de projecto estão previstos no APQP. E onde andam os processos de gestão de projecto? Qualquer que seja a posição do fornecedor face ao TIER anterior ou ao OEM, verifica-se que a restrição gerida é o tempo. E se a peça sai com mais peso, o processo com índices mais altos de não qualidade e com velocidade inferior? Quando se resolvem? E a que custo? Pela natureza industrial destas organizações e pela intervenção do cliente os processos de gestão de projectos podem apresentar muita variabilidade e, eventualmente um nível de maturidade baixo ou intermédio quando comparados com benchmarks. O uso de ferramentas não normalizadas, o abuso de folhas excel, a dificuldade em identificar categorias de projectos, a indefinição sobre o inicio e fim de projecto, a ausência de métricas de monitorização de performance em projecto, a dificuldade em obter informação sistematizada sobre portfólio, o atraso no encerramento do projecto por motivos documentais ou aprovações internas, a própria identificação do âmbito do projecto e das atribuições do gestor, são algumas das características que podem servir de alerta para as organizações reflectirem sobre suas práticas de gestão de projecto. Temos a experiência e uma oferta alargada de soluções. Talvez possamos ajudar! 13

14 Formação Formação Técnica Básica e de Certificação Profissional Estruturas de formação orientadas para dotar os participantes de conhecimentos estruturais em gestão de projectos. Adequados para qualificação de pessoas Curso: Preparação intensiva para exame de Certificação PMP Carga horaria em sala: 44 horas Participantes: 10 PDUs: 44 de cat B Observ.: Possibilidade realização de testes de preparação on-line Curso: Iniciação ao uso de MS Project em conformidade com PMBoK Carga Horaria em sala: 14 horas Participantes: 8 PDU s: 14 de cat B Reflexão Interna Estruturas desenhadas para permitir facilitar ou promover processos de reflexão nas organizações Sessão: Gestão de Projectos com APQP e PMBoK Carga horaria em sala: 4 horas Participantes: 12 Sessão: Monitorização e Indicadores de projecto e portfólio Carga horaria em sala: 4 horas Participantes: 12 Técnicas e Ferramentas Workshop: Smarter Execution levantamento de práticas prévio 1,5dias (entrevistas e recolha de dados sobre práticas e ferramentas de projectos e portfólio) Carga horária em sala: 12 horas Participantes: 14 Estruturas de desenvolvimento específico técnico e de forma de estar Curso: Dale Carnegie Immersion Seminar Carga Horaria em sala: 21horas Participantes: 16 PDU s: 21 de cat A Curso: Gestão e Monitorização com EVM Carga horária em sala: 12horas Participantes: 12 PDU s: 12 de cat B Curso: FMEA concepção & aplicação Carga horária em sala: 14horas Participantes: 12 Curso: Sistemas Organizacionais de Gestão de Projectos Carga Horaria em sala: 14horas Participantes: 8 PDU s: 9 de cat A 14

15 Serviços Consultoria e Tecnologia Apoiamos as equipas das organizações desde o levantamento da situação à implementação da solução. Passando pelo apoio à tomada de decisão e desenho ou redesenho de práticas e fluxos de processos. Os nossos serviços de consultoria englobam, quando adequado, a componente de desenvolvimento tecnológico e informático e são suportados nos vários standards do PMI sendo o mais relevante o PMBoK e nos referenciais sectoriais, nomeadamente no APQP A nossa oferta está centrada em: Criação e implementação de Sistemas Organizacionais de Gestão de Projectos (projectos, programas e portfólio) Identificação de grau de Maturidade Organizacional em Gestão de Projectos. Assessment Análise e Redefinição de Práticas por Área de Conhecimento. Mais comum; gestão do risco e gestão do tempo Informatização de processos de gestão de projectos e portfólio; nomeadamente adopção de soluções Microsoft baseadas em MS Project ou desenvolvimentos à medida. Criação e implementação de modelos de reporte e medição da performance Assessoria directa e acompanhamento aos gestores de projecto Em serviços com componente tecnológica trabalhamos com a nossa equipa, com a equipa de cliente ou de terceira parte. Abordagem Em desenvolvimento da proposta comercial trabalhamos na empresa para dispor de um nível de conhecimento da organização que nos possibilite partir o desafio aos bocados. Identificamos as várias áreas de desenvolvimento que depois são priorizadas e estruturadas em actividades alocadas a diferentes etapas, criando uma visão geral quer do tempo quer dos recursos envolvidos. Assim cada etapa não ultrapassa os seis meses, com entregas perfeitamente verificáveis e com adjudicação autónoma. 15

16 Smarter Execution A Execução através da Gestão de Projectos Projectos & Iniciativas Internas I n i c i a ti v a S m a r t e r E x e c u ti o n w w w. s m a r t e r e x e c u ti o n. b l o g s p o t. p t U m a p a r c e r i a : L T M C o n s u l t o r i a N o v o s C a n a i s D a l e C a r n e g i e T r a i n i n g w w w. l t m. p t ; w w w. n o v o s c a n a i s. c o m ; w w w. d a l e c a r n e g i e. p t 16

17 Quantas iniciativas? Tem a sua empresa que segurar Ao analisar como a organização persegue as metas do scorecard estratégico verifica que grande parte dos eixos estratégicos se traduzem em medidas e que estas são na sua maioria projectos. A abertura de um novo mercado é um projecto passando de seguida ao estádio de operação, da mesma forma que a revisão do lay out fabril é um projecto. É evidente que as técnicas de gestão de projecto não devem ser as mesmas, mas na verdade estamos, em ambos os casos, em situações de esforços temporários coordenados e exclusivos de natureza progressiva com vista à obtenção de um produto, serviço ou resultado único. As características de esforço temporário tem um inicio e um fim; elaboração progressiva em função de circunstâncias e conhecimento progressivo; e resultado único a combinação de entregas; são características de grande parte das iniciativas de gestão, pelo menos das que buscam resultados novos para a organização 17

18 Formação Formação Técnica Básica e de Certificação Profissional Estruturas de formação orientadas para dotar os participantes de conhecimentos estruturais em gestão de projectos. Adequados para qualificação de pessoas Curso: Preparação intensiva para exame de Certificação PMP Carga horaria em sala: 44 horas Participantes: 10 PDUs: 44 de cat B Observ.: Possibilidade realização de testes de preparação on-line Curso: Técnicas e Metodologias ágeis de Gestão de Projecto Carga Horaria em sala: 14 horas Participantes: 8 Curso: Uso de MS Project e Planos Tipo Carga horaria em sala: 21 horas Participantes: 8 PDU s: 10,5 de cat B Curso: Balanced Scorecard como Mapa de Medidas Carga horaria em sala: 14 horas Participantes: 12 Reflexão Interna Estruturas desenhadas para permitir facilitar ou promover processos de reflexão nas organizações Sessão: Requisitos Mínimos de Gestão de Projectos e Iniciativas Carga horaria em sala: 4 horas Participantes: 12 Curso: Processos de Gestão de Projecto e Portfólio Apresentação Carga horaria em sala: 14 horas Participantes: 10 Técnicas e Ferramentas Estruturas de desenvolvimento específico técnico e de forma de estar Curso: Dale Carnegie Immersion Seminar Carga Horaria em sala: 21horas Participantes: 16 PDU s: 21 de cat A Curso: Sistemas Organizacionais de Gestão de Projectos Carga Horaria em sala: 14horas Participantes: 8 PDU s: 9 de cat A 18

19 Serviços Consultoria e Tecnologia PMO Departamental Alguns departamentos pela sua natureza operam em modelo organizacional de projecto. Tipicamente Divisões de Manutenção, Departamentos de Obras, Direcções Informáticas, entre outras. Há um balanceamento de recursos entre operações correntes e projectos, por vezes com equipas dedicadas. Os modelos de gestão de projectos e portfólio nestas situações apresentam grande variabilidade técnica, com origem, essencialmente, na área de actuação da Direcção e no enquadramento dos programas de projectos. A adopção de técnicas ágeis é muitas vezes aconselhada Projectos Transversais A organização lança periodicamente projectos com âmbitos e sponsorização distinta. Naturalmente são projectos com impacto organizacional muito distinto. É comum que situações deste tipo levem a que os projectos sejam geridos usando diferentes metodologias, variando entre abordagens ágeis e visuais até modelos tradicionais suportados em ferramentas informáticas. Abordagem Em desenvolvimento da proposta comercial trabalhamos na empresa para dispor de um nível de conhecimento da organização que nos possibilite partir o desafio aos bocados. Identificamos as várias áreas de desenvolvimento que depois são priorizadas e estruturadas em actividades alocadas a diferentes etapas, criando uma visão geral quer do tempo quer dos recursos envolvidos. Assim cada etapa não ultrapassa os seis meses, com entregas perfeitamente verificáveis e com adjudicação autónoma. 19

20 Smarter Execution A Execução através da Gestão de Projectos Smarter Execution, é uma iniciativa de LTM Consultoria em parceria com NovosCanais e Dale Carnegie Training Portugal, que visa apoiar as organizações no desenvolvimento da performance na disciplina de EXECUÇÃO através da adopção de práticas de gestão de projectos Coordenação: Luís Melo (l m e l l t m. p t ) Lisboa Porto R. Sousa Aroso, 556, 4ºesq Matosinhos