Manual do sistema de Responsabilidade Social

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1 Manual do sistema de Responsabilidade Social

2 SUMÁRIO 01 O SISTEMA Por que sistematizar? Por que divulgar? PRAZOS Quem poderá cadastrar as informações? ETAPAS DE PREENCHIMENTO º Passo: como acessar o sistema? º Passo: vamos começar o cadastro! Filtro para pesquisa CONTATOS...13 ANEXOS...03

3 CAPÍTULO 01 O SISTEMA A proposta do sistema foi elaborada pela Coordenadoria de Filantropia e Responsabilidade Social em parceria com a Gerência de Extensão e Cultura, a Comissão Própria de Avaliação CPA e a Gerência de Desenvolvimento Institucional, e desenvolvido pela Gerência de Tecnologia da Informação TI. O principal objetivo do sistema é estruturar as informações dos diversos projetos/programas e ações comunitárias idealizadas pelos professores, alunos, funcionários e voluntários da Fundação Univali. Importante: esse sistema não substituirá o relatório anual qualitativo enviado para a Gerência de Extensão e Cultura. 1.1 Por que sistematizar? É importante cadastrar o seu projeto/programa ou ação para o registro das inúmeras iniciativas de Extensão e Responsabilidade Social que fazem a diferença nas comunidades do entorno dos campi da Universidade. Além disso, essas informações aparecerão nos principais documentos institucionais, como: -> Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI; -> Relatório de Responsabilidade Social; -> Comissão Própria de Avaliação CPA; -> Gerência de Extensão e Cultura. 1.2 Por que divulgar? O preenchimento completo da sua iniciativa contribuirá para que a Fundação participe dos diversos processos de certificação e premiações em nível municipal, estadual e nacional. Tais como: -> Prêmio Selo Social de Itajaí; -> Prêmio Selo Social de Balneário Camboriú; -> Prêmio Empresa Cidadã da Associação dos Dirigentes de Vendas e Marketing de Santa Catarina ADVB/SC; -> Certificação do Movimento Nós Podemos Santa Catariana; -> Prêmio de Certificação de Responsabilidade Social da Assembleia Legislativa de Santa Catarina; -> Ministério da Justiça; -> Ministério da Educação MEC. 03

4 1.3 PRAZOS É importante que todos os dados do seu projeto, programa ou ação sejam cadastrados até o último dia de trabalho de cada ano. A inserção dos dados no sistema pode ser feita mensalmente e concluída em dezembro. Se preferir, o(a) professor(a) poderá fazer essa inserção somente no mês de dezembro. Para início do registro, as informações necessárias são: 1. Código do projeto 2. Tipo 3. Título 4. Data início 5. Data fim 6. Descrição 7. Objetivo geral 8. Objetivos específicos 9. Estratégias utilizadas 10. Responsáveis. No final do ano, é necessário inserir os indicadores que fazem parte dos resultados, sendo estes: 1. Resultados obtidos 2. Impacto social 3. Áreas de Atuação 4. Empresas 5. Professores 6. Municípios Envolvidos. 1.4 Quem poderá cadastrar as informações? Se você é professor(a) ou funcionário(a) e possui um projeto de extensão ou já realizou uma ação comunitária deverá cadastrar as informações no sistema. Entenda a diferença: a) Entende-se por projeto de extensão universitário aqueles decorrentes, em sua maioria, de aprovação em editais, com atividades contínuas e permanentes envolvendo o ensino e a pesquisa; b) Entende-se por ação comunitária e de responsabilidade social toda e qualquer ação, programa ou projeto desenvolvido, de forma temporária ou pontual, que contribua para a melhoria da qualidade de vida do público interno (funcionários, professores, alunos e voluntários), do público externo (comunidade) e do meio ambiente. 04

5 CAPÍTULO 02 Etapas de preenchimento 2.1 1º Passo: como acessar o sistema? Acesse a intranet: Clique em: 05

6 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! Inicie o preenchimento: Selecione se a sua iniciativa é um Projeto de Extensão ou uma Ação Comunitária. Caso sua inciativa seja um Projeto de Extensão, insira o código do projeto e continue o preenchimento. Se a sua iniciativa for uma Ação Comunitária, selecione qual é o tipo de ação: Qual o nome da sua iniciativa? Nessa etapa, você cadastrará o nome do seu projeto ou ação: 06

7 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! Preencha a periodicidade em que acontecerá o seu projeto ou ação: Importante: caso a sua iniciativa seja permanente preencha a data de inicio/fim em que ocorreram as atividades do ano vigente. E, no próximo indicador Descrição acrescente no texto que o seu projeto/programa é permanente. Apresente de forma resumida o que é o seu projeto ou ação na Descrição: Importante: Todos os indicadores suportam no máximo caracteres. Na etapa das Estratégias utilizadas descreva quais atividades foram realizadas para se chegar aos objetivos da sua iniciativa: 07

8 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! Em relação aos objetivos de sua iniciativa, descreva: Nos Resultados obtidos você preencherá os dados quantitativos do seu projeto ou ação. Por exemplo: o projeto realizou uma palestra sobre a Semana de Prevenção ao Suicídio e teve a participação de 20 pessoas. Quanto ao Impacto social do seu projeto ou ação, consideram-se os resultados qualitativos das atividades realizadas. Por exemplo: Por meio da palestra realizada na Semana de Prevenção ao Suicídio no Bairro São Vicente os ouvintes foram sensibilizados e oito pessoas buscaram tratamento psicológico na Clínica da Univali. 08

9 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! Nas Áreas de Atuação você classificará qual a área de impacto que a sua iniciativa alcança, selecionando SIM para a temática que mais se aproxima da realidade do seu projeto ou ação. É possível assinalar mais de uma área de atuação. Quanto aos Investimentos da sua iniciativa haverá a seguinte classificação: Humanos: calcular o valor total pago pelo trabalho do professor ou aluno disponibilizado para exercer a atividade do projeto ou ação. E inserir o montante final. Materiais: calcular o valor total dos materiais utilizados durante a execução do projeto ou ação. Por exemplo: vamos supor que o seu projeto realiza trabalhos educativos em uma determinada escola e utiliza de materiais escolares. O valor de cada material deverá ser somado e apresentado um total. E inserir o montante final. Serviços: calcular o valor total dos serviços disponibilizados. Por exemplo: o seu projeto promoveu uma palestra sobre determinado assunto à comunidade. Mesmo que seja gratuito ao público, será necessário que você calcule o valor da hora aula do professor. E inserir o montante final. Externo (parcerias): somar o total das doações recebidas por meio de empresas parceiras. E inserir o montante final. 09 Próxima página...

10 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! Montante final Montante final Montante final Montante final No próximo passo, você deve incluir todas as pessoas que o projeto ou ação beneficiou, seja de forma: Os funcionários e alunos envolvidos são as pessoas que contribuíram ativamente no projeto ou ação, seja como bolsista/estagiário(a)/voluntário. Essa informação será preenchida no indicador Professores É importante registrar as fotos das ações. Selecione as 10 melhores fotos e salve-as em um arquivo. O sistema aceitará somente a pasta zipada. Observação importante: as fotos deverão ser enviadas em formato JPEG para podermos utilizar o material com mais qualidade. Como fazer um zip? Consulte anexo

11 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! No indicador Empresas serão preenchidas todas as organizações/entidades que foram beneficiadas e parceiras do projeto ou ação. O sistema já disponibiliza uma lista de organizações, se ao pesquisar o nome desejado não estiver disponível, é só clicar na opção adicionar: Os Responsáveis são os professores coordenadores do projeto ou ação. Nesse indicador será necessário cadastrar o Setor, que é o curso e o qual docente está vinculado e o Nome do(a) Professor(a). Os cadastros poderão ser feitos por meio da lupa de pesquisa disponível A cada novo preenchimento nessa opção poderá ser clicado um Novo Registro. 11

12 2.2 2º Passo: vamos começar o cadastro! No indicador Professores serão inclusos os profissionais que participaram do projeto ou ação. A cada novo preenchimento nessa opção poderá ser clicado um Novo Registro. No indicador Municípios você poderá incluir todas as cidades que o seu projeto ou ação beneficiou. Pronto! Os dados estão cadastrados. Agora é preciso salvar para registrar as informações no sistema. Clique em Caso o Professor queira modificar/inserir os dados no sistema é só clicar em Quando o preenchimento dos dados estiver completo, clique em para enviar. 2.3 Filtro para pesquisa Na página inicial do sistema você encontrará uma ferramenta para pesquisar o seu projeto/programa ou ação já cadastrada(o), conforme foto a seguir: 12

13 CAPÍTULO 03 contatos Caso haja dúvidas durante o preenchimento de sua iniciativa, fique à vontade para entrar em contato com a Coordenadoria de Filantropia e Responsabilidade Social: Ednéia Orlandina da Silva Mendes Ramal: 7866 Sandriely Louise Maia Ramal: do setor: responsabilidade.social@univali.br 13

14 ANEXOS Anexo 01: Como fazer um zip? Etapa 1 selecione as fotos desejadas. Etapa 2 clique com o botão direito e clique conforme a foto a seguir: 14