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1 Manual do Descarte Limpar e organizar é só começar! AGE - NPQ - março 2013

2 SUMÁRIO ITEM DESCRIÇÃO PÁGINA 1 DESCARTE Cronograma para o Dia D - Descarte Reunião de sensibilização Preparação dos locais para o Descarte Recomendações gerais para iniciar o Descarte Cada servidor efetuará o Descarte, tendo os seguintes cuidados Regras Descarte gerais para objetos e dados Material de consumo Material permanente Descarte virtual: arquivos nos microcomputadores e rede No drive K (REDE) No drive G (REDE) Arquivos do drive C (disco local de cada micro) Relatório de Descarte 6 2 Conclusão 7

3 Dia D na AGE Limpar e organizar é só começar! 1. DESCARTE - SENSO DE UTILIZAÇÃO a) Descarte Físico: objetos e documentos reais. b) Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou discos de microcomputadores. c) Descarte Intangível: stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc. Lema Senso de Utilização é: Viva o essencial! 1.1. CRONOGRAMA PARA O DIA D - DESCARTE DATA ATIVIDADES 27/02/ Quarta - 14h Registro fotográfico da situação atual 01/03/ Sexta Divulgação através da Intranet do Dia D da AGE 04/03/ Segunda -10h Preparativos da AGE para o Descarte. Reunião de sensibilização. 04/03/ Segunda -10h30 Dia da Limpeza e Organização - Dia D - Descarte 05/03/ Terça - 10h Informativos dos primeiros resultados 1.2. REUNIÃO DE SENSIBILIZAÇÃO: Explicar os procedimentos do descarte. Explicar os itens do Kit. Explicar os indicadores que deverão contar do relatório de resultados do descarte e como serão aferidos. Fazer cronograma de atividades para o Dia D definindo tarefas e áreas de atuação.

4 1.3. PREPARAÇÃO DOS LOCAIS PARA O DESCARTE a) Obter embalagens (caixas e ou sacos plásticos) para acondicionar os materiais descartados. b) Afixar cartazes ATENÇÃO: DIA DO DESCARTE na porta de acesso à AGE. c) Definir os locais onde serão depositados os materiais descartados e identificá-los com os cartazes: ÁREA DE DESCARTE, subdividido em 4 subáreas: 1. LIXO; 2. RECICLÁVEL; 3. À TRANSFERIR (para outra unidade específica ou para o SMP); 4. RECUPERAR OU REAPROVEITAR (para encaminhar ao conserto ou para outras Unidades do TRT13). Obs: As duas últimas subáreas dividem-se em MATERIAL PERMANENTE (com placa de tombamento) ou MATERIAL DE CONSUMO (sem placa de tombamento). d) Providenciar uma balança que possa ser utilizada para pesar o material descartado,caso não seja possível, deverá ser feita uma a avaliação estimativa do peso RECOMENDAÇÕES GERAIS PARA INICIAR O DESCARTE Cada servidor efetuará o descarte, tendo os seguintes cuidados: Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo Check-List de Descarte. Seguir a orientação quanto ao destino de materiais descartados. Quando se tratar de documentos, consultar pessoas habilitadas da AGE ou o Serviço de Arquivo do TRT13, conforme o caso. Colocar o material descartado nos locais corretos previamente definidos. Garantir a inclusão dos materiais descartados ou encaminhados e do lixo retirado no relatório final de Descarte da AGE. Seguir as regras gerais de descarte de objetos e dados a seguir REGRAS DESCARTE GERAIS PARA OBJETOS E DADOS COMO SEPARAR O ÚTIL DO INÚTIL Necessário Necessário ANÁLISE FREQUÊNCIA PROVIDÊNCIAS Necessário, mas precisa de recuperação Desnecessário, mas potencialmente útil Desnecessário, mas potencialmente inútil Constantemente Mantê-lo o mais próximo possível Ocasionalmente Ocasionalmente Raramente ou Nunca Nunca Mantê-lo em locais centrais que permitam uma otimização do uso Enviar à unidade responsável pelo conserto Descartar e enviar o material ao destino correto Descartar e enviar o material ao destino correto

5 MATERIAL DE CONSUMO Materiais de Escritório (tesouras, telefones, grampeadores e furadores sem número de tombamento patrimonial, canetas, etc): Devem ser incluídos na Lista de Objetos Descartados que deverá ser encaminhada ao SMP PAPÉIS Para fragmentação: documentos e suas cópias que exigem sigilo: contendo dados relativos a folha de pagamento e contracheques, documentos da Área de Planejamento, Orçamento e Finanças, lista e catálogos telefônicos específicos do TRT13, catálogo e documentos com informações particulares de integrantes do TRT13. Para reciclar: folhas usadas ou inservíveis, jornais, revistas, listas telefônicas, papelões, boletins internos de exercícios anteriores, pastas, cópias impressas e todo tipo de papel, exceto aqueles provenientes de copas, banheiros e lavabos. Devem aguardar o recolhimento, na AGE, pelo Serviços Gerais. Os livros sem número de tombamento devem ser separados e incluídos na Lista de Objetos Descartados que deverá ser enviada ao SMP. Obs.: Os papéis destinados à reciclagem não devem ser amassados DOCUMENTOS a) PARA TRANSFERIR: Registrar em Lista de Objetos Descartados os documentos passíveis de descarte e encaminhá-los ao Arquivo, conforme o caso. Devem ser transferidos para o Arquivo os documentos que depois de sua fase ativa (em uso) passam para uma fase de guarda segundo as exigências legais, prevenção ou à importância histórica do documento. Os documentos devem ser encaminhados preferencialmente pelas respectivas unidade originárias. Veja alguns documentos que são de responsabilidade exclusiva de algumas Unidades.

6 TIPO DE DOCUMENTO Fotografias e fitas de vídeo Íntegras de Acórdãos do TRT13 Revistas do TRT13 Correspondência expedida antes de 2012: Ofício, Memorando e fax Correspondência recebida antes de 2012 Ata de reunião antes de 2012 Pareceres Conforme o prazo do processo Informativos antes de 2012 Outros documentos QUEM TRANSFERE Unidade que originou Vara ou Juízo que originou Assessoria de Comunicação Assessoria de Gestão Estratégia Assessoria de Gestão Estratégia Assessoria de Gestão Estratégia Assessoria de Gestão Estratégia Assessoria de Gestão Estratégia Conforme determinado pela AGE ou consultar o Arquivo b) PARA AGUARDAR NA AGE DOCUMENTO Correspondência expedida após 2011:Ofício, Memorando e fax Correspondência recebida após 2011 Ata de reunião após 2011 Pareceres Conforme o prazo do processo Informativos após 2010 Outros documentos 1 ano 1 ano 1 ano Tempo de permanência na Unidade Conforme o prazo do processo 2 anos Conforme determinado pela AGE ou consultar o Arquivo c) PARA ELIMINAR Documentos que já constam em processos administrativos. Ex.: cópias de requisições de material, cópias de requisições de serviço, notas fiscais e faturas. Documentos escritos que constam em meio eletrônico. Material de apoio. Ex.: rascunhos, anotações, agendas, cartões de congratulações, manuais de procedimentos, cópias de Instruções ou Orientações Normativas, tabelas de custas, etc. Outros documentos, tais como: cópias de doutrina, legislação, jurisprudência,documentas (índices, material bibliográfico e sumários de periódicos), boletim informativo do TRT13, etc).

7 d) LIXO São considerados LIXO todo e qualquer papel ou objeto que não seja passível de reutilização, reciclagem ou transferência para o arquivo, almoxarifado ou outra unidade qualquer, nem que deva ser fragmentado. O lixo deverá ser pesado, separado, e depositado em local apropriado, junto com o lixo orgânico, onde o pessoal da limpeza procederá o recolhimento MATERIAL PERMANENTE Todo Material Permanente deve ser enviado ao SMP ou SETIC, conforme o caso, e só deve ser liberado após inclusão na Lista de Objetos Descartados, onde será necessário o número de patrimônio e o motivo da liberação PARA DEVOLVER a) Equipamentos de informática: relacionar na Lista de Objetos Descartados e solicitar à SETIC através de memorando no sistema SISPAE, especificamente para os itens - (microcomputadores, impressoras, multifuncionais, scanners, etc), - para que os aparelhos sejam desativados e transferidos oportunamente. b) Móveis e equipamentos com número de tombamento patrimonial: (mesas, cadeiras, estantes, carrinhos, armários) - incluir os materiais na Lista de Objetos Descartados e solicitar ao SMP através de memorando no sistema SISPAE, para que os mesmos sejam recolhidos ou transferidos. Inclui-se nesta categoria os materiais de escritório e outros materiais semelhantes - (máquinas de calcular, fax, grampeador, furadores grandes, material médico, hospitalar, etc) - com número de patrimônio. c) Livros com número de tombamento: livros diversos, doutrina, códigos, revistas de assinaturas e boletins de direito administrativo. Os livros devem ser incluídos na Lista de Objetos Descartados, embalados em caixas com uma identificação afixada, contendo: Nome da Unidade e Identificação dos Materiais - (título, autor, editora e numero do patrimônio - se houver) - e encaminhados ao SMP por meio de memorando no sistema SISPAE, para que os mesmos sejam recolhidos ou transferidos PARA CONSERTAR a) Equipamentos de Escritório e Mobiliário: relacioná-los em expediente como Material para Recuperar, informando o n.º do Patrimônio e observações sobre avaria e/ou defeitos e encaminhar a relação por meio de memorando no Sistema Sispae ao SMP solicitando providências. Depositá-los em local da própria Unidade aguardando instruções para o seu recolhimento. b) Equipamentos de Informática: relacioná-los em expediente como Equipamentos para Recuperar, informando o n.º do Patrimônio e observações sobre avaria e/ou defeitos e encaminhar a relação por meio de memorando no Sistema Sispae à SETIC solicitando providências. Depositá-los em local da própria Unidade aguardando instruções para o seu recolhimento.

8 DESCARTE VIRTUAL: ARQUIVOS NOS MICROCOMPUTADORES E REDE A AGE deverá criar uma pasta da Rede intitulada Descarte Virtual para onde deverão ser transferidos (movidos e NÃO copiados) todos os arquivos destinados ao Descarte. Após a conclusão dos trabalhos, o volume em megabytes, números de Arquivos, desta pasta, bem como a quantidade de disquetes ou CD`s descartados, deverão ser informados no relatório de Resultados do Descarte. Outra forma de apurar os resultados é limpar a lixeira do Windows eliminando qualquer tipo de arquivo que esteja lá. Dessa forma, ao final dos trabalhos será possível quantificar os arquivos eliminados NO DRIVE K (REDE): a) ARQUIVOS QUE NÃO PODEM SER APAGADOS ATENÇÃO: O Arquivo LOGIN.BAT NÃO PODE SER ELIMINADO. As demais pastas foram criadas, a princípio, por demanda ou iniciativa da própria unidade. Somente os próprios usuários sabem o que pode ser apagado. Os arquivos destas pastas devem ser avaliados pelos usuários e poderão ser apagados, gravados em disquete ou CD pelo próprio usuário. b) ARQUIVOS QUE PODEM E DEVEM SER EXCLUÍDOS s: apague os s que você recebeu e não tem mais utilidades. E- mails acumulados representam um dos maiores volumes de dados na Rede. Para contabilizar as mensagens apagadas crie uma pasta chamada Descarte Virtual e arraste para lá os s a descartar. Antes de excluí-los conte quantos são, para acrescentar ao número de arquivos no Relatório de Descarte. Não é necessário computar o tamanho das mensagens em Kbytes. c) ARQUIVOS DO COMPUTADOR QUE PODEM SER ELIMINADOS: aqueles com as extensões: *.avi *.fwt *.mpeg *.bar.gif; *.mp3 *.bmp (exceto brasão) *.jpg *.rtf; *.doc *.jpeg *.tmp *.fac *.mpg *.wma Dica: Utilizando o explorer do windows, caso a data seja anterior a um ano é provável que este arquivo possa ser eliminado. Arquivos de imagens, fotos, música e vídeo, que não sejam relacionados com as rotinas de trabalho como: *.mp3 *.wma *.avi *.mpg *.mpeg *.jpg *.jpeg *.bmp *.gif.

9 Características desse tipo de arquivo: não fazem parte do trabalho do TRT13 ocupam muito espaço na rede podem ser apagados da rede pela SETIC SEM AVISO não entram nos backups diários feitos em fita usuários que queiram mantê-los devem movê-los para a unidade local de seus micros, ou seja, no Drive C Arquivos temporários: Normalmente têm a extensão *.TMP ou têm o nome iniciado pelo símbolo "~" (til). do TRT13. Arquivos particulares do usuário: Que não têm relação com as atividades Cópias de segurança: Quando o usuário troca de microcomputador e deseja garantir cópia dos seus dados do Drive C, eventualmente faz uma cópia no Drive K: e esquece de apagá-la quando está com um microcomputador novo. Arquivos duplicados: Muitos arquivos que estão disponíveis na rede em outros Drives. Não há necessidade de fazer cópias de arquivos da rede, pois diariamente é feito backup em fita dos arquivos da rede. Arquivos de backup automático dos programas: Têm a extensão *.BAK. São arquivos criados automaticamente por alguns programas como cópia de segurança. Não têm muito sentido sua existência uma vez que são feitos backups em fita diariamente. Arquivos antigos não mais utilizados: Se for utilizado o critério de data para eliminação de arquivos NO DRIVE G (REDE): Todos os arquivos deste drive são considerados temporários, podem ser eliminados a qualquer momento e dele não é feito backup ARQUIVOS DO DRIVE C (DISCO LOCAL DE CADA MICRO): a) ARQUIVOS QUE NÃO PODEM SER APAGADOS: ATENÇÃO - Arquivos que possuem as extensões *.COM, *.EXE, *.DLL, *.SYS, *.BAT NÃO PODEM SER ELIMINADOS! Pasta Windows - Para garantir o bom funcionamento do micro, nada deve ser alterado nessa pasta, exceto o conteúdo da subpasta TEMP e TMP. Pasta Arquivos de Programas - é onde ficam instalados os programas, como WORD, INTERNET, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e subpastas. Demais pastas - NÃO devem ser apagados arquivos cuja extensão seja *.COM *.EXE *.DLL *.SYS *.DAT *.BAT *.CFG *DOT. Drive local (C:), Dica geral - Não grave nada importante nele, pois dele não é feito backup.

10 b) ARQUIVOS QUE PODEM SER APAGADOS: Arquivos de imagens, fotos, música e vídeo - como *.MP3 *.WMA *.AVI *.MPG *.MPEG *.JPG *.JPEG *.BMP *.GIF, que não sejam relacionados com as rotinas de trabalho. Arquivos particulares do usuário - que sejam de pouca ou nenhuma utilidade RELATÓRIO DO DESCARTE Os resultados serão aferidos quanto a, pelo menos, 7 (sete) indicadores: 1. Descarte Físico Quilos de lixo retirados. Quilos de material reciclável descartado. Quantidade de itens de material permanente retirados ou descartados. Quantidade de itens de material de consumo retirados ou descartados. Obs.: Além dos indicadores poderão ser mencionados no relatório os itens descartados mais interessantes ou incomuns. 2. Descarte Virtual Megabytes de arquivos excluídos dos computadores e servidores da rede. Número de arquivos excluídos. Quantidade de disquetes e CD`s descartados. 3. Descarte Intangível Além dos indicadores poderão ser mencionados também, em poucos parágrafos, as percepções da equipe envolvida quanto aos resultados intangíveis dos trabalhos, como eventuais melhorias quanto ao bem-estar no local de trabalho, motivação da equipe, ou no relacionamento interpessoal. O Material reciclável recolhido será destinado a Cooperativa de Catadores de Lixo, conforme acordo mantido com o TRT13. Levantamentos fotográficos, tipo antes e depois, embora opcionais, serão bem vindos. 2. CONCLUSÃO O Programa 5S de Qualidade é uma proposta que visa promover melhorias nos hábitos e comportamentos das pessoas, boas condições no ambiente de trabalho, na saúde e segurança, e na redução de desperdícios. Uma das etapas do programa é o dia do descarte. A AGE comprometida com a ideia: Educação combina com limpeza e organização, apresenta-se como parceira de qualquer unidade do TRT13 que queira implantar esta importante ferramenta de gestão da qualidade, solicitando para tanto que o mesmo formalize o deseja por meio de Protocolo, afinal Limpar e organizar é só começar!.

11 FICHA TÉCNICA Supervisão: Produção e Revisão: Pesquisas: Assessoria de Gestão Estratégica. Max Frederico Feitosa Guedes Pereira Núcleo de Processo da Qualidade. Luiza Lúcia de Farias Aires Leal, Márcia Valério TRT20, JFSC, SEBRAE

12 ANEXOS ANEXO I KIT DE DESCARTE KIT DE DESCARTE - LISTA DE OBJETOS ITEM DESCRIÇÃO QUANTIDADE O QUE FAZER 1 Manual do Descarte 1 Leitura 2 Check-List do Descarte 4 cópias Usar como roteiro 3 Cartaz de aviso sobre o Dia do Descarte 2 Afixar na porta dentro e fora. 4 Identificadores das áreas de Descarte 1 conjunto Afixar junto à área 5 Lista de Objetos Descartados 1 Para auxiliar o relatório 6 Formulário para Relatório de Descarte 1 Para auxiliar o relatório 7 Embalagens vazias para descarte caixas e sacos 10 Usar para coleta e envio

13 ANEXO II CHECK-LIST DE DESCARTE N ITENS A SEREM VERIFICADOS OK 1 ÁREA DO CAFÉ OU LANCHE 2 MURAIS 3 MESINHAS AUXILIARES 4 ARMÁRIOS/ ESTANTES 5 ARQUIVOS 6 PASTAS 7 COMPUTADOR 8 MESAS DE IMPRESSORA 9 MESAS Materiais / alimentos não recomendáveis para uso / esquecidos. Mantimentos e medicamentos fora da validade; Equipamentos, móveis e utensílios s/ serventia ou sem condições de higiene. Papéis desatualizados ou obsoletos. Papéis inúteis ou desatualizados colados em paredes/portas. Rascunhos, arquivos, materiais de expediente, envelopes. Guias, listas desatualizadas. Papéis desatualizados / obsoletos. Livros, catálogos, periódicos, apostilas, relatórios, códigos, revistas, guias, boletins, etc. sem utilidade ou desatualizados. Pastas, arquivos, livros de registro obsoletos ou sem uso. Materiais diversos desnecessários, em más condições, fora de validade ou obsoletos. Pastas obsoletas, desatualizadas ou sem utilidade. Pastas em más condições de uso. Papéis sem utilidade. Papéis obsoletos / desatualizados. Capas, fios, extensões, cabos de computador etc. sem uso. Manuais de Software em excesso ou obsoletos. Disquetes avariados, sem utilidade / parados há + de 2 anos. Excesso de papéis, rascunhos, retrabalhos, etc. Peças quebradas, cartuchos vazios ou obsoletos. Excesso de documentos para examinar ou arquivar. Livros, revistas, códigos, jornais, informativos, etc. Objetos pessoais de pouca utilidade / obstruindo movimentos. Objetos de adorno em excesso. Duplicidade de materiais de expediente.

14 0 GAVETAS 11 SALA 12 DESCARTE VIRTUAL Rascunhos, modelos, materiais de expediente em excesso, estragados ou em desuso. Objetos pessoais em excesso, sem uso ou fora da validade. Equipamentos não utilizados / estragados. Móveis não utilizados / subutilizados / danificados. Arquivos repetidos, desnecessários, desatualizados ou obsoletos (não utilizados há mais de 2 anos). Informações / dados não utilizados ou duplicado em outro meio. Softwares desatualizados ou sem utilidade. s sem importância.

15 ANEXO III MODELO DE CRONOGRAMA GERAL DOS TRABALHOS Nº TAREFAS QUA 27 QUI 28 SEX 01 SEG 04 TER 05 QUA 06 QUI 07 1 Registro fotográfico da situação atual 2 3 Contatos prévio com Serviços Gerais e Informática Contatos prévio com Patrimônio e Arquivo 4 Aprovar Plano de Descarte da AGE 5 Divulgação do Dia D da AGE na Intranet 6 Distribuição do Kit de Descarte 7 Reunião de Sensibilização 8 9 Dia D - Dia do Descarte e Organização Descarte Físico Dia D - Dia do Descarte e Organização Descarte Virtual 10 Redação do Relatório Final a AGE 5 DIAS

16 ANEXO IV LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS MATERIAL PERMANENTE N º DE ORDEM TOMBAMENTO DESCRIÇÃO DO MATERIAL MOTIVO DA LIBERAÇÃO UNIDADE DESTINO SETOR : RESPONSÁVEL :

17 ANEXO V LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS MATERIAL DE CONSUMO QTDE Nº DOC/UNID DESCRIÇÃO DO DOCUMENTO EXERCÍCIO MOTIVO DA LIBERAÇÃO UNIDADE DESTINO TOTAL SETOR : RESPONSÁVEL :

18 ANEXO VI FOMULÁRIO PARA RELATÓRIO DESCARTE DESCARTE FÍSICO ÍNDICE DESCRIÇÃO QUANTIDADE UNIDADE 1 Lixo retirado 2 Material reciclável 3 4 Itens de material de consumo retirados ou descartados Itens de material permanente retirados ou descartados DESCARTE VIRTUAL ÍNDICE DESCRIÇÃO QUANTIDADE UNIDADE 1 Megabytes de arquivos excluídos dos computadores e servidores da rede. 2 Arquivos excluídos 3 CD`s descartados 4 Gigabytes de s excluídos no serviço de corporativo 5 Número de s excluídos SETOR : RESPONSÁVEL :

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