GRUPOS DE TRABALHO DO OSB-SP

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1 GRUPOS DE TRABALHO DO OSB-SP ETAPA: ORGANIZAÇÃO DO OBSERVATÓRIO SOCIAL DO BRASIL SÃO PAULO Diretoria GT Gestão GT Institucional e Sustentabilidade GT Marketing e Comunicação GT Legal, Contábil e Administrativo GT Operacional Subcoordenador Subcoordenador Subcoordenador Subcoordenador Subcoordenador Voluntários e Estagiários Voluntários e Estagiários Voluntários e Estagiários Voluntários e Estagiários Voluntários e Estagiários GRUPO DE TRABALHO DE GESTÃO Ao GT de Gestão compete relacionar-se da melhor forma possível com os demais Grupos de Trabalho do Observatório Social do Brasil São Paulo (observatório de São Paulo), orientando-os. Esse GT é estratégico e terá contato direto com a Diretoria de SP e com o Serviço de Atendimento ao Observador (SAO), pela REDE OSB, de Curitiba. Relatórios e Estratégias precisam de articulação dos GTs, antes de chegar aos diretores do observatório local. Verá solicitar cronogramas semanais de trabalho de todos os GTs, incluindo Gestão. Para isto, sugere-se que organize uma vez por semana reunião (virtual ou presencial), com o objetivo de alinhar as metas e prioridades com os demais grupos de trabalho. Deve cuidar para que haja um bom relacionamento entre o observatório local e a Rede (Curitiba). Será o contato do SAO/Rede e retransmitirá para cada Coordenador de GT. Ao grupo também é incumbida a missão de certificar-se sobre a validade da assinatura do contrato da franquia social e sobre a legalidade do OSB-SP. Por fim, será o grupo de guardião da metodologia da Rede OSB, garantindo sua correta aplicabilidade (ver Manual de Implantação e Operacionalização de um Observatório Social). 1

2 EQUIPE: COORDENADOR DE GESTÃO - Prestar apoio técnico/operacional aos demais Grupos de Trabalho; - Providenciar e enviar à Diretoria do OSB-SP, por GT, os contatos de e telefone dos coordenadores e de seus integrantes; - Reportar-se à Diretoria do OSB-SP, quanto ao andamento das tarefas de cada GT uma vez por semana. - Propor à Diretoria do OSB-SP a composição prévia de novos GTs, quando necessário; - Solicitar junto ao OSB certificado de participação na rede OSB. - Prestar apoio técnico/operacional ao Grupo de Trabalho específico; - Reportar-se ao Coordenador de Gestão, quanto ao andamento das tarefas de seu GT; - Atuar como suporte ao Coordenador e Subcoordenador do GT de Gestão do OSB-SP, realizando as seguintes atividades: - Envio de s - Preenchimento de formulários em Excel (briefings, check lists, etc) - Subir documentos do GT de Gestão para o Google Drive INTEGRANTES-VOLUNTÁRIOS Aos integrantes-voluntários do GT de Gestão, compete: - Disponibilizar o mínimo de 4h semanais para tarefas agendadas; 2

3 GRUPO DE TRABALHO INSTITUCIONAL E DE SUSTENTABILIDADE GT INSTITUCIONAL A este Grupo de Trabalho compete reforçar o convite com entidades da sociedade civil organizada, universidades, órgãos de controle dos gastos públicos, entidades empresariais, clubes de serviço, para que apoiem o observatório social local, compareçam às Reuniões Gerais e participem dos GTs. Lojas Maçônicas, Rotary e Lions Clubes, Entidades religiosas, Instituições de Ensino, Conselhos de Classe, Associações Comerciais e outras entidades empresariais, Sindicatos, Cooperativas de Crédito, entre outras, geralmente têm interesse em serem fundadoras de observatórios. Após concluído este trabalho, recomenda-se que a comissão avalie a forma de abordagem que será utilizada, por exemplo: visita presencial, telefonema, . Para ilustrar o trabalho do OSB poderão ser utilizados materiais disponíveis no portal (osbrasil.org.br), como a série de vídeos OS Passo a Passo. Como forma de registrar o compromisso da entidade visitada junto ao OS, poderá ser redigido um Termo de Adesão(*). Também compete ao GT articular-se com o grupo de Sustentabilidade, para que realizem juntos visitas a algumas entidades, potenciais mantenedoras, evitando duplicidade de trabalho e confusão nas abordagens. EQUIPE: COORDENADOR INSTITUCIONAL - Prestar apoio técnico/operacional aos demais integrantes-voluntários do Grupos de Trabalho, e aos estagiários do OSB-SP; - Providenciar e enviar ao GT Institucional os contatos de e telefone dos voluntários e profissionais contratados, que estão em seu time; - Reportar-se à Diretoria do OSB-SP, quanto ao andamento das tarefas de cada GT uma vez por semana. - Propor à Diretoria do OSB-SP a composição prévia de novos GTs, quando necessário. - Atrair a atenção de voluntários profissionais, que conheçam de Relações públicas, Marketing e Comunicação, Vendas, Terceiro Setor, Sustentabilidade, Gestão de Pessoas e bons negociadores - Interagir com todos os GTs, para trocar experiências. - Prestar apoio técnico/operacional ao Grupo de Trabalho específico; 3

4 - Reportar-se ao Coordenador Institucional, quanto ao andamento das tarefas de seu GT; - Atuar como suporte ao Coordenador e Subcoordenador do GT Institucional, realizando as seguintes atividades: - Produzir textos - Envio de s - Preenchimento de formulários em Excel (briefings, check lists, etc) - Subir documentos do GT Institucional para o Google Drive INTEGRANTES-VOLUNTÁRIOS Aos integrantes-voluntários do GT Institucional, compete: - Disponibilizar o mínimo de 4h semanais para tarefas agendadas; GT DE SUSTENTABILIDADE A este GT compete alinhar parcerias, para garantir Recursos (financeiros, profissional ou por meio de serviços) ao Observatório Social local. Aos observatórios sociais são vedados do recebimento de recursos públicos, especialmente do órgão observado e de emendas parlamentares. Por esta razão sua viabilidade é garantida por meio do apoio financeiro de pessoas físicas e jurídicas. Entidades de diversas ordens são Mantenedoras dos observatórios sociais, espalhados pelo Brasil. Conheça as principais: Entidades Empresariais (Indústria, Comércio, Serviços), Entidades Patronais (Sindicatos, Associações de Funcionários públicos), Terceiro Setor (ONGs, Associações, Federações, organizações religiosas), Universidades (Administração, Gestão Pública, Marketing, Contábeis, Comunicação, Jurídico, Tecnologia, Economia, entre outros). Dar continuidade nas apresentações de sensibilização sobre a importância de se ter um observatório social. Nesta fase de constituição do observatório social local, é fundamental que o GT liste potenciais mantenedoras existentes no município, além das entidades que serão fundadoras. Pode-se, inclusive, estipular cotas e valores para propor a elas. 4

5 Definir quotas de contribuição para os mantenedores, essas quotas podem ser uma porcentagem do custo fixo do OS (ex: se o custo fixo do observatório social local for R$ 5 mil/mês, criar quotas de R$ 500, R$ 100 e R$ 50/mês). As doações poderão ser mediante depósito em conta corrente ou boletos. A periodicidade depende do termo assinado, podendo ser parcelas únicas, durante seis ou 12 meses, por exemplo. Importante: para firmar a parceria com mantenedoras, o Observatório Social do Brasil orienta a utilização do TERMO DE COOPERAÇÃO (no Google Drive). EQUIPE: COORDENADOR DE SUSTENTABILIDADE - Prestar apoio técnico/operacional aos demais integrantes-voluntários do Grupos de Trabalho, e aos estagiários do OSB-SP; - Providenciar e enviar ao GT de Gestão os contatos de e telefone dos voluntários e profissionais contratados, que estão em seu time; - Reportar-se à Diretoria do OSB-SP, quanto ao andamento das tarefas de cada GT uma vez por semana. - Propor à Diretoria do OSB-SP a composição prévia de novos GTs, quando necessário. - Atrair a atenção de voluntários profissionais, que conheçam de Terceiro Setor, Sustentabilidade, Gestão de Pessoas e bons negociadores - Interagir com todos os GTs, para trocar experiências. - Prestar apoio técnico/operacional ao Grupo de Trabalho específico; - Reportar-se ao Coordenador de Sustentabilidade, quanto ao andamento das tarefas de seu GT; - Atuar como suporte ao Coordenador e Subcoordenador do GT de Sustentabilidade, realizando as seguintes atividades: - Envio de s - Preenchimento de formulários em Excel (briefings, check lists, etc) - Subir documentos do GT de Sustentabilidade para o Google Drive 5

6 INTEGRANTES-VOLUNTÁRIOS Aos integrantes-voluntários do GT de Sustentabilidade, compete: - Disponibilizar o mínimo de 4h semanais para tarefas agendadas; GRUPO DE TRABALHO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING A esse GT compete criar mecanismos para gerar comunicação eficiente (internamente e externamente), planejando estratégias para que o Observatório Social do Brasil São Paulo obtenha sucesso em cinco campos: Institucional, Relacionamento, Conteúdo, Mobilização e Pesquisas. A imagem institucional do OSB-SP deve ser de uma entidade íntegra, que nasceu para colaborar com todo paulistano, com a prefeitura municipal e com seus funcionários, a fim de garantir a eficiência dos gastos públicos na cidade de São Paulo. Faz-se necessário trabalhar quatro grupos: Voluntários/Associados, Apoiadores, Mantenedores, Mídia e Sociedade. Comece o trabalho do GT com pesquisas. O Google Formas é uma ferramenta utilizada frequentemente por outros observatórios. Colha feedbacks, inicialmente, da Diretoria. Colabore com o GT Operacional (Gestão de Pessoas) e pergunte para a equipe que está trabalhando pelo bem da associação sobre o entendimento da missão deles, por exemplo. Crie campanhas de Inboud Marketing transmitindo sempre algum material interessante, que ensine algo ao público. Os resultados tendem a ser positivos. O grupo deve criar motivos para unir pessoas, incentivando-as a colaborarem com os GTs de Gestão e Institucional e Sustentabilidade. Uma boa ideia é aproveitar parques e eventos abertos, para atrair o público. Utilize as redes sociais e os canais de comunicação para mobilizá-las (WhatsApp, e Facebook)! Mobilizar o público e gerar bom relacionamento entre todos os voluntários, associados, apoiadores e mantenedores é também missão deste grupo. Para isto, é necessário criar ambientes de cooperação, gerando eventos e organizando canais de comunicação Grupos específicos no WhatsApp, Grupo no Facebook, reuniões por Skype ou Hangout, Reuniões Presenciais, A produção de Conteúdo é fundamental para gerar informação e transparência. Este GT tem por missão atrair profissionais, estagiários e pessoas qualificadas para exercerem este trabalho. Busque parcerias em universidades e grupos de Comunicação e Marketing, pois precisarão de pessoas que alimentem as redes sociais, o site e que sejam preparadas para mobilizar voluntários e mais mantenedores com estratégias de marketing. EQUIPE: 6

7 COORDENADOR DE MARKETING E COMUNICAÇÃO - Criar Canais de Comunicação e gerenciar relacionamentos internos e externos - Gerar Pesquisas de Opinião colaborar com todos os GTs - Prestar apoio técnico/operacional aos demais integrantes-voluntários do Grupos de Trabalho, e aos estagiários do OSB-SP; - Providenciar e enviar ao GT de Gestão os contatos de e telefone dos voluntários e profissionais contratados, que estão em seu time; - Reportar-se à Diretoria do OSB-SP, quanto ao andamento das tarefas de cada GT uma vez por semana. - Propor à Diretoria do OSB-SP a composição prévia de novos GTs, quando necessário; - Interagir com todos os GTs, para trocar experiências. - Prestar apoio técnico/operacional ao Grupo de Trabalho específico; - Reportar-se ao Coordenador de Marketing e Comunicação, quanto ao andamento das tarefas de seu GT; - Criar Conteúdo texto e imagens - Planejar Eventos e organizar com o GT de Gestão, Institucional e Operacional - Divulgar Apoiadores, Mantenedores garantir a manutenção das parcerias - Prestar Assessoria à Imprensa Divulgação dos Relatórios Quadrimestrais - Atrair a atenção de voluntários profissionais, que conheçam de Marketing, Comunicação, Relações Públicas, Mobilização (Pessoal e Recursos). Estar presente em Universidades, Clubes, Grupos diversos, etc. - Atuar como suporte ao Coordenador e Subcoordenador do GT, realizando as seguintes atividades: - Produção de Conteúdo Texto e Imagem - Fotógrafo dos Eventos internos e externo - Relacionamento Interno com voluntários e associados - Criação de Pesquisas de Opinião - Subir documentos do GT de Marketing e Comunicação para o Google Drive INTEGRANTES-VOLUNTÁRIOS Aos integrantes-voluntários do GT de Marketing e Comunicação, compete: 7

8 - Disponibilizar o mínimo de 4h semanais para tarefas agendadas; GRUPO DE TRABALHO LEGAL, CONTÁBIL E ADMINISTRATIVO Este GT tem por característica ser o grupo que aprovará os procedimentos legais, quanto a Gestão de Pessoas, Contratos (entre voluntários, estagiários, parceiros, doadores, mantenedores e apoiadores), e garantirá a gestão Contábil e Administrativa do observatório social de São Paulo. Garantir um ambiente jurídico seguro é a missão principal do GT, seguindo a metodologia aplicada pela Rede OSB. Para tanto, precisa manter contato com outros observatórios, que forem indicados pelo Serviço de Atendimento ao Observador (SAO), em Curitiba. O grupo poderá criar regras internas, dar sugestões de melhorias para a Rede OSB, gerar alertas jurídicos e contábeis e trazer alertas sobre os processos administrativos a qualquer tempo. Treinamentos: casos jurídicos, de ordem contábil ou administrativa (positivos ou negativos) podem colaborar para a gestão da Diretoria e dos Grupos de Trabalho. Por fim, a este grupo é incumbida a missão de garantir a transparência do Observatório Social do Brasil São Paulo, mantendo esta unidade filiada à Rede OSB, mantendo as condições legais e administrativas de uma associação saudável. EQUIPE: COORDENADOR DE GESTÃO - Prestar apoio técnico/operacional aos demais Grupos de Trabalho; - Providenciar e enviar ao GT de Gestão os contatos de e telefone dos seus integrantes; - Reportar-se ao GT de Gestão, quanto ao andamento das tarefas de cada GT uma vez por semana; - Propor à Diretoria do OSB-SP a composição prévia de novos GTs, quando necessário. - Prestar apoio técnico/operacional ao Grupo Legal Contábil e Administrativo; - Reportar-se ao Coordenador do GT, quanto ao andamento das tarefas; 8

9 - Atuar como suporte ao Coordenador e Subcoordenador do GT Legal Contábil e Administrativo do OSB-SP, realizando as seguintes atividades: - Participar dos processos jurídicos, com produção de peças (quando solicitado) - Envio de s - Preenchimento de formulários em Excel (briefings, check lists, etc) - Subir documentos do GT Legal Contábil e Administrativo para o Google Drive INTEGRANTES-VOLUNTÁRIOS Aos integrantes-voluntários do GT Legal Contábil e Administrativo, compete: - Disponibilizar o mínimo de 4h semanais para tarefas agendadas; GRUPO DE TRABALHO OPERACIONAL Este é o Grupo de Trabalho responsável por garantir que tudo esteja funcionando corretamente no OSB-SP. É uma missão que deve ser compartilhada com o GT de Gestão, Institucional e Sustentabilidade e reportada à Diretoria. É necessário que os voluntários deste grupo garantam a manutenção do espaço físico, onde é a sede do observatório social local. Para isso, precisam manter-se conectados aos profissionais de Gestão de Pessoas e capte voluntários em Universidades (parceria com o GT de Gestão). Antes de criar formulários, padrões e método de trabalho Operacional, consulte a coordenadora do Serviço de Atendimento ao Observador (SAO), em Curitiba. A Rede OSB já tem padrões para boa parte das ações que precisaremos trilhar. O GT Operacional dará suporte aos demais grupos quando o assunto for organização de eventos, garantindo três orçamentos para cada compra, cumprindo a metodologia do Observatório Social do Brasil. Juntamente com os GTs de Gestão, Marketing e Comunicação, institucional e Sustentabilidade e Legal, Contábil e Administrativo, deverá se preocupar em gerar Boas Práticas do OSB-SP, para que sejam apresentadas aos demais observatórios sociais, espalhados pelo Brasil. Treinamentos e formações de voluntariado estão no escopo do trabalho do grupo operacional. Para isso, é necessário que sejam responsáveis pelo Cadastramento e Lista de Contatos dos integrantes-voluntário, associados, apoiadores, mantenedores e 9

10 prestadores de serviços. As listas serão compartilhadas com os Coordenadores de Gestão, Institucional e Sustentabilidade e Marketing e Comunicação. EQUIPE: COORDENADOR DE GESTÃO - Prestar apoio técnico/operacional aos demais Grupos de Trabalho; - Providenciar e enviar ao GT de Gestão os contatos de e telefone dos seus integrantes; - Reportar-se ao GT de Gestão, quanto ao andamento das tarefas de cada GT uma vez por semana; - Propor à Diretoria do OSB-SP a composição prévia de novos GTs, quando necessário. - Prestar apoio técnico/operacional ao Grupo Operacional - Reportar-se ao Coordenador do GT, quanto ao andamento das tarefas; - Atuar como suporte ao Coordenador e Subcoordenador do GT Operacional do OSB-SP, realizando as seguintes atividades: - Participar de reuniões (quando solicitada) - Envio de s - Preenchimento de formulários em Excel (briefings, check lists, etc) - Subir documentos do GT Legal Contábil e Administrativo para o Google Drive INTEGRANTES-VOLUNTÁRIOS Aos integrantes-voluntários do GT Operacional, compete: - Disponibilizar o mínimo de 4h semanais para tarefas agendadas; 10