MANUAL Pedidos On-Line

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1 MANUAL Pedidos On-Line

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO... 3 O QUE É PEDIDOS ON-LINE... 3 QUEM PODE UTILIZAR... 3 COMO OBTER AUTORIZAÇÃO PARA ACESSO... 4 ACESSANDO O PEDIDOS ON-LINE... 5 COMO REGISTRAR UM PEDIDO... 7 COMO PESQUISAR UM ITEM OU SERVIÇO JÁ CADASTRADO COMO CONSULTAR PEDIDOS COMO ALTERAR MEU(S) PEDIDO(S) COMO CONSULTAR O ESTOQUE ATUAL COMO AUTORIZAR PEDIDO COMO CANCELAR ITENS DE PEDIDOS JÁ AUTORIZADOS COMO REGISTRAR ATENDIMENTO DE SERVIÇO

3 1- INTRODUÇÃO Este manual tem por finalidade auxiliar os Conselhos a utilizarem o módulo de Pedidos On-Line. 2- O QUE É PEDIDOS ON-LINE Pedidos On-Line é um aplicativo desenvolvido pela Implanta Informática com a finalidade de auxiliar os colaboradores do Conselho nas solicitações ao Almoxarifado ou à Unidade de Compras: Itens de Almoxarifado Itens novos para compra (Não existentes na lista do Estoque) Serviços já contratados ou não contratados Itens Patrimoniais As solicitações efetuadas através do Pedidos On-Line, são eletronicamente disponibilizadas para o almoxarifado ou à unidade de compras. 3- QUEM PODE UTILIZAR Qualquer pessoa do Conselho, que possua no computador em que esteja operando, um navegador de Internet (por exemplo: Microsoft Internet Explorer, versão 5.01 ou superior), poderá operar o módulo de Pedidos On- Line, desde que devidamente cadastrada e autorizada no módulo de segurança (Logon) e no módulo de Serviços Gerais SG (menu Tabelas, opção Responsáveis). Também é necessário que o computador o esteja conectado à rede do Conselho. 3

4 4- COMO OBTER AUTORIZAÇÃO PARA ACESSO Para o cadastramento no módulo de segurança (Logon), o usuário deverá procurar o responsável para esta função no Conselho (geralmente a chefia imediata ou responsável na área de informática Administrador do Logon). Ao efetuar o cadastramento neste módulo, o usuário poderá receber os perfis de Consultar Pedidos, Solicitar Itens e Serviços e Autorizar Pedidos. O perfil de Autorizador de Pedidos, geralmente é dado ao chefe da Unidade que entrará no sistema para autorizar os pedidos efetuados por outros usuários subordinados a ele. No módulo de Serviços Gerais SG, o usuário deverá estar cadastrado na tabela de Responsáveis, associando o seu nome (usuário que terá acesso ao módulo de pedidos online) ao usuário cadastrado no módulo de segurança. O cadastramento do usuário no módulo de Serviços Gerais SG, tem por finalidade, obter informações de lotação, centro de custo e etc. devendo serem feitas por pessoas autorizadas a acessar este módulo (geralmente empregados do almoxarifado ou da unidade de compras e contratos, chefia do usuário ou responsável pela área de informática). 4- ACESSANDO O PEDIDOS ON-LINE Para executar o módulo, o usuário deverá carregar o navegador (por exemplo: Microsoft Internet Explorer versão 5.01 ou superior) e no campo endereço informar onde servidor é o endereço IP do servidor onde está instalado o serviço. Através do Pedidos On-Line, cada Unidade poderá efetuar pedidos de materiais a partir de qualquer computador conectado à rede do Conselho ou à 4

5 internet. Cada pedido poderá conter vários itens, e antes de serem atendidos deverão passar por duas etapas: Digitação dos itens através do Pedidos On-Line, por pessoas previamente selecionadas pelo responsável de cada Unidade; Autorização do pedido, pelo responsável da unidade, de cada solicitação digitada; Todos os pedidos registrados se tornarão visíveis ao responsável pelo Almoxarifado, tão logo sejam autorizados. O atendimento dos pedidos registrados e autorizados ficará a cargo do responsável pelo Almoxarifado e poderão ter o seu fornecimento de forma total, parcial ou escalonada, dependendo da disponibilidade dos materiais no Almoxarifado. A utilização deste sistema, além de simplificar e agilizar as transações entre as Unidades e o Almoxarifado, também eliminará a utilização de papel com as antigas requisições. tela: Ao acessar o módulo de Pedidos On-Line será apresentada a seguinte 5

6 Digite o nome do usuário que fará o acesso Digite a senha confidencial. Após informar o nome do usuário e entrar no campo Senha, o Sistema habilitará o botão, o usuário deverá clicar em para validar usuário e senha, caso o usuário desejar trocar a sua senha, deverá clicar em e acessará a tela a seguir: 6- COMO REGISTRAR UM PEDIDO Após a validação do nome e senha do usuário, será apresentada a tela para registro de pedidos, conforme abaixo: 6

7 Através dos botões disponíveis na parte superior desta tela, o usuário poderá acessar outras telas, desde que este usuário tenha perfil de acesso, que permitem: Consultar o estoque de itens; Acessar a tela de consulta de; Itens Atendidos; Itens Não Atendidos; Pedidos Autorizados e Pedidos Não Autorizados; Alterar os pedidos que o próprio usuário criou; Autorizar os Pedidos digitados; Cancelar algum pedido já autorizado e não atendido; Cada pedido receberá um número automaticamente e poderá conter vários itens, desde que estes já estejam previamente cadastrados no SIALM pela área de almoxarifado. Para registrar o pedido o usuário deverá informar a justificativa (caso necessário), escolher o item, digitar a quantidade e ao clicar no botão, além de gravar o pedido daquele item, os campos serão apagados automaticamente para digitação do novo item. Exemplo da tela de preenchimento dos itens solicitados. 7

8 Enquanto o usuário estiver clicando no botão, todos os itens farão parte de um único pedido (verificar número Pedido). Caso queira fazer novo pedido deverá clicar no botão. Item solicitado Pedido: Campo apenas de visualização. Informa o número do pedido que está em digitação e é incrementado automaticamente sempre que for gravado o primeiro item para aquele pedido. servidor. Data: Campo apenas de visualização. É sempre a data corrente do Justificativa: O seu preenchimento é opcional e vale para todo o pedido e não para cada item do pedido, pode ser útil para justificar um pedido maior que a média ou subseqüente, a um outro pedido recente. 8

9 Item: Existem duas formas de selecionar o item: clicar na caixinha de seleção e escolher o item com o mouse; ou digitar a primeira letra do item e clicar na caixinha de seleção que mostrará apenas os itens que começam com a letra digitada. Quantidade: Digitar a quantidade a ser pedida. O Botão limpa os campos para o próximo Item., permite a gravação da solicitação do Item e Estoque Disponível: Ao selecionar o item, o sistema mostrará a quantidade disponível que representa a quantidade realmente no estoque menos a quantidade solicitada e ainda não atendida. Poderá ser negativa se a quantidade solicitada pela Instituição for superior à quantidade física do estoque. Conselho. Obs: Esta opção pode ser inibida de acordo com a necessidade do abaixo: Quando o Item não tiver estoque disponível será apresentada à mensagem 9

10 7- COMO PESQUISAR UM ITEM OU SERVIÇO JÁ CADASTRADO : Na aba superior ao selecionar a opção Será apresentada a tela abaixo: 10

11 Através desta tela, o usuário poderá verificar se um determinado item ou serviço já foi cadastrado Ao preencher o campo a Pesquisar, onde poderá informar só as letras iniciais do item ou serviço, e clicar no botão uma das duas opções a seguir:, o sistema oferecerá Se não existir o item ou serviço, será apresentada a tela abaixo para inclusão desejada na lista de solicitações: O usuário poderá solicitar o item e justificar o pedido. Se existir o item, será mostrada a seguinte tela: 11

12 Se for esta a escolha clique para completar Observe o Tipo novamente. Ao clicar no botão, o sistema voltará para a tela de procura Ao clicar no botão, o sistema abrirá a seguinte tela: O campo Data de Entrega ou Atendimento deverá ser preenchido com a data limite em que o usuário precisa receber o item ou serviço solicitado. seguir: Os dados digitados aqui passarão a fazer parte da lista conforme a tela a 12

13 Todos os pedidos de itens ou serviços uma vez efetuados ficarão disponíveis nas opções de consultas do sistema. 8- COMO CONSULTAR PEDIDOS Ao clicar no botão com as seguintes opções:, será apresentada a tela de consulta Itens Atendidos São os itens pedidos e já atendidos, quando a opção for forma de atendimento:, o sistema mostrará os dados referente a Número da Licitação, se for o caso; Número do Contrato; Número da Ordem; Itens não Atendidos São os itens ainda pendentes de atendimento pelo Almoxarifado. Pedidos Autorizados São os pedidos já autorizados pelo responsável da Unidade. Pedidos não Autorizados - São os pedidos solicitados e ainda não autorizados pelo responsável da Unidade. 13

14 Segue abaixo, exemplo de uma tela de consulta dos itens já autorizados pelo usuário autorizador de pedidos: 9- COMO ALTERAR MEU(S) PEDIDO(S) Ao clicar no botão onde poderá alterar ou excluir um item., será apresentada a tela abaixo, 14

15 Ao clicar em Excluir, será solicitada a confirmação antes de processar a exclusão definitiva. pretendida: Ao clicar em Alterar, será apresentada a tela a seguir para a alteração Aqui o usuário deverá digitar a modificação desejada e clicar no botão quando então será procedida a alteração sem pedido de confirmação. O botão, volta o controle para a tela anterior. 15

16 10- COMO CONSULTAR O ESTOQUE ATUAL Ao clicar no botão será apresentada a tela abaixo: A consulta ao Estoque poderá ser efetuada de duas maneiras: Digitando o nome ou parte do item e clicando OK; Escolhendo o grupo e clicando OK; Obs: Esta opção está disponível para todos os níveis de acesso. 11- COMO AUTORIZAR PEDIDO O perfil de Autorizador de Pedidos geralmente é dado ao chefe da Unidade que entrará no sistema para autorizar os pedidos efetuados por outros usuários subordinados a ele. Na aba superior da tela de pedidos on-line clicar em apresenta a seguinte tela:, que será 16

17 Marcar solicitação autorizar a a Marque os pedidos a serem autorizados, ao clicar no botão, os itens marcados serão transferidos para visualização e atendimento pelos responsáveis do Almoxarifado ou Unidade de Compras e desaparecerá desta tela. O usuário Autorizador de Pedidos poderá excluir itens que desejar. Para este procedimento basta marcar os itens a serem excluídos e clicar no botão. Na oportunidade, será solicitada a confirmação antes de processar a exclusão. Após a confirmação será apresentada a mensagem de exclusão, sendo necessário aguardar o desaparecimento da mensagem para executar qualquer outra operação. Para efetuar alterações nos pedidos, o usuário deverá marcar os itens e clicar no botão, será apresentada a seguinte tela: 17

18 Onde serão apresentados todos os itens selecionados do pedido, podendo o usuário autorizador de pedidos alterar ou excluir o item através das opções ou. 12- COMO CANCELAR ITENS DE PEDIDOS JÁ AUTORIZADOS Ao clicar no botão, será apresentada seguinte tela: 18

19 Nesta tela serão apresentados todos os itens da Unidade, que já tenham sido autorizados e ainda pendentes de atendimento.. Para cancelar o item na quantidade total o usuário deverá clicar em Através da opção, o usuário poderá cancelar apenas uma parte da quantidade autorizada. Ao clicar nessa opção será apresentada a seguinte tela: receber. Onde o usuário deverá digitar a quantidade que não mais deseja 19

20 Se a quantidade digitada a cancelar for igual a quantidade pedida, o item desaparecerá da tela e não mais será atendido. 13- COMO REGISTRAR ATENDIMENTO DE SERVIÇO Após a autorização de um serviço solicitado, o usuário do módulo pedidos on-line poderá registrar o atendimento deste serviço, quando este já possuir ordem de serviço. Ao clicar em apresentará a seguinte tela:, no menu principal, o sistema Nesta tela o usuário poderá registrar o atendimento de um serviço solicitado e autorizado anteriormente. Através dos campos abaixo, o usuário poderá selecionar critérios para consulta das ordens de serviços a serem atendidas: 20

21 Ao clicar no botão, o sistema apresentará as ordens de serviços para que o usuário selecione e confirme sua execução. Clique no botão procedimento será apresentada a seguinte tela:, para escolher o fornecedor desejado, após o 21

22 O usuário deverá preencher os dados dos campos abaixo de acordo com o atendimento do serviço: confirmar. Após o preenchimento clique no botão, para 22

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